Case study 7 (减少交通费报销单迟交现象)

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,TBP案例分析,减少交通费报销单迟交现象,1,TBP 的8个步骤,Step 6.贯彻实施对策,Step 7.评价结果和过程,Step 8. 巩固成果,Step 5.制定对策,Step 4.把握真因,Step 3.设定目标,Step 2.分解问题,Step 1.明确问题,Act,Check,Do,Plan,2,主要人物及职责,主要人物,S女士,所属部门,T公司 财务部 会计室 开支核算组,工作使命,对T公司员工的费用开支进行核算,工作职责,核算员工的交通费报销单,(通勤和出差费用开支),3,部门会计汇总处理该部门内部所有课的报销单,案例背景,每月25日,26日,28日,月底,到期,开支核算小组,处理各部门提,交的报销单,课长确认,开支费用,每个员工,填写报销单,下个月,10号,支付费用,(每个员工),(课长),(室),(财务部 开支核算小组),当S需要处理很多迟交的交通费报销单时，她意识到自己的工作量在每个月的月底大大增加了,提交的最后期限。此日期后提交则被视为迟交,开支核算小组必须在每个月的月底前处理各室提交的所有报销单，以便在下个月10号时支付开支费用,4,TBP 的8个步骤,Step 6.贯彻实施对策,Step 7.评价结果和过程,Step 8. 巩固成果,Step 5.制定对策,Step 4.把握真因,Step 3.设定目标,Step 2.分解问题,Step 1.明确问题,Act,Check,Do,Plan,5,步骤1,: 明确问题, 将模糊的问题意识明确化,差距在于？,是否能够为达成目的作出贡献？,理想状态是？,贡献,最终目的,问题,理想状态,现状,可视化,6,【数据】交通费报销单迟交的情况,(公司范围内）,现在,她开始收集并分析交通费报销单迟交情况的数据,步骤1,: 明确问题,7,讨论结果（示例）,【理想状态】,【现状】,差距,【问题】, 5分钟,请将答案写在白板上,步骤1,: 明确问题,8,交通费报销单迟交率与标准值相比增加了1倍,最近4个月的交通费报销单迟交率超过了10%。,【理想状态】,差距,【问题】,全年的交通费报销单,迟交率低于5%,。,【现状】,步骤1,: 明确问题,9,问题是指“理想状态” 与,“现状”之间的差距,步骤1,: 明确问题,学习要点1,使现状和理想状态的差距,“可视化”,学习要点2,10,TBP 的8个步骤,Step 6.贯彻实施对策,Step 7.评价结果和过程,Step 8. 巩固成果,Step 5.制定对策,Step 4.把握真因,Step 3.设定目标,Step 2.分解问题,Step 1.明确问题,Act,Check,Do,Plan,11,步骤2,: 分解问题,大而模糊的问题,问题,问题,问题,问题,问题,问题,问题,问题,问题,问题,分解,什么,? 何处? 何时? 何人?,再分解,确定要解决问题的优先顺序,通过检查流程,（现地现物）确认事实,分解问题，依据事实决定要解决的“问题点”,问题点,12,【问题】,交通费报销单迟交率与标准值相比增加了1倍,S想找到问题存在于“何处”,步骤2,步骤2,: 分解问题,13, 5分钟,请将小组找出的切入点写在白板上,步骤2,: 分解问题-,寻找切入点,14,什么“晚”,?,What？,什么地方“晚”,?,Where？,什么时候“晚”,?,When？,谁“晚”,?,Who？,根据报销单类型,根据报销单格式,书面报销单,/ 网上的数据输入,何物,何时,何处,何人,“,4W”思考法,找到了尽可能多的“切入点”,(可是),是否有效？,是否有重复和遗漏？,步骤2,: 分解问题-,寻找切入点,15,例如,) T公司开发的乘用车是,A: 汽油车,B: 柴油车,C: 混合燃料车,D: 电气车,B,D,C,A,重复,A,B,C,遗漏,无重复，无遗漏,步骤2 寻找切入点的原则,通过调查数据进一步研究切入点的有效性,避免切入点的重复和遗漏！,A,B,C,D,16,采取4W思考法,What？Where？When？Who？,（何物, 何处, 何时, 何人,）,检查切入点是否有效是否符合无重复、无遗漏原则,找到尽可能多的“切入点”,步骤2,: 分解问题,学习要点1,17,按报销单类型分类的数据,国内出差旅费报销单数据,(按部门统计),销售部出差费用开支报销单数据,（按室统计）,(05年4月),步骤2,: 分解问题-,进一步分解问题,18, 5分钟,请将答案写在白板上,步骤2,: 分解问题-,进一步分解问题,19,海外,通勤费用,销售支持,【问题】,交通费开支报销单迟交率增加了1倍,销售企划室提交国内出差费用报销单的时间,超过了规定时限,其它旅费（不包括定期出差费用,),研发,生产,等等,广告,等等,出差费用,销售计划,根据目的地,何处,?,根据报销单 类型,何物,?,根据部门,何处,?,根据室,何处,?,国内,销售,步骤2,: 分解问题-,进一步分解问题,20,在分解问题时要将大而模糊的 问题缩小化、具体化，进而确定 要优先着手解决的问题,步骤2,: 分解问题,学习要点2,21,S女士了解到，销售计划室提交国内出差费用报销单的时间超出了规定时限，因此，S女士拜访了负责销售计划室内部处理报销单的人员，以期发现问题的症结所在,步骤2,: 分解问题-,观察流程、明确问题点,22,【要优先着手解决的问题】,销售计划室提交国内出差费用报销单的时间超过规定时限,25日到期,2,%,的报销单提交时间超过这一时限,26日到期,5% 的报销单提交时间超过这一时限,28日到期,20%,的报销单提交时间超过这一时限,“问题点”在哪儿呢？,员工填写报销单,课长确认开支费用,部门内的财务负责收集该部门内各小组的报销单,开支核算小组处理各部门提交的报销单,步骤2,: 分解问题-,观察流程、明确问题点,23,【要优先着手解决的问题】,报销单处理流程,追溯流程,“问题点”,销售计划室提交国内出差费用报销单的时间超过规定时限,28日到期,迟交率,20%,26日到期,迟交率,5%,25日到期,迟交率,2%,员工填写报销单,课长确认开支费用,部门内的财务负责收集该部门内各小组的报销单,开支核算小组处理各部门提交的报销单,步骤2,: 分解问题-,观察流程、明确问题点,24,“问题点” 是,:,销售企划室内部负责收集和处理国内出差费用报销单的人员提交报销单的时间超过了规定时限,步骤2,: 分解问题-,观察流程、明确问题点,25,即使没有“可视化流程”（如：生产流程）,形成结果的过程是必然存在的,观察要优先着手解决的问题的工作流程,步骤2,: 分解问题,学习要点3,学习要点4,追溯工作流程，找到“问题点”,通过现地现物观察事实，确定“问题点”,26,步骤2,: 分解问题,学习要点小结,找到尽可能多的“切入点”,在分解问题时要将大而模糊的问题缩小化、具体化， 进而确定要优先着手解决的问题,观察要优先着手解决的问题的工作流程,现地现物考察工作流程，明确“问题点”,27,TBP 的8个步骤,Step 6.贯彻实施对策,Step 7.评价结果和过程,Step 8. 巩固成果,Step 5.制定对策,Step 4.把握真因,Step 3.设定目标,Step 2.分解问题,Step 1.明确问题,Act,Check,Do,Plan,28,步骤3,: 设定目标,目 标,“问题点”,是否定量、具体、具有挑战性？,程度,?,期限,?, 带着热忱和责任感，制定成果测定的尺度 ,是否对最终目标的实现作出贡献,?,29,到9月份时，销售计划室的国内出差费用报销单迟交率将降至零,何物 What,到何时 When,何种程度 How,销售企划室内负责收集和处理国内出差费用报销单,的人员提交报销单的时间超过了规定时限,步骤3,: 设定目标,30, 表述目标时，应包含“到何时”、“到何,种程度”,目标中不能包括具体实施计划,设定“定量”、“具体”、 “具有挑战性”的目标,步骤3,: 设定目标,学习要点,31,TBP 的8个步骤,Step 6.贯彻实施对策,Step 7.评价结果和过程,Step 8. 巩固成果,Step 5.制定对策,Step 4.把握真因,Step 3.设定目标,Step 2.分解问题,Step 1.明确问题,Act,Check,Do,Plan,32,步骤,4：把握真因,- 为抓住真因，深入调查发生问题的环节 -,対策,问题点,真因,原因,原因,原因,原因,“为何,?”,反复问,“为什么,?”,对策,确认事实，如果不存在因果,关系，则停止询问“为什么？”,33,票据不齐全现象较多,报销单上对提交票据的说明不够充分,员工在填写报销单时不够细致,周围环境易于造成报销单迟交现象,提交流程不明确,真,因,步骤,4：把握真因,销售企划室内负责收集和处理国内出差费用报销单的人员提交报销单的时间超过了规定时限,34, 归纳真因时，应尽量少而精炼,本着现地现物的精神，在尊重事,实的基础上，反复追问“为什么”,步骤,4：把握真因,学习要点,35,TBP 的8个步骤,Step 6.贯彻实施对策,Step 7.评价结果和过程,Step 8. 巩固成果,Step 5.制定对策,Step 4.把握真因,Step 3.设定目标,Step 2.分解问题,Step 1.明确问题,Act,Check,Do,Plan,36,步骤,5：制定对策,对策,对策,对策,对策,对策,相关者,?,对策,真因,对策,如何解决,?,风险,?,固有观念的框架, 广泛地考虑相关者和风险，筛选出附加价值高的对策,本职工作的框架,37,1.修改报销单格式（增加说明）,2.制作报销单提交流程手册，,并召开相关人员会议,步骤,5：制定对策,38,从效果、成本、风险的角度对比，选出最优方案,取得相关人员共识,思考尽可能多的对策，并筛选出,附加价值较高的对策,步骤5：制定对策,学习要点,39,TBP 的8个步骤,Step 6.贯彻实施对策,Step 7.评价结果和过程,Step 8. 巩固成果,Step 5.制定对策,Step 4.把握真因,Step 3.设定目标,Step 2.分解问题,Step 1.明确问题,Act,Check,Do,Plan,40,步骤,6：贯彻实施对策,齐心协力、迅速贯彻，永不言败，直到最后,切实检查,齐心协力、迅速贯彻,及时报告、联络、商谈,永不言败、直到最后,41,1.给每名团队成员分担任务，并,定期召开会议共享进展信息,2,.与销售部的员工进行深入座谈,步骤,6：贯彻实施对策,42,发挥团队的力量,及时报告、联络、商谈,齐心协力、迅速贯彻,步骤6：贯彻实施对策,学习要点,43,TBP 的8个步骤,Step 6.贯彻实施对策,Step 7.评价结果和过程,Step 8. 巩固成果,Step 5.制定对策,Step 4.把握真因,Step 3.设定目标,Step 2.分解问题,Step 1.明确问题,Act,Check,Do,Plan,44,步骤,7：评价结果和过程,目标达成情况如何,顾客的角度,丰田的,角度,自己的角度,评价,结果,?,过程,?,通过对结果和过程评价，学习成功和失败的经验,评价,评价,45,销售计划室国内出差费用报销单再无迟交,现象（目标实现了）,这一结果使得交通费开支报销单迟交率,整体下降,通过定期召开小组会议，共享进展信息，,这是成功的关键所在,【结果】,【过程】,步骤,7：评价结果和过程,46,对结果及过程同时作出评价,步骤7：评价结果和过程,学习要点,47,TBP 的8个步骤,Step 6.贯彻实施对策,Step 7.评价结果和过程,Step 8. 巩固成果,Step 5.制定对策,Step 4.把握真因,Step 3.设定目标,Step 2.分解问题,Step 1.明确问题,Act,Check,Do,Plan,48,步骤,8：巩固成果,巩固成功的机制，保证标准水平的持续提高,新的理想状态,对所属的,岗位,对公司,标准化,改善,再次循环PDCA,横向展开,标准化,改善,横向展开,标准化,成功,失败,实施,49,1.将费用开支报销单格式应用到其它部门,2.将此方法应用到海外出差费用开支的报,销流程中,步骤,8：巩固成果,50,将成功作为机制巩固下来（标准化）,步骤8：巩固成果,学习要点,将成功的机制横向展开,开始下一个改善,51,【参考】问题解决流程图,52,谢谢大家！,53,