如何有效的开会

編輯母片標題樣式,按一下以編輯母片,第二層,第三層,第四層,第五層,*,摘錄自天下雜誌11/01封面故事,有沒有發現？,你有一半的時間都浪費在,開會,？！,盤點你的會議成本,算算看，你一週內總共：,開了幾個會？,為會議花掉多少時間？,因為開會達成幾項共識？,因為開會完成幾個結論？,因為開會加了多久的班？,因為開會失去多少關鍵時刻？,因為開會Delay多少工作？,為什麼要開會？,開會讓你,小組面對面溝通,眾多訊息一次交流,融合意見凝聚共識,分派工作,，公平合理,但開會也讓你,工作時間被分割,人多口雜，討論耗時,晚上加班,特殊問題還是個別溝通,沒有產能,別人發言比自己開口多,Delay重要工作或客戶,開會有什麼意義？,一家公司的開會效率與執行,決定了企業的競爭力,每個人都在開會，,但如何才能開好會？,為什麼有這麼多會要開？,現代企業隨時編織、任務導向，因此會議愈來愈重要,但,會議卻佔據了,企業活動,大部分的精華時間,台灣人工作時數全世界最長，開好會對台灣企業更顯重要,Net Meeting調查結果：美國上班族,每週平均參加十個會議,約占每週工作時間一到一天半,經理人每週有一半以上時間在開會,57%的上班族開會前心情緊張,上班族普遍認為平均一半的會議時間是浪費的,靠開會也可以賺錢,日產汽車靠著有效的會議革命，省下了六十億日圓成本，,未來三年預計還可,省下三百億日圓,所以，有效開會，穩賺不賠！,精準計算會議成本：,會 議 成 本=人數,x,時間,x,薪資單價,會議報酬率=會議成本：會議效益,現在最Hot 的開會方式,產品週期愈來愈短，開會需求也愈來愈隨機,主流一：,行動會議,只要有需要，到處都可以開會,辦公家具可隨時調整成會議場合以滿足會議需求,主流二：,虛擬會議,利用電話進行跨國會議,利用虛擬視訊，打破會議的時空限制,New!,New!,現在最In的動腦會議守則,因為沒有人像每一個人一樣聰明,，所以：,一、不要想過頭,二、腦袋大接力,三、給自己海闊天空的發想,四、保持動腦不斷電,貼在惠普動腦會議牆上的動腦原則,別人怎麼開會？,IBM怎麼開會？,實例：IBM,網上預約會議室,與會人士先想清楚討論題綱、要開多久,正式會議,會議時間延長，會出現警示音提醒,在全球化的競爭下，一家公司會不會開會，,決定了公司的競爭優勢,效率,效率,效率,CEO怎麼開會？,鴻海精密郭台銘：,會議條列，會後貫徹執行,會議法寶：白報紙+海報架,會議要訣：一條一條寫下再明確,不過，更不會有模糊的爭議空間。,So-net,李岳奇：,關鍵在最後十分鐘,會議法寶：筆記型電腦,會議要訣：會議結束最後十分鐘，紀錄者將初步紀錄大綱讓所有與會者過目，並一結束同步發送給與會者。,CEO怎麼開會？,聯強國際總裁杜書伍：,利用,視訊,隨時參與國內外正在舉行的會議,中國商銀總經理蔡友才：,不預設立場,鼓勵發言，會議結束前總結並決議,奧美廣告前董事長,莊,淑芬：,大人吃糖閉嘴，,避免扼殺創意,智邦科技副總經理林子超：,圓形會議室，鼓勵,沒大沒小,麥肯錫副董事林紹婷,每一位員工都有,表達不同意見,的義務,運籌廣告怎麼開會？,問一個好問題，勝過想好的答案運籌廣告副董葉明桂,會議前置：,測試簡報系統運作,會議開始：,報告背景 (Briefing),動腦時間 (40分鐘是腦力激盪的上限),中場休息 (整理並挑出幾個值得討論的idea),最後討論，去蕪存菁,會議結束,寶僑家品怎麼開會？,議後速決，決後速行,P&G,事前,議程規劃,清楚,利,用資訊系統開跨國會議,會議主持人開宗明義說明結論與議程,把事情說清楚，,Alliance,！,申請一個專案網路空間,，將,資料歸檔,開設會議檔，決議內容、執行人、執行日清清楚楚,事後紀錄明白，,會議記錄成為行動方案,日本人怎麼開會？,日本大肆展開會議革命,會議目的：,節省成本,、,加快決策速度,、,更有創意,會議革命：,1. 廢除,不必要的會議,2. 排除,不需與會的主管,3. 強調,準時,開始、結束,4. 重視開會,結論,5. 提高會議生產力，強化企業競爭力,開會要有實際效果,豐田汽車辦公室標題：,只開有實際效果的會議,準時開始，最好一小時內結束,重點在實際行動,日產營收大躍進,強調Value First +Value Up的跨部門會議,不請決策者參加,，以免影響討論方向,時間,以分為單位,清楚劃分,會議有,保密協定,，不分職位高低暢所欲言,讓員工接受,會議召集人,的專業訓練,會議召集人保持,立場中立,，全力協助會議順利進行,日產亮麗的成績背後，是成功的會議日經商業週刊指出,日本企業開會訣竅,W,atamt,Feed Service,：,速會、速決、速做,花王企業：,開放空間開會,有機動性、資訊快速共享、即時決策,眼鏡聯鎖店：,不開會代替開會,以電子會議節省會議時間,日本甲骨文：,雙色會議室,，兩種使命感,紅色房間通知加級、升官；青色房間作為討論與訓話場所,葛利佛國際：,透明會議室,，效率無障礙,透明會議室就是落實公開精神，無形中也提升會議效率,你該怎麼開會？,開會前,6,項準備,開會前,6,項準備,開會前的重要步驟有哪些？,1.,先決定會議希望達成的結果,2.,想想會議是否有必要召開,3.,邀請適當的人出席,4.,準備背景資料,5.,設定會議綱領及時間表,6.,預先設想可能的衝突,開會中,3,大陷阱,開會中,3,大陷阱,開會時要克服哪些狀況？,1.,一進會場士氣散漫，沒有參與感,2.,偏離主題,3.,點子乾枯，鴉雀無聲,開會後,3,項追蹤,開會後,3,項追蹤,開會結束時要回顧哪些重點？,1.,行動項目,2.,決議,3.,開放議題,日本人鑽研開會的戰略,教你怎,麼開會開出競爭力,參考一：會議規則,仔細傾,聽,他人發言,主動,思考,問題在哪裡,為他人打氣並,提案,貢獻如何打勝仗的,智慧,互相,諮詢討論,根據,事實,先做,做,看,參考二：改革會議重點,改革會議三大重點,緊張感：,沒有緊張感就不是會議,溝通：,拿出一決勝負的態度唇槍舌戰的討論,決定未來發展的,創造性,參考三：改革會議項目,領導作風,掌握,會議重要決策的,關鍵時刻,藉,思考法,、,基礎技術,、,工具等活化組織，,提升思考性會議,3,思考：從零出發思考法、綱要思考法、選擇思考法,3,基礎：參與態度、結構化、本質化,3,工具：邏輯樹、矩陣排列、過程分析,磨練報告技巧,，強化會議活力,3,技巧：存在感、劇本撰寫技巧、傳播技巧,從,空間,和,工具,思考未來的會議,只要改革會議，企業就能變革,只要開好會議，個人就有競爭力,你準備好怎麼開待會兒的會了嗎？,