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按一下以編輯母片標題樣式,按一下以編輯母片,第二層,第三層,第四層,第五層,Page,52,of 62,时 间 管 理 II,*,1,2,如果您的余生只剩下三天,您会做那三件事情?,请闭目一分钟思考这个问题,时间管理不是什么?,时间本身不是问题. 因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多,所以时间管理的问题本身不在于时间, 而是在于自己如何善用及分配你自己的时间,时间管理,是,什么?,时间管理就是自我管理,自我管理即是,改变习惯, 以令自己更富绩效,更富效能,把事情很快地做完, 叫做效率,把事情很快又很对地做完,叫做效能,时间管理就是事前的规划或长期的计划,人, 为何安于现状?,为何你我都不满意现状, 但是却安于现状,1.无奈,2.不确定改变之后会更好,3.,因为现状是你我最熟悉的,当你开始不满于现状时, 表示会有新的事物发生在你的身上但是要用对 “新的思考方式”,请架设一座桥,使A至B距离最短, 但是桥不可歪斜,100,公尺,300,公尺,A,B,河水,有三片木条, 如何将它们围成封闭三角形,2 cm,10 cm,4 cm,你可知道为何会画不出来?,因为你跳不出原来的思维习惯,但是假设你画了出来. 恭喜你, 你可以用新的角度去思考一个旧有的问题.,改变时间管理的第一步, 从你自觉需要时间管理开始,请排出正确的行事优先级,?,?,?,?,A,B,C,D,正确的行事优先级,陷阱一:时间的配置不对,Reaction消极回应 vs. Fraction 积极掌握,危机就是转机,规划重于做事,最好的控制是,预防,预防胜于处理,不合理的时间配置,I.,45%,处理危机,II,5%,IV,15%,II.,35%,明智的时间配置,1.,重要的事情着重在,Plan,Plan,着重在,Do,Do,着重在,Check,Check,着重在,Action,2.,重要的事情要逐渐地交给,信任的部属,这叫,“,灌能,”,陷阱二: 拖延,除了第四项以外, 其它的做起来都不太愉快,不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情,克服1.成本/效益分析法,成本,.,.,.,.,.,.,好处,.,.,.,.,.,.,克服2.思维习惯的改变,这件事令人感到为难, 但是它非做不可, 因此我将立即做完它, 以便尽早忘掉它.,养成速战速决的习惯,将事情切成好几块小块任务, 快速地完成每一块的任务,完成最关键的部份, 让事情看起来像做完 80% 一般,陷阱三: 事必亲躬,韩非子.,八经,下君,尽已之能,中君,尽人之力,上君,尽人之智,诸葛亮凡事必亲躬, 后来过劳而死.,为何事必亲躬?,因为怕部属取代,不放心部属, 不信任部属,要求标准过高,陷阱四: 有求必应,会花太多时间, 时间不够会牺牲第二项,受人尊敬重要,还是受人欢迎重要,不好意思拒绝请托的原因,接纳请托比拒绝请托容易,担心触怒请托者,想要做广受爱戴之好人,不知如何拒绝他人之请托,每个人都有一个好朋友, 叫 “施小惠”, 可以适当地拒绝.,1.,舍得,2.,勇于拒绝,3.,交待,1.,怡情养性,2.,轻松一下,Conclusions: 时间管理架构,1.,兵贵速战速决,2.,快刀斩乱麻,1.,决胜于庙堂,之上,2.,灌能,均 衡,紧迫的事,不紧迫的事,重要的事,不重要的事,如何提高工作效率,21,如何提高工作效率,1.了解自己每天工作时段的特性, 善用之.,2.以 PDCA 分布周一到周五的工作性质.,3.保持良好的体力; 养成运动的习惯,4.身心均衡地发展; 培养良好的嗜好,1.工作时段分配法则,早上,中午 13:0015:00,下午,晚上,活力充沛, 冲劲与勇气兼俱,(Do),思考迟顿, 适合散心, 放松,(Check),冷静, 沟通,(Action, Plan),Relax, 人文, Thinking,1.发球: Email,2.电话敲定事情/ 做事情,3.给 Leader 方向/ 画架构,4.,执行进行中专案,1.面对面 Follow Up,2.Go Around,3.沟通与协调,1.思考问题,2.写计划/ Update Follow up进度 (1hr),3.Update/Modify 进行中专案,1.花 1 小时写作,2.每周工作性质分配法则,先问自己以下这几个问题,1.你一天花多少时间在看 Email?,2.你进 Email 会不会看小品?,3.你看Email 的时间是连续的, 还是片断的?,4.你的Email 有没有做分类?,5.你回信时是边看边回, 还是分类后集中回信?,6.你进 Email 信箱, 是先看信还是先发信?,如何提高 Email 的处理效率,一进信箱第一个动作就是把所有信件的主题浏览一遍, 然后做分类的动作,养成习惯, 一天只有三个时段看 Email,除了急件以外, 集中时段回信,看Email 的时段分配,Email资料夹的分类,Reply: Private, 公务,Follow Up: Urgent, Boss, 重要, 向下, Private,Project 进度,有空再看,1.,舍得,2.,勇于拒绝,3.,交待,1.,怡情养性,2.,轻松一下,良好的时间管理来自于计划,1.,兵贵速战速决,2.,快刀斩乱麻,1.,决胜于庙堂,之上,2.,灌能,均 衡,紧迫的事,不紧迫的事,重要的事,不重要的事,P,A,D,C,不,好,好,耗用时间,花时间在计划上才是最节省时间的作法,耗用时间,8.80/20法则,1/2,the Vital Few & the Trivial Many,柏拉图法则,花最少的力气, 获得最多的效益,你所完成的工作里, 80%的成果,来自于20%的时间=也就是说80%的努力是与成果无关的,80/20原理意示图,80%,时间,20%,时间,80%,成效,20%,成效,重要的,少数事物,琐碎的,多数事物,目标金字塔,长程目标,年目标,季目标,月目标,周目标,日目标,如何列管重要计划,将自己短中长期的计划依工作,个人及生活这三个主轴一一列举出来, 并算出每个计划的效益. (如下一页所示),在同一个时间点进行这三个主轴的前3个项目(项目件数依自己能力而定,红线的右手边),有项目结束之后下一个项目就可以往左递补,每个计划如何给予评分,先将所有计划列出来, 分成短中长期 (自行定义),分成三个项目(也可依自己的价值观调整), 依照: 重要性, 急迫性及成功机会来给分数. 最好给 5 分, 最不好给 1 分,将三个分数相乘, 分数最高者为最优先执行的计划,范例: 项目评分的范例,以 Notes 信箱管理计划的分类,执行力: To-Do, 记录, Routine (最重要的部份, 下一章节再讲),自我成长: Pareto, 前3个计划,生活: Pareto, 前3个计划,工作: Pareto, 前3个计划,备,忘,录,时间管理的利器: to-do List,备,忘,录,紧急的事情,1.,老板今天交待,2.,临时状况,重要的事情,1.,工作计划,2.,人生规划,3.,家庭,健康,财富,Schedule List,1.Meeting,2.,行事历,3.,纪念日,Routine Work,1.,日常工作,2.,定期约会,范例: 备忘录的范例,范例: 周计划的范例,善用 Notes BookMark 的功能,连结书签 (BookMark) 的建立可以用来建立一系列相关计划的连结,在Notes里头, 点一以下黄色书签即可把该计划给打开, 并 Update,按,Ctrl+V,之后就,会出现黄色书签,善用Notes 颜色管理的功能,红色粗体字体为重要一定完成的部份,蓝色斜体字体为已完成的部份,黑色字体为应执行事项,绿色字体为 Routine Schedule,良好工作习惯的养成,兵贵速战速决,养成做备忘录的习惯,可以早上做完的事,决不拖到下午完成可以一天做完的事,决不分成两天完成,每天至少完成一件事情, 特别是在工作情绪低潮时,“执行”的写照,Just Do It,奉备忘录的 To Do-Check List 如圣旨,行动才是企划的开始,把掌控着力焦点集中在计划最紧要的20%,执行能力锋利如倚天剑. 剑锋到处, 刀折剑断,执行不是一成不变的,合理性 Reasonable 表示用心,试探一下是不损伤毫发的,平时基本观念(Sense)的建立, 在临场应用时最能显现效果,执行的速度: 兵贵速战速决,养兵千日, 用在一时 (资源珍贵),时机稍纵即逝,将变量降至最低,生米已煮成熟饭型,(老公,来不及了),自废武功型 (成绩已经贴出去了),客户的感受,加速度, 势如破竹.,兵贵速战速决的时机,并不是每一件事情都需要兵贵速战速决,#1 是项目的要径任务或是一群人要等你的决策之后方能动作 (丢球),#2 重要事件的关键任务. 通常要完成此关键任务只占全部项目时间的 20%.,#3 时机稍纵即逝的机会. 有时候机会的有效性仅限于某段时间, 甚至短到几分钟而已.,Hand Carry !,让程序进行最迅速的方法,当然需要先了解程序及关键点,见面三分情,亲自与关键人物(经理) 面对面沟通,执行的技巧:,Key Success Factor,灵活如庖丁的刀,在牛的关节中游走(游刃有余). 分解完毕牛尚不自知已经被解体,由计划阶段时即被简单勾勒出来,做对的事情, 并不会耗费太大的力气. 反而做不对的事情, 才需花时间东补西补.,Buffer 缓冲区,并不是每件事情都那么的急,如果我们每件事情都要实时地处理掉, 相信我们会变得神经兮兮的,所以应该要有一个地方让我们放一些比较不必马上处理掉的事情, 但是时间到时又要能提醒我们,如何处理情绪低潮,每天至少完成一件事情,完成事情的定义,完整的,相关的,善后的,记录的文件,通常完成一完整任务就会有力气再做第二件事情,时间管理结语,
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