沟通技巧--如何有效地开会

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,沟 通 技 巧,如何有效地开会,对会议的认识, 许多人对那些冗长、沉闷、与自己无关、毫无,结果的会议感到厌烦十分，想方设法“逃会”, 许多组织认为，只要对会议进行有效的控制，,会议可以产生其他沟通方式无法达到的效果, 其实，会议是一种无法取代的沟通方式，你不,能完全放弃它，你只有学习如何使会议更有效。,事实证明，有效地开会是可以学会的！,GE的研讨会,令人讨厌的会议与,令人深恶痛绝的会议,1,沟 通 技 巧,如何有效地开会,会议的种类及其性质（1）, 谈判会议,用于解决争端和冲突，目的在于经过讨论,达成一致或谅解。, 报告会议,信息往往是单向流动，不允许讨论，否则,会影响信息的有效传递。, 解决问题会议,要求充分发挥参会人员的主观能动性，使,问题得以有效的解决。,2,沟 通 技 巧,如何有效地开会,会议的种类及其性质（2）, 制定决策会议,只限于特殊人员参与，组织严密。参与者,必须深刻理解决策并对决策承担责任。, 收集、发布、交流信息会议,发布消息，发表意见，了解对消息、意见,的反应。此类会议鼓励讨论与提问。,其实，企业的会议经常是,几种会议的整合。,3,沟 通 技 巧,如何有效地开会,导致会议失败的因素分析, 目的不明确, 时间控制不好（包括会议的开始与结束时间，以,及会中参会人员的发言时间）, 准备不充分或者根本就没准备, 参会人员选择不当（包括该退席的时候没有退席）, 信息传递不明确, 会场的气氛不好, 备忘录记录不准确, 议程安排不当, 议而不决，决而不行，行而不果。,4,沟 通 技 巧,如何有效地开会,有效开会的5W1P：, WHY, WHAT, WHO, WHEN, WHERE, PREPARING,5,沟 通 技 巧,如何有效地开会, Purpose 目的；, Participants 与会者；, Planning 计划；, Process 流程。,有效会议的4P,6,沟 通 技 巧,如何有效地开会,Purpose 目的,信息共享；,增强承诺；,信息传播；,解决问题和做决策。,7,沟 通 技 巧,如何有效地开会,Participants 与会者（3M的例子）,解决问题和做决策： 5人,问题识别或鼓励创意： 10人,相互研讨和培训会： 15人,信息发布会： 30人,正式的发表或汇报会： 不限,8,沟 通 技 巧,如何有效地开会,Planning 计划（1）,半期准则；,3/4准则；,议程表准则；,1/6准则；,1/3准则；,Tropman,1985,9,沟 通 技 巧,如何有效地开会,Planning 计划（2）,报告的准则；,议程一致性准则；,时间上一致性准则；,记录的准则。,10,沟 通 技 巧,如何有效地开会,Process 流程,回顾；,介绍；,基础准则；,报告；,演示；,参与；,总结。,Huber1980,11,沟 通 技 巧,如何有效地开会,参会人员的责任与义务, 主持人,会前：确定目的、议程、参会人员、时间、,地点、会议种类、资料、用品、器材等。,会中：创造和谐的气氛、宣布开会、控制,议程、鼓励发言、控制发言、总结发言、,做出决议、确认行动与责任、安排下次会议、,宣布闭会。,会后：对本次会议进行回顾与总结、汇报会,议的决议、督导会议决议的执行。,12,沟 通 技 巧,如何有效地开会,参会人员的责任与义务, 会议秘书,会前：检查会场情况、确认会议时间、通知,参会人员、准备必要的文件、资料、茶点、,座位和视听设备。,会中：记录会议备忘录、与会人数和名单、,应采取的行动、具体实施人员和实施的时间,与期限。,会后：把备忘录整理成文、核对必要的事实,与数据、向主持人提交备忘录并与其达成一,致意见、散发备忘录。,13,沟 通 技 巧,如何有效地开会,参会人员的责任与义务, 参会人员,会前：明确会议目的、议程及自己在本次,会议上要担当的角色、研究问题准备自己,要在会议上的要表明的观点与论证材料。,会中：聆听他人的观点、积极发表自己的见,解、关注正在讨论的事项、与主持人默契,配合，避免不良冲突、严格按议程开会、使,会议充满生气，从而达致会议目标。,会后：努力完成会上所分派的任务。,14,