高效会议管理(讲师版)

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,高效会议管理,陈 东,惠普商学院授权讲师,课程纲要,主持会议技巧,一个中心两个基本点,会议概述,会议致命伤,会议的类型和目的,制定决策,解决问题,交流汇报,会,议是有必要的吗？,会议成本,时间成本,会议直接成本,机会成本,会议的成本计算,时间成本,参加会议的人数,（与会者的准备时间与会者的旅行时间会议秘书工作,会议服务人员工作时间）,与会人员平均每小时的工资,会议直接成本,会议设施租用费会议场地费旅费、食宿费文件准备费,机会成本,会议必须成功以回收成本,会议是有必要的吗？,什么时候需要召开会议,什么时候没必要开会？,“必要”的会议,会议目的单纯化,会议资料有准备,会前先行沟通,书面解决无法当场决定的事项,报告内容有摘要,有负责会后考核工作的部门,案例讨论：最失败的一次会议，会议成功的关键,一个中心、两个基本点,会议议程,会议的准备,会后的跟踪,两个基本点,一个中心,会议规范流程,开始,欢迎,会议目的,议程,时间安排,规章制度,议程一：,分享话题和目标,交换信息,产生主意,/,做决定,/,确认行动,小结,议程二,议程三,结束会议,总结,安排下次会议,跟进,会议纪要,跟进计划,准备会议,哪些人参加？,相关问题的主要决策人,能够提供相关意见的人员,为完成工作需要了解相关信息的人员,将要负责执行会议做出的决定的人员,对问题负有义务，或存在利害关系，或起作用的人员,会议议程,由重要到不重要,会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。,由不尖锐到尖锐,将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬。,由容易到困难,让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。,会议准备工作核对清单,高效会议在开始之前就开始了,1.,了解会议的目的,2.,是否一定要开会,3.,确定会议的形式,4.,安排会议的议程,5.,决定会议的时间,6.,确定会议的主持人,7.,决定会议的地点,8.,研究会场如何布置,9.,确定出席人数,10.,安排出席者座位,11.,是否准备会议名签,12.,是否安排交通工具,13.,是否安排与会者住宿,14.,是否发出了会议通知,15.,确定视听材料,16.,确定辅助教材,17.,准备会场周边位置图,18.,是否要求与会者准备资料,19.,确定相关资料,20.,是否安排会后娱乐项目并做好事先通知,会议的四个阶段,执行：产生结果阶段,正常化：积极工作阶段,争论：摸底阶段,形成：安抚阶段,会议结束,总结会议讨论结果,落实行动责任人,感谢与会者,会议评估,会议评估,这次会议对你有用吗？,是或否,你畅所欲言了吗？,是或否,你对会议的主持方式满意吗？,是或否,作为这次会议的结果，你知道自己将做什么吗？,是或否,你有何其他意见吗？,是或否,会议记录与会后跟进技巧,会议记录者应具有的技能,与会者会后跟进,主持人的会后跟进,跟,跟,跟,主持会议与参与会议,主持人的守则与责任,营造和谐气氛,按照议程进行,正确总结讨论的内容,引导发言者解释令人困惑的发言,帮助与会者理清不假思索的想法,尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况,减少与议题无关的争辩和讨论,保持中立态度,如 何 开 场,背景：,除了会议召开的背景，也可让与会人员自我介绍，并说明对会议的期待，以促进与会人员及会议气氛的融洽,会议目的,议程,会议期待,与会者的守则与责任,会前充分准备,会中全情投入，贡献自己的创意与意见,以解决问题为己任,保持开放的心态，摒除部门之见,尽可能多地获取信息,耐心聆听，尊重他人的意见,勇于发言，言之有物,不进行人身攻击,避免出现不当的肢体语言,会后总结,积极倾听的技巧,什么是倾听？,倾听与你是否同意其他人的讲话是毫无关系的。,倾听就是接收到其他人所讲的一切。,倾听就是理解其他人的想法。,理解并不意味着接受。,倾听中的障碍,听的速度,说的速度,听力测试,1,：商店打烊时,学会听,要学会听，首先要学会沉默,把所有个人见解放在一边,聚精会神，不要走神,注意一些非言语的示意动作,(,沉默、手势模仿、表示赞同、反对、思考、怀疑、有兴趣 或厌倦、以及身体疲乏等等的形体姿势 或动作。,),不加筛选地收集所有的观点。,采用合适的态度,倾听能力测试,2,你是哪种态度？,积极倾听,重新组合是用另一种表达方式重复对方刚说的话,或者直接引用他的话,或者用自己的语言重组对方的话,把对方的原意,保持完整,积极倾听,重新组合是有利于沟通的重要技巧,它可以,检验,本人是否听懂了对方的意思,可以,证实,本人听懂了对方的意思, (,检验服从个人动机。证实则是关系到刚刚说话的人，这样他便确信自己的话对方已经明白,),可以使讨论,继续,下去：当信息已经被正确接受，我们可使对方继续说下去、进一步表达。,在曲解了本意的情况下，或是解释得过了分，对方会立刻纠正，详细解释，,改正错处,。,重新组合,重新组合可以在会面中制造一种,气氛,；,某些重新组合可能会帮助那些最不熟练的交谈者在公众场合下发言，使他们的话更好被人们听进去；,使那些原本没有理解的或是没有听见的人重新跟上发言者的话。,积极倾听,就是告诉对方你对他的信息的理解！,积极倾听在这两种情况下尤其有用,当你不确定对方的意思时,当对方给予的是重要的，或感情上的信息时,听,用口去听,用耳朵听,；,用眼睛看,用心聆听,聽,提问题的技巧,封闭式问题,你是哪里人？,你多大啦？,结婚了吗？, ,开放式问题,这种问题需要解释和说明，同时向对方表示你对他们说的话很感兴趣，还想了解更多的内容,提问题,提问题增强你的控制能力，牢记：,空投,指定,站在对方的角度思考问题,提问题时常见的问题,问题过于宽泛,开始的问题太难,问引导性问题,可能是最封闭的问题,提问之前已经表示不赞同,找不到提问的内容,高效会议的八大特征,1.,只有在必要时才召集,2.,仔细筹划过,3.,拟定和分发了议程表,4.,遵守时间,5.,一切按计划进行,6.,邀请了有经验的人士和决策人,7.,作出了结论和归纳,8,.,记录了所有决定、建议和负责人,决策方式,一致通过法,多数票通过法,领导决定法,决定,阿罗悖论,影响群体决策的因素,心理定势,自尊、自信,从众行为,合理化动机,权威效应,责任扩散、风险转移,会议成功的小窍门,在头脑风暴会议上，绝不允许对别人的建议进行评判,窍门一,视频案例：头脑风暴,学员演练,德尔菲法(Delphi Method),决策制定会议，一定要把方案的提出与方案的评价分开,窍门二,奥美广告大人闭嘴请吃棒棒糖,让每个人都有发言的机会,窍门三,会议室放置一个活页板,/,白报纸架,/,白板,窍门四,郭三条,麦肯锡思维导图,制造幽默的会议氛围,窍门五,奥美广告的文字接龙游戏,适时应用切腊肠策略：对取得的成果进行归纳总结,窍门六,会议达成目的的七大技巧,注意人际关系,选择最佳时机,鼓励积极的发言,正面发言,提出并强调问题,克服脾气,假想对方的反对意见,目的,说服方式,切身 利诱 煽情,说服型,Persuasive,Facts,无可争辩的事实,Implication Resulting from Facts,事实导出的影响、结果,Counter Position/Your Position,对方位置,/,我方位置,Feature,特点,Advantage,优势,Benefit,好处,1,2,3,四种说服型方式,1),Analytical Approach: Present facts, Logic & Sound,Reasoning,晓之以理,2),Consequence Approach: Present Reward/Punishments,诱之以利唬之以害,四种说服型方式,3),Management-By-Objective Approach: Present Your Position in Enthusiastic, Goal-Oriented Terms,目标管理,4),Emotional Approach: Present Your Position in Dramatic Terms That will Appeal to Listeners Hearts & Minds,动之以情,会议的四大恶习,会而不议,议而不决,决而不行,行而不实,七种会议陷阱,员工会议太频繁,会议时间太长,会前缺乏准备,主持人话说得太多,讨论结构松散,发言内容重复,会议常流于形式,会议的十大致命伤,没有议程,跑题，偏离讨论主题,主持人不能拍板决定,少数人垄断发言，意见无法流畅地沟通,一言堂，与者迎合附会领导的想法,会议的十大致命伤,6.,没有设法先了解别人的观点而经常打断别人的谈话，强行、迫切表达自己的观点，造成争辩，或彼此争夺资源，或邀功讨好，将会议作为明争暗斗或刻意展示才华的场合；,7.,在会议中，有结论但没有做出决议，或决议中无行动计划及明白责任归属；,会议的十大致命伤,8.,与会人员不对，即参与会议的人员与会议主题相关性不大；,9.,会议场所不佳，易于分心，会议人员频频进出，办理与会议无关的事情，破坏会议的气氛；,10.,与会者没有充分准备,课程总结,什么是“必要”的会议,会议的一个中心两个基本点,会议主持技巧,开会经常出现的问题,Q & A,