会计信息化教学ppt课件--艾文国-第二章

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,1,会计信息化教学课件,会计信息化教学课件,艾文国,2007,年,7,月,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,161,会计信息化教学课件,第四节 基础数据管理,本节主要内容,一、会计科目字典维护的功能设计,二、部门字典维护的功能设计,三、币种与汇率字典维护的功能设计,四、客户分类字典维护的功能设计,五、客户档案字典维护的功能设计,六、个人往来字典维护的功能设计,七、项目分类与项目档案字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,162,会计信息化教学课件,第四节 基础数据管理,在会计信息系统中，数据,字典包括会计科目字典、部门字典、币,种与汇率字典、客户分类字典、客户档案字典、供应商分类字典、供,应商档案字典、个人往来字典、项目分类字典、项目档案结构字典、,项目档案字典、用户字典、角色字典、基表结构分字典等，这些数据,字典都需要维护，所谓维护就是对字典中的数据进行录入、修改、删,除、查询、打印等操作。在对各字典的数据进行增加时，账套号数据,项是由系统根据用户登陆时所选择的账套自动填入，不需用户输入。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,163,会计信息化教学课件,第四节 基础数据管理,在表,2-1,列示的数据字,典和数据基表中，功能字典数据由系统安装,程序自动填写；科目字典中有关发生额与余额数据，以及各种发生额,与余额数据基表（包括部门发生额与余额、外币发生额与余额、往来,发生额与余额、项目发生额与余额）中的有关发生额与余额数据全部,由凭证管理（第三章）中的记账处理程序根据审核无误的记账凭证自,动更新。用户字典、角色字典、基表结构字典等与系统权限控制有关,的维护在第四节,“,系统授权管理,”,中论述，其他字典的维护在本节论述。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,164,会计信息化教学课件,第四节 基础数据管理,由于某一字典的维护，可,能要用到其他字典中的数据，所以,对数,据字典的维护要有一定的先后次序,，一般最先维护用户与角色字典和,用户与角色权限字典，即先要对系统的使用进行授权；其次维护项目,分类字典和币种与汇率字典；第三维护科目字典、部门字典、项目档,案结构字典；第四维护客户分类字典、供应商分类字典、个人往来字,典；最后维护客户档案字典、供应商档案字典、项目档案字典。在所,有的数据字典维护中，会计科目字典维护最为重要，是实现精细核算,与科学管理的核心。所有的数据字典维护必须由账套主管来完成，也,就是说,“,基础数据管理,”,功能只能由账套主管来运行，其他人员无权运,行。下面逐一介绍对这些字典的维护功能。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,165,会计科目字典,存储所属账套的主要会计科目信息，该字典的数据结构,见表,2-2,，其中科目基本信息需要维护，而发生额、累计发生额和余额数据,由凭证管理的记账功能登记，除初始余额、累计发生额、年度预算额在系统,数据管理中录入（或由其他系统转入）外，正常运行时，这些数据不允许用,户改动。在科目字典中，一级科目必须符合会计制度的规定，而二级以下明,细科目可由用户单位根据实际情况自行设置。会计科目设置要求如下。,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,166,1,必须满足本单位的核算与管理要求,与手工核算不同的是，会计信息化环境下，,会计科目设置要尽可能细,致，特别是成本、费用、损益类科目，这样才能满足管理的需要。,如主营业,务收入、主营业务成本科目必须设到产品；本年利润科目必须按转入的明细,科目分类别、按级次设置明细科目，以便于按明细科目进行结转，并分别计,算各明细项目产生的利润（如各种产品的营业利润等），因此，本年利润科,目的明细科目至少应涵盖利润表中除利润分配之外的所有项目，甚至还要包,括许多更明细的项目，由此可见，会计信息化引起的会计核算与财务管理所,发生变革有多么大！,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,167,2,必须满足填列会计报表的要求,即一个会计科目必须明确地对应于会计报表的一个数据项，不允许对,应于会计报表的多个数据项，反之会计报表的一个数据项则可以对应于多个,会计科目，该报表数据项可由多个科目汇总填列。,3,会计科目的设置必须保持协调性和体系完整性,不能只有下级科目而无其上级科目。在设置明细科目时，其上级科目,必须已经存在。,4,在会计核算年度内，对于有业务发生的会计科目，不能删除,其编号等有关核算信息也不允许修改，也不能在发生过核算业务的明,细（最底层）会计科目之下再设置下级科目。若要删除、修改、以及在最底,层会计科目之下增设明细科目，可在初始装载数据或年度会计核算已结账，,下年会计业务开始之前进行，但要注意余额的结转，只有其余额为零时，才,允许处理。,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,168,5,会计科目的设置要考虑到与子系统的衔接。,在会计信息系统中，只有末级科目才允许在制单时引用，才能接收各子,系统转入的凭证数据，因此，要将各子系统转入的科目数据设置为末级科目。,科目字典维护功能完成对会计科目的设置和管理，,会计科目的设置是会,计信息系统的核心内容之一，其体系结构能体现核算主体的财务管理理念，,为了实现会计科目的系统化、规范化和标准化，会计科目设置应由账套主管,来完成，一般会计人员无权设置会计科目。账套主管可根据会计业务的实际,需要来增加、修改、查询、打印会计科目。在比较完善的会计软件中，当账,套参数设置时设置了企业类型和行业性质，并选择了按行业预置科目选项，,则系统会自动根据企业类型和行业性质预置一套参考会计科目，用户可在此,基础上增改或删除。会计科目维护功能如图,2-15,所示。,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,169,会计科目字典,维护的功能设计,第三节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,170,科目字典的维护按科目类型分为全部、资产、负债、权益、成本、损,益六种，可采用活页夹形式来分别对各类科目进行维护。维护时系统默认对,当前年份会计科目进行维护，以前年度的会计科目不允许改动。,1,增设会计科目,会计科目的增加功能可随时使用，其界面如图,2-16,所示。增设的科目信,息被存储到科目字典中。,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,171,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,172,各数据项说明如下。,（,1,）科目编号：,科目编号是科目字典数据基表的主键，非空且惟一。输,入科目编号时，第一要满足科目编码方案的各级位数要求；第二要满足惟一,性要求；第三要满足新增的会计科目其上级科目必须已经存在。在录入科目,编号后，科目级次根据输入的科目编号位数自动生成，科目编号的最大长度,为,20,位。,（,2,）科目名称：,最多可输入,10,个汉字，非空。在录入科目编号和科目名,称之后，科目全称根据已有的上级科目名称和本级科目名称自动生成。,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,173,（,3,）科目全称：,科目全称是将各级科目名称串接起来，各级科目名称,之间用连字符,“,-,”,连接，系统根,据其,已有的上级科目名称和本级科目名称自,动生成，不需用户输入。科目全称的最大长度为,100,位（,50,个汉字）。,（,4,）科目级次：,系统根据设定的会计科目编码方案和输入的科目编号,位数自动生成科目级次，不需用户输入。,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,174,（,5,）科目类型：,科目类型具有资产、负债、权益、成本、损益五个可选,值，当采用全部活页夹新增科目时，科目类型需要在上述五个可选值中，以,值列表方式选择其一，当采用其他活页夹新增科目时，科目类型不需输入，,由系统根据活页夹类型来自动产生。,（,6,）助记码：,用于帮助记忆会计科目。其主要作用是在凭证录入时，方,便录入会计科目。助记码的编码方案有多种，较常用的有两种，其一是用科,目名称中，各个汉字拼音的头一个字母组成，例如：,“,管理费用,”,科目的助记,码为,“,GL,FY,”,；其,二是用各级,科目名称的第一个汉字拼音字头联接起来构成，,例如：,“,管理费,用,折旧费,”,科目的助记码为,“,GZ,”,。建议采用第二种方案，这,种方案简单，便于记忆，且寻找科目时输入的位数较少。助记码的最大长度,为,9,位，对应于九级会计科目。,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,175,（,7,）科目余额方向：,借、贷两个值中选择其一，一般情况下，资产、,成本类科目的余额在借方，而负债、权益类科目的余额在贷方，系统将根据,所选择的科目类型对该项赋初值，但允许用户改动（如累计折旧、坏账准备,等科目）。另外，下级科目的余额方向必须与其上级科目一致，当某一上级,科目的余额方向已经设置的情况下，其所有下级科目的余额方向由程序自动,设置，并不允许改动。当改动上级科目的余额方向时，其所有下级科目的余,额方向也自动跟随改变。,（,8,）账簿格式：,定义科目在账簿输出（显示、打印）时的默认格式。,系统提供了金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种，一般情况,下，有外币核算的科目可设为外币金额式；有数量核算的科目可设为数量金,额式；既有外币又有数量核算的科目可设为外币数量式；既无外币又无数量,核算的科目应设为金额式。,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,176,（,9,）外币核算：,在某一账套中可能具有多种外币核算业务，该项存储,需要进行外币核算科目所对应的外币编号（显示币种名称），从币种与汇率,字典中以值列表方式选取（不列示本位币）。,（,10,）数量核算：,该项存储需要进行数量核算科目所对应的数量计量单,位，此项为空时，表示所对应的科目不需要进行数量核算，不为空时，表示,所对应的科目需要进行数量核算，且其数据的计量单位即为此项的内容，如：,公斤、件、吨、台、套等。,（,11,）部门核算：,用打标记的方法对需要进行部门核算的科目打上,“,”,标志。,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,177,（,12,）往来核算：,具有,“,客户,”,、,“,供应商,”,、,“,个人,”,三个可选值，对需要,进行往来核算的科目，该项可在上述三个可选值中选择其一。,（,13,）项目核算：,在某一账套中可能有多类项目核算与管理业务，如工,程项目、科研开发、合同等，都可以作为项目来进行核算与管理。该项存储,需要进行项目核算与管理所对应的一级项目编号（项目大类编号），从项目,分类字典中以值列表方式选取，选取时显示一级项目（项目大类）名称。,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,178,（,14,）末级科目：,用打标记的方法在末级科目上打上,“,”,标志。打此标,志时必须慎重，只有有此标志的科目，在制单（编制记账凭证）时才可选,取，系统要求将所有末级科目全部打上标志。对于具有末级标志的科目，系,统不允许在其下再增设会计科目，因此，对于非末级科目，绝对不允许打末,级标志。,（,15,）科目账类：,标记科目的所属账类。有现金、银行、普通三类，现,金科目为,“,现金,”,、,银行存款科目,为,“,银行,”,、普通科目为空。此数据项位,出纳,管理而设计。,（,16,）科目封存：,用打标记的方法对以后不再使用的会计科目打上,“,”,标志。对于具有封存标志的科目，在制单时系统不予列示。在年终整理会计,科目时，可将已封存会计科目删掉，但应将余额结零。,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,179,2,修改会计科目,会计科目的修改具有一定限制，不允许随意修改会计科目，对于没有会,计业务发生的科目信息可以进行修改，对于有会计业务发生的科目则只允许,修改科目名称、助记码、科目封存标志三项数据，其他数据不能修改。,3,删除会计科目,会计科目的删除具有一定限制，不允许随意删除会计科目，对于没有会,计业务发生的科目可以删除，对于有会计业务发生的科目则不允许删除,具,有下级科目的会计科目不允许删除。由于会计科目的删除应慎重，所以删除,程序要对被删除科目进行检查，第一要检查被删除科目的余额是否为零，若,不为零则不允许删除；第二要检查记账凭证中是否有被删除科目的业务发,生，若有则不允许删除；第三要检查被删除的科目是否有下级科目，若有则,不允许删除。并且系统应对会计科目删除设计可挽回的功能，即再给一次,“,确认,”,或,“,放弃,”,的选择机会。,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,180,4,查询会计科目,在面向过程的软件开发中，对于数据字典的维护一般都要设计查询功,能，以便按查询条件来输出相关信息，而在面向对象的软件开发中，由于数,据输出界面的可视化程度极高，除一些特殊需求（如凭证查询）外，一般不,设计单独的查询功能，特别是数据字典维护，因此，在科目字典维护中只设,计按科目类型（活页夹）查询即可。,5,打印会计科目,由于会计科目的数据项较多，特别是科目全称有,100,位长，若要全部打,印，恐怕打印机的宽度不够，况且有时也没必要全部打印，因此，系统应提,供对打印的列向可随意选择的功能，即用户可挑选要打印的列，选中的列打,印，没选中的列不打印。这种功能用,PB,或,VB,编程都很容易实现。在会计信息,系统中，所有的打印功能都与科目字典的打印功能类同，因此，在后续章节,中将不再说明打印功能。,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,181,部门字典,存储核算单位的所有部门信息。该字典的数据结构见表,2-3,。,在会计核算中，将数据按部门进行分类汇总是常用的数据分类方法之一，核,算主体的组织机构对会计科目体系设置十分重要。部门字典是核算主体的组,织机构按会计软件系统要求所形成的数据分类方案，是核算主体下辖的具有,分别进行会计核算与财务管理需求的单元体，不一定是实质上的部门机构。,部门字典中的数据是公用数据，可以为整个单位的,ERP,系统所公用。按,分类信息设置，部门可分级也可不分级，若分级则必须按部门编码方案的设,置进行分级，部门最多可分,5,级。有隶属关系的上下级部门之间具有数据汇,总关系。,部门字典的维护与科目字典维护的基本功能类同，但要比科目字典维护,简单。部门字典的维护功能包括增加、修改、删除等功能。如图,2-17,所示。,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,182,会计科目字典,维护的功能设计,第三节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,183,1,增设部门,（,1,）部门编号：,非空，且部门编号既要符合部门编码方案的设置，又要满足惟一,性要求。,（,2,）部门名称：,非空。最多可输入,10,个汉字。,（,3,）部门全称：,与科目全称类似，是将各级部门名,称串接起来，各级部门名称之,间用连字符,“,-,”,连接，系统,根据,其已有的上级部门名称和本级部门名称自动生成，不,需用户输入。部门全称的最大长度为,60,位（,30,个汉字）。若部门不分级时，部门全,称与部门名称相同。,值得指出的是，在许多具有分级层次关系的数据字典维护中，,都采用树型层次结构显示在界面中,，这种风格更符合软件的潮流和用户的习惯，但,这一般并不影响数据的存储结构，只不过是在显示时以树型结构加以显示而已，在,采用树型结构显示这种分级层次关系时，可能并不需要全称字段，但在日常数据录,入（如凭证录入）时，并不一定采用树型结构录入，因此，需要设计全称字段，用,全称字段进行选择。这一点在后续章节中将不再赘述。,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,184,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,（,4,）助记码：,可采用科目字典的助记码编码方案，即用各级部门名称的,第一个汉字拼音字头构成助记码。若部门不分级时，可采用部门名称的汉字,拼音字头构成助记码，如,“,办公室,”,的助记码可编为,“,BGS,”,。,（,5,）部门属性：,可直接输入，也可由值列表选取，其值列表的取值可设,计为管理部门、职能科室、技术部门、科研机构、生产部门、采购部门、销,售部门等。,（,6,）负责人：,可,输入部门的主要负责人姓名。若与人力资源管理系统能,够共享职员数据，可从职员字典中选取。,（,7,）其他数据项：,可输入对应的数据。,2,修改和删除部门数据,修改和删除功能的使用具有一定限制，具有下级部门,的部门不允许删,除，若某部门有核算业务发生过，则该部门的信息不允许删除，部门编号也,不允许修改，除部门编号外其他数据可以修改。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,185,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,币种与汇率字典,存储核算单位所使用的本位币和所有外币及汇率信息。,该字典的数据结构见表,2-4,，必须用一条记录存储本位币信息，且其,“,本位币,标志,”,字段的值应为,“,”,。,汇率管理是专为外币核算服务的。,准则规定外币汇率必须采用交易日当,天的汇率，,且在期末结账时采用期末汇率进行调整。,由于会计核算具有一定,的滞后性，交易日与入账日的时间差异各异，因此，在填制凭证时应采用直,接录入的方式为宜，没有必要预先定义固定汇率或浮动汇率，但有必要定义,期末调整汇率，以便对各会计期间采用的调整汇率有所记载。调整汇率必须,在期末进行汇兑损益调整前录入，且过期不可更改。币种与汇率字典维护功,能如图,2-18,所示。币种编号可直接输入，也可由系统自动赋值。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,186,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,187,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,对于销售往来客户，既可进行分类核算与管理（往来客户较多），也可,不进行分类核算与管理（往来客户较少）。,客户分类一般按地区、行业等进,行划分。,如果在系统设置中已选择了客户分类，那么就要对该字典进行维护。,客户分类必须按客户编码方案的设置进行分类，客户分类最多可分,5,级。有,隶属关系的上下级客户分类之间具有数据汇总关系。客户分类字典数据结构,见表,2-5,。其维护功能与科目字典维护基本类同，如图,2-19,所示。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,188,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,189,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,（,1,）客户分类编号：,非空，且客户分类编号既要符合客户分类编码方案,的设置，又要满足惟一性要求。,（,2,）客户分类名称：,非空。最多可输入,10,个汉字。,（,3,）客户分类全称：,与科目全称和部门全称类似。,（,4,）末级分类标志：,若采用客户分类核算与管理，则对于,末级分类必须,作标记，为末级客户分类打上,“,”,标志。在客户档案中，某一客户的所属分,类必须为末级客户分类。,客户分类,信息的修改和删除具有一定限制，具有下级客户分类的上级客,户分类不允许删除，若某客户分类所对应的客户有核算业务发生，则该客户,分类的信息不允许删除，客户分类编号不允许修改，除客户分类编号外其他,数据可以修改。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,190,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,客户档案字典,存储销售业务所涉及到的具体往来客户信息，其数据结构,见表,2-6,。在不进行分类核算与管理的情况下，客户分类信息不存在，该档,案中的客户信息直接与科目字典中的某些科目之间具有统驭与明细关系，如：,客户信息与应收账款、预收账款等总账科目之间就有这种关系；在进行分类,核算与管理的情况下，存在客户分类信息与客户档案之间，以及客户档案与,科目字典中的某些科目之间都具有统驭与明细关系。客户档案字典维护功能,完成对往来客户信息的设置和管理，用户可以根据销售业务的实际需要进行,增加、修改、删除、查询、打印等维护。,客户档案字典维护具有基本、联系、信用、其他四个活页夹,，用户选择,客户分类后进行维护，此时，屏幕只显示所选客户分类的往来客户档案信息。,如图,2-20,所示,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,191,会计科目字典,维护的功能设计,第三节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,192,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,1,基本信息,（,1,）客户编号：,客户编号是客户档案字典的主键，非空且惟一。客户,编号的最大长度为,5,位。,（,2,）客户名称：,最多可输入,15,个汉字，非空。,（,3,）助记码：,用于帮助记忆客户信息，最大长度为,8,位。其主要作用是,在凭证录入时，方便选定往来客户信息。助记码可采用客户名称的汉字拼音,字头编码方案。,（,4,）客户分类编号：,有两种情况：第一，若在客户分类参数设置时，,没有设置客户分类核算与管理，则此数据项为暗色，即为不可输入状态，该,数据项为空值；第二，若在客,户分类参数设置时，设置了客户分类核算与管,理，在选择了末级客户分类后，其值由系统根据选择的末级客户分类自动填,入，且不允许改动。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,193,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,（,5,）法人：,输入客户单位的法人代表姓名。,（,6,）税号：,非空，输入客户单位的工商登记税号，此数据可能在销售发,票中使用。,（,7,）开户银行及账号：,输入客户单位的开户银行及账号，如果客户单位,的开户银行及账号有多个时，输入企业与客户之间发生业务往来最常用的开,户银行及账号。,（,8,）外币核算：,对以外币结算的往来客户需要输入，用值列表从币种与,汇率字典中选取。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,194,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,2,联系信息,（,1,）分管部门：,以值列表方式从部门字典中选取。一般为销售部门。,（,2,）专营业务员：,即负责该客户销售业务的销售人员，企业的销售人员,几乎都与企业有往来关系，因此，在个人往来字典中应存储全部销售人员档,案信息。该数据项可用值列表从个人往来字典中选取；否则可从人力资源管,理系统的职员字典中选取；也可以直接输入。此数据项可用于销售单据中业,务员的缺省值。,（,3,）发货地址：,可能与单位地址相同，也可能不同，一般情况下是发货,仓库地址。此数据项可用于销售发货单中发货地址栏的缺省值。,（,4,）发运方式：,以值列表方式在公路、铁路、航空、水运、提货等可选,值中选择。此数据项可用于销售发货单中发运方式栏的缺省值。,（,5,）其他数据项：,可输入对应的数据。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,195,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,3,信用信息,（,1,）应收款余额：,此数据项存储当前应收款余额，由系统记账功能自动,更新，不允许用户改动。,（,2,）折扣率：,输入在客户可以享受的购货折扣率，用于销售单据中折扣,的缺省值。,（,3,）信用等级：,按照企业自行设定的信用等级分类方法，根据客户在应,收账款方面的表现，由系统计算或用户输入客户的信用等级。,（,4,）信用额度：,输入允许客户发生的最大应收账款余额。,（,5,）信用期限：,可作为客户超期应收款项的计算依据，单位为,“,天,”,。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,196,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,（,6,）付款条件：,付款条件也叫现金折扣，是指企业为了鼓励客户及时偿,还货款而许诺在一定期限内给予的折扣优待。这种折扣条件通常可表示为：,5/10,，,2/20,，,n/30,，它的意思是客户在,10,天内偿还货款，可得到,5%,的折扣；,在,20,天内偿还货款，可得到,2%,的折扣；在,30,天内偿还货款，则不仅要按全额,支付货款，可能还要支付延期付款利息或违约金。客户付款条件主要在销售,单据和销售结算中使用，可作为销售单据中付款条件的缺省值。付款条件最,多可输入四个时间段的折扣优待值，各值之间以,“,”,号分隔。,（,7,）最后交易日期、最后交易金额、最后收款日期、最后收款金额：,这,四项数据,在运行销售管理子系统时，由销售管理子系统自动填入，否则由会,计信息系统的记账功能自动填入。用户不能修改。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,197,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,4,其他信息,（,1,）发展日期：,有些企业的产品销售具有分销特点，如,IT,行业、食品行,业、特别是乳品行业等都具有明显的分销特点，企业只针对分销商销售产,品，分销商和企业具有紧密的依存关系，具有良好的信誉和忠诚度，企业在,一个区域一般只培养一个一级分销商（客户），并且一般长期不变，在该区,域的产品销售全部由该客户负责，企业的销售人员只对其进行必要的监督、,开发市场、扶助和服务等事宜。因此，企业的销售人员要在各地培养客户，,甚至有时还需要培养二级分销商，以此来支持客户开展销售业务或防止客户,发生变故。该数据项记载发展客户的日期。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,198,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,（,2,）停用日期：,由于客户经营不善或发生变故而停止往来，因此，需要,对停止往来日期进行记录。,（,3,）备注：,输入有关往来客户其他需要说明的信息。,客户信息的修改和删除具有一定限制，不允许随意修改和删除客户信,息，对于没有会计业务发生的客户可以进行修改和删除，对于有会计业务发,生的客户则不允许删除，客户编号、客户分类编号、外币核算、应收款余额,等核算信息也不允许修改。,供应商分类字典和供应商档案字典的维护功能分别与客户分类字典和客,户档案字典的维护功能类同。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,199,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,个人往来字典存储核算单位的个人往来信息，其数据结构见表,2-7,。该,字典是会计信息系统的专用数据字典，与人力资源管理系统中的职员字典不,同，该字典只存储与核算单位发生往来的人员信息，这些人员绝大多是核算,单位的内部人员，但也可能是外部人员。该字典在维护时可从职员字典中选,取一些信息。该字典中一般应存储核算单位的所有销售人员和采购人员，其,原因是这两类人员一般都会与其所属单位发生资金往来。个人往来字典的维,护功能如图,2-21,所示。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,200,会计科目字典,维护的功能设计,第三节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,201,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,（,1,）人员编号：,人员编号是个人往来字典的主键，非空且惟一。其最大,长度为,6,位。,（,2,）人员姓名：,非空。最多可输入,4,个汉字。,（,3,）助记码：,用于帮助记忆往来人员信息，最大长度为,4,位。其主要作,用是在凭证录入时，方便选定往来人员。助记码可采用往来人员姓名的汉字,拼音字头编码方案。,（,4,）所属部门：,非空，对于内部往来人员可用值列表在部门字典中选,取，对于外部往来人员可直接输入。,（,5,）人员属性：,非空，可用值列表选取，其取值可为管理人员、技术人,员、科研人员、生产人员、采购人员、,销售人员、退休人员、外部人员、其,他等可选值。也可直接输入。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,202,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,（,6,）外币核算：,对以外币结算的个人往来需要输入，用值列表从币种与,汇率字典中选取。,（,7,）业务员：,用值列表在,“,销售,”,和,“,采购,”,两个可选值之间选择。该数据,项很重要，是客,户档案和供应商档案维护时，,“,专营业务员,”,可选值的依据，,因此，对于销售人员必须选择,“,销售,”,，而对于采购人员则必须选择,“,采购,”,。,（,8,）其他数据项：,可输入对应的数据。,个人往来信息的修改和删除具有一定限,制，不允许随意修改和删除，对,于没有会计业务发生的个人往来信息可以进行修改和删除，对于有会计业务,发生的个人往来则不允许删除，人员编号、银行、账号等核算信息也不允许,修改。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,203,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,在实际业务中，,企业经常需要对某些项目进行核算与管理，如课题、工,程项目、产品开发、合同等,，对其成本、费用、收入等进行核算与管理。传,统的方法是按具体项目在科目字典中开设账户并设置明细科目来进行核算，,这种方法对于项目不多的小型企业可行，但对于项目较多的大中型企业则不,可行，原因有两个，其一，这样会使科目体系过于庞大，不便于管理；其,二，项目信息不仅仅是核算信息，还有许多管理所必需的信息。因此，在会,计信息系统中一般都设计项目辅助核算与管理功能。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,204,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,企业中的项目种类可能多种多样，如在建工程、对外投资、技术改造,等，,为了满足项目核算与管理的需要，应将具有相同特征的一类项目定义为,一个项目大类，每个项目大类可以具有多个项目。为了便于核算与管理，需,要对项目进行分级管理。与客户和供应商管理不同，客户和供应商管理可分,类也可不分类，,而项目管理则必须分类,，项目分类必须按项目编码方案的设,置进行分类。考虑到诸如工程建筑企业的特殊需求，项目分类级次应与科目,级次相同，最多可分,9,级。有隶属关系的上下级项目分类之间具有数据汇总,关系。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,205,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,项目分类与项目档案字典维护功能包括：项目分类定义、项目核算科目,设置、项目栏目定义（项目档案数据结构定义）、项目档案目录。其维护涉,及项目分类字典、项目档案结构字典和会计科目字典，这三个字典的数据结,构分别见表,2-8,、表,2-9,和表,2-2,。值得说明的是项目档案的数据结构由项目,档案结构定义来设置。,1,、项目分类定义,项目分类定义如图,2-14,所示。先定义项目大类，然后再定义项目明细分,类，项目分类的层次结构以树型结构显示。项目分类数据存储在项目分类字,典中。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,206,会计科目字典,维护的功能设计,第三节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,207,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,（,1,）项目分类编号：,是项目分类字典的主键，非空且惟一，必须满足项,目分类编码方案的各级位数要求，必须满足新增的项目分类其上级分类已经,存在。项目分类编号的最大长度为,20,位。,（,2,）项目类别名称,、项目分类全称、项目级次、末级分类标志等与会计,科目字典维护类同。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,208,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小节主要内容,客户分类字典,维护的功能设计,客户档案字典,维护的功能设计,个人往来字典,维护的功能设计,部门字典,维护的功能设计,币种与汇率字典,维护的功能设计,项目分类与项目档案,字典维护的功能设计,（,3,）项目档案基表名：,在项目分类字典中，对,每个大类项目（一级项,目）都必须设计一个项目档案字典，存储该类项目的具体明细项目信息，,这,些信息是进行项目管理所必须的，由于这些信息的字段（栏目）个数、类型,等因企业不同而异，通用软件无法事先确定，只能在具体应用时，根据企业,的实际情况来定义。因此，系统需要对每个大类项目创建一个数据基表，该,数据基表名称就是用,“,项目档案基表名,”,栏,目来定义，该栏目只,对一级项目允,许定义，对非一级项目不允许定义,，系统根据定义的基表名称和项目档案结,构字典中，该基表对应的数据结构来创建项目档案字典，用项目档案字典来,存储具体项目信息,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授,HIT,会计信息化教学课件,209,会计科目字典,维护的功能设计,第四节 基础数据管理,本小