工作分析的基本方法与工具

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第四章 工作分析的根本方法与工具,第四章 工作分析的根本方法与工具,本章重点：,1.掌握观察分析法、工作日志法、工作自我记录分析法、主管人员分析法、访谈分析法、问卷调查分析法等工作分析根本方法的内容、适用范围及其特点。,2.掌握工作分析各种根本方法的应用技巧。,3.了解工作分析方法的最新开展及其内容。,本章结构：,一、观察分析法,二、主管人员分析法,三、访谈分析法,四、问卷调查分析法,工作分析方法分类 方法（1）,功用标准,分析内容标准,对象标准,基本方法,非基本方法,结构性分析,非结构性分析,任务分析,人员分析,方法分析,基本方式标准,观察分析法,写实法,问卷调查法,主管人员分析法,文献资料分析法,工作实践分析法,记实分析法,工作分析方法分类 方法（2）,传统的工作分析,观察分析法,资料分析法,问卷调查法,主管人员分析法,面谈（访谈）法,工作导向型分析技术,关键事件法,工作日志法,能力要求法,职能工作分析法,任务清单分析系统,管理人员职务描述问卷,海氏计划,工作信息模型系统,职业分析清单法,人员导向型工作分析技术,工作要素法,临界特质分析系统,工作分析问卷,体能分析法,工作要素清单法,第一节 观察分析法,一、定义,身临其境 静观其变,观察法是工作分析人员在工作现场运用感觉器官或其他工具观察特点对象的实际工作动作和工作方式，并以文字或图表、图像等形式记录下来的收集工作信息的方法。,它侧重点在于分析提炼履行职位所包含的 工作活动所需的,外在行为表现,以及,体力要求、环境条件,等。,二、观察分析法的分类,1.直接观察法：,工作分析人员直接对员工各种的全过程进行观察。如餐厅效劳员的工作过程,2.阶段观察法：,为完整观察到一些周期性较长的各种，采用分段进行观察的方式。如观察行政人员年底筹备年终总结工作经验。,3.工作表演法：,工作分析人员对某些工作周期很长、突发事件较多的工作，让员工进行该工作的表演，从中进行观察的方式。如保安人员盘问可以人员,三、观察分析法的形式与要求,公开观察与隐蔽观察,他人观察与自我观察,所有重要内容都要记录下来，并选择不同的工作者在不同的时间内进行观察。目的是消除分析者对不同工作者行为方式上的偏见；消除工作情景和时间上的偏差。,四、观察法通用操作流程,研究设计,与开发,观察目标定位,观察分析人员,选拔与培训,观察实施过程,数据整理,数据分析,（1）验证信息（2）编制调查问卷、访谈提纲、职位说明书等,第一步：观察目标定位,一明确职位分析观察的目的,1描述describe,2验证test,二观察客体的定位,第二步：研究设计与开发,一选择确定观察对象,一般选择35位典型的任职者作为观察对象,二选择适宜的方法：结构化VS非结构化,三确定观察的时间地点,典型性 经济性 全面性 民主性,四所需设备工具,录音机、摄像机等,VS,非结构化观察法,则只须根据观察的目标定位、所要收集的信息进行观察，方式灵活，国内常用的即为非结构化观察法,结构化观察法,需要在现有理论模型（如KSAOs）和对与职位相关的资料进行分析整理的基础上，针对目标职位的特点开发个性化的观察分析指南，对观察过程进行详细规范，严密掌控观察分析的全过程,缺点：,僵化、信息缺失,优点：,规范、连贯、可信度高,缺点：,指导性差、分析整理难度大,优点：,灵活、信息收集面宽,第三步：观察分析人员选拔培训,一选拔,1过程的结构化程度,2观察的目的,二培训,职位分析团队管理办法,常见的误差错误及其改进办法,观察法操作办法及要点,研究设计的解释说明,关于此次职位分析的目的特点的简介,观察人员培训的主要内容,表：观察过程中可能出现的误差和错误,问题,晕轮效应：,根据一方面的印象作出,对整体的判断,晕轮效应：,根据一方面的印象作出,对整体的判断,细节遗失：,在对工作活动进行概括,时忽略细节信息,对比错误,：,选择错误的参照系,造成判断错误,主观判断：,不尊重客观事实，,主观臆断,趋中倾向：,对工作要求、环境,等的判断过于趋中,信息扭曲：,过分迁就任职者的,看法导致信息失真,归类错误：,对工作任务的提炼、,归类发生错误,观察过程中可能出现的错误,第四步：观察实施过程,一进入观察现场,1相关承诺尊重隐私权、保证匿名性、授予拒绝参与权和结果知情权。,2简要介绍,3设备安装,二现场记录,距离：如上所述，观察者与工作者最好处于“单向知觉状态，就是说最好的观察环境是观察者能清晰的观察工作者的工作活动，而工作者无法看见观察者。在条件无法满足的情况下，观察者应选择便于观察且不影响工作的位置进行观察。另外在出现敏感性问题时，应在与工作者协商的根底上决定是否继续观察。,交流：对于观察过程是否应与工作者及时交流的问题，业界看法不一。通常来看，观察者可以在工作间歇如喝水、简短休息时，与工作者就观察过程中的某些疑问进行探讨，切忌过于频繁。,反响：观察结束后，应及时与工作者就观察所获信息进行沟通、确认，实践研究说明，2天以后的沟通将会丧失局部信息，因此观察结束后，简短的沟通是十分有必要的。,现场观察记录中应注意的三个问题,第五步：数据整理,第六步：数据分析及运用,五、观察分析法的操作要那么,取得信任；,不要影响工作的进行；,详细记录有关资料，如需要努力的程度、体力的消耗、噪音、高温等；,观察完成后向现场工作者表示感谢；,和该职位的主管讨论观察的结果；,将观察的结果汇总整理。,六、观察分析法的利与弊,利：,适用于大量标准化、周期短的体力活动为主的工作如流水线工人；,能够比较全面和深入的了解工作要求；,直观。,弊：,不适用于以智力活动为主的工作；,不适用于周期长、非标准化的工作；,不适用于各种户外工作；,不适用于高、中级管理人员的工作。,观察记录表 例如,序,号,工作,任务,工作操作程序,与方法,权,限,结果,时间,消耗,备,注,1,起草,公文,领会领导意图 - 撰写 - 修改,需审核,1份,2小时,2,开介,绍信,领导签字 - 开介绍信 - 登记,执行,1份,10分钟,工作分析观察提纲局部,被观察者姓名： 日期：,观察者姓名： 观察时间：,工作类型： 工作部门：,观察内容：,1.什么时候开始正式工作？,2.上午工作多少小时？,3.上午休息几次？,4.第一次休息时间从 到 。,5.第二次休息时间从 到 。,6.上午完成产品多少件？,7.平均多长时间完成一件产品？,8.,与同事交谈几次？,9.,每次交谈约多长时间？,10.,室内温度,度。,11.,上午抽了几支香烟？,12.,上午喝了几次水？,13.,什么时候开始午休？,14.,出了多少次品？,15.,搬了多少次原材料？,16.工地噪音 分贝。,观察法通常与访谈法结合使用。,专家实践经验分享,1、适用范围：职位分析观察法的侧重点在于分析提炼履行职位所包含的工作活动所需的外在行为表现以及体力要求、环境条件等，因此观察法主要适用于相对稳定的重复性的操作岗位，而不适用于职能和业务管理岗位。,2、观察方式：在观察过程中应尽量减少由于观察者的介入造成的被观察者的行为“失真，因此在条件许可的情况下应采取适当措施，如深度沟通、培训讲解等，消除被观察者的疑虑甚至敌对情绪，也可采用“单向玻璃、摄像等方式“隐蔽观察。值得注意的是，切忌在被观察者无意识的状态下进行观察，这样将会对组织造成难以挽回的负面影响。,3、人员培训：观察法是观察人员对所获视觉信息主观加工的过程，因此在职位分析准备阶段应致力于对观察人员进行系统深入的培训，尤其注意防止观察过程中可能出现的各种主观错误；在观察结束后应及时与被观察对象进行沟通交流确认所获信息。,4、辅助手段：由于观察法的主观性和片面性，因此观察法不宜作为主导的职位分析方法单独使用，应作为其他职位分析方法的辅助手段，充分发挥其信息验证作用。,动态观察法,唐代文学家柳宗元，曾写过一篇?黔之驴?的寓言，其故事大概是：从前贵州没有驴子，有人用车运进一头，却发现没有什么用处，便弃置山上。一只老虎初见驴子，见其个头高大有点害怕。后来，老虎接近它，估衣骚扰激怒，驴子不知是计，举蹄就踢，老虎这才发现驴子的本领不过如此，于是猛扑过去，把驴子吃掉。,宋代诗人陆游读此那么寓言后，随口吟到：“技能已尽似黔驴。从此，人们以“黔驴之技来形容有限的拙劣技能。,从工作分析资料收集的角度看，?黔之驴?又给我们什么新启迪呢？假设老虎不激怒驴子，恐怕不会发现外表庞大的驴子的本领不过如此。从这那么寓言联想到的化静为动的观察方法，对收集工作分析资料或许是一件利器。起始，也就是文中所说的现场观察法，只有深入岗位工作现场，通过主持人在其工作岗位上的实际表现，才能对岗位工作有更加深入的了解。,观察记录法,工作者自我记录法,写实法,当观察者与被观察者合二为一时,当观察的对象和内容为某个片断时,一工作日志法,1.定义,又称工作写实法，指任职者按时间顺序详细记录自己的工作内容与工作过程，然后经过归纳、分析，到达工作分析目的的一种方法。,2.适用范围,在缺乏文献和人手相对紧张时使用，能保存原始工作信息。,对于核心关键岗位或稳定性差的工作不宜使用。,3.工作日志法的利与弊,优点：,信息可靠性高，适用于确定工作职责，工作内容、工作关系、劳动强度等信息；,本钱少；,对分析高水平与复杂的工作，显得比较有效。,缺点：,此方法将重点集中在了活动过程，而不是结果；,适用范围较小，只适用于工作周期短、工作状态稳定的职位；,整理信息的工作量大，归纳工作繁琐；,信息的真实性受工作执行者的态度的影响；,填写日志会影响正常工作。,4.工作日志法的操作要点,结构化：工作日志是一项所获信息相当庞杂的职位信息收集方法，后期信息整理工作量极大，因此，在工作日志填写表格设计阶段，我们应按照后期分析整理的要求，设计结构化程度较高的填写表格，以控制任职者填写过程中可能出现的偏差和不标准之处，以减少后期分析的难度。,过程控制：工作日志法具有单向性，因此在填写过程中，职位分析人员应积极参与填写过程，为任职者提供专业帮助与支持，另外工程组也可组织中期讲解、职位分析研讨会等形式跟踪填写全过程，力图在日志填写阶段减少填写偏差。,时间控制：一般要连续记录10天以上。,要求任职者每天按照顺序记录自己所进行的工作任务、工作程序方法、工作职责、工作权限以及各项跟踪所花费的时间等。,工作日志 例如,工作日志（封面）,姓名：,年龄：,岗位名称：,所属部门：,直接上级：,从事本业务工龄：,填写日期：自 月 日,至 月 日,工作日志填写说明（封二）,1、请您在工作开始前将工作日志放在手边，按工作活动发生的顺序及时填写，切勿在一天工作结束后一并填写。,2、要严格按照表格要求进行填写，不要遗漏细小的工作活动，以保证信息的完整性。,3、请您提供真实的信息，以免损害您的利益。,4、请您注意保存，防止遗失。,感谢您的真诚合作！,工作日志记录表,5月29日 工作开始时间8：30 工作结束时间 17：30,序,号,工作活动,名称,工作活动,内容,工作活动,结果,所耗时间,（分钟）,备注,1,复印,协议文件,4页,6,存档,2,起草公文,贸易代理委托书,800字,75,报上级审批,3,贸易洽谈,玩具出口,1次,240,承办,4,布置工作,对日出口业务,1次,20,指示,5,会议,讨论东欧贸易,1次,90,参与,16,请示,贷款数额,1次,20,报批,17,计算机录入,经营数据,2屏,60,承办,18,接待,参观,3人,35,承办,二写实性工作分析法,当观察的对象与内容为某个片断时，常采用写实法。,这是通过对工作内容和过程的如实记录，到达工作分析目的的一种方法。,当大量的事实记录下来之后，按照它们所描述的内容进行归类，最后就可以清晰地了解实际的工作，有助于对工作及其任职者的全面了解。,写实性工作分析表 例如,机构名称：办公室 职位：办公室主任,3人，主任1人，打字员1人，办事员1人,花费时间（分）,工作活动内容,任务完成量,备注,开始,延续,8:00,5,打电话到销售科,1次,8:05,2,接电话,1次,8:07,4,帮办事员登记材料,2份,8:11,4,帮办事员校对,5页,花费时间（分）,工作活动内容,任务完成量,备注,开始,延续,8:00,5,打电话到销售科,1次,8:05,2,接电话,1次,8:07,4,帮办事员登记材料,2份,8:11,4,帮办事员校对,5页,8:15,4,准备广告材料,1页,8:19,1,接张厂长电话,1次,8:20,1,接李厂长电话，要一信件,1次,8:21,6,和办事员商量工作,1次,8:27,5,找李厂长要的信,1次,8:32,5,安排当天的工作,1次,一个员工工作分析的案例,在工作实践中，这样的情况很普遍：有的员工工作十分投入，十分认真，但是工作效率不高。,1998年时，我们南京金和已经成为南京规模较大的一家IT企业。当时有十几个业务人员，业务人员的素质相差不大，但业绩差异十分巨大。其中最明显的两个人，员工小王与员工小李，他们一个月的绩效有5倍之差。但在对全部员工的调查问卷中，大家一致认为小李比小王更吃苦，更认真。于是我对两个人作了一周5个工作日的跟踪。当时我们南京公司规定是上午8：30上班，下午17：30下班，中午休息1小时。一周跟踪下来的情况如下：小王平均是8：21到公司，小李是8：05到公司。,小王一天的工作情况 到公司后花5分钟时间做卫生工作，然后开始 联系新客户。平均到9：40分 联系结束，这期间平均打 为21个，找到对方负责人的 为15个。 9：4011：00，处理前一天老客户的成交单据，同时预约下午的老客户拜访。,上午11：0011：40以及下午13：3014：30，平均又有大约18个开拓新客户的 ，找到单位负责人的 为12个。,14：3017：00，外出进行客户的约定拜访，平均走访4家客户，成功拜访指能见到分管业务的负责人平均为3。6家。 17：0017：30，回公司处理一些杂务，下班离开公司的平均时间是17：43分。小李一天的工作情况 到公司后平均花15分钟时间做卫生工作其中还会帮其他同事做一些事。 8：20开始处理前一天老客户的业务事务，平均处理1小时，到9：20结束。 9：2011：50， 联系开拓新客户的工作。其间，平均打34个 ，成功找到单位负责人的 为9个。 13：2017：10，走访老客户，平均走访5家，平均成功访问为1.2家。,17：1018：30，回公司处理一些杂务，平均下班时间为18：35分。,对小王、小李的专业业务掌握进行了综合测试，小李得91分，小王得84分。对小王、小李的沟通技巧进行了面试，5个评委，小李得81分，小王得89分。,我对小李 访问成功率低的原因进行了分析，发现小李 开拓新客户的时间，正好是多数客户的负责人外出办事的时间，而小王打 时间多数客户的负责人还在公司。小李走访客户没有事先预约，所以成功率低，多数客户的负责人不在，仅有的一点成功率也多是在下午17：00左右的最后一两个拜访中出现的，而小王的走访多是事先预约的。我认为以上两点是小王、小李业绩差异的主要问题。 根据这一结论，我让小李先调整工作时间的分配，采用小王的工作时间分配形式。调整后，经过一周的磨合，到第二周，发现小李的成功率有了大幅度的上升，工作量反而有了一些下降。 开拓新客户的数量为每天36个，成功数上升到22个，客户走访量仍是5家，成功率上升到4家。两个月后，小李的业绩已经到达小王的90%。,第二节 主管人员分析法,一、定义,由主管人员通过日常的管理权力来记录与分析所管辖人员的工作任务、责任与要求等因素。,二、理论依据,主管人员对这些工作有相当深刻的了解。,三、主管人员分析法的优缺点,优点：,记录方便，目的明确、分析深入,缺点：,往往存在偏见主管可能只了解一局部工作，因此记录偏重于这局部工作，使结果产生偏差,常与工作日志相结合,工作调查分析表 例如,职位名称： 职 位 编 号：,部 门： 有 效 日 期：,工作地点： 职 等：,主 管： 工资单编号：,职位设置目的：,主要职责：,所管人数： 1、直接管理人数： 2、间接管理人数：,制表： 姓名： 职务： 签字： 日期：,姓名： 职务： 签字： 日期：,工资主管审批： 姓名： 日期：,终审： 姓名： 日期：,复查： 姓名： 日期：,直接主管： 职位名称： 职等：,本 职 位： 职位名称 职等：,直属职位： 职位名称： 职等：,职位名称： 职等：,职位名称： 职等：,任职要求：,教育文化水平方面：,经验方面：,职位工作分析表 例如,一、职 位 名 称：,部 门： 工作地点：,任职者姓名： 日 期：,主管人姓名： 签 字：,二、根本职责：,三、能够用于确定本职位工作范围的各种指示，包括定性的角度和定量的角度：,四、填写下面的图标，以说明各职位间的工作关系：,简要说明下属的主要职能：,五、列举主要职责活动与代表性的工作工程：,六、如上述栏目无法说明，请在此列举几个典型的事例或任职所遇到的工作任务与情况,七、说明本职位工作的权限与自主性,1,2,3,4,本职位,6,7,8,9,10,11,监督职位名称,直接主管名称,第三节 访谈分析法,访谈法又称面谈法，指工作分析者就某一职务或职位与任职者、主管、专家等人围绕对工作的意见和看法展开讨论，以收集工作分析信息的方法。,能够适用于各层各类职位特别是适合中高层管理职位的职位分析和那些不可能去现场观察或难以观察到的职位的工作内容,主要围绕工作内容、工作目标、工作性质与范围所负责任等进行访谈。,一、访谈法的类型,假设根据被调查者对象一次同时访谈人数划分，可分为：集体访谈和个别访谈,根据搜集资料的内容划分，可分为：一般性访谈和深度访谈。,根据搜集资料奉献价值大小划分，可分为：搜集资料主要手段的访谈和搜集资料的辅助手段的访谈。,一个别访谈和集体访谈,1.个别访谈,是指访谈对象是单个人情况下的访谈。,对于那种无结构的深度访谈最为有利,2.集体访谈,是多人同时作为被访对象参与访谈，由调查者搜集资料的方法。,集体访谈一次参加的人以10人左右为宜，并尽可能参加的人有一定代表性，做相同的工作或相近的工作，同时要注意使每个人都有自由发表意见的时机。,小资料：集体访谈的优缺点,优点：,是可以迅速收集到对同一问题的不同看法以及人们对该问题认识的差异性；,即使看法一致也有助于在讨论者不断相互启发充实丰富原有的观点，使调研者得到一份较完备的资料。,缺乏：,可能产生“团体压力效应，在从众心理的制约下使某些人不说出自己对某事物的看法；,由于对访谈人组织水平要求较高，也就限定此种访谈的范围不可能太大；,此种方法收集 的资料统计起来比较困难。,二一般访谈和深度访谈,1.一般访谈,也称初步访谈,此类访谈在形式上控制比较严格，即有一套完整的访问提纲，访谈人只需按照顺序题为和记录即可，无需探讨式的相互商洽。,使用这类方式的目的通常是为了验证一种假设理论或政策，所以访谈中不考虑与调查主题无关的因素。,2.深度访谈,是一种无结构的、直接的、个人的访问，在访问过程中，一个掌握高级技巧的调查员深入地访谈一个调查者，以解释对某一问题的潜在动机、信念、态度和感情。,深度访谈是希望通过访谈发现一些新的重要因素，这些因素不是用外表的观察和普通的访问就能获得的。,小资料：深度访谈的优缺点：,深度访谈的优点：,可以获得比较全面的资料，是很了解一些复杂的问题；,深度访谈的缺点：,由于采用无结构访问，是否成功取决于访问员的技巧和经验。,调查对象通常是一些特殊人群，因此较难联系。,二、访谈法实施流程,访谈准备阶段,访谈开始阶段,访谈主体阶段,访谈整理阶段,访谈结束阶段,通用职位分析访谈流程,1.访谈准备阶段,职位分析访谈准备阶段各项工作,制定访谈计划,培训访谈人员,编制访谈提纲,1.制定访谈方案,访谈方案的目的主要是明确以下内容：,1明确访谈目标,2确定访谈对象任职者直接上级或是从事本职位6个月以上的任职者,3选定适宜的职位分析访谈方法例如，访谈的结构化程度以及访谈的形式,4访谈的时间、地点访谈的时间安排以不打搅正常的工作为宜，访谈的场所应该保持安静、整洁、方便,5准备访谈所需的材料和设备,2.培训访谈人员,培训主要包括三方面的内容：,一是根本访谈原那么、知识、技巧的培训与交流；,二是针对本次访谈展开的专项培训，主要是传达访谈方案，明确访谈目的意义；,三是按照访谈分工各访谈人员收集并分析现有的目标职位相关信息，在实践中本环节操作质量的好坏对访谈的效果将会产生极大的影响，我们可以更具实际需要采取个体分散学习和集中分析总结等方式开展，力求使访谈人员在访谈对工作有大致的了解与认识,3.编制访谈提纲,访谈者根据现有资料及信息，编制访谈提纲，访谈提纲的主要作用是为访谈者提供信息补充，防止在访谈过程中出现严重的信息缺失，确保访谈过程的连贯性。访谈提纲大致分为通用性问题开放式和个性化问题封闭式，通用性问题主要列举需要收集的各方面信息，个性化问题主要列举与职位相关的各项职责和任务，以作为启发被访谈者思路的依据。,2.访谈开始阶段,在访谈初始阶段帮助被访谈者建立平和、互信的心态那么显得格外重要,(1)在职位分析的初始阶段，职位分析师应建立轻松、舒适会谈气氛;,(2)向被访谈者介绍本次访谈的流程以及对被访谈者的要求;,(3)重点强调本次职位分析的目的及预期目标、所收集的信息的用途以及本次职位分析相关技术性问题的处理方法,(4)有必要向被访谈者说明的是，本次访谈已经征得其上司的同意，但是参与访谈的全部人员将保证访谈的内容除了作为分析根底外，将对其上级和组织中的任何人完全保密。,采取随意简单的方式自我介绍,尝试发现被访谈者爱好的话题，从这些话题出发展开访谈,在话题开始时，采取鼓掌、适度赞扬等方式表达对被访谈者的欢迎，以缓和紧张气氛,营造访谈气氛的途径,你好！我叫王海，是本公司人力资源部职位分析师。想必你的上司已经和你沟通过，我们将通过访谈等方式对你的职位证券分析员进行职位分析，确定该职位的工作职责及任职资格。本次项目选取了公司证券投资部5个核心职位作为标竿进行分析，证券分析员这一职位我们选取了公司五位职员进行访谈，你是我们访谈的第二位。通过本轮访谈收集的信息将连同职位分析问卷一道作为职位分析的信息基础，最后的成果在正式提交前，我们会再次和你沟通确认。当然对于本次访谈的内容，我们会予以保密。在访谈开始前，你问题需要向我们提出吗？,常用介绍词示例：,3.访谈主体阶段,围绕如何收集完整、准确的信息而展开。,1寻找“切入点,2获取“主干工作任务,3探索“枝叶任务细节,6、各项任务表述中是否相互重叠，哪些内容可以合并或者需要拆分的？,5、整个任务清单中是否有相互矛盾和逻辑混乱的地方？,4、是否忽略了其他重要的工作领域？,3、任务清单是否穷尽你全部工作内容？,2、在我们对这项工作任务的描述中，所用术语是否正确，是否还有其他更为专业的表述？,1、我们对这项任务的表述是否准确清晰？,针对任务清单可提的问题,为启发被访谈者列举工作内容可提的问题,作为,，你认为你的工作主要有哪些板块构成，各板块分别包含哪些任务及职责？,接下来你会做什么？,假设此刻是你典型的一个工作日的开始，那么你做的第一件事情是什么？能举个例子吗？,WHY,此项工作任务的主要目的,WHAT,主要的工作内容,HOW,完成工作的方法,WHEN,工作时间,WHERE,工作地点,WHO,工作联系（协助者、指导者）,WHICH,相关设备、工具,需要收集的主要信息,4.访谈结束阶段,访谈结束阶段应再次沟通的问题,6、感谢被访谈者的帮助与合作,5、邀请被访谈者在需要时，与职位分析小组联系,4、提前告知下次访谈的内容（最终确认成果）,3、重申职位分析的目的与访谈搜收集信息的用途,2、就细节问题进一步追问并与被访谈者最后确认所有信息的真实性与完整性,1、允许被访谈者提问,5.访谈整理阶段,三、访谈法的优缺点,优点,可以对工作态度与工作动机等较深层次的内容有了解。,运用面广。,由任职者亲口讲出工作内容，工作分析者可随时提问，对有关问题加以澄清。,使分析者了解到短期直接观察不易发现的情况。,为任职者解释工作分析的必要性及功能。,有助于与员工的沟通。,缺点,需要专门的技巧，需要受过专门训练的工作分析专业人员。,口舌上消耗较多，费力、费时，工作本钱较高。,搜集到的信息往往扭曲、失真。,四、被访者不愿合作的原因分析,1.对访问感到迷惑和不理解；,2.对访谈的内容不感兴趣；,3.无暇费时接受访问。,五、访谈技巧,一准备,1.访谈地点在无其他人的办公室、人口较少的家里、僻静的地方、咖啡屋等,2.访谈时间在1-2小时之间,3.较深入的访谈至少要三次,4.母语访谈,5.准备后续访谈的要留下铺垫。,二建立合作关系,建立访谈双方良好关系要注意以下几点：,1.开门见山进行自我介绍和叫出被访者姓名；,2.可事先通知被访者；,3.采用肯定的进见约谈方式；,4.服饰应让被访者接受；,5.入乡随俗,6.充分尊重被访者,7.创造友好气氛,三控制谈话的进行,1.提问要明确具体、通俗易懂；,2.要适当控制话题方向；,3.采用启发式引导答复；,4.适时插问；,5.适当运用表情和动作；,6.严格按照方案进行访谈，不要随意离开主题，并注意问题之间的衔接；,7.结束访谈时应表示感谢，为下次可能的访谈工作留下好的印象。,四记录访谈内容,记录访谈内容可分为：,当场纪录：,一般当场纪录应征得被访者的同意，记录下的内容要请被访者过目并核实签字。以免使谈话内容对他构成损害。当场纪录也可用录音、录像的方法将谈话内容记录下来。,事后记录：,事后记录的优点是不破坏交谈气氛，使访谈能自由顺利进行。,缺点是有些内容可能会记不住或记不准而损失了有用的资料。,五访谈的提问,1.敏感问题迂回谨慎；,2.内向的被访者多问细节,3.第一句话闲聊国家大事、衣服、个人兴趣,4.多用开放型问题少用封闭型问题你认为高校收费合理吗,5.一句话问一个问题你认为工作中什么最重要,6.问题要具体，防止过于抽象你喜欢什么样的学校,7.追问不要在刚开始就频繁进行；,8.把自己的意见悬置起来留待追问；,9.捕捉有意无意抛出来的语言“标记 ,10.不要隐瞒自己的无知。,倾听的技巧,直视访谈对象,时而向访谈对象确定一下信息,表现出对访谈对象的话感兴趣,访谈法的典型提问方式,你所做的是一种什么样的工作？,你所在职位的主要职责是什么? 你又是如何做的？,你的工作环境与别人的有什么不同？,做这项工作所需具各的教育程度、工作经历、技能是怎样？它要求你具有什么样的文凭或工作许可证？,你都参与些什么活动？,这种工作的职责和任务是什么?,你的工作绩效的标准有哪些?,完成你承担的工作任务还需要那些条件？,某公司 高管访谈提纲,尊敬的公司领导：,我们是 工程组，我们正在进行有关企业内部管理的咨询工程，为了,全面了解企业现状，设计有针对性的管理解决方案，特对您进行访谈，您的,观点和所提供的信息对于工程的顺利开展至关重要。感谢您接受访谈。,附：访谈提纲,您的业务分管？,请您简单介绍公司的开展历程和当前的经营状况？,请您简单介绍公司的整体战略目标和业务组合情况？,您认为公司当前的优势是什么？当前存在的问题是什么？,如果用几个词形容一下公司的文化气氛，是什么？,公司的人员构成情况如何？,公司的部门设置和组织结构是如何演变的？,公司的业务流程是否清晰，办事效率如何？,公司的人事任免和竞聘程序是否科学和合理？,当前的考核体系存在何种问题？,薪酬体系存在的问题？,员工期望什么样的鼓励方式？,专家实践经验分享,一【效果】,1、访谈法是目前在国内企业中运用最广泛、最成熟、最有效的职位分析方法。,2、访谈法唯一能够适用于各层各类职位的职位分析方法，且是对中高层管理职位进行深度职位分析效果最好的方法。,3、访谈的成果不仅仅表现在书面上，在整个访谈过程中，任职者对职位所进行的系统思考、总结与提炼也具有十分重要的价值与意义。,二【要点】,提高访谈法的效果需要把握以下关键点：,1、访谈者培训：职位分析访谈是一项系统性的、技术性的工作，因此在访谈准备阶段应对访谈者进行系统的职位分析理论与技术培训。,2、事前沟通：应在访谈之前一星期左右事先通知访谈对象，并以访谈指引等书面形式告知其访谈内容，使其提前对工作内容进行系统总结，并有利于获得访谈对象的支持与配合。,3、技术配合：在访谈之前，访谈者须事先对访谈职位进行文献研究，并通过开放式职位分析问卷初步收集、整理与汇总职位信息，形成对职位的初步印象，找到访谈的重点，使访谈能够有的放矢。,4、沟通技巧：在访谈过程中，访谈者应与被访谈者建立并维持良好的互信和睦关系，适当地运用提示、追问、控制等访谈技巧，把握访谈的节奏，防止访谈中的“一边倒现象。,5、信息确认：访谈过程中，访谈者应就获取的信息及时向被访谈者反响并确认；在访谈结束前，应向被访谈者复述所获信息的要点，以得到其最终的认可。,第四节 问卷调查分析法,一、问卷法简介,它是以书面的形式、通过任职者或其他职位相关人员单方信息传递来实现的职位信息收集方式。,最通用的方法；,设计问卷是关键；,分类：,定量结构化问卷和非结构化问卷,格式：,参考118-128页。,1.定量结构化问卷,定量结构化问卷是在相应理论模型和假设前提下，按照结构化的要求设计的相对稳定的职位分析问卷，一般采用封闭式问题，问卷遵循严格的逻辑体系，分析结果可通过对信息的统计分析加以量化，形成对职位的量化描述或评价。,定量结构化问卷最大的优势在于问卷一般经过大量的实证检验，具有较高的信度与效度，便于职位之间相互比较。,2.非结构化问卷,非结构化问卷是目前国内使用较多的职位分析问卷形式，其特点在于能对职位信息进行全面、完整的调查收集，适用范围广泛，能根据不同的组织性质、特征进行个性化设计。,与结构化的问卷相比，非结构化问卷存在精度不够、随意性强、与分析师主观因素高度相关等缺陷，但是非结构化问卷也有适应性强、灵活高效等优势。非结构化问卷不仅是一种信息收集工具，而且包含了任职者和职位分析师信息加工过程，因而其分析过程更具互动性、分析结果更具智能性。,二、非结构化问卷的组成板块,基本信息,职位目的,工作职责,绩效标准,组织架构,工作联系,工作特征,任职资格（,KSAOs,）,所需赔许,职业生涯,非结构化问卷包括的信息板块,1.,问卷设计,三、非结构化问卷操作要点,问卷包含的项目,填写说明,阅读难度,填写难度,填写者文字水平,问卷长度,问卷设计主要应考虑的内容,2.,问卷试测,3.,样本选择,4.,问卷发放及回收,5.,问卷处理及运用,工作分析问卷-1,姓名： 工作名称：,部门： 编号：,上级姓名： 上级职位：,1. 任务综述：请用你自己的语言简要表达你的主要工作任务。,2. 特定资格要求：请列举为完成由你的职位所承担的那些任务，需要具有哪些证书、文凭或许可证。,工作分析问卷,本调查问卷由任职人填写，填写后交上级主管签署意见，并送人事部门审核,姓名,性别,年龄,职位名称,职等职级,部门,学历,专业（在校,）,直接上级职位,直接下级职位,上级主管意见：,上级主管签字：,人事部门意见,人事人员签字,：,工作分析问卷,须答题须知：,u,请您按照工作职位的实际要求答题，请不要以任何个人的因素来衡量,u,选择题类，请于选定项字母或,前打,1、本职位所需教育程度,A 初中含以下 B 高中职技 C 大专 D 本科 E 研究生以上,2、 本职位所需外语语种 ，外语程度要求,A 不须 B 书面通 C 书面及口语略通 D 精通,3、 本职位所需汉语表达能力,A 不限 B 普通话口头能力强 C 书面及口头强 D 极强的文字功底,4、 本职位所需户籍所在地,A 本地户口 B 不限,5、 本职位所需其专业的工作经验,A 6个月以下 B 6个月-2年 C 2年-5年 D 5年以上,工作分析问卷,6、 本职位应用哪种设备 ，设备、工具、仪器需要的应用能力。,A 搬运 B 操作 C 操作及维修 D 软硬件设计,7、 本职位对设备、工具、仪器的责任,A 不易损失 B 有时损失需一般防范,C 容易损失需密切防范 D 难免损失需严加防范,8、 本职位对材料、在制品、本钱的责任,A 不易损坏 B有时损坏需一般防范,C 容易损坏需密切防范 D 难免损坏需严加防范,9、 本职位直接督导范围人数,A 0 B 1-4 C 5-10 D 11-20 E 21人以上,10、职位间接督导范围人数,A 0 B 1-20 C 20-100 D 101-300 E 301人以上,11、本职位管理工作中的责任及能到达的程度一般员工可不答此题,A 要负责分派工作，按规定检查工作成果，达成目标。,B 要能很快熟悉新接受的工作，排定方案。,C 要能解决工作中的矛盾，不同部门的活动，达成目标。,D 要能有效分配组织资源，做出最正确鼓励政策，确保员工与公司的最大利益。,12、本工作所需的行政专业能力,A 例行性、重复性工作。,B 例行性工作，偶尔需要个案处理。,C 需要依经验改进新技巧解决复杂问题。,D 需要调查分析研究解决问题。,工作分析问卷,13、本工作的责任,A 按上级指示工作，上级对结果负责。,B 根据方案进度，安排自己工作，根据内部原那么工作。,C 安排方案，分析结果断策可能与上级协商。,D 有下属单位，需要制定公司目标和政策。,14、本工作职能对公司的影响范围,A 例行性工作，如果出错容易发现，错误对公司根本无影响。,B 有限范围内协调工作，错误不易发现，错误对公司有些损害。,C 职责对公司单位功能及本部门任务完成有一定的影响力。,D 负责一个部门以上功能，本部门最高主管不在时，负责本单位。,15、本工作所需的人际关系能力,A 普通技巧 B 良好技巧 C 高度技巧,16、所需体力及感官能力,A 不限 B 体力强 C 敏捷而有力 D 身体素质强且五官感知力强,17、所需资料处理能力,A 传递 B记录整理及传递,C 依据常规做相关的技术性改进 D 需调研分析、评估与创新,工作分析问卷,18、所需领导力,A 无需 B 一般 C 较强 D 极强,19、所需方案力,A 无需 B 一般 C 较强 D 极强,20、所需创新力,A 无需 B 一般 C 较强 D 极强,21、所需掌握事物能力,A 不需 B经过长时间可掌握 C 很快能掌握 D 一接触就掌握,22、列出您的主要工作责任至少8-10条请按照主次顺序说明，用词要精确、不要摸棱两可，不要官话套话，及每项责任的重要程度%和所用时间%。,工作分析问卷,23、例说明您的工作中常发生的关键事件，发生频率，及每次的持续时间。,关键事件 发生频率 持续时间/次,24、明您的效劳对象或客户是谁？工作中需要和哪些部门、哪些人合作？频率怎样？,效劳对象/客户 需合作部门/人 频率,25、您的工作还需要哪些特长？需要什么证照？,工作分析问卷,23、请描述您的工作地点及工作环境。,工作地点： 办公室 80%室内 60%室外 60%出差 常年出差,工作环境：,温度：40度以上 30-40度 20-30度 10-20度 10度以下,光线：明亮一般较暗漆黑,卫生：清洁根本清洁一般较脏很脏,危险：无根本无危险比较危险非常危险,空气：清新普通较差极差,其他：,24、您的工作有哪些决策责任说明您要做哪些决定，及决定会产生哪些影响？,决策责任：,决策影响：,25、您还有其他需要表达的吗？,感谢您认真阅读本问卷！祝您工作顺利！,工作分析问卷,如何填写工作分析问卷,本工作问卷共28题，其中选择题22题，问答题6题。,请按照工作职位的实际要求答题，勿以个人特点衡量。,答题方法：,选择题类，请于您认为最适宜的选项前画 “。,问答题类，请于指定位置写出您的答案。,答题人员：,本次工作分析对象中所列人员。,工作分析工程小组选定的其他人员。,逐步核对，在符合本职任务的工程上划“，并说明它对工作的重要性,代号 N 1 2 3 4 5,重要性 无关 很低 低 一般 高 很高,1.保护交通事故现场证据_,2.在经常发生事故的地段注意防止新事故_,3.使用闪光信号灯指挥交通_,4.使用交通灯指挥交通_,5.捕捉违章驾驶员并填写情况表_,6.估计驾驶员的驾驶能力_,7.对违反交通规那么的人解释交通规那么和法律知识_,8.跟踪可疑车辆，观察违章情况_,9.签发交通传票_,10.对违反交通规那么的人发出警告_,11.监视交通情况，搜寻违章车辆和人员_,12.检查驾驶执照或通行证_,13.护送老人、儿童、残疾人过马路_,14.参加在职培训_,15.参加射击训练_,16.操作 交换机_,17.擦洗和检查装备_,18.维修本部门的交通工具_,民 警 任 务 调 查问卷 表,工作分析方法,问卷调查法的优缺点,优点,调查样本量很大；,费用低，速度快；,分析的资料可以数量化；,调查范围广，可用于多种目的。,缺点,设计理想的调查问卷需要花费大量的时间、人力和物力。,可控性比较差。,不容易了解对象的态度和动机等深层次的信息。,专家经验分享,1、适用性：,1除访谈法外，问卷法也是国内目前运用最为广泛、效果最好的职位分析方法之一。并且，问卷法可以用于对企业内各层各类职位进行职位分析，具有较为普遍的适用性。,2问卷法与访谈法具有极高的互补性，二者结合使用，是目前职位分析的主流方法。,2、效果：,问卷法的效果主要取决于四个方面：,1问卷设计的质量：问卷法的效果首先取决于问卷设计的好坏。根据笔者的经验，一份好的问卷必须具有系统完整的结构、标准化的格式，同时在问卷的各个局部给出详细的填写说明书和填写范例，使问卷答复者能够准确地把握填写的标准。,2)问卷调查前的辅导：问卷法的效果还取决于问卷答复者对调查的合作态度以及他们对问卷的理解程度。因此，在问卷调查前，必须对调查对象进行问卷填写辅导，通过面对面的沟通，向他们说明调查的意图，并就问卷的内容和填写标准进行讲解。,3问卷调查过程的控制：对调查过程的严密组织、及时沟通与反响也能够大大提高问卷调查的效果。,4问卷调查信息确实认：问卷回收之前，必须首先将问卷反响到被调查职位的上司，请他们对问卷中的信息进行确认、修正，并签字，确保问卷收集信息的真实性与准确性。,其他信息采集方法工作实践法,工作实践法:,工作分析人员通过直接参与某项工作来深入细致地体验、了解所分析工作的特点和要求的方法。,优点：,亲自参与可以获得第一手 工作分析的信息；,可以确保收集信息的真实性和全面性。,缺点：,危险性工作、高度专业化的工作不适合,其他工作分析的方法典型事例,典型事例法，也称关键事件法，是对实际工作中特别有效或无效的工作者行为进行描述的方法。当大量的这类小事例收集起来以后，按照它们所描述的情形进行归纳分类，才能对实际工作的要求，有一个非常清楚的了解。,案例：各图书馆参考工具书部门员工的工作描述,1关键事件。倾听顾客，并就寻找图书馆资料等问题答复他们的提问,2工作描述。就寻找书籍、期刊和其他图书馆资料等问题答复顾客的提问，并指引他们在馆里寻找资料。为了做好本职工作，可以要自己先寻找资料，然后把顾客介绍给那些能够帮助他们的人；有的人可能需要教会他们如何使用参考资料或特别的图书馆设施；陪同新的顾客参观图书馆；使用计算机和一系列参考书做好本职工作。,优点：该方法直接描述人们在工作中的具体活动，因此可揭示工作的动态性。由于所研究的行为可以观察和衡量，所以，用这种方法获得的资料是用于大多数的工作分析。,缺点：收集、归纳事例并加以分类要消耗大量时间。另外，根据定义，事例描述的是特别有效或特别无效的行为，所以很难对平均的工作行为形成总的概念。这样可能会遗漏一些不显著的工作行为，难以非常完整的把握。,其他工作分析的方法文献分析法,文献分析法是一项经济且有效的信息搜集方法。,它是通过对现存的与工作有关的文档资料进行系统性分析，来获取工作信息。,由于它是对现有资料的分析提炼、总结加工，通过文献分析法无法弥