交流与协调的技巧

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,共好内训强效教材,Gung Ho !,共好集团,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,交流与协调的技巧,共好内训强效教材,Gung Ho !,共好集团,1,第一部分,协调自己与领导,之间的关系,2,协调与领导关系的原则,1、服从原则,2、尊重原则,3、请示原则,3,与领导相处的技巧,要与领导成为朋友，但不能亲密无间，太随便，或是轻视领导,体谅领导的劳苦，分担他的压力。,不急于表功,不忙着提建议,不依靠领导,4,如何恰到好处地赞美领导,1、赞美要快。,2、赞美要诚恳。,3、赞美要具体。,4、赞美他比别人更好。,5、背后说人的好话。,5,委婉地批评领导,领导如果有错误就应该批评领导，不过应该讲究一下批评的策略问题。讲究了策略，你的批评或者建议不但不会令领导反感，而且你的建议、批评会被领导很好地接受，领导对你还会刮目相看，对你的能力有了新的看法，对你会更加重视，你的大好前途不是指日可待了吗?,6,批评领导的12条原则,1、能不批评领导，尽量不批评。领导有了错误，自己能够弥补解决的，尽量自己解决。,2、让领导自己想出解决错误的办法，你只是旁敲侧击地提示。,3、批评领导要注意沟通。,4、批评最重要的是一定要让领导感到你的用心良苦。,5、批评尽可能单独进行。,6、以表扬的话语作为批评的开场白。,7,批评领导的12条原则,7、批评的是行动，而不是人。,8、一个过错，一次批评。,9、在友好地方式中结束批评。,10、以提醒代替批评。,11、以关心体谅代替批评。,12、私下批评。,8,如何向领导申辩,1、申辩的问题应具有价值,2、申辩的内容应切中实质,3、申辩的时机应当恰当,4、申辩的陈述应巧妙得体,5、申辩态度应谦和诚恳,6、申辩方式应据情求实,7、申辩表态应容人慎重,8、申辩结果应冷静以对,9,如果得罪了领导,1、反省原因,2、不要表现出来,3、不要寄希望于别人的理解,4、找个合适的机会沟通,5、找个合适的人充当和平使者,6、利用一些轻松的场合表示对他的尊重,10,善于对领导说不,秘书应当服从领导的安排，但是常常有这样的情况，领导叫你干一件事，但是这件事情或许是不该你做，或许超过了你的负荷，你无法完成的，或许是超出了你的能力，你不能做的，你应该怎样办?,11,协调领导之间的关系,秘书要同不同的领导搞好关系，首要的一点就是，你必须对每一个不同的领导同等对待,。,12,第二部分,协调自己与同事,之间的关系,13,怎样赢得同事的尊敬,l、,不要和同事距离过近,2、不要给别人一个现成的托辞,3、提出合理要求时不要表示歉意,4、不要过分宽限你分派的任务,5、不要把你的责任推给别人,14,怎样回答同事的尴尬提问？,1、如何答复同事关于你的薪水的问题,2、如何回答关于年龄的问题,3、如何回答关于领导的问题,4、关于同事升迁、任免的问题,15,了解同事的潜在语言,秘书要会察言观色，这可不仅限于观察领导，观察同事也一样很重要。因为从心理学上讲，语言可能带有欺骗性，会隐藏一些东西，但是一个人的真实态度在行动中却会明白、地反映了出来。,16,重视同事的感受,人际交往中的情感体验，是一个程序化过程，即人与人的交往，尤其是初次交往有一个基本的程式,首先表达对别人已付出的劳动的尊重和理解，或对给别人带来不便表示歉疚，使其产生良好地感觉，再婉转地提出自己的想法，以求得到别人的配合和帮助。因而，为了确保交往的成效，就必须重视给人的感受，注意情感产生的程序化特点，寻找最恰当的方式，来传递交际信息。,17,办公室之外的同事交往,哪些办公室外的场合适合和同事交往,饭厅或者食堂。,同事的生日聚会。,集体旅游。,18,办公室里你要提防的几种同事,泄露秘密者,功劳独占者,飞短流长者,牢骚满腹者,巴结领导者,公私不分者,19,如何化解办公室冲突,退却回避法,安抚迁就法,妥协法,硬逼决战法,解难协作法,20,第三部分,协调部门、单位,之间的关系,21,为什么部门协调有难度,1、职能部门未能将各自的目标有效地整合在组织目标之下，尽管各自制定的目标似乎都无懈可击；,2、组织内部资源的紧缺与竞争环境的压力，导致各部门之间沟通的代价日益增加；,3、组织所倡导和形成的文化氛围及职工的互动方式，决定了沟通效率的差别。在公司里，职工和中级主管花在内部沟通的时间大约占其工作时间的40%-50%，而对于高层主管，这个比率会更高。,22,为什么跨单位协调有难度,这是因为单位之间存在着利益的不同，加上不同单位属于不同的系统，单位的工作方式、工作习惯和单位的工作文化都有不同，所以单位之间的协调往往存在难度。,23,怎样做好单位部门之间的协调,秘书的协调内容,(1)计划协调。,(2)政策协调。,(3)事务协调。,24,怎样做好单位部门之间的协调,协调工作的原则,(1)从属原则。,(2)调查研究的原则。,(3)政策性原则。,(4)灵活性原则。,25,怎样做好单位部门之间的协调,秘书协调工作的艺术,(1)抓住时机。,(2)态度冷静。,(3)利用非制度因素。,(4)高超的语言艺术和灵活,的应变能力。,26,第四部分,协调中的说话技巧,27,三个不会讲话的秘书,案例分析,28,抓住交际的最初三分钟,人对陌生人的最有兴趣的注意就在于前三分钟，他会对你的外表、言谈作出一个初步的判断，而且人的直觉会告诉他，他是喜欢你还是不是。这就决定了，他是否会有兴趣在以后继续和你交往。也就是说这最初三分钟的印象在交际活动中至关重要。,29,平时做好语言储备,语言这个东西靠的是平时的积累，所以，秘书想要有很好地语言能力，一定要注意平时的积累工作。怎样做到语言的积累呢?主要是多读书，多看报，多和人沟通交流。同时还可以养成记日记，写随感的方法，因为文字表达能力的提高，能够帮助你提高口头语言能力。,30,选择合适的话题,合适的话题主要有：,1、谈话双方都很感兴趣的话题。,2、无伤大雅的闲谈话题。,3、有建设性的话题。,不合适的话题主要有以下几种类型：,1、有关谈话者自己的话题。,2、有关隐私的话题。,3、空泛话题，假话题。,31,学会挖掘话题,学会挖掘话题一是靠你平时的积累，到生活和书籍中去挖掘交谈的内容。二是靠你对对方的了解。如果你了解对方的兴趣、爱好、目前关心的重点，你就可以依据这些线索来挖掘话题了。,32,按照一定的顺序交谈,人们的交谈是按照一定的顺序进行的，不是想说什么就说什么，想什么时候说就什么时候说。交谈时谈者和听者双方互相配合才能使谈话顺利进行下去。,33,让说话具有说服力,使用简单的词汇和简短的句子。,避免使用不必要的词汇和说一些没有用的事。,说话要直截了当而且中肯。,不要夸口。,对待听众不可盛气凌人。,要为你的交谈对象提出最好地建议，不要为你自己提出最好地建议。,要坦率而开诚布公地回答所有问题。,34,纠正不好地交谈习惯,交谈时左顾右盼，显得注意力不集中。,对交谈另一方的话语不能很好地回应。,边想边说，在句子中间出现了不应有的停顿。,不停地讲，不出现任何停顿。,一边听一边想或演习该自己讲话时怎么说。,在交谈中抢话。,拼命写下谈话者所说的每一句话。,35,做一个成功的交谈者的原则,注意秘书形象,态度不卑不亢,求同存异,36,谢谢您的参与！,共好内训强效教材,Gung Ho !,共好集团,37,