进出口业务操作流程1

,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,1.大货前准备,我们在接到一笔订单之前是要做充分而又繁琐的准备的， 不管什么公司，不管是哪个国家的客人都时要根据样品的确定来定制所需要的产品， 所以我们每天必须做很多事情，这也是导致外贸业务员非常繁忙的原因之一。,1,1.1 必要幕后准备,1.1.1 收发邮件：,将自己的邮箱设成每5-10分钟收邮件一次，并且及,时回复，每天必须保证收到的反馈及时回复完，由,于时差，要尽可能保证回复的及时性。（有时晚上,加班不可避免，但是可以与客户同步，加快沟通的,频率，占的先机机）。,1.1.2 做好客户信息管理：,建立一个excel表格，将所有收到的客户信息及时填,写到表格中，并且做好客户分类工作，将询盘内,容，质量比较高的客户做为A类客户重点跟踪。,2,但是也不要忽略小客户，任何客户都是从小做到大,的，就象卖东西，要把客户从头回客户做到回头客,户-忠实客户-传代客户。,此外，要将客户以国籍分类， 各国客户的习惯及交,易要求不同， 特别是客户有特别习惯的更需要注,意， 以便在交易过程中避免其忌讳点。,1.1.3 主动到相关商务网站里寻找买家,要整理分类，针对不同地区的客户进行不同的发,盘，做到简洁，有针对性。,3,1.1.4 每隔几天到相关商务网站发布一条具有商业价,值的信息。,虽然可能效果不是很好，但是也花不了多少时,间，如果你更新的快的话，产品信息就会出现目,录的首页，说不定会有所收获。,1.1.5每个季度定期更换网页内容。,将新产品信息发布上网，或者将产品的图片替换,一下。这些都会让买家及时了解公司的最新信,息，吸引新客户。,4,1.1.6 定期给老客户或者潜在的客户发送公司的最新产品信息。,坚持就会有回报。据统计开发一个新客户所花费,的费用相当于维持十个老客户所花费的费用，在,开发新客户的时候一定不要忽视老客户的维持可,以在节日的时候给客人发送卡片祝福，客人都会,觉得很亲切，合作的愉快。,1.1.7 业务人员每周汇报反馈询盘及跟进情况。,把这些表统一整理，留做备份，至少这些都是以后,的潜在客户。,5,1.2 邮件格式注意点,1.2.1发邮件无subject主题, 或者随便找一个以前的邮件直接回复一下,以前的邮件是针对以前的某一件事情，邮件正,文和主题都和现在的事情无关导致买家一头雾,水，无法快速辨认无主题则会被客人忽略，有,什么情况都不能及时沟通。,1.2.2 邮件下方无签名（包括人名，公司名字，联系方式等）或者只有中文名字,导致买家不知道你是谁？要知道，买家会接触，,联系很多国家的不同供应商，你在一段时间没有,和买家联系后，突然发过去个邮件，对方很难判,断你是谁？来自什么国家的什么公司？,6,1.2.3 邮件的发件人不要用中文,如 爱普赵玺zhaoxi, “爱普赵玺”很有可,能会在买家那里显示乱码，哪怕不是乱码，对方也,不一定可以看懂中文，改成,Tracyzhaoxi,则合理的多。,1.2.4 买家如果已经，把邮件抄送给第二个,人，或者抄送给2个人以上（可能是买家的同,事或者主管），你回复的时候要按“reply all” ，,而不要只回复发件的那个人,买家发邮件的目的是希望多个人了解到目前此事的进展情况，你有义务回复全部的人,7,1.2.5 回复买家邮件的时候要” reply with all history”,不要把历史记录删除，否则买家不知道先前,发生的事情和交流的内容也不要随意改变,邮件的主题一件事情，一个产品的邮件要,保持一个邮件主题,1.2.6 不要用晦涩难懂的缩写，我们不是在发电,报如hv: have等以免产生误解也不要,用俚语,1.2.7 重要的内容可以用粗体加粗或者用大写,8,1.2.8 不要全部用大写字母写邮件正文如,THANK YOU FOR YOUR EMAIL DATED,NOV17,2006,1.2.9 如果事情比较复杂，繁多的话，可以用1,234注明,表达要简洁，直接，明确不要把很多事情写在,一段中，显得非常冗长，没有条理性,1.2.10不要用过多的感叹号,你在一个邮件中用了过多的感叹号，效果是和你,一个都不用是一样的,1.2.11 每一段中间要空一行，方便别人阅读,9,1.3 询盘处理技巧,不是你回复的好客人就会下订单给您，但您回复,的不好肯定不会得不到客户的订单,1.3.1 回复技巧,回复时间注意事项：今天的今天一定要回,香港、台湾、韩国2个小时内回复；澳大利亚收,到后马上回；欧洲下午三点前一定要回；美国下,班前回。,（根据各国的时差和工作习惯统计）,注：如果不能回复询盘一定要给客户一个回应，告诉他目前,不能回的原因和什么时候能够给客户回,1.3.2 回复原则,3C原则 Clearness清楚；Conciseness简洁；Courtesy礼貌,10,1.3.3 需要思考的问题：,专业度 professional,(多了解自己的产品，在每一封邮件中体现您的专业度),满足需求度 meet demands,体现诚意show your sincerity,1.3.4 询盘邮件注意点,规范的格式（paragraph, capitalization ,spelling ,grammer .） 主题 Subject 点睛之处（用之前客户给的主,题/自己总结的主题如:公司名称+for哪几个产品）问候语礼节、呼应有问必答不能回答要给客户解释重点突出，意思明确落款要有完整称呼,11,1.3.5询盘回复,专业报价完整、针对性/报价谨慎、完整专业图片清晰、方便浏览和接收向客户提要求审慎，tell why,可以向客户报两个价格FOB/CIF价前瞻性专业的最好体现语气会影响全局,1.3.6客户回复后,客户有多个问题 一一作答，条理清楚客户提出的专业问题尤其不能避而不答（如在说明中已有要标出）涉及到产品证书、质量等级的问题最好主动提及减少邮件往来的回合，提高效率,12,