会议管理课件导论学习

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,会议管理,主讲：杨家璇,研究方向：市场策划、职业教育市场运营管理,联系方式：13434285581，,班级邮件：,密码：123456,1,课程介绍,第一章 会议基础,第二章 会议要素,第三章 会议准备,第四章 会议的程序安排,第五章 会议的主持,第六章 党政机关的会议,第七章 企事业单位的会议,2,第八章 电子会议技术,第九章 会议文书,第十章 会议产业,3,分组要求,以宿舍为单位分组，角色分为：组长、组员，每组制作一份分组名单，由班长整合发送到班级邮箱及本人邮箱，格式如下：,编号：,姓名,电话,邮箱,组长,组员,组员,组员,组员,4,导入,为达到管理目的而开会；,把“会议”作为一个产品或市场进行研究,5,第一章 会议基础,1.1 会议的涵义,会议是指3个或3个以上的人（其中的1个可以是主持人）按一定的组织原则聚合在一起，围绕某些共同关心的内容而进行的多向沟通。,6,1,3个人,以上：数量原则；,2 按一定,组织原则,聚合在一起：会议召开受到有一定约束；,3 遵循一定的,程序,进行；,4 多项,沟通,。,7,1.2 会议的发展历史,1.2.1 从渔猎时代的民主政治到氏族议事制,1 渔猎时代（图腾社会）,人人平等，良好协作精神,生产力落后，没有体力劳动与脑力劳动之分，也没有统治与被统治之分,直接民权，全民政治,8,2 氏族的形成,（1）氏族是生活在一定地区的人群：,地域性、血缘（亲缘）性、伦理性,氏族社会与图腾社会有三大区别：,一夫多妻制取代了群婚；,父系氏族渠道母系氏族；,人众开始有了贫富贵贱之分。,9,（2）氏族重经验：氏族议事会、部落议事会、部落联盟议事会,10,1.2.2 君主专制时期的会议,背景：农商时期,私有化和阶级的分化在这一时期逐渐形成，产生宗法：,（1）政治伦理化,（2）行政习惯化,点评：王权取代民权，强化政治伦理，会议的形式完备,11,1.2.3 民主时期的会议,1 工业革命,2 议会制度,3 委员会制度,4 人民代表大会制度,个人观点：与时俱进，科学发展,1.2.4 现代会议,12,1.3 会议的类型,1.3.1 根据会议的性质分类,1 正式会议：高层做出,决策,的工作会议,按照会议规模召开：合法召开、有明确的议题、有规范的议程、有会议主席的有效控制下完成全部议程,2 非正式会议：临时召开或正式会议之前的协商会议，用来解决特定问题,13,1.3.2 根据会议的内容分类,1 传达动员会：反馈性会议跟进，已达到信息反馈,2 汇报检查会：会议召集者和参加者形成互动,14,3 座谈讨论会：多向沟通,4 工作决策会,15,1.3.3 根据与会人员的数量分类,1 大型会议：1000-10000人/10000人以上为超大型会议,2 中等规模的会议：100-1000人之间,3 小型会议：不超过100人,16,1.3.4 以技术手段分类,1 传统会议：面对面围坐，对技术装备依赖较少,优点：即时沟通，直接交流,缺点：范围受到限制,2 现代电子会议：即用自然语言表达，也人工言语（计算语言，多媒体语言）表达,优点：远近沟通，即时与延时沟通,缺点：非直接交流,17,1.3.5 以与会者是否单一国籍为会议分类,1 国内会议,2 国际会议,1.3.6 以会期间隔稳定与否分类,1 定期召开的会议,2 不定期召开的会议,18,1.4 会议的主要功能,1 分权功能：民主政治的一部分,个人观点：提高效率，合理分工,2 协调功能：增加透明化,个人观点：企业管理的需要,3 决策功能：科学决策是会议成果的结晶,19,4 组织领导功能：号召与调动员工，还支撑领导权威,5 资讯功能：集思广益、群策群力,6 亲和功能：联系感情的纽带,20,1.5 会议的缺陷,1.5.1 负向效应,1 无正当理由的会议,为满足无聊的愿望而开会,为遵循惯例或传统而开会,为攀比而开会,为表功而开会,为推卸责任而开会,为逃避个别接触可能产生的难堪局面而开会,21,2 负面影响,加大了会议成本，迫使管理者为转变会风而增加投入,败坏会议的名声,培养、放任了公众和与会者对会议的不信任情绪,诱发管理者和被管理者之间的冲突，增大了科学管理的难度,降低士气，甚至导致员工缺勤或流动率高,22,3 无效的会议,只重形式，不论实效,操纵会议，控制舆论,凡会议必攀领导出席,口说无凭，凡事均以会、以文为准，实际上是怕负责任,例行程序，层层传达或层层表态,准备不周，仅交代矛盾，互相扯皮,23,本无意寻求共同目标，会场成了泄私愤的场所,把会议与政治待遇混为一谈，让大量无关者与会,类型不分，会而不议，或议而不决,24,1.5.2 推诿责任,常设的委员会推诿责任的理由：,委员会内部并未有相应的权利,委员们实际上也没有能力去承担大多数责任,委员们实际上也没有能力去承担绝大多数责任,25,1.5.3 导入歧途,1操纵会议,以“集体研究”的名义，逃避个人责任,用“会议决定”把谬误堂而皇之变为不可抗拒的“真理”,通过会议，将非法的行为披上合法的外衣,会场还可以成为金钱和权利交换的场所,2 工作就是开会：大小事开会研究、事多事少开半天,3 开会是一种待遇,26,练习1：第四题及第六题,课后小组作业,27,附加1：不同类型的会议有不同规格与流程要求,1 年会：就某一特定主题展开讨论的聚会，议题可涉及多方面，形式多样化，一般租用大型宴会厅或会议厅,28,2 论坛：反复深入的讨论。由演讲者来主持，主持人主持讨论并总结双方观点，允许提问,29,3 讲座：较为正式，有组织，规模大小都有,4 培训讨论会,5 奖励会议,30,6 商务型会议：规格高，高管与专业技术人员出席，会议与宴会结合,31,7 度假型会议,8 展销型会议,9 文化交流会议,10 专业学术会议会,32,第二章 会议要素,2.1.1 会议议题的概念,会议议题是会议所要讨论、报告的主要内容，所反映的是会议的目的、主题、任务，以及为了完成任务而将要采取的措施,分析：点与面的关系,范例分析：华中师范大学文学院、外国文学研究杂志社与华中师范大学出版社决定联合举办“外国文学教学改革与教材建设学术研讨会” 的会议议题分析,33,外国文学教学改革与教材建设学术研讨会,会议议题：,1、外国文学教材（包括外国文学史、国别文学史、断代文学史等）建设的回顾与反思,2、新世纪外国文学课程设置与教材编写,3、外国文学课堂教学的改革与现代化,4、中文专业与外语专业外国文学教材建设的相互借鉴与融合,5、西方高校文学课程的设置、教材选择与教学方法,点评：主办单位确定议题，组织分配议题给相关的主讲人。议题与主讲人排序与出场有规律,34,议程是会议议题的载体，所反映的是议题展开开的方式和程序,范例：课本174页，参见“博鳌亚洲论坛2002年年会日程安排”,会议的议题三个来源：来自上级机关和领导人；来自下级部门提交的、需要以会议的形式研究和决定的问题；来自本层的管理活动中需要研究和决定的事项,35,2.1.2 开会之前一定要明确议题,开会前明确会议议题，并一定将会议的议题通知到参加会议人员,范例：学术会议一,为何要明确议题，通知参加会议人员：,1 让与会者获得知情权,2 便于参加会议和筹备会议的人员做好相应的准备工作,范例：从学术会议一分析筹备会议要从事的准备工作（分组讨论5至8分钟）,36,3 防止出现操纵会议的现象,4 有助于会议目标的实现,5 是提高会议效率的基础性工作,分析：主办单位与与会人员已做好准备,37,2.1.3 议题的审核,以下人员有机会提议召开会议：,具体负责某项工作的主管人员,上级领导或主管部门以及这些部门的领导,一定数量的委员会成员或相关组织的代表,足够数量的基层员工,合作单位的有关人员,其他人员,点评：召开会议的时机是否正确，理由是否恰当,实例：2004年海南政协提的议题,38,琼=穷,年，海南全省的为亿元，相当于广东东莞市的左右（亿元）。,年初，一位名叫刘明生的海南省政协委员，正儿八经向海南“两会”提出要修改海南简称，因为琼字与穷字谐音，不吉利。,39,极不合理的退休双轨制没有应列入两会议题,现行的退休金制度 ，企业退休人员退休，就因为企业与机关、事业的身份差异，退休工资与普通公务员养老金相比，居然会相差多倍。,以目前广州市的待遇为例：企业职工退休工资只有1183元。而同样在广州市，现在一般科员退休时都有3000多元，而副科级有4000多元，正科级5000多元，副处级则有7000元左右。,因此，即使是以科员身份工作到退休时，其退休待遇都比企业职工多出两三倍。现行的退休金双轨制 ，已经成为社会分配有失公平正义的一个突出矛盾。,40,实训：阅读罗杰摩司魏克列举美国企业或政府开会的几种常见原因，并进行小组讨论，哪些会议一定要开，或者哪些会议不一定要开，可以用别的管理手段或方法来代替。,41,2.1.4 议题审核的原则,1 “一支笔”的原则,分析：集权于一位领导人手中，避免多头管理,2 惟一性原则,分析：强调根据规章要求必须通过会议形式来解决问题；难以用其他方法来解决的难题,42,3 计划原则,分析：除紧急情况外，一般会议要提前申报,见议题审核表,4 可行原则,分析：预案（对会议的初步设计）可行，会议经费有保证,43,2.1.5 审核的内容,1 权责关系,分析：会议议题涉及有关权利与义务方面关系是否清楚，避免隶属关系和职权范围方面的逾越,实例：某职能部门就公司薪酬方案的设计与制定准备召开会议,44,2 政策的连续性和一致性,分析：会议内容是否涉及有关政策；与以往的相关规定是否冲突；出现偏差，是否具有理由和依据,实例：某企业高层决定二个月内引进一条国外先进的生产线，专业部门觉得高层决策存在问题，准备就高层决策存在问题召开会议,45,3 是否具备召开会议的条件,分析：除了预案和经费到位外，还要考虑设备与技术支持，某些人物要到会,4 开会时机、地点的选择,实例：东北制药集团借势出击,46,时机,与,机会,2003年国家提出了振兴东北老工业基地的战略，东北制药集团借势出击，通过新闻发布会大张旗鼓的提出了“做振兴东北的排头兵”和“中国抗生素制造基地的口号，这些口号和目标与国家的大政方针完全一致，因此被媒体广为报道和传播，使得东药集团的名声鹊起。,点评：策划应该如何抓住时机与机会,47,5 与会人员范围,分析：落实到会的人数，注意控制与会人数,6 会议议程的框架,分析：会议议程顺序安排是否合理，时间是否紧凑，会议的休闲娱乐活动是否得体,48,2.2 与会者,2.2.1 会议召集人,2.2.2 会议主持人：负责控制和推进会议议程的人员,职责,讨论：通过观看视频资料，谈谈你对会议主持人职责的认识,49,2.2.3 会议出席人,会议出席是被正式邀请或者被正式要求参加会议，并具有在相应的会议上发言、参加讨论、行使表决权的人员,实训：某学院召开一场购买实训设备的论证会,问这次会议谁应该出席？为什么,50,51,会议成员有定额，该会议的合法性均受出席会议人员数量的限制,1 会议出席人的确定,分析：何种规格的会议就应该让具有会议规格相匹配身份的人参加；出席人数多少影响着会议成效,分析：邀请会议出席人出现的问题,52,某公司要举办成立大会，请了有关单位的领导参加，秘书小李负责嘉宾的邀请。她用电话通知各位嘉宾，但有的嘉宾电话没通，所以没有找到，事后她把这件事忘掉了，会前也没和嘉宾再次确认。对于重要嘉宾发出了邀请函，但邀请函不是十分美观，比较简陋。结果开会那天，来的嘉宾很少。,53,2 会议出席人的主要权利,发言、动议、提案权和参加讨论的权利,会议表决权,选举权,义务：做好参加会议的各项准备；遵守会议规则、服从决议，应该出席而未出席者，其义务不能减免；共同维护会场秩序，表决时不应该离场,54,2.2.4 会议列席人,1 权利,具有参与本单位有关问题的讨论发言的权利,具有会议临时赋予的其他权力,2 义务,遵守会议规则的义务,有礼貌发言及解答相关询问,保守会议机密,55,2.2.5 会议记录人,1 会议记录人的产生,会议主席指定,会议选举产生,根据有关组织的章程规定，或者根据惯例指定有本机构的秘书人员担任,56,2 会议记录人的职责,提前介入会议，了解会议的议题和出席会议的人员，为记录做准备,必须如实记录会议内容，而不能根据自己的理解决定记录内容的取舍,在会议结束时，应主动向大会主席（主持人）,实例：,名山公司要召开2003年度总结大会-会议纪录人的工作表现,57,名山公司要召开2003年度总结大会，作为大会工作人员的王琴主要负责会议文件材料工作。,会前王琴进行会议筹备有关信息的搜集，为会议议题的确定及大会会议材料的形成做好准备。年度大会的工作报告非常重要，包括一定时期的工作总结、体会或者经验，对目前情况的分析和下一步工作的思路、要求及具体措施等内容。为此，王琴有针对性地、广泛搜集一段时间以来各方面工作的进展情况。会议期间王琴认真做好会议记录，力求会议记录准确、完整，忠实发言人的原意，并进行会议发言录音和录像。,为了使会议信息尽快传递给与会者，她及时编写会议简报、使会议达到良好的效果。会后王琴认真编写会议纪要，作为与会代表贯彻执行的依据，推动会议精神的贯彻落实，她还搜集齐会议期间所有文件材料，及时整理有关会议文件，为会议文件的归档打下基础。王琴大会期间的表现赢得了大家的一致好评。,58,2.2.6 会议工作人员,来自机构的内部,来自专业的会议（会展）机构的技术人员和经营管理人员,来自会场和会议设施所在地的有关服务人员,分析：根据会议的需要来选择,59,2.3 开会时间,帕金森管理经典强调的会议注意事项涉及时间的安排：,（1）不要受到干扰,分析：是否与工作时间或下班时间冲突,60,高,低,记忆水平,开始,结束,（2）会议不要长于一个半小时，因为这是大多数人的注意力能够集中的限度,61,（3）一定要明确会议的目的,分析：举办方与与会人员两方都应该明确,（4）（参加大会的人数较多时）不要讨论。,（5）开小会。如果要解决一个问题，就应召集与这个问题直接有关的人开小会。发言时只允许一个人讲话，其他人不得交头接耳同时发言。,62,（6）定期例会要在每周固定日子、时间、地点召开。如果不这样做，参加会议的人就会无所适从。,63,2.3.1 确定开会时间的依据,1 议题时效,2 会议规模：与准备时间的关系、与会议长度的关系、与产生变数的关系,3 会议复杂程度：议题的复杂程度；议题多少,64,2.3.2 会议时间控制,1 控制会期：一次或一届会议总的时间长度,导致会议拉长的原因：,会议准备不够充分，乃至出现会议时段的控制与浪费,对策：不仅仅做好准备资料及联系沟通工作，必要时进行预演，挖掘出遗漏的问题,65,议程安排拖沓，没有严格计算和控制时间,分析：发言人与主持人应提前介入会议，对了解与执行每次发言的时间限制政策,不适当的会外活动被塞进了会议之中,分析：会议氛围的控制，提高会议效率,66,意义不大的讨论，尤其是小组讨论拉长了会期,会议地点选择不当，导致会期隐性拉长,实例1：公司准备在暑假召开一个各部门负责人的培训会议，经理让秘书钟苗选择一个会议地点，钟苗经过仔细考虑，预定了位于市郊风景区的一家酒店，价格相对便宜，而且风景宜人。经理及参加培训的人员都很满意,实例2：1989年2月15日光明日报批评文章有感于全国采矿会议在珠海召开,67,2 安排好议程,尽量衔接各个环节和重复的内容,严格规定发言时间,合理衔接各个环节,实训：34页会议议程调整,68,附加：会议时间控制的十二条,1、作好充分的会前准备：“台上一分钟，台下十年功”,2、提前将会议相关材料分发给与会者,3、会议议题不要安排过多,4、会议时间不要安排过长,5、会议尽量安排在下班之前召开,6、不邀请与会议无关的人与会,69,7、准时召开会议,8、尽量避免讨论与会议议题无关的内容,9、约定与会者的发言时长,10、及时提醒发言者,11、完备记录会议纪要并分发给与会者确认,12、安排专人跟进会议决议的落实情况,70,2.3.3 核算会议的时间量,T=T,e,+T,k,+T,h,开始,A,E,C,B,J,G,F,I,D,H,个人观点：可运用网络技术优化会议时间资源,71,2.4.1 开会地点,2.4.1 欧洲议会的会址之争,分析：政治平衡、国际地位及经济利益诱惑,实例：日本巧用主场改变谈判地位,72,2.4.2 从会议自身的需要选择会址,1 会址的地理位置,（1）和会议的内容、规模、级别相称,分析：根据会议本身需要选择会议地点,实例：2010年十一届广州市政协三次会议 拒领房卡,73,代表们住宿的白云国际会议中心酒店对外标出的房价最低1500元/晚，最高的总统套房19800元/晚，但若入住实际价格最低为798元/晚。不过，由于两会期间政府整体“包下”了该五星级酒店，有知情人士透露，代表委员的房费每天近300元，加上会务费、餐饮费等，则500元/人/天，5天的会议下来，这仍是一笔不菲的开支。,74,（2）自然条件适宜,实例：博鳌论坛的会址,75,（3）交通方便,（4）相对中心,实例：2010年世界博览会在上海举行,76,2 会议室空间条件：小型会议室每间以30平方米大小为宜，中会议室则宜每间60平米。,3 会议室技术装备：采光、冷暖、多媒体系统、同声传译系统,4 会场的其他配套设施,77,2.4.3 选择会址的多维视角,分析：根据会议主办者的需要来选择会址,2.4.4 从政治视角选择会址,1 政治影响,实例：2010年世界博览会申办，看会址的政治影响-我国国家形象,视频：,78,2 政治暗示：文化内涵与象征意义,79,3 政治平衡,4 政治关怀,2.4.5从经济视角选择会址,80,2.4.6从社会视角选择会址,分析：从广州亚运会看城市形象建设,81,2.5 会议保障,2.5.1 会议的组织保障,1会务工作内容,（1）会议材料工作：会议主题报告、领导人发言稿、会议期间的简报、会议后期总结和纪要,（2）会场准备工作：会址选定、会场布置、会议音响设备调试以及座次编排,82,（3）会间事务工作,分析：会议议题推进期间出现的事物,（4）会议接待工作,83,2 会议工作机构,（1）会务组：全面承担会前、会中、会后事务,（2）会务组和秘书组：会场准备与接待工作由会务组承担；会议材料和会间事务由秘书组承担,（3）材料组、会务组和后勤组,（4）接待组、材料组、会务组和后勤组,84,2.5.2 会议经费,1 会议成本控制,2 会议成本计算方法,85,第三章 会议准备,3.1 会议准备工作的内容,3.1.1 总体思路：估算工作量调配资源明确职责落实重点综合检查,1 估算工作量,操作：及时召集有关单位和有关人员，听取其对工作量估算的意见,86,2 调配资源,分析：取得调配会议资源的权利；,3 明确职责,分析：会务工作的分工，责任落实到具体单位与个人,注意：会议资源到位；会议资源配置合理；责任量化；落实到人；责任不合理,87,4 落实重点,分析：按会议性质确定会议的重点环节,各类会议共性内容：会议通知、日程、人员、设备,5 会前综合检查,88,3.1.2 各阶段准备工作的主要内容,1 会议通知阶段,2 会议文件材料准备阶段,3 布置会场阶段,4 会议接待阶段,5 散会阶段,89,1 会议通知阶段,本阶段准备工作：,（1）确定会议名称：注意区别会议名称与议题名称,（2）明确会议的组织机构：召开者、发起者、承办者；单独召开或联合召开；会务工作由哪些部门负责,（3）确定会议的时间、地点和会期,（4）落实与会人员,90,（5）描述会议的内容,（6）明确对与会者的要求,（7）何时发出通知,（8）哪些领导出席,（9）是否有新闻记者到会,91,2 会议文件材料准备阶段：识别证件、会议登记表和签到表、会议日程表和大会议程表、会议须知及有关活动注意事项、分组讨论地点、会场座次表、会议主题报告、领导讲稿及其他发言材料、开幕词与闭幕词、散发其他会议资料,92,3 布置会场阶段：拟定、制作并悬挂会标、布置主席台背景、装饰主席台并配置会议发言席、制作座位卡、配置话筒、音响、录音等电声设备等,93,4 会议接待阶段：落实重点接待对象、掌握到会领导人的背景资料、为主持人配助手、提醒要发言的领导或与会人员做做好准备,5 散会阶段：送会、会议简报与纪要、会议的反馈信息等,94,3.2.1 会议设计要尊重惯例,实例：,湖南省株洲县召开集体林权制度改革会议-,让无材料会议成为一种新惯例,3.2.2 会议设计要突出特色,分析：跟之前的会议比较，突出某中特色,3.2.3 会议设计要把握重点,95,3.3 准备会议材料,3.3.1 会议重点材料：会议通知、会议的开幕词与闭幕词、会议主题报告、领导讲话稿和会议纪要,1 会议重点材料的形成,（1）由领导人亲自撰写,（2）由秘书人员撰写,（3）由专门的写作班子集体撰写,（4）由领导出思路、搭框架，秘书人员或参与会议筹备的有关人员撰写,96,2 会议重点材料撰写要略,全面占有素材,重点材料要集体讨论，由领导审阅定稿,要听取使用人的意见,必要时应将草稿事先印发给有关人员，并听取他们的意见,字体参照国家标准,97,3.3.2 会议一般材料,1 会议一般材料的种类：识别证件、会议登记表、大会议程表等,2 会议一般材料的来源,分析：积累、下载、自己动手制作,3 会议一般材料准备要略：加工、修饰、节约,98,3.4 会场布置：显示会议政治态度、价值观念、感情取向的手段,3.4.1 会场布置的原则,（1）庄严,（2）肃穆,99,（3）轻松、简洁,100,（4）喜庆,（5）儒雅,101,2 满足会议的需要,（1）小型会议：椭圆形的大会议台（图3.3）,（2）中型会议：教室型的布局（图3.4）,（3）大型会议：礼堂、影剧院,102,3.4.2 会场布置的重点,1 主席台,（1）热烈喜庆 （2）庄严肃穆,103,（3）淡然雅致 （4）简洁流畅,104,2 会标,（1）书写工整,（2）谨慎省略,（3）注意读音,105,3.5 会议的座次安排,3.5.1 安排座次的文化观,1 两类不同的文化观,传统文化观,现代文化观,2 关于左尊与右尊,106,3.5.2 主席台上的座次安排,1 以职务高低为序,2 以选举得票多少为序,3 以姓氏笔画为序,4 以汉语拼音字母的顺序排列,107,3.5.3 主席台的座位安排,1 安排座位的原则,2 具体排序方法,（1）左右序,（2）前后序,3.5.4 主席台上下座位的协调,1 分立序,2 对应序（图3.5）,3 等距序（图3.6）,108,3.5.5 会见、会谈的座次安排,会见（图3.8）,会谈（图3.9）,3.5.6 座号、座签、座次表,1 证,2 卡,3 表,109,110,111,112,113,114,115,116,117,118,119,120,121,122,123,124,125,126,127,128,129,130,131,132,133,134,135,136,137,138,139,140,141,142,143,144,145,146,147,148,149,150,151,152,153,154,155,156,157,158,159,160,161,162,163,164,165,166,167,168,169,170,171,172,173,174,175,176,177,178,179,180,181,182,183,184,185,186,187,188,189,190,191,192,193,194,195,196,197,198,199,200,201,202,203,204,205,206,207,208,209,210,211,212,213,214,215,216,217,218,219,220,221,222,223,224,225,226,227,228,229,230,231,232,233,234,235,236,237,238,239,240,241,242,243,244,245,246,247,248,249,250,251,252,253,254,255,256,257,258,259,260,261,262,