XX重点客户有关流程

,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,新结构及相关工作职责,- James,New Structure & Job Responsibilities,促销计划及执行流程,- Eva,Promotion Planning & Execution Process,PWP,流程,PWP Process - Steven,折价促销价格维护,Price-off Promotion,活动费用申请,Activity Fee Application,公开贸易条款费用申请,Open Term Fee Application,费用报销流程,Claim Process - Steven,订单流程,Order Process - Vincent,发票及对帐流程,Invoice Process - Vincent,应收帐款对帐单流程,- Steven,AR Statement Confirmation Process,1,2,3,General Sales Manager - Key Customer,销售总经理,-,重点客户,Develop, coordinate and implement channel specific strategies,发展、协调和执行通路销售策略,Key Customer Manager,重点客户经理,Develop, coordinate and implement customer specific strategies and operational activities for responsible customers,发展、协调和执行客户销售策略以开拓所负责客户的业务,4,Shelf Space Merchandising Manager,空间陈列管理,-,经理,Develop category and space management projects with the selected customers; and conduct scan data analysis study,与特定客户合作发展品类及空间管理项目，并提供扫描数据分析,Assistant Sales Admin Manager - Key Customer,销售行政副经理,-,重点客户,KC business process management, and look after all the KC sales administration and commercial issue (include sales data management),管理重点客户部门内部流程，并负责重点客户销售行政及商务事宜,(,包括销售数据管理,),5,Sales Force + Merchandisers + Skin Promoters Merge,销售队伍,+,陈列理货员,+,护肤品小姐合并,South & West : Effective from 1st Nov 2001,南区和西区：从,2001,年,11,月,1,日起合并,East & North : Effective from 1st Dec 2001,东区行北区：从,2001,年,12,月,1,日起合并,Merchandisers + Skin Promoters Management,陈列理货员,+,护肤品小姐管理,Communication to the GT regions, to be done by RKAM before Nov 2001,由重点客户区域经理负责在,2001,年,11,月前与原传统通路地区沟通移交事宜,6,KA USS Traveling Expenses on KA budget till 31/12 2001,重点客户销售主任差旅费在,2001,年,12,月,31,日前仍属重点客户费用预算,KA USS Performance Appraisal for 2001 to be done and measured by RKAM,重点客户销售主任,2001,年个人绩效将仍由重点客户区域经理进行评估,New Customer Base Structure and Business Process - to be communicated on 16th Nov QSM.,(hard copy available + separate communication meeting can be arranged in the GT monthly regional meeting),以客户为基础的新结构及工作流程,-,于,11,月,16,日季度销售会议公布,(,资料复印件,+,区域沟通会议将会安排在区域销售月度会议中举行,),7,8,9,KCM,助理填写折价促销价格维护申请,(,活动前一个月,),KC,销售行政在,BPCS,中维护促销价格并通知,KCM,(2,个工作日,),KCM,批准,(2,个工作日,),KCM,登记在册,(1,个工作日,),KCM,将有关信息,(,产品,/,扣率,/,促销时段,/,价格维护时段,),存放在公共盘上,(1,个工作日,),ASM,从公共盘上下载有关信息,(For their Info),并通知相关,USS,注意：所有,KC,折价促销均在发票上体现，不得事后补差价。,KC,助理确认,(2,个工作日,),红框所述之事需要区域销售人员完成。,销售商务部开具,PWP,号,(2,个工作日,),10,11,KCM,批准,(2,个工作日,),销售商务部开具,PWP,号并反馈给,KCM,(2,个工作日,),KCM,助理申请有关活动,PWP,号,(,活动前,1-2,个月,),KCM,登记在册并将有关信息,(,产品,/,时间段,/,费用名目,/,单店费用,/,门店编号,/PWP,号,),存放在公共盘上,(1,个工作日,),ASM,从公共盘上下载有关信息,(For their Info),并通知相关,USS,注意：所有,KC,活动费用申请必须事先申请。,红框所述之事需要区域销售人员完成。,12,13,USS,根据客户执行情况填写,公开贸易条款费用申请表,，并经客户确认,(,当月月底,),KCM,填写,执行状况汇总表,(2,个工作日,),KCM,将,费用申请表,及,执行状况汇总表,交至,KC,销售行政部门,(2,个工作日,),KCM,发函,执行问题之反馈,给客户,(5,个工作日,),KCM,批准,KCM,统一申请相关,PWP,号,(2,个工作日,),销售商务部开具,PWP,号并反馈给,KCM,(2,个工作日,),KCM,登记在册并将有关信息,(,客户编号,/,合同条款,/,月份,/PWP,号,),存放在公共盘上,(1,个工作日,),ASM,从公共盘上下载有关信息,(For their Info),并通知相关,USS,红框所述之事需要区域销售人员完成。,14,15,16,17,18,19,20,21,USS,填写付款凭证,/PWP,号,(,每月月中,-,上月公开贸易条款费用,),或,(,活动结束后一周内,-,活动费用,),USS,将经批准的付款凭证给财务开支票或汇款,(2,个工作日,),客户收到支票或汇款后开具发票，由,USS,到财务冲帐,(2-7,个工作日,),KCM,核对之前登记的内容,(2,个工作日,),注意：所有,KC,有关费用必须及时支付给客户,公开贸易条款费用,-5,周内,活动费用,-,活动结束后,3,周内,KCM,批准并寄给,USS,(1,个工作日,),在途,3,日,红框所述之事需要区域销售人员完成。,22,重点客户订单特点,不同客户有不同的订单格式,几乎所有的客户都用自己的产品代码订货，订单上代码的排列有一定的规律,(,如从小到大或按品类分类等,),订单频繁且品种多，但每个单品的定量小，对于有些客户,(,如家乐福,),，不同的部门分开下订单。,要求,把不同客户的订单,高效,，,准确,地转化成统一的公司标准格式，以便输入,BPCS,系统。,及时,，,准确,地货物送达，送货时要有客户订单,。,Unilever HPC,重点客户有关流程,订单处理,-,特点,/,要求,23,了解客户订单时间：,客户按固定周期下订单，如星期一，三，五或星期二，四等,了解客户的订单传送方式,基本下订单方式为：传真，网上下载，直接到客户取等。,严格遵循送货时间,一般的送货时间要求为,48,小时之内。即当天的订单第二天送货。,超过送货时间的订单会造成货物拒收和订单取消，从而损失销量并造成发票的更改。在预知货物不能按时送达的情况下，可与客户协商，看能否更改送货时间。,产品的再包装,了解客户是否需要产品再包装以及需要包装的规格、形式，考虑包装时间对货物运输的影响。目前包装方式有客户包装、公司包装及第三方包装等。,了解客户的产品代码,掌握客户产品代码与公司产品的对应关系，才能保证发货的准确。,Unilever HPC,重点客户有关流程,订单处理,-,需要了解信息,24,第二天送货的订单,CSA,必须把释放后的订单与客户订单当天,4,：,00PM,之前交给后勤,转换客户订单为公司标准订单并与客户,订单一起交给,CSA(,当天,2,：,00PM,之前,),CSA,输入订单到,BPCS,系统,:,检查库存是否足够,?,价格是否正确,?,信用核查是否通过？,是,否,提醒客户没有收到订单,是,否,订单日拿到客户订单,价格正确,库存足够,通过信用核查,是,是,销售人员向商务部申请释放订单,与后勤协商移仓,否,否,返回销售员更改,需要预约,送货的客,户,销售人,员与客户,收货部门,预约送货,时间并通,知后勤部。,Unilever HPC,重点客户有关流程,订单处理,25,公司打印发票,(,送货出仓的第,2,天或更改发票后,),寄给客户财务并把发票复印件给销售人员,(3,天,),发票寄给销售人员,(3,天,),销售人员记录发票相关信息,(1,天,),销售人员拿到发票签收单,(3,天,),销售人员寄发票或发票及送货回单,(,如果客户需要,),给客户财务,(3,天,),到协议回款期客户付款并提供付款发票,明细，销售人员记录并检查付款情况,是,记录信息，退发票回财务,(2,天,),能否直寄发票,需要送货回单,否,是,否,拿到回单(送货后5天),销售人员记录发票相关信息,(1,天,),发票准确,填写收款联络单,根据付款明细,按发票冲销,(1,天,),是,否,Unilever HPC,重点客户有关流程,发票处理,26,1条形码错误 其中：仓库发错条形码 销售员未能及时通知更改 客户未能及时更改条形码,2 定单送货单填写错误,3发货错误,4价格错误,其中： 价格维护错误 定单挑选价格错误 销售员提供价格错误 BPCS系统价格错误,5无理拒收,6客户未及时提供主文件信息,7定单输入错误,8包装损坏,9客户要求拆分发票,10发货确认错误,11产品即将过期,12修改发票日期,13其它,注：本表按发票更改发生频率从高到低的顺序排列,27,空的,订单,界面,订单,界面,产品,信息,数据库,代码,对应,数据库,客户,信息,数据库,28,29,需要输入的信息,客户代码,分送地址代码,(,在一个客户代码有多个分送地址的情况下使用,),客户订单号及要求送货日期,在,箱数,一栏根据客户订单上的产品代码输入订货数量,如果客户所订产品为促销产品，在,促销价格,一栏输入促销价格,如果对应同一个客户产品代码，公司有两个产品代码,(,例同一种产品有促销装,),，使用第二产品代码，同时清空对应的第一产品代码。,输入完成后，使用,箱数,栏的过滤器功能，把没有订货的产品滤掉。,30,31,32,数据库的维护,当公司有新的产品代码出现时，插入空行并填入相应的产品信息。,33,34,代码转换对照表的维护,对应公司的产品代码， 对于当前客户可以下订单的产品，在相应的客户栏输入对应的客户产品编号。,客户不能下订单的产品，清空对应的客户代码单元格,第二行的客户的名称一定要与客户信息数据库中,所属客户栏,的客户名称完全相同。,(,如,210080,客户是家乐福的一个店，所属客户为,Carrefour,那么在代码转换对照表中的家乐福的名称一定也要为,Carrefour,。,),35,36,客户信息数据库的维护,新增客户时，插入空行，填入对应的客户信息。,如果对应一个客户代码有多个分送地址，用相同的客户代码插入一个紧邻的新的客户信息行，但在,客户名称,栏填入用以区分的分送代码，送货地址栏填写新的送货地址， 其它信息不变。,(,见下页事例,),37,分送代码,38,在已有的系统的基础上进行修改，可以不用再输入公式,在,客户信息数据库,中输入相应的客户信息,在,产品代码对照表,中创建新客户可以下订单的代码对照表。,在,空的订单输入表,中按客户订单的代码规律输入客户产品代码。其余信息会自动跳出。,用新的,空的订单输入表,覆盖,订单输入表,39,新产品的加入。,在产品信息库加入新产品信息,在代码对照表插入新产品，并输入对应的客户代码,在订单输入空表中合适的方插入空行，把上一行的信息全部复制到此空行，,把产品代码栏的信息该为新产品代码。,把订单输入空表整页拷贝到订单输入表。,旧产品的删除。,在代码对照表清空不再供应客户的产品对应的客户代码,在订单输入空表中删除对应旧产品的信息行。,把订单输入空表整页拷贝到订单输入表。,40,方案一,USS,将经客户确认的对帐单交给财务,客户打印关于我公司的,应付帐款清单,，并加盖公章,注意：方案一或方案二每年至少二此。,客户在,应收帐款对帐单,上签字盖章,方案二,USS,将该清单与我公司的,应收帐款对帐单,核对,USS,找出误差原因，并在对帐单上注明,USS,在对帐单上签字确认,有误差,无误差,USS,将自己确认的对帐单交给财务，并附上客户提供的,应付帐款清单,41,方案三,USS,每月整理一份当月,客户已付货款清单,(,样张附后,),USS,每次将发票送至客户处让客户在,发票签收清单,(,样张附后,),上签收,USS,将上述二份清单与我公司的,应收帐款对帐单,核对,有误差,无误差,USS,找出误差原因，并在对帐单上注明,USS,在对帐单上签字确认,USS,将自己确认的对帐单交给财务，并附上述二清单及有关汇票等单据的复印件,42,43,44,