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,时间管理,名人名言,盛年不重来，一日难再晨，,及时当勉励，岁月不待人。,陶渊明,凡是在事业上有所成就的人，,无一不是利用时间的能手。,华罗庚,放弃时间的人，时间也会放弃他。,莎士比亚,你热爱生命吗？那么别浪费时间，因为时间是构成生命的材料。,富兰克林,时间是最为宝贵的资源，如果我们不能管理时间，便什么都不能管理。,彼得,杜拉克,名人名言,小实验,道具：,铁桶一只，大石头一块，碎石若干，,细沙一堆，水一罐。,方法：,把以上物品装进铁桶。,提问：,如果请你做这个实验，你将会按怎,样的顺序把以上物品装进铁桶？,什么是时间管理,概念,由于时间所具备的基本特性，所以时间管,理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而,进行的“自管理者的管理”。所探索的是如何减,少时间浪费，以便有效地完成既定目标。,结论,通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。,一、时间管理的基本概念,案例分析,有效时间管理的五个步骤,明确你的价值观,确定你的目标,对你的目标按优先级别排序,明确你的任务,对任务按优先等级排序,时间管理的步骤价值观,金钱,权利,自我实现,价值观,健康看牙医、洗澡等,家庭给家里打电话等,社交买礼物、回信、参加聚会、拜访朋友等,生活准备烛光晚餐等,工作准备简报等,学习听一场讲座等,价值观、目标与任务,优先级综合分析, 四象限坐标图,重要度,紧迫性,A,重要而且紧迫,紧迫但不重要,D,不重要不紧迫,重要但不紧迫,分清的轻重缓急,请运用四象限方法排列你的工作：,七、分清工作的轻重缓急,四个象限的4D原则,1、我们的问题在哪里,时间的浪费,电话干扰，陪同煲粥,会而不议，议而不决,不速之客，礼节陪聊,回复信件，斟字酌句,外部客观的低效率，如：,A、公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等）,B、餐饮服务 C、社会化程度,三、时间管理,1、我们的问题在哪里,时间的浪费,某项调查数据结果,（天）,三、时间管理,睡 眠 8.05小时,用 餐 1.31小时,琐 事 0.55小时,工 作 7.34小时,交 际 0.39小时,休 息 0.45小时,娱 乐 0.31小时,上下班交通 0.73小时,读书报杂志 0.42小时,处理家务事 0.26小时,兴趣的工作 0.37小时,音乐或电视 2.51小时,与朋友聊天 1.11小时,1、我们的问题在哪里,时间陷井,情不自禁,事必躬亲,过分客套,例行公事,犹豫不决,漫不经心,碌碌无为,三、时间管理,国外学者对某跨国公司总部人员,的,跟踪调查显示：,管理人员平均每8分钟被打扰一次；,业务系统的管理人员平均每周花在,会议上的时间不少于10小时；,行政管理人员每周会议20小时。,心理学家指出：,恢复思路平均时间为分钟,日本学者关于时间浪费的调查,“人们一般每8 分钟会收到1 次打扰，每小时大约7次，,即每天5060次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天,大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义,或者极少有价值的。同时 人被打扰后重拾原来的思路至,少需要3分钟，每天就是2.5小时。”,根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的,时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时,间的68.7%。,三、时间管理,时间管理的原则,时间进度表制定原则,实际花费的时间总比预计的长,突发性事件应付原则,为突发事件预留处理时间,日常性事务维护原则,做好数据库清理与更新等基础工作,时间被占用说不原则,过度热心肠者的良药,三、时间管理,3、走出观念上的误区,“缺我不可”的潜理念,事必躬亲的诸葛亮,导致操劳过度的高管人员,推迟决策会提高决策质量,借口“需要更多的事实”,只要授权就可节约时间,相关人员能力不足,无效授权或授权失控,三、时间管理,走出观念上的误区,高效率就是高效益,快就一定好吗？,方向错误和方法不当,鉴别问题比进一步解决问题容易,想明白了再行动,找到管理捷径是节约时间的因素,管理上有捷径可走吗？,三、时间管理,三、时间管理,时间管理的八大法宝,树立时间价值观,理念变革,结构流程优化,组织前提,工作环境“”,准备工作,工作的计划性,目标管理,分清工作轻重缓急,优先级,并行串行的兼顾性,统筹学,工作任务转移,授权与借力,学会说“不”,拒绝的学问,时间管理,SMART原则,让目标达到SMART标准,四象限原则,关注重要且紧迫的第二象限,韵律原则,保持自己的韵律并与他人协调,流程优化精简原则,分析流程，减少多余环节,三、时间管理,案例,：时间管理,韵律原则,“韵律原则”包括两个方面的内容：,一是保持自己的韵律，具体方法如：对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如e-mail），要适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等；,二是要与别人的韵律相协调，具体的方法如：不要唐突拜访对方，了解对方的行为习惯等。,三、时间管理,1、提高你的时间管理技能,做个时间管理的高手,学会从事务型工作中解脱出来,有效地计划与安排自己的时间,找到节约时间的措施,学会积零成整 实行交叉“轮作”,提高“复种”指数 整批使用时间,应付意外事件 分身有术,四、时间管理的基本策略,2、应该记住的20条实用方法,准备之一：长期准备（4）,购买工具书/增加知识储备/提高能力,训练你的快速阅读能力,把常用的文件/文具放好,养成存放思想档案和作记录的习惯,四、时间管理的基本策略,凡事预则立，不预则废。,2、应该记住的20条实用方法,准备之二：临时准备（5）,明天的工作前晚进行优先级排序,将相关的工作列在一起,把工作计划放到随时可见的地方,每天早晨比规定时间起早十分钟,做好正式工作前的准备工作,四、时间管理的基本策略,2、应该记住的20条实用方法,要培养的好习惯（7）,利用各种装备如电话/信件等节省时间,把最困难的事放在效率最高的时候,利用零碎时间处理例行性事务,午餐或下班前开会效率最高/避免上午开会,休息片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料,报刊放在晚上看,每晚沉思片刻/回顾与总结,四、时间管理的基本策略,2、应该记住的20条实用方法,与外部产生联系时的应变能力（4）,站着接待一向健谈的来访者,从不主动闲聊/尽量回避来闲聊者,管理电话：主动拨号/与被动接听,如遇琐事缠身能快速摆脱,3、经理人员的时间管理,抓大放小/充分授权,4、秘书人员的时间管理,认清自己的角色和职责,四、时间管理的基本策略,、,树立时间价值观, 首先解决思想认识问题,人的行动是受思想支配的,思想方法决定行为模式,牢固树立时间的价值观,时间就是效益,时间就是金钱,时间就是生命,五、基础工作与有备无患,牢记鲁迅先生的话：,时间是组成生命,的材料，浪费别人的,时间，其实是无异于,谋财害命的。,工作环境“”,不同层次员工的准备工作,金领高管的准备工作,、整体工作目标、阶段性工作规划,、下级状况备忘录、用好秘书这个帮手,白领阶层的办公室“”,、工作计划表、常用文件及工具书,、柜子及办公室桌清理、相关人员通讯录,蓝领员工的作业现场管理,五、基础工作与有备无患,日常价值法控制时间,工作中的现象,我们每天都要面对各式各样的人和事，这些,人和事都需要你耗费时间来处理。,你将如何应对？,是坚持一贯的做法，还是依据本能的反应？,通常的表现,有明确标准的，快速决断,没明确标准的，依据直觉感受,五、基础工作与有备无患,浪费时间的大敌,工作目标不明确,你为什么工作,你要达到什么目的,工作没有计划性,工作千头万绪,眉毛胡子一把抓,被动工作和生活,跟着感觉走,工作目标及其计划性,2、时间管理第一法则,目标管理与工作的计划性,工作方法三段论,六、工作目标及其计划性,目标,方法,行动,计划,计划是从目标到方法的桥梁,3、明确工作目标,怎样制定工作计划,年度计划,季度计划,月度计划,周计划,每天工作任务,工作计划表要素：,序号,任务内容,拟完成时间,相关责任人,检查监督人,备注,六、工作目标及其计划性,目标体系的SMART原则,S,-Specific,具体，不能笼统；,M,-Measurable,可度量，,A,-Attainable,可实现，指付出努力的情况下,可以实现，避免过高或过低的目标。,R,-Realistic,现实性，指目标是实实在在的。,T,-Time bound,时限，完成目标的期限。,工作目标及其计划性,“80、20”法则,运用,先做最重要的事情,你知道圆的面积占正方形面积的多少吗？,你知道去掉圆的面积正方形面积还剩下多少吗？,结论：,做重要的少数事情,分清工作的轻重缓急,工作任务转移,学会授权与借力,依据企业管理的组织原则,遵照公司岗位职责和权限,合理分权为授权的前提,非指挥权限关系的借力,依靠个人非职务影响力,注意事项,授权有度，控权有方,借力要适当，注重实效,时间管理的统筹技巧,学会说“不”,拒绝的学问,灵活运用日常价值法,快速反应，马上决断,注意国人的“讲面子”,婉言谢绝，而非强力拒绝,动之以情，晓之以理,提供良好的建议,时间管理技巧的具体应用,时间的特性决定了人永远无法直接管理时间,根本手段是通过合理利用时间提高工作效率，,相对节约时间和完成更多的任务,时间管理的八大法宝（理念、原则、方法）,20条应该掌握的具体实用方法（四类）,简单实用方法和养成良好的习惯,课程总结,时间管理顺口溜,凡事明确目标，提前做好准备；,制定工作计划，分清轻重缓急；,操作统筹兼顾，学会说不 借力；,注意劳逸结合，一切注重效率！,课程总结,请按下表类型列出你日常的工作任务：,课后作业：,
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