有效能的时间管理讲义

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,1998,有效能的時間管理,2004,2004,2004,如果您的餘生只剩下三天,您會做那三件事情,?,請閉目一分鐘思考這個問題,干擾,INTERRUPT,行政工作,PAPER,WORK,電話,TELEPHONE,會議,MEETINGS,Whats Your Target?,什麼是你生活中最重要的事？,你的人生意義何在？,你希望成為何種人物或完成什麼目標？,想想看你有什麼長期目標,想想看人生中最重要的人際關係是什麼,想想看你最希望有什麼貢獻,重新思索你最希望得到的感受是什麼？平和, 信心, 快樂, 或是,列出你認為最重要的三, 四件事,假設你只有六個月的生命，想想這星期內你要做些什麼？,假設你有至少三, 四十年的生命，這星期內你又要做些什麼？,有效能的時間管理,在辦公室內時間損耗的主要 原因為何?,Group Discussion,時間損耗原因,干擾,等待,同事間的需求與輔助需求,溝通不良,授權不足,組織制度的障礙,他人的錯誤,優先順序的衝突,工作情緒與情境,完美主義,會議,7,8,9,10,11,12,13,14,15,16,17,18,19,時間時,干擾頻率,時間時,次,日干擾圖,一開,始就做,最重要的工作,工作要求,5,4,3,2,1,9:00,10:00,11:00,12:00,1:00,2:00,3:00,4:00,5:00,體力水準,工作要求與體力水準,生產力高,的時間,注：陰影部分表示在工作與體力水準配合的情況下，生產力會顯著提高,工作與體力配合的情況,工作時間,工作要求,5,4,3,2,1,9:00,10:00,11:00,12:00,1:00,2:00,3:00,4:00,5:00,體力水準,工作要求與體力水準,注：陰影部分表示在工作與體力水準配合的情況下，生產力會顯著提高,工作與體力配合的情況,工作時間,生產力高的時間,被拖延的工作,時間管理,是,什麼,?,時間管理就是,自我管理,自我管理即是,改變習慣,以令自己更富績效,更富效能,把事情很快地做完,叫做效率,把事情很快又很對地做完,叫做效能,時間管理就是事前的規劃或長期的計劃,時間管理不是什麼,?,時間本身不是問題,.,因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多,所以時間管理的問題本身不在於時間,而是在於自己如何善用及分配你自己的時間,情境測驗題 ( 限時三分鐘 ),1.,請先閱讀完本文,2. 在這張紙的右上角寫下你的名字,3. 將第二句中的大名兩個字圈起來,4. 在這張指的左上角畫五個正方形,5. 在剛才畫的正方形中個畫一個十字,6. 在正方形的四周畫一個圓圈,7. 在這張紙的右下角簽上你的名字,8. 在簽名下寫三個好字,9. 在右上角的簽名下畫一道線,10. 在這張紙的左下角畫一個十字,11. 把剛才所畫的十字周圍加畫一個三角形,12. 在這張紙的背面計算一下二十五乘十三的答案,13. 在第八句的好字畫一個圓圈,14. 當你做到這裡, 請大喊一聲“我最快”,15. 如果你完全遵守規定, 請大聲說“我最好”!,16. 在這張紙的背面計算二十三加三十二加二十三的和,17. 將剛剛的答案減去二十三, 再減去十三等於多少?,18. 在以上所有“雙數“題的題號上畫圈,19. 假如你做到這裡, 請拍一下桌子, 並大聲說“遵從指示, 我第一!”,20. 現在你已全部讀完, 請只做第一及第二題及可,三代時間管理法,第一代: 備忘錄型,第二代: 規劃與準備,第三代: 規劃,訂定優先順序,操之在我,三代時間管理法優缺點一覽表,傳統時間管理,V.S.,第四代時間管理,傳統時間管理,第四代時間管理,N,E,S,W,事 ( 日程表 ),控制, 管理,效率,實用,人 ( 關 係 ),領導,效能,(,Effectiveness),原則,艾森豪規則,緊急,不緊急,20% 25%,25% 30%,65% 80%,15%,15%,50% 60%,Less than 1%,2% 3%,重要,不重要,:,戴明博士期望的指數,: :,現有社會的指數,* Remark:,戴明博士在推,TQM,時,對一 些,TQM,的公司,Benchmark,出來的資料,.,I,II,III,IV,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事,設備故障,生產停擺,重傷害急救,員工產生肢體衝突,顧客抱怨,停電,計劃之研擬,技能之提升,公關之促進,問題之調查,健康檢查,不重要的事,有些電話,有些不速之客到訪,有些會議之出列席,有些無謂的請託,有些臨時的邀約,有些交際應酬,有些文件之處理,處理屬下之工作,自我干擾,個人嗜好的沈迷,陷阱一,:,時間的配置不對,Reaction,消極回應,vs Proaction,積極掌握,危機就是轉機,規劃重於做事,最好的控制是,預防,預防勝於處理,不合理的時間配置,I.,45%,處理危機,II,5%,IV,15%,II.,35%,明智的時間配置,I,II,1.,重要的事情著重在,Plan,Plan,著重在,Do,Do,著重在,Check,Check,著重在,Action,2.,重要的事情要逐漸地交給,信任的部屬,這叫,“,灌能,”,陷阱二,:,拖延,除了第四項以外,其它的做起來都不太愉快,不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事,1 st,2 nd,不重要的事,3 rd,4 th,克服,1.,成本,/,效益分析法,成本,.,.,.,.,.,.,好處,.,.,.,.,.,.,克服,2.,思維習慣的改變,這件事令人感到為難,但是它非做不可,因此我將立即做完它,以便儘早忘掉它,.,養成速戰速決的習慣,將事情切成好幾塊小塊任務,快速地完成每一塊的任務,完成最關鍵的部份,讓事情看起來像做完,80%,一般,陷阱三,:,事必親躬,韓非子,.,八經,下君,盡已之能,中君,盡人之力,上君,盡人之智,諸葛亮凡事必親躬,後來過勞而死,.,為何事必親躬,?,因為怕部屬取代,不放心部屬,不信任部屬,要求標準過高,陷阱四,:,有求必應,會花太多時間,時間不夠會犧第二項受人尊敬重要,還是受人歡迎重要,不好意思拒絕請託的原因,接納請託比拒絕請託容易,擔心觸怒請託者,想要做廣受愛戴之好人,不知如何拒絕他人之請託,每個人都有一個好朋友,叫,“,施小惠,”,可以適當地拒絕,.,1.,捨得,2.,勇於拒絕,3.,交待,1.,怡情養性,2.,輕鬆一下,Conclusions:,時間管理架構,1.,兵貴速戰速決,2.,快刀斬亂麻,1.,決勝於廟堂,之上,2.,灌能,均 衡,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事,不重,要的事,迫切性指數測驗,選出你最可能反應的行為或態度,(0,從不，,2,有時候，,4=,常常）,1.,我在壓力之下表現最好。,2.,我常歸咎外在環境太匆忙或緊張，以致無法做深,入的自我反省。,3.,我常因周圍的人或事動作太慢而不耐煩。我討厭,等待或排隊。,4.,我休息不工作時會覺得不安。,5.,我似乎永遠在趕時間。,6.,我常為了完成某項事情而拒人於千里之外。,7.,我只要片刻沒和辦公室聯繫就覺得不安。,8.,我在做一件事時常會想到另一件事。,9.,我處理危機時表現最好。,10.,處理突發狀況的緊湊感，似乎比慢工出細活更讓,我覺得有就感。,11.,我常為了處理突發狀況，犧牲和親友共處時間。,12.,當我為了處理突發狀況，必須取消約會或中途離,開，我認為別人應該能諒解。,13.,我覺得處理突發狀況讓一天的生活更有意義。,14.,我常邊工作邊吃飯。,15.,我一直認為總有一天能做我真正想做的事。,16.,一天下來辦公桌上已辦文件如果推得高高,的，我會很有成就感。,0 1 2 3 4,0 1 2 3 4,0 1 2 3 4,0 1 2 3 4,0 1 2 3 4,0 1 2 3 4,0 1 2 3 4,0 1 2 3 4,0 1 2 3 4,0 1 2 3 4,0 1 2 3 4,0 1 2 3 4,0 1 2 3 4,0 1 2 3 4,0 1 2 3 4,0 1 2 3 4,迫切性指數檢核清單,0 25 :,一切在掌握中,26 35: 漸受迫切性限制,36 45: 已經開始上癮,= 46:,上癮,我現在的年齡是歲月,80,x 36529,200,yy x 365 (A),MM x 30 (B),29,200 - (A)+(B) ,從現在起我尚有天的時間,(24,x,小時),光陰似箭, 歲月如梭?,加油 !,如何提高工作效率,如何提高工作效率,1.,了解自己每天工作時段的特性,善用之,.,2.,以,PDCA,分佈週一到週五的工作性質,.,3.,保持良好的體力,;,養成運動的習慣,4.,身心均衡地發展,;,培養良好的嗜好,1.,工作時段分配法則,早上,中午,13:0015:00,下午,晚上,活力充沛,衝勁與勇氣兼俱,(Do),思考遲頓,適合散心,放鬆,(Check),冷靜,溝通,(Action, Plan),Relax,人文, Thinking,1.,發球,: EMail,2.,電話敲定事情,/,做事情,3.,給,Leader,方向,/,畫架構,4.,執行進行中專案,1.,面對面,Follow Up,2.Go Around,3.,溝通與協調,1.,思考問題,2.,寫計劃,/ Update Follow up,進度,(1hr),3.Update/Modify,進行中專案,1.,花,1,小時寫作,2.,每週工作性質分配法則,禮拜一二,禮拜三四五,禮拜六日,備註,活力充沛,衝勁與勇氣兼俱,(Do),思考遲頓,放鬆,溝通,(Check),冷靜,思考,(Action, Plan),1.,大型專案丟球,2.,組內專案丟球,3.,給予組員做事方向,/,做事重點,4.,創造議題,1.Follow Up,一二所丟的球,2.,調整, Update,計劃,3.,議題收尾,4.,傾聽溝通,1.,想想目的是什麼,?,意義何在,?,2.,有沒有辦法提昇自己的價值,?,3.,計劃,/,規劃,先問自己以下這幾個問題,1.,你一天花多少時間在看,Email?,2.,你進,Email,會不會看小品,?,3.,你看,Email,的時間是連續的,還是片斷的,?,4.,你的,Email,有沒有做分類,?,5.,你回信時是邊看邊回,還是分類後集中回信,?,6.,你進,Email,信箱,是先看信還是先發信,?,如何提高,Email,的處理效率,一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍,然後做分類的動作,養成習慣,一天只有三個時段看,Email,除了急件以外,集中時段回信,看,Email,的時段分配,時段,信箱,回信,備註,09:10,公司,V,13:00,公司,X,16:30,公司,V,22:00,私人,V,Email,資料夾的分類,Reply: Private,公務,Follow Up: Urgent, Boss,重要,向下, Private,Project,進度,有空再看,1.,捨得,2.,勇於拒絕,3.,交待,1.,怡情養性,2.,輕鬆一下,良好的時間管理來自於計劃,1.,兵貴速戰速決,2.,快刀斬亂麻,1.,決勝於廟堂,之上,2.,灌能,均 衡,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事,不重,要的事,P,A,D,C,不,好,好,耗用時間,花時間在計劃上才是最節省時間的作法,耗用時間,8.80/20,法則,1/2,the Vital Few & the Trivial Many,柏拉圖法則,花最少的力氣,獲得最多的效益,你所完成的工作裡, 80%,的成果,來自於,20%,的時間,=,也就是說,80%,的努力是與成果無關的,80/20,原理意示圖,80%,時間,20%,時間,80%,成效,20%,成效,重要的,少數事物,瑣碎的,多數事物,事倍功半,事半功倍,Are You Lonely ?,Then call a,MEETING!,Group Discussion-,進行很差的會議,進行很好的會議,會議不夠有效率的原因：,開會時討論沒有焦點,會議資料未事先備妥,開會時沒有擬妥會議流程,關鍵人物沒有出席,延遲開始，一路延誤,正確的開會原因：,溝通,向員工或團隊蒐集資料,推銷概念、產品或一項服務,解決問題,作重要的決策,危機的處理,工作狂小測驗,1.,你是否不論多晚就寢，第二天都會早起？,2.,如果你獨進午餐，會不會邊吃飯邊閱讀或工作？,3.,你是否覺得無所事事很難過？,4.,你精力充沛又喜歡競爭嗎？,5.,你在週末和假日工作嗎？,6.,你何時何地都可以工作嗎？,7.,你是否覺得很難抽空度個假？,8.,你害怕退休嗎？,Time Management,I hear and I forget,I see and I remember,I do and I understand,I make mistakes and I learn!,- Unknown Source -,有效率的會議,1.,會議成功與否在於你是否能幫助每一個人的互動,2.,有效率的會議需要小心的準備與紀律,3.,每一個會議都意味著高成本,3-1,參與人員薪資,3-2,準備所花的成本（人力,時間）,3-3,心理成本,3-4,機會成本,1.,考慮是否非要會議才能解決問題,2.,決定會議目的,3.,決定參加人,4.,準備議程,5.,決定合宜的設備,場地與時間,6.,跟催動作,如何計劃一個有效率的會議,1.,考慮是否非要會議才能解決問題,有以下狀況時,你不應該召開會議,：,電話或是書面通知即可解決問題,關鍵人物不能參加,準備時間不夠,外界因素可能會浪費會議時間,成本太高,如何計劃一個有效率的會議,2.,決定會議目的,通知或解釋（最好準備書面資料）,訓練或指示（需要練習）,收集資訊（怎麼做？）,說服式,無論哪一種目的,你必須清楚的知道你想從會議所達到的目標,如何計劃一個有效率的會議,如何計劃一個有效率的會議,3.,決定參加人,人越多,效率越差,不一定所有人要全程參加,安排每一階段所需的參加人,考慮參加人所需的背景資料,如何計劃一個有效率的會議,4.,準備議程,會議前議程立即發出讓參加人有時間思考,5.,跟催,指定專人做會議記錄,只記錄行動事項,會後公佈,成功會議的,為,與,不為,為,:,不為,:,準備好會議室,主宰討論,讓參與人 一開始,扭曲參加者陳述之意見,就感興趣,急著進行每一個主題,鼓勵參與,爭辯,使用不同的方式,嘲笑,讓會議保持進行,Take sides,不離題,Moralize,保持控制,但,Domineer,不要成為個人秀,浪費時間在猜忌,保持幽默,顏面問題,逾時,你覺得會議主持人應該如何改進主持形式？,會議討論的內容你認為何者最重要？,會議主題你認為何者最無關痛癢？,你覺得這樣的會議有無必要性？,如果由你來主持會議，你將如何主持？,一場有效率的會議，應包括下列條件：,議程必須先行分送與會者以進行充份準備與研究,事項完成後，必須訂定完成時效,會議中必須針對未來三個月公司預定達成的目標，任務與優先順序作檢討,.,會議應排定時程開始，準時結束,.,除非有重大事件有待處理,.,會議主持人應讓正，反面意見充份表達,.,目標金字塔,長程目標,年目標,季目標,月目標,週目標,日目標,如何列管重要計劃,將自己短中長期的計劃依工作,個人及生活這三個主軸一一列舉出來,並算出每個計劃的效益,. (,如下一頁所示,),在同一個時間點進行這三個主軸的前,3,個專案,(,專案件數依自己能力而定,紅線的右手邊,),有專案結束之後下一個專案就可以往左遞補,每個計劃如何給予評分,先將所有計劃列出來,分成短中長期,(,自行定義,),分成三個項目,(,也可依自己的價值觀調整,),依照,:,重要性,急迫性及成功機會來給分數,.,最好給,5,分,最不好給,1,分,將三個分數相乘,分數最高者為最優先執行的計劃,範例,:,專案評分的範例,以,Notes,信箱管理計劃的分類,執行力,: To-Do,記錄, Routine (,最重要的部份,下一章節再講,),自我成長,: Pareto,前,3,個計劃,生活,: Pareto,前,3,個計劃,工作,: Pareto,前,3,個計劃,備,忘,錄,時間管理的利器,: to-do List,備,忘,錄,緊急的事情,1.,老闆今天交待,2.,臨時狀況,重要的事情,1.,工作計劃,2.,人生規劃,3.,家庭,健康,財富,Schedule List,1.Meeting,2.,行事曆,3.,紀念日,Routine Work,1.,日常工作,2.,定期約會,範例,:,備忘錄的範例,範例,:,週計劃的範例,善用,Notes BookMark,的功能,連結書籤,(BookMark),的建立可以用來建立一系列相關計劃的連結,在,Notes,裡頭,點一以下黃色書籤即可把該計劃給打開,並,Update,按,Ctrl+V,之後就,會出現黃色書籤,善用,Notes,顏色管理的功能,紅色粗體字體為重要一定完成的部份,藍色斜體字體為已完成的部份,黑色字體為應執行事項,綠色字體為,Routine Schedule,良好工作習慣的養成,兵貴速戰速決,養成做備忘錄的習慣,可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成,每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒低潮時,“執行”的寫照,Just Do It,奉備忘錄的,To Do-Check List,如聖旨,行動才是企劃的開始,把掌控著力焦點集中在計劃最緊要的,20%,執行能力鋒利如倚天劍,.,劍鋒到處,刀折劍斷,執行不是一成不變的,合理性,Reasonable,表示用心,試探一下是不損傷毫髮的,平時基本觀念,(Sense),的建立,在臨場應用時最能顯現效果,執行的速度,:,兵貴速戰速決,養兵千日,用在一時,(,資源珍貴,),時機稍縱即逝,將變數降至最低,生米已煮成熟飯型,(,老公,來不及了,),自廢武功型,(,成績已經貼出去了,),客戶的感受,加速度,勢如破竹,.,兵貴速戰速決的時機,並不是每一件事情都需要兵貴速戰速決,#1,是專案的要徑任務或是一群人要等你的決策之後方能動作,(,丟球,),#2,重要事件的關鍵任務,.,通常要完成此關鍵任務只佔全部專案時間的,20%.,#3,時機稍縱即逝的機會,.,有時候機會的有效性僅限於某段時間,甚至短到幾分鐘而已,.,Hand Carry !,讓程序進行最迅速的方法,當然需要先了解程序及關鍵點,見面三分情,親自與關鍵人物,(,經理,),面對面溝通,執行的技巧,:,Key Success Factor,靈活如庖丁的刀,在牛的關節中游走,(,游刃有餘,).,分解完畢牛尚不自知已經被解體,由計劃階段時即被簡單勾勒,出來,做對的事情,並不會耗費太大的力氣,.,反而做不對的事情,才需花時間東補西補,.,Buffer,緩衝區,並不是每件事情都那麼的急,如果我們每件事情都要即時地處理掉,相信我們會變得神經兮兮的,所以應該要有一個地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情,但是時間到時又要能提醒我們,如何處理情緒低潮,每天至少完成一件事情,完成事情的定義,完整的,相關的,善後的,記錄的文件,通常完成一完整任務就會有力氣再做第二件事情,時間管理結語,回 顧 時 間,1.,事先規劃好你的時間與步驟，以收事半功倍之效。,2.,分析工作的優先順序，按照輕重緩急作處置。,3.,找出自己最有效率的時段以安排工作內容。,4.,組織你的辦公桌及辦公室，提升工作效率。,5.,進行充分的授權，將工作分配給部屬、助理或秘書。,6.,活用記事本管理時間。,7.,運用有效的方法取得資訊。,8.,改變拖延的習慣，即時行動。,9.,改變拖延的習慣，即時行動。,10.,練就健康的身體，保持身心最佳狀況。,節省時間的十個妙方,辦公桌上堆積如山的文件，好像永遠不會都減少；接踵而至的訪客，及尋求問題解決的部屬，一個個闖進你的辦公室；不斷響起的電話，一直打斷你手邊的工作；接二連三的會議，讓你疲於奔命，恨不得自己三頭六臂，可以同時應付這麼多的事情。,工作上如此，生活亦是。許多想讀的書買了卻沒時間讀；心儀已久的音樂家終於來台演出，卻抽不出空去看表演；答應家人一起出國去玩，行事曆上卻排得滿滿的，這些挫折都讓生活不再新鮮有趣。,你是不是感歎時間不夠用？事情做不完的壓力揮之不去？每個人一天都只有二十四小時，大部份的人是忙，但不知道在忙什麼，或是忙，但不是忙自己想做的事，但為什麼還是有人能事業有成，還有時間兼顧生活及其他活動？因為他們懂得做時間管理。,管理時間有兩個必要的條件：計劃你的時間，以及避免浪費時間。不妨問問自己以下三個問題：有沒有做一些根本不需要做的事？有哪些工作可以分配給其他人去做？必須做的事，是不是可以做得更有效率？,真正能幹的中階主管，能好好安排自己的工作時間表，逐項徹底執行，一旦工作順利進行，自然不會手忙腳亂，再加上工作效率高，工作成效自然也比他人多出數倍。做你計劃做的事，在你計劃的時間做，並在你計劃的時限內做完，成功就離你不遠了。祝你成功！,節省時間的十個妙方-前言,辦公桌上堆積如山的文件，好像永遠不會都減少；接踵而至的要與時間拔河，首先記錄自己的時間分配方式，分析哪些習慣浪費時間；接著訂定目標並擬定計劃，以較實際的觀點安排時程；最後找出浪費時間的原因與因應方法，改變這些壞習慣。,每天空出一段時間來規劃事情。,拿一個小時來訂計劃，可以有二到三倍的效果出現。,你可以在上班之前比較安靜的環境（家裡或辦公室）訂計劃，或是當作上班的第一件事，或是在下班前訂第二天的計劃。,將時間加以分段，最好是以十五分鐘為一段。並要求自己把原本要花比較多時間的工作，在一段段時間裡加速完成。,學習絕對專心，同時做兩三件事，像電視機選台器一樣。,做正確的事要比按正確的方法把事情做對來得重要。,杜拉克（,Peter F. Drucker）,1.,事先規劃好你的時間與步驟，以收事半功倍之效。,2.,分析工作的優先順序，按照輕重緩急作處置。,要掌控時間，就必須先能掌控自己。,設定個人目標，以便根據目標，分析工作的優先順序，按照輕重緩急做處置。,經常評估所設定的優先順序。,採用80/20原則來設定優先順序。完成20的目標可能獲得80的效果，如果你每天的行事曆上有十個事項要做，你只要能圓滿達成其中最重要的兩個項目，就可以得到八成的效果。,根據緊急性與重要性決定：,重要而且緊急：馬上辦。,重要而不緊急：好好規劃。,不重要但很緊急：1.馬上辦，但只花一點時間；2.請人代辦；3.集中處理。,不重要也不緊急：有空再辦。,要將你的百分之百的時間，用於關鍵問題的處理。,湯森（,Robert Townsend）Avis-Rent-a-Car, Inc.,總裁,生理專家研究，人的效率會隨著時間不同而不同，順其自然安排工作內容，工作效率才會高。,早上八點至十點：精力顛峰，適合做規劃。,早上十點至十二點：注意力及短暫記憶力最強，適合腦力激盪會議、訓練。,下午一點至二點：昏昏欲睡，比較適合進行互動溝通的工作。,下午二點至四點：開始清醒，長期記憶力最強，適合閱讀、思考。,下午四點至五點：適合技術性工作、處理衝突問題。,了解自己的生理時鐘，它不像真的時鐘那麼有規律。找出精神最好的時間從事較困難的工作。,在效率最高的時段，你可以集中精力於：棘手或困難的問題、創造性思考、複雜的工作、討論或訂定工作計劃。,在效率中等的時段，你可以專心做：與他人交換意見、處理回信、規劃行程表。,在效率最差的時段，你可以處理：例行性事務、電話聯絡事情、接待訪客、基本行政工作。,3.,找出自己最有效率的時段以安排工作內容,4.,組織你的辦公桌及辦公室，提升工作效率。,雜亂無章的辦公桌會讓人分心、容易疲倦及緊張、生產力降低、無法控制工作，也會給人不好的印象。更重要的是，檔案找不到，辦公桌上一片凌亂，都會浪費你寶貴的時間。保持辦公桌清爽的最高指導原則：與手邊正在做的工作有關的東西，才能出現在桌面上，其餘的請立即拿開。,你可以這樣清理你的辦公桌：,挪出一段時間專門來整理你的辦公桌。,可以將這個時間再分成幾個小段，每小段專心清理一個抽屜或桌面。,與工作毫無關連的書籍雜物等，都應該立即清掉。,一年半年內不會再用到的東西，考慮把它扔掉。想一想，扔掉這個東西最壞的結果是什麼？如果沒什麼大不了，就別猶豫了。,運用5,S,技巧整理、整頓、清掃、清潔、養成習慣。,把你的辦公桌與辦公室當作一個工作站：,辦公桌如果面對窗戶或走道，往往容易分心，最好的方位是既可以掌控全場，也不會有人常常走過你面前，還可以有空間擺放其他辦公家具。,每天要用到的東西，放的位置愈靠近座位；不是每天要用的，可以集中到較遠的角落去。,將出、入、檢討之用的文件分別以不同的抽屜檔案或籃子收集，一收到文件就加以分類，有效縮短文件傳遞的時間。,不管理好你的文件，你就會被它們淹死。由你桌上的光景即可看出是你還是它們贏了。,史坦普（,Peter Stemp）Allied Dunbar Assurance plc,5.,進行充分的授權，將工作分配給部屬、助理或秘書。,如果你堅持處理工作所有的細節，很快就會發現時間根本不夠用，更何況你的職位與所負的責任會不斷的增加。請他人分攤你的工作，善用授權策略，事半功倍。,找出哪些工作可以授權他人去做。,將工作交給能處理得最好的人。,信任對方，尊重對方。,清楚說明你對工作的要求、方式與時間限制。,授權不是推卸責任，你一樣要負起追蹤的責任。,秘書或助理不是花瓶，他們可以替你擋不速之客與過濾電話、信件，使你不受干擾地專注在重要事務上，還能替你蒐集資訊，提出解決問題及做決策的構想。你應該和他們相互信賴，建立團隊工作紀律，發展出合作關係：,每天固定時間與他們討論工作內容，讓他們熟知你的目標、優先順序及渴望，清楚知道你要什麼。,鼓勵他們分擔更多的責任，並允許他們發展自己的行事風格，可以做決定，而不是當你的影子。,給予充分的支持、認同與尊重。,成功的主管奉行兩個原則：在擁有必要資訊與判斷基礎的最底層下達決定；直接向你負責的人應該提出答案，而不是問題。,霍柏斯（,Charles R. Hobbs）,6.,活用記事本管理時間。,找一本口袋大小的記事本帶在身邊：,記事本裡最好有常用電話號碼、待辦私人事務、待辦公務、日期約會欄及雜記欄。,列出待辦事項，可以分為每天、每週或未來數週。,把預定做的事登錄到預定的時程裡，確定的事項用鋼筆或原子筆書寫，可能有變數的就先用鉛筆書寫。,隨時記錄一些新想到的做法。,達成的項目就劃掉，但不要劃得亂七八糟，以免日後要察看會看不懂,在你的記事本上，你可以用螢光筆標顏色來區分事情的重要性或優先性。也就是說，記錄時用一隻筆，事後再用螢光筆標記重要性或優先性。,像所有其他的計劃一樣，有效的時間安排最好是在紙上作業。,勒伯夫（,Michael LeBoeuf）,有效的管理者生活在現在，但卻將眼光集中在未來。,黑斯（,James L. Hayes）,如何在短時間內得到最多的資訊？,在精神最充沛的時候，閱讀最重要的資料。,不斷的學習如何加快閱讀的速度。,與對同一領域有興趣的人分擔資訊收集的責任。,養成隨身攜帶閱讀資料的習慣。,養成在等待的時候閱讀的習慣。,要求部屬在文件上做摘要。,鎖定你真正需要的資訊，避免因資訊氾濫而無所適從。,閱讀前先了解自己的目的。,有選擇性的閱讀，如果沒有很多時間，可以只選擇一份綜合性的報紙。,先讀標題。,讀一讀就停下來思考，並將所讀的內容濃縮成大要。,想保留某一段資料，可以在文章的角落立刻註記並剪下來歸檔，並將其他部份丟棄。,7.,運用有效的方法取得資訊。,8.,改變拖延的習慣，即時行動。,該寫一篇重要報告的時候，你卻在整理桌子？像這種先處理無關緊要事情，而非該優先解決事情的心態，就是拖延。我們習慣拖延困難、討厭、難以下決定的事，但這些事卻不會因此消失，只會讓你更緊張，反而陷入困境，還需花原本二至三倍的時間才能完成。,終結拖延的六個方法：,問自己：現在最重要的是做什麼？而非問：我現在最想做什麼？,先把最令你討厭、最困難的事解決掉，不要讓它一直困擾你。,將工作分解成幾個較小的部份，讓工作容易進行。,不要等所有資料都到手才開始工作，有什麼就做什麼。,找出自己拖延事情的方法，例如聊天、喝咖啡等，規定自己某段時間內禁止做這些事。,設定誘因激勵自己準時不拖延。,無法適當安排時間、累積工作的結果，只會造成心裡產生慌張感而已。,9.,技巧的對待訪客，讓時間的控制權在自己手上。,訪客在所難免，你必須要懂得一些應付的技巧，才不會輕易浪費了你的工作時間。,儘量少在自己的辦公室裡接待訪客，最好使用訪客接待室。,開宗明義即引出訪客的目的，保持公事公辦的態度和語氣。,不要以茶點或咖啡款待未經約定的訪客。,坐在椅子的邊緣，將全部的注意力投注在訪客身上。,可能的話，明確的設定時間限制，放一個你和訪客都能察覺到的時鐘。,如果訪客逗留太久，你應該及時的站起來。不要打斷對方的話，可是一旦輪到你開口接話，你應該主動結束這次的對談，總結應該採取的行動或結論。,儘量使用肢體語言，如闔上筆記本、整理桌上的文件，或將身體移到椅子的邊緣。,說些暗示性的話，例如：我想這就是結論吧！我很感謝你來看我。等。,選擇時間就是節省時間。,10.,練就健康的身體，保持身心最佳狀況。,沒有時間照顧自己身體的健康，將來就沒有健康的身體利用時間。要不斷保持顛峰水準的工作表現，就應該保持身心健全，注意個人的健康狀況及需要，學習用較少的時間獲得健康。,運動不是有機會才做，最好在你的行事曆上加入這一項，固定時間與地點做運動。,縮短睡眠時間能節省時間，可是，如果能培養快速入睡、充分睡眠的能力，一樣可以擁有效率。,養成早上一睜開眼睛就起床的習慣。,定時做健康檢查，除了醫院及健診中心外，也可以利用血壓器等醫療器材自己在家測量。,錯過鬧鐘、找不到車鑰匙、識別證等都會偷去時間，而且影響一天情緒。,無情地壓迫自己並不是善用時間的好方法，感到有壓力時，休息一下，能有效提高精神，增進工作效率。,忙到無法照顧自己健康的人，有如工匠忙到無法照顧自己的工具一樣。,西班牙諺語,