现代秘书学与秘书

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,1,请问你对学习秘书学这门课有什么期待？,A、没什么期待，期末考试合格就行。,B、学一点相关的新知识。,C、学习一点实际的职业技能，今后就业多一条路子,D、没有想过。,2,第一章 绪 论,教学要求：掌握秘书概念的定义，了解秘书活动的起源与秘书概念,的流变，掌握秘书学的学科特点与研究方法。,第一节 秘书与秘书部门,一、秘书的定义,1、现代汉语词典：,A、掌管文书并协助负责人处理日常工作的人员。B、秘书职务。,2、教材：,以全面处理信息和事务的方式直接,辅助领导者实施管理的人员,。,3、国外的定义：,泛指一切辅助主管从事行政和业务管理的人员。,涵义说明,1,、秘书是一个辅助服务性质的社会职业。,说明,2,、秘书是一个行政职务，一个有多重级别的职务。,3,二、秘书定义的内含,1,、秘书活动的对象是领导者。,决定了秘书活动必须以领导者为核心，为领导活动服务,。,2、,秘书活动的根本职能是辅助管理。其内涵包括：,3、,秘书活动的性质是辅助性、从属性活动。,秘书所作出的任何决定都必须经过领导授权，秘书的言行举止必须有利于领导活动。,4、秘书活动的基本方式是,处理信息,和,办理事务,。,A,为,决策,提供信息和参谋， B,为,计划,提供材料和文本。,C,为,组织,行动提供联络与信息传递，D,为,指挥,行为提供通信传导和信息反馈，,E,为部门之间提供协调。,主要工作任务有：,A、调研工作，信息工作，协调工作 ,信访工作，督查督办工作,（政务性）,；,B、文书工作，资料工作、会务工作, 公关与谈判工作（业务性工作），,C、机关事务管理，通信工作，,领导日程安排，接待工作,（事务性工作），,4,第二节 秘书活动的起源和秘书概念的流变,一、秘书活动的起源,秘书活动起源于人类社会早期、国家和文字未产生之前，社会,在领导管理活动的分化过程中出现的辅助管理活动。,原始人群,氏族公社,部落,部落联盟,产生领导分工,有了领导者集体和被领导者才有秘书活动。,黄帝时代的,仓颉,与,沮涌,是中国上古时代的秘书，,唐尧时代的“,纳言,”是中国上古时期的秘书官职。“听下言纳于上，受上言宣于下”（孔子对古代秘书职责的集中概括）,二、秘书概念的流变,秘书一词产生于汉代，指具有秘密性质或神秘色彩的图书。后来人们,把具有掌管图书、著述立言职能的官员称作,秘书令,、,秘书监,、,秘书丞,、,秘书郎,，把收集、编修、校阅、保管图书档案的,部,门,称作,秘书省,、,秘书寺,。,5,对于在领导身边工作，为领导处理信息、掌管文书、协助处理,事务的辅助管理人员，先秦称作,史,，,太史,、,内史,、,御史，,都是秘书,职务；秦称作,太史令,，汉称作,尚书令,；曹魏称作,秘书令,，晋称作,中书令,、中书侍郎；唐称作,中书舍人,，宋明称作,长史,、,主簿,，,清称作,幕宾,、师爷、,笔帖式,。,清光绪33年，安徽巡抚冯煦设,秘书,职务，负责掌管和起草文书、,协助处理衙门事务，这是现代秘书概念的源头。,第三节 秘书的层级与类别,我国秘书有五个层次十个级别,正省部级、副省部级、正厅局级、副厅局级、正处县级、副处县级、正科级、,副科级、科员级、文员（文书）,秘书从专业上分类，有行政、机要、法律、外事、技术、商务、教学、,科技、新闻、保健、公关等秘书。,考试是获得秘书资格、进入秘书职业和岗位的最好途径。具备秘书行为能力，,则需要学习秘书学知识、培养秘书工作能力。,国家公务员统考的科目：行政职业能力测试、综合知识、专业知识,4月27日为国际秘书节。,6,第二章 秘书组织机构,教学要求：了解秘书组织机构的定义，理解和掌握秘书组织机构的,特征。掌握秘书学的学科特点与研究方法。,第一节 秘书机构的定义,一、定义：专门为领导活动提供信息和事务服务的综合办事机构。,秘书机构属于特定的社会组织的辅助机构。,我国的秘书分工可以上溯到黄帝时代。在商末已出现中央秘书机构太史寮，,汉称作尚书台，两晋隋唐称作中书省。晚清始设秘书厅。秘书处。,二、秘书机构的三类名称：,1. 省部级以上领导机关中设置的秘书机构称“办公厅”、“秘书局”,2. 厅局级及以下的基层领导机关中设置的秘书机构都称“办公室”。,3. “办公厅”下设的秘书机构，一般以“秘书”一词定冠，,A、凡是根据秘书机构内部业务分工的名称来冠名的机构,如秘书处、秘书科、 秘书股等。 、,如“信访办 ”、机要处、“调研室”等都是秘书机构,7,B、 凡在“办公室”前边冠以业务职能名称的机构都不是秘书机构：,如 征兵办公室、外事办公室、节能办公室、人才办公室、党史办公室、侨务办公室、地方志办公室等。,凡是以领导机关冠名“办公室”的机构都是秘书机构。,第二节 秘书机构的特征,一、中介性属于领导决策系统与具体执行系统之间的层次；处于信息的输入与输出、传递与反馈之间的位置，处于领导者与被领导者的位置。,特征决定性质：,1、必须根据领导系统的授权行事。,2、没有独立的决定权和指挥权。,3、扮演承上启下、协调内外、沟通左右的角色，发挥纽带和桥梁的作用。,二、直接性,1、在组织关系上，直接隶属领导机关或领导个人。,2、在岗位设置上，直接在领导人身边工作。,3、在工作关系上，秘书系统直接听命于领导系统，直接对领导负责。,三、全面性,四、机要性,8,第三章、秘书部门的职能,教学要求：理解和掌握秘书系统的职能，熟悉秘书系统的工,作任务及其要求。,第一节 辅助决策,一、辅助决策的特征,1、经常性,2、综合性,3、全过程性,二、辅助决策的原则,1、定位原则,秘书只能发挥参谋、助手、智囊的作用，不能代替领导 决策。只能谋划不能做主。,曹操杀杨修案例分析,9,杨修是曹操的秘书。他博学能言、智识过人。,刘备夺取了汉中，曹操前去讨伐，久攻不下，进退两难。厨子送上鸡汤，方食鸡肋，有军进帐请示夜间口令，曹操随口而答： 鸡肋 鸡肋！,10,杨修听传口令，即教军士收拾行装准备回去。主将夏侯敦问之，杨修说：鸡肋者，食之无肉、弃之有味。今主公进不能胜、退恐人笑，我料明日魏王必班师，故早早收拾行装，免得临时混乱。,夏侯敦马上回营也收拾行装，营中一时混乱。曹操心烦不寐，提斧巡视，闻军欲归，知始自杨修，大怒说：“汝怎么敢混乱我军心,”,11,“敢混乱我军心者，斩之！”,罗贯中说：身死因才故，非关欲退兵。,对不对？杨修有没有过错,？,12,2、超前原则,辅助的建议要在决策之前提出来。通过预测估计决策执行,后的效果，对问题提出防范措施。应做的工作是：,（,1）了解决策的细节，做好信息的预测，事先收集材料与信息。,（,2）提出超前性决策课题和问题防范预案。,（3）提前做好决策性活动的各项事务性准备工作。,3、协调原则,围绕决策活动进行协商、调整，使决策中的各种力量和谐一致，,形成整体合力。,（1） 程序协调,（,2） 事务协调,（3） 关系协调,4、谏诤原则,谏,：,下级规劝上级，让他们改变主张、改正错误。,诤,：,直率地说出尊长的过错，使其改正的行为。,13,秘书应该善于发现领导管理决策过程中的偏差、失误，实事求是的反映给领导，提出调整的意见建议，供领导参考。,秘书的谏诤要注意方法。多谏少铮 ,战国策。触詟说赵太后,例：史记。滑稽列传。优孟衣冠,三、辅助决策的主要环节,1、发现问题和提出问题，帮助领导解决“,决策什么,”和“,为什么决策,”的,问题。,a 当问题或机遇可能出现但尚未出现，秘书要通过分析研究，及时提出决策课题。,B,当问题或机遇已经出现但领导尚未顾及，秘书应主动提出建议，提请领导决策。863计划决策例,C,在决策之后情况发生了变化，秘书应及时提出调整、修正的建议。,2、,搜集材料和提供信息，为决策提供科学依据。,内容：知识性的信息、法律政策性信息，事实性信息、经验型信息。,这个环节要注意掌握三个时机：,14,3、,拟写选择方案,要求：第一要有明确的目的性，第二要有可挑选性，第三各方案要有差异性区别性。,4、,进行方案分析评估论证,方法：开会论证法、通讯评审法、个别征求意见法。,5,、协助实施决策，收集反馈信息,目的：找出偏差，提高决策的正确性。,听取反馈意见，进行分析比较，及时提出修正意见，是秘书的应尽职责。,6,、决策的督促检查,目的：保证决策有力执行。,第二节 处理信息与协调关系,处理信息，为决策提供参考依据；协调关系，保持号令畅通，,这是秘书辅助领导实施管理的重要手段，也是秘书的基本职能。,15,一、协调关系的定义与特征,1、定义协调的主体通过运用自己的影响力，调节和消除,对象之间的矛盾和隔阂，从而达到彼此步调一致的目的。,调整关系，消除矛盾，步调一致，形成合力，实现目标。,这是领导的职责，也是秘书的职能。,2、,特征,（1）从属性以领导的指示、意见作为协调的依据。协调的,结果要有利于领导的管理。,（,2）广泛性领导管理活动的范围，都是秘书协调的工作范围。,（3）,间接性假借领导的名义进行，主要靠发挥沟通、疏导、调节、,说服作用，不能直接运用行政权利，也没有相应的物质手段。,二、协调关系的原则,1、客观公正的原则工作的基本前提,必须,认真调查研究，了解双方意见，全面掌握情况，取得,双方的信赖和合作。,16,2,、化解矛盾的原则工作的根本任务,第一要淡化矛盾；第二要调和立场；第三要消除隔阂，解决矛盾。,3、,沟通协商的原则工作的起点,畅通双方的信息，使双方对对方有正确认识和理解；,了解对方的态度、立场和意见。,通过磋商，采纳合理的意见，作出适当的让步。,4、,思想领先的原则,面对复杂的矛盾，要首先讲大道理，讲政策、讲大局、讲纪律，从宏观的角度、从精神的层面去说服教育，充分说理；,表扬与批评兼施。,5、,分级归口的原则,17,二、协调关系的环节和方法,（一）调查研究 掌握信息,成功协调离不开沟通，沟通的基础是全面掌握信息。,要通过调查了解以下情况：,1、协调对象之间矛盾所在与冲突焦点所在、性质和原因,2、各方面目前的立场、态度，有无沟通调解互让的愿望,3、相关的法律与政策、规章,(二) 分析矛盾、寻找化解方法,1、分析各方面的利益、权利差异与共同利益所在,2、分析各方面在信息、感情、人际关系存在的沟通差异,3、分析各方面在个性特征和行为表现方面的差异,18,二、协调关系的环节和方法,(三) 领会领导意图 明确协调目标,凡是重要问题或者领导交办的协调，秘书首先要请示领导，听取关于协调的目的、目标、方法、要求等等意图。在协调进行中也要经常性汇报请示，尽可能实现领导的意图。,（四）运用有效手段 开展协调活动,1、当面协调，开协调会、谈心会，直接沟通,2、背后协调，分别同双方交换意见，消解矛盾,3、先协调局部问题，后解决全盘问题,4、先私下沟通，后运用法定手段进行协调,19,二、协调关系的环节和方法,（五）协调的方法,1、科学合理的分工，明确各方面的职责，各司其职,2、制定周密的计划与实施方案，各方面按计划行事,3、谈话、开会，通过媒体作舆论宣传,4、请专家、特定关系人出面协调,5、假借领导机关与领导的权威协调,6、求同 寻找双方利益情感的共同点，求同存异,7、折中迂回 适当妥协让步，避重就轻，先易后难,8、模糊性语言和模棱两可的态度,20,案例2,你该怎么协调？,文秘班住在5楼，体育班住在4楼，5楼的同学不小心泼水淋湿了4楼同学的被子， 4楼同学责骂了5楼同学，,上下楼之间关系闹得,很僵。请你来协调,上下楼之间的关系。,21,案例,3,在秘书工作岗位上，领导让你负责紧急处理一项事务，指定一个同事配合你工作。,但应当配合的人员不仅不配合反而从中作梗，你怎么想、怎么办？,22,一、秘书事务的特征,1、,服务性。为领导系统和领导人服务，是首要任务，也是工作出发点。,要求树立强烈的服务意识，主动服务。,2、,繁复性。要求有耐心、细心，要求有计划性、摸索规律、总结经验，提高工作效率。,3、,程序性。包括自然进展程序、法定程序、技术程序、指令程序等，,要求秘书熟悉各种程序，养成按程序办事的习惯。,4、,突击性。要求秘书反应敏捷、细致果断，,灵活处理各种突发事件，完成突击任务。,事务者，政务之外的各种具体事情。办理有关电话、文书、会议、接待、信访之类事务。办理事务的目的,是实现辅助管理、处理信息、协调关系三大职能。,第三节 办理事务,23,第三节 办理事务,二、办理事务的原则,1、政策性原则，要求秘书熟悉各类政策法规，按政策处理事务。,2、计划性原则，要求秘书注意制定工作计划，做到目标明确、任务,明确，人员分工明确，完成工作的时间明确。,3,、协调性原则，要求秘书处理事务要瞻前顾后，合理安排人员、物资、 时间，注意与方方面面配合，防止顾此失彼。,4,、规范性原则，要求秘书处理事务要按照规范和程序办事。,5,、公关性原则，要求秘书善于利于公共关系平台来开展工作，,扩大影响。以秘书人员的机敏干练、工作高效，文明礼貌、,诚实守信，为本单位赢得良好声誉。,三、办理事务的方法,1、,时间管理法 制定时间计划 重要工作和紧急工作优先安排处理,2、合理使用空余时间,3、使用备忘录 随时记录各种事项、完成时间,4、多请示多汇报,24,B、请示的要求：,一是必须对口请示。,二是协调请示，要求领导人之间进行协商沟通,三是逐级请示，先分管领导、后主管领导,四、 秘书办理事务的要求,1,、主动 ， 2、高效， 3、准确 ， 4、保密,A、哪些事情需要请示：,a.领导活动的安排 b.领导的来客接待 c.领导批示办理,d.领导关心或者交办的事情 e.重大信访案件的处理,f.无法按常规处理的新情况新问题,25,第四章、秘书与领导的关系,教学要求：正确认识秘书与领导之间人际关系的性质与特征，熟知秘书对领导的补偿作用，掌握处理与领导关系的原则与方法。,第一节、秘书与领导者的人际关系,领导者与秘书同属于一个管理层，工作目标具有一致性；但两者之间,的地位大不相同，工作职责大不相同。,是领导与被领导的关系；服务与被服务的关系；权威与服从的关系；位尊者与位卑者的关系,一、秘书领导关系的特征,1、强制性特征秘书必须强制自己与领导者进行交往，为领导者提供服务。,2、,首属性特征 人际交往频率高、关系密切,秘书有条件与领导者建立思想默契、情感交融、,和谐密切的人际关系。,26,第一，有利于秘书处理好与领导的关系，主动适应领导的处世风格，积极尝试与领导者交流思想、密切情感，努力创造和谐的人际关系。,第二，有利于满足秘书进行人际交往的心理需求，有利于工作和秘书自身的发展。,秘书与领导关系的类型,1、互补型关系相互理解、相互尊重、相互激励又相互补偿的关系。领导者把辅助者看作智囊、心腹和左右手；辅助者把领导者看作益友、良师。,刘备与诸葛亮例,。,2、诤友型关系相互信赖、相互帮助、相互劝谏的知己朋友。李世民与魏征例。,这种关系首先要求领导者有宽广的胸怀、高尚的人格，在下属面前淡化权力的作用，充分尊重下属，信任下属；秘书应当强化与领导者的首属关系， 与领导者进行思想与情感的沟通，以自己的能力和见识，赢得领导的 欣赏,与信任，进而建立起友谊，这样才能成为铮友。,27,3、服从型组织上服从、行动上执行领导者的指令，最常见的,工作型关系。能满足工作需要，但不利于秘书创造性的,工作和个人的发展进步。,4、依赖型、抵触型、奴仆型、交换型非常态的关系。秘书人员应当,尽量避免的关系。,第二节、秘书对领导者的补偿作用,秘书不仅是领导者的服务者，还应该是领导者的智囊、耳目和左右手，只有,这样才能出色的完成辅助管理的职责。善于给领导者以各种补偿的秘书，才,能与领导者建立相互信任、相互理解的理想关系。,一、精力补偿,1、科学管理领导者时间，合理安排领导者活动与工作日程。,2、建立挡驾制度，减少对领导者的干扰，保证领导者的工作的正常进行。,内容：来电挡驾；来客挡驾；会议或活动挡驾,3、为领导活动做好准备，提供切实保障。内容：文件准备；,会议准备；接待准备；旅行准备,28,4、完成领导者交办的事项,5、为领导者提供工作、学习和生活方面的后勤保障服务,二、知识补偿,给人以杯水，自己要有桶水。,1、秘书要有目的地学习新知识，特别是与领导工作、管理工作密切相关的,知识，创造自己的知识优势，奠定补偿的基础。,2、要加强资料信息积累意识，平时做有心人，处处留心记录有价值的信息。,如剪报、卡片、摘要、心得、专题文件夹，要系统整理、归类、保管，,以便随时查找。,三、能力补偿,1、写作能力补偿，应用文写作应当是秘书的看家本领。,2、办事能力补偿，办事干练（有才能有经验），,井井有条，做事利索，让人满意，这是秘书,取得领导赏识的重要因素。,3、公关和协调能力补偿,29,你怎么为市长做安排？,王市长周一上午的待办事宜：,1,、,8,点有市长办公会议。,2,、,930,有省电视电话会议。,3,、,940,国际友好代表团到机场,4,、市体育馆上午有落成开馆典礼。,30,四、思维补偿,1、同向和反向思维补偿,同向思维，就是把领导的思想、意图能加以充实、完善、发展，如为领导,写讲话稿。,反向思维，就是对领导的思想、意图，从不同角度去思考，找出其中不完善、,不妥当的地方，作为领导思想、意图的有效补充。有利于完善领导与管理。,但秘书要注意,对象,、,时机,、,必要,程度。,2、前瞻性思维补偿、同步思维补偿、后续性思维补偿,前瞻性思维秘书要有超前思维，主动发现问题，在领导者决策未作出或,未实施之前，提出建议，帮领导者开拓思路，拾遗补缺，,防止出现失误。,同步思维补偿围绕领导的思维目标同步思考，给领导的计划、决策以适,当补充。,后续性思维补偿当领导的决策出现错误时，应积极帮助领导分析原因、,思考对策，及时予以补救。,31,五、心理补偿,通过秘书的努力，满足领导者的正常心理需求，调整心理状态，以,保证领导活动的正常开展。,秘书与领导关系最直接、最密切，最容易了解领导者的心理变化和心理,需求，最具备给予心理补偿的条件。,1、权威心理补偿,（1）在公开场合突出领导者的地位，维护领导者的形象。,坐在居中、走在前边、镜头突出，保证讲话时间。支持领导意见，不面议,领导之错误。,（2）社交场合突出对领导者的尊重。,在来宾面前首先介绍领导，领导会客不能轻易打扰，紧急报告递条或耳语。,（3）领导工作出现困难时应主动去排解；发生矛盾时，应走在前边承担风险，,为领导者解围。,a.平时与领导者交往，方式要得体。,b.在成绩面前，注意把荣誉让给领导者。,32,2、自信心理补偿,a.成功时，分享领导者的喜悦，祝贺领导者的胜利，提出下一步建议。,b.失利时，鼓励领导者振奋精神，帮助领导者扭转局面，挽回损失。,3、情感补偿,a.尽心尽职，善于体贴领导者。,b.寻找与领导者的共同兴趣，拓宽情感交往的渠道。,第三节 秘书处理与领导关系的原则,一、正位,时刻摆正从属位置，凡事应以领导者的意图、指示为准，不擅作主张、,自行其是。,二、适人,即秘书与领导者的交往的具体内容和方式因人而异。,1、对心胸开阔，善于听取意见，注意同下级保持联系的民主型,领导，大胆主动交往，积极建言献策，适当为其“挡驾”。,33,2、对于勇于进取，有魄力，但缺乏协调艺术的开拓型领导者，要多,从思维补偿方面下工夫，帮助领导协调各种关系，为其创造良好的,环境。,3、对于缺乏宏观决策和指挥能力的事务型领导者，要主动分担事务，,积极当好参谋，处处维护其权威。,4、对于具有专业才能，缺乏管理经验的专家型领导者，秘书要学习与领导,者专业相关的知识，克服交往的知识障碍，多向领导者提供管理方面的建议。,5、对于心胸狭窄，刚愎自用，以自我为中心专制型领导者，要善于察言观色，,多请示，勤汇报，其进言必须精心谋划，小心谨慎，讲究策略。,三、合时,指秘书和领导者的交往应该选择合适的时机。,1、选择最能产生良好沟通效果的时机。,2、必需的沟通要及时。,3、掌握好每一此沟通的度。,34,四、择地,指秘书和领导者的沟通应该选择合适的地点和场合。,五、善言,何谓善言？如何才能做到善言？,1、语言要得体。,2、,语言要明确，,言之有理。,3、掌握,表达,策略。 献其可、替其否。,先其可、后其否。,4、正确运用辅助手段。,六、渐进,指秘书与领导者的关系，必须由量变到质变的渐进过程。,七、谦让,1、在公开场合应当注意自己的身份，不可喧宾夺主；,2、在成绩和荣誉面前善于谦让，即使所有的工作都是秘书,自己做的，也不应当自我吹嘘，同领导者争名夺利；,3、在领导者处于非理性状态时，要克制忍让。,35,第四节 秘书正确处理与领导者群体的关系,一、正确对待领导者之间的矛盾 一视同仁地提供服务,二、仔细分析领导者之间的矛盾,1、认识上的分歧；,2、工作方法和领导风格上的差异；,3、利益上的冲突,；,4、感情上的不和最复杂的矛盾,三、灵活处理领导者之间的矛盾,1、沟通法,2、折衷法,3、回避法：a.借故躲避；b.佯装不知；c淡化处理,4、中立法,36,一、正确对待领导者之间的矛盾,单位里甲领导与乙领导不和，他们各有自己的一班人马。你进入秘书岗位以后，有人告诉你甲领导很欣赏你，拉拢你站到甲的队伍里去，你怎么办？,37,怎样处理与领导的关系,忠于你的直接领导，同样尊重其他领导。踏踏实实做自己的工作。,保持中立，不表态、不介入、不参加帮派性活动，按工作规程办事。,如果确实需要站队，应该从长远角度考虑问题，不能只看目前。,38,案例,4,你根据领导要求写了两个公司成立十周年庆祝方案提交领导选择，张副总说一号方案好，要求你按这个方案制定具体工作细则；李副总却告诉你他觉得二号方案好，要求你按他的思路准备实施细则。,你怎么办？,39,第五章、秘书的思想道德修养,教学要求：了解加强秘书修养的重要性， 掌握秘书职业道德规范的要求。,何谓修养？,修炼与涵养,修养是个人经过修炼，在德、识、才、学、胆等方面达到 的水准。,德指人的政治思想品质和道德品质。,识指人的实际经验，分析、判断和预测事物发展趋势的能力。,才指人的实际才能。,学指人的知识和学问。,胆指胆识，即人的心理品质。,40,第二节、 秘书的知识与能力要求,一、秘书的知识结构,1、基础知识：,（1）政治、经济、哲学方面,（2）文化方面：语文、数学、历史、地理、理化、生物、外语。,（3）法律方面：a.同秘书工作有关的法律、法规、规章、政策；,b.同服务单位的业务活动有关的法律、法规、规章和政策。,2、专业知识：,秘书学、文书学、写作学、信访学、档案学及现代通讯知识、,办公自动化知识、,新闻学、,3、辅助知识：,管理学、公共关系学、统计学、,编辑学、心理学,第一节,、秘书的职业道德修养,一、范畴,1、秘书职业理想 2、秘书职业态度,3、秘书职业责任 4、秘书职业义务,5、秘书职业纪律 6、秘书职业良心,二、秘书的职业道德规范,1、恪尽职守 2、谦虚谨慎 3、踏实细致,4、廉洁奉公 5、文明守信 6、严守秘密 7、善于合作,41,二、能力结构,1、业务能力,写作业务能力、口头表达能力、言语理解能力、阅读概括能力、,协调能力、组织计划能力、观察能力、社会交际能力、随机应变能力、,统计编辑能力 职业能力,2、业务技能：,文字书写技能、语言记录技能、校对印制技能、音像摄制技能、,办公自动化设备操作技能,职业能力的内涵,4、空间判断能力：想象物体在二维空间的几何图像、三维空间,中的立体形状的能力。,5、办公文书事务能力：包括观察文稿间的差别、发现错别字、,准确校对词句和数字，觉察词语文稿表格的细节差别的能力。,1、智力：包括观察能力、注意能力、记忆能力、想象能力、思维能力,2、语言能力：包括对词句段落、文章的理解能力，对别人所表达的思想的,理解，清楚准确的表达自己的思想观点能力，向别人清楚地介绍情况、,解释事物与概念的能力。,3、运算能力：迅速准确地进行算术计算的能力。,42,职业能力的内涵,6、手眼协调能力：指眼睛与手准确协调地做出精细的动作、,迅速对观察的事物做出正确反应的能力。,7、手眼足协调能力：根据观察使手脚彼此协调、迅速反应的能力。,8、手工灵巧能力：指熟练运用手的能力（打字弹琴、运用小工具）。,9、颜色辨别能力：观察与辨别相同、相似、相异、相近色彩的,能力。辨别同种颜色的明暗、浓淡程度差异的能力，识别色调,或对比色的能力，鉴别特定颜色、正确配色的能力。,10、形体知觉能力：指对物体、图像细微观察和对差异的反应能,力，对图形的形状、明暗的把握和差异的辨别，对线条长短、,宽窄比较识别的能力，注意到容易忽略的细节能力。,43,第三节 秘书的修养,一、秘书的心理品质要求,1,、忠诚于事业,2,、机敏：,a.,思维机敏。善于接受新事物、新知识、新思想，,能够及时透过现象抓住本质，能够根据过去、,现在预见未来。,b.,动作机敏。雷厉风行，干净利落，处理突发事件,机智敏捷。,3,、稳重：,a.,处世稳健，待人接物文雅得体，既不,浮滑轻佻，也不矜持冷漠。,b.,办事稳当，考虑周详，不贸然行事；认真,负责，不敷衍推委；善始善终，不虎头蛇尾。,c.,应急稳妥，遇到紧急情况，沉着冷静，指挥若定。,、,44,4、,坚毅：,、,具有顽强的意志，坚忍不拔的毅力，敢于直面矛盾和困难，百折不挠，,保持充沛的精力和旺盛的斗志，在困难的情况下依然乐观自信、执着,5、随和：乐于助人，宽以待人，善解人意，善于交往，善于协调关系，,化解矛盾。,6、,自制：指善于运用理智来控制自己的情绪、情感和行为,2、焦虑心理调适,3、厌烦心理调适、,二、秘书的心理 调适,4、倚赖心理调适、,5、羞怯心理调适,1、压抑心理调适,。,a.在成功面前要自制，不喜形于色，溢于言表；,b.在挫折面前不垂头丧气，萎靡不振；,c.在屈辱面前不勃然大怒，暴跳如雷；,d.在权利和欲望面前能够克制，能不被诱惑、不谋取私利。,45,案例5 处理问题的技巧,有一天，你冒着大雨在单位与市区之间跑了三个来回，自觉地完成了本职工作。你很累，衣服淋湿了、身体有些不舒服，刚刚在办公室坐下来，你的分管领导打来电话，要求你马上去银行，把全单位人员的奖金取回来。你该怎么办？,46,案例6 处理人际关系的技巧,你所在的单位有一个评选先进的名额，两位关系不和的同事都要当，都要求你支持。他们一个是领导的亲戚，一个是你的好朋友。,你该怎么办？,47,第六章 信息处理与资料工作,教学要求：了解信息的概念与特点，理解秘书信息工作的作用与,要求，掌握信息工作的程序与方法。,第一节 信息的特征,一、信息的定义,1、广义定义：信息即为人们所感知的事物的状态、特征与变化。,2、狭义定义：即人们原来所不知道的、有用的消息。,二、信息的主要特征,（一）客观性,信息的客观性要求信息必须真实地、正确地反映客观事物。真实的信息能够,帮助人们正确认识世界、改造世界，而失实的、虚假的信息则会使人们对客,观事物作出错误的判断。信息工作的基本要求就是在大量提取信息的基础上，,去伪存真，保证信息的真实性、可靠性。信息能够为人们提供服务，人们能,够利用信息创造社会价值和经济效益。,48,（二）可增长性,物质不灭、能量守恒，信息在不断增长、变化中更新。,（三）可储存性,信息可以用多种方式储存：结绳、刻木、铸鼎、竹帛、纸张、胶片、,磁带、光盘。信息的储存性保证人类信息的不断增长。,（四）可传递性,信息只有通过传递并使用才能使其潜在的社会价值发挥出来，秘书,人员应当掌握传递信息的各种知识、技能，方能做好信息传递工作。,（五）可处理性,信息能够被压缩、提炼、合并，信息可以相互转换。,（六）信息的时效性,信息的价值高低，取决于信息的时效。事后的信息、,过后的信息往往失去价值。,（七）信息的可分享性,49,三、信息的分类,1、直接信息与间接信息,2、动态信息与静态信息,3、物化信息与非物化信息,4、有效信息与无效信息,第二节 信息工作的要求,一、信息的作用,1、为领导决策提供可靠的依据,2、为机关科学管理提供良好的条件,3、信息是秘书做好工作的基础和保证,二、信息工作的要求,1、准确、真实、完整,2、收集及时、处理高效,3、适用、适量,50,三、信息工作的程序,收集筛选分类加工输出储存,（一）信息收集,1、根据领导系统的长远规划和近期目标，制定信息搜集的计划， 增加,信息搜集的目的性和主动性，减少盲目性和被动性。,2、广泛开辟信息源，如对重点单位设立信息点和信息员，建立信息报告,制度，使信息来源经常化、制度化。,3、注意信息搜集的广度。秘书系统搜集的信息既要有上级的，也要有下,级的；既要有内部的，也要外部的；既要有国内的，也要有国际的。,4、通过多种渠道搜集信息。秘书系统搜集信息的渠道主要有：,（1）日常工作渠道。如通过每天收到的公文、信函、简报、报表、电话、,电报、传真、电子邮件以及参加会议、接待来访、查阅档案等等搜,集信息。,（2）信息网络渠道。如通过建立纵向和横向的信息网络搜集信息。,纵向的信息网络有下设的信息员队伍等。横向的信息网络包,括社会上各类智囊机构等。,51,（3）大众媒体渠道。如通过广播、电视、报纸、杂志、图书、网络等,媒介获取信息。,（4）调查研究渠道。即通过调查研究搜集信息。,（5）非正式渠道。如利用个人交往的机会搜集信息。,5、收集的方法,（1）阅读浏览法,（2）观察收集法,（3）交流索取法,（4）购买,（二）信息加工。,信息加工就是把搜集到的原始的、分散的、混杂的信息，通过汇总、,筛选、研究和编写，加工成系统的、适用对路的“成品”信息。,1、信息筛选。,信息的筛选是信息加工的一个关键环节，它的任务是认定信息的性质、,辨别信息的真伪，判断信息的价值，分清信息的缓急，决定信息的,取舍。所有的信息都要在这一环节中过滤、筛选。这一关把握得好,不好，直接关系到信息的质量高不高。秘书系统应当高度重视信息,的筛选工作，认真把好这一关。,52,信息筛选的步骤一般是：,对信息进行鉴别和判断；选择有用的信息；休整和补充不完整的信息。,秘书系统信息筛选的方法通常有：,（1）联系法。即将搜集到的信息同本单位、本系统的工作活动相联系，,凡有一定联系的信息，尽可能予以选留。,（2）查重法。即查出重复多余的信息予以删除，以减少后道信息处理环,节的无效劳动。,（3）比较法。即比较相同类型的信息，选留其中信息量大、更能反映事物,本质、与本单位本相同工作活动联系更为紧密的信息。,2、信息研究,信息的研究即对信息进行具体的分析，在分析的基础上加以综合，揭示事物,的普遍联系和内在本质，提高信息的层次和利用价值。信息的研究要做到：,（1）既要注意反映面上带有普遍意义的信息，又要重视反映个别的、特,殊情况的信息。尤其是要围绕领导系统的中心工作，把握重点信息,和典型信息。,（2）加强信息的预测，尤其是对倾向性、苗头性的问题要及时分析、研究。,53,（3）搞好信息的综合研究和开发利用，努力提高信息的层次和价值。,（4）分清主流和支流，决不能把支流的东西当成主流的东西，也不能,把主流的东西看成是支流的东西。,（5）善于把定性分析和定量分析结合起来。,3、信息编写。,信息编写的过程，也就是把经过筛选、研究的信息转换成语言文字形态,（包括符号、图表、数字）的信息的过程。,信息编写分成写和编两个方面：,（1）写的种类主要有：,改写。即对原来的信息内容进行修改或将一种信息的文体改换成另一种文体；,缩写。即对原来的信息内容加以提炼和浓缩，写成提纲或摘要等；,撰写。即在分析或综合有关信息的基础上，撰写总结、简报、调查报告、,决策方案等。,（2）编的种类主要有：,单篇编发。,如工作简报、会议简报等，一般一事一报；,信息汇编。,如“每日市情”、“信访动态”等，可同时编发多条信息；,文件汇集。即定期或不定期地把需要传达的文件以及领导同志的重要言论,信息和其他单位的经验信息集中加以汇编，,如国务院公报、上海工作等等。,54,第七章 调查研究工作,教学要求：了解调查研究工作的内涵与意义，熟悉调查研究工作的,程序、类型与调研工作的基本方法，掌握调查报告的写作方法。,第一节 调研工作的概念,调查研究工作是一种使用科学的方法获取信息、整理信息，得出结论的社会,活动过程。是秘书人员获取信息的一个基本手段。,调研的分类：,主动,型,调研 指秘书人员根据工作需要主动开展的活动，如为宣传报道、为,总结经验教训进行的采访，为解决问题进行的信息收集活动等。,被动型,调研 指秘书人员接受委托或指派所开展的各类调研活动。,第二节 调查工作的基本方法,一、现场观察法 二、个别访谈法 三、开会座谈法,四、问卷调查法 五、统计调查法 六、专家咨询法,55,一、现场观察,1、优劣评价,优势是：能够获得事件现场直接、直观的信息；能够观察到问题,的具体细节，能够验证其他材料的可靠性。,局限是：只能了解正在发生的事件；不便对事件进行宏观的了解。,2、注意要点：应当事先制定计划，明确目的、任务，相关知识准备，,观察记录器具设备的准备；,二、个别访谈,(1)要选择合适的访谈对象（领导人、当事人、知情人）,(2)访谈前要做好充分准备，了解对方情况，考虑提问的内容和方式。,(3)讲究谈话的艺术：,与被访者建立信任，争取对方配合；,以求教的口吻提问，礼貌地听取言谈；,以耐心和对方沟通；把握访谈的主题；,保持中立立场，适当追问、核实、补充；,及时作访谈记录。,要鉴别现场的真实性；要客观的进行观察，不能带有主观成见；要,争取点面结合的观察，全面的观察。,56,三、开会座谈最简单易行又忠实可靠的方法,1、优劣评价,优势是：了解情况较快、范围较大；花费的时间精力较少；可以了,解到第一手材料。,局限是：不利于了解敏感性、保密性较强的问题和负面的问题。,2、注意要点：,（1）准备要充分,一次会议只谈一个主题；要有座谈提纲；合理确定参会人数；认真,推敲参会人员；会前通知参会人员有所准备。,（2）要善于主持会议,开始简单介绍目的和要求；牢牢控制座谈主题；让每一个人都发言；,鼓励持不同意见者,（3）仔细做好记录，控制会议时间,57,四、问卷调查,1、优劣评价,优势是：（1）容量大，费时少；可借助计算机处理数据，便于进行,统计和定量分析；（2）在无记名情况下能够得到真实性较高的材料。,局限是：受对象的文化程度限制,2、问卷类型,（1）封闭型：选择题式。对所有问题都设计几个答案供选择。容易回答，便,于统计，适用面较广泛。但难以发现有个性、有特色的信息。,（2）开放型：问答题式。无可选择的答案，被调查者可以充分发表意见，,可自由发挥。能收集有个性、有特色的信息，可集思广益，但对调查者的文化、,配合程度要求较高，完成答卷时间较多。,问卷调研取得高质量信息的关键在于问卷的设计；合理的问卷设计应当是,混合型，取两种类型问卷之长。,58,五、统计调查国际上通行的社会调查方法,1、按照目的要求，向调查对象发放统计表格，收集数据，集中分析,研究数据以取得信息和结论。人口普查、教育普查、农业普查。,2、民意测验，是为了解民众对某个特定事物的评价与态度所进行的,专门性问卷调查。以其内容上的单一性区别于一般的问卷。,特点：内容单一，设计简单，无记名。,3、典型抽样法：按比例、有针对性地选择问卷调查对象，综合分析,调查结果以获得有特定价值的信息。,统计调查发展三阶段：发源地美国，历经趣味性阶段、科学化阶段、,普及化阶段。,六、专家咨询调查法,指组织专家学者就重大问题的决策和技术性较强的问题，开展的信息收集活动。,1、专家咨询讨论会,组织专家学者就重大问题的决策和技术性较强的问题开讨论会，主持人,只说目的，不说意向，让到会者提建议方案；也可以提出几个不 同的方案，让到会者评价优劣，经过正反不同意见的交锋，可以选择出较为优化的方案。,59,2、专家通讯评审法,在难以集中开会的情况下，可以将调研的问题分别寄送给专家，请他们,提出意见。,第三节 调研工作的实施,调查工作是了解情况、收集材料的过程，在调查的,准备阶段,，主要,工作有5个方面。,1、确定调查目的 2、确定调查工作的范围与对象,3、进行政策与资料准备 4、拟出调查提纲与工作方案,5、请示领导，筹集经费；设计问卷、文件并且印制完备,调查的,实施阶段,，要注意做好3个方面工作,1、事先联络调查的工作地点，与对方约定调查的时间，告知调查的方式、,目的与意义、调查的内容，请对方协助,2、调查应当按照计划进行，注意收集与及时整理材料。检查材料的完整 性、数据的准确性与一致性，凡是不清楚的地方一定有及时问清、,重要数据要核对3、及时处理意外事件,总结阶段,：,对调查取得的材料进行分析，数量是看够不够用，,分析材料能够说明什么问题。写出调查报告，上报领导机关。,60,调查研究工作方案,1、调查的目的是什么,-,完成国家科研基金项目黄梅戏改革与创新,2、调查的具体内容,-,黄梅戏的创作、表演及发展现状,3、调查的范围和对象,-,安庆地区文化局、各类黄梅戏表演团体人员,4、调查的方法-,问卷、走访与小型座谈会,5、时间与进度安排,-,2008年的寒假与暑假,6、参加调查的人员与分工,-,文学院、人文学院2-3年级部分学生,7、,经费核算与来源,-,问卷与座谈调查1200元，走访旅费2000元,8、,可能存在的问题与对策,-,61,第四节 研究问题的基本方法,调查是了解情况、收集材料，研究是对调查材料的进一步加工，在加工的基础上得出新的结论。研究问题的基本方法主要有6种。,一、判断推理 二、演绎推理 三、,归纳推理,四、比较与分类 五、分析与综合 六、定量与定性分析,一、判断推理,判断推理是从一个或几个已知条件推导出未知的结论 的思维形式。图形推理是训练与检验判断推理思维能力的有效形式。,图形推理的解题思路是从已知的图形中寻找两组图形之间的规律，再从备选答案中寻找符合规律的结论。例如：图1,？,62,图形推理的常见解题思路,1,、图形大小的依次变化,2、图形的构成元素数量的变化,3、图形的对称相似或变化,4、图形笔画的增减变化,5、图形方向的旋转变化,6、图形的求同,7、图形的叠加,8、图形的阴影变化,9、图形位置的变化,10、图形的组合,63,2、图形的构成元素数量的变化,图2、,本题正确答案是,B,64,3、图形的对称相似或变化,图3,本题正确答案是,D,65,4、图形笔画的增减变化,图4：,N A H V P ？,1.C 2.F 3.L 4.K,本题正确答案是,3,图5 本题正确答案是,A,66,5、图形方向的旋转变化,图6,本题正确答案是,B,图7 本题正确答案是,A,67,6、图形的求同,图8,本图形的第一套中，一为上小下大，二为上下对称，,三为上大下小； 第二套中，一为上小下大，二为,上下对称，所以第三个是,D,68,7、图形的叠加,图9,第三个图形是第一个图形与第二个图形的对称叠加，答案中基本符合条件的有A和D，完全符合条件的是,A,69,7-2 无重复叠加,图10,本图形的第一套中，图案三是图一、二的直接叠加，,还只有一个接触点，第二套中同时满足这个条件的是：,D,70,在实战中，还会有：,有,重复叠加、去同叠加、直接叠加,等等，要注意举一反三,8,、图形的阴影变化,图11,图一中阴影是逆时针增加，图二的1、2也是逆时针增加，,答案是：,B,71,9、图形位置的变化,图12,本题正确答案是,D,72,10、图形的组合,图案13题 正确答案是：,B,73,思考：,图案14题 正确答案是：,C,74,二、演绎推理,演绎推理是从一般性的前提中，推导出有关该类事物特殊性的结论的一种推理思维方式。正确的答案应与所给的陈述相符合，不需要任何附加说明即可以从陈述中直接推出。,75,【例1】,对于穿鞋来说，正合脚的鞋子比大一些的鞋子好。不过，在寒冷的天气，尺寸稍大点的毛衣与一件正合身的毛衣差别并不大。这意味着：,( )。,A不合脚的鞋不能在冷天穿,B毛衣的大小只不过是式样的问题，与其功能无关,C不合身的衣物有时仍然有使用价值,D在买礼物时，尺寸不如用途那样重要,【解析】只有C是可以从陈述中直接推出的， 本 本题答案应该选 C。,例如：,76,【例2】,一般病菌多在室温环境生长繁殖，低温环境停止生长，仅能维持生命。而耶尔森氏菌却恰恰相反，不但不怕低温寒冷，而且只有在0左右才大量繁殖。冰箱里存储的食物，使耶尔森氏菌处于最佳生长状态。由此可以推出： ( )。,A耶尔森氏菌在室温环境无法生存,B一般病菌生长的环境也适合耶尔森氏菌生长,C耶尔森氏菌的最佳生长温度不适合一般病菌,D0环境下，冰箱里仅存在耶尔森氏菌,【解析】C为正确答案。一般病菌在低温环境停止生长，而耶尔森氏菌在冰箱存储的食物里却处于最佳生长状态，因此可知耶尔森氏菌的最佳生长温度不适合一般病菌，故选C。,77,思考：,在同一侧的房号为1、2、3、4的四间房里，分别住着来自韩国、法国、英国和德国的四位专家。有一位记者前来采访他们。韩国人说：“我的房号大于德国人，且我不会说外语，也无法和邻居交流”； 法国人说：“我会说德语，但我却无法和我的邻居交流”； 英国人说：“我会说韩语，但我只可以和一个邻居交流”； 德国人说：“我会说我们这四个国家的语言”。 那么，按照房号从小往大排，房间里住的人的国籍,依次是 ( )。,A英国德国韩国法国 B法国英国德国韩国,C德国英国法国韩国 D德国英国韩国法国,【解析】C为正确答案。选项A中，德国人和韩国人相邻 邻，可以互相交流，不符合韩国人的说法，应,排除；选项B同理排除；选项D中英国人,可以和德国人及韩国人交流，不符合题干,说明。 故本题只能选C。,78,三、归纳推理,归纳推理是从同类若干个别对象中，推导出有关该类事物普遍的一般的结论的一种推理思维方式。,数学家高斯10岁时采用归纳推理方法快速计算出1-100相加的答案,79,第五节 调研材料的写作,一、调研材料内容,1、调研工作计划 2、调查访问提纲,3、调查问卷设计 4、调查报告写作,二、调研写作的特点,1、预想性,2、启发性,3、条理性,80,三、调查问卷的设计原则,1、简明性,2、通俗性,3、严谨性,4、具体性,5、透明性,6、趣味性,81,四、调查报告的写作,1、调查报告的特点,事实性强，针对性突出,结论性强，逻辑性突出,科学性强，客观性突出,叙述性强，论证性突出,2、调查报告的种类,综合情况型 揭露问题型,总结经验型,学术报告型,82,3、调查报告的结构,标题、正文、落款三个部分,标题,公文式标题 关于+事由+文种称谓,关于临海县教育局挪用教育经费兴建宾馆问题的调查,文章式标题,广州白云区推进农村城市化的探索,正副标题式,理顺粮食政策 搞活经营流通,重庆市江南区进行粮食管理体制改革的经验,83,导语,一类简单概括调查过程，包括调查的时间、地点、,课题、对象、经过与方式等，使读者有初步了解。,一类概括全文内容，包括调查的课题、对象、简要经过和调查结果、对调查材料分析的结论。,一类交代调查课题产生的事由，叙述调查事实。,主体,主要包括调查的主要事实和作者的分析与评论,综合情况型的结构框架是：,情况介绍-成果成绩介绍-问题介绍-评价（建议）,揭露问题型的结构框架是：,问题介绍-原因分析解决问题的意见,84,总结经验型的结构框架是：,成绩成果介绍-值得总结的做法-总结的经验, 介绍情况、介绍过程、介绍人物故事常用纵式逻辑结构，以时间先后为序，按事物发生发展划分段落。, 介绍经验与问题、分析原因、阐述意见建议，常用横式并列结构，分别从不同角度、不同方面，按条目形式展开。,结尾,补充式 建议式 深化主题式 激励展望式,3、落款,调查报告是公文，一定要有落款,包括 单位，作者，年月日,85,第八章 现代通信实务,教学要求：了解现代通信的内涵与特征，熟悉各类通信设施的功能，,掌握各类通信实务的要求与基本方法。,第一节 现代通信概述,86,第二节 非话通信实务,非话通信指话音之外的信息传递，包括电子邮件、传真、电报等。,一、电子邮件的发送,1、,电子邮件的优点,A、,通信费用低、速度非常快。,B、可以同时向多个收信人发送信息。,C、发送和接收信息都不受时间地点限制。,D、功能强大，可以同时传输文字、图片、声讯材料,和动态的影像材料,E、可以远程查询信息。,87,二、电子邮件的发送,第一步，打开计算机的电子邮件窗口,88,第二步，进入网络页面,89,第三步，通过网关进入电子邮局，打开电子邮箱,90,通过网关界面,91,第四步，进入电子邮箱首页，打开书写邮件文件夹,92,第五步，填写收件人电子邮箱地址，邮件主题，书写邮件正文,93,第六步，粘贴邮件的附件,94,第七步,95,错误的附件发送,96,第七步，附件粘贴完成，点击“立即发送”,97,第八步，邮件发送完成，关闭窗口,98,2、无网关状态下发送电子邮件,第一步，填写电子邮局地址：打开计算机的电子邮局窗口,99,第二步，进入本人电子邮箱界面，选择接收或发送电子邮件,100,第三步，填写收件人电子邮箱地址，邮件主题，书写邮件正文,101,第四步，选择并粘贴邮件的附件,102,第五步，附件粘贴完成，点击“发送”,103,第六步，看发送通知，邮件发送完成，关闭窗口,104,7、电子邮件发送礼仪,标题要提纲挈领 在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的