工作分析的基本方法与工具教学课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第四章 工作分析的根本方法与工具,1,学习重点：,一掌握观察分析法、现场工作日记法或日志法、工作者自我记录分析法、主管人员分析法、访谈分析法、问卷调查分析法等根本工作分析方法的内容、适用范围及其具体实施；,二掌握工作分析方法的应用技巧；,三了解工作分析方法的最新开展及其内容；,四比较：,各种方法的优、缺点？,2,导言：工作分析方法分类,依据功用划分，有根本方法和非根本方法；,依据分析内容，有结构性分析与非结构性分析方法；,依据对象划分，有任务分析、人员分析与方法分析；,依据根本方法划分，有观察法、写实法与调查法等。,本讲主要介绍：观察分析、主管人员分析、访谈分析和问卷调查分析等根本方法。,3,工作分析方法分类方法（1）,功用标准,分析内容标准,对象标准,基本方法,非基本方法,结构性分析,非结构性分析,任务分析,人员分析,方法分析,基本方式标准,观察分析法,写实法,问卷调查法,主管人员分析法,文献资料分析法,工作实践分析法,记实分析法,4,工作分析方法分类方法（2）,传统的工作分析,观察分析法,资料分析法,问卷调查法,主管人员分析法,面谈（访谈）法,工作导向型分析技术,关键事件法,工作日志法,能力要求法,职能工作分析法,任务清单分析系统,管理人员职务描述问卷,海氏计划,工作信息模型系统,职业分析清单法,人员导向型工作分析技术,工作要素法,临界特质分析系统,工作分析问卷,体能分析法,工作要素清单法,5,常用,工作,分析,方法,分类,方法,（,3）,职,位,问,卷,分,析,法,工,作,日,志,写,实,法,测,时,法,工,作,抽,样,法,关,键,事,件,分,析,法,面,谈,法,6,工作分析方法分类4,观察法,面谈法,写实法职务调查表法、工作日志法、核对法,工作实践法,典型事例法,7,内容框架,一、观察分析法,二、主管人员分析法,三、访谈分析法,四、问卷调查分析法,8,第一节 观察分析法,1、概念：一般是由有经验的人通过直接观察的方法，记录某一时期内工作的内容、形式和方法，并在此根底上分析有关的工作因素，到达分析目的的一种活动。,2、观察的形式：公开观察、隐蔽观察、他人观察与自我观察等。,3、要求：所有重要内容都要记录下来，并选择不同的工作者在不同的时间内进行观察。目的是消除分析者对不同工作者行为方式上的偏见；消除工作情景和时间上的偏差。,9,观察法,通过观察，把有关工作各局部的内容、原因、方法、程序、目的等信息记录下来，把取得的职务信息整理。,可以了解到广泛的信息，取得的信息比较客观和正确。,局限性：,1要求观察者有足够实际操作经验；,2不适用于工作循环周期长的工作；,3不能得到有关任职者资格要求的信息。,10,观察分析法适用的范围和方法,一般来说，观察分析法比较适用于短时期的外显特征的分析，适合于比较简单、不断重复、容易观察的工作分析；而不适合于隐蔽的心理因素的分析，不适合于没有时间规律与表现的工作。,一般以标准格式记录观察到的结果。,11,观察法,1. 观察法对那些程序化较强的，较多通过身体动作完成的工作更适合。,2. 适用的工作类型：流水线上的作业工人、警察、飞机驾驶员等,3. 不太适用的工作：脑力活动律师、设计工程师、科学家；突发或偶发事件急救护士等,12,观察记录表例如,序,号,工作,任务,工作操作程序,与方法,权,限,结果,时间,消耗,备,注,1,起草,公文,领会领导意图 - 撰写 - 修改,需审核,1份,2小时,2,开介,绍信,领导签字 - 开介绍信 - 登记,执行,1份,10分钟,13,观察记录法,工作者自我记录法,写实法,当观察者与被观察者合二为一时,当观察的对象和内容为某个片断时,14,一工作者自我记录法,当观察者与被观察者合二为一时，观察分析就成了工作者自我记录法；,工作者按照标准格式，例如工作日志形式，及时详细地记录自己的工作内容和感受，然后在此根底上综合分析，实现工作分析的目的。,使用范围：管理或其他随意性大、内容复杂的岗位工作分析。,15,工作日志法,要求从事工作的雇员每天记现场工作日记或日志，即让他们每天记录下他们在一天中所进行的活动。每个雇员都要将自己所从事的每一项活动拨照时间顺序以日志的形式记录下来。它可以向你提供个非常完整的工作图景。,16,要求：,1工作者每天按时间顺序记录自己所进行的工作任务、工作程序、工作方法、工作职责、工作权限以及各项工作所花费的时间等。,2一般要连续记录10天以上。,3由本人记录最为经济和方便。,4因为记录者可能会带有主观色彩，因此，要求事后要对记录分析结果进行必要的检查矫正，可以由工作者的职介上级来实施。,17,工作日志填写说明,1、请您在每天工作开始前将工作日志放在手边，按工作活动发生的顺序及时填写，切勿在一天工作结束后一并填写。,2、要严格按照表格要求进行填写，不要遗漏那些细小的工作活动，以保证信息的完整性。,3、请你提供真实的信息，以免损害您的利益。,4、请您注意保存，防止遗失。,感谢您的真诚合作！,18,工作日志例如,工作日志（封面）,姓名：,年龄：,岗位名称：,所属部门：,直接上级：,从事本业务工龄：,填写日期：自 月 日,至 月 日,工作日志填写说明（封二）,1、请您在工作开始前将工作日志放在手边，按工作活动发生的顺序及时填写，切勿在一天工作结束后一并填写。,2、要严格按照表格要求进行填写，不要遗漏细小的工作活动，以保证信息的完整性。,3、请您提供真实的信息，以免损害您的利益。,4、请您注意保存，防止遗失。,感谢您的真诚合作！,19,工作日志记录表,5月29日 工作开始时间8：30 工作结束时间 17：30,序,号,工作活动,名称,工作活动,内容,工作活动,结果,所耗时间,（分钟）,备注,1,复印,协议文件,4页,6,存档,2,起草公文,贸易代理委托书,800字,75,报上级审批,3,贸易洽谈,玩具出口,1次,240,承办,4,布置工作,对日出口业务,1次,20,指示,5,会议,讨论东欧贸易,1次,90,参与,16,请示,贷款数额,1次,20,报批,17,计算机录入,经营数据,2屏,60,承办,18,接待,参观,3人,35,承办,20,二写实性工作分析法,当观察的对象与内容为某个片断时，常采用写实法。,这是通过对工作内容和过程的如实记录，到达工作分析目的的一种方法。,当大量的事实记录下来之后，按照它们所描述的内容进行归类，最后就可以清晰地了解实际的工作，有助于对工作及其任职者的全面了解。,21,写实性工作分析表例如,机构名称：办公室 职位：办公室主任,3人，主任1人，打字员1人，办事员1人,22,花费时间（分）,工作活动内容,任务完成量,备注,开始,延续,8:00,5,打电话到销售科,1次,8:05,2,接电话,1次,8:07,4,帮办事员登记材料,2份,8:11,4,帮办事员校对,5页,8:15,4,准备广告材料,1页,8:19,1,接张厂长电话,1次,8:20,1,接李厂长电话，要一信件,1次,8:21,6,和办事员商量工作,1次,8:27,5,找李厂长要的信,1次,8:32,5,安排当天的工作,1次,23,第二节 主管人员分析法,概念：,由主管人员通过日常的管理权力来记录与分析所管辖人员的工作任务、责任与要求等因素。,理论依据：,主管人员对这些工作有相当深刻的了解。,偏差产生,：偏见,偏差消除：,与工作自我记录法相结合。,常用表格：,工作调查表、职位工作分析表。,24,一工作调查分析表例如,职位名称： 职位编号：,部 门： 有效日期：,工作地点： 职 等：,主 管： 工资单编号：,职位设置目的：,主要职责：,所管人数： 1、直接管理人数： 2、间接管理人数：,制表：姓名： 职务： 签字： 日期：,姓名： 职务： 签字： 日期：,工资主管审批： 姓名： 日期：,终审： 姓名： 日期：,复查： 姓名： 日期：,25,直接主管： 职位名称： 职等：,本职位： 职位名称 职等：,直属职位： 职位名称： 职等：,职位名称： 职等：,职位名称： 职等：,任职要求：,教育文化水平方面：,经验方面：,26,二职位工作分析表例如,一、职 位 名 称：,部 门： 工作地点：,任职者姓名： 日 期：,主管人姓名： 签 字：,二、根本职责：,三、能够用于确定本职位工作范围的各种指示，包括定性的角度和定量的角度：,四、填写下面的图标，以说明各职位间的工作关系：,27,简要说明下属的主要职能：,五、列举主要职责活动与代表性的工作工程：,六、如上述栏目无法说明，请在此列举几个典型的事例或任职所遇到的工作任务与情况,七、说明本职位工作的权限与自主性,1,2,3,4,本职位,6,7,8,9,10,11,监督职位名称,直接主管名称,28,第三节 访谈分析法,不能够实际去做观察、不可能去现场观察或者难以观察，那么必须访问工作者。,访谈的对象：工作者、主管人员或者工作者的同级与下级。,适用范围：短时间可以把握的生理特征分析，或长时间才能把握的心理特征分析。,形式：个别访谈、集体访谈,要求：事先准备好问卷或提纲。,29,访谈法,1 对每个雇员进行个人访淡：一般访谈、深度访谈,2 对做同种工作的雇员群体进行的群体访谈：一般座,谈、团体焦点访谈,3 对完全了解被分析工作的主管人员进行主管人员访谈,30,一问题设计,1、保持设计问题的热情，直到你认为问题已经足够。,2、根据有关的资料和先前的经验检测所设计的问题。,3、只选择那些与所调查资料直接相关的问题。,4、把问题按一定的逻辑顺序排列，把那些容易的、没有挑战性但又必要的问题排在前面。,5、构造一种粗略的工具，对少量的被访者进行先导性的试验访谈。,6、检查结果，修改或删除问题。,7、修改不清楚的问题。,8、在做了上述修改后，构建一个问题清单。,9、通过整理资料的方式来使问题的答复选择化。,10、进行第二次试验访谈，这次的重点是检查问题和答复项是否足够。,11、通过检查第二次试验访谈的结构来构建最终的访谈提纲。,31,二访谈技巧,1、事先清晰地说明访谈的目标和方法。,2、在访谈前，确认访谈是不是得到所要信息的适宜工具。,3、选择适当的答复者以满足所寻求信息的性质、资料收集的方式和研究的其他要求。,4、为到达访谈的目的需要取得答复者的支持。,5、控制访谈，使访谈指向一定的目标。,6、控制个人举止、行为等其他会影响结果的因素。,7、记下意外的重要信息，尤其是正式访谈方案中没有想到的或行的信息。,32,发问的要点：工作分析所应包含的信息-7W,1、用谁Who,2、做什么What,3、何时When,4、在哪里Where,5、如何How,6、为什么Why,7、为谁For whom,33,访谈法的典型提问方式,你所做的是一种什么样的工作？,你所在职位的主要职责是什么? 你又是如何做的？,你的工作环境与别人的有什么不同？,做这项工作所需具各的教育程度、工作经历、技能是怎样？它要求你具有什么样的文凭或工作许可证？,你都参与些什么活动？,这种工作的职责和任务是什么?,你的工作绩效的标准有哪些?,完成你承担的工作任务还需要那些条件？,34,某公司高管访谈提纲,尊敬的公司领导：,我们是XXXXX工程组，我们正在进行有关企业内部管理的咨询工程，为了,全面了解企业现状，设计有针对性的管理解决方案，特对您进行访谈，您的,观点和所提供的信息对于工程的顺利开展至关重要。感谢您接受访谈。,附：访谈提纲,您的业务分管？,请您简单介绍公司的开展历程和当前的经营状况？,请您简单介绍公司的整体战略目标和业务组合情况？,您认为公司当前的优势是什么？当前存在的问题是什么？,如果用几个词形容一下公司的文化气氛，是什么？,公司的人员构成情况如何？,公司的部门设置和组织结构是如何演变的？,公司的业务流程是否清晰，办事效率如何？,公司的人事任免和竞聘程序是否科学和合理？,当前的考核体系存在何种问题？,薪酬体系存在的问题？,员工期望什么样的鼓励方式？,北京大学 工程组,2006-10-19,35,第四节 问卷调查分析法,最通用的方法,设计问卷是关键,分类：通信问卷、非通信问卷的集体问卷，检核表问卷、非检核表问卷，标准化问卷和非标准化问卷，封闭问卷与开放式问卷。,36,问卷的构成,问卷是以书面的形式，根据研究假设而设计的问题表格。对于结构型问卷，它的根本成分就是由问题与限制性答案两个方面组成的。问卷通常包括前言、个人特征资料、事实性问题和态度性问题等四个根本局部。,37,根本程序,第一步：调查准备。,包括初步了解工作分析的范围及工作特性、确定工作分析人员等；事先须征得样本员工直接上级同意，尽量获取直接上级的支持。,第二步：设计调查问卷。,精心设计的问卷是获取大量有用信息的关键。,38,第三步：填写调查问卷。为样本员工提供安静的场所和充裕的时间；向样本员工讲解工作分析的的意义，并说明填写问卷调查表，不要对表中填写的任何内容产生顾虑；职务分析人员随时解答样本员工填写问卷时提出的问题。问卷可以有承担工作的员工来填写，也可以由工作分析人员填写。,39,第四步：回收并处理调查资料。,样本员工填写完毕后，工作分析人员要认真检查是否有漏填、误填的现象；如果对问卷填写有疑问，工作分析人员应该立即像样本员工进行提问；问卷填写准确无误后，完成信息收集工作，像样本员工致谢。,第五步：填写工作说明书。,40,注意问题,1问卷设计应该科学合理，这是调查成败的关键；,2对问卷中的调查工程要做统一的说明，如编写调查,表填写说明；,3应该及时回收问卷调查表，以免遗失；,4对调查表提供的信息做认真的鉴别和必要的调整。,41,工作分析问卷1,姓名： 工作名称：,部门： 编号：,上级姓名： 上级职位：,1.任务综述：请用你自己的语言简要表达你的主要工作任务。,2.特定资格要求：请列举为完成由你的职位所承担的那些任务，需要具有哪些证书、文凭或许可证。,42,工作分析问卷,本调查问卷由任职人填写，填写后交上级主管签署意见，并送人事部门审核,姓名,性别,年龄,职位名称,职等职级,部门,学历,专业（在校,）,直接上级职位,直接下级职位,上级主管意见：,上级主管签字：,人事部门意见,人事人员签字,：,工作分析问卷2,43,逐步核对，在符合本职任务的工程上划“，并说明它对工作的重要性,代号 N 1 2 3 4 5,重要性 无关 很低 低 一般 高 很高,1.保护交通事故现场证据_,2.在经常发生事故的地段注意防止新事故_,3.使用闪光信号灯指挥交通_,4.使用交通灯指挥交通_,5.捕捉违章驾驶员并填写情况表_,6.估计驾驶员的驾驶能力_,7.对违反交通规那么的人解释交通规那么和法律知识_,8.跟踪可疑车辆，观察违章情况_,9.签发交通传票_,10.对违反交通规那么的人发出警告_,11.监视交通情况，搜寻违章车辆和人员_,12.检查驾驶执照或通行证_,13.护送老人、儿童、残疾人过马路_,14.参加在职培训_,15.参加射击训练_,16.操作 交换机_,17.擦洗和检查装备_,18.维修本部门的交通工具_,民 警 任 务 调 查问卷 表,工作分析问卷3,44,答题须知：,1,、请您按照工作职位的实际要求答题，请不要以任何个人的因素来衡量,2,、选择题类，请于选定项字母或前打,1、本职位所需教育程度,A 初中含以下 B 高中职技 C 大专 D 本科 E 研究生以上,2、 本职位所需外语语种 ，外语程度要求,A 不须 B 书面通 C 书面及口语略通 D 精通,3、 本职位所需汉语表达能力,A 不限 B 普通话口头能力强 C 书面及口头强 D 极强的文字功底,4、 本职位所需户籍所在地,A 本地户口 B 不限,5、 本职位所需其专业的工作经验,A 6个月以下 B 6个月-2年 C 2年-5年 D 5年以上,工作分析问卷4,45,6、本职位应用哪种设备 ，设备、工,具、仪器需要的应用能力。,A 搬运 B 操作 C 操作及维修 D 软硬件设计,7、本职位对设备、工具、仪器的责任,A 不易损失 B 有时损失需一般防范,C 容易损失需密切防范 D 难免损失需严加防范,8、本职位对材料、在制品、本钱的责任,A 不易损坏 B有时损坏需一般防范,C 容易损坏需密切防范 D 难免损坏需严加防范,9、本职位直接督导范围人数,A 0 B 1-4 C 5-10 D 11-20 E 21人以上,10、职位间接督导范围人数,A 0 B 1-20 C 21-100 D 101-300 E 301人以上,工作分析问卷4,46,11、本职位管理工作中的责任及能到达的程度一般员工可不答此题,A 要负责分派工作，按规定检查工作成果，达成目标。,B 要能很快熟悉新接受的工作，排定方案。,C 要能解决工作中的矛盾，不同部门的活动，达成目标。,D 要能有效分配组织资源，做出最正确鼓励政策，确保员工与公司的最大,利益。,12、本工作所需的行政专业能力,A 例行性、重复性工作。,B 例行性工作，偶尔需要个案处理。,C 需要依经验改进新技巧解决复杂问题。,D 需要调查分析研究解决问题。,工作分析问卷4,47,13、本工作的责任,A 按上级指示工作，上级对结果负责。,B 根据方案进度，安排自己工作，根据内部原那么工作。,C 安排方案，分析结果断策可能与上级协商。,D 有下属单位，需要制定公司目标和政策。,14、本工作职能对公司的影响范围,A 例行性工作，如果出错容易发现，错误对公司根本无影响。,B 有限范围内协调工作，错误不易发现，错误对公司有些损害。,C 职责对公司单位功能及本部门任务完成有一定的影响力。,D 负责一个部门以上功能，本部门最高主管不在时，负责本单位。,工作分析问卷4,48,15、本工作所需的人际关系能力,A 普通技巧 B 良好技巧 C 高度技巧,16、所需体力及感官能力,A 不限 B 体力强 C 敏捷而有力 D 身体素质强且五官感知力强,17、所需资料处理能力,A 传递 B记录整理及传递,C 依据常规做相关的技术性改进 D 需调研分析、评估与创新,18、所需领导力,A 无需 B 一般 C 较强 D 极强,19、所需方案力,A 无需 B 一般 C 较强 D 极强,20、所需创新力,A 无需 B 一般 C 较强 D 极强,工作分析问卷4,49,21、所需掌握事物能力,A 不需 B经过长时间可掌握 C 很快能掌握 D 一接触就掌握,22、列出您的主要工作责任至少8-10条请按照主次顺序说明，用词要精确、不要,摸棱两可，不要官话套话，及每项责任的重要程度%和所用时间%。,23、例说明您的工作中常发生的关键事件，发生频率，及每次的持续时间。,关键事件 发生频率 持续时间/次,24、明您的效劳对象或客户是谁？工作中需要和哪些部门、哪些人合作？频率怎,样？,效劳对象/客户 需合作部门/人 频率,25、您的工作还需要哪些特长？需要什么证照？,工作分析问卷4,50,26、请描述您的工作地点及工作环境。,工作地点： 办公室 80%室内 60%室外 60%出差 常年出差,工作环境：,温度：41度及以上 31-40度 21-30度 11-20度 10度以下,光线：明亮一般较暗漆黑,卫生：清洁根本清洁一般较脏很脏,危险：无根本无危险比较危险非常危险,空气：清新普通较差极差,其他：,27、您的工作有哪些决策责任说明您要做哪些决定，及决定会产生哪些影响？,决策责任：,决策影响：,28、您还有其他需要表达的吗？,感谢您认真阅读本问卷！祝您工作顺利！,工作分析问卷4,51,第五节 其他工作分析的方法,一工作实践分析法,1概念。通过工作分析人员亲自参与、从事被分析工作来实现工作分析目的的方法。,2适用范围。这是一种不太常用的方法，适用于比较简单但又独特的工作入手工艺品制作者的工作等。,二文献资料分析法,1概念。通过查阅、分析相关的文献资料来到达工作分析目的的一种工作分析方法。,2适用范围。这是一种工作量较小但又经济有效的方法，适用于那些比较常见而又非常正规、有一定历史的工作。,52,三典型事例,对实际工作中具有代表性的工作者的工作行为进行描述。比方把文秘人员的打字、收发文件等一系列行为收集起来进行归纳分类，得到有关工作内容职责等方面的信息。,局限性：需消耗大量时间，对于一些不具显著特征的工作行为可能造成遗漏，对整个工作实践缺乏完整的了解。,53,观察法,能较多、较深刻地了解工作要求,不适用于高层领导、研究工作、耗时长或技术复杂的工作、不确定性工作,面谈法,效率较高,面谈对象可能持疑心、保存态度；对提问要求高；易失真,问卷调查法,费用低；速度快，调查面广；可在业余进行；易于量化；可对调查结果进行多方式、多用途的分析,对问卷设计要求高；可能产生理解上的不一致,实践法,短期内可掌握的工作,不适用于需进行大量训练或危险的工作,典型事例法,可揭示工作的动态性，生动具体,费时；难以形成对一般性工作行为的总的概念,各种工作分析方法的优缺点,54,小结：,不同工作性质特点的人分析的方法不同,管理类人员,知识型人员,市场销售类人员,操作类型人员,结果导向,结果能力导向,结果行为导向,行为标准导向,访谈法，专项设计,的问卷调查法,专家访谈，团队座谈,法,问卷调查法，访谈法,观察法，集体座谈法,55,我们的方法,工作分析的系统模型：,搜集,影响,外 部,专 家,员 工,监 督 者,文献研究,问 卷,访 谈,观 察,工作记录,职位目的,任 务,职 责,业绩标准,使用设备,工作环境,必要知识,所需技术,必要经验,工作概要,职责任务,绩效要点,组织图表,知识、技能与能力要求,工作评价,招聘选拔,培训开发,绩效考核,薪酬管理,收集信息的方法,参与者,职位信息,工作描述,任职资格,人力资源管理职能,分,析,56,我们的方法,工作分析的根本方法：,组织的期望与要求,对下级的管理责任,流程上游环节的要求,流程下游环节的期望,基于战略与组织的分析,基于流程的分析,侧重于职责内容的合理化,侧重于职位角色的合理化,职位的现状,基于流程的分析,在企业的流程再造或优化的根底上，对该职位在流程中角色和功能重新进行界定，对该职位在流程中与其他职位之间的交叉、重叠、扯皮、推委之处进行深入剖析，以消除职位边界的重叠与模糊之处；同时，通过分析流程上下游环节的相互期望和要求，从流程中内部客户的角度赋予该职位新的内涵和要求。,基于战略与组织的分析,在对企业的战略进行剖析的根底上，对组织结构进行调整，对部门职能职责重新进行界定。然后，对新的部门职能职责进行分解，形成对部门内各职位功能的新的要求，新的要求与原职责进行对照，将形成该职位基于战略的新的职责和工作内容。基于战略和组织分析的关键点在于对该职位上级管理者的深入访谈。,57,作业二,结合你的兴趣、爱好或者工作经历，试用问卷法对你最熟悉的一个职位进行工作分析，调查问题不少于20个。,58,