基_主管的基本技能和要求

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,立木取信 言行一致,基层主管的基本技能和要求,时间：2002/8/A,立木取信 言行一致,主要内容,前言,工作前先装备好你的思考能力,了解你的职务,完成你的指派工作,如何进行你的工作,基层主管的四大职责,基层主管的基础守则,有效的报告方法,结语知己、知彼、整合,一 前言,二 工作前先装备好你的思考能力,以科学方式进行工作,明确你的工作目标,收集事实资料,依事实做判断,计划,执行,检讨,秉持强烈的目的意识及问题意识,任何小事都不要疏忽了创意,三 了解你的职务,对自己的职务充分了解,责任,权限,义务,了解你工作的前手与后手,四 完成你的指派工作1,命令接受方法,主管呼叫你的名字时,用有朝气的声音立刻回答,不要闷声不响地走向主管,不要用“做什么”、“什么事”等同辈团体的用语回答,带着你的记事本，以便随时记下主管的指示,四 完成你的指派工作2,命令接受方法,记下主管交办事项的重点,MEMO具有核对功能,日后工作进行中，可根据Memo记录主管所提示的注意事项、协调事项，检查你工作状况,可避免日后如“没有交待”、“没听到”等纷争发生,四 完成你的指派工作3,命令接受方法,理解命令的内容,不清楚的地方，询问清楚为止,尽量以具体化的方式，向主管确认命令内容,要让主管把话讲完，再提出意见或疑问,6W,What指要做的是什么及描述达成命令事项后的状态,When指什么时候要完成，工作允许的期间或什么时候要完成那一部分的工作,Where泛指各项活动发生的场所,Who指完成命令要接触或关连到的对象，如担当者、责任者、参与者,Why指理由、目的、根据、Why能让我们更能洞悉我们为什么这样做而不要那样做,Which指各种选择可能及优先顺位，Which能让我们思考保持更多弹性，同时也让我们知道什么事情可以选择，也提醒我们必须决定我们的选择,3H,How指方法、手段、如何做,How many指需要多大、多少，以计量方式，让事情更具体化,How much指预算、费用,五 如何进行你的工作,了解二个类型的工作目标,应达成状态的工作目标,应达成状态的目标，是指维持公司营运或达成公司的年度经营目标，企业内的各个员工必须完成的目标。,五 如何进行你的工作,解决问题的工作目标,解决问题的目标是指我们在工作上碰到问题发生，使我们的目标与现状产生差距、或和我们的预想与期望不一样，因此必须采取一些解决问题的手段去克服问题，使问题消失不再发生。,评估问题性质的两个步骤,问题的优先顺位,紧急性不管问题的大小，必须立刻解决,重要性一些重要的问题，未必是很紧急的,妥当性指解决问题的目标本身是否妥当,区分问题的类别,发生型问题指现状与目标或标准已发生差距,谋求改善型问题是指现有的目标或标准往上提升,潜在型问题是我们预测未来环境的更动，可能会带给我们那些问题,面对目标的态度,以PDCA完成达成目标的手顺,PDCA,A,P,C,D,A,P,C,D,A,P,C,D,改善后的水准,水准提升,水准提升,目前的水准,程序化,在做计划时，若能把握住工作的顺序、步骤，相信你对你的工作能做出有效率的计划，这种依工作的顺序、步骤做成的计划，谓之程序化,程序化计划的五个步骤,Why明确了解工作进行的目的及理由，为什么要做?,What确定要做哪些事项?,Who谁来做?明确责任者及协助者,When什么时候完成?,How to明确如何进行及进行的顺序步骤?,以问题解决程序,找出问题的真正原因,找出解决问题的重点对策,订出问题解决的行动计划,问题解决的九个步骤,1. 明确的目标、标准,知道自己想要达成的目的或状态，你才能发现有什么问题,2. 发现问题点,积极地秉持你的问题意识及改善意识,掌握现状、调查现状、密切注意现状、随时注意可能的问题点,特别问题的种类：如与目标、标准规格的差异，策略执行不能达到预期的效果，外在环境变化所引起的,问题解决的九个步骤,3. 要因分析,辨别问题的现象与产生现象的原因,针对问题点，找出真正的原因,整理归纳各项原因,找出几项最重要的原因,问题解决的九个步骤,4. 确定要解决的问题,根据要因分析，发现要解决的课题很多，如无法同时解决，就要选出几项重要的课题解决,有些要因来自客观的环境，不是凭自己主观的力量就能消除要因，例如：汇率、利率、关税的变动。,问题解决的九个步骤,5. 拟定对策,思考出针对要因的解决问题点的对策,针对客观环境产生的要因，找出减低影响或规避的方法,提出多项对策，以便选择最适合的因应之道,问题解决的九个步骤,6. 做出行动计划,明确作业项目、担当者期限及行动进行的顺序,7. 执行行动计划,注意执行时，是否确实依据行动计划的内容进行,随时了解实施的状况,问题解决的九个步骤,8. 效果确认,调查执行的结果，是否能有效地将问题解决,若问题仍无法解决，要调查执行行动计划是否有偏差,9. 标准化,订定标准化作业的方式，要能简单、浅显易懂，每个人都能够实施,宣导标准化作业方式，让每个人都能遵守,六 基层主管的四大职责,执行任务,品质管理,交期管理,成本管理,生产管理,安全管理,士气管理,六 基层主管的四大职责,改善问题,做好人际,培育部属,七 基层主管的基础守则,比上司期待的工作成果做得好,一定在指定的期限完成工作,工作时间集中精神，专心工作,七 基层主管的基础守则,懂得提升工作效能与效率的方法,依工作的重要性，决定完成工作的优先顺序,依工作的重要性，决定投入工作的时间,同性质、同种类、类似性高的工作分门别类进行,不断思考是否更有效率的工作方法,请教有经验的老前辈,备齐以往的做法、相关资料、相关的讯息，当做工作的参考,随时订出完成工作的期限,准备好必要的工具、材料、器材,避免用过大的手段，达成较小的目的造成浪费,避免用过小的手段，达成较大的目的螳臂挡车,七 基层主管的基础守则,要有防止错误的警觉心,使用一些未经确认的资讯,工作上的专业知识或技巧不充分,疲倦、不能集中心力,情绪低潮、不稳定,连络错误、协调不足,把一知半解当做全部知道,不注意、草率、马虎,成见、专断,无责任感、推脱责任,不遵守作业规定,七 基层主管的基础守则,做好整理、整顿、清洁,秉持工作的改善意识,简单化,代替化,统合化,分散化,废止化,七 基层主管的基础守则,养成节省费用的习惯,合理的使用电话,有效率的使用办公用具及事务机器,节省电费、水费,不要不当加班,做好避免不良品的措施,做好机械、维护，并正常操作机器,做好预算、控制预算,要有成本意识,爱惜公司的资产,八 有效的报告方法,报告的对象,报告的时机,做好计划时,中间报告,紧急报告,工作完成时,八 有效的报告方法,报告的原则,口头报告原则,先说结论a.结论 b.经过 c.理由,简洁、正确,事实与主观的感想、臆测需区别,不要遗漏重点,成功、失败都要明言,八 有效的报告方法,报告的原则,书面报告的原则,遣词用语要简单易懂,标题清楚,尽量用图表、数字说明,报告顺序要合逻辑,利用添附资料说明,九 结语知己、知彼、整合,信赖你的部属,相信自己有无限的潜能,显露你的企图心,支持上司或组织所订目标,订定目标，应就部属能力、水准与达成任务的难易度做合理公平的考量,因人而有不同的激励方式,容许无心、隐恶扬善,十 附件,科学的步骤进行工作,彻底完成职务的CHECK POINTS,接受命令的CHECK POINTS,工作进行的CHECK POINTS,工作程序化计划表,问题解决九步骤,防止不良现象的查核要点一览表,生产作业现场巡查表,向主管报告的CHECK POINTS,