秘书办会的工作

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第三章 秘书办会的工作,1,第一节 会议会务工作,第二节 会谈会见工作,第三节 宴会庆典工作,2,大家谈,你参加过哪些会议？,最喜欢的会议是？,最不喜欢的会议是？,3,一,.,会议概述,二,.,会务工作的原则和内容,三,.,会务工作流程,四,.,常用会议的组织程序,会议会务工作,4,会议是把人们组织起来讨论和研究问题的一种社会活动形式。会议具有决策、沟通和协调功能。,（一）会议的要素,形式要素,：,名称、时间、地点、议题、与会人员、会议方式、会议结果。,内容要素,：,指导思想、议题、目的、任务、作用。,程序要素,：,会议准备、会议开始、会议进行、会议结,束、会议决定的贯彻落实。,财务要素,：,会议经费、会议设备、会议服务设施。,一、会议概述,5,会议的十大要素,(1),会议名称,(2),时间,(3),地点,(4),议题,(5),与会者,(6),主持人,(7),会议方式方法,(8),会议文书,(9),会议结果,(10),会议费,6,（二） 会议的种类,1.,按规模分：,特大型（万人以上）、大型（上千人）、,中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。,2.,按性质分：,决策性（立法、党务、行政）,非决策性（业务、动员、宣传、表彰、纪念、娱乐）,3.,按会议内容分：,专题性、综合性。,4.,按时间分：,定期和不定期。,7,5.,按会议秘密程度,公开、内部、机密,6.,按召开方式分：,电话会、电视会、广播会、网络会。,7.,按会议级别：,根据党政领导机构从中央到地方划分：,中央级,省市自治区,县级,乡镇级,行政村级,居民小组,8.,按出席对象分：,联席会、内部会、代表会、群众会,.,8,（三）常见会议类型,1.,办公会,2.,代表会,3.,座谈会,4.,专题会,5.,仪典会,6.,报告会,7.,学术会议,8.,记者招待会,9.,国际会议,10.,签约仪式,11.,电视、电话会议,9,公司常见会议类型,经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会,.,新产品新闻发布会、联谊会、表彰会。,10,二、会务工作的原则与内容,会务工作又叫会议事务，是指有关会议的具体准备、组织和服务工作。,（一）会务工作的总原则,准备充分、组织严密、服务周到、确保安全,。,11,（二）会务工作的基本内容,1.,组织工作,2.,文书工作,3.,生活管理工作,4.,安全保卫工作,12,三、会务工作流程,1.,会前准备阶段,2.,会议进行阶段,3.,会议结束阶段,13,会务工作流程图（会前）,确定会议主题与议题,确定会议名称,确定会议时间与会期,明确会议所需设备和工具,选择会议地点,安排会议议程和日程,31.p,制发会议通知,.#,确定会议规模与规 格,布置会场,ppt#19,准备会议文件材料,安排食住行,制定会议经费预算方案,制作会议证件,ppt18,会场检查,.,问题：,明确会议组织机构,确定与会者名单,14,安排会议议程与日程,会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。,会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。,某公司销售会议议程表,1,、推选销售部经理的人选。,2,、年度销售活动的总结。,3,、有关销售问题的发言。,4,、下年度销售目标。,5,、销售人员的招聘和重组。,15,某股份有限责任公司股东大会日程安排,31,（会前）,16,相关知识,发通知应注意的事项,一般的会议只发一次正式通知。有些会议需要发预备性,通知，然后再发正式通知，这常用于与会人需做大量会前准,备工作，如：准备发言材料或方案的会议。,对于一些区域性、全国性乃至国际性会议，需要安排与,会人员食宿和回程的，还要在发送会议通知的同时附上会议,通知回执，以便会务人员安排接站和订购车、机票,;,发会议邀请函和请柬的方法，与发送会议通知基本相同。,31,（会前）,17,制作会议证件,代表证,出席证,会议正式证件 列席证,来宾证,会议证件 旁听证,工作证,会议工作证件 记者证,出入证,会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、,证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。,31,（会前）,18,会场的类型及布局（,p219,）,小型会议室：,椭圆形、回字形、,T,字形、,“,马蹄,”,型、长方形。,19,共青团上海政法学院第一届委员会第一次全体会议,20,共青团上海政法学院第一届委员会第一次全体会议,21,中型会议室。,“,而,”,字型、半圆型,(,弦月式,),、教室型,(,课堂型,),22,教室型,23,教室型,24,大型会议室。,礼堂型,(,剧院式,),、众星拱月型。,25,礼堂型,26,礼堂型,27,会场内外的布置：,会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉。,28,会标,会徽,31,（会前）,29,问题：,1.,怎样发放会议通知？,2.,怎样确定会议议题？,3.,会议议程与日程的区别。,4.,选择会议地点应综合考虑哪些因素,?,5.,如何做好会场的布置工作？,6.,怎样制定会议筹备方案？,7.,会前检查工作包括哪些内容？,30,会务工作流程图（会中）,3.,做好会议记录,2.,组织签到,4.,做好会议值班保卫工作,1.,报到及接待工作,8.,做好后勤保障工作,5.,编写会议简报或快报,7.,做好会议保密工作,6.,会议信息工作,31,1.,报到及接待工作,与会人员的接送,;,会议交通工具的安排,;,与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买,;,会议文娱活动的安排和组织,;,其他属于招待方面的工作。,32,案例：住房安排错 秘书挨批评,某市召开工作会议，与会人员,420,人。为把会议,开好，市委发出通告，要求各单位把人员名单提前,报来，以便编组和做好有关的准备。会议秘书处接,待科长，按领导要求和编印的名单一一安排好住宿,并写好住房卡，领好房门钥匙。报到的那天，与会,人员到报到处报到，拿到住房卡和钥匙就不需排,队，也不拥挤，接待工作安排井井有条，与会人员,赞扬，领导满意。会议接待人员正感到安慰时，突,然有一位女同志到大厅报到处说：,“,怎么搞的？安排,男同志在我的房间住？,”,引起在场的人哄堂大笑。这,位女同志更为恼怒地说：,“,住房名单已印好，会后归,档，我跳进黄河也洗不清。,”,接着又去找秘书处领,导。会议秘书处领导很快就把张科长叫去，给予了,批评。当场调整好住房，答应重印名单，才平息了,这位女同志的怒火。,33,3.,做好会议记录,会议记录的重点,会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；,会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；,权威人士或代表人物的言论；,会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；,会议已议决的或议而未决的事项；,对会议产生较大影响的其他言论或活动。,34,4.,会议信息工作,确保会议期间信息的沟通,1,）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作,.,（,1,）秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，全面搜集信息。,（,2,）深入会议，掌握第一手资料。,（,3,）注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。,（,4,）注重实效，并收集反馈信息。,35,2,）会议期间的对外宣传,(1),妥善处理与新闻媒体的关系。,(2),注意内外有别，严守单位秘密。,(3),选择宣传内容应坚持对象、效果、,时效、费用的原则。,(4),收集媒体对会议的报道提供给领导,.,(5),为领导召开记者招待会提供资料。,36,7.,会议保密工作,（,1,）会前保密工作,严格确定出席列席及会议服务人员。,与保卫、保密部门取得联系，共同采取保密措施。,会议印发的文件保密。,选择会址注意保密。,37,（,2,）会中保密工作,加强保密教育。,加强文件管理。,加强重要涉密会议管理。,38,（,3,）会后保密工作,做好保密文件的回收工作。,秘密文件通过机要通信部门递送。,对会议驻地、房间、会议室进行检查。,39,8.,会议后勤保障工作,食宿管理,迎送交通,会议车辆,做好财务管理,会议的文化生活,会议医疗卫生,40,问题：,1.,会议记录的内容有哪些？,2.,如何做好会议期间的信息沟通？,3.,会议期间的对外宣传要注意些什么？,4.,会议期间值班、保卫、后勤保障工作有哪些内容？,41,会务工作流程图（会后）,撰写会议纪要,催办与反馈工作,安排与会人员离会,会议总结,会议文书的立卷归 档,会议的宣传报道,42,会务工作流程总结,1.,会前准备阶段,拟定计划,安排议题,制定方案,会前检查,2.,会议进行阶段,签到,协助领导控制会议进程,会议特殊情况的紧急处理,编写会议简报,会议记录,3.,会议结束阶段,与会人员离会,会场清理,编写会议纪要,43,四,.,常用会议的组织程序,领导层为发扬民主、科学决策、交流沟通、保证集体领导而召开的会议。这种会议主要是处理本单位日常工作中比较重要的问题，布置工作或研究一些带决策性的事项，党委会议、局务会议、校长会、董事会议、总经理会议、公司办公会议等，都属于这种会议。,44,（一）办公例会的组织工作,【1】,办公会议题的收集整理,【2】,准备相关材料,【3】,会议通知,【4】,会前检查安排,【5】,会议过程中的服务工作,【6】,会议后的相关工作,【7】,会议文件的管理,45,行政办公会议,是各级领导为研究和处理日常工作、协调矛盾,而召开的会议，也称领导办公会（如校长办公会，,厂长办公会，公司办公会）。,基本程序如下,：,议题安排,发送会议通知,做好会议记录,撰,写办公会议纪要,议定事项的贯彻执行,搜集信,息，进行反馈,引例：,46,（二）大中型会议的组织工作,【1】,制定会议预案,【2】,会议文件准备,【3】,会议通知,【4】,会前检查,【5】,会间调度,【6】,会议结束和会后整理,47,【1】,制定会议预案,1.,会名,2.,会议时间,3.,会场,4.,出席范围,5.,会议票证,6.,会议筹备班子的职责分工,7.,会场布置,8.,主席台,9.,会议议程,10.,经费预算 以上十项是一般会议预案的主要内容，有些会议还有选举、颁奖、集体摄影及其他特殊活动的安排，也应列入预案之中。,48,【2】,会议文件准备,会议审议的文件材料应在会前数日分送与会人员审阅，让他们有时间准备意见，特别是研究工作方案、审议工作计划的会议，这一环很重要，会直接影响会议的效率。,49,【,案例,】,天地石化股份有限公司董事会召开会议，讨论,从国外引进化工生产设备的问题。秘书小张负责为,与会董事准备会议所需文件资料。因为有多家国有,国外公司竞标，所以材料很多。小张由于时间仓促,就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入,文件夹。有三位董事在会前回复说有事不能参加会,议，于是小张就未准备他们的资料，不想，正式开,会时其中的二位又赶了回来，结果会上有的董事因,没有资料可看而无法发表意见，有的董事面对一大,摞资料不知如何找到想看的资料，从而影响了会议,的进度。,50,【3】,会议通知,1,、会议通知七要素,会名、会期、开始时间、地点、参加会议人员范围、入场凭证、筹办会议的联系单位,2,、会议通知格式,（,1,）标题有完全式和省略式两种。（,2,）正文,51,【,会议通知的一般体例,】,通 知,兹定于,月,日（星期,）,午,时在,地点召开,会议，会期,天，参加人员为,，凭,入场，有关会议的具体事宜，请与,联系（电话号码,）。,单位,年,月,日,52,【,会议通知格式范例,】,厂关于召开,工作会议的通知,所属各单位：,为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实省、市,工作会议精神，做好今年,工作，经研究决定召开,工作会议。现将有关事项通知如下：,一、会议内容：,二、参加人员：,三、会议时间、地点：,四、要求：,厂,年,月,日,53,案例,1,：一场会议分组名单引出的麻烦,庆康公司正在召开职代会，有数百人参加。听,完总经理报告后，进入小组讨论。这时，却出了麻,烦，不少代表，特别是特邀代表和列席代表不知道,要到哪一组讨论。因为打印的分组名单上，根本没,有他们的名字。一查底稿，原来打印人员翻重了,页，秘书校对也草率从事，没有更正。,一些特邀代表和列席代表以为是对他,们不恭，纷纷离会而去，,致使有些组无法进行讨论。,【4】,会前检查,54,案例,2,：,“,僧,”,多,“,庙,”,少,庆康公司正在召开职工代表大会，有数百人参,加。听完总经理报告后，进入小组讨论时却出现麻,烦：有的小组向会务组反映会场太小，人坐不下；,有的埋怨小组分组不合理。一时间怨声载道，不可,收拾。原来会务工作组在划分小组时，打乱了单位,编制，按人数平均分配，每组,32,人，但是会场却有,大有小，有的小组坐进去显得很空，有的小组根本,坐不下。由于打乱了编制，一个小,组里人员互不熟悉，因此，讨论起,来就显得放不开，气氛不够热,烈，影响了讨论质量。,55,案例,3,：请柬发出之后,某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发,了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、,地点写得一清二楚。,接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。,一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才,知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地,点了。几位领导同志感到莫名其妙，改地点了为什么不重新,通知,?,个个都很生气，都回家去了。,事后，会议主办机关领导才解释说，因秘书人员工作粗,心，在发请柬之前尚未与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地,认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一,天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临,时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一,通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的,不良影响难以消除。,秘书在会议准备时应注意什么问题？,56,【5】,会间调度,1.,会议签到制度,2.,候会制度,3.,会议特殊情况的应急措施,4.,做好会议记录，写好会议简报,5.,大型集会的现场指挥,57,问题,在会议进行过程中要求奏国歌，可是 音响一直没有声音，你该怎么办？又 问：奏国歌时是一个变调的国歌舞曲，,十分钟都没结束，你又该怎么办？,58,案例：尴尬的冷场,一次，某单位召开党代会。会务组会前起草的,“,大会开幕,式程序（送审稿）,”,中列有,“,奏（播放）国际歌,”,一项。大会,秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式时进行，,于是把这个项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主,要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组的人员凭印象只,记住已删掉了奏国际歌的程序，而对后来又被圈了回来一事未,加注意，因此对于在大会开幕式上,“,奏国际歌,”,一项事前未作,音响准备，当主持人在大会上宣布,“,奏国际歌,”,时，无法奏出，,一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领,唱，这样才圆了场。会后领导同志说，这一事故应严肃批评，,吸取教训。但在关键时刻能得到及时补救，这一点值得表扬。,59,案例 ：小事也不应忽视,在某地一次地方和驻军联合召开的表彰会上，颁奖仪,式正在进行。盛装的礼仪小姐在热烈的乐曲声中鱼贯出场，,手棒奖品交给在主席台前排就座的领导同志准备颁奖。不知,是太紧张还是太疏忽，有一位小姐竟然没有紧跟上，把应交,给前面的一个部队首长的奖品，却递给了下一个位置的地方,领导。而排在队伍末尾的礼仪小姐却为送不出奖品而惊慌失,措，逃回后台。手上没有奖品的部队首长左顾右盼，未见礼,仪小姐再送奖品，此时上台领奖的人又已登台，首长急得面,红耳赤，最后干脆离席退场。由于少了一位颁奖人，领奖的,人上台后，发觉没有给自己颁奖，只好尴尬地跑下台。而由,于原定的颁奖顺序打乱，领导手拿奖品却找不到来领奖的人。,一时间，你问我，我问他，你跟我换位置，他跟我换奖品，,主席台上一片混乱，表彰会应有的庄严、隆重、热烈的气,氛被这个小差错一扫而空，而且还造成了不良影响。虽然事后,地方领导和会务工作人员一再向那位部队首长赔礼道歉，但此,事始终都给双方心里留下了一个遗憾的阴影。,60,【6】,会议结束和会后整理,1.,会议内容总结,2.,会议纪要,3.,代表离会工作,4.,会议新闻报导,5.,会务经验总结等,61,大中型会议案例,落实上级重大决策，宣布本单,位重大决策，布置重大任务，总结,本单位工作，表扬先进等，都需要,召开员工大会这样既可以沟通信,息，让全体员工了解领导的决策、,生产计划，产品销售等情况，明确,各自承担的任务和努力方向，也可,以增进员工与领导之间的感情，增,强员工的责任感。步调一致地搞好,工作与生产,。,员工大会,62,职工代表大会组织程序,职工代表大会是企事业单位依据,职工代,表大会条例,召开的具有法律效力的会议。,其组织程序如下,:,1.,筹备会议,确定大会议题做好宣传发动征集和处,理提案 准备会议文件,63,2.,预备会议,（,1,）由工会向全体职工代表报告大会筹备工作情况。,（,2,）酝酿大会主席团人选，民主选举主席团成员。,（,3,）确定大会议程，主席团审议通过大会议程，向全,体职工代表宣布。,（,4,）酝酿设置职工代表大会专门小组及组成人选名单,.,（,5,）听取代表资格审查小组关于代表资格的审查报告。,64,学 院 本 周 活 动 安 排 表,2008,2009,学年春季学期（第,10,周）,4,月,20,日,4,月,24,日,65,3.,召开会议,（,1,）听取主要行政领导工作报告，组织讨论，提出意,见，在修改和补充的基础上，大会通过。,（,2,）听取各专门小组的报告。,（,3,）民主评议行政领导。,（,4,）选举通过各专门小组人员名单。,（,5,）讨论职工代表大会自身建议的有关规定和制度。,（,6,）通过大会决议。,66,4.,会后整理及大会决议事项的落实,（,1,）整理现场，欢送代表离会。,（,2,）整理会议文件，搞好立卷归档。,（,3,）落实大会决定协议，督办落实情况。,67,思考：,1.,会议有哪些要素？起什么作用？,2.,会前一般应做好哪些准备工作？,3.,会间、会后秘书应做好哪些工作？,4.,试拟一份单位工作会议通知。,68,实训环节,69,结合会前、会中、会后秘书工作内容对以下两个会议进行会议安排。,要求：,1.,分组进行，组长布置任务及分工；,2.,制作,PPT,介绍各阶段会议安排；,3.,由一位主讲人登台主讲。,4.,小组任务分工情况需在,PPT,中介绍。,70,70,题一：上海政法学院第一次学生代表大会隆重举行,2009,年,5,月,20,日，上海政法学院第一次学生代表大会于庸夫楼,101,正式召开。为保证此次大会的顺利召开，学院各级学生会组织共同成立了学代会筹备委员会，从大会选举、组织、宣传和会务等方面进行了精心策划。,5,月,19,日下午在庸夫楼,310,召开了此次大会的预备会议，学生代表审议通过了包括大会表决办法、大会议程及主席团议事规则等一系列会议文件，并安排主席团候选人与代表的见面，为正式会议的进行作了充分准备。大会开幕式由院学生会副主席钟锐同学主持，院党委副书记胡军同志，上海市学生联合会副秘书长邵世志同志，院学工办主任王静同志，各系党总支副书记，团委和各系团干部以及来自华东政法大学、上海大学、上海师范大学等兄弟院校的学生会主席出席了开幕式。我院学生会主席姚珺珺同学做了题为,立足新起点 明确新任务 创造新佳绩 为开创学生会工作新局面努力奋斗,的大会工作报告，会上院团委书记陈校同志进行了致辞，上海市学生联合会副秘书长邵世志同志、院党委副书记胡军同志发言。选举会议由院学生会主席姚珺珺同学主持。院学生会副主席张蕙捷同学作了提案工作报告。各位代表审议通过了院学生会工作报告、,上海政法学院学生会章程,等一系列重大文件，并选举产生了院第一届学生会主席团成员。大会最后，学生工作办公室主任王静同志讲话，对新当选的学生会主席团表示祝贺并对他们提出了殷切希望。大会在团结奋进的气氛中落下帷幕。,71,题二：全球大学生领袖会议,university Scholars Leadership,2009,年,5,月,20,日，,全球大学生领袖会议是为志愿关注并理解世界贫困，有志向为此作出努力的全球高校大学生而举办的。本次会议于,2010,年,8,月,1-7,日在马来西亚举行，届时将有来自,30,多个国家，近千名来自哈佛、剑桥、牛津等世界顶尖高校的大学生领袖参与、组织关于世界可持续发展领域大大小小,400,多项具有影响力的大学生活动。会议由,Humanitarian Affairs United Kingdom,及联合国下属机构承办，得到了马来西亚总理的大力支持。与会者不仅可以在马来西亚体会不一样的风土人情和异国美景，还可以同世界顶尖高校的青年精英一同讨论全球性热点问题，体会联合国代表会议的全过程，除会议外，还有丰富的学生联谊活动，旅游观光和领袖讲座等精彩纷呈的各式活动。会议结束后，全体与会者会得到此次活动的官方认证书以及马来西亚总理的认证函，并能与马来西亚总理亲切合影。前澳大利亚外交家,eraldineCox,，及另外一位著名的诺贝尔奖候选人,Tim Peters,发表演讲。,7,名交大青年领袖将和北大、清华、浙大、南大和复旦等大学的青年领袖将组成中国代表团参加此次全球大学生领袖会议。本次会议与会费用为,USD 650,其中包括在四星级酒店（,Mahkota Melaka,）六天的住宿费，餐饮费（每日三餐加两份午茶），当地交通费，田野远足、景点观光、嘉宾演讲、研讨会、会议,T,恤、与会证书，以及由马六甲地方政府的官方欢迎晚宴。,72,秘书办会的工作（实训分组安排）,73,