第五章管理信息系统的系统分析

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第六章 管理信息系统的系统分析,主要内容：,可行性分析和详细调查概述,管理业务调查,3.,数据流程调查,数据字典,描述处理逻辑的工具,系统化分析,研究和确定管理模型,提出新系统的逻辑方案,1,本节内容：,1.1,可行性分析的任务和内容,1.2,可行性分析报告,1.3,详细调查,的目的,、原则,1,可行性分析和详细调查概述,2,1.1 可行性分析的任务和内容,可行性分析的任务：,明确开发应用项目的必要性和可行性,必要性来自实现开发任务的迫切性。,可行性则取决于实现应用系统的资源和条件。,可行性分析的内容：,管理上的可行性,指管理人员对开发应用项目的态度和管理方面的条件。,技术上的可行性,分析当前的软、硬件技术能否满足对系统提出的要求以及开发人员的水平。,经济上的可行性,预估费用支出和对项目的经济效益进行评价。,3,1.2,可行性分析的报告,可行性分析报告：,描述可行性分析的结果,内容包括：,系统简述,;,项目的目标,;,所需资源、预算和期望效益,;,对项目可行性的结论。,可行性分析结论应明确指出以下内容之一：,(1),可以立即开发；,(2),改进原系统；,(3),目前不可行，或需推迟到某些条件具备以后再进行。,4,1.3,详细调查目的、原则,详细调查的对象,:,现行系统（包括手工系统和管理信息系统）,详细调查的目的,:,完整地掌握现行系统的现状，发现问题和薄弱环节，收集资料，为下一步的系统化分析和提出新系统的逻辑设计做好准备。,详细调查的原则：,应遵循用户参与的原则,5,1.3,详细调查目的、原则,调查的方法：,开调查会,访问,发调查表,参加业务实践,详细调查的主要内容：,管理业务调查,数据流程调查,6,2,管理业务调查,开发和建立管理信息系统的根本目的在于提高管理水平。,管理系统是信息系统的环境。,环境指不包括在本系统之中但又对本系统产生较大影响的因素的集合。,计算机的信息系统的环境就是管理系统，它的输入来自环境，输出则交付环境。,7,2,管理业务调查,本节内容：,2.1,组织结构调查,2.2,管理功能调查,2.3,管理业务流程的调查,8,2.1,组织结构调查,厂长,计划调度组,计划科,生产部,财务部,供销科,计划组,统计组,统计组,外协组,成本组,会计组,出纳组,供应组,销售组,仓,库,图,6.1,组织结构图,组织结构，指的是一个组织（部门、企业、车间、科室等）的组成以及这些组成部分之间的隶属关系或管理与被管理的关系，通常可用组织结构图来表示，如下图所示,9,2.2,管理功能调查,为了实现系统的目标，系统必须具有各种功能。,功能，指的是完成某项工作的能力。,调查中可以,用功能层次图,来描述从系统目标到各项功能的层次关系 。,10,2.2,管理功能调查,销售系统管理,销售计划管理,合同管理,销售核算与统计,成品库管理,市场预测,销售历史资料管理,编制年度销售大纲,编制销售计划,合同有效性审查,合同执行情况分析,合同登记和变更,销售收入核算,销售利润核算,销售统计分析,出入库管理,库存统计,市场预测,市场分析,管理功能图,11,2.3,管理业务流程的调查,调查管理业务流程应顺着原系统信息流动的过程逐步地进行，内容包括：,各环节的处理业务,信息来源,处理方法,计算方法,信息流经去向,提供信息的时间和形态（报告、单据、屏幕显示等）。,描述管理业务流程的图有：,管理业务流程图,表格分配图,12,2.3,管理业务流程的调查,管理业务流程图的涵义：,管理业务流程图是一种描述系统内各单位、人员之间业务关系、作业顺序和管理信息流向的图表,管理业务流程的用途：,利用它可以帮助分析人员找出业务流程中的不合理的流向。,表格分配图：,表格分配图可帮助分析员表示出系统中各种单据和报告都与哪些部门发生业务关系。,13,2.3,管理业务流程的调查,某,企,业,物,资,管,理,业,务,流,程,图,14,2.3,管理业务流程的调查,表格分配图,15,3,数据流程调查,本节内容：,3.1,数据流程调查,3.2,数据流程图及其绘制用符号,3.3,数据流程图实例,3.4,绘制数据流程图的方法,16,3.1,数据流程调查,数据流程调查的内容：,收集原系统全部输入单据、输出报表和数据存储介质的典型格式；,弄清各环节上的处理方法和计算方法；,在上述各种单据、报表、账本的典型样品上或用附页注明制作单位、报送单位、存放地点、发生频度（如每月制作几张）、发生的高峰时间及发生量等。,在上述各种单据、报表、账册的典型样品上注明各项数据的类型（数字、字符）、长度、取值范围（指最大值和最小值）。,数据流程调查的作用：,绘制出原系统的数据流程图,17,3.2,数据流程图及其绘制用符号,数据流程图的涵义：,数据流程图是一种能全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具，它可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动、处理和存储情况。,数据流程图的特征：,抽象性和概括性。,抽象性表现在它完全舍去了具体的物质，只剩下数据的流动、加工处理和存储。,概括性表现在它可以把信息中的各种,不同业务处理过程联系起来，形成一个整体。,18,3.2,数据流程图及其绘制用符号,外部实体,指本系统之外的人或单位，它们和本系统有信息传递关系。,数据流,表示流动着的数据，它可以是一项数据，也可以是一组数据（如扣款数据文件、订货单等），也可用来表示数据文件的存储操作。,处理，又称功能,，它用一个长方形来表示处理逻辑。,数据存储,指通过数据文件、文件夹或账本等存储数据，用一个右边 开口的长方形条表示。,数据流程图,19,3.3,数据流程图实例,厂办,统计表,销售统计,用户,合同,合同,登记处理,合同,合同台账,销售数据,合同执行登记,合同执行数据,销售分配处理,库存台账,车间,入库单,入库处理,入库数据,出库数据,查,询,查,询,出库处理,发货处理,发货通知,出,库,单,出,库,单,财务科,成品销售管理数据流程图,20,3.4,绘制数据流程图的方法,数据流程图的绘制步骤：,数据流程图是分层次的，绘制时采取自顶向下逐层分解的办法。,首先画出顶层（第一层）数据流程图。顶层数据流程图只有一张，它说明了系统的总的处理功能、输入和输出。,下一步是对项层数据流程图中的“处理”进行分解，也就是将“销售处理”分解为更多的“处理”。,21,3.4,绘制数据流程图的方法,P 2.2,开发货票,P 2.3,开付款,通知单,订货单存档,等有货再发货订货单,待付款订货单,P 2.1,判定订货,处理方式,P2(,订货单,),P3(,订货单,),P1(,订货单,),订货单,财务科,发货票,订货单,仓库,库存帐,信用手册,付款 通知单,发货票,发货票,用户,销售处理的第二层数据流程图,22,4,数据字典,本节内容：,4.1,数据项的定义,4.2,数据结构的定义,4.3,数据流的定义,4.4,处理逻辑的定义,4.5,数据存储的定义,4.6,外部实体的定义,23,4.1,数据项的定义,数据项又称数据元素，是数据的最小单位。,分析数据特性应从静态和动态两个方面去进行。,在数据字典中，仅定义数据的静态特性，具体包括：,数据项的名称、编号、别名和简述；,数据项的长度；,数据项的取值范围；,24,4.1,数据项的定义,数据项定义,数据项编号,:,I02-01,数据项名称,:,材料编号,别 名,:,材料编码,简 述,:,某种材料的代码,类型及宽度,:,字符型，,4,位,取值范围,:,00019999,25,4.2,数据结构的定义,数据结构：,数据结构描述某些数据项之间的关系。,数据结构的构成：,可以由若干个数据项组成,可以由若干个数据结构组成,可以由若干个数据项和数据结构组成,数据字典中对数据结构的定义包括以下内容：,数据结构的名称和编号,简述,数据结构的组成,26,4.2,数据结构的定义,DS03-01:,用户订货单,DS03-02:,订货单标识,DS03-03:,用户情况,DS03-04:,配件情况,I1:,订货单编号,I3:,用户代码,I10:,配件代码,I2:,日期,I4:,用户名称,I11:,配件名称,I5:,用户地址,I12:,配件规格,I6:,用户姓名,I13:,订货数量,I7:,电话,I8:,开户银行,I9:,账号,用户订货单的数据结构,27,4.2,数据结构的定义,如果是一个简单的数据结构，只要列出它所包含的数据项。,如果是一个嵌套的数据结构（即数据结构中包含数据结构），则需列出它所包含的数据结构的名称，。,数据结构定义,数据结构编号 :,DS03-01,数据结构名称,:,用户订货单,简 述,:,用户所填用户情况及订货要求等信息,数据结构组成,:,DS03-02 + DS03-03 + DS03-04,28,4.3,数据流的定义,数据流由一个或一组固定的数据项或数据结构组成。,数据流定义,数据流编号：,F03-08,数据流名称：,领料单,简,述：,车间开出的领料单,数据流来源：,车间,数据流去向：,发料处理模块,数据流组成：,材料编号材料名称领用数量,日期领用单位,数据 流 量：,10份/时,高峰 流 量：,20份/时（上午9:00-11:00）,29,4.4,处理逻辑的定义,处理逻辑的定义仅对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明。,数据流定义,处理逻辑编号：,P02-03,处理逻辑名称：,计算电费,简述：,计算应交纳的电费,输入的数据流：,数据流电费价格，来源于数据存贮文件价格表；数据流用电,量、用户名和用户类别，来源于处理逻辑“读电表数字处理”,和数据存贮“用户文件”。,处理：,根据数据流“用电量”和“用户名”，检索用户文件，确定该用,户类别；再根据已确定的该用户类别，检索数据存贮价格表,文件，以确定该用户的收费标准，得到单价；用单价和用电,量相乘得该用户应交纳的电费。,输出的数据流：,数据流“电费”一是去外部项用户，二是写入数据存贮用户电,费账目文件。,处 理 频 率 ：,对每个用户每月处理一次。,30,4.5,数据存储的定义,数据存储是数据结构保存的场所，它在数据字典中只描述数据的逻辑存储结构，而不涉及它的物理组织。,数据存储定义,数据存储编号：,F03-08,数据存储名称：,库存帐,简述：,存放配件的库存量和单价,数据存储组成：,配件编号配件名称单价,库存量备注,关 键 字：,配件编号,相关联的处理：,P02，P03,31,4.6,外部实体的定义,外部实体定义包括：外部实体编号、名称、简述、及有关数据流的输入和输出。,外部实体的定义,外部实体编号：,S03-01,外部实体名称：,用户,简 述：,购置本单位配件的用户,输入的数据流：,D03-06,，,D03-08,输出的数据流：,D03-01,32,4,数据字典,编写数据字典是系统开发的一项重要的基础工作。一旦建立，并按编号排序之后，就是一本可供查阅的关于数据的字典，从系统分析一直到系统设计和实施都要使用它。,在数据字典的建立、修正和补充过程中，始终要注意保证数据的一致性和完整性。,数据字典可以用人工建立卡片的办法来管理，也可存储在计算中用一个数据字典软件来管理。,33,5,描述处理逻辑的工具,本节内容：,5.1,决策树（又称判断树）,5.2,决策表（又称判断表）,5.3,结构英语表示法,34,5.1,决策树,库存量,欠款时间,30,天,100,天, 30,天,100,天,需求量,需求量,库存量,库存量,库存量,先按库存发货，进货后再补发,先付款，再发货,立即发货,不发货,通知先付欠款,决策,树比较直观，容易理解。,条件多时，不容易清楚地表达出整个判别过程。,35,5.2,决策表,决策规则号,1,2,3,4,5,6,条 件,欠款时间,30,天,Y,Y,N,N,N,N,欠款时间,100,天,N,N,Y,Y,N,N,需求量库存量,Y,N,Y,N,Y,N,应采取的行动,立即发货,先按库存量发货,进货后再补发,先付款,再发货,不发货,要求先付欠款,决策表是采用表格方式来描述处理逻辑的一种工具，,决策表可以清晰地表达条件、决策规则和应采取的行动之间逻辑关系不直观,36,5.3,结构英语表示法,这是一种模仿计算机语方的处理逻辑描述方法。它使用了由,IF,、,THEN,、,ELSE,等词组成的规范化语言。,IF,欠款时间,30,天,IF,需要量库存量,THEN,立即发货,ELSE,先按库存量发货，进货后再补发,ELSE,IF,欠款时间,100,天,IF,需求量库存量,THEN,先付款再发货,ELSE,不发货,ELSE,要求先付欠款,_,易于计算机中的实现,不很直观,37,6,系统化分析,本节内容：,6.1,分析系统目标,6.2,分析业务流程,6.3,数据的汇总和分析,6.4,分析数据流程,6.5,功能分析和划分子系统,6.6,数据存储分析,6.7,数据查询要求分析,6.8,数据的输入输出分析,6.9,确定新系统的数据处理方式,38,6.1,分析系统目标,根据详细调查对可行性分析报告中提出的系统目标作再次考察，对项目的可行性和必要性进行重新考虑，并根据对系统建设的环境和条件的调查修正系统目标，使系统目标适应组织的管理需求和战略目标。由于系统目标对系统建设具有举足轻重的意义，必须经过仔细论证才能修改。,39,6.2,分析业务流程,由于系统中存在问题，对现有业务流程进行分析的基础上进行业务流程重组，产生新的更为合理的业务流程。系统中存在的问题可能是：,管理思想和方法落后,业务流程不尽合理,管理信息系统的建设为优化原业务流程提供了新的可能性,工厂仓库由管理人员凭印象确定订货量,根据各种备件的库存量和订货点来确定订货量,业务流 程重组,40,6.2,分析业务流程,业务流程分析过程包括以下内容：,对原有流程进行分析。,分析原有业务流程的各处理过程是否具有存在的价值，其中哪些过程可以删除或合并，哪些不尽合理，可以进行改进或优化。,优化业务流程。,原有业务流程中哪些过程存在冗余信息处理，可以按计算机信息处理的要求进行优化，流程的优化可以带来什么好处。,确定新的业务流程。,确定新系统的人机界面。,41,6.3,数据的汇总和分析,数据的汇总和分析是以后建立数据库系统和设计功能模块处理过程的基础。,调查数据的汇总和分析,数据分类,数据整理,数据分析,数据的属性分析,数据的静态特性分析,数据的动态特性分析,42,6.3,数据的汇总和分析,数据分类,调查数据需按以下三类分类：,系统的输入数据类,主要是报上来的报表,系统的输出数据类,主要是各种台账和文挡,本系统产生的数据类,主要指系统运行中生成的报表,43,6.3,数据的汇总和分析,数据整理,数据整理的步骤,：,首先应对每项数据按业务过程进行分类编码,弄清数据项的字长和精度,从业务最终报表的最终输出数据开始，找出表中每一项数据的来源,找出其来源的来源，一直找到其原始数据、原始统计数据或原始凭证,44,6.3,数据的汇总和分析,数据分析,数据的正确性分析：,对数据进行正确性分析可采用前面第五章阐述过的,U/C,矩阵来进行。,具体是用,U/C,矩阵的横座标表示各数据类，用,U/C,矩阵的纵座标表示各业务过程类，如果用,Xi,表示各数据类，用,Yi,表示各业务过程类，则,Xi,和,Yi,之间的关系就表示了数据和业务过程之间的关系。关系有两种：,某数据类由某业务过程建立，用,C,（,Create,）表示，,某业务过程使用了某类数据，用,U(Use),表示。,45,6.3,数据的汇总和分析,数据分析,数据的正确性分析：,在,U/C,矩阵的每一列中，只应出现一个,C,，否则就是发生了错误。出错的原因可能有两个：,数据整理中有错；,数据类可能划分得太粗，需要进一步细分,如果列中没有一个,C,也是错误的。,在,U/C,矩阵中还不应出现空行和空列，否则说明：,在建立,U/C,矩阵的过程中丢失了某些数据联系,划分了多余的业务过程或数据类,46,6.3,数据的汇总和分析,数据分析,数据的属性分析：,数据用属性的名和属性的值来描述事物某方面的特征。一个事物的特征可能表现在各个方面，需要用多个属性的名和其相应的值来描述。,属性名,属性值,姓名,黄之清,性别,男,年龄,54,基本工资,800,职工属性表,47,6.3,数据的汇总和分析,数据分析,数据的属性分析：,数据属性分析包括静态特性分析和动态特性分析两部分。,数据的静态特性分析,指分析数据的类型（字符型、数据型、日期型等）,数据的长度（位数、小数位数）,取值范围（最大值、最小值）,发生的业务量（如每天发生几笔）,48,6.3,数据的汇总和分析,数据分析,数据的动态特性分析,数据的属性按动态特性可以分为以下三类：,固定值属性：,具有固定值属性的数据，其值基本上固定不变。例如：,成本系统中的定额材料消耗量，工资系统中的职工姓名和应得工资等。,固定个体变动属性：,这类数据项，对总体来说具有相对固定的个体集，但其值是变动的属性。例如：,工资系统中，电费扣款一项，被扣款人员变动不大，但每人被扣电费则每月都在变化。,随机变动属性：,这种数据项，其个体是随机出现的，值也是变动的。例如：,工资系统中的病事假扣款。,49,6.4,分析数据流程,数据流程是系统中的信息处理的方法和过程的统一。,数据流程的分析和优化一直是系统分析的重要内容。,数据流程分析包括以下内容：,对原有数据流程的分析。,优化数据流程。,确定新的数据流程，画出新的数据流程图。,新系统的人机界面。,50,6.5,功能分析和划分子系统,功能分析：,目标和功能的关系如下图所示。目标可看作是系统，第二层的功能可看作是子系统，再下面就是各项更具体的功能。,目,标,A,功能,B,功能,E,功能,a1,功能,a2,功能,A3,功能,目标和功能的关系,51,6.5,功能分析和划分子系统,划分子系统：,把系统划分为子系统可以大大简化设计工作，因为划分以后，只要子系统之间的接口关系明确，每一子系统的设计、调试，基本上可以互不干扰地各自相对独立地进行,对于大系统来说，划分子系统的工作应在系统规划阶段进行常用的是,u/c,矩阵。,划分子系统的下一步工作是确定各子系统的目标和下属功能。,52,6.6,数据存储分析,数据存储分析是数据库设计在系统分析阶段要做的工作，其内容：,首先是分析用户要求,也就是调查清楚用户希望从管理信息系统中得到那些有用信息。,然后通过综合抽象,用适当的工具,(,如,E-R,图等,),进行描述。因为这是从用户角度看到的数据库，所以称之为数据库的概念模型。,53,6.7,数据查询要求分析,通过调查和分析，将用户需要查询的问题列出清单或绘出查询方式示意图,选择单位,选择时间,选择时间,显示有关单位数据,图形显示,显示该单位、该时间的指标,排序,按时间,排序,数据,显示,图形,显示,显示升降,值、比率,比较,一个单位,所有单位,一个以上时间,查询方式,按大小,排序,数据,显示,图形,显示,图形显示,直方图,百分图,折线图,54,6.8,数据的输入输出分析,分析各种数据输入的目的和适用范围、数据量的大小以及存,在的问题。例如：,输入的数据是否都得到了有效的利用,哪些数据的输入是多余的或者是不符合实际需要的,现在的数据输入方式是否能满足要求,输入速度是否能完成数据量的要求,是否需要改变输入方式和增加输入设备,分析数据的精确程度和数据间的相互联系等,输出报表的分析：,明确数据查询要求,还应对各种输出报表的目的和使用范围进行分析,弄清哪些报表是多余的或者是不符合实际要求的,系统的处理速度和打印速度是否能满足输出的要求,55,6.9,确定新系统的数据处理方式,数据处理的方式可分为两类：,成批处理方式,联机实时处理方式,成批处理方式按一定时间间隔（小时、日、月）把数据积累成批后一次输入计算机进行处理。,特点是费用较低而又可有效地使用计算机,适用于以下四种情况：,固定周期的数据处理；,需要大量的来自不同方面的数据的综合处理；,需要在一段时间内累积数据后才能进行的数据处理；,没有通讯设备而无法采用联机实时处理的情况。,56,6.9,确定新系统的数据处理方式,联机实时处理方式的特点：,面向处理,数据直接从数据源输入中央处理机进行处理，由计算机即进做出回答，将处理结果直接传给用户。,及时，但费用较高,通常适用于以下三种情况：,需要反应迅速的数据处理；,负荷易产生波动的数据处理；,数据收集费用较高的数据处理。,57,7,研究和确定管理模型,本节内容：,7.1,综合计划模型,7.2,生产计划管理模型,7.3,库存管理模型,7.4,财务成本管理模型,7.5,统计分析与预测模型,58,7.1,综合计划模型,综合计划是企业生产、经营活动的总规划。,常用的综合计划模型有两类：,综合发展模型,是企业的近期发展目标模型，常用模型有：,企业中长期计划模型,厂长任期目标分解模型,新产品开发,生产结构调整模型,中长期计划滚动模型等,资源限制模型,反映了企业各种资源对企业发展模型的制约，常用模型有：,数学规划模型、,资源分配限制模型,59,7.2,生产计划管理模型,生产计划,生产计划大纲,生产计划大纲主要安排与综合生产计划有关的生产指标，常用模型有：,数学规划模型（如优化生产计划模型）,物料需求计划模型能力需求计划模型,投入,产出模型等。,生产作业计划,60,7.2,生产计划管理模型,生产计划,生产作业计划,生产作业计划模型具体安排了生产产品数量、加工路线、加工进度、材料供应、能力平衡等。,常用的模型有：,投入,产出矩阵、,网络计划、,关键路径模型、,排序模型、,物料需求、,设备能力平衡、,滚动作业计划,甘特图,61,7.3,库存管理模型,常用的程序化库存管理模型有：,库存物资分类法,库存管理模型等,最佳经济批量模型等,62,7.4,财务成本管理模型,成本核算模型,:,成本核算模型包括直接生产过程的消耗和间接费用的分配，常用的方法有：,品种法,分步法,逐步结转法,平行结转法,定额差异法,完全成本法,变动成本法,直接生产过程消耗的计算,用于间接费用的分配,63,7.4,财务成本管理模型,成本预测模型,:,数量经济模型,投入,产出模型,回归分析模型,指数平滑模型,64,7.4,财务成本管理模型,成本分析模型,:,实际成本与定额成本比较模型,本期成本与历史同期可比产品成本比较模型,产品成本与计划指标比较模型,产品成本差额管理模型,量本利分析模型等,65,7.5,统计分析与预测模型,统计分析与预测模型一般用来反映销售、市场、质量、财务状况等的变化情况及未来发展的趋势。,市场占有率分析,消费变化趋势分析,利润变化分析,质量状况与指标分布分析,综合经济效益指标分析,常用的预测模型有：,多元回归预测模型,时间序列预测模型,普通类比外推模型,66,8,提出新系统的逻辑方案,逻辑方案是新系统开发中要采用的管理模型和信息处理方法。,逻辑方案是系统分析阶段的最终成果，也是今后进行系统设计和实施的依据。,逻辑方案的内容包括：,新系统的业务流程,新系统的数据流程,新系统的逻辑结构,新系统中数据资源的分布,新系统中的管理模型,67,本章小结,可行性分析和详细调查概述,管理信息系统的系统分析,系统化分析,描述处理逻辑的工具,数据流程调查,管理业务调查,数据字典,研究和确定管理模型,提出新系统的逻辑方案,68,