34章-会展管理信息系统2课件

定,第,第,第,第,2010,年,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第三章、展览会现场信息化管理,第三章、展览会现场信息化管理,1,本章概要,对现场信息系统的概念、价值、内涵、结构等进行论述；,具体讨论常见的服务内容、各种服务模式的比较、证件防伪措施等；,对信息利用、信息管理等有关话题进行了分析。,本章概要对现场信息系统的概念、价值、内涵、结构等进行论述；,2,本章学习目标,明确展览会现场信息的概念与价值；,掌握展览会现场信息收集与管理的内容与方法；,掌握展览会现场信息服务系统的组成与功能；,了解展览会现场信息服务工具的功能与使用方法。,本章学习目标明确展览会现场信息的概念与价值；,3,第一节 对展览会信息价值的认识,观众信息的分类,分为基本信息、需求信息和行为信息。,基本信息：即以观众的名片信息为主的信息，主要是观众的姓名、单位、部门、职务信息和通过邮寄、电话、传真、,Email,、手机等五种方式能联系该观众的必要数据。,观众信息分析报告,2008,年,P1520,第一节 对展览会信息价值的认识观众信息的分类,4,需求信息,观众在入口填写的调查表答案大致反应了观众的需求信息。,观众的需求信息能清楚定义每个观众的参观目的和个人需求，因此，能从此角度去查找有价值的观众，如我们希望得到“下次意向参展”的观众名单，就可以在调查表查询中选择查找回答了这个问题的观众。,需求信息,5,观众现场行为信息：,观众在展览会上进出各场馆、参加研讨会、访问各展台留下的数据是观众的行为信息。通过这些数据，能得到有用的结果，如希望知道展会第一天上午来的人有哪些、参加了某个会议的观众有哪些、哪些观众在不同的时间单位内多次来参观、参观了那个分场馆或展台的观众是谁、展览会每天的高峰期情况、展览会的观众滞留率等等。,观众现场行为信息：,6,观众信息的作用,增加现有参展商的满意度。,挖掘潜在的参展商。,甄别展会的专业观众，提供更加深入、专业的服务。,帮助选择宣传投放媒体和投放比例,提供统计分析报表,为以后招展做准备,观众信息的作用,7,观众信息的作用,开发商务配套服务,建立行业信息库,提供行业信息服务,参展商数据库的价值,如何收集和管理参展商产品信息,观众信息的作用,8,观众信息的作用,观众与参展商信息的互动（,展会现场沟通系统,P2730,）,建立行业买家和服务商的信息中心,建立基于互联网的行业信息中心,观众信息的作用,9,第二节 为什么要在展会现场进 行信息管理,一,展览行业的价值链分析,在展览会上，所有的服务最终都要作用于此价值链的顶端，即,观众和参展商,。他们是展览利润的来源，因此做好他们之间的信息沟通，以及如何更好地与他们取得信息沟通，就显得犹为重要了。,第二节 为什么要在展会现场进 行信息管理一,10,二 在展览会上进行信息管理的益处,许多信息只能在展会现场表现和收集起来，如观众行为、展会效果等,1,、对信息收集层面的益处。,为建立展会买家信息库积累资料,（,scc2009P4-5,）,建立卖家信息库，撮合交易,调查问卷分析报告能为后续展会提供有价值的参考。,2,、对现场服务层面的益处。,使现场服务效率更高、质量更好、更安全（避免闲杂人员）。,二 在展览会上进行信息管理的益处许多信息只能在展会现场表现,11,第三节,现场信息系统介绍,一 现场信息系统的信息流向结构图,二 现场信息系统的结构图（,P4446,）,1,、信息中心,2,、观众登录大厅,3,、门禁系统,4,、主办商接口,5,、相关系统,另见：展会现场沟通系统,PPT,第三节 现场信息系统介绍一 现场信息系统的信息流向结构图,12,第四节,现场反馈调查,一、,现场调查的方式,二、观众入口处调查表,第四节 现场反馈调查一、现场调查的方式,13,观众入口处调查表式样说明,1,、调查表宽度应该在,10CM,，略宽于名片，高度为宽度的,23,倍。,2,、调查表下部供没有名片的观众填写信息。,3,、上述区域的大小应基本和通常的名片一样。,4,、调查表的上部为要求观众回答的问题，为达到最好效果，问题数量不要多于,8,个，总答案不要超过,70,个，并应标明是否可多选。,5,、为提高系统识别的精度和速度，每个问题前用于客户划勾的方框应和此处的汉字一样大，并采用粗诓。,观众入口处调查表式样说明,14,观众入口处调查表式样说明,7,、“其他”项目一般没有必要具体填写，其内容质量不高，也不易对填写的内容进行统计，建议不用具体注明,(,如果需要这方面的信息，可以用,VIP,问卷调查的方式获得,),。,8,、如属国际展，可以在调查表的背面印刷对应的英文材料。,观众入口处调查表式样说明,15,三、展商调查和观众会中调查,目的：在展览会的过程中对展商和观众进行问卷调查，收集到他们的意见，以便会后形成这方面的调查报告。,工作材料：空白的印刷好的观众和展商调查表。,三、展商调查和观众会中调查,16,第五节 现场信息系统的模式比较,一、从信息采集和处理方面对国内展览会现场的认识,观众配合不够，自觉性不够,政府官员、企业领导,数据处理存在高峰期。,短时间要求处理大量事务。,人力资源方面存在的弊端。,操作环境恶劣。,展览会环境要求操作具有移动性。,第五节 现场信息系统的模式比较一、从信息采集和处理方面对国内,17,二、对名片自动识别系统之认识,目前效果不尽人意,三、条形码与磁卡方式的比较（另见,“二维条码,百度”,“磁卡”,P6,）,四、观众入场时采集信息与事后采集信息的比较（,P53,）,五、关于观众信息后期处理的模式比较,二、对名片自动识别系统之认识,18,第六节,通过信息系统实现展会信息共享,传统展会模式：,主办方和参展商缺乏交流；,观众重复提交个人信息；,展会间没有信息共享；,容易出现错误信息和信息流失；,信息内容简单而难以挖掘价值。,信息系统：,信息多方共享和互动；,内容丰富完整；,为分析报告提供有价值的资料。,（,展会现场沟通系统,）,注重展台服务,观众需求与行为信息,第六节 通过信息系统实现展会信息共享传统展会模式：,19,第七节,现场信息服务的具体内容,现场服务的展前阶段工作,网页开发制作和信息发布，例：,2011,中国（广州）国际能源大会暨展览会,另见,亿发 现场导览系统,原有观众信息的导入,第七节 现场信息服务的具体内容现场服务的展前阶段工作,20,第七节,现场信息服务的具体内容,现场服务展后阶段工作,数据处理,展会统计分析报告,展后信息管理,第七节 现场信息服务的具体内容现场服务展后阶段工作,21,第八节 展会观众胸卡的防伪技术简介,采用中子致孔防伪条码标签,通过联网门禁技术的证件防伪,照片卡防伪技术,远距离会展门禁系统防伪,第八节 展会观众胸卡的防伪技术简介采用中子致孔防伪条码标签,22,第九节 现场信息系统的有关话题,一、如何保证观众信息质量,P71,检查与校验,二、观众信息质量的提高和更新,三、展会现场怎么进行展商服务,四、展览信息的保密话题,五、展览信息采集的质量保证,六、与专业服务商合作提供展览会现场服务的必要性,七、如何选择信息化的实施模式,八、如何正确选择合作伙伴,第九节 现场信息系统的有关话题一、如何保证观众信息质量P7,23,本章小结,本章重点介绍了有关展览会活动现场信息的价值，使读者对展会现场信息收集的必要性有了认识，其中现场信息的种类与联系也是本章讨论的重点内容。本章还讨论了展前、展中和展后不同阶段现场信息收集与管理的内容，并对目前现场信息收集管理系统的流程、软件与硬件使用做了介绍。,本章小结本章重点介绍了有关展览会活动现场信息的价值，使读者对,24,本章复习思考题,对展览会现场观众和展商的关系你是如何认识的？,现场信息服务有两方面的价值，你能复述其核心内容吗？,本章列出了哪些现场证件防伪的措施？他们的原理和实用价值如何？,为什么要选择专业的展会现场服务商来进行现场服务？,展会现场信息的保密措施可以通过哪几方面实现？,中国当前的展览会现场状况如何？,展会现场调查分哪几方面？分别如何实施？,本章复习思考题对展览会现场观众和展商的关系你是如何认识的？,25,第四章、主办商管理信息系统,第四章、主办商管理信息系统,26,本章概要,本章主要是从信息管理的角度对主办商管理系统进行简单的描述，一般来说，主办商管理系统具备典型的,CRM,系统特征，同时，由于展览会管理的特殊性，一般地,CRM,项目管理系统不能简单地适用本行业，如动态展位图等。本章不深入讨论一般的,CRM,系统，而是就行业的特殊性方面进行较多的描述。,本章概要本章主要是从信息管理的角度对主办商管理系统进行简单的,27,本章学习目标,明确会展主办商管理信息系统的主要功能与流程；,掌握主办方展会管理信息化的主要管理模块；,了解,CRM,系统的主要功能。,本章学习目标明确会展主办商管理信息系统的主要功能与流程；,28,主办商管理信息系统,目的,为展览会的招展工作提供实用的管理系统,客户管理、客史管理,招展过程管理、联络模板管理、展会函件自动生成管理,展会财务支持系统,展会统计分析,主办商管理信息系统目的,29,主办商管理信息系统,主要内容,A,、,CRM,丰富的展商信息库,方便多样的数据来源,全面的数据记录,多次展会之间信息复用,跨展会的丰富的查询和报表,展商分级别管理,主办商管理信息系统主要内容,30,B,、,CallCenter-,多样的展商联络工作,多个联系人,联络方式多样,联络过程全记录,联络过程全查询,C,、,Gis-,方便直观的展位管理,场馆租赁,展位划分,展位分配,展位查询与统计,B、CallCenter-多样的展商联络工作,31,D,、灵活机动的招展代理,/,展团,/,合作主办管理,E,、,SCM-,包罗万象的服务和服务申请管理,F,、,FI-,统一灵活的展商费用管理：,G,、,WEB-,提高效率的外网发布和登记,外网发布,外网登记,D、灵活机动的招展代理/展团/合作主办管理,32,H,、其他基础模块和辅助模块,SYS-,用户授权管理,HR-,公司部门人员管理,OA-,公共系统,FI-,财务系统,OA-,数据,/,报表系统,OA-,个人工具箱,灵活多变的展会设置,观众相关模块,I,、海外参展模块,H、其他基础模块和辅助模块,33,主办商管理信息系统,基本任务,利用项目管理工具，管理展览过程中的立项,/,策划,/,新闻发布会,/,高峰会议,/,研讨会等项目运营；,综合管理整个展览项目的收支情况、综合评估盈利能力；,利用招展管理模块管理展位销售代理、展位销售过程发掘更多的参展商客户，开展展位销售工作；,利用观众信息管理系统组织专业观众；,主办商管理信息系统基本任务,34,利用项目运营管理部分监督项目运营流程和运营情况；,利用领导查询系统随时监控项目的收支数据；,利用报表生成工具得到各种各样的使用报表，包括联络催款单据；,利用公共展览服务商信息平台协调展览服务商；,利用信息平台收集相关展会信息和参展商信息，辅助展览策划和价格方案制定,利用项目运营管理部分监督项目运营流程和运营情况；,35,主办商管理系统总框图,主办商管理系统总框图,36,第一节 主办商管理系统的功能介绍,一、参展商信息库建设,方便多样的数据来源：,已有资料导入或录入、参展商或观众注册填写,参展商客户关系管理基础数据库：,厂商公司信息和联系人数据库、客户原始记录、统计分析资料、企业投入记录、潜在参展商数据挖掘、参展商分类管理、参展商历届参展史管理、优良或不良记录、展商分级管理,多次展会之间信息复用,展商上次参加展会的信息可以有选择的自动带入本次展会，使输入的工作量达到最少。本次展会可以参考历史以往展会的信息，使工作人员有章可循。跨展会的丰富的查询和报表。,第一节 主办商管理系统的功能介绍一、参展商信息库建设,37,二、联络管理,实现,CallCenter,的核心功能,，丰富多样的展商联络工作。,多个联系人,联络方式多样,联络过程的全面记录,联络过程全查询,三、展位管理,场馆租赁,展位分配,展位查询与统计,不同查询方式,二、联络管理,38,四、在线展位分配系统,又称,Exhibition Floorplan System,。,参展商决定参展后，选择合适的展位是需要和主办商多次交流的重要事宜。由于双方可能不在一个地方，这种沟通需要通过传真或,EMAIL,等方式经历多个回合方可确定，费时低效。我们推荐基于互联网在线选择展台。,双方在线选择、修改、观察；展商了解本展位及邻近展位情况；数据库即时更新，避免重复销售展位。,四、在线展位分配系统,39,2008 Remax,亚太展在线展位图,1,2008 Remax亚太展在线展位图1,40,2008 Remax,亚太展在线展位图,2,2008 Remax亚太展在线展位图2,41,在线展位,实例,香港会展中心,（）,广交会数字展馆,=bn,在线展位,42,参展商不仅可以通过动态的展位销售图选择自己展台的面积和格局，还能够通过实时的展台销售平面图了解自己的邻近展位，避免与竞争者为邻，选择能够联合促销的伙伴作为邻居，提高展览效率。,参展商不仅可以通过动态的展位销售图选择自己展台的面积和格局，,43,五、招展代理管理,利用合作单位合作招展能扩大展览会的销售力量，同时也增加了不可控的因素，招展代理管理的目的就是最大限度扬长避短。,网络协同、外网分享,代理付费方式管理：,透明、半透明、不透明,招展任务管理：,分阶段、,按不同代理、,按个人,招展人员管理：个人招展情况管理,招展过程管理：招展进展及细节管理,招展收费管理：收费情况查询统计,参展商反馈信息管理：现场调查反馈、会后回访管理、,五、招展代理管理,44,六、参展费用管理,1,、费用智能计算,展商费用,=,参展合同费用,-,招展代理费用,+,服务合同费用,+,代理服务费用,+/-,调整费用,参展合同费用,=,摊位费用*折扣比例,+/-,调整费用,摊位费用,=,展商所有摊位价格的和,+/-,调整费用,摊位价格,=,摊位面积单价*摊位面积,+/-,调整费用,招展代理费用,=,参展合同费用*代理合同佣金比例,+/-,调整费用,服务合同费用,=,展商所有服务项目单价*服务合同数量*折扣的和,+/-,调整费用,服务项目单价,=,服务项目价格表,(,包括证件服务，广告服务，技术保障服务，,),服务代理费用,=,服务合同费用,2,、付款合同：自动生成,六、参展费用管理,45,七、展览服务管理,统一的服务管理,广交会展馆数字导航,展览广告招商和管理,展览参展商手册管理,七、展览服务管理,46,八、,观众邀请和观众信息管理,观众数据库、信函管理制作及发放管理、退信管理、群发邮件与传真、观众预登记反馈及处理、观众胸卡制卡、观众现场登记与门禁、观众调查表、观众信息录入与检查、观众信息规范化处理与分析,九、展览研讨会及高峰会议管理,会议策划与预算、场地管理、人员管理、主题管理、听众邀请、票务管理、服务管理、听众统计、听众调查分析,十、展览会项目,Internet,模块,1,、观众网上登记（注册,调查表,个人信息,提交、打印）,2,、参展商网上参展,（广交会展位申请操作说明,）,3,、服务平台,酒店等服务,八、观众邀请和观众信息管理,47,十一、其他基础模块和辅助模块,会展信息系统,用户授权管理,公司部门人员管理,数据,/,报表管理,个人工具箱,灵活多变的展会设置管理,十二、海外参展模块,十一、其他基础模块和辅助模块会展信息系统,48,第二节,主办商管理系统的管理流程,一、展前运营管理,展览策划及内部项目预算管理,项目管理及活动安排；提醒功能，重要事件。,项目决算管理,日常收支，形成报表，分析盈亏等,展会信息管理,增加、修改并发布展会相关信息；自动网页生成技术，随时更改更新内容,P94,，,48,、,9,图,第二节 主办商管理系统的管理流程一、展前运营管理,49,二、展中运营管理,展台销售合同跟踪及尾款收取管理,服务项目承办情况查询,展会现场服务,展品运输管理,由参展商和服务商实施,服务合同管理,合同及项目录入管理,投诉管理,投诉受理及处理,二、展中运营管理,50,三、展后运营管理,1,、展览会信息的整理,分类整理以便后续利用,2,、参展商服务、观众投诉处理和回复管理,收支情况报表、展会效果综合评价,三、展后运营管理,51,第三节 主办商管理系统的有关话题,基于主办商管理系统的观众质量管理,不同项目不同展会的数据，如何融合？,大型数据库系统的查重管理：查重及人工剔除,所有信息统一编号：根据联系方式归类编号并及时更新,数据是否有用，信息的准确性有多少？,在统一编号的数据库的前提下：,邮寄时对应数据库打印条码，扫描退信,剔除电话联系不上的客户电话号码,清除传真不可抵达的号码,清除退回的电子邮箱地址,第三节 主办商管理系统的有关话题基于主办商管理系统的观众质量,52,二、主办管理系统的开发运作方式,如果主办商没有现成的开发队伍，我们不建议自己组建开发队伍的方式进行开发，原因是,1,、这样带来的管理成本和管理风险比较大。如人员招聘成本、人员管理成本、人员工资和福利、人员离开风险、项目管理成本等等。,2,、技术人员属于特殊技术工种，需要技术管理者来招聘和管理，这个技术管理者如果不是公司的核心人员，同样会导致这些管理问题。,二、主办管理系统的开发运作方式,53,二、主办管理系统的开发运作方式,如果主办商没有现成的开发队伍，我们不建议自己组建开发队伍的方式进行开发，原因是：,3,、开发管理，数据库存放、管理、安全保密、备份系统等都会导致费用上升。,与外来技术提供商合作也存在如下问题。,但如果选择在业内经常提供服务的专业服务商可以使沟通简化、并能提出好的建议。,：,沟通交流不畅,难以进行控制、管理,信息泄密的风险,高额费用,二、主办管理系统的开发运作方式,54,二、主办管理系统的开发运作方式,与专业服务商合作，租用其服务器建设动态网站系统,需要对数据库进行信息存储以便更新上载或下载。,二、主办管理系统的开发运作方式,55,本章小结,本章从会展项目主办方的角度，以展览项目为主要讨论目标，重点介绍了项目运作、管理信息系统运用的诸多方面，同时帮助读者分析信息化管理带给会展项目实施者在管理、运营等方面的便捷与先进性。,本章小结,56,本章复习思考题,详尽周全的参展商数据库能为我们的招展带来什么好处？,请简述动态展位图为我们的招展过程能带来的好处。,展览会的外部网站系统怎么能最简单和服务商合作，收集到基于数据库的注册信息？,请简述主办商管理系统的观众管理和基于现场的观众管理的区别。,本章复习思考题,57,经常不断地学习,你就什么都知道。你知道得越多,你就越有力量,Study Constantly,And You Will Know Everything.The More You Know,The More Powerful You Will Be,学习总结,经常不断地学习,你就什么都知道。你知道得越多,你就越有力量学,58,结束语,当你尽了自己的最大努力时，失败也是伟大的，所以不要放弃，坚持就是正确的。,When You Do Your Best,Failure Is Great,So DonT Give Up,Stick To The End,演讲人：,XXXXXX,时 间：,XX,年,XX,月,XX,日,结束语,59,