主管的特质与内涵78274281

,*,1.,主管的特質與內涵,2.主管的角色與功能,3.主管應具備的能力與條件,4.主管應有的涵養與職責,5.主管應如何支配時間,6.主管應如何建立團隊,7.主管應如何做好授權,8.主管應如何主持會議,卓越主管8大基本教練,1,主管的特質與內涵,主管的人性特質,主管是勞心而非勞力者,主管是人才而非人手,主管不是主官,主管是既管又理的人,主管是負責單位績效成敗的人,主管是綜合各方關係的人,2,唯命是從型的主管,干預部屬型主管,專權獨斷型主管,鴨子幹部型主管,外科醫生型主管,主管的特質與內涵,主管的類別,3,主管的特質與內涵,主管工作的內涵,工作進度異常緊湊,工作特點為簡短,片段與多變,主管都是行動導向者,且特別偏愛口語溝通,主管工作最大的危險就是不能深入,主管的工作仍以藝術成分居多,4,主管的角色與功能,主管的角色,人際關係角色,頭臉人物,領導者,聯繫者,資訊角色,偵測者,傳播者,發言人,決策角色,創新者,解決紛爭者,資源分配者,談判者,5,主管的角色與功能,主管的管理功能,規劃:,知己知彼,百戰百勝的功夫,組織:,團隊合作,建立共識,用人:,知人善任,適才適所,指揮:,建立共識,培養使命感,控制:,追蹤考核,確保成果,6,主管應具備的能力與條件,主管應具備的管理技巧,技術性技巧,高唱專業化的時代,技術性專長越多,越能與他人協調和合作,人際性技巧,真正的人際性技巧,是一種時時刻刻自然流動的表現,概念性技巧,主管的宏觀角度與跨部門間之配合與協調,診斷性技巧,即站在整體眼光去探討,描述,解釋,分析,歸納,進而提出解決之道,7,主管應具備的能力與條件,主管應具備的管理能力,創造性洞察力 :,提出正確的問題,敏 感 力 :,對待別人,遠 視 力 :,開創未來,應 變 力 :,預料變化,集 中 力 :,執行改變,忍 耐 力 :,活在遠景裡,8,主管應有的涵養與職責,主管的做人涵養,心存感謝之心,感謝上級/同事/部屬之三謝心,要有胸襟與氣度,不要得理不饒人,予人下台階,不要吝給部屬機會,設法使部屬的人格發展成熟,欣賞別人的才華,誠心祝福別人的升遷,責人先責己,多讚揚別人必不吃虧,9,主管應有的涵養與職責,主管的做人涵養,與部屬分享資訊與成果,洞悉部屬的需求,激勵它發揮潛力,識人與識巧(,Know-who & Know-how),並重,走動管理最有效,10,主管應有的涵養與職責,主管的做事態度,不要怕事與推事,並以多做小事為榮,凡事全力以赴,找事做而不等事做,虛心學習,一切事物皆為吾師,使命感的自我期許,我若不做,誰來做?,主管是現場的經營者,應隨時站在第一線,11,主管應有的涵養與職責,主管的做事態度,主管是帶兵官,應隨時切記部門出事時,自己,身處何處?,建立專家的風範,必要時要露幾手給部屬看,重視學,力,而非學,歷,以務實的態度來做事,12,主管應有的涵養與職責,主管的職責,職司各方利害關係的調和,對上:輔弼上司,分憂解勞,要站在上司的角度行事,對下:要領導與培養部屬,尤其是對部屬潛力的開發,同事:對平行的單位,不應有本位主義,只誇自己瓜甜,提高企業經營績效,經營績效的圓滿達成,有賴前述各環節的配合,包含主管,類別,管理能力與技巧,管理功能/角色等之密切配合,13,主管如何支配時間,主管的時間常被誤用,每天都在救火,解決燃眉之急的事務,小事花冗長時間討論,大事卻草草了事,由於忙碌,反而重視當前短期方案,未有長期規劃,工作時間常被打擾,可控制時間大多零散不整,辦公時間常無創意或良好的工作改善對策,開會經常拖延,天馬行空,不易按時散會,14,主管如何支配時間,時間管理的原則,一,二,三,四,重要,緊急,15,主管如何支配時間,時間管理的原則,1.,重要又緊急:,今日不做,明日會後悔,2.,重要不緊急:,深入研究,不要衝動,3.,緊急不重要:,請他稍等又何放妨?,4.,不重要不緊急:,你理他做什麼!,16,主管如何支配時間,時間管理的要訣,每個單位應有年度計畫,作為行事的最高準則,主管不要窮忙,瞎忙,無心的忙,主管一亂,部屬,跟著亂,結果就會天下大亂,將可控制的時間先行掌握,集中辦理事務,養成建立優先順序的習慣,除非必要,不要變動,適度的學習,拒絕,以避免過多的干擾,17,主管如何支配時間,時間管理的要訣,訂立完成期限,然後嚴加考核,學會當機立斷,迅速做決策,掌握並限制開會時間,不要過於冗長,在一段時間內要專注的解決一件事,學習做好授權工作,這是最困難,但卻最重要的事,18,主管如何建立團隊,主管不是明星,而是企業團隊的設計與執行人,主管是否有團隊精神,常是企業績效高低之關,鍵所在,拆字論,團,隊:將具,專,長,才,華的人聚在一起共事,合,作:多,人,成,一口,要大家有共識的邁向一致的目標,19,主管如何建立團隊,團隊合作困難的因素,傳統跑單幫,寧為雞首不為馬尾的民族習性作祟,三家烤肉一家香的,麻將,哲學作祟,大家都是,諸葛亮,沒人要當,臭皮匠,信任自己人,講求,緣,與,同,的關係,族群意識強烈,分而治之的封建觀念盛行,先分很難後合,20,主管如何建立團隊,團隊合作困難的因素,缺乏長期的眼光,只求眼前的利害得失,彼此自然,不易合作,權威主義盛行,但誰都不服誰,界面不清,含糊地帶各不相涉,形成本位主義,個人自掃門前雪,別管他人瓦上霜,的傳統觀念,21,主管如何建立團隊,中國象棋式的合作團隊,創業期:,老闆應站在第一線與員工一起奮鬥,扮演,兵,的角色,成長期:,要分工,老闆居中間,擔任分工協調角色,扮演,車/馬/炮,的角色,穩定期:,老闆退居最後,扮演類似,教主,的角色,其角色類似,將/士/相,22,主管如何建立團隊,中國象棋式的合作團隊,由上述可看出一個公司的組織,頗類似象棋一般,基層主管:,要採取人釘人的方式,屬於,人治,中層主管:,主要的任務是分工協調,建立制度,扮演,法治,的執行者,高階主管:,制定公司的決策與方向,提高公司的形象,係部門,穩定的重心,與,船長,的角色,23,主管如何建立團隊,主管建立團隊之道,主管要無私心,才能建立永久性的團隊之效,鼓勵大家要通情 :,互,通情,報,交換意見是促進團隊合作的基礎,尋求共同的利害,提升目標 :,追求大同,不計小異,鼓勵,溝結 :,部門間要多多,溝,通,才能增進,結,合,主管要有三,公,精神 :,公,平,公,正,公,開,24,主管如何建立團隊,主管建立團隊之道,提倡,三和音,:,要部屬了解,起音,專業音,及,團隊音,三者密切配合的,重要,四,毋,音是團隊實施的軟體基礎:,主管凡事,毋意,毋必,毋固,毋我,才能由小圈圈擴大,為,大,團隊,25,主管如何建立團隊,主管建立團隊之道,力行五,C,哲學:,溝通,:,Communication,協調,:,Compromise,融和,:,Conciliation,共識,:,Consentience,合作,:,Co-work,為部屬建立可求,高薪,又有,新發展,的,雙新,環境,讓部屬分享,成果,與,成就,才是真團隊,26,主管如何建立團隊,主管建立團隊之道,要建立,全員經營,的觀念與行動:,日,本的子彈列車之所以快速,主要在於每節車廂,都有火車頭,且步調一致,企業經營之道其實也是一樣.每個部門/員工都是,火車頭,大家同一步調,就能發揮威力,達到,全員,經營,的境界,27,主管如何做好授權,擅用授權,功用無窮,授權不是,零和競賽,而是你行我也行的制度設計,故主管如能善用授權,好處多多,主管可專心於重要事項,培養企業未來所需的人才,有機會發現部屬的能力與潛力,借重部屬專長,提升其工作情緒,因有職務代理人,工作的安排與設計更有彈性,28,主管如何做好授權,授權有其實際的困難,授權的好處甚多,但實際執行時也面臨些困難,這些困難同時來自於主管與部屬二方面,開始授權前,應將權責如何區分,讓部屬充分了解,授權,並不等於,棄權,主管應確實認清授權的真義,所有成敗仍應由主管承擔,才不會與部屬間因事情的失敗而產生彼此諉過的事情發生,29,主管如何做好授權,授權有其實際的困難(主管篇),自認自己最能幹,認為部屬能力,尚不足以擔當,更大的責任,主管怕授權太多,威脅自己在企業的地位,權力慾望大,被人請示有種虛榮式的成就感,有些工作帶有機密性,必須由主管親自辦理,主管工作方式僵化而少變化,而不知如何授權,30,主管如何做好授權,授權有其實際的困難(部屬篇),部屬不願自冒風險,承擔責任,怕因事情做不好,而遭受批評,缺乏必要的資料和可資運用的資源,缺乏自信,而事事上呈請示,主管本人的,來者不拒感,造成部屬的,依賴感,31,主管如何做好授權,授權之基本觀念,授權是基於對部屬的信任,即,你辦事我放心,授權是循序漸進,逐級擴大的,當部屬表現好時,才有擴大與延伸的可能,授權的基礎在於共信,共識,如權責不分會礙事,授權並不授責,主管仍負部屬做事成敗的責任,32,主管如何做好授權,授權之基本觀念,授權可使主管有時間實施重點與例外管理,授權要充分與明確化,授權之監督是放在決策過程上,而非成果之上,授權可由部屬之工作成熟度,而逐漸減少對其監,督的程度,33,主管如何做好授權,有效授權的要領,授權之前,應先決定好授權工作的,範圍與權責,需物色適當人選,並給予必要的訓練,支持與鼓勵,要協助部屬克服工作過程的障礙,先設計好授權後如何進行追蹤考核,授權應公開而非私相授受,避免,反授權,需培養部屬接受授權的能力與意願,34,主管如何主持會議,會議的目的,資訊與技術的交流,並傳授給部屬或受影響的人,為解決特定的問題,並隨之產生或協助他人訂定,決策,會議是從事管理工作必經的媒介,你絕對無法避,免開會,但你能讓會議更有效率,35,主管如何主持會議,對會議的評判,國人對會議常有 :,會而不議,議而不決,決而不行,行而不果,的惡評,管理大師彼得,杜拉克 :,主管花在會議的時間如果超過25%以上,便是管理不,良的徵兆,管攬大師威廉,懷特 :,會議是主管必須忍受的,無絲毫貢獻的勞力工作,36,主管如何主持會議,會議的類型,過程導向會議:,乃為共同研討知識和交換訊息,通常是定期而有,規律的舉行,任務導向會議,乃為因應突發事件或某些特殊問題而舉行,37,主管如何主持會議,過程導向會議 :,一對一,幕僚會議及作業評估等,一對一式的會議,乃是主管與部屬對談,主要在主管教導部屬工作技巧與專業技能,而部屬也要向主管說明工作進度,業務近況與潛在的問題,以獲得主管的支持與協助,會議的議程與形式都由部屬準備,時間約一小時內.多久談一次乃視部屬工作或職務的成熟度而定,38,主管如何主持會議,過程導向會議,幕僚會議(部門會議),乃是主管與所有部屬共同討論的會議,每月最少有一次,應由主管事先準備好議程,以供部屬早日思考與準備,但應含,自由發言,的項目,會議旨在集思廣益與交換意見,故主管不應以權威或專家身份在會議上做武斷的致詞,以避免破壞腦力激盪的氣氛,必要時可運用反語式的發問,以激發大家的思考創意,39,主管如何主持會議,過程導向會議,作業評估會議(營運檢討會議),乃是部門間的業務交流,由某部門向其他部門簡,報該部門的現況,其他部門主管一方面可了解公司整體狀況,一方,面可評估或詢問其他部門問題,彼此交換意見,增加接觸,亦是增加團隊合作不,可或缺的途徑,40,主管如何主持會議,任務導向會議,乃是因應重大事故或突發事件要迅速做決定而召開,故沒有固定主席,視發起單位是誰而定,此種會議的功能乃看會議主席的籌劃與溝通能力,成果是否符合預定目標,視其努力而定,召開此種會議一定要做好打底工作,事先要自行規劃會議欲達成的決議事項為那些?然後才決定如何召開,41,主管如何主持會議,有效會議應遵行的準則 :,會議前,研究是否有不必要開會或取代開會的辦法,主管限制或減少自己的出席,減少出席人數 :,通常以,7 12,人為最佳,配合大家的時間,選擇最適當的開會時間,42,主管如何主持會議,有效會議應遵行的準則 :,會議前,選擇最適當的地點開會,會議目的應公開,且要有明確的議程,估計會議成果,培養與會者的成本意識,限制開會時間與各議題的討論時間,43,主管如何主持會議,有效會議應遵行的準則 :,會議中,準時開會,指定專人計時和記錄,可考慮站立開會,以免長篇大論,浪費時間,單刀直入,儘早進入主題,防止其他事妨礙會議的進行,盡量避免干擾,44,主管如何主持會議,有效會議應遵行的準則 :,會議中,務以達成目的為宗旨,讓大家有開會目的意識,將會議結論複述一次,以加深大家的了解,準時結束會議,以便同仁能安排自己的工作,有時不妨發送一份會議查核表,調查大家對會議的評價,應改進的方向與做法,45,主管如何主持會議,有效會議應遵行的準則 :,會議後,儘快編妥會議記錄,最好在一天內分送與會者,有關會議決定應確實執行,並應有進度報告,定期調查,查詢任務是否圓滿達成,46,