第三章 总账系统日常业务处理

第,三,章,平顶山学院 经管系,第,3,章 总账系统日常会计处理,第一节 填制凭证,第二节 维护凭证,第三节 审核凭证,第四节 输出凭证,第五节 记账,第六节 输出账簿,填制凭证,填制记账凭证的操作步骤,记账凭证的内容和填制要求,第一节 填制凭证,一、记账凭证的内容和填制要求,记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分，包括凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数等；二是凭证正文部分，包括摘要、会计分录和金额等。如果输入会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容。,第一节 填制凭证,一、记账凭证的内容和填制要求,三、网络课程制作特色,1.,凭证头部分,(1),凭证类别。输入设置时已定义的凭证类别编号或名称。,(2),凭证编号。一般地，凭证编号由系统自动产生,并对连续性进行控制。编号由凭证类别编号和凭证顺序编号组成，如：收款,001,、收款,002,等。,第一节 填制凭证,一、记账凭证的内容和填制要求,三、网络课程制作特色,1.,凭证头部分,(3),凭证日期。凭证日期包括年月日，由于日期的正确性将影响经济业务在明细账和日记账中的顺序,所以日期应随凭证号递增而递增,凭证日期应大于等于启用日期。,(4),附件张数，即本张凭证所附原始凭证张数。,第一节 填制凭证,一、记账凭证的内容和填制要求,三、网络课程制作特色,2.,凭证正文部分,(1),摘要。即对本凭证所反映的经济业务内容的说明。凭证的每行必须有摘要内容，不同行的摘要内容可以不同，每行的摘要将随其内容在明细账、日记账中出现。,(2),科目。输入科目时,一般输入科目编码，计算机将根据科目编码自动切换为对应的会计科目名称。输入的科目编码必须在建立科目时已经定义，必须是最底层的科目编码。,第一节 填制凭证,一、记账凭证的内容和填制要求,三、网络课程制作特色,2.,凭证正文部分,(4),金额。金额不能为,“,零,”,；红字以,“,”,号表示；会计科目借贷双方金额必须平衡。,(5),辅助核算的内容。如果在科目设置时定义了相应的,“,辅助账,”,，,则在输入每笔分录时，,同时输入辅助核算的内容。,第一节 填制凭证,一、记账凭证的内容和填制要求,三、网络课程制作特色,2.,凭证正文部分,(6),合计。自动计算借方科目和贷方科目的金额合计数。,(7),制单人签字。系统根据当前进入本功能时的操作员姓名自动输入。,第一节 填制凭证,二、填制记账凭证的操作步骤,【,例,3.1,】,根据以下给出的蓝梦公司,2004,年,1,月份经济业务，填制相关的记账凭证。,3,日,市场部梅眉支付产品推广费,3 000,元，财务部开出转账支票一张（附单据,2,张，支票号,1234,）。,借：营业费用其他费用（,550104,）,3 000,贷：银行存款人民币户（,100201,）,3 000,第一节 填制凭证,二、填制记账凭证的操作步骤,5,日,财务部李纳从银行提取现金,10 000,元（附单据,1,张，现金支票号,2345,）。,借：现金（,1001,）,10 000,贷：银行存款人民币户（,100201,）,10 000,8,日,市场部李斯奇支付本月租房费,1 800,元，财务部开出转账支票一张（附单据,2,张，支票号,1235,）。,借：营业费用其他费用（,550104,）,1 800,贷：银行存款人民币户（,100201,）,1 800,第一节 填制凭证,二、填制记账凭证的操作步骤,10,日，市场部付海涛出差归来，报销差旅费,1 600,元，交回现金,200,元（附单据,1,张）。,借：营业费用其他费用（,550104,）,1 600,现金（,1001,）,200,贷：其他应收款应收个人款（,119102,）,1 800,第一节 填制凭证,二、填制记账凭证的操作步骤,10,日，财务部李纳以委托收款方式支付市场部电信费,620,元（附单据,1,张）。,借：管理费用其他费用（,550205,）,620,贷：银行存款,人民币户（,100201,）,620,10,日，收到泛美集团投资资金,10 000,美元，款项已存入银行（附单据张）。,借：银行存款美元户（,100202,）,82 750,贷：实收资本（,3101,）,82 750,第一节 填制凭证,二、填制记账凭证的操作步骤,15,日，制作部为,ERP,多媒体学习光盘研发工程领取,CD-RW,光盘片,5,张，,CD-R,光盘片,10,张，软盘,4,盒,（附单据,1,张）。,借：生产成本直接材料,（,410101,）,670,贷：原材料,CD-RW,光盘片,（,121101,）,400,CD-R,光盘片,（,121102,）,150,软盘,（,121103,）,120,第一节 填制凭证,二、填制记账凭证的操作步骤,三、网络课程制作特色,1.,输入主体账业务凭证,第一节 填制凭证,操作：,进入总账系统。执行“凭证”“填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。,操作：,进入总账系统。执行“凭证”“填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。,操作：,单击“增加”按钮，增加一张新凭证。,操作：,在“凭证类别”下拉列表框中选择“记 记账凭证”选项。,操作：,在“凭证类别”下拉列表框中选择“记 记账凭证”选项。,操作：,在“凭证类别”下拉列表框中选择“记 记账凭证”选项。,操作：,在“制单日期”处输入“,2004.01.03”,。,操作：,在“制单日期”处输入“,2004.01.03”,。,操作：,在“附单据”处输入“,2”,。,操作：,依次输入摘要、科目名称及借方金额。,操作：,依次输入摘要、科目名称及借方金额。,操作：,依次输入摘要、科目名称及借方金额。,操作：,依次输入摘要、科目名称及借方金额。,操作：,依次输入摘要、科目名称及借方金额。,操作：,依次输入摘要、科目名称及借方金额。,操作：,依次输入摘要、科目名称及借方金额。,操作：,依次输入摘要、科目名称及借方金额。,操作：,依次输入摘要、科目名称及借方金额。,操作：,依次输入摘要、科目名称及借方金额。,操作：,依次输入摘要、科目名称及借方金额。,操作：,按,Enter,键，继续输入下一行。如果借贷方均无辅助账科目，则输入贷方内容后，单击,“,保存,”,按钮。在,“,凭证,”,提示框中，单击,“,确定,”,按钮即可。,操作：,按,Enter,键，继续输入下一行。如果借贷方均无辅助账科目，则输入贷方内容后，单击,“,保存,”,按钮。在,“,凭证,”,提示框中，单击,“,确定,”,按钮即可。,操作：,按,Enter,键，继续输入下一行。如果借贷方均无辅助账科目，则输入贷方内容后，单击,“,保存,”,按钮。在,“,凭证,”,提示框中，单击,“,确定,”,按钮即可。,二、填制记账凭证的操作步骤,三、网络课程制作特色,2.,输入辅助账业务凭证,（,1,）输入有部门核算要求的凭证。,第一节 填制凭证,三、网络课程制作特色,操作：,输入分录借方科目,“,550205,”,时，按,Enter,键。该科目为部门辅助账科目，打开,“,辅助项,”,对话框。,操作：,在,“,辅助项,”,对话框中输入辅助信息，单击,“,部门,”,框右侧的参照按钮，在下拉列表框中选择,“,市场部,”,选项。,操作：,在,“,辅助项,”,对话框中输入辅助信息，单击,“,部门,”,框右侧的参照按钮，在下拉列表框中选择,“,市场部,”,选项。,操作：,在,“,辅助项,”,对话框中输入辅助信息，单击,“,部门,”,框右侧的参照按钮，在下拉列表框中选择,“,市场部,”,选项。,操作：,单击“确认”按钮，返回。继续完成其他操作。,二、填制记账凭证的操作步骤,三、网络课程制作特色,2.,输入辅助账业务凭证,（,2,）,输入需待核银行账的凭证,。,第一节 填制凭证,三、网络课程制作特色,操作：,在凭证体第二行输入“,100201”,科目代码，按,Enter,键，“,100201”,科目为银行科目，打开“辅助项”对话框。,操作：,在凭证体第二行输入“,100201”,科目代码，按,Enter,键，“,100201”,科目为银行科目，打开“辅助项”对话框。,操作：,在,“,辅助项,”,对话框中，依次输入结算方式、票号及发生日期。,操作：,在,“,辅助项,”,对话框中，依次输入结算方式、票号及发生日期。,操作：,在,“,辅助项,”,对话框中，依次输入结算方式、票号及发生日期。,操作：,在,“,辅助项,”,对话框中，依次输入结算方式、票号及发生日期。,操作：,单击,“,确认,”,按钮，输入贷方金额后，单击,“,保存,”,按钮，打开,“,此支票尚未登记，是否登记,”,提示框，单击,“,是,”,按钮，打开,“,票号登记,”,对话框。单击,“,否,”,按钮，该信息将在,“,支票登记,”,功能中输入（参见,5.1.1,内容）。,操作：,单击,“,确认,”,按钮，输入贷方金额后，单击,“,保存,”,按钮，打开,“,此支票尚未登记，是否登记,”,提示框，单击,“,是,”,按钮，打开,“,票号登记,”,对话框。单击,“,否,”,按钮，该信息将在,“,支票登记,”,功能中输入（参见,5.1.1,内容）。,操作：,单击,“,确认,”,按钮，输入贷方金额后，单击,“,保存,”,按钮，打开,“,此支票尚未登记，是否登记,”,提示框，单击,“,是,”,按钮，打开,“,票号登记,”,对话框。单击,“,否,”,按钮，该信息将在,“,支票登记,”,功能中输入（参见,5.1.1,内容）。,操作：,单击,“,确认,”,按钮，输入贷方金额后，单击,“,保存,”,按钮，打开,“,此支票尚未登记，是否登记,”,提示框，单击,“,是,”,按钮，打开,“,票号登记,”,对话框。单击,“,否,”,按钮，该信息将在,“,支票登记,”,功能中输入（参见,5.1.1,内容）。,操作：,单击,“,确认,”,按钮，输入贷方金额后，单击,“,保存,”,按钮，打开,“,此支票尚未登记，是否登记,”,提示框，单击,“,是,”,按钮，打开,“,票号登记,”,对话框。单击,“,否,”,按钮，该信息将在,“,支票登记,”,功能中输入（参见,5.1.1,内容）。,操作：,在“票号登记”对话框中，依次输入领用日期、领用部门、姓名、限额、用途等内容。,操作：,在“票号登记”对话框中，依次输入领用日期、领用部门、姓名、限额、用途等内容。,操作：,在“票号登记”对话框中，依次输入领用日期、领用部门、姓名、限额、用途等内容。,操作：,单击“确定”按钮，返回。继续完成其他操作,。,二、填制记账凭证的操作步骤,三、网络课程制作特色,2.,输入辅助账业务凭证,（,3,）,输入有外币核算要求的凭证。,第一节 填制凭证,三、网络课程制作特色,操作：,输入会计科目,“,100202,”,的科目代码，按,Enter,键，,“,100202,”,科目为外币核算科目，凭证自动会增加一列,“,外币,”,。,操作：,输入会计科目,“,100202,”,的科目代码，按,Enter,键，,“,100202,”,科目为外币核算科目，凭证自动会增加一列,“,外币,”,。,操作：,在,“,外币,”,框中，输入外币金额,“,10000,”,，系统自动根据汇率换算成本币金额。继续完成其他操作。,操作：,在,“,外币,”,框中，输入外币金额,“,10000,”,，系统自动根据汇率换算成本币金额。继续完成其他操作。,操作：,在,“,外币,”,框中，输入外币金额,“,10000,”,，系统自动根据汇率换算成本币金额。继续完成其他操作。,二、填制记账凭证的操作步骤,三、网络课程制作特色,2.,输入辅助账业务凭证,（,4,）,输入有个人往来账核算要求的凭证。,第一节 填制凭证,三、网络课程制作特色,操作：,输入会计科目,“,119102,”,时，按,Enter,键，,“,119102,”,科目为个人往来核算科目，打开,“,辅助项,”,对话框。,操作：,输入会计科目,“,119102,”,时，按,Enter,键，,“,119102,”,科目为个人往来核算科目，打开,“,辅助项,”,对话框。,操作：,在,“,辅助项,”,对话框中，依次输入部门、个人、票号和发生日期。,操作：,在,“,辅助项,”,对话框中，依次输入部门、个人、票号和发生日期。,操作：,在,“,辅助项,”,对话框中，依次输入部门、个人、票号和发生日期。,操作：,在,“,辅助项,”,对话框中，依次输入部门、个人、票号和发生日期。,操作：,在,“,辅助项,”,对话框中，依次输入部门、个人、票号和发生日期。,操作：,在,“,辅助项,”,对话框中，依次输入部门、个人、票号和发生日期。,操作：,在,“,辅助项,”,对话框中，依次输入部门、个人、票号和发生日期。,操作：,单击,“,确认,”,按钮，返回。,二、填制记账凭证的操作步骤,三、网络课程制作特色,2.,输入辅助账业务凭证,（,5,）,输入有数量账核算要求的凭证。,第一节 填制凭证,三、网络课程制作特色,操作：,当输入分录的贷方科目,“,121101,”,时，,“,121101,”,科目为数量金额核算科目，需要在,“,辅助项,”,对话框中输入相关的辅助信息。,操作：,当输入分录的贷方科目,“,121101,”,时，,“,121101,”,科目为数量金额核算科目，需要在,“,辅助项,”,对话框中输入相关的辅助信息。,操作：,在,“,数量,”,文本框中输入,“,5,”,；在,“,单价,”,文本框中输入,“,80,”,。,操作：,在,“,数量,”,文本框中输入,“,5,”,；在,“,单价,”,文本框中输入,“,80,”,。,操作：,单击,“,确认,”,按钮，返回。,操作：,系统自动计算填列金额，如,“,400,”,。继续完成其他操作。,二、填制记账凭证的操作步骤,三、网络课程制作特色,2.,输入辅助账业务凭证,（,6,）,输入有项目核算要求的凭证。,第一节 填制凭证,三、网络课程制作特色,操作：,输入会计科目,“,410101,”,时，按,Enter,键，,“,410101,”,科目为项目核算科目，打开,“,辅助项,”,对话框。,操作：,输入会计科目,“,410101,”,时，按,Enter,键，,“,410101,”,科目为项目核算科目，打开,“,辅助项,”,对话框。,操作：,在,“,辅助项,”,对话框中，单击项目名称右侧的参照按钮，在,“,参照,”,对话框中，选择,“,多媒体学习光盘,”,选项。,操作：,在,“,辅助项,”,对话框中，单击项目名称右侧的参照按钮，在,“,参照,”,对话框中，选择,“,多媒体学习光盘,”,选项。,操作：,单击,“,确认,”,按钮，返回。,维护凭证,凭证修改,常用摘要和常用凭证,作废或删除凭证,第二节 维护凭证,一、常用摘要和常用凭证,三、网络课程制作特色,1.,常用摘要,企业在输入单据或凭证的过程中，因为业务的重复性发生，经常会有许多摘要完全相同或大部分相同，如果将这些常用摘要存储起来，在输入单据或凭证时随时调用，必将大大提高业务处理效率。,【,例,3.2】,根据以下给出的资料定义常用摘要： 支付费用； 提取现金； 报销差旅费。,第二节 维护凭证,操作：,在总账系统中，执行,“,凭证,”,“,常用摘要,”,命令，进入,“,常用摘要,”,窗口。,操作：,在,“,常用摘要,”,窗口中，单击,“,增加,”,按钮。,操作：,在,“,摘要编码,”,文本框中输入,“,1,”,。,操作：,在,“,摘要内容,”,文本框中输入,“,支付费用,”,。,操作：,按,Enter,键，保存。,操作：,重复以上步骤，继续输入其他常用摘要。输入完毕后，单击,“,退出,”,按钮，返回。,操作：,重复以上步骤，继续输入其他常用摘要。输入完毕后，单击,“,退出,”,按钮，返回。,一、常用摘要和常用凭证,三、网络课程制作特色,2.,常用凭证,在实际工作中，存在着一些有规范性的会计业务，在填制凭证时，经常会有许多凭证完全相同或部分相同，如果将这些常用的凭证存储起来，则可随时调用，必将大大提高业务处理的效率。,【,例,3.3,】,根据以下给出的资料定义常用凭证。, 提取现金,借：现金（,1001,）,贷：银行存款人民币户（,100201,）,第二节 维护凭证,一、常用摘要和常用凭证,三、网络课程制作特色,2.,常用凭证, 报销差旅费,借：营业费用其他费用（,550104,）,贷：其他应收款应收个人款（,119102,）, 支付费用,借：管理费用,其他费用（,550205,）,贷：银行存款,人民币户（,100201,）,第二节 维护凭证,三、网络课程制作特色,操作：,在总账系统中，执行,“,凭证,”,“,常用凭证,”,命令，进入,“,常用凭证,”,窗口。,操作：,在,“,常用凭证,”,窗口中，单击,“,增加,”,按钮，增加一张常用凭证。,操作：,分别输入编码,“,01,”,；说明,“,提取现金,”,；凭证类别,“,记账凭证,”,；附单据数,“,1,”,。,操作：,分别输入编码,“,01,”,；说明,“,提取现金,”,；凭证类别,“,记账凭证,”,；附单据数,“,1,”,。,操作：,分别输入编码,“,01,”,；说明,“,提取现金,”,；凭证类别,“,记账凭证,”,；附单据数,“,1,”,。,操作：,分别输入编码,“,01,”,；说明,“,提取现金,”,；凭证类别,“,记账凭证,”,；附单据数,“,1,”,。,操作：,分别输入编码,“,01,”,；说明,“,提取现金,”,；凭证类别,“,记账凭证,”,；附单据数,“,1,”,。,操作：,分别输入编码,“,01,”,；说明,“,提取现金,”,；凭证类别,“,记账凭证,”,；附单据数,“,1,”,。,操作：,单击,“,详细,”,按钮，打开,“,记账凭证,”,对话框。,操作：,在,“,记账凭证,”,对话框中，单击,“,增加,”,按钮。,操作：,输入借方科目编码，如,“,1001,”,。,操作：,输入借方科目编码，如,“,1001,”,。,操作：,单击,“,增加,”,按钮，输入贷方科目编码，如,“,100201,”,。,操作：,单击,“,增加,”,按钮，输入贷方科目编码，如,“,100201,”,。,操作：,单击,“,退出,”,按钮，返回,“,常用凭证,”,窗口。,操作：,重复以上步骤，继续输入其他常用凭证。输入完毕后，单击,“,退出,”,按钮，返回。,操作：,重复以上步骤，继续输入其他常用凭证。输入完毕后，单击,“,退出,”,按钮，返回。,二、凭证修改,(1),对已经输入但未审核的机内记账凭证，可随时找到错误凭证，在填制状态下直接进行修改,(,但操作员本人或者具有修改权限的操作员才能修改凭证,凭证编号不能修改,),。,【,例,3.4,】,根据以下给出的资料修改记账凭证。,会计钱有财输入的原记账凭证为：,借：管理费用其他费用（,550205,）,620,贷：银行存款,人民币户（,100201,）,620,经本人再次查核，发现记录有误，正确的是,6 200,元，而不是,620,元，应予以修改。,第二节 维护凭证,三、网络课程制作特色,操作：,执行,“,凭证,”,“,填制凭证,”,命令，进入,“,填制凭证,”,窗口。,操作：,在,“,填制凭证,”,窗口中，单击,“,查询,”,按钮，找到需修改的凭证，例如,“,记,-0005,”,。,操作：,在,“,填制凭证,”,窗口中，单击,“,查询,”,按钮，找到需修改的凭证，例如,“,记,-0005,”,。,操作：,在,“,填制凭证,”,窗口中，单击,“,查询,”,按钮，找到需修改的凭证，例如,“,记,-0005,”,。,操作：,在,“,填制凭证,”,窗口中，单击,“,查询,”,按钮，找到需修改的凭证，例如,“,记,-0005,”,。,操作：,在,“,填制凭证,”,窗口中，单击,“,查询,”,按钮，找到需修改的凭证，例如,“,记,-0005,”,。,操作：,在,“,填制凭证,”,窗口中，单击,“,查询,”,按钮，找到需修改的凭证，例如,“,记,-0005,”,。,操作：,将光标定在需修改的地方，例如将金额,“,620,”,直接修改为,“,6200,”,。,操作：,将光标定在需修改的地方，例如将金额,“,620,”,直接修改为,“,6200,”,。,操作：,将光标定在需修改的地方，例如将金额,“,620,”,直接修改为,“,6200,”,。,操作：,单击,“,保存,”,按钮，保存当前修改。,二、凭证修改,(2),已通过审核但还未记账的凭证不能直接修改,可以先通过凭证审核功能取消审核后，再通过填制凭证功能进行直接修改。,【,例,3.5,】,假设例,3.4,中错误情况改为：经账套主管赵达查核后，发现记录有误，正确的是,6 200,元，而不是,620,元，故退回会计钱有财，要求其予以修改。,第二节 维护凭证,三、网络课程制作特色,操作：,以账套主管赵达身份进入总账系统。执行,“,凭证,”,“,审核凭证,”,命令，打开,“,凭证审核,”,对话框。,操作：,单击,“,确认,”,按钮，打开,“,凭证审核一览表,”,对话框。,操作：,双击需要取消审核的会计分录行，如记,-0005,，进入,“,审核凭证,”,窗口。,操作：,单击,“,取消,”,按钮，系统自动在审核处取消赵达的名字。,操作：,凭证取消审核完毕后，单击,“,退出,”,按钮，退出。修改凭证步骤同（,1,）直接修改。,二、凭证修改,(3),若已记账的凭证发现有错，不能直接修改，针对此类凭证的处理，会计制度要求留下审计线索，可以采用“红字凭证冲销法”或者“补充凭证法”进行更正。例如，从工商银行提取现金,1 000,元，但输入反映该笔业务的付款凭证时，错输为,100,元，记账后发现错误，为修改此错误凭证，此时采用红字冲销法。首先通过填制一份红字凭证将错误凭证冲销，然后再填制一份正确凭证,(,又称蓝字凭证,),进行修正。红字凭证应视同正常凭证进行保存和管理。,第二节 维护凭证,二、凭证修改,【,例,3.6,】,根据以下给出的资料修改记账凭证。,会计钱有财输入的原记账凭证为：,借：营业费用其他费用（,550104,）,1 600,现金（,1001,）,200,贷：其他应收款应收个人款,(119102) 1 800,经记账后，当账套主管赵达再次查核时，发现原记账凭证上记录无错，但输入的个人往来辅助核算信息有误，正确的是业务员应为付海涛，而不是,梅眉,，故退回会计钱有财，要求其予以修改。,第二节 维护凭证,操作：,在,“,填制凭证,”对话框中，,执行,“,制单,”,“,冲销凭证,”,命令，打开,“,冲销凭证,”,对话框。,操作：,在,“,填制凭证,”对话框中，,执行,“,制单,”,“,冲销凭证,”,命令，打开,“,冲销凭证,”,对话框。,操作：,在,“,填制凭证,”对话框中，,执行,“,制单,”,“,冲销凭证,”,命令，打开,“,冲销凭证,”,对话框。,操作：,在,“,冲销凭证,”,对话框中，依次输入月份、凭证类别和凭证号。,操作：,单击,“,确定,”,按钮，系统自动生成一张红字冲销凭证。,操作：,保存该红字冲销凭证后，再输入一张正确的蓝字凭证即可。,三、作废或删除凭证,如果遇到有非法的凭证需要作废时，则可以使用“作废,/,恢复”功能，将这些凭证进行作废。作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示“作废”字样。,自动编号时，作废凭证后，不整理断号，系统自动寻找最小的凭证断号。,作废凭证不能修改，不能审核。在记账时，已作废的凭证应参与记账，否则月末无法结账，但不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。账簿查询时，查不到作废凭证的数据。,第二节 维护凭证,审核凭证,审核凭证,出纳签字,主管签字,第三节 审核凭证,三、网络课程制作特色,审核是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性检查。主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等。如果审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审核。经过审核后的记账凭证才能作为正式凭证进行记账处理。,审核凭证包括出纳签字、审核员审核签字和主管签字三方面工作。,第三节 审核凭证,一、出纳签字,为加强企业现金收入和支出的管理，出纳人员可通过凭证处理功能对制单人员填制的带有现金或银行存款科目的凭证进行检查核对，主要核对收付款凭证的科目金额是否正确，对于审查认为有错误或有异议的凭证，应交与制单人员修改后再核对。只有经出纳签字的凭证才能进行审核和记账处理。在系统中需要进行出纳签字的收付款凭证有两种，一是未进行出纳签字的收付款凭证；二是经出纳签字，但在记账前发现有问题，利用出纳签字功能将其出纳标志改为未签字。,第三节 审核凭证,一、出纳签字,【,例,3.7,】,对例,3.1,蓝梦公司,2004,年,1,月份已填制记账凭证进行出纳签字。,第三节 审核凭证,操作：,以李纳身份进入总账系统。执行,“,凭证,”,“,出纳签字,”,命令，打开,“,出纳签字,”,对话框。,操作：,以李纳身份进入总账系统。执行,“,凭证,”,“,出纳签字,”,命令，打开,“,出纳签字,”,对话框。,操作：,以李纳身份进入总账系统。执行,“,凭证,”,“,出纳签字,”,命令，打开,“,出纳签字,”,对话框。,操作：,单击,“,确认,”,按钮，打开,“,出纳签字一览表,”,对话框。,操作：,单击,“,确定,”,按钮，进入,“,出纳签字,”,窗口。,操作：,检查后，单击,“,签字,”,按钮，系统自动在出纳处签上李纳的名字。,操作：,全部出纳凭证签字完毕后，单击,“,退出,”,按钮，退出。,二、审核凭证,审核方法有屏幕审核、静态审核,(,即打印记账凭证然后进行审核,),、二次录入效验,最常用的方法是屏幕审核。,屏幕审核时,可直接根据原始凭证,对屏幕上显示的记账凭证进行审核,对正确的记账凭证,执行审核命令，计算机在凭证上填入审核人名字；对错误的记账凭证，不予审核或执行标错命令。,审核人和制单人不能是同一个人,取消审核只能由审核人进行。,第三节 审核凭证,二、审核凭证,【,例,3.8,】,对例,3.1,蓝梦公司,2004,年,1,月份已填制记账凭证进行审核签字。,第三节 审核凭证,操作：,以赵达身份进入总账系统。执行“凭证”“审核凭证”命令，打开“凭证审核”对话框。,操作：,单击“确认”按钮，打开“凭证审核一览表”对话框。,操作：,单击“确定”按钮，进入“审核凭证”窗口。,操作：,检查后，单击“审核”按钮，系统自动在审核处签上赵达的名字。,操作：,全部凭证审核完毕后，单击“退出”按钮，退出。,三、主管签字,为了加强对会计人员制单的管理，系统提供,“,主管签字,”,功能，,会计人员填制的凭证必须经主管签字才能记账。,第三节 审核凭证,输出凭证,打印凭证,科目汇总,查询凭证,第四节 输出凭证,一、查询凭证,为了随时了解经济业务发生的情况，保证填制凭证的正确性，在制单过程中，既可通过“填制凭证”,|,“,查询”功能，也可通过“凭证”,|,“,查询凭证”命令对凭证进行查看。输入查询条件后，可查看到当前科目最新余额、外部系统制单信息、联查明细账等。通过“余额”，还可查到当前光标所在科目包含所有已保存的记账凭证的最新余额。,三、网络课程制作特色,第四节 输出凭证,一、查询凭证,【,例,3.9,】,在,“,填制凭证,”,窗口中，查询,2004,年,1,月份第,004,号记账凭证；在系统菜单中，查询该月份的未记账凭证。,三、网络课程制作特色,第四节 输出凭证,操作：,在,“,填制凭证,”,窗口中，单击,“,查询,”,按钮，打开,“,凭证查询,”,对话框。,查询第,004,号记账凭证。,操作：,单击,“,凭证类别,”,框的下三角按钮，在下拉列表中选择,“,记 记账凭证,”,选项。,操作：,单击,“,凭证类别,”,框的下三角按钮，在下拉列表中选择,“,记 记账凭证,”,选项。,操作：,单击,“,凭证类别,”,框的下三角按钮，在下拉列表中选择,“,记 记账凭证,”,选项。,操作：,选择查询月份为,“,2004.01,”,。,操作：,选择查询月份为,“,2004.01,”,。,操作：,在,“,凭证号,”,文本输入框，输入,“,0004,”,。其他栏目可为空。,操作：,单击,“,确认,”,按钮，即可找到符合查询条件的凭证。,操作：,查询完毕后，单击,“退出”,按钮，返回。,操作：,在总账系统菜单中，执行,“,凭证,”,“,查询凭证,”,命令，打开,“,凭证查询,”,对话框。, 查询未记账凭证。,操作：,单击,“,未记账凭证,”,单选按钮。,操作：,单击,“,凭证类别,”,框的下三角按钮，在下拉列表中选择,“,记 记账凭证,”,选项。,操作：,单击,“,凭证类别,”,框的下三角按钮，在下拉列表中选择,“,记 记账凭证,”,选项。,操作：,单击,“,凭证类别,”,框的下三角按钮，在下拉列表中选择,“,记 记账凭证,”,选项。,操作：,选择查询月份为,“,2004.01,”,。其他条件为空。,操作：,选择查询月份为,“,2004.01,”,。其他条件为空。,操作：,单击,“,确认,”,按钮，即可找到符合查询条件的凭证。,操作：,单击,“,确定,”,按钮，退出。,二、科目汇总,记账凭证全部输入完毕后，可根据输入的汇总条件，有条件地对记账凭证进行汇总并生成一张科目汇总表。,进行汇总的凭证可以是已记账的凭证，也可以是未记账凭证，因此，财务人员可以在凭证未记账前，随时查看企业当前的经营状况和其他财务信息，同时还可以根据数据的异常情况检查工作中失误，从而确保凭证的准确性。,【,例,3.10,】,查看当前未记账凭证汇总表。,第四节 输出凭证,操作：,执行,“,凭证,”,“,科目汇总,”,命令，打开,“,科目汇总,”,对话框。,操作：,在,“,月份,”,文本输入框，输入,“,2004.01,”,。,单击“凭证类别”下拉列表框的下三角按钮，选择“记 记账凭证”选项。,操作：,单击“未记账凭证”单选按钮。其他条件为空。,操作：,单击“汇总”按钮，即可显示所有未记账凭证的汇总表。,操作：,单击“退出”按钮，退出。,将未记账或已记账的凭证按标准格式输出到屏幕或打印机。企业应根据具体需要，合理地选择打印条件。,会计凭证作为会计档案最为重要部分都必须以纸质保存。如果直接输入原始凭证,由计算机打印输出记账凭证,经录入、审核和会计主管人员签章,则视为有效凭证保存；如果手工事先填制好的记账凭证，又向计算机录入记账凭证,然后进行处理,则保存手工记账凭证或计算机打印的记账凭证皆可。,三、打印凭证,第四节 输出凭证,记账,硬盘备份,记账前检查,选择记账凭证,显示记账报告,记账处理过程,第五节 记 帐,记账即登记账簿,也称登账或过账,它是以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到具有账户基本结构的账簿中去的一种方法,是会计核算主要方法之一。,在总账系统中，记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。登记账簿是由具有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检验、科目汇总、登记账簿等操作。,第五节 记 帐,一、选择记账凭证,记账前，首先要选择需记账的凭证范围，包括期间、类别、记账范围。其中，选择记账范围，可输入连续编号范围，例如,“,1-4,”,，表示,1,号至,4,号凭证，也可输入不连续编号，例如,“,5,，,6,，,9,”,，表示第,5,号、,6,号、,9,号凭证为本次需要记账的凭证。,注意：未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围；作废凭证不需审核可直接记账。,三、网络课程制作特色,第五节 记 帐,二、记账前检查,(1),第一次记账时，检查期初余额是否平衡：,如果不平衡时,，不能记账。,(2),检验上月是否记账或结账,:,上月未记账或结账时，本月不能记账。,(3),检验是否通过审核,:,若有未通过审核的凭证时，不能记账。,(4),检验凭证是否平衡,:,如果有不平衡凭证时不能记账。,第五节 记 帐,三、硬盘备份,记账前，系统将自动进行硬盘备份,保存记账前的数据。,三、网络课程制作特色,第五节 记 帐,四、显示记账报告,显示记账报告，是经过合法性检验后的提示信息，例如本次需要记账的凭证中有些凭证没有审核或未经出纳签字，属于不能记账的凭证，就可根据提示，修改后再记账。,上述工作除第一步外其他步骤都是由计算机自动进行的。,第五节 记 帐,登记账簿过程处于全自动状态,一般不需要人工操作。,在记账过程中,不得中断退出。如果在记账前发生中断，可直接记账,;,如果在正在登记过程中发生中断，须先调用恢复记账前状态功能,然后再记账。,记账属于成批数据处理,记多次账不受限制。但为了每天打印日记账,每天至少应在当天业务输入完后记一次账。记完账后的凭证不能在,“,填制凭证,”,功能中查询，只能在,“,查询凭证,”,功能中查询。,五、记账处理过程,第五节 记 帐,【,例,3.11,】,将蓝梦公司,2004,年,1,月份已审核通过的记账凭证，进行记账处理。,五、记账处理过程,第五节 记 帐,操作：,执行,“,凭证,”,“,记账,”,命令，打开,“,记账,选择本次记账范围,”,对话框。,操作：,执行,“,凭证,”,“,记账,”,命令，打开,“,记账,选择本次记账范围,”,对话框。,操作：,输入要进行记账的凭证范围。例如，在记款凭证的“记账范围”文本输入框中，输入“,1-7”,。如果不选，系统自动默认为所有凭证。,操作：,单击,“,下一步,”,按钮，打开,“,记账,记账报告,”,对话框。,操作：,如果需要打印记账报告，可单击“打印”按钮。,操作：,单击,“,下一步,”,按钮，进入,“,记账,记账,”,对话框。,操作：,单击,“,记账,”,按钮，打开,“,期初试算平衡表,”,对话框。,操作：,单击,“,确认,”,按钮，系统开始登记有关的总账和明细账、辅助账。登记完毕后，出现,“,记账完毕！,”,提示框。,操作：,单击,“,确定,”,按钮，记账完毕。,输出账簿,明细账,总账和科目发生额与余额表,账簿查询工具,第六节 输出帐簿,一、账簿查询工具,账簿查询工具可将企业常用的查询条件加以保存，以便在下次查询时可直接调用查询。以明细账为例，如果要查询生产成本科目的月份明细账，则需进行以下操作：选择“明细账”选项，选择原材料科目下的起始科目和终止科目，选择“包含未记账凭证”的选项，选择“确定”功能。如果将这些查询条件保存成名为“原材料明细账”的“我的账簿”，那么，每次查询该科目明细账时只需选择“我的账簿”，然后再选中该账簿双击或选择“确定”功能即可。,【,例,3.12,】,在“我的账簿”中增加查询原材料账簿,。,第六节 输出帐簿,操作：,执行,“,账表,”,“,科目账,”,“,明细账,”,命令，打开,“,明细账查询条件,”,对话框。,操作：,执行,“,账表,”,“,科目账,”,“,明细账,”,命令，打开,“,明细账查询条件,”,对话框。,操作：,执行,“,账表,”,“,科目账,”,“,明细账,”,命令，打开,“,明细账查询条件,”,对话框。,操作：,单击,“,月份综合明细账,”,单选按钮。,操作：,在,“,科目,”,文本框的下拉列表中选择,“,1211,原材料,”,。,操作：,在,“,科目,”,文本框的下拉列表中选择,“,1211,原材料,”,。,操作：,在,“,科目,”,文本框的下拉列表中选择,“,1211,原材料,”,。,操作：,选中,“,包含未记账凭证,”,复选框。,操作：,在,“,明细账查询条件,”,对话框左侧的输入框，单击,“,增加,”,按钮，打开,“,我的账簿,”,对话框。,操作：,在,“,请输入我的账簿名称,”,文本框中输入,“,原材料明细账,”,，单击,“,确定,”,按钮，保存。,操作：,在,“,请输入我的账簿名称,”,文本框中输入,“,原材料明细账,”,，单击,“,确定,”,按钮，保存。,操作：,单击,“,取消,”,按钮，退出。,二、总账和科目发生额与余额表,三、网络课程制作特色,1.,总账查询,总账查询功能不但可以输出各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可输出明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。在输出总账时先要输入查询条件，也可将查询条件保存在,“,我的账簿,”,目录下，或直接调用,“,我的账簿,”,目录下的查询条件，按此条件或对查询条件进行必要的修改后，按设定的查询条件显示或打印账簿。,【,例,3.13】,查询蓝梦公司,“,1001,现金,”,科目总账。,第六节 输出帐簿,操作：,执行,“,账表,”,“,科目账,”,“,总账,”,命令，打开,“,总账查询条件,”,对话框。,操作：,在,“,科目,”,文本框中，输入科目范围,“,1001,”,。,操作：,单击,“,级次,”,文本框的微调按钮，选择,“,1,”,-,“,1,”,。,操作：,单击,“,确认,”,按钮，显示查询结果。,操作：,查询完毕后，,单击,“,退出,”,按钮，返回。,二、总账和科目发生额与余额表,三、网络课程制作特色,2.,科目发生额与余额表查询,科目发生额与余额表查询功能用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。传统的总账，是以总账科目分页设账，而余额表则可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额，在实行计算机记账后，建议采用余额表代替总账。科目发生额与余额汇总有两种方式，一种方式是按月汇总（见表,3-1,）；另一种方式是按条件定义汇总。,第六节 输出帐簿,二、总账和科目发生额与余额表,三、网络课程制作特色,2.,科目发生额与余额表查询,【,例,3.14】,查询蓝梦公司,1,月份的发生额及余额表。,第六节 输出帐簿,操作：,执行,“,账表,”,“,科目账,”,“,余额表,”,命令，打开,“,发生额及余额查询条件,”,对话框。,操作：,在“月份”框中，输入“,2004.01”“2004.01”,，科目范围为空。,操作：,单击“级次”文本框的微调按钮，选择“,1”“5”,。,操作：,选中“包含未记账凭证”复选框。,操作：,单击,“,确认,”,按钮，显示,“,发生额及余额表,”,。,操作：,在“账页格式”框中，可转换账页格式。,操作：,在“账页格式”框中，可转换账页格式。,操作：,单击“累计”按钮，系统自动显示借贷方累计发生额。,操作：,将光标定在具有辅助核算的科目所在行，单击,“,专项,”,按钮，可查到相应科目的辅助总账或余额表。,操作：,单击“退出”按钮，返回。,操作：,单击“过滤”按钮，打开“过滤”对话框。,操作：,在,“,科目,”,文本框输入要过滤的科目编码,“,119101,”,。,操作：,单击“确定”按钮，即可查到相应科目。,操作：,查询完毕后,，,单击“退出”按钮，返回。,三、明细账,明细账查询功能用于查询各账户的明细发生情况，可按查询条件定义输出明细账。在明细账中可以包含未记账凭证。明细账提供三种账簿查询类型：普通明细账、按科目排序明细账、月份综合明细账。普通明细账是按科目查询，按发生日期排序的明细账；按科目排序明细账是按非末级科目查询，按其有发生的末级科目排序的明细账；月份综合明细账是按非末级科目查询，包含非末级科目总账数据及末级科目明细数据的综合明细账，可使各级科目的数据关系一目了然。,第六节 输出帐簿,三、明细账,三、网络课程制作特色,1.,三栏式明细账查询,查询某个科目某月份明细账；组合条件查询，可以分别选取某些条件进行组合后，按组合条件进行查询，条件有,:,类别、日期、凭证号、科目、摘要、结算号、发生额等。三栏式明细账一般格式见表,3-2,。,【,例,3.15】,查询蓝梦公司,1,月份的,“,营业费用,其他费用,”,三栏式明细账。,第六节 输出帐簿,操作：,执行,“,账表,”,“,科目账,”,“,明细账,”,命令，打开,“,明细账查询条件,”,对话框。,操作：,单击“月份综合明细账”单选按钮。,操作：,在“科目”文本框的下拉列表中选择“,550104,其他费用”。,操作：,在“科目”文本框的下拉列表中选择“,550104,其他费用”。,操作：,在“科目”文本框的下拉列表中选择“,550104,其他费用”。,操作：,在“科目”文本框的下拉列表中选择“,550104,其他费用”。,操作：,在“科目”文本框的下拉列表中选择“,550104,其他费用”。,操作：,在“科目”文本框的下拉列表中选择“,550104,其他费用”。,操作：,在“科目”文本框的下拉列表中选择“,550104,其他费用”。,操作：,在“月份”文本框的下拉列表中选择“,2004.01”“2004.01”,。,操作：,单击“包含未记账凭证”复选框。,操作：,单击“确认”按钮，显示查询结果。,操作：,单击“退出,”,按钮，退出。,三、明细账,三、网络课程制作特色,2.,多栏式明细账查询,多栏式明细账查询功能用于查询多栏式明细账。多栏账在查询之前必须先定义其输出格式，系统按定义进行查询输出。,定义多栏账栏目。,系统提供两种定义方式，即自动编制栏目和手动编制栏目。建议先进行自动编制再进行手动调整，可提高录入效率。,第六节 输出帐簿,三、明细账,三、网络课程制作特色,2.,多栏式明细账查询,定义多栏账时一般包括以下栏目：, 方向，即确定栏目所选科目的分析方向，是借方分析还是贷方分析。, 科目，即确定栏目所对应的分析科目。, 栏目名称，即确定在多栏账表头中显示的栏目名称。, 分析方式。,第六节 输出帐簿,三、明细账,三、网络课程制作特色,2.,多栏式明细账查询, 输出内容。此项可在“金额”、“数量”、“外币”和空四个可选值之间选取。, 分析栏目前置，即将分析栏目放在余额列之前进行分析。, 分析栏目后置，即将分析栏目放在余额列之后进行分析。,【,例,3.16】,定义,蓝梦公司应交,增值税多栏式明细账格式。,第六节 输出帐簿,操作：,执行,“,账表,”,“,科目账,”,“,多栏账,”,命令，打开,“,多栏账,”,对话框。,操作：,单击,“,增加,”,按钮，打开,“,多栏账定义,”,对话框。,操作：,单击“核算科目”下拉列表框的下三角按钮，在下拉列表中选择“,217101,应交增值税”选项。,操作：,单击“核算科目”下拉列表框的下三角按钮，在下拉列表中选择“,217101,应交增值税”选项。,操作：,单击“核算科目”下拉列表框的下三角按钮，在下拉列表中选择“,217101,应交增值税”选项。,操作：,在,“,栏目定义,”,选项区域，单击,“,自动编制,”,按钮，将根据所选核算科目的下级科目自动编制多栏账分析栏目。,操作：,选择“分析方式”、“输出内容”均为“金额”。,操作：,单击,“,选项,”,按钮，打开,“,格式预览,”,框。,操作：,单击,“,分析栏目前置,”,单选按钮。,操作：,在“栏目定义”选项区域，确定“方向”，其中：“,21710101”,为借方；其他科目为贷方。,操作：,在“栏目定义”选项区域，确定“方向”，其中：“,21710101”,为借方；其他科目为贷方。,操作：,在“栏目定义”选项区域，确定“方向”，其中：“,21710101”,为借方；其他科目为贷方。,操作：,在“栏目定义”选项区域，确定“方向”，其中：“,21710101”,为借方；其他科目为贷方。,操作：,单击,“,确定,”,按钮，定义完毕，返回到,“,多栏账,”,对话框。,操作：,单击,“,查询,”,按钮，在,“,多栏账查询,”,对话框中，输入多栏账查询条件，单击,“,确认,”,按钮，即可查到,“,应交增值税,”,多栏账。,操作：,单击,“,查询,”,按钮，在,“,多栏账查询,”,对话框中，输入多栏账查询条件，单击,“,确认,”,按钮，即可查到,“,应交增值税,”,多栏账。,