提升企业效能的核心竞争力——时间管理

按一下以編輯母片標題樣式,按一下以編輯母片,第二層,第三層,第四層,第五層,*,按一下以編輯母片標題樣式,按一下以編輯母片,第二層,第三層,第四層,第五層,*,提升企業效能的核心競爭力,時間管理,?,?,1,先談一個真實又寓言的現代故事,美國落磯山,-,東、西兩面山脈,羊,與,狼,!,競爭生存,的環境系統啟示,!,2,時間管理課程綱要說明,一,.,現代企業的九項管理,二,.,項目與管理的重要性,三,.,時間管理與管理時間,四,.,時間壓力與自我評測,五,.,時間與工資價值替換,六,.,四十項浪費時間原因,七,.,時間象限與自我診斷,八,.,時間管理三個成功點,九,.,時間管理的邏輯方法,十,.,時間管理的,20,種方法,十一,.,用數位做時間管理,十二,.,結語,3,一,.,現代企業的九項管理,4,企業核心競爭的九個項目管理,1.,範圍管理,scope,2.,風險管理,risk,3.,時間管理,time,4.,費用管理,cost,5.,人資管理,hr,6.,質量管理,quality,7.,信息交流管理,communication,8.,採購管理,procurement,9.,知識管理,km,5,時間管理,質量管理,採購管理,費用管理,風險管理,信息管理,範圍管理,知識管理,人資管理,6,二,.,項目與管理的重要性,7,顧,客,要,求,顧,客,滿,意,管理職責,管理職責,資源管理,測量分析改進,產品實現,產品,輸入,輸出,產品或服務持續改進,時間管理,8,1.,以顧客為關注焦點,2.,領導作用,3.,全員參與,4.,過程方法,5.,管理的系統方法,6.,持續改進,7.,基於事實的決策方法,8.,與供方互利的關係,IN,OUT,八項質量管理原則,時間管理,9,三,.,時間管理與管理時間,10,何謂時間管理,?,在一定的時間內,;,完成一定要做的事情!,1.,項目的定義,2.,活動的排序,3.,活動持續的時間計算,4.,時間管理進度表,5.,程序的控管,6.,補救的緊急計畫,11,讓我們抬起手問自己時間是啥,?,時間是生命,時間是金錢,時間是價值,時間是效果,時間是效率,時間是效能,12,時間,效果,確定期待的結果,效能,以最小代價或浪費,獲得最佳期待結果,效率,以最小代價或浪費,獲得預期結果,13,時間管理的目的性,時間是一種珍貴的資源,具有消失性與不可以追溯性,.,企業花費時間是一種有價值的投資,是成本費用,必須用創收回饋,.,因此,;,個人與企業必須做好時間管理,.,14,时间管理与项目生命周期,概念和建议,发展,执行,终止,验证,完成阶段,中间阶段,启动阶段,15,效果,效率,效能,時間,腦動力,體動力,?,?,16,請先回答兩個時間管理的問題,如果一個公司的金錢可以隨便花用,這個公司會怎麼樣,?,那麼,;,如果一個公司的時間隨便浪費掉了,這個公司會怎麼樣,?,請想一想,;,您最後一次審查您的時間分配,是在什麼時候,?,您有做時間分配的思考嗎,?,17,四,.,時間壓力與自我評測,評測時間為十五分鐘,請選擇,是,或,否,18,如果您回答第一部份總合結果為,:,00-05,個,【,是,】,-,您的個人效率是,80%,只要稍微調整一下就好了,.,05-15,個,【,是,】,-,您的個人效率是,65%,某些方面要進行大的調整,.,16-20,個,【,是,】,-,您的個人效率是,50%,您的潛力有一半還未發揮,.,21-40,個,【,是,】,-,您的個人效率是,20%,您準備怎麼辦呢,?,在第二部分如果您有,12,個,【,是,】,:,我們自己要反省一下對時間安排方面有何問題,?,19,五,.,時間與工資價值替換,20,企業缺乏時間管理的綜合現象,所有的事務總是在最後一分鐘趕進度,!,會議多如牛毛,會而不議,!,議而不決,!,決而不行,!,每天毫無所獲的打發浪費掉,!,會議變成領導者或是管理者的發表會,不聽職工的第一線聲音,!,對於大事情和小事情,採取同樣的處理和對待,!,大事情和小事情因為沒有優先等級,因為力量不集中,所以,;,大小事情都同樣的效率低落,!,21,時間是金錢,.,您的工資如何計算,?,月工資,1500,元,您每小時鐘工資是多少,?,1500,元,30,天,50,元,/,天,8,小時,6.25,元,/,時,.,1500,元,22,天,68,元,/,天,8,小時,8.52,元,/,時,您的小時工資,公司的,(,房租,.,水電,.,電話,.,文具,.,網絡,.,稅金,.,公關,.,折舊,.,分攤,.,午餐,.,飲水,.,管理等費用,),公司一小時約支付您,15-30,元,的,小時工資,.,22,領導者或是管理者要,管理時間,您作為領導者或是管理者,您對您的職工在時間運用上,滿意嗎,?,您給您的職工作了什麼管理時間的示範,?,權力來自責任,!,來自能力,!,您會管理時間嗎,?,23,主管及職工要,時間管理,如果每天,08:30,上班,您必須,07:00,出門,.,在交通途中,您做了什麼,?,想想,;,您進公司後,您做了什麼,?,您有記事本或是電子文檔管理時間與工作進度嗎,?,您有對時間管理做過建議嗎,?,24,六,.,四十項浪費時間原因,25,下面有,40,項浪費時間的原因,思考探索一下,您,?,是否有其中的錯誤行為,!,26,浪費時間,(,顯性與隱性,),的,40,項原因,01.,打進或打出的無謂電話,02.,打擾者,突然而來的訪問者,03.,預約與臨時的會議,04.,內部或外部的爭吵及發火,05.,缺乏目標,時間或優先計畫的事務,06.,個人的無序性,(,桌面或文檔混亂,),07.,無效率的代表或委託人,08.,無用的試驗或測試,27,浪費時間,(,顯性與隱性,),的,40,項原因,09.,同一時間有太多想法,嘗試太多,10.,對時間有不現實的期望值,11.,無效的通訊,(,網絡,電話,手機,傳真,),12.,下屬的訓練與發展不夠充分,13.,對事拖延,猶豫,歡喜做白日夢,14.,不會說“不”,15.,努力不夠徹底,或者是改變努力,16.,太重視細節,在枝微末節上計較,28,浪費時間,(,顯性與隱性,),的,40,項原因,17.,員工數額不足,員工工作不力,18.,內部或外部閒話太多,19.,缺少自律精神,20.,保持優越感,不信任他人,21.,錯誤的傾聽,22.,缺少正確的反饋,23.,個人問題,本位主義的爭執,24.,產生焦慮與恐慌性,29,浪費時間,(,顯性與隱性,),的,40,項原因,25.,執行不充分的計畫,錯誤變更計畫,26.,無謂或過多的等待,27.,記憶錯誤,28.,判斷的失誤,29.,對結果或行為的迷惑,30.,過於疲勞對事務產生討厭感,31.,責備無關事務的其他人員,32.,過多壓力產生緊張,30,浪費時間,(,顯性與隱性,),的,40,項原因,33.,使用不充分的工具及設備,34.,公司的策略錯誤,35.,不充分的登記系統產生錯誤,36.,閱讀過多的郵件或垃圾資料,37.,參與過多的外部活動,38.,對人,.,事,.,物不耐煩,草率,39.,先做了不應該做的事,40.,過度表現,爭取事務,影響效率,31,七,.,時間象限與自我診斷,32,急迫又重要的事,重要但不急迫的事,急迫但不重要的事,不急迫又不重要的事,1,2,3,4,時間管理的四個象限,33,時間管理的自我診斷,診斷自己的時間,(,自我紀錄留下痕跡,),分析無效的時間,(,執行重點結果掛帥,),排除浪費的時間,(,制度考核精算效益,),34,時間管理的不良徵兆及解決方案,同時進行許多方案,似乎都無法完成,顧慮其他事項,無法專心做手上事務,工作被中斷時會憤怒,每天感覺很累,事情做不完,休閒,運動都沒有時間,請把工作排好優先順序,只做必要且重要的事務,只專心做完一件事務,力求完整美好的做完手上事務,心動,-,不如行動,!,35,全面時間管理的具體工作,用權責劃分來消除時間浪費現象,為會議做好準備,工作負擔不要集中過重,要有監控工作進度的機制,根據事情的重要性分配時間,要有年,半年,季,月,週,日的工作計畫,使用數位網絡做時間分配與管理,36,八,.,時間管理三個成功點,37,目標與責任,邏輯與方法,組織與流程,企業時間管理成功的三個中心點,38,說說您,企業,和,個人,的目標與責任,願景,(vision),使命,(mission),目標,(glob),策略,(strategy),計畫,(plan),執行,(action),39,崗位責任制,業務流程化,企業職工時間管理的,組織與流程,40,談談您現在的企業組織架構,科層式組織,扁平化組織,矩陣式組織,蜂巢式組織,混合型組織,41,談談您現在的企業業務流程,有業務流程嗎,?,這個流程是誰定的,?,業務均照流程運作嗎,?,中間有困難點嗎,?,流程是否與知識管理系統結合,?,您滿意目前的流程嗎,?,42,九,.,時間管理的邏輯與方法,腦動力,需要,智慧,!,邏輯與方法,是智慧的,鑰匙,!,您,;,參考參考好嗎,?,43,Plan,計畫,Do,執行,Check,檢查,Action,再行動,美國管理學大師,-,戴明的,P.D.C.A,理論,FEEDBACK,44,自變項與依變項,(,因,.,果關係,),完成目標,起始作為,a,b,c,d,e,f,g,甲,乙,丙,丁,戊,己,庚,辛,A,B,C,時間管理的魚骨頭思維方式,45,思考,(,原因,),(,變項,),結果,有助時間管理的,4M與4P,4,M,Method,方法,Man,人員,Material,材料,Machine,機器,4,P,Policies,政策,Procedures,程序,People,人員,Plant,設備,魚骨頭圖的思考啟示,46,大衛,.,伊斯頓的系統圖,外環境,內環境,Demands,Think,Decisions,Supports,system,Actions,input,output,Feedback loop,47,開始,活動,B,活動,A,活動,D,活動,C,活動,E,結束,時間管理的網絡流程圖,反饋,48,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,ID,活動名稱,開始日期,持續時間,1,2,3,5,4,A,B,C,D,E,3/4,2,3/6,3,3/8,2,3/10,2,3/12,2,2003.3.2-2003.3.14,時間管理的甘特圖,(,橫道圖,),49,投入,產出,效益,20%,20%,20%,80%,80%,80%,80/20,法則節約時間管理,效果,利潤,成果,50,目的,兵力,時間,地點,手段,使命,狀況,分析,比較,結論,我國孫子兵法,爭取時間,的手段與方法,51,十,.20,種管理時間的方法,提供您作為參考,技巧存乎一心,端視如何運用,!,52,精準時間管理的,20,種方法,大學,:,大學之道,在明明德,在,親民,在止於,至善,.,知,止,而後有,定,定而後能,靜,靜而後能,安,安而後能,慮,慮而後能,得,物有,本末,事有,終始,知所,先後,則近,道,矣,!,西諺,:,SET,ING.,THINK,ING.,DO,ING.,53,精準時間管理的第,1,種方法,每天早上,6:30,起床,7:00,搭公車,8:30,上班,請問您做了什麼時間管理,?,張忠謀聽,BBC,新聞,.,閱讀,聽英語,激勵自己,思考本日工作的分配,執行與細節,.,54,精準時間管理的第,2,種方法,每日下午,5:30,下班,約晚間,7:00,返回住所,若預計晚間,11:00,睡眠,在這五個小時中,您做了什麼時間管理,?,車上聽英語,?,閱讀,?,檢討本日的時間分配與工作成果,?,訪友,?,約會,?,自我學習,?,55,精準時間管理的第,3,種方法,人必須勞動與學習才能有競爭力,必須有生涯規劃,才能循軌跡成功,不虛此生,!,您有長期,中期,短期,近期的生涯規劃嗎,?,有夢最美,希望相隨,!,掌控時間,追求成功,!,56,精準時間管理的第,4,種方法,仔細的想一想,您為何工作,?,在馬斯洛的需求理論中,您在那一層面,?,您有年度,?,半年,?,季,?,月,?,週,?,日,?,的工作計畫嗎,?,有目標才能計畫時間,才能管理時間,!,57,精準時間管理的第,5,種方法,要求自己要有計畫的使用時間,計畫必須與目標和結果掛勾,不會計畫時間的人,就是失敗的人,!,從現在開始,去實踐永遠不會嫌晚,!,58,精準時間管理的第,6,種方法,所訂定的目標,一定要明確,一定要具體,一定要有實現性,.,備多力分,要有核心,內圍,外圍,週邊的交友與處事分別,!,59,精準時間管理的第,7,種方法,去做一件事務,一定要有三先程序,(,重要急迫,急迫,重要,),要善用時間象限,.,以價值,收益,時效為考量的基準點,.,不要忘記長遠的佈局就在近程的累積中,!,60,精準時間管理的第,8,種方法,要有量化時間的分割能力,學會切割時間,學會切割自己的情緒,學會切割自己的心,!,了解見人說人話,見鬼說鬼話的精義,針對重點,分割使用時間,.,61,精準時間管理的第,9,種方法,採用光譜的高低頻率,確定每天要做事情的強弱度,明確輕重緩急,.,可以使用,的,7,分法,排好工作與時間的順序,.,62,精準時間管理的第,10,種方法,使用左,右手筆記登錄法,找出時間的爭取點,節約時間,.,左手,右手,1.2.3.4.5.6.7.8.,Why,What,When,Where,Who,how,5w,1h,63,精準時間管理的第,11,種方法,問一下自己,自己最佳的生理時鐘是在何時,?,您有沒有考慮,將自己最佳的時段,放在處理最佳的事務方面,?,請紀錄自己的生理情緒指標,您會找到最佳的自我,!,64,精準時間管理的第,12,種方法,做好的事情,!,比把事情做好更重要,!,領導是做對的事情,!,而管理是把事情做對,!,好的事情是有高效率的,!,而把事情做好,只是有效率的,!,65,精準時間管理的第,13,種方法,要使用排除法,來決定時間的運用,!,可以使用正面表列,或者是負面表列的方式,決定時間的使用順序,!,正面,:,什麼可以,!,負面,:,什麼不可以,!,66,精準時間管理的第,14,種方法,佔取具策略的有利位置,用策略來經營時間,而不是用時間來經營策略,!,常常想到,1.2.3.4.5.,因為它是一種順序的過程,!,67,精準時間管理的第,15,種方法,常常使用二分法的技巧,分析誰重誰輕,因為,:,事務是許多部分組成的,在分割評量中,取重中之重的做,!,記住,:,切開是為了整合,如果切開了無法整合,那就不要貿然行動,!,68,精準時間管理的第,16,種方法,一定要貫徹說,!,不只是要會說,;,更要身體力行,!,面子不是麵包,!,太多的面子,會讓您疲累不堪,而且毫無效率,!,69,精準時間管理的第,17,種方法,要有循環思考的空間,不要一成不變,!,無謂的嘗試是愚笨的,但是不嘗試,哪裡會有創新,如何抉擇,請用循環思考,!,70,精準時間管理的第,18,種方法,請善加利用他人的智慧,來節約時間,!,智慧人,-,利用團隊,!,聰明人,-,利用他人,!,庸才者,-,利用自己,!,這個條件請運用在時間管理上,有些人比自己會做的更好,!,71,精準時間管理的第,19,種方法,權力來自責任,責任來自能力,能力管理時間,!,逐級下授,分層負責,利用樹木的導管與篩管原理,做好時間的分層管理,!,72,精準時間管理的第,20,種方法,請善用數位化的資訊,用數位化來做時間的輔助管理工具,!,把事務簡單化,把時間簡單化,簡單的東西才有長遠的發展,!,觀察思考邏輯,要透視時間,!,要站在時間之外,!,73,十一,.,利用數位化的觀念做時間管理,如何,資源均衡,與,時差應用,74,資源均衡,時間是一種稀有的資源,利用數位化的輔助工具,主要是在項目進行時,把稀有的時間資源分配給最重要關鍵的線路上,因此需要一個精準的執行計畫與彈性的分配,使資源可以做準確的調度,在整個時間總量不改變的情況下,能夠均衡的使用分段的時間,如此才可以事半功倍,.,75,時差運用,時差度量,總時差,為活動的最晚與最早時間,在不影響總,時間前提下,允許活動時間所做的調整,.,自由時差,在不影響最後結果的時間下,對活動所,進行的時間調整與改變,.,76,時間分析技術的兩種方法,關鍵線路法,CPM,(,COMMUNICATION-PLAN-METHOD),根據活動的依賴關係,和確定的持續時間估算,計算項目的,最早開始,和,最晚結束,時間,及,差時,因此而決定關鍵線路,CPM,的核心是,計算時差,確定哪些進度安排靈活性是最小,!,計畫評審技術,PERT,(PLAN-ESTIMATE-REVIEW-TECHNOLOGY,),利用活動的邏輯關係,估計時間的,(,最樂觀值,)(,最可能值,)(,最延遲值,),將三值,加權平均,求出一個,時間的確定值,.,77,PERT ,活动工期的计算,每个活动的平均工期 =,（,乐观的+4(最可能的) + 悲观的,）,/6,每个活动的标准差,（,）,=,（,乐观的- 悲观的,）,/6,每个活动的方差,（,2,）,=,（,乐观的- 悲观的,）,/6）,2,78,PERT ,活动工期的计算,项目的工期：是关键路线上每个活动平均工期的和,项目的方差 ：是关键路线上每个活动方差的和；,项目的标准差：是项目方差的平方根；,79,标准差,正态曲线,项目平均工期,13.50,天,3个标准差内包含99.73%,从,10.3到16.7天,80,衛星遠程培訓的時間管理,南方衛星,公司,(,渠道,商,),與新加坡,華點通,公司,(,內容,商,),決定商用培訓頻道,02.4.19,正式開播,.,新加坡華點通公司面對,自我傳輸設施,講師,課程,市場,銷售,五類,在,02.2.19,啟動,!,您是華點通的總經理,如何規劃時間程序,?,81,美國生化基因公司,個案探討,主動積極管理協調建立超級價值網,82,對於必須,自行發明,透過,創新刺激成長,的公司來說,營運範疇的決定就特別重要,位於美國麻塞諸塞州,(,日內瓦設有總部,),的生化基因公司,從研發實驗室轉行為企業時,就面臨了,(,選擇營運範疇,),的急迫問題,本個案研究,即提共他卓越的決策,!,83,1978,年,由歐美生物學家在日內瓦,成立了,生化基因,研究室,(,公司,),企業宗旨是,-,利用人類基因,改變人體健康,!,1982,年,該公司發現,:,干擾素,(bate-1-a),人體自生蛋白質,可以阻止細胞分裂,協助免疫系統抵抗病毒,.,治療,多發性硬化症,(multiple sclerosis ,MS).,多發性硬化症,會,侵襲中央神經系統,全球,100,萬患者,.,1994,年,生化基因公司,通過三階段試驗結果,生產出,新藥,AVONEX,功能強及具有少的副作用,勝過,1993,年其他公司所生產的同質藥品,BERLEX,.,但是,;,生化基因公司當時總營收只有一億四千萬美元,總獲利率不佳,無法快速,有效生產與行銷,如果超過市場先機時效,同質藥品快速上市,就會失去,先期的高獲利率,請問您,?,生化基因公司該怎麼辦,?(,營運範疇如何決定,?),84,競爭對手背景分析,同質性藥品,berlex(,貝力斯,),是由,CHIRON(,開隆,),公司生產,副作用高,療效慢,在,1993,年快速批准生產上市後,生產雖然不充分,只能提供市場,1/4,病患使用,但是,;,市場佔有率是,100%,為了分配市場,CHIRON,公司採取,(,醫生,),(,病患,),抽籤分配制,造成醫生與病患忿忿不平,該公司完全量產,要到,1995,年底,.,請問,:,開隆公司的優缺點,?,請說明,:,對生化基因公司的啟示,?,您如果是生化基因公司老總,?,該如何,?,85,生化基因公司價值網小組做法,:,大量生產新藥,藥品配置必須乾燥冷凍,保持低溫,包裝及貼標籤,(,含內部包裝,),配送給零售商,醫生和病患,售後合作與後續銷售,您答對了嗎,?,86,生化基因公司價值網運作,:,藥品配置,:,賓凡尼實驗公司,為合作夥伴,該公司與幾家大藥廠有合作生產協議,.,包裝和標籤,:,與,包裝協調公司,合作,機器新的小型公司,.,儲存和配送,:,與,生技公司安進配送中心,合作,該中心離機場和,優比速,公司很近,冷凍分裝設備新穎,有自動每小時監測溫度紀錄,.,您認為生化基因公司還有哪些要做呢,?,87,以,客,為,尊,.,增加,附加價值,.,與病患合作,:,組織病患協會,全美巡迴講解服務,派出客服員到府說明,將稀釋劑,注射針,酒精棉,繃帶,處方簽中入便利包,.,擴大服務組織,形成病患社群,建立中程度與品牌,對病患建議積極改進,與醫生合作,:,與醫生溝通藥品適用性,提供醫生方便的說明書,聽取醫生的建議並改進,巡迴醫院做深度服務,辦理醫學討論會,簡化付款手續,免到保險公司辦理退費,視醫生為客戶,88,美國醫藥報導說,:,A,V,O,N,E,X,在衛生部核准的,35,個小時內完成大量的生產,並在全美各地及藥房上架,這一種充分的準備工作,精細的執行流程,以,15,分鐘為一個生產,配送的計算工序,他是一種戰略佈局,更是一種策略運用,他發揮了價值網的優秀成果,提供企業無與倫比的經驗,而其以客為尊,增加經濟附加價值的成功,可以提供任何企業做為範本,.,89,個案分組討論,請說出,:,生化基因公司價值網對我們的啟示,每一小組,10,分鐘,90,生化基因公司,給我們的啟示,01,.,決定哪些事情自己做,!,02,.,找出有能力支持價值網的合作夥伴,!,03,.,選擇合適有效率,也有價值網的合作夥伴,!,04,.,確保合作關係的落實,!,05,.,以客為先,!,06,.,緊密的合作,!,07,.,反應敏捷,!,08,.,高度彈性,!,09,.,迅速移動,!,10,.,持續數位化,!,91,十二,.,結語,92,時間管理與,6Q,93,組織的老化與衰敗,(,水煮青蛙,),94,六個,Q,的哲學思考,IQ,智商,LQ,感情,.,生活,學習,.,智商,AQ,逆境智商,MQ,美德智商,BQ,創意智商,EQ,情緒智商,95,I,NTELLIGENCE,Q,UOTIENT,IQ,智商,知識,經驗,反應,96,E,MOTIONAL,Q,UOTIENT,EQ,情緒智商,定,安,慮,靜,得,97,B,UDDHA,Q,UOTIENT,BQ,靈性智商,學習,冥想,暗喻,98,L,OVE.,L,IFE.,L,EARNING.,LQ,感情,.,生活,.,學習,.,智商,慈悲,寬容,佈施,愛語,盤涅,尊敬,99,A,DVERSITY,Q,UOTIENT,AQ,逆境智商,修身,齊家,治國,平天下,健康,快樂,毅力,100,M,ORALITY,Q,UOTIENT,MQ,美德智商,謙受益,如雞,孵卵,如爐,煉丹,滿招損,101,精準時間管理的核心概念,精,神,氣,102,