工作分析与职务说明书

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,工作分析与职务说明书,2004-03-01,管理人员培训教材之十二,培人,训事,教助,材理,1,写,在,前,面,各位助理，大家好！,两年前，在各位的共同努力下，我们在短期内便完成了公司138个岗位的职务说明书。,正因为当时时间短，任务重，职务说明书在使用的两年中，我们不断发现很多不符合项，因此，现在，我们计划再用两个月时间进一步完善。下面，我讲一些具体的操作方法和基本要求，请大家遵照执行。,第,一,章,工,作,分,析,工作分析，是指根据工作内容，分析工作的性质、繁简难易、责任重轻，执行工作应具备的学识技能与经验，进而制定担任工作所必需的资格和条件。,在瞬息万变的工作环境中，一个适当的工作分析体系是至关重要的。新的工作不断产生，旧的工作要重新设计和改进。参考一份几年前所做的工作分析可能会得到不够确切的数据资料。但重要的是，工作分析可帮助组织察觉环境正发生变化这一事实。,（1）工,作,分,析,的,意,义,来自工作分析中的数据实际上对人力资源管理的每一方面都有影响。,工作分析资料的主要作用是在人力资源计划方面。,如果我们仅认识到一个公司将需要1000名新员工生产产品或提供服务以满足销售需要是远远不够的，我们还应知道，每项工作都需要不同的知识、技能和能力。,显然，有效的人力资源规划必须考虑到这些工作要求。,工,作,分,析,如果招聘者不清楚胜任某项工作所必须的资格，那么员工的招聘和选择将会漫无目的。如果缺少适时的工作说明和工作规范，就会在没有一个清楚的指导性文件的情况下去盲目招聘、选择员工，而这样做的结果将会导致人力资源的浪费与员工的大规模流失。,同时，工作规范中的信息在确定人力资源开发需求方面常常是很重要的。如果工作分析指出某项工作需要特殊的知识、技能或能力，而在该职位上的人又不具备所要求的条件，那么培训和开发可能就是必要的了。,工,作,分,析,在报酬方面，我们在用岗位薪资体现某项工作的价值之前，必须了解其自身的相对价值。相对来说，岗位职责越重要，我们就越有理由要求求职者具有更多的知识、技能和能力。,工作分析信息对员工和劳动关系也很重要。当考虑对员工进行提升、调动或降职的问题时，工作说明提供了一个比较员工才干的标准，通过工作分析获得的信息经常能导致更为客观的人力资源管理决策。,（2）工,作,分,析,的,目,的,通常情况下，工作分析的目的是为了解决以下6个重要的问题：,（1）员工应完成什么样的体力和脑力活动？,（2）工作将在什么时候完成？,（3）工作将在哪里完成？,（4）员工如何完成此项工作？,（5）为什么要完成此项工作？,（6）完成工作需要哪些条件？ 工作分析给出了一项工作的职责、与其他工作的关系、所需知识和技能以及完成这项工作所需的工作条件。,（3）工,作,分,析,的,作,用,工作分析是企业进行招聘、晋升和业绩考核、培训工作的基础，因此，它对企业有效地进行人力资源的开发与利用有着非常重要的作用：,1、 它为企业编制定员提供了科学的依据 。 有了工作分析作为基础，企业管理人员就可以明确什么地方需要什么样的人，需要多少人。这就为企业合理配备人力，协调班组及部门之间的关系，最终达到人员的优化组合打下基础。,工,作,分,析,2、它为企业聘用和考核员工提供了客观标准。企业在招聘员工时，可根据工作分析中所列示的完成工作所需要的技巧、知识和能力，对备选人员进行考核，在录用时可以减少主观成分，为职位申请人创造了一个公平竞争的环境。员工也可以根据不同岗位的要求找到适合自己的位置，使每个人都能充分施展其才华。同时，工作分析明确规定了各项工作的责、权、利，使考核工作更具体、合理、准确和客观，可减少员工的不满情绪，促使其提高工作效率。,工,作,分,析,3、它为确定员工的工资待遇和进行培训提供了客观依据 。由于工作分析明确了每项工作的内容、技术要求、所需知识、能力、责任等，从而知道完成该项工作需要的技术等级，责任大小，甚至所花的时间等，这就为企业合理、准确地确定员工的工资待遇提供了客观的依据。同时，工作分析中要求员工掌握的知识技能，也就是企业对员工进行培训的主要内容和任务。,工,作,分,析,4、有利于员工明确努力方向，改善企业内部的人际关系,由于工作任务是高层管理者设定的，而工作分析则清楚地表明了高层管理者认定的重要事项或方向，这样就会给员工明确暗示，什么最重要，何处需要努力。同时工作分析使员工的工作具体明确，职责分明，考核、奖惩、晋升有了科学的标准和依据，从而大大减少了企业员工之间，员工与各部门之间的矛盾和纠纷，改善了企业内部的人际关系，增强了企业的凝聚力。,（4）工,作,分,析,与,工,作,评,价,工作评价是把岗位工作根据其难易程度等因素评定等级，作为认定人员所需资格和支付薪水高低的依据。常用的有下列几种方法：,1. 排列定等法。是把各种工作就其工作说明表的叙述，作等级高低的排列，程度高的排列在上，程度低的排列在下，程度相等的并列，经排列后，可整理出高低前后顺序，每一序次为一个职等。这种方法的优点是简便易行，缺点是不够可靠，而且在排列时，对工作只作程度等级的区别，而未作性质的区别，因而效果不大。,工,作,分,析,2、因素分类法,运用这种方法的要点有三个：,（1） 选用若干因素（称分类因素）作为衡量职责程度的依据；,（2） 建立认定性质区分和程度区分的标准（称分类标准）；,（3） 把分类的工作说明表与既定标准相比较，以决定其所属性质和程度。,工,作,分,析,3、因素评分法,因素评分法有四个要点：,（1）选用若干评分因素作为衡量程度高低的依据；,（2)评分标准表，作为评定程度高低的标准；,（3）把工作说明表的内容和既定因素评分标准表相比较，按因素依次评定分数并算出总分；,（4）制定分数与职等换算表，根据工作所得评分换算为职等。,（5）工,作,分,析,的,内,容,工作分析的内容包括工作分析要素、工作说明、工作规范等三个部分，下面分别阐述。,1、工作分析要素。要进行工作分析，首先必须弄清该项工作有哪些要素构成？具体含义是什么？一般来说，工作分析包含的要素有七个：,（1）什么职位。工作分析首先要确定工作名称、职位。即在调查的基础上，根据工作性质、工作繁简难易、责任大小及资格等四个方面，确定各项工作名称，并进行归类。,工,作,分,析,（2）做什么。即应具体描述工作者所做的工作内容，在描述时应使用动词，如包装、装载、刨、磨、检测、修理等等。,（3）如何做。即根据工作内容和性质，确定完成该项工作的方法与步骤，这是决定工作完成效果的关键。,（4）为何做。即要说明工作的性质和重要性。,（5）何时完成。即完成工作的具体时间。,工,作,分,析,（6）为谁做。即该项工作的隶属关系，明确前后工作之间的联系及职责要求。,（7）需要何种技能。即完成该项工作所需要的工作技能。如口头沟通技能、迅速计算技能、组织分析技能、联络技能等等。,工,作,分,析,2、工作说明。工作说明是有关工作范围、任务、责任、方法、技能、工作环境、工作联系及所需要人员种类的详细描述。它的主要功能有：让员工了解工作的大致情况；建立了工作程序和工作标准；阐明了工作任务、责任与职权；有助于员工的聘用与考核、培训等。,编写工作说明时要注意：(1) 描述要具体化而非抽象化。(2)描述的句子要简明，内容不要过于繁杂，最好不超过三页。 (3)使用技术性术语时加以解释。,工,作,分,析,3、工作规范。为了使员工更详细地了解其工作的内容和要求，以便能顺利地进行工作，在实际工作中还需要比工作说明书更加详细的文字说明，规定执行一项工作的各项任务、程序以及所需的具体技能、知识及其他条件。为此，企业在工作分析的基础上，可设立“工作规范书”或将此项内容包括在工作手册、工作指南、作业指导书等之中。所谓工作规范就是指完成一项工作所需的技能、知识以及职责、程序的具体说明，它是工作分析结果的一个组成部分。,（6）实施,工作,分析的程序与方法,1、情报收集,收集情报首先要确定收集哪些情报。一般来说，工作分析应取得的情报类型如下：,(1)工作活动,岗位导向（完成什么，如何完成，为何要完成，何时完成） ；,工作活动或程序；,活动记录;,个人责任和义务。,工,作,分,析,（2)员工导向活动,工作中表现出来的人的行为（感觉、物理动作、信息交流） ;,基本的情感；,个人工作要求（精力花费）。,(3)机器、工具、设备和使用的工作辅助材料,工,作,分,析,(4)与工作有关的显性或隐性的东西：,程序运行所需的物质资料；,生产的产品；,生产所需的知识;,工作提供的劳务。,(5)工作表现：,工作测量（所花时间）；,工作标准；,误差分析；,其他方面。,工,作,分,析,(6)工作背景,物质的工作条件；,工程日程安排；,组织背景；,社会背景；,刺激（金钱的和非金钱的）。,(7)个人要求,与工作有关的知识、技能：教育、培训、工作经验等 ；,个人态度：志向、身体特征、个性、兴趣等。,工,作,分,析,2、确定情报的内容后，就要确定由谁来收集情报,一般来说，由人力资源部门的管理人员（人事专员或助理）在各级基层管理人员的协助下，共同负责情报的收集，同时，由任职者提供岗位情报。接着，就要确定收集情报的方法，一般情况下，岗位情报的收集方法有5种：,工,作,分,析,（1)面谈法。即通过与在岗人员会谈或召开岗位分析讨论会来收集情报。,（2）观察法。即由岗位分析者直接观察从业人员的工作收集情报的方法。,（3)问卷法。即用事先设计好的问卷，由在岗者或监督者或分析者填写的方法。,（4）自我记入法。即由在本岗者本人记入调查表的方法。,（5)实验法。根据动作研究和时间研究，使用记时表、胶卷等技术装置进行实验分析的方法。,工,作,分,析,3、确定工作性质,按照工作内容及完成工作所需要的知识、技能、经验，分析工作性质，确定各种岗位名称。,4、确定工作内容和程序,即分析各项工作的具体内容，完成该项工作的程序和方法及所需要的设备、工具等，从中可以看出不同工作的繁简难易程度，并依据不同程度区分为若干层次。,工,作,分,析,5.明确工作职责,根据某项工作的内容和程序，协调和管理下属的人数、工作的重要程度及对组织的影响，确定该项工作的责任大小和主要职责。,6.明确完成工作的学识、技能和经验等个人特征,即按照某项工作的性质、内容、职责来确定完成该项工作所需要的知识、技能、经验和个人特征等。,第,二,章,职,务,说,明,书,制定职务说明书是人事助理的主要工作之一。,职务说明书是用文件形式来表达的职务分析的结果，基本内容包括工作描述和任职者资格说明。工作描述一般用来表达工作内容、任务、职责、环境等，而任职者资格说明则用来表达任职者所需的资格要求，如技能、学历、训练、经验、体能等。,职务说明书主要由基本资料、工作描述、任职资格说明、工作环境四大部分组成：,（1）基,本,资,料,职务名称；,直接上级职位；, 所属部门；,工资等级；,工资水平；,所辖人员；,定员人数；,工作性质。,（2）,工,作,描,述,工作概要。用简练的语言说明工作的性质、中心任务和责任。,工作内容。a.各工作活动基本内容；b.各活动内容占工作时间的百分比；c.权限；d.执行依据；e.其他。,工作职责。逐项列出任职者的工作职责范围。,工作结果。说明任职者执行工作应产生的结果，能量化的指标一定要量化。,职,务,说,明,书,工作关系。包括：,a.工作受谁监督；,b.工作的下属；,c.职位的晋升、转换关系；,d.常与哪些职位发生联系。,工作人员运用的设备和信息说明。主要指所使用的设备名称和信息资料的形式。,（3）任,职,资,格,说,明,主要包括九个方面：,a.所需最低学历；,b.培训的内容和时间;,c.从事本岗位工作以及相关工作的年限和经验；,d.一般能力；,e.兴趣爱好；,f.个性特征；,g.职位所需的性别、年龄规定；,h.体能要求；,i.其他特殊要求。,（4）,工,作,环,境,工作场所。指在室内、室外还是其他特殊场所。,工作环境的危险性说明。指危险存在的概率大小、对人员可能造成伤害的程度、具体部位、已发生的记录、危险性造成原因等。,职业病。即从事本工作可能患上的职业病的性质说明及轻重程度表述。,职,务,说,明,书,工作时间要求，如正常工作时间、额外加班时间的估计等。,工作的均衡性，工作是否存在忙闲不均的现象及发生的频率。,工作环境的舒适程度。是否在恶劣的环境下工作，工作环境给人带来的愉快感如何。,注,意,事,项,（1）职务说明书的内容可依据职务分析的目标加以调整，内容可简可繁。,（2）职务说明书可以用表格形式表示，也可采用叙述型。但一般都应加注职务分析人员的姓名、人数栏目。,以上是我们进行工作分析的方法和工作说明书应包括的内容，请各位助理按上述要求不折不扣地完成！,谢谢大家！,