纸质档案数字化

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,*,档案,纸质档案数字化,档案数字化简介,档案数字化工作要求,昌平区档案数字化管理系统操作流程,常见问题解答,主要内容,9/22/2024,档案数字化简介,档案数字化,是什么,所谓档案数字化，是指采用,扫描仪,或,数码相机,等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在,磁带、光盘、移动硬盘,等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。,档案,数字化,为什么要,是社会发展的需要,是政府工作的需要,是档案业务的需要,8,档案数字化,的作用,1.,能够实现档案数据的网络共享。,2.,能够缩短档案文件查阅时间。,3.,能够有效地保护档案原文安全。,4.,能够提高档案利用率且便于存储。,5.,便于建立档案资源库，适应各类 档案的管理需求。,9/22/2024,纸质档案数字化的依据,1.,国家档案局,2005,年,4,月,30,日发布的,纸质档案数字化技术规范,DA/T31-2005,2.,北京市档案数字化标准,DB11/T 765.22010,9/22/2024,纸质档案数字化遵循原则,1.,规范性,9/22/2024,档案数字化必须遵循行业标准,纸质档案数字化技术规范,，采取国家推荐的文件格式、技术参数和工作流程。,纸质档案数字化遵循原则,2.,安全性,9/22/2024,确保档案原件的安全。,保守档案信息的秘密。,纸质档案数字化遵循原则,3.,真实性,9/22/2024,确保档案信息内容的原真性。,避免对档案内容作额外处理。,纸质档案数字化遵循原则,4.,效益性,9/22/2024,评估档案数字化投入的必要性。,采取最优化的技术方案。,发挥专业化和社会化优势。,15,昌平区档案数字化现状,昌平区档案数字化工作总体排在全市前列。,截止,2015,年，昌平区档案局馆藏纸质档案数字化已完成目录著录约240万条，电子图像扫描约40余卷件,1,2,00,余万页，档案类别达()个，档案数字化数据总量居全市各区县档案局前列。,昌平区档案局馆藏档案数据存储设备采用,IBM3950,服务器，配套磁盘阵列容量达,114TB,，数据总量居全区之首，服务器已实现双机热备及数据实时备份等功能。,在全市范围内首次开展基层档案数字化工作并为全区,77,个处级立档单位配备了扫描仪、计算机等档案数字化设备。,9/22/2024,17,纸质档案数字化,外包,18,1.,什么是纸质档案数字化外包。,3.,档案数字化外包的管理规范。,国家档案局于,2014,年,12,月,8,日印发了,档案数字化外包安全管理规范,。,4.,各单位在档案数字化外包过程中容易出现的问题。,2.,为什么要开展纸质档案数字化外包。,19,纸质档案数字化工作要求,工作环境,硬件,配置档案数字化专用计算机、扫描仪。,切断与,INTER,网连接，保持计算机不联网。,9/22/2024,工作环境,软件,相应的扫描仪驱动,WINDOWS XP,及以上操作系统,Microsoft Office 2003/2007,ACDSee5.0,（推荐）,Photoshop,（选用）,昌平区档案数字化管理系统,9/22/2024,工作目标,一是将,纸质档案目录信息,转换为,存储于,EXCEL,或,ACCESS,格式,的电子目录。,二是将文书、照片等,纸质档案,通过数字化转换为,电子格式,的电子图像。,9/22/2024,纸质档案数字化工作范围,自,2011,年起,凡列入本单位进馆接收范围，并划定为永久保管期限和社会利用价值高的纸质档案，原则上均须进行数字化。,划定为其他保管期限的档案，是否进行数字化，由各单位自行决定。,9/22/2024,纸质档案数字化工作指标,电子目录,电子图像,存储结构,文件命名,数据链接,9/22/2024,纸质档案数字化工作指标,电子目录：,1.,确保目录的完整性，项目数应与软件中所显示列数相同。,2.,确保目录与电子图像一一对应。,3.,应将,Exel,载体的目录导入,Access,数据库中,9/22/2024,纸质档案数字化工作指标,电子图像：,1.,图像分辨率不低于,200,点。（,DPI,）,2.,图像完整、清晰。,3.,选择真彩色模式进行扫描。,4.,扫描后的图像采用,JPEG,格式存储。,9/22/2024,纸质档案数字化工作指标,文件及文件夹命名：,1.,案卷级,文件夹命名： 全宗号,-,目录号,-,案卷号,案卷级图像命名：全宗号,-,目录号,-,案卷号,-,页号,2.,文件级,文件夹命名：全宗号,-,目录号,-,年度,-,件号,文件级图像命名：全宗号,-,目录号,-,年度,-,件号,-,页号,9/22/2024,纸质档案数字化工作指标,存储结构：,在电子图像扫描结束后，应将数据按照,全宗号,目录号,文件,的结构进行存储,9/22/2024,纸质档案数字化工作指标,数据链接：,在电子图像扫描与电子目录录入工作完成后，通过,Access,数据库的超链接功能将目录与图像相挂接，或使用,昌平区档案数字化管理系统,中的,挂接功能模块,自动链接。,9/22/2024,纸质档案数字化工作流程,档案整理,建立目录数据库,档案扫描,文件命名,图像处理,数据链接,数据质检,9/22/2024,纸质档案数字化工作流程,档案整理：,1.,拆装订卷,2.,编页号,建立目录数据库：,应按照纸质档案数字化技术规范的要求，确定档案的著录项，建立目录数据库。,9/22/2024,纸质档案数字化工作流程,档案扫描：,档案扫描应根据实际情况选择相应的扫描方式，并进行相关参数的设置和调整，如亮度、对比度、饱和度、色彩平衡等。参数的设置和调整应保证调整后的图像不失真、效果最接近档案实体。,文件命名：,应按照案卷级和文件级不同的命名方式命名。,9/22/2024,纸质档案数字化工作流程,图像处理：,1.,调整方向、纠偏,2.,去污、去黑边,3.,图像拼接,数据链接：,建立档案目录数据库，使用,Access,数据库超链接或应用档案管理软件与图像数据挂接。,数据质检：,检查目录数据库、数据挂接的准确性及扫描图像的完整、清晰情况，检验率应达到,100%,，合格率达到,99.7%,。,9/22/2024,34,昌平区档案数字化软件操作流程,数字化管理系统先期调试,第一步：解压缩,该软件解压缩后产生的两个文件夹必须处于同一分区根目录下,(,同一硬盘分区内即可,),且文件名称不能更改。,9/22/2024,数字化管理系统先期调试,第二步：启动,APM,软件,1.,打开上一步所解压缩的,“,YSDAserv,”,文件夹，找到,“,APMServ.exe,”,双击打开：,9/22/2024,数字化管理系统先期调试,2.,取消“,SSL,”前面的勾，单击“启动,AMPServ,”；状态栏显示“,Apache,已启动,MySQL5.1,已启动”即可。,注：该软件打开一次后不要手动退出，计算机关机或从新启动都不需要再次打开。,9/22/2024,数字化管理系统先期调试,第三步：登陆系统,1.,在浏览器地址栏输入：,http:/localhost,2.,登陆账号：,admin,密码：,123456,9/22/2024,纸质档案数字化工作流程,3.,文件夹及扫描图片命名,案卷级文件夹命名：全宗号,-,目录号,-,案卷号,案卷级图像命名：全宗号,-,目录号,-,案卷号,-,页号,文件级文件夹命名：全宗号,-,目录号,-,年度,-,件号,文件级图像命名：全宗号,-,目录号,-,年度,-,件号,-,页号,注：图像文件名称应和对应目录档号保持一致，否则无法挂接及更新。扫描的原图片名称必须为：,img#,9/22/2024,纸质档案数字化工作流程,4.,目录数据库导入,（,1,）将需使用的目录数据库,Excel,表导入到本系统相对应的数据库中。,案卷,-,文件级目录数据库,归档文件,-,归档文件目录数据库,9/22/2024,纸质档案数字化工作流程,（,2,）,Excel,表格导入,Access,数据库方法及注意事项：,Excel,表中的所有项必须与,Access,数据库相对应。,9/22/2024,纸质档案数字化工作流程,Excel,表导入到,Access,数据库方法：,2003,版本将,Excel,文件直接复制粘贴到,Access,数据库中即可；,2007,版本除了复制方法外还可以直接导入。,(,注：,Excel,和,Access,中所有项必须一致,),9/22/2024,纸质档案数字化工作流程,5.,档案扫描操作说明,（,1,）打开,ACDSee,软件并选择档案全文数字化文件夹,-,案卷或归档文件。,9/22/2024,纸质档案数字化工作流程,（,2,）批量建立文件夹，并设定成规定名称。,1.,点击新建文件夹按钮，生成需要的数量。,2.,将第一个文件夹名称修改成规定名称，并将所有文件夹全部选择。,3.,输入,F2,键 设置模板,9/22/2024,纸质档案数字化工作流程,（,3,）扫描设置,在软件左侧窗口选择,“,获取,”,-,“,扫描仪,”,在格式中选择,JPG,在文件名模板中输入,img# (5,个,#,，共,8,位,),(,注：必须为,img+5,位数否则无法更新图像名称,),9/22/2024,纸质档案数字化工作流程,在图像选项夹选中彩色正面；在分辨率中选择,200dpi,。（原图不清晰的可选,300dpi,）,在纸张选项夹中选原稿尺寸。,设置完成后即可扫描。,9/22/2024,纸质档案数字化工作流程,6.,更新数据库及文件,第一步：选择案卷级还是文件级档案管理,9/22/2024,纸质档案数字化工作流程,第二步：高级管理界面更新数据库及文件（先数据库后文件）,1.,更新数据库将图像与目录进行挂接。,2.,更新文件会将,img#,变为标准图像名称并自动排序。,9/22/2024,纸质档案数字化工作流程,第三步：进入档案查询界面填写查询要求并选择查询字段,9/22/2024,纸质档案数字化工作流程,第四步：查询结果（可下载该图像及相对应的,Excel,目录表）,9/22/2024,常见问题解答,1.,扫描图像数据出现存储循环替换情况。,答：,硬盘存储空间已满。检查硬盘剩余空间，清理垃圾文件。,2.,更新成功后的图像无法在档案管理软件中显示。,答：,情况一：检查该图像占用空间大小，正常,A4,文件扫描后应为,50,至,500KB,之间，如出现几个,MB,大小的文件则需要从新按照,200Dpi,进行扫描。,情况二：图像扫描后大小为几百,KB,，但是尺寸超过,1000,以上，此情况可用,Photoshop,等修图软件将图像尺寸更改至,800,或安装区档案局提供的软件补丁即可（补丁地址：, you,！,