机关文书与归档文件整理

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,机关文书与,归档文件整理,大连市档案局馆室处 杨晨岑,：82880975,电邮：,第一章 文书与文书工作,第一节 文书,定义：文书是人们在社会实践中，为处理各种事物而形成的、具有特定效用的信息记录。第1页,由内容、结构、背景信息三局部组成。,含义：,1、文书是人类社会实践活动形成的。,2、文书是为记录和传达某种意图而形成的。,3、文书是用文字的形式表达并附着在一定载体上的信息记录。,文书、文件和公文的关系,文件和公文是并行的两个概念,在没有文件这个概念的时候，人们把文书称为文件，但文书还有引申的含义，就是指文书人员。,文书包括公务文书和私人文书。,公务文书就是公文。,公文是指在公务活动中形成的文件或文书,公文必须由法定作者制作和发布第2页,公文具有法定的权威和行政效力,公文具有现行效用,公文具有特定的体式并经一定的形成和处理程序,所谓法定作者，是指依法成立并能以自己的名义行使法定职权和承担社会义务的社会组织或其负责人,公文的特点,公文的分类第4页,从公文的,来源,划分，可分为发文、收文、内部文件。,从公文的,使用范围,上划分，可分为通用文件、专用文件和科技文书。,从公文的,行文方向,的角度划分，可分为上行文、下行文和平行文。,从公文的,性质和作用,上划分，可分为法规文件、行政文件、党内文件。,公文的分类,从公文的,阅读范围,划分，可分为普通文件、公布文件和机要文件。,从公文,办理的时限要求,上划分，可分为,紧急件,、平件。,紧急件是急需送达与办理的文件，通常在文件的右上角。,行政机关的紧急文件分,特急、急件,。,党的机关的紧急文件分,特急、加急,。,行政机关和党的机关,电报,有,特提、特急、加急、平急,。,公文的分类,从公文,物质载体,的角度划分，可分为,纸质文件,感光介质文件,影片文件,缩微胶片文件,显微胶片文件等。,第二节 文书工作,定义：文书工作是指机关公文的办理、管理、整理、归档一系列相互关联、衔接有序的工作。,具体任务：,对形成文书的标准,执行文书行移运转的制度,按规定程序制发文件,采取妥善措施管理文件,文书工作的根本原那么,及时,是对文书工作的效率要求,准确,是对文书工作的质量要求,平安,是对文书工作在政治上、物质上的要求,统一,是对文书工作管理上的要求,文书工作的组织形式,集中形式：,机关的全部文书工作除承办外，其他环节都集中由办公部门统一办理。,分工形式：,机关的文书工作由办公部门和业务部门共同分工承担。,行文制度,行文制度包括：行文关系、行文方向和方式、行文规那么等三方面的内容。 第14页,核心是行文关系。,行文制度,行文关系,行文方向和方式,行文规那么,上行文的行文方式,逐级行文,向所属上级机关行文，最根本的行文方式,多级行文,直接同时向上级机关和更高一级的上级机关行文，发生重大事情时,越级行文,越过自己的上级机关向更高一级的上级机关直至中央行文,下行文的行文方式,逐级行文,从上而下，逐级行文,多级行文,根据需要，同时将发文发至所属几级的下级机关,直贯到底行文,直接发至最基层的组织或人民群众,平行文,一般用函来联系或协商工作,有时也用通知,行文制度,行文关系,行文方向和方式,行文规那么,上、下级机关之间的行文规那么,政府各部门在职权范围内可以互相行文，可以向下一级政府的有关业务部门行文，一般不得向下一级政府行文，函除外,部门之间未对有关问题协商一致，一律不得各自向下行文,向上级机关行文，应当主送一个上级机关，其他的可用抄报,请示的公文应当一文一事，,报告中不得夹带请示事项,上、下级机关之间的行文规那么,向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关,向下级机关部署工作时，如对上级的决议、命令、指示有所变通时，应事先征得上级机关同意，不得以抄报代替请示,受双重领导的机关向上级请示，应当写明主送机关与抄送机关,同级或不相隶属机关之间的行文规那么,同级机关之间可以联合行文,同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下级政府,可联合行文,政府与同级党委、军队可联合行文,政府部门与相应的党组织和军队机关可联合行文,政府和同级的人民团体、具有行政职能的事业单位可联合 行文,联合行文应明确主办部门,报刊发布公文的行文规那么,经批准在报刊上全文发表的行政法规和规章，应视为正式公文，可不再另行文,行文本卷须知,严格控制发文数量和范围,行文应当确有必要,尽量直接对口行文，减少中间传递环节,党政机关的职能部门之间需要协商解决的问题应当直接互相行文商洽,需几个部门协商处理的，应意见一致，假设不一致，可报请党委或政府裁决、处理,行文本卷须知,公文有以下情况的，可将其退回：,不符合国家的法律、法规、党和政府的方针、政策及有关规定,非紧急公文而越级上报的,越级时不抄报越过机关的,使用文种错误或在报告中夹带请示事项、请示一文多事的,第二章 现行机关文书,通用公文的法定名称,2000年，国务院行政机关公文种类有13种：命令 、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 第21页,1996年，中办规定党的机关公文种类有14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。,党政机关公文种类的区别,党政机关之间有9种公文的名称相同，用法也根本相同,行政机关公文名称中的命令、议案、公告、通告是党的机关公文名称中未规定的,而党的机关公文名称中的决议、指示、公报、条例、规定是行政机关公文名称中未规定的,通知第24页,适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,适用范围广泛，使用灵活,使用频率最高,的公文名称,通报第26页,可以是平行文,可以是下行文,可以是上行文,可以在内部通报,也可对外通报,报告第27页,适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问,报告中不得夹带请示事项,请示,适用于向上级机关请求指示、批准,使用请示时需注意的问题,对上级的规定理解不明确或意见不统一,工作中遇到新问题,请求上级协调部门或机关之间存在的问题,请求上级解决难题,请示应当一文一事,请示中可反映问题,正确区分请示和报告两个文种，,不要写成请示报告,批复,专为请示而设的文种，没有请示就没有批复第28页,必须针对请示的问题做肯定或否认的答复，切忌使用模糊语,批复只主送原报文机关,函,适用与不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项,第二节 通用公文的体式与稿本32页,公文的体式是指公文的文体和格式,文体是公文采用的文章体裁和语体,公文是一种应用文体，可以是议论文、说明文、也可以是记叙文,格式是公文的外在形式，是指公文的各个组成局部在公文中所占的位置及相互关系，是公文标准的重要标志,公文格式,公文格式也称公文结构,包括组成公文的结构工程及排列顺序、印刷标准,2000年，国家技术监督局实施?国家行政机关公文格式?，规定公文用纸一般采用A4型210mm297mm,公文的组成,公文的组成局部,公文眉首 主体 版记,置于公文首页红色反线以上的各要素统称为眉首,置于红色反线不含之下至主题词不含之间的各要素统称为主体,置于主题词以下的各要素统称版记,又称文首局部,包括公文的份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等六个工程,对于收文机关来说还应加上收文处理工程：收文编号、收文时间,公文眉首局部,公文份数序号,6,位阿拉伯数字,绝密、机密级公文在眉首左上角标明,秘密等级和保密期限,眉首右上角,秘密等级和保密期限之间用“标识,紧急程度,眉首右上角,在秘密等级下面,发文机关标识,发文机关全称或标准化简称后加文件组成,是文件眉首局部最重要的工程,联合行文应使主办机关名称在前，“文件二字置于发文机关右侧,如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文,发文字号,标准式发文字号由机关代字、年份、顺序号组成,在发文机关下，红色反线上居中排印,编写发文字号注意的几点：,、标准式发文字号是法定的，三个组成局部的顺序不得随意颠倒,、联合行文，只标明主办机关发文字号,、凡有版头的文件一般都应有发文字号,编制发文字号的要求,应由发文机关的文书部门统一编制,机关代字应选用反映本机关本质属性的代字,发文年号用阿拉伯数字，写全称，并用“括入,标准式发文字号的顺序号以年度为编号周期，从“依次往后排，不用“占位，前不加“第字,号，仿宋体,机关代字,年份,顺序号,签发人：,签发人,上报的公文，应当在首页注明签发人姓名,签发人必须是正职或主持日常工作的副职领导人,联合上报的公文，分别注明签发人姓名,签发人的位置与发文字号同行，发文字号在左端排印，签发人在右端排印,“签发人三个字用号仿宋体，姓名用号楷体,公文份数序号,秘密等级和保密期限,紧急程度,发文机关标识,签发人：,发文字号,签发人,公文的主体局部,公文标题,主送机关,附件,公文生效标识,附注,正 文,公文的主体局部,公文标题,由发文机关名称责任者、公文主题内容、公文种类组成,公文首页红色反线之下正文之上,2号宋体字,“的、“和、“及等虚词不能排在行首,拟写公文标题本卷须知,发文机关应写机关的全称或标准化简称,公文标题须语法恰当，措辞准确,公文名称不能省略，应正确选用文种,标题中法规、规章名称可加书名号，并列的几个机关可加顿号，此外，不用其它标点符号,标题排列应对称、美观，排成几行时，可排成等腰或倒等腰梯形，转行时，不要把词、词组和专业术语分开,公文的主体局部,主送机关,对公文进行办理和答复的机关,用全称、标准化简称、或同类型机关统称,位置在标题下一行顶格书写，回行时仍顶格，结尾处加冒号,3号仿宋体字,公文的主体局部,正 文,公文最主要的局部,公文最根本的内容,位于主送机关的下方,3号仿宋体字,对不同的公文名称采用不同的写法、格式和语气,拟写公文应注意的几点,符合国家的法律、法规和方针及有关规定,表达的内容准确、真实，观点明确、结构严谨,人名、地名、数字、引文准确。引用公文先引标题再引发文字号；引用外文应注明中文含义；日期应写具体的年、月、日,正文排印应行款格式恰当,正文结构层次序数，第一层为“一，小标题3号黑体字；第二层用“一，小标题3号楷体字；第三层用“1.，3号仿宋；第四层为“1,正文应使用国家法定的计量单位,公文用字用词力求标准，标点正确，篇幅力求简短，使用简称，应先使用全称，再注明简称，外文名称或其缩写形式，第一次要注明准确的中文译名,公文中的数字，除特殊要求外，应使用阿拉伯数字,公文的主体局部,附件,是附属或说明正文的文件材料,属于选择工程，主要用于说明公文正件所附材料的名称和件数,位置在正文之下、成文时间之上，抬头排印，3号，仿宋体字,附件多时，用阿拉伯数字注明顺序号,附件名称长需要回行时，应当与附件名称的文字对齐,公文的主体局部,公文生效标识,指证实公文作者的合法性，是公文生效的凭证,位于附件说明项或正文项以下偏右位置,包括,发文机关名称,与,发文机关印章或领导人的签署,和,成文日期,成文机关名称右空,8,个字符,成文日期右空,4,个字符,公文生效标识,发文机关,公文的法定作者，通常是机关或其一部门,单一行政机关制发的公文，不署发文机关名称，只标识成文日期,党的发文，都应写发文机关,印章,除会议纪要和电报外，都应加盖印章,联合上报的公文，由主办机关加盖印章,联合下发的公文，都要加盖印章,印章用红色,防止漏盖印章或盖得模糊不清,以签署形式落款，不必加盖印章,印章的盖法,单一机关加盖印章，当印章下弧无文字时，采用下套的方式，即,以下弧压在成文时间,上,当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上,当联合行文，加盖两个印章时，应将成文时间拉开，主办机关印章在前，两个印章都应压在成文日期上 ，两印章互不交叉或相切，距离不超过,3mm,3,个或,3,个以上单位联合行文，发文机关名称排在正文和成文时间 之间，主办机关在前，每排最多排,3,个印章，两端不得超出版心，印章之间互不相切,签署,签发公文的领导人在 文件正本上签字或盖章，以证明文件的效用,签署通常以领导人的名义发文,必须冠以领导人的职务身份,位置在发文机关的位置上，职务后空一字,成文日期,公文生效日期,位于发文机关下,采用公元纪年法，写全称,党的机关用阿拉伯数字,行政机关用汉字,成文日期以领导人签发日期为准,联合行文以最后会签机关的签发日期为准,会议讨论的公文，以会议通过日期为准,电报以发出日期为准,法规性公文以批准日期为准,公文的主体局部,附注,选择工程,说明公文其它区域不便说明的事项,在成文日期之下，主题词之上,抬头排印,用圆括号括起,公文的版记局部,主题词,印发机关,抄送机关,印发时间,页码,必须置于公文的最后一页,公文的版记局部,主题词,揭示公文内容的标准词或词组,位置在文件末页下端、版记中的第一条反线之上,顶格排印，词组之间空一格,主题词三字用2号黑体字，词目为3号宋体字,主题词一般标2-5个,公文的版记局部,抄送机关,除主送机关外，其他需要了解公文内容的机关,分门别类，由大到小排列,类间用逗号，类内用顿号,抄送机关过多，须回行时，应与抄送机关名称对齐,4,号仿宋体字,公文的版记局部,印发机关,印发时间,位于抄送机关之下，无抄送机关，那么位于主题词之下,3号，仿宋体字,印发机关左空一字，印发时间右空一字,印发时间以公文付印时间为准，用阿拉伯数字标识,公文的版记局部,印刷份数,共印100份,文件印制的总量,翻印的，代表翻印总数,在最后一条反线之下排印,用圆括号括上,居右空,2,字,4,号，仿宋体字,公文的版记局部,页码,用阿拉伯数字标识,凡有信息的，每页都应标识,单页码居右空一个字,双页码居左空一个字,公文的稿本,公文各种文稿和文本的总称,印刷前,产生的公文称为,稿,印刷后,产生的公文叫,本,文稿,草稿，又称未定稿,按先后顺序，有初稿、二稿、三稿等,讨论稿、征求意见稿、送审稿、报批稿、修改稿等,不外发，不具备法律效力,定稿,是文稿中最重要的一份,由领导人签发或会议通论通过,文本,正本,发出供贯彻执行的正式文本,领导人的亲笔公务信函，也视为正本,副本,依据正本复制的或同一文本中除正本、存本之外的,存本,发文机关留底存档的文本,试行本,修订本,各种文字的文本件,第三章 文书的办理,文书的办理,收文办理：,指社会组织在履行法定职责的过程中收受外来公文，从中提取有用信息解决有关问题，办理相应公务的过程,发文办理：,各类社会组织为履行其法定职责，,表达自身意志和愿望，以推动,实际工作有效进行而制发公文,的过程,收文办理程序,主要是对文件的签收、登记、审核、拟办、批办、传阅、承办等环节组成,收进阶段,阅办阶段,收进阶段,签收,文件收到后，收件人在对方的文件投递单或送文薄上签字，以示收到,登记,收文登记是文件收受的记录,审核,收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应进行审核,收文登记的范围,根据文件的重要程度和实际需要来确定,文件数量少的机关，登记范围可放宽些,正式来往的公文，机关内部使用的文件，会议文件和音像文件以及本机关领导或工作人员外出工作、开会带回来的有使用价值的文件,不必登记的文件材料,各种公开的和内部的出版物,一般性的公开信和不应开拆的私人信件,一般性的简报,已被综合性文件详细包括的文件,行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等,审核文件的重点,是否应由本机关办理,内容是否符合国家法律、法规及其它有关规定,涉及其它部门或地区职权的事项是否已协商会签,公文的名称使用、公文格式是否标准,阅办阶段,拟办：是对来文如何办理预先提出建议和初步意见，供领导批办时参考,批办：机关领导 人对来文提出批示性意见，是文件能否和如何落实的关键,传阅：有关领导或部门、人员阅知非承办性文件的一种形式,承办：主管部门或有关人员根据领导批办的意见或有关规定对须办理的公文进行处理,注办：又称留注，对收来的文件 办理情况做说明,发文办理程序,主要对文件的草拟、审核、签发、复核、编号登记、缮印、用印、分发、注办、传递等环节组成,分为,制文,阶段和,制发,阶段,制文阶段,草拟：起草公文，是文件形成的中心环节,在撰拟文稿送交领导签发之前，有关部门和人员对其所做全面把关和修改,签发：制文机关领导人对文稿审核后，批明发文意见并签名，是文件形成的关键环节，签发后，稿本的性质发生了质的变化，由原来的草稿变成定稿,复核：文件印刷前，文秘部门要对公文复核,制发阶段,编号登记：编写发文字号，在发文登记薄上登记,缮印：经复核后的定稿，按一定的格式制成正式文件，分为打印,校对校样,印刷,装订等四个步骤,用印：在需要用印的文件上加盖机关印章或领导人印章,分发：将文件传递给受文者,传递：以一定的方式将文件转送受文机关，是联系收文和发文的中心环节,注办：又称留注，对发出的文件 办理情况做说明,传递的方式,寄递：通过邮政机构和党的机要交通机构来完成,电信传递：通过电讯手段实现文书传递的目的，如： 、E-mail等,直接投递：限于本埠的收件单位,催办,对文件承办工作的催促、检查，以提醒承办人员及时办理，防止并克服积压文件的现象,贯穿于公文办理的各个环节,第四章 文书管理、整理立卷综述,文书管理、整理立卷,文书管理包括公文的组织管理及公文的具体管理,公文办理程序结束后管理工作，即文件的整理立卷环节,办毕文书的处置,办毕文书亦称办结文书，是指完成了收文和发文办理程序，已经发出或承办完毕的公务文书,包括,整理与归档,、,清退,、,销毁,、,暂存处理,要确定办毕文书的范围，不应把,正在办理的文书划入办毕文书类，,也不应把办毕结案的文书长时间,滞留在正在办理的文书类中,界定办毕文书的原那么,单向文书：不必回复的各类周知性、执行性公文，如指示、命令等，在发文机关业已印发行文后，或收文机关收到后分送有关领导阅知、有关部门传阅办理后无批示或其他意见的，即为办理完毕,双向文书：需要回复、转发的公文，只有当发文单位发出或收文单位收到复文，视为办理完毕,界定办毕文书的原那么,各类交办文书：已直接答复来文单位或已按职能分工转交业务主管部门和相关单位办理，视为办理完毕,一些需要长期贯彻执行公文，作为发文在发文单位已定稿并印发行文，作为收文单位已经过领导阅知、阅办，视为办理完毕,对形成文件多，历时时间长的重大问题产生的文件，任务完成后，有关这局部问题的文书即告办理完毕，如基建工程,文件的清退,包括发文机关收回须退文件和收文机关文书收回传阅、送阅文件两层含义,是归档文件齐全完整的重要环节,能防止公文的丧失、泄密,防止无用信息的扩散,文件清退的范围,绝密文件,有重大错误的文件,送领导和有关人员传阅的文件,征求意见的文件,审阅文件,未经本人审阅的领导同志的讲话材料,文件清退的方法,机密文件的清退：印发部门按时通知收件单位退回应清退文件,传阅、送阅文件的清退：由文书人员定期收回,征求意见文件的清退：发文单位在文件标题旁注明“征求意见稿，需要退回，文件中应标明,有重大错误的文件：一经发现，及时通知收回,其它文件的清退：应回收的文件，发出时注明退回期限，并加盖“阅后退回，未退者，进行催退,文件的销毁,按规定对失去保存价值或无留存条件的公文做消灭性处置,防止泄密,防止过时无用信息的干扰,提高工作效率,销毁的范围和方式,销毁范围,办理完毕、无保存价值的文件,经鉴定确认不具备留存条件的文件材料,销毁方式,燃烧,粉碎,送指定的造纸厂化成纸浆,严格执行销毁制度,1、至少有两人监销直至文件确已彻底消灭,2、不得将待销毁文件当废品出售,3、未经清理、鉴定，不得私自销毁文件,4、一个单位应定期组织销毁文件,5、应由当地的保密部门或档案部门集中统一进行,区别不同的审批权限并遵循销毁程序,待销文件由文书部门妥善保存,定期或不定期组织鉴定,编制销毁清册,报请有关领导批准后销毁,销毁带密级的或重要的文件，要由保密部门审查批准,销毁电子文件及有关材料，应将存储载体格式化或进行粉碎处理,文件的暂存,不应归档或清退，又不宜销毁的办毕文件暂时存在办公部门，供日后查考或重新判断其价值,意义：,方便查考,减轻档案部门的压力,慎重对待公文的价值鉴定，维护档案的完整与平安,暂存文件的范围,局部短期内需要频繁查阅的归档文书的重份文本或复印件,领导机关非针对本单位主要职能的普发性文件,下级组织和不相隶属单位在本单位主管业务范围内报来的备案性文件,因多种因素影响一时难以准确判断是否留存或销毁的文件,暂存文件的整理与保管,整理：按归档文件的整理方法，进行初步整理，简单编目,保管：应由文书部门或文书人员集中保管，防止丧失、泄密,暂存文件的清理与鉴定,暂存文件应定期进行清理与鉴定,失去保存价值的文件要剔除销毁,涉密文件要作好保密工作,有保存价值的文件要归档保存,仍须暂存的文件继续保存其暂存身份,文书整理立卷与归档,文书整理立卷是指将办理完毕的、具有查考、保存价值的公务文书按其形成过程中的有机联系进行组合，以便于保管、检索和利用,文书整理包括：,文书立卷,归档文件整理,难点,?,归档文件的整理,将办理完毕，具有查考、保存价值的文件按其形成过程中的有机联系，以,件,为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。,文书立卷,整理保存公文的传统方法,学习借鉴前苏联的经验,符合当时中国实际情况,档案工作重心偏向整理、保管,对文件采用分类组合、逐级检索,1987年，?机关档案工作业务建设标准?,传统 立卷方式的一般做法,分类、分年度、分保管期限,对破损的材料进行修补,对小于或大于卷面的材料进行裱糊或折叠,组卷、填写卷内目录,订卷,拟写案卷题名、案卷封面和卷脊各项,编写各种检索工具,档案工作的变化,封闭型开放型,被动效劳主动效劳,简化整理、深化检索,特别是计算机技术的普及为其提供可能,2000年，?归档文件整理规那么?,简化原有的操作环节，不是否认传统做法,传统立卷模式与新整理方式的异同点,区别：具体操作环节的简化，程序简化,相同点,整理原那么一致,归档范围一致,档案价值的鉴定标准一致,档案整理的组织工作一致,?,立卷原那么,?机关档案工作业务建设标准?规定：,遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用,文书整理原那么的具体表达,必须将应归档的文件材料收集齐全、完整,遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系,正确区分文件的不同价值,整理后的文件要便于保管和利用,保管期限,保证文件齐全的几点做法,建立和健全各项规章制度,全体发动，提高档案意识,将归档工作列入考核目标,做好档案利用效劳工作,档案部门加强监督指导,如何理解遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的,有机联系,机关活动是有规律的，形成文件是有联系的,一次会议、一个案子、一项工程、一个问题、一件事情,目的在于方便查找利用,文件之间的联系有两种情况,直接联系,间接联系,文件的保存价值,每个单位要制定保管期限表,国家档案局8号令?机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定? 简称?规定?,永久,50年以上,长期,16年-50年,短期,15年以下含15年,文书档案保管期限表摘录,?规定?第六条,机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。,改革了原有的文书档案保管期限的划分方法。将原来的“永、“长、“短的划分方法改为“永久和“定期两种。定期中再实行标时制，一般分为30年和10年。,永久,但凡反映机关主要职能活动和根本历史面貌的，对本机关、国家的建设和历史研究有长远利用价值的材料，列为永久保管,局部应永久保管的材料,本机关制定的法规性文件,重要问题的材料,重要会议的材料,重要的请示、批复,工作总结、方案,年度报表,人事任免的材料,机构演变材料大事记、组织沿革,其它,?,?规定?第七条,永久保管的文书档案：,一、本机关制定的法规政策性文件材料；,二、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；,三、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；,四、本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；,五、本机关机构演变、人事任免等文件材料；,六、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；,七、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；,八、同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。,长期,但凡反映机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考价值的的文件出来，列为长期保管,局部应长期保管的材料,一般工作问题材料,一般会议材料,上级颁发的属于本机关主管业务需贯彻执行的材料,下级报送的重要材料,其它,短期,但凡较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管,一般事务性材料,非本机关主管业务但需贯彻执行的材料,下级报送的一般工作总结、报告、统计报表,?规定?第八条，,定期保管的文书档案主要包括：,一、本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；,二、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性的文件材料；,三、本机关人事管理工作中形成的一般性文件材料；,四、本机关一般性事务管理文件材料；,五、本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；,六、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；,七、上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；,八、同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；,九、下级机关报送的年度或年度以上方案、总结、统计、重要专题报告等文件材料。,如何判断“重要的和“一般的,上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料，凡省部级领导的检查、视察形成的文件材料，属“重要的，省部级以下的是否重要，视情况而定。,重要业务问题与一般业务问题的区分，关键在于对业务内容的把握。法规政策性、方针性、重大业务建设方面的内容属“重要的。,行政处分、处分、复议、国家赔偿中形成的文件材料“重要的、“一般的，应结合处分的种类加以区分。凡“警告以上的处分均为“重要的，永久保存；“警告为“一般的，保存30年；一般性的通报批评，保存10年。国家赔偿过程中形成的文件材料，一般来说都属于“重要的，归档时应永久保存。,重要职能活动、重要专题与一般活动、一般问题的总结、调研材料的区分，要从职能活动的规模、影响力、问题的大小等因素加以考虑。,机关与外单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料，应从文件材料法律价值出发，结合事由重要程度，合同、协定、协议等的有效时限，或涉及资金多少来具体区分档案的“重要性和“一般性。,机关国有资产管理文件材料归档时，重要的划分为永久保管，一般划分为10年，区分的原那么是国有资产的规模、数量和价值大小。,上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料，“重要的永久，“一般的30年。“重要的和“一般的区分原那么，在于把握上级机关制发的、属本机关主管业务的文件材料是否具有政策性、法规性、方针性。,“重要的文件材料中，绝大多数是永久保存，仅有两种情况是保存30年，一是本机关为协办的重要业务问题文件材料；二是接待工作的方案、方案。,“一般的文件材料中，多数保存30年，仅三种情况保管期限为10年，一是一般性活动的总结、调研材料；二是上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性的文件材料；三是机关与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等一般性的文件材料。,归档制度,归档范围,归档时间,归档要求,归档时间,文书处理部门和业务部门一般应在,次年的,6,月底前,向档案部门移交档案,个别的专业文件和业务单位，驻地分散的单位可另行规定切合实际的归档时间,归档要求,归档的文件材料应符合?归档文件整理规那么?和相关制度的要求,与纸质文件相配套的其他门类和载体的档案，整理方法应符合相关业务标准,归档手续,移交时要严格检查，质量和数目,档案人员应提前对文件的分类、整理、编目等工作提出要求,办理移交手续,文书整理的组织工作,我国实行文书处理部门整理档案制度,文书处理部门立卷不是综合部门立卷,不是文书人员,等于部门立卷,各部门设文书处理部门和人员,部门立卷的意义,有利于提高归档文件整理质量、效率,有利于归档文件的齐全完整和平安,有利于平时文件的查找和利用,有利于档案室开展工作,重视归档文件的平时积累,严把“帐内、“帐外文件关,帐外文件,不经收发登记，不易控制，但价值大,收集的重点,会议材料,简报和内部规章,合同、协议、责任书,各种报表,组织沿革、大事记,永久保管,介绍信存根,财产、物资、档案交接凭证,重视归档文件的平时积累,严把“帐内、“帐外文件关,对收进的文件严格检查,执行随办随归制度,归档文件整理从内容上进行必要的分工针对采用机构分类法的单位,分工的原那么,综合性、全面性的文件由办公室整理,具体业务性文件由业务部门整理,以机关名义的发文，由办公部门整理,收文，由承办部门整理,联合承办的文件，由主办部门整理,整理上级机关文件的分工,综合、全面的文件，由综合部门整理,具体业务性文件，由对口业务部门整理,整理本机关文件的分工,以党委或行政名义制发的文件，由党委或行政办公部门整理,业务部门起草，以机关名义发出的文件由机关办公部门整理,机关内两个部门会办的文件，由主办部门整理,身兼机关内两个部门领导职务的人员，形成的文件，由其身份对应的部门整理,临时性机构形成的文件，自行整理,报刊行文，由办公部门整理,整理下级机关文件的分工,哪个部门承办，哪个部门整理,对于下级机关的请示，业务部门拟写复文，以机关名义答复的，由办公部门整理,整理会议文件的分工,以机关名义召开的综合性会议，文件由办公部门整理,以机关名义召开专业会议，文件由专业主管部门整理,由专业主管部门召开会议，由专业主管部门整理，机构内部会议文件，自行整理,几个机关或部门联合召开的会议，材料由主办机关或部门整理,参加上级机关召开的会议 ，材料要归口整理,归档文件材料的范围,上级机关文件材料,本机关的文件材料,同级机关和非隶属机关的文件材料,下级机关的文件材料,?规定?第三条,机关文件材料归档范围：,一是反映本机关主要职能活动和根本历史面貌的，对机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；,二是机关活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；,三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；,四是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。,不归档文件材料的范围,上级机关文件材料,本机关的文件材料,同级机关和非隶属机关的文件材料,下级机关的文件材料,?规定?第四条,机关文件材料不归档的范围：,一是上级机关的文件材料，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；,二是本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性群众来信、 记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；,?规定?第四条,机关文件材料不归档的范围,：,三是同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；,四是下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报和越级抄报的文件材料。,制定本机关的归档范围,参照?机关档案工作业务建设标准?,国家档案局8号令,了解各部门产生文件材料的范围,文书处理部门要作好文件清退工作,保证文件材料的齐全完整,按照国家档案局2006年12月颁发的8号令?机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定?制定本单位?文件材料归档范围及保管期限表?，并经本单位领导签署、在单位内部发文执行。,制定?文件材料归档范围及保管期限表?时应注意以下方面的问题：,1、必须依据国家档案局?文书档案保管期限表?或上级主管部门关于文件材料归档范围、保管期限的规定；,2、结合本单位的工作实际和文件材料产生、利用的情况；,3、本单位文书处理部门、档案部门与各部门共同研究制定；,各机关档案部门要与本机关其他工作部门紧密结合，认真调查各部门形成的文件材料范围，确定文件材料的种类，与各工作部门结合?规定?内容，研究确定哪类文件应该归档，再按照归档文件材料的重要程度确定其保管期限。,各处室调查表经处室负责人签字后报机关档案部门进行修改汇总，形成一个总表，再反响给各处室征求意见。,4、应保证文件的齐全完整，尽量做到应归档文件无遗漏，保管期限划分准确；,5、符合单位及各部门实际，尽可能细化；,6、注意“账外文件的收集，特别是各种图表、花名册、本单位出版的书刊和需要本单位贯彻落实的会议文件。,明确编制范围,机关文件材料归档范围和档案保管期限表的编制范围对象仅限于文书档案，其他门类档案不在此次编制范围之内。,?规定?第十四条本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行,大连：机关2007-2021年 事业单位2021-2021年,企业市属国有企业2021年,其他门类档案的保管期限按国家有关规定执行。,遵守审批程序,按?规定?要求，各机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，必须报送同级档案行政管理部门审批，经档案行政管理部门审查同意后各机关才能实施。,申请表和审批表可以到大连档案信息网下载专区下载,