EXCEL培训(操作)

,EXCEL,常用功能讲解,蒋芳,2011-10-25,EXCEL,水平测试,10,个,EXCEL,问题,（每个,2,分）,1,、,您懂得使用数据透视功能进行灵活、快速的数据汇总,2,、,您很清楚,EXCEL2003,表格具有,256,列的数据能力,3,、,您可以区分柱状图与饼形图的数据表述区别,4,、,您可以区分普通图柱状图和百分比堆积柱状图数据表述区别,5,、,您经常使用,CRTL+1,这个快捷键,6,、,您善于使用,IF,函数进行数据条件处理,7,、,您善于使用,VLOOKUP,函数进行数据处理,8,、,您懂得通过条件格式进行录入字符的控制,9,、,您懂得通过保护工作表控制单元格录入限制,10、,您清楚,EXCEL2003,文件格式为,“,.xls,”,而,EXCEL2007,为,“,.xlsx,”,EXCEL,水平测试结果,测试评定,A,类：,0-3,分,您可以转头走了，就当没参加过这个测试吧。如果您真想在,EXCEL,实战方面有所提高，或者必须面对,EXCEL,工作，那您可真需要下大功夫了。,B,类：,4-8,分,您应该具有一些,EXCEL,实战能力，不过经验尚有不足，当您面对稍有艰巨的,EXCEL,业务数据处理或,PPT,商务呈现任务的时候可能会稍许感觉头疼，胸闷，无从下手，一般得借助别人支持或援助才可渡过难关。,C,类：,9-12,分,您应该具备了一定的,EXCEL,实战经验，或者参加过专业培训学习，具有一的,EXCEL,商务办公实战能力，可以应对日常商务,OFFICE,工作。,D,类：,13-16,分,您应该是企业中的,OFFICE,高手，同事中的榜样，您可以较为自如的处理,EXCEL,日常工作问题，或找到解决建议。经过深入训练，应该可以达到专业级,EXCEL,水平。,E,类：,17-20,分,E,类：高手，绝对的,OFFICE,高手！,EXCEL,高手的必修课,工具栏,窗口标题,(,显示程序名及文,件,名,),列号,状态栏,行,号,标签栏,编辑栏,(,显,示,当前单元格中的数据或公式,单击左边,“,fx,”,可输入公式）,工作区,菜单栏,左右,视,窗,分隔条,上下,视窗分隔条,全选按钮,储存格名称栏,由列,标,和行,标,组,成,当,前活,动,储,存格地址,?,?,EXCEL2003,1,2,3,4,特殊输入及字符处理,提高工作效率的快捷方式,提高工作效率的快捷键,操作,EXCEL,大礼包：,Excel,提高实例,快速输入技巧,5,数据处理,1,、直接输入字符串的方法，先输入单引号,2,、输入分数，,0,加空格；分式运算,3,、巧用字符连接运算符,&,（,1,）给每个数字（字符）前添加相同字符串,abc,=abc &A2,（,2,）把每个数字转换成,9,位字符，不足者前面添,0,=REPT(0,9-LEN(A2) &A2,4,、在相对引用、绝对引用和混合引用间切换 （,$,）,。,$A$1,绝对列和绝对行,A$1,相对列和绝对行,$A1,绝对列和相对行,A1,相对列和相对行,一、,特殊输入及字符处理,注意：输入字符串时，请确保是否在英文的半角状态下输入。,5,、填充，例如：,（,1,）如果您希望使用序列,1,、,2,、,3,、,4,，请在前两个单元格中键入,1,和,2,；,（,2,）如果您希望使用序列,2,、,4,、,6,、,8,，请在前两个单元格中键入,2,和,4,；,（,3,）如果您希望使用序列,1,、,1,、,1,、,1,，请在前两个单元格中键入,1,和,1,；,（,4,）如果您希望在一个区域内全部输入,1,，请选中该区域，输入,1,，,按,Ctrl+Enter,键,此法可对多工作表多区域同时输入,一、,特殊输入及字符处理,1,、高效选择区域,（,1,）当区域较小时，可直接用鼠标拖动选择,（,2,）区域稍大，但在屏幕范围内，用鼠标点击左上角单元格，按住,Shift,键点击右下角单元格,（,3,）不连续区域选择：按住,Ctrl,键用鼠标选择或在名称框输入各区域名称，区域名称间用逗号分隔如：,A3:B7,A10:D17,（,4,）选定从工作表开始到结尾的方法：选中开始单元格（如,A21,），同时按下,ctrl,+shift,+end.,ctrl,+shift,+home,从工作表结尾到开始,.,（,5,）,ctrl,+shift,+,（向左小箭头），,ctrl,+shift,+,（向右小箭头），,ctrl,+shif,t+,（向上小箭头），,ctrl,+shift,+,（向下小箭头）,二、提高工作效率的快捷方式,请记住：,（,1,）,CLTR+,箭头,表示,快速到达,；,CHTRL+SHIFT+,箭头,表示快速选定,。,（,2,）用,Shift,配合鼠标,选择连续区域或连续的工作表,，用,Ctrl,键配合鼠标,选择不连续区域或不连续的工作表,2,、录入与公式填充,键盘：,Ctrl+D,复制上一单元格的公式或内容；填充纵向区域（与双击黑十字功能相仿）,键盘：,Ctrl+R;,复制左边单元个的公式或内容；填充横向区域,3,、批量处理数据,（,1,）给区域每个单元格的值均输入,100000,（,2,）将区域的数字折成千元,在区域外的任意单元格（如：,A22,）输入,1000,并复制该单元格；选中区域，选择性粘贴,-,除，确定,4,、工作表,（,1,）按住,Ctrl,用鼠标左键拖动屏幕下边的工作表标签，可复制一个相同的表格；,（,2,）选中几个工作表再进行画表等操作，可对多个工作表进行操作；,（,3,）选中多个工作表设置页脚页码并打印预览，工作簿页码连续；,二、提高工作效率的快捷方式,5,、如何使空白单元格等于上一个单元格,（,1,）选中数据区域,（,2,）,CTRL+G,打开定位窗口，定位条件，空值,（,3,）输入,“,+,”,。,（,4,）选中上一单元格。,即：,=+,要等于的单元格,二、提高工作效率的快捷方式,1,、,ALT,系列快捷键,（,1,）,Alt,+enter拆分同一单元格内多行文字,（,2,）,Alt+=,，自动求和,（,3,）,Alt+0165 =,（,4,）,ALT+0178,=,（,5,）,ALT+0179,=,（,6,）,ALT+0177,=,（,7,）,ALT+0137,=,2,、,SHIFT,系列快捷键,（,1,）按住,shift,拖动单元格,=,剪切,+,插入单元格,+,粘贴,（,2,）选中一个单元格，按,shift+F2,键，可以插入批注。,三、提高工作效率的快捷键,3,、,CTRL,系列快捷键,（,1,）按住,ctrl+shift,拖动单元格,=,复制,+,插入单元格,+,粘贴,（,2,）,Ctrl +9,隐藏一行单元格,Ctrl+Shift+9,取消隐藏行,（,3,）,Ctrl+0,隐藏一列单元格,Ctrl+Shift+0,取消隐藏列,（,4,）,Ctrl+;,输入今天的日期,Ctrl+Shift+;,输入当前的时间,（,5,）,Ctrl+,“,-,”,（减号）删除单元格,/,行,/,列,Ctrl+Shift +,“,+,”,（加号）插入单元格,/,行,/,列,（,6,）,Ctrl+1,快速打开格式对话框,（,7,）,+,可以将当前工作表中的公式显示出来,再按,+,则恢复,.,（,8,）,Ctrl+f9,最小化窗口,（,9,）,Ctrl+f10,最大化和还原窗口,(10) Ctrl+Shift+_,删除选定单元格区域的边框,三、提高工作效率的快捷键,3,、,CTRL,系列快捷键,（,1,）,Ctel+Tab,可在程序与程序，表簿与表簿之间转换打开。,（,2),使用,ctrl+PageDown,和,ctrl+PageUp,可以在工作表之间向前向后切换,（,3),如果你用的是带滚轮的鼠标，那么先按住,“,Ctrl,”,键，再拨动滚轮吧！可以快速改变显示比例哟！,注意,:,有时在中文输入状态下会有所冲突,将输入法转换为英文即可,.,三、提高工作效率的快捷键,4,、,功能键系列快捷键,F2,用来修改单元格内容，像改文件名一样简单,F3,用来打开粘贴名称对话框,F4,重复上一步操作,.,这招在隔行删除、多点复制等方面用起来很爽,F5,用来打开定位对话框,5,、工具,选项使用技巧,（,1,）工具,-,选项,-,视图中,在,“,窗口选项,”,下去掉,“,零值,”,后,余额为,0,就不显示了。,（,2,）工具选项视图网格线前面的对勾去掉可以不显示网格线,（,3,）工具选项批注,.,三、提高工作效率的快捷键,1,、,快速输入大量含小数点的数字,单击,“,工具,”,/,“,选项,”,/,“,编辑,”,标签，在弹出的对话框中选中,“,自动设置小数点,”,复选框，然后在,“,位数,”,微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。以后我们再输入带有小数点的数字时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位,2,、快速输入大量相同数据,首先同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住,Ctrl,键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；其次输入要填充的某个数据，按住,Ctrl,键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据,3、,快速删除工作表中空行,4、,快速输入多个重复数据 （录制宏）,5、,快速处理多个工作表,四、快速输入技巧,五、数据处理,1,、自动填充,2,、定义名称,3,、数据有效性,4,、自定义格式,5,、条件格式,6,、分类汇总,7,、合并计算,8,、数据透视表,五、数据处理,1,、自动填充,等差填充,日期填充,文字填充,特定填充,五、数据处理,2,、定义名称,1,、插入名称。 “插入”,-“,名称”,-“,定义”,2,、使用名称框命名,3,、指定名称。,“插入”,-“,名称”,-“,指定”,五、数据处理,2,、定义名称,全局定义 与 局部定义：,1,、默认情况下，为全局定义,2,、局部定义命名方法：工作表名称,+,半角感叹号,+,名称,命名规则：,1,、可用数字与字母组合，但不能以数字开头；,2,、不能以,R,、,C,、,r,、,c,作为名称，如,R,、,C,在,R1C1,引用样式中表示行、列；,3,、名称中不能包含空格，可用下划线或点号代替；,4,、不能使用除了下换线、点号和反斜杠（,）意外的其他符号。允许使用问号，但不能作为名称的开头；,5,、名称字符不能超过,255,个；,6,、字母不区分大小写。,五、数据处理,3,、数据有效性,五、数据处理,3,、数据有效性,停止,不能输入不符合条件的数据，点击“重试”可重新输入，点击“取消”则取消输入。,警告,可以选择是否继续输入数据，点击“是”可以强行输入不符合条件数据，点击“否”可以重新输入数据，点击“取消”则取消输入。,信息,可选择是否输入数据，点击“确定”可以直接输入数据，点击“取消”可以取消输入。,实战练习：,选择输入企业类型，并根据不同的企业类型，选择不同的企业名称。,建立分类下拉列表填充项。,“,数据,有效性,”,(1),、在,Sheet2,中，将企业建立一个企业名称数据库。,(2),、选中,A,列,(,“,工业企业名称按类别,(,如,“,工业企业,”,、,“,商业企业,”,、,“,个体企业,”,等,),分别输入不同列中，,”,名称所在列,),，在,“,名称,”,栏内，输入,“,工业企业,”,字符后，按,“,回车,”,键进行确认。,仿照上面的操作，将,B,、,C,列分别命名为,“,商业企业,”,、,“,个体企业,”,(3),、切换到,Sheet1,中，选中需要输入,“,企业类别,”,的列,(,如,C,列,),，执行,“,数据有效性,”,命令，打开,“,数据有效性,”,对话框。在,“,设置,”,标签中，单击,“,允许,”,右侧的下拉按钮，选中,“,序列,”,选项，在下面的,“,来源,”,方框中，输入,“,工业企业,”,，,“,商业企业,”,，,“,个体企业,”,序列,(,各元素之间用英文逗号隔开,),，确定退出。,再选中需要输入企业名称的列,(,如,D,列,),，再打开,“,数据有效性,”,对 话框，选中,“,序列,”,选项后，在,“,来源,”,方框中输入公式：,=INDIRECT(C1),，确定退出。,(4),、选中,C,列任意单元格,(,如,C4),，单击右侧下拉按钮，选择相应的,“,企业类别,”,填入单元格中。然后选中该单元格对应的,D,列单元格,(,如,D4),，单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。,提示：在以后打印报表时，如果不需要打印,“,企业类别,”,列，可以选中该列，右击鼠标，选,“,隐藏,”,选项，将该列隐藏起来即可。,五、数据处理,五、数据处理,4,、自定义格式,可为,4,种类型的数值指定不同的格式：正数、负数、零值和文本。,“,大于条件值”格式；,“小于条件值”格式；,“等于条件值”格式；,文本格式,格式代码组成结构：,注：没有特别指定条件值的时候，默认条件值为,0,节代码与节代码之间用英文状态下的分号,“,;,”,隔开。,快捷键,Ctrl+1,实战练习：编制设备编号，不足,10,位，编号前补,0,，并在,10,位编号前统一加,“,No,：,”,。,五、数据处理,5,、,条件格式,格式,条件格式,五、数据处理,6,、分类汇总,可手动创建分级显示和自动生成分级显示。,注意：,1,、一个工作表内在同行方向上或列方向上只能创建一个分级显示；,2,、在同一个分级显示中，最多允许有,8,个层次关系,五、数据处理,7,、,合并计算,例：年销售产品的统计计算,一、数据透视表,想看各种数据之间的交叉、组合关系,BOSS,随时要求你提供某一数据汇总,每周、每月要编制数据报告,每天上班第一件事，打开,Excel,，输入数据,1,、,ERP?,2,、,OA,？,3,、专用统计软件？,4,、,Excel,筛选、运算、摘录？,数据透视表,Excel,自带,独立于原始数据,快速汇总,想看啥就看啥,五、数据处理,8,、数据透视表,为数据透视表报表准备数据,确保数据以表格形式布局,避免在分节标题中存储数据,消除数据源中的空白和空单元格,有效的数据源设计要点,数据源的第一行由字段标签或者各列信息的标题组成,数据源中的每一列表示惟一一类数据,数据源中的每一行表示各列中的单独一项,五、数据处理,创建数据透视表,1、,选中数据源（默认数据源区域为已选中的整个列表）,2、,菜单选择及步骤说明（数据,数据透视表和数据透视图）,3、,框架及工具栏说明,4、,内容拖放,5、,格式设置,五、数据处理,图示,五、数据处理,工具应用系列,by WQY,32,数据透视表框架,数据透视表工具栏数据透视表的框架数据透视表字段列表对话框,五、数据处理,数据透视表的结构,值区域,行区域,列区域,报表筛选区域,五、数据处理,内容拖放,五、数据处理,格式设置,数据汇总方式设置,确保正确,报告格式设置,美观第一,五、数据处理,五、数据处理,数据透视表是一个功能非常强大的数据分析工具，它是集排序、筛选、分类汇总及合并计算为一体的综合性数据分析工具。,七、分享几个好用的个人宏,1,、个人宏的文件名及存放地址,文件名：,PERSONAL,存放地址：,C:Documents and Settings,Midnight,Soul,Application DataMicrosoftExcelXLSTART,目录下,2、,自定义菜单文件名及存放地址,文件名：,Excel11.XLS,存放地址：,C:Documents and SettingsMidnight SoulApplication DataMicrosoftExcel,目录下,一点建议,要掌握,Excel,函数，,学习,是一方面，,更重要的是多,练习,、多,动脑筋应用,！,學,習,愉,快,企业使命,:,致力于推动现代物流的创新与社会发展,企业精神,:,持续创新 超越自我 坚守信诺 和谐奋进,员工信守,:,用心每一刻 成就每一天,感 谢 收 看 ！,