秘书培训课程教材

按一下以編輯母片標題樣式,按一下以編輯母片,第二層,第三層,第四層,第五層,*,秘書培訓課程,(政策秘書部,Jun-2003,編制),1,第一章,秘書學概說,2,秘書學是一門獨立的科學是源于秘書工作又指導秘書工作的科學理論,秘書學是研究秘書工作使其科學化理論化并充分發揮其效能的學問,秘書的研究對象有,秘書人員,秘書部門,秘書工作,什么是秘書學,3,秘書工作分為群体及個体以“為領導者的工作運轉和決策服務”為宗旨,秘書人員從事助理性參謀性工作諸如,起草核對文件,列印遞送文件,調查研究信息,查証解決問題,電話交際接待,會議日程安排,重點事務提點,文檔資料管理,應答回應咨詢,其它等,什么是秘書工作,4,秘書工作是秘書學的來源和基礎,秘書學又指導引發秘書工作的發展是秘書工作的科學化理論化体現,秘書工作与秘書學關系密切又不相同把兩者分割開來或混為一談均不正确,秘書工作与秘書學的關系,秘書工作,秘書學,來源/基礎,指導/引發,5,樞紐作用,處于各方中心位通過文件會議或其它方式承上啟下溝通左右,助手作用,為上司辦事令上司有更多精力及時間應對更重要的事,參謀作用,草擬文件處理信息提供參考建議為上司決策服務,秘書工作的作用,6,耳目作用,將所听所見的情況反映上司為上司決策工作指導提供參考信息,協調作用,如會議安排活動安排等,門面窗口作用,秘書部門或人員的工作態度工作質量辦事效率等,7,秘書工作的方針,高效,保密,實事求是,因日常處理上司文件參与各類會議故了解公司投資資訊 運作方針/政策/制度而任何資訊在出台之前需要經過反复的修正故未發布實施之前不可過早泄漏否則造成負面影響,尤其對于人事調動投資策略重大決策改變等敏感資料更應守口如瓶,8,第二章,秘書人員的素養,9,基礎,知識面廣,頭腦清楚,思維敏捷,手腳勤快,經驗丰富,才干素養,能力,專業能力,理解和領會能力,條理和駕馭能力,口語表達能力,應變能力,交際能力,精明的辦事本領,10,文字表達能力是秘書人員的基本功几乎整天与文字打交道如草擬文件會議記錄等,秘書人員的文字表達能力不是單純文筆技巧問題它實際是較高的政治理論水平丰富的科學文化知識較強的分析問題能力以及流暢的文筆等綜合能力,文字表達能力的形成和提高賴于長期反复刻苦的寫作實踐由實踐中加以消化做到心領神會下筆才能左右逢源,較強的文字表達能力,11,電腦操作,資料复印,攝影技術,錄音錄像技術,打字技術,速記技術,書法藝術,編輯校對技能,其它等,特殊技能,12,知識積累,積累意味著積少成多意味著勤奮好學絕不是听其自然坐待知識進門,思維訓練,語言能力(語言是表達思想進行交際的工具),邏輯能力,思辨能力 (邏輯思辯認識能力認識事物本質),認識能力,領會能力(對上級指意反應快領會准),智能素養,13,臨机應變能力,即臨机處置能力不只是應變而且表現于反應迅速思路敏捷處置泰然机智靈活的智能,以上思維的開發一靠思維開發 二是要在實際工作中學習和鍛煉做到靈机泉涌左右逢源分秒不誤毫厘不差,14,記憶訓練,秘書人員必須善于認人記人記事強記博取應付自如,記人除了要掌握方法訣竅之外主要的還得靠平時勤下功夫多動腦子,反思(自省)能力,要善于隨時回顧自己的言行善于總結自己的成功經驗和失敗教訓特別要善于發現自己過失和不足,15,多些樂觀和幽默,樂觀和幽默是自信心的表現,培植自信心,既要看到自己的長處也要看到自己的短處既不滿足不陶醉于長處也不忌諱短處,鼓勵競爭精神防止嫉妒心理,正當競爭帶來的是積极成果是進步的動力嫉妒是一种消极因素有百弊而無一利,心理素養,16,第三章,秘書工作的職能,17,辦事的職能,辦事是秘書工作的兩大職能之一,協助上司的工作運轉以提高上司工作效率,辦事職能,18,怎樣提高辦事效率,1. 領導要有權威員工要有紀律,2. 机制要优化体制要合理,3. 工作環節安排合理緊湊,4. 文件要發得少些再少些,5. 文件寫得短些再短些,6. 合理安排會議填平“會海”,7. 堅持評審完善催辦制度,8. 實現辦公現代化,9. 工作人員的訓練有素和工作的快節奏,10. 培養效率意識進行習俗革命,19,起草核對文稿中的參謀作用,資訊信息搜集研究的參謀作用,會務安排的參謀作用,公務活動中的參謀作用,制度評審完善的參謀作用,協調工作中的參謀作用,信訪工作中的參謀作用,議事制度超前預后工作中的參謀作用,參謀職能,20,第四章,良好溝通,21,定義,一個人向另一人或多人傳遞信息并獲理解的過程,表現形式,談話(組織机构處理日常事物的主要方式)書面肢体(表情/手勢/臉色/眼神/語气),什么是溝通,22,溝通要素,懂得贊美,善于同情,勇于認錯,善于說話,懂得微笑,23,如何与上司溝通,接受指示,認真听不明白的地方一定要問明白,如有不同看法及時提出商量,表明如何落實執行,24,匯報工作,先說結果再敘過程,條理清晰簡洁明了,切勿提出瑣碎或不相關的事情,25,反映工作問題,實事求是,准備好解決方案,提出工作意見以請教方式提出,提出對上司個人的建議,方式委婉,注意場合,26,接受批評,不要反駁真心道歉,如有必要可适當解釋,接受表揚,感謝並表明會繼續努力,功勞歸下屬如有其他人幫助過要提起,27,如何与同事溝通,工作配合,禮貌待人不卑不亢,以解決問題為出發點平等互助,學習和欣賞同事的优點,其它,接受同事幫助后要表示感謝並告知結果,同事受批評時要給予安慰和鼓勵,28,同事受表揚時表示祝賀,委婉指出同事的缺點,多贊美同事,自己不小心做錯事時要真心道歉,不談論同事的個人隱私,不說有損他人形象或自尊心的話,29,思考及討論,我們公司常用溝通方式有哪些,你認為自己在工作中應如何選擇溝通方式才能達到最佳的溝通效果,過去在你的工作中有沒有不願意和同事溝通的想法或做法為什么會有你現在如何看待,30,第五章,禮 儀,31,禮貌禮節禮儀,禮貌,指在人際交往中通過言語動作向交往對象表示謙虛和恭敬,禮節,指人們在交際場合相互表示尊重友好的慣用形式,禮儀,指在人際交往之中自始至終地以一定的約定俗成的程序方式來表現的律己敬人的完整行為,32,禮儀特征,一,規范性,約束人們在一切場合的言談話語行為舉止使之合乎禮儀是衡量他人判斷自己是否自 律敬人的一种尺度,二,限定性,主要适用于交際場合适合于普通情況之下一般的人際交往与應酬,三,可操作性,切實有效實用可行規則簡明易學易用便于操作,33,禮儀原則,1,遵守,每一位參与者無論身份高低都必須自覺自願遵守禮儀以禮儀去規范自己在交際活動中的一言一行一舉一動,2,自律,要自我要求自我約束自我控制自我對照自我反省自我檢點,3,敬人,要求日常要互謙互讓互尊互敬友好相待和睦共處,4,寬容,多容忍他人多体諒他人多理解他人,34,5,平等,禮儀允許因人而宜但對任何人必須一視同人 給予同等程度的禮遇,6,适度,要求應用禮儀時為保証取得成效必須注意技巧合乎規范把握分寸認真得体,35,企業禮儀,對公司職員在辦公地點內的儀容儀表言談言語舉止行為和待人接物所作的基本規范,儀容干淨,整洁(但私人梳理,避免公開的操作),舉止与動作要大方得体,非必要的合作,同事之間不能允許說閑話,開玩笑,對上級要尊重,支持,理解和不卑不亢.,對同事要真誠合作,公平競爭,寬以待人.,平等交往,沒有貴賤之分.,36,學習禮儀的方法,a.聯系實際,b.重复漸進,c.自我監督,d.多頭并進,37,功能,有助于,提高人的自身修養,有助于人們美化自身,美化生活,有助于促進人們的社會交往,改善人們的人際關系,38,第六章,文檔管理,39,檔案范團信函文件合同會議記錄計划法律文件媒介報道廣告人事記錄財務報表原始賃証等,檔案分類方法,按人名分,按主題分,按區域分,排列存檔法,按字母/代號/顏色排列有利歸檔和檢索,按數字排列有利于計算机應用和檢索,怎樣進行檔案分類,40,有,條理地進行歸檔分類資料端正地放在工作台上對齊邊沿,資料按一定順序排列便于查找,避免資料又厚又重,每份文件標上日期或代號以表明這份文件的保存時間及入檔時間,怎樣進行文檔處理,41,熟悉運用适合自己部門的特殊編索以便在提取使用時迅速准确而代號則便于歸檔和檢索資料比如,以個人姓名編制索引,以部門名稱編制索引,以文件項目編制索引,索引首先分成條目（標題和頁碼）條目可依次分為次條目次次條目,怎樣進行檔案檢索,42,第七章,秘書寫作,43,用途,記載傳達會議情況和議定事項,會議紀要,44,寫作要求,根据會議主要精神進行歸納,會議往往人多議論多意見不盡一致不能兼收并蓄所謂會議紀要顧名思義就是“紀實其要”要根据會議的精神進行整理歸納,要使內容條理化,大型會議多項議題体現會議精神的材料縱橫交錯頭緒紛繁會議紀要要綜合分析按事物內部聯系分門別類使問題集中觀點鮮明條理清晰,要准确具体,議定事項是有關部門/人員執行的依据具很強政策性表述必須准确具体特別是研究財力物力指標分配人員編制等數字更要寫得准确無誤,45,具体寫法,標題會議全稱加上“紀要”如配件短數控制會議紀要,開頭介紹會議概況包括召開會議目的時間人員主要活動和收獲等,主体集中表述會議主要情況和議定事項,按問題寫先主后次鋪排開來,按議定事項寫按議程的先后順序分條列項,摘引与會者的發言講話要點通過具体言論反映會議精神,結尾提出貫徹執行的意見和要求或提出希望或意盡則止不另寫結尾,46,書刊部,超額物料領用申請,David Leung,本部門6月份箱頭筆用量配額為50盒因咭書生產量大增至今日(25日)已用盡指標,特向您申請再領用10盒以應對生產需要,敬請批准,書刊部 ,2002年6月25日,申請,47,嚴禁在工作崗位進食的通告,全体職工,近來發現不少職工在工作崗位進食造成,影響環境衛生,影響公司形象,招引虫蟻老鼠有机會誘發傳染病,其它等,鑒此公司全体職工嚴禁在工作崗位進食任何食物一旦發現有違將追究責任,特此通告,簽署 _,2002年2月20日,通告,48,會議通知,各部門主管,請出席今日下午由本人主持的會議詳情如下,a. 時間2:00pm,b. 地點三樓培訓課室,c. 參加各部主管,d. 主旨施政報告宣傳,敬請所有人員准時出席,特此通知,簽署 _,2002年2月20日,通知,49,打印机使用告示,政策部全体人員,為減少打印机故障延長使用壽命請政策部所有人員留意以下事項,請勿使用單面紙列印,請勿使用硬咭紙列印,裝紙前將紙張松散篤齊,列印時請選用正确的紙張,size,請勿擅自按打印面板掣以免程序出錯,特此告示,政策秘書及支援部示,2003年2月20日,告示,50,警告信,据觀察近向你工作表現十分之差表現在,上班遲到/早退,工作懶散不能跟上進度完成預計工作,工作錯誤頻頻發生,現發此警告信望即刻改善以上惡劣行為否則將予以嚴厲處罰,特此警告,簽署_,2003年2月20日,警告,51,(例文1),廣東省日用工業品展銷會定于4月5日上午9時在鶴山市体育館舉行開幕式,敬請光臨 此致,先生,廣東省日用工業品展銷會籌備組,200年月日于鶴山市,(開幕后5天內全部商品按九五折优惠价供應),請柬,52,(例文2),謹定于公歷2002年5月日(星期)下午5時在賓館為舉行結婚典禮,敬備薄酌 恭候光臨,送呈,先生,女士,席設閣下午6時入席,恕乏价催,敬約,53,雅圖仕歡樂嘉年華,歡迎詞,各位領導各位來賓雅圖仕全体職工,表示歡迎-,最后預祝活動取得圓滿成功,祝各位身体健康,200年月日,歡迎詞,54,祝詞,鴻圖百貨商場,正值我市被定為沿海開放城市之際貴商場落成開業這是我們商業界也是全市人民生活中的一件喜事借此向貴商場同仁致以熱烈的祝賀,祝開業大吉生意興隆,公司全体職工,200年月日,祝詞,55,第八章,Word功能簡介,56,版面設定邊界(快捷鍵,Alt-F-U,),檔案,選擇版面設定,版面設定內容邊界,為文字与紙邊的距離,通常上/下左/右對稱,57,版面設定紙張大小,選擇版面設定,選擇打印紙張大小,設定打迎方向,特別介紹當第1頁為縱向第2頁需橫向時將光標移至第1頁最后1個字節處依次選擇檔案版面設定紙張大小橫向套于用插入點之后,選擇插入點之后,58,編輯剪下复制貼上,方法一點擊“檔案”進行選擇,方法二直擊“快速列”,方法三鍵盤快捷鍵,剪下,Ctrl-X,复,制,Ctrl-C,貼上,Ctrl-V,編輯,59,編輯尋找/取代,此功能适用于將文章中某個字取代為另一個字比如將“工程師”取代為“技術員”尋找目標輸入“工程師”取代為輸入“技術員”再選擇“全部取代”,60,檢視工具列,根据日常需要設定常用之工具欄選定所需的項目,檢視,61,插入特殊符號,部份不能輸入或較難輸入的符號可通過設定“特殊符號”來解決選擇“插入”“特殊符號”選擇所需求的符號按“顯示符號表”覆蓋不需要或較少用的符號最后按“确定”,文件編輯需用特殊符號時直接點擊符號表即可,插入,62,插入圖片,為了令文字与圖案相結合增強文件視覺感有時需加插圖片方法如下,63,格式字型,格式,64,格式項目符號,令文字對齊且可選擇不同符合進行有層次的表述,65,格式首字放大,66,格式主題,只能在電腦上觀效果打印唔到,67,表格插入表格,表格,68,表格表格設定,選取表格選擇“表格自動設定”中所需的表格形式,69,依次選擇,1. 工具列,2. 指令,3. 插入,4. 選定方程式編輯器向編輯欄移動,特別介紹(1)方程式,特別介紹,70,掌握了以上功能任何方程式都迎刃而解,71,特別介紹(2)文字藝術師,依次選擇,1. 檢視,2. 工具列,3. 文字藝術師,4. 插入文字藝術師,72,可根据需要對文字藝術進行編輯(形狀間距方向等),73,第九章,Excel功能簡介,74,(一) 鍵盤快捷鍵,75,舉例輸入“1月份” 鼠標選中 “1月份”儲存格并指住此儲存格右下角待出現“”符號 按住鼠標左鍵不放向下/向右拖,快速輸入“連續日期(星期/月份)”,(二) 錄入技巧,76,舉例輸入“1” 鼠標選中 “1”儲存格指住此儲存格右下角待出現“”符號同時按“Ctrl”鍵 按住鼠標左鍵和“Ctrl”鍵不放向下/向右拖,2. 快速輸入“連續數字”,(二) 錄入技巧,77,1. 錄入基本資料并做好“存檔”功夫,數字格式整理選范圍鼠標點擊“” 點擊“增加或減少小數位數”,(三) 表格繪制,78,2. 繪制表格,方法一選擇表格范圍 ,選菜單“格式”,“儲存格” “外框”,方法二選擇表格范圍 ,按鼠標右鍵,“儲存格” “外框”,(三) 表格繪制,79,3. 設定列高,選擇范圍(需放大/縮小的列)選菜單“格式” “列高” 輸入合适數字,技巧將鼠標放在兩個列標號之間當其變成黑色十字時就可以通過鼠標左右拖動來縮小或擴大列的寬度,(三) 表格繪制,80,4. 設定欄寬,選擇范圍(需放大/縮小的欄)選菜單“格式” “欄寬” 輸入合适數字,技巧將鼠標放在兩個欄標號之間當其變成黑色十字時就可以通過鼠標左右拖動來縮小或擴大欄的寬度,(三) 表格繪制,81,5. 表格格式整理數字/對齊/字体,方法一選擇表格范圍 ,選菜單“格式”,“儲存格”,方法二選擇表格范圍 ,按鼠標右鍵,“儲存格”,(三) 表格繪制,82,6. 設置底紋和背景,技巧選擇范圍 點擊“填滿色彩”快捷鍵選擇顏色,(三) 表格繪制,83,7. 刪除或插入列刪除或插入欄,刪除技巧選擇需刪除范圍(列或欄)按Ctrl數字鍵盤“”,插入,技巧將光標移到所需位置按Ctrl數字鍵盤“”,(三) 表格繪制,84,8. 版面設定,(三) 表格繪制,85,9. 預覽列印,注意當表格所有資料錄入完畢后要重新選擇表格字体/字號框線,(三) 表格繪制,86,10. 設定列印范圍,設定,選擇列印范圍 選“檔案” “列印范圍” “,設定,列印范圍”,清除,選“檔案”(不用選范圍) “列印范圍” “,取消,列印范圍”,(三) 表格繪制,87,11. 列印,選“檔案” “列印”,(或者直按快速鍵CtrlP或格式上的列印標志),(三) 表格繪制,88,快捷鍵,复原CtrlZ 取消复原CtrlY,1. 复原和取消复原,(四) 功能使用,89,尋找CtrlF,2. 尋找和取代,取代CtrlH,公式也可以使用取代,(四) 功能使用,90,選“資料”,“排序”,選條件(從高到低為遞減從低到高為遞增),3. 排序,快捷鍵只适合以選擇范圍中第一欄為“關鍵”排序如上圖A欄,(四) 功能使用,91,自動篩選,(根据條件要求篩選)選資料表頭 “篩選” 自動篩選,進階篩選,(不選重复記錄)選定欄 “篩選” 進階篩選按“确定”,4. 篩選,未達條件的記錄不是被刪除而是被隱藏,(四) 功能使用,92,凍結,將光標放在需要位置,選“視窗” “凍結窗格”,取消,選“視窗” “取消凍結窗格”,5. 窗口凍結,(四) 功能使用,93,功能僅複製數值、公式、註解或儲存格格式,6. 選擇性貼上,(四) 功能使用,選取要复制的儲存格按复制“選擇性貼上” 選擇要求選項,94,隱藏,選取整欄/列 按鼠標右鍵 選擇“隱藏”,取消選取被隱藏之左右欄/列 按鼠標右鍵 選擇“取消隱藏”,7. 隱藏,(四) 功能使用,95,8. 符號,(四) 功能使用,96,電腦默認設定3個工作表日常可以根据實際工作需要改變預設個數,1. 工作表個數設定,(五) 工作表,97,(1)复制用鼠標指定要复制的工作表名稱按鼠標“左鍵”“Ctrl”鍵拖動工作表,(2)移動用鼠標指定要复制的工作表名稱按鼠標“左鍵”拖動工作表,(3) 顯示菜單用鼠標指住某一工作表名稱擊鼠標右鍵,2. 工作表編輯,(五) 工作表,98,1. 加法,逐個加總用“”號逐個相加,自動加總,套用公式,用鍵盤直接鍵入,SUM（B4:B15),(六) 公式,99,2. 減法,也可用鍵盤輸入B4-C4,(六) 公式,100,3. 乘法,也可用鍵盤直接輸入B4*C4,(六) 公式,101,4. 除法,也可用鍵盤直接輸入B4/C4,(六) 公式,102,5. 平均值,用鼠標點擊后選擇核算范圍,(六) 公式,103,6. IF使用,(六) 公式,104,7. 公式絕對引用和相對引用,如果不鎖定“絕對引用方式”當复制公式時會出現錯誤(因為Excel會自動作了調整),(六) 公式,105,8. 跨工作表公式設定(內部引用和鏈接),(六) 公式,106,9. 跨檔案公式設定(外部引用和鏈接),當被鏈接的工作表關閉時完整路徑就出現在外部工作表引用上,(六) 公式,107,1. 走勢圖,整理格式,(七) 圖表繪制,108,2. 分布圖(1),由高到低排序,(七) 圖表繪制,選定圖表樣式,選定范圍,109,2. 分布圖(2),設定表頭,(七) 圖表繪制,圖表檢視設定,格式整理,110,3. 柏拉圖(1),(七) 圖表繪制,由高到低排序,累計百分比,選定模型,111,3. 柏拉圖(2),(七) 圖表繪制,選定范圍,表頭設定,整理格式,112,4. 复制到Word編輯,(七) 圖表繪制,選定圖表复制,貼到Word整理格式,113,第十章,Powerpoint功能簡介,114,單擊工具欄中的“新建”快捷按鈕,開啟新幻燈片,115,選擇空白幻燈片版式,116,單擊,文字框輸入文字,單擊美工圖案框選取圖片,幻燈片編輯,117,幻燈片母片,選取“檢視”中的“母片”顯示如下圖樣式此時輸入某些文字或圖片將令每一頁產生效果,118,選擇“檢視”中的“頁首及頁尾”產生下圖樣式在投影片編號前的框內确定最后選擇“全部套用”,投影片編號,119,選擇“插入”欄中的“圖片”選取需要插入的類型,插入圖片,120,選擇“插入”欄中的“表格”,插入表格,將光標定位于縱欄線可自由調整其寬度,121,選擇“格式”欄中的“項目符號”,項目符號,選取“圖片”可選擇更多的符號,122,投影片背景,選擇“格式”欄中的“背景”,可直接點擊色彩,可選擇填滿效果,123,選擇“格式”欄中的“套用簡報設計范本”,套用簡報設計范本,選后其中的一個范本按“套用”,124,選擇“檢視”欄中的“投影片瀏覽”出現以下圖示,投影片播放效果,選擇播放方式,125,選擇“投影片放映”欄中的“自訂動畫”或,選取需設定動畫之文字框或圖案單擊右鍵選擇“自訂動畫”,投影片動畫效果,126,選取投影片中需動畫效果之物件播放順序播放效果,127,第十一章,Outlook基本操作,128,(一 ) 建立新郵件(Ctrl+N),(1) 電郵選取,129,(一 ) 建立新郵件(Ctrl+N),(2) 期限設定,設定期限功能當此郵件到期時電腦會自動提醒,但是如果所設的期限已過期電腦則不會自動作出提醒因為按确定時電腦則會彈出貼示,指定的資料与時間已是過去將不設定任何提醒确定嗎,此功能類似“工作”指派功能但不同的是此功能可以有許多收件者,130,(一 ) 建立新郵件(Ctrl+N),(3) 主旨輸入,相信大部份同事在日常工作中曾經遇到過類似左圖一樣的情況輸入郵件時都有輸入“主旨”內容但是當郵件發出后卻不完整或睇不到,似右圖的郵件發出時瞬定是沒有顯示“主旨”內容的,解決辦法輸入郵件時發現Outlook左上方最頂位置未顯示“主旨”內容將光標移到“主旨”欄最前面按空格鍵按儲存見到顯示“主旨” 內容后刪除空格,131,(二) 插入檔案/項目,光標位置,路徑選擇,1,2,3,檔案插入硬盤或公司网絡的檔案如圖,項目插入郵件如圖,132,(三) 簽名設置,2,1,3,133,(四) 查電郵姓名和內線電話,(方法一),(方法二),按“新增” 選擇“寄件者/收件者/副本” 輸入需查電郵的第一個字母,或者選擇“工具”欄之“通訊錄”(CtrlShiftB),134,(五) 回复/轉寄郵件,回覆原來的寄件者會自動成為回覆郵件的收件者但是原來的副本收件者不會自動成為回覆郵件的副本收件者原來所附的檔案也不能打開而需要重新選擇副本收件者和插入檔案(見右上圖),135,(五) 回复/轉寄郵件,全部回覆原來的寄件者及副本收件者會自動成為新郵件的收件者但是原來所附的檔案卻不能打開而需要重新插入(見左上圖),轉 寄需重新選擇正本副本收件者及加密副本件者但是原來所附的檔案可以正常打開(見右上圖),136,(六) 回收郵件,在“寄件備份”打開要回收的郵件,選擇“執行”欄中“回收這封郵件”,确定回收形式,137,(七) 重寄郵件,打開“寄件備份”中要重寄的郵件,選擇“執行”欄中“重寄這個信息”,注當有多份不同的資料需要派發相同人仕時可使用此功能選擇“重寄”按鈕后只需更新所傳的資料而不需再重新選擇收件者,138,(八) 預設特定字体字號,2,1,3,4,139,(九) 工作建立,方法一進入“工作”直接在“主旨”欄輸入內容后按“回車鍵”如要設定“期限”和“提醒”需要雙擊進入,方法二進入“工作”按“新增”在“主旨”欄輸入內容,140,(十) 工作指派/完成,注“指派工作”只能限定派給一個人收否則會失去自動追蹤功能,“工作完成”當此份工作完成后在前面“,”打“,”(或者增加“狀態”欄目直接在“狀態”欄選擇相應狀態),141,(十一) 行事歷,作用預約會議,1,2,對方回覆“接受”狀態,統計各收件者的回覆情況,142,(十二) 聯絡人,2,1,3,選擇“中國”,“确定”,143,(十三) 休假通知,1,2,3,144,(十四) 子資料夾,作用,當郵件數目增多時同事未必能夠即時閱讀所有郵件或多或少會有遺漏甚至忘忞要即時跟進的事宜故建議同事可以在“收件匣”及“寄件備份”或者其它資料夾下建立不同的子資料夾把郵件分類放進不同的子資料夾例如,在“,收件匣”,下,建立“會議通知”子資料夾,145,(十四) 子資料夾,2. 設立子資料夾,在此輸入子資料夾名稱,在“收件匣下”已建立子資料夾但是收到此類的郵件不會自動飛入此資料夾而是需要用鼠標標把郵件逐個拖/搬到此子資料夾中,1,2,3,146,(十四) 子資料夾,3.郵件分類,用鼠標選擇要移動的郵件按滑鼠左鍵不放把郵件拖到對應的子資料夾才放開鼠標左健,147,(十四) 子資料夾,4.刪除或重新命名子資料夾,用鼠標選擇要刪除的子資料夾按滑鼠右鍵選擇冊除或重新命名,148,(十五) 個人資料夾,1.設立,由于電郵伺服器的空間有限除了各同事日常自行定期刪除不必要的郵件外電腦部已設定定期自動刪除過期的郵件,而設立“個人資料夾”可以保留日常有用的郵件,(1) 選擇“工具”,按“服務”,149,(十五) 個人資料夾,(2) 選擇“服務” 按“新增”,選擇“個人資料夾” 按“ 确定”,輸入“檔案名稱” 開啟,1,2,3,150,(十五) 個人資料夾,(5) 輸入“名稱”,按“确定”,(完成此個人資料夾后可以增加“收件匣”“寄件備件”等子資料夾操作步驟請參閱文中“子資料夾”部份,1,2,3,151,(十五) 個人資料夾,方法有如下兩种,方法一,先選擇需搬動的郵件,在鍵盤上同時按“,Ctrl”“X”,或在“編輯”下選擇“剪下”,選擇已建立好的“個人資料夾”,在鍵盤上同時按“,Ctrl”“V”,或在“編輯”下選擇“貼上”,方法二,選擇需搬動的郵件用鼠標直接拖動(詳見“子資料夾”之“郵件分類”部份),2. 按分類搬動郵件,152,(十五) 個人資料夾,刪除郵件/子資料夾,選擇“個人資料”中需要刪除的郵件/子資料夾按鍵盤上的“,Delete”,鍵被刪除的郵件/子資料夾會自動儲存在刪除的郵件資料夾,刪除個人資料夾,選“工具”,“服務”,“要刪除資料夾”,“移除”,“是”,3. 刪除郵件/子資料夾個人資料夾,1,2,3,4,153,(十六) 設定郵件檢視方式,檢視二,檢視一,154,(十七) 設定欄柆(或刪除欄位),1,2,3,155,(十八) 設置用Word編輯郵件,1,2,3,156,第十二章,Visio基本操作,157,1. “模版”使用,選定圖案拖動鼠標,158,2. 架构圖/流程圖繪制(1),雙擊鼠標進入編輯狀態,退出繪圖狀態,進入繪圖狀態,159,段落行間設定,選擇線頭樣式,2. 架构圖/流程圖繪制(2),160,線條差少少畫唔到位有兩种方法,將版面放大進行調整見(方法一),用微調方法見(方法二),Visio,不能似,Word,那樣使用箭頭鍵移動,2. 架构圖/流程圖繪制(3),(方法二),(方法一),161,改變紙張大細方向增設頁碼等等,3. 版面設計/列印,162,4. 复制到Word編輯,用鼠標全部選取但不要組成群組否則到Word時無法編輯,整理物件格式,163,End,Thank You!,164,