项目管理项目管理软件特征

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,项目管理软件,技术部粟飚,1,主要内容,项目管理软件的特征,项目管理软件的益处,应用项目管理软件的注意事项,2,项目管理软件特征,预算及成本控制,日程表,电子邮件,图形,转入,/,转出资料,处理多个项目及子项目,制作报表,资源管理,计划,项目监督和跟踪,保密,排序和筛选,假设分析,3,预算及成本控制,人员工资：工时、加班,原材料,成本公式,实际成本和预算成本比较,报表：每项任务、资源或整个项目的费用情况,4,日程表,主要用来队项目中各个单项资源或一组资源去定工作时间。可以用这些日程表计算出项目的进度计划。,基本工作时间设置,修改日程表,报表：按天、周、月显示日程表,5,电子邮件,通过电子邮件发送项目信息。,了解项目重大变化,项目任务或进度计划,汇报工作情况,各种业务报表,6,图形,项目管理软件的一个最突出的特点是能在最新数据资料的基础上简便、迅速地制作各种图表，包括甘特图及网络图。,根据基准计划，任何修改可以轻易地输入到系统中，图表自动反映这些改变。,将甘特图地任务连接起来，显示出工作流程。,甘特图和网络图之间来回转换显示。,突出关键路径，显示任务活动地延缓。,7,转入,/,转出资料,允许用户从其他应用程序，如,word,、,EXCEL,、,MS project,以及数据库程序中获得信息。,转入：为项目管理软件输入信息的过程。,转出：发出信息的过程。,8,处理多个项目及子项目,项目可能需要分成较小的任务集合或子项目。,项目经理同时管理几个项目。,项目成员同时为多个项目工作。,项目管理软件能为这些项目建立连接关系，同时处理多个项目，并绘制甘特图和网络图。,9,制作报表,项目全面汇报报表,项目主要阶段（里程碑）报表,一定时间内的各种信息：完成和正在进行的任务，以及准备开始的任务。,财务报表：所有任务、真个项目预算、超支情况、累计预算成本、实际成本以及承付款项。,成本,/,进度控制系统准则,对项目的各种或一组资源进行资源配置报表。,定制的标准报表、交叉报表、变量基准对比表。,10,资源管理,资源清单：资源名称、资源可利用时间的极限、资源标准及过时率、资源的受益方法和文本说明。,资源的计划日程表。,可以按百分比为任务配置资源，设定资源配置的优先标准，为同一任务分配各个资源，并保持对每项资源的备注和说明。,系统能突出显示并帮助修正不合理配置，调整和修匀资源配置。,11,计划,界定需要进行的活动。,活动或任务清单,任务的标题、起始与结束日期、总结评价、预计工期（包括按各种计时标准的乐观、最可能及悲观估计），明确任务的先后顺序以及负责人,工作分解结构（,WBS,）,进度安排：任务机逻辑关系，任务优先顺序、反向进度安排（从末期到日首期），调度占用时间，调度任务，确定最晚开始或尽早开始时间，任务必须开始或必须结束日期，或最早、最晚日期,12,项目监督及跟踪,项目管理的一项基本工作是对工作进程、实际费用和实际资源耗用进行跟踪管理。,基准计划：实际进程和成本与基准计划比较。,进行中或已完成的任务、费用、所用时间、起止日期、实际投入资金、耗用资源，以及剩余的工期、资源和费用。,多种报表格式：项目的监督和跟踪特征。,13,保密,项目文件,项目文件的基本信息,用户信息,14,排序和筛选,利用派讯，用户可以按随心所欲的顺序来浏览信息。,排序方式：按项目名称、姓名、任务状态、时间等,筛选：帮助用户选择符合具体准则的一些资料。,15,假设分析,项目管理软件一个非常实用的特点是进行假设分析。这种分析能使项目经理更好地控制有关的各种风险。,例：在项目的一些节点上，用户向系统询问：“如果拖延一周，会有什么结果”，系统会自动计算出延误对项目的影响，并显示出结果。,可以对项目中所有变量（人员、工资率、成本）进行测试，观察发生具体情况的影响。,16,应用项目管理软件的益处,精确性,经济性,使用简便,处理复杂问题的能力,可维护性和可更改性,保持记录,速度,假设分析,17,精确性,应用项目管理软件的一个主要益处是可以大大提高精确性。,对于大型项目，人工绘制网络图、计算起止时间、监控资源使用情况非常困难。,项目管理软件有精确的算法来计算项目信息并设有大量的内部例行程序检查用户的错误。,18,经济性,节省计划和跟踪的人工成本。,提高管理效率。,19,使用简便,项目管理软件的操作使用越来越简便，稍加训练就可以掌握。,20,管理复杂问题的能力,项目管理软家在处理大型项目的某些方面（特别是在数据方面）要比人工简便得多。,对于只要少数活动的短期项目，人工方法也许行得通，但如果项目有数以千计的活动、持续纪念的时间，项目管理软件对乳齿复杂工作的协助作用就显得必不可少。,21,可维护性和可更改性,对人工系统进行醒目信息的维护和修改，通常很麻烦。,利用项目管理软件，数据资料的任何更改都会自动反应到网络表、成本表以及资源分布表等文件中。,22,保持记录,各个团队成员的进度计划、各项任务及所用资源的数据资料。,为准备优质的报表或将来做计划时，用到这些数据资料。,用户必须不断更新文件，使记录保持不失去意义。,23,速度,收集好相关数据资料并且输入后，如见能非常迅速地进行计算。,利用网络，项目信息可以及时传递到项目相关人员。,24,假设分析,假设分析使项目管理软件地一个超前进步地功能，是它的一个显著有点。,25,应用项目管理软件的注意事项,沉溺于软件程序中,安全错觉,信息超载,学习曲线,过度依赖于软件,26,沉溺于软件程序中,一些项目经理会沉溺于项目管理软件中，可能会把大量时间投入软件中，摆弄那些报表、功能，把工作中最主要的部分人员抛在脑后。,27,安全错觉,项目经理会认为，由于有功能强大的软件，项目会管理更出色。,如果项目偏离计划，软件能有办法让项目回到正常轨道上来。,软件如果使用不当，它可能会显示项目进行良好，但实际情况却并非如此，单凭软件显示一切正常是远远不够的。,28,信息超载,项目管理软件提供了众多的功能和大量的信息。有时可怕的数量能导致危险局面。应该只使用有合适功能的软件。项目经理要克制自己，避免使用某些功能，生成更多的报表和数据资料，却对成功地完成项目毫无益处。,29,学习曲线,要熟练使用项目管理包，需要花些时间。所需时间根据个人地不同情况和经历而不同。,对于那些目前不使用计算机和商用软件地人来说，会有一个明显地学习曲线。,由于软件越来越易于使用，使得为掌握软件应用而需要学习培训时间大大缩短。,30,过度依赖于软件,由于项目管理软件地应用越来越容易和有趣，同时软件提供了大量有吸引力地特性，使得项目经理开始过分依赖于软件。,对项目管理缺乏基本知识地人有时使用软件，但却不知道软件地真正用途。如果没有掌握项目管理地基本概念，软件就没有什么意义。,项目管理软件仅仅帮助你更有效率、有效果地工作的工具，软件自己并不能管理项目。,你进行项目管理，一定要依靠你自己的技能，依靠你的团队的技能。,31,