秘书案例分析(新)

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,案 例 分 析,目 录,小玉求职.3,领导测评秘书二十题.9,一位政府机关秘书的自述.14,苏珊一日21,饭店经理秘书的一天.36,华盛顿与秘书的对话.46,历经四代的辅政元老.50,“总统的化身.56,诸葛亮?隆中对?的启示.61,陈毅市长换秘书67,收集档案不及时,损失土地五十亩.72,一张纸条.76,一字之差 误人前途.79,14.秘书须有“过滤术.84,15.保密工作二那么.90,16.以色列特工的招术.98,17.网络入侵者.102,18.贯彻谁的要求.105,19.办理一封来信，保护桂林风景,.109,跑题115,主持人为何“罢工.118,中共中央一支笔胡乔木.121,香格里拉案例.127,硅谷的秘书.136,杨修之死140,小玉求职,秘书素养,小玉是一位刚满十九岁的漂亮姑娘，高中毕业后因高考落,榜，便到省城来求职。她再三思量，觉得自己长得不错，口齿,伶俐，适合去做秘书工作。于是，她翻阅大报小报，几乎每张,报纸都能看到各种企业招聘秘书人才的广告，她喜出望外。便,津津有味地阅读起来：,某国际投资聘英文秘书一名，女性，25岁以下；,中英文说写流利，良好的人际关系；熟练中英文电脑处理；英,语大专毕业；有两年以上外资企业工作经验者优先。,某公司招聘办公室秘书兼总务，女性，大专毕业，两年相,关工作经验，具有较强的英语听、说、写作能力以及一定的财,务经验。,某集团公司聘高级文秘，大学本科或专科毕业，具有较强文,字表达能力，熟练资料分类存档。有专业知识及合资企业工作,经验者优先考虑。,某汽车配件公司聘文秘，要求品貌端正，大专毕业，年龄在,20-28岁，男女不限。要略懂电脑操作，曾从事人事管理工作，,能讲流利的广州话及普通话，懂英文或日语最好是外语学院毕,业。,某首饰厂聘秘书，大专以上学历，有良好英语能力和熟悉电,脑者，有较强的文字表达能力，有独立处事能力，能与人融洽相,处。,小玉把一那么又一那么的招聘广告从头到尾，越看越泄气。各种,招聘秘书的广告，对应聘的涉外秘书要求很具体，她仅有年龄和,容貌是远远不够的。经过几天的认真考虑，小玉决定报考秘书职,业培训学校，继续学习，提高自己的素质。,1.男女都可以当秘书。20世纪70年代以来，世界女性秘书迅猛,增长，日本女性秘书占绝对优势，美国的秘书大军，低层次的女,性秘书竟占90%以上，法国女性秘书也占了半边天。于是有人,预言，将来的秘书是女性的世界。其实，日本的中、高级秘书，,男性占90%以上。这五那么招聘秘书的广告，也有60%是男女不,限的。男女秘书各有优势：女秘书性格温和，举止文雅，富有人,情味，善于交际，工作耐心、细致、办事谨慎；而男性秘书精明,干练，办事能力强，思想活泼，处事果断，能吃苦耐劳。企业需,要男性或女性秘书，完全可以按工作需要而定。,2.要有较强的文化和专业素质。五那么招聘广告都毫不例外地要求,应征秘书工作者要有大专以上学历。要求应征者懂一门外语，有,较强的文字表达能力，谙熟资料分类存档，懂得电脑操作，等等。,【,分析,】,有些涉外秘书对中文学习不大重视，中文写作水平很低，,是不能适应需要的，即使是在三资企业工作，使用母语说话、,写作、工作的时机仍然是最多的。一个合格的涉外秘书，应该,是“中文要好，外语过关，哪一个方面不好是蹩脚的。另外，,值得注意的是，有一家招聘的是“办公室秘书兼总务，要求,应征者有“一定的财务经验，另一家要求“曾从事人事管理,工作。应征者既能当秘书又能兼做财务、人事工作。一身兼,数职，这是某些企业追求办事效率所采取的措施。这说明社会,需要一专多能的新型秘书。,要有很强的工作能力。涉外企业渴望招聘到工作经验丰富、,成熟老练的涉外秘书。五那么招聘广告不约而同的要求应征者要具,备二、三年工作经验或从事过某种工作，至少也具有独立处事,的能力，安排会议，处理文件，接待来访等等，都能应付自如。,要有良好的人际关系。秘书部门是人际关系密集的地方，上,下沟通，左右联系，迎来送往，都得与人打交道，都要处理好彼,此间的关系。秘书工作辐射性很强，许多工作需要几个部门合作,才能完成，秘书不善于与同事合作，不能与他人融洽共处，也就,无法做好工作。在三资企业当秘书，人际关系更加复杂。中外双,方领导人由于思维方式、思想方法、管理方法等不同，常常产生,这样或那样的矛盾。,涉外秘书要熟悉中外双方领导人的工作作风和管理方法，了,解外方的风土人情，协调好中外双方领导人之间的矛盾。中外双,方职工由于生活方式、工资待遇不同也会发生矛盾，消除人际间,彼此不和产生的内耗。这就要求涉外秘书必须有很高的协调艺术,能够处理好方方面面的人际关系。,领导测评秘书二十题,秘书素养,在领导的心目中秘书怎样才算合格？美国著名的管理学家K亚,历克 麦肯齐在其所著?时间管理?一书中，提出20道测评题目：,1.秘书知道你在组织中的职责范围和全部活动吗？他是否了,解你的目标和意向？以及怎样将目标和意向同组织的总目标结合？,2.假设你离开机关34周，你是否深信你的秘书仍能认真负,责地处理你的公事和私事？,3.他是帮助你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一,切都不用你催促和烦神？他本人是不是一个很会安排自己时间的,人？,4.如果别人不提醒他，他能否主动执行和坚决完成人交给他,的工作？,5.他对待你的同事、来访者和客户是否有礼貌？他能尊重人、,肯帮助人、把别人的事放在心上吗？,6.他是一个富有想象力和创造力的人吗？他能否提出一些,新的设想和建议供你参考？他能否经常采用新的方法来改进你的,工作和他自己的工作？他是否能制订新的工作制度或工作程序？,他的工作有条理吗？,7.他是一个机智的人吗？他能否主动地解决一些问题而不,麻烦你？他害怕困难吗？,8.他能否提高文件运转效率？他能否及时发现你办公桌上,搁置很久而其他领导人正等着看的文件？他能否及时地从其他领,导处取来你正需要的文件？,9.他所具备的秘书根本技能(例如文件归档、速记、和听电,话的态度是否无可指责？,10.他在危急关头是否沉着？在紧急状态下是否冷静？当你,承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地像平常那样,继续工作？,11.他对你的忠诚值得你信赖吗？你能把一些公和私的机密,信息资料委托给他吗？,12.他是否有较广的阅读面和知识面？他是否能经常提醒你,自己注意单位及与个人事务有关的出版物？,13.他是否成为本单位的一个有价值的信息来源？而这些信,息靠你自己是很难获得、不便获得或不能获得的？,14.他是否有个人进修方案？他是否参加管理方面的课程或,讨论，参与管理方面的活动？他是否要求更多地了解你的单位、,你的工作、你的顾客，或者你的行业？,15.他发言是否清晰？他能否以书面或口头的方式简要地向你汇报情况？,16.他是否不计时间地将每天的工作做完？他是否根据需要,自愿在夜间或周末加班？,17.他能否像管理者那样，必要时将自己未做完的工作委托,给别人，并催促他人完成？,18.在你没有插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行,公事？,19.他能否记住一些重要日期如纪念日、某人生日、传统,节日、假期等，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝活动？,20.在调研工作中他是否称职？如能否收集资料、调查某件,事情的经过，并写出有关事实、有分析、有建议的调查报告等？,一位政府机关秘书的自述,屈指算来，我的秘书生涯,有近三年时间了。三年来，从,一名秘书专业毕业生成长为一,名文字秘书业务骨干，其中的,甘苦，决不是只言片语可以表,白的。现在追忆起来，给我磨,砺时机最多的是1998年上半,年。那时，区政府刚换届不,久，新一届区政府领导班子成,员大局部来自基层，对他们来,说还有一个“适应的过程，区,政府办公室的文字工作任务也,异常繁重。,当时，政府办公室Z主任刚从基层调任过来，原秘书科W科长,晋升为分管文字秘书业务的副主任；办公室两名秘书中，另一位,几个月前才从教育系统转岗过来，因而一些重要的文字业务便,“历史地落在我的肩上。这对一年半以来以前还是某大学秘书,学专业学生的我来说，既是一个难得的机遇，又是不小的挑战。,其中有一天，对我来说，挑战实在,太大了。,那是1998年3月中旬的一个星期一。上周因W副主任要赶在,星期日下午外出开会，我俩便在周末加了一天半班交L副区长审阅。,星期一上午上班时，我感觉比较轻松，因为区政府和办公室领导,都没有向我交办任何事项，看来，上午只要将L副区长的讲话稿交,文印室印发，我就逍遥无事了。可是，当我到L副区长办公室取讲,话稿时，他指出：文稿大体上可以，但有两局部要作些修改，另,外要增加一段内容，并嘱我在当天下午下班之前再交他审阅一遍。,令来如山倒，我赶紧着手修改。到八点半前后，Z主任找到我，,说刚刚接到市里的 ，市委督查组本周内要来我区开展小康区,建设工作督查，在星期三上午下班之前要先报送一个关于小康区,建设的综合性汇报材料。我区小康建设起步较早，从1991年开始,部署到1997年根本建设小康区，前后历时六年多。而我在1996,年才参加工作，要独立完成这一综合性汇报材料，必须查阅大量,资料，并争取有关部门的支持。于是我遵照Z主任的意见，打电,话找到区农经委、统计局、档案局等部门的有关负责同志，落实,好数据、材料等资料平源，还找出一堆自己平时搜集的区内外相,关资料。等我心里有一点谱、准备着手拟稿时，已近十点钟了。,我把提纲交Z主任敲定后，正要请区长审查，区长刚好放下话筒，,对我说：“小石，我们一道到C镇看看合资企业的情况，现在就,走。,区长在C镇H镇的引导下，先后考察了五家合资企业。每到一处，区长都认真听取企业有关批示，或就企业负责人的汇报，深入生产现场询问产销情况，并作出有关批示，或就企业开展提出一些指导性意见。这些，我都尽快、尽详地记了下来。,下午五点十分左右，已过下班时间了，L副区长才从会场出来，回到办公室。我从他那儿取回讲话稿，在文字上稍加处理，便交给文印室付印，并组织几名同事装订。待讲话稿装订完毕，中央电视台的?新闻联播?节目已结束了。我草草了顿工作餐，仍旧回办公室，准备起草那份汇报材料。我泡了一杯有些发苦的浓茶，抱上那堆尺把高的资料，将自己关在小会议室里，专心致志地起草那个“大块头文稿，累了喝上一大口浓茶，困了抽上一支香烟，饿了便冲一碗方便面。到初稿结束时，已近次日凌晨三点。那种如释重负的感觉实在太让人感动，以至于好长时间以后，我都难以忘怀。,那一天，从早上七点四十进办公室，至次日凌晨三点钟放下,笔，期间大约十九个小时，我几乎都是处于紧张的工作状态。放,在平时，肯定是W副主任负责修改L副区长的那篇讲话稿；肯定是,W副主任陪区长下乡视察；肯定是由W副主任主笔起草这个“大,块头文稿，我只会充当个“配角罢了。,现在再回想那天的“拼命三郎状，真的缺乏一提，因为在政,府机关的文字秘书工作中，类似这样的情形实在太多了。我又记,起，曾有人以“一杯茶、一支烟、一张报纸看半天之类的刻薄,话来形容机关工作的“清闲，事实上，就我的秘书经历而言，几,乎每一天都是繁忙而有价值的。,【,分析,】,从这个案例可以看出秘书应具备的根本素质：,1.秘书必须具有不辞辛劳、自我牺牲、无私奉献的精神，做到,早上班，晚下班，节假日常加班。只有这样，才能适应紧张而繁,忙的工作需要。轻轻松松、舒舒服服，按部就班，是当不好秘书,的。,秘书必须具有很强的文字表达能力，会撰写各种文字材料，,包括汇报稿、讲话稿和新闻稿，等等。,3.秘书必须具有快速成文的过硬工夫，做到下笔成文，出手成,章。只有这样，才能适应工作时效性强的特殊要求。,4.秘书必须具有良好的身心健康，具有强健性的体魄，顽强的,意志，坚韧的毅力，良好的心理承受能力。,女秘书工作,典型的一日,important,苏珊小姐为一家饮料公司地区分公司的行政助理，她了解成,功并没有绝对的保证，不过继续不断的进修并增进自己的技能与,条件，那么是绝对必要的。作为一位进修秘书课程的专校夜校生而,言，对其行业的进阶应有旺盛的事业心。她接受要求,详述她一天,的工作实况，以供有志从事秘书工作者对办公室内的各项活动，,所遭遇的问题与突发事件以及秘书必须面临的职责有一个较清晰,的观念。她的看法几乎与凯勒女士的上述一席话不约而同。苏珊,说：“当我担任速记员的工作时，我的日常工作较易描述，现在,我所担任的责任较前为重，有许多紧急事件需待处理，我觉察我,日常工作几乎无定规定制可言。不过典型的情况是：听写口授、,誊清文件、安排访客的会见事宜、接听 、准备行程表我的,上司经常做业务旅行、处理邮件以及各项交办事项。,苏珊从事秘书工作的背景,对苏珊的背景作一简单的描述，将有助于读者了解她何以在20来岁的年龄就担任一个负有重责的职位。苏珊18岁毕业于美国高级中学，然后接受1年的秘书专业课程训练。结业以后，苏珊对她的未来方案一无决定，曾经向一个就业辅导机构登记，其后6个月内，她担任过好些临时性工作，事后她说：“这6个月我获得不少珍贵经验。我学会了如何适应不同的雇主与工作环境。苏珊的一位友人，有一天告诉她，一家饮料公司有一个速记员的缺额。经过了好几次测验和两度面谈之后，苏珊总算被雇用了。在她进入这家饮料公司工作6个月后，她到大专夜间部就读。她所修习的课目有信函写作、高级秘书业务、市场学及市场调查、政治学及国际关系、心理学及人群关系、推销术及广告学，她目前在这家公司效劳已6年多，并且数度获得晋升。,苏珊写这篇描述她一天工作的记载时，她担任该公司营业部经理迈克先生及广告部经理怀特先生两人的执行秘书已有一年半的时间。她已接获通知，将升任迈克经理的行政经理，并且当她训练杜娜小姐担任怀特经理的秘书而独立作业时，即行生效。,苏珊选择星期四这一天作为示范，说明一位秘书典型的一日。这一天，迈克经理已因公出差，而怀特经理正准备远行。苏珊告诉我们：“这是典型的一日，两位经理同时出差是常有的事。时间正好相近，这一天确实相当忙，致使我速记了一些文件，准备过几天再行誊正。,苏珊一天工作实录,办公时间从上午9：00到下午5：00，中间有1小时午餐时间，两次咖,啡小憩各15分钟。,8：30 抵达办公室。整理仪容，检查办公用品与文具。整理怀特经理办,公室及检查迈克经理办公室。,8：55 检视手中的工作，开始誊正昨天听写的两封信，尽快送请怀特经,理签名。完成信稿放入签名卷夹中，置于怀特经理案头。信件宜如,此慎重处理，以免他人窥视,9：15 拆阅并处理第一批邮件。留下必须由我直接作答的，怀特经理到,达办公室，嘱我到他办公室作大约5分钟的口授笔记。迅速整理出即,将讨论的事项，因他即将于下午远离，公差两星期。,向怀特经理报到，听写时，两度因 而中断，然后继续做笔记。,回到办公桌后，回复一紧急 。请杜娜小姐听第二个 。她正接受,训练，一旦我担任迈克经理的行政经理后，即将为怀特经理工作。怀特,经理把他的旅行方案交给我，交代他外出期间要我处理的事情，并电告,杜娜小姐，以她能协助我工作表示快乐。怀特经理当面嘱咐如有需要可,找她帮助，以完成交办事项，因为他知道我还得替迈克经理做不少事。,9：50 回到我的办公桌，检查档案，获取必要的资料，回复在怀特经理办公,室接听的 。捡出必须由怀特经理过目的航空信件。无特别紧要的待,复函件，摘记几项待办事项，俟第二件邮件到来再处理。接听几通 ，,其中一通为一位盛怒的客户B先生打来的，他要求与迈克经理直接讲,话，他不相信迈克经理已经外出，最后我才婉转问明原委，并应允他立,即查明，尽快打 告诉他。,10：10 决定前往征信所，核对B先生的帐目，请杜娜小姐照顾我的办公室，,并告诉怀特经理我要到征信所去，征信所事忙一时无法查对，容许中午,以前打 告诉我。,10：20 回到办公桌，记下征信所午前会来 ，不然，我应打 去问。咖,啡小憩时间，但已无法分身了。告诉杜娜小姐旅行信用证书的用法并叫,她到出纳室。稍后并告诉她登记月支账的方法。杜娜小姐回来后，将准,备交由她接替的工作：复制文件、校对、正式信件的打法、推销员所报,费用数字的核对等，一一交代。杜娜小姐从出纳室带款返回办公室，在,我面前点清，当她交钱给怀特经理时也将当面点清，这一点很重要。一,旦点清无讹，以后再有过失就无须负责。,10：40 开始誊清怀特经理口授信件。文书中心来 说，他们为怀特经理,打的推销业务会议议程表，因为事忙，无法如期在今天完成。我决定无,论如何明天一定要做完我通常都较实际需要时间提前几天，以防临时,赶不 及，但我并没有明白告诉他们。,11：10 打好数封信函请怀特经理签名，并影印其中局部信函，我在他办公,室时，怀特经理接听一通私人 ，决定提早于3：00，而不是原定的,5：00 动身，因此，我至少必须在2：30左右为他准备好应带的公事包。,11：15 回到办公桌，打三通 分别通知同仁，将原定4：00召开的会议提,前到2：00。怀特经理应带的文件几乎都已备齐，为了慎重起见再检查,一 遍，并通知杜娜小姐作实地见习。,征信所来 ，告知客户B先生的帐目详情，既得完整资料，自可回,复B先生 。一面打 ，一面教杜娜小姐留心为怀特经理所准备应带,的文件。与B先生通 ，他似乎很满意。将经过记下准备告知迈克经理，,并将这种作业程序告知杜娜小姐，当我的上司远行其间我都将所有重要电,话，访客谈话摘要记录以及函件也做札记。怀特经理的公文包已准备妥当，,只等最后一份资料。,11：45 整理档案并与同人开会后，开始处理迈克经理的信件，他希望当天能,知道来信大致内容。怀特经理提早离开办公室去进午餐，当他经过我的办,公室时，交给我一份简短的备忘录。说是回到办公室时再由他签名，我的,案头始终准备好一本笔记簿。翻开空白的一页，以备不时之需。将备忘录,立即誊正。并置于怀特经理办公室的签字卷夹内。,第二批邮件到达，很快地过目一遍，其中有一件需要怀特经理立即注,意，从档案中找到有关资料附于来信之后，一并置于怀特经理办公桌上的,“速件卷夹内。,12：15 正准备在办公桌进食三明治时，接待员通知一位客户要见迈克经理，,假设迈克经理此时尚在办公室，照例会留访客进午餐，于是决定请客人到,我们的餐厅用膳，巧遇市场调查部门的高先生，一并邀他同桌进食，请来,客在访客名薄上签名。,杜娜小姐通常都在1：00整吃午餐，征求她是否能改变方案，暂时照顾,一下我的办公桌，留一便条与怀特经理，告知他我去何处。,1：15 重回办公桌，高先生仍陪着客户并将代为送客。将进餐时与客户谈话要,点记下，留供迈克经理参考，并将来客姓名记入访客名单中。杜娜小姐将,她接听的 告诉我，即去进餐。并说在半小时内回办公室。,1：30 怀特经理嘱我听写午餐时留在他桌上的紧急来信的回函，他要我替他,的太太办一些私人事情，问他假设我请杜娜小姐替我走一趟，他是否介意？,他表示同意。,1：40 将紧急信件誊正，请怀特经理签名，并以副本一份纳入其办公包中。,检查是否有致迈克经理紧急邮件，其中有一封须于晨间转寄资料时一并转,致，在怀特经理离开后立刻准备，杜娜小姐餐毕返回办公室。嘱她备妥怀,特经理的最后资料。,2：00 怀特经理的三位同事到达办公室，他嘱我作笔录，杜娜小姐那么招呼所,有的 ，使我们不致受到干扰。,2：20 三位同事离去，怀特经理希望尽快将会议记录誊正，讨论一些其他事,项。,2：30 重回办公桌，请杜娜小姐誊正我在会议中所作的笔录，告诉她如果有,少数的字看不清不必担忧，不妨从头至尾快读一遍，将有疑问的字句圈,记出来，一并来问我。将怀特经理的公文包准备妥帖。,2：45 答复杜娜小姐所提出的会议笔录上的几个疑点，她开始誊正。继续处,理第二批来信，并备妥寄给迈克经理的资料。,3：00 怀特经理离开办公室，他能准时而且诸事齐备地动身，总算松了 一口,气，继续整理信件。接到迈克经理的长途 ，他将延后两天回来，并嘱,转告办公室有关 同仁，他已打电报给原先约好会面的某些客户，迈克经理,希望立即寄给他已打字完成的资料，决定于今晚投邮，我按序检查一遍。,3：15 观察杜娜小姐誊正我的笔录的速度，已接近完成。告诉她完成后尽可,以休息了。,打 给文书中心，是否可派人协助我打字，答案是无人可派，与营,业部两位领班迈克经理也是他们的上司联系，能否派两位打字员来，,一位说很难帮助，另一位说3：30之后可能派出两位打字小姐。一切准备,妥当，在向她们有所指示之前，首先向两位打字小姐说明所有的资料必须,在 今晚付邮。如果他们中任何一位必须5：00离开，现在就告诉我，以便,找人替手。两人都说可以留下。杜娜小姐也完成了初稿，并且协助下一步,工作，她愿意不管多晚，一 直陪我工作下去，感谢她的这番好意。,3：45 交代完毕，两位打字员与杜娜小姐以全速进行工作，我把杜娜小姐的,初 稿复核一遍并作少数更动之后，也参加工作。,4：00 工作在忙碌中顺利进行。第三批邮件到，其中有两封,限时信是给怀特经理的，一封今晚即行转寄，另一封我自,己可以处理。,4：15 接获通知说两位客人来拜访迈克经理，尽管心里不欢,迎这种干扰，但是必须去见他们。正准备去招呼他们时，,两位借调来的打字员中有一位告诉我，她不习惯在这种紧,迫情形下赶工，要求免除这项工作。我设法抚慰她，告诉,她尽可能地做，而不要一心想到它是一件紧迫的工作。我,要她坐在我的写字台旁边，一方面以 告诉接待员说，,我稍迟几分钟便来，并请她打 给营业部门的一位领班,暂时招呼一下来访的客人。重新抚慰了打字员，告诉她我,了解她的感受，并请她可安心工作，不要在心理上受到干,扰。假设在她必须离开的时刻而没能做完，我并不责怪,她，于是这位打字员重新去打字。我那么前往接待室，那位,领班正在与一位访客交谈，而我那么招呼另外一位，并将他,们的来意记录下来，以便转告迈克经理。,4：40 铃响，原来是怀特经理从机场打来的，他忘了一件必须携带的重,要包裹我不觉自言自语地说：“哦！真糟糕！，所幸离他起飞时间,还早，我希望能赶得及送给他。立即打 到西联信差效劳处，告诉他们,时间急迫，他们容许在5：00之前派人来办公室，将包裹交与接待员，并,且告诉她西联公司即将派人来取。,4：45 一位打字员已完成她的紧急任务，我们一块儿校对后，我问她能否接,替杜娜小姐未完的工作。而杜娜小姐将2：00的会议记录用复写纸打字誊,清，因为这是密件不能假手于打字员。,打 告诉母亲我会晚一些吃晚饭，7：00左右才能到家。也照顾杜娜,小姐及两位打字员打 回家。,5：00 接待员来 ，告诉我西联公司的信差已取走了包裹，总算又舒了一,口气。,两位打字员都已打好了字，我们一起检查一遍，他们在5：25离开办公,室。对于她们的全力帮助而致谢意，并记下来明天早晨第一件事是向她们,的主管致谢。,5：30 办公室只剩下我与杜娜小姐两人，杜娜小姐继续整理会议记录的誊清,稿。当她完成后，告诉她处理邮件的程序，并且解释我整天保存迈克经理,的封袋的原因。会议笔录原稿将送给怀特经理。,当杜娜小姐清理她的写字台，并在她的日历上记下明天待办事项之,际，我急速赶办迈克经理交代之事，将其纳入一牛皮纸信封，量过重量之,后，贴上足够的邮票，即将投邮。,6：15 接怀特经理 ，说信差已将包裹送到。杜娜小姐问我还需要帮助的,事，我告诉她通常我喜欢每天做好归档工作，看样子今天只好破例了。,我从不让该做的事积压到第二天，因而我把他记在行事历上作为明天紧,急待办事项。嘱杜娜小姐共同再检查一遍。尽管时间已晚，我仍然把许,多“应办事项记在行事历上，以便打 给文书中心有关心特经理交办,之事。,苏珊为我们述说这个典型的星期四活动日程时，说：“不要以为我每天都加班工作，我并不是每天如此。只是在绝对必要时才这样做，我以为我必须时时有所准备，以迎接这种情况的发生。我们问她：“苏珊，你能不能举出两项使你得以沉着不迫地忙过这个 典型的一天的秘诀？她略一沉思，接着答复说：“我想第一是我能专心致志，心无旁骛；其次便是自动自发的精神，不管我的雇主是不是催促我，我总是按部就班地做好我该做的工作。,请你答复,看了“女秘书工作典型的一日 后的问题：,苏珊是什么学历？她的工作经历是怎样的？,苏珊上班先干什么？下班前做什么？,苏珊是怎样接听和打出？,苏珊是怎样处理信函的？,苏珊是怎样接待来访者的？,苏珊是怎样安排惠特经理出差的？,苏珊是怎样处理出差在外的麦克经理的事务的？,苏珊是怎样对待杜娜小姐的？,苏珊是怎样对待其他同事的？,通过这个案例的学习，你对秘书职业有何认识，有什么感想？,饭店经理秘书的一天,“超豪华饭店位于美国肯特市顿桥镇一个美丽的广场圣,安广场附近。这是一个非常现代化的饭店，它有100个双人房间,和60个单人房间，所有房间都装有 、电视机、空调机和电脑，,并附有现代化的浴室。饭店虽装饰得华美堂皇，但也处处透出旧,时的豪华。这里有两个餐厅，其中一个对外部客人开发。饭店附,有休息室、电视会议室、礼品小卖部等，并且有公共的地址网络,系统。因为它是一个豪华级旅馆网的成员之一，所以它与属于这,一往来的其他饭店可以用电脑互联网直接联系，客人们可住在任,何一个饭店而直接向网络中其他饭店订房间。这里有完善的会议,效劳设施，一个大会议事可以召开大型会议或聚会，并有一些工,作用的房间和小会客室。除此以外，它的停车场也可以同时容纳,100辆汽车。,玛丽小姐是饭店经理T.K.T.格罗乌的秘书，她的同事有：餐,厅经理库克先生、帐目会计什克什伍斯夫人、房间管理员韦恩夫,人接待员威廉姆斯夫人和格罗夫人、电信管理员及电脑操作员葛,纳登夫人、贝兹小姐和贝克小姐有时她们还要兼管接待。玛,丽的工作是由经理直接安排的，她并不直接负责哪一个具体岗位，,但是在繁忙的一天中，她几乎要和所有的岗位打交道。今天，玛,丽的工作是从安排客座开始的。,在她的办公桌上摆着拉罗夫先生给经理的信，信中写道：,“我和我的妻子准备下周到顿桥和威尔士旅行，要在这里订一个,双人带浴室的房间，时间从星期二到星期六。在这里我有一些公,事要办，而我的妻子那么向随便游玩，买东西。我们希望星期五晚,上招待几个朋友，请您帮助订一张八个座位的桌子。我们可能在,下午到达，但还没有最后决定乘坐火车还是汽车。请用信件通知,我们你的决定。,在这封信的空白处，经理用他潦草的字迹指示说；“已订,好215房间，请赶快写信答复拉罗夫显示。费用为每人每天15,英镑，外加效劳费15%，包括导游费用。星期五晚上已订烛光,室。看到这些指示后，玛丽计算了大概的费用，走到计算机,旁，草拟了一封给拉罗夫先生的回信。,上午，玛丽小姐还安排了其他几项客座。肯特郡职业女子,联合会秘书苏妮姬来信要求提供150至180人年度聚餐会的场所。,为举行娱乐活动，要求提供一架钢琴和演员化装间。经理指示,希望落实餐桌布置以及酒类供给的问题饭店提供，还是客人,自己带来，要求玛丽提前一星期安排与苏妮姬的约会。纳桑,国际公司要在这里召开一次会议，约有30名代表出席。房间的,安排很伤脑筋：有些人要带夫人同来；有些人愿意两人和住房,间；而另一些人那么坚持要单人房间。,接待也很麻烦，有些人可能自己开车来，要安排停车场；而另一,些人那么要求去火车站接。经理指示：,1.落实一份最后的代表名单，一定按字母顺序排列，以方便其他,职员。具体形式：代表号 姓名 房间号单人/双人,是否合住 交通工具 火车到达时间 附注,2.要与出租车公司订好去接站的汽车租得越少越好，最好,按代表到达时间恰当组织。,马桑公司经理马桑先生也来了以封信。他已订好下月78号,来“超豪华饭店住宿。现在他又方案在911号去巴黎出席一,个贸易会议，然后依次去阿姆斯特丹、慕尼黑、里昂和罗马作公,务旅行，每处停留三天。他希望能通过这里的饭店网络向其他五,个城市的豪华饭店订房间。经理要求玛丽拟好文稿，交贝兹小姐,用电子邮件与其他饭店联系，并把预订结果写信通知马桑先生的,秘书。,上午，格罗乌经理收到了老朋友约翰的信。约翰是饭店的前,任经理，现已调任巴黎饭店经理。他发现那里的会议设施不够豪,华级标准，希望格罗乌找一些顿桥饭店的材料寄去。当然，格罗,乌先生只是向玛丽口述了信的大概内容，具体措辞要玛丽自己去,斟酌。,1.了解一下电子计算机在饭店管理中的作用、价钱等情况，,找一些有关这方面的书。,2.给韦恩夫人写一个备忘录，告诉她可以考虑换用新型的被,褥，因为许多家庭已居使用了。要求韦恩夫人准备一个有关材料。,3.专门为旅馆的会议设施写一个广告。,4.贝克小姐代表电脑操作员提出工作时间太长的书面抗议。要玛丽与她们谈一下，准备一个劳资关系的报告，看看是否要参加，到哪里才能找到适宜的人选。,经理走后，玛丽就专注于这些调查报告，显然，它们都要耗相,当多的时间和精力才可能完成。然而她的工作常常被一些其他的,事情岔断，因为在经理外出的情况下，她要负责与经理有关的应,答。,玛丽的工作是繁忙的，但她为自己的工作感到自豪。她是这家,饭店的“老秘书了，曾经为三位经理效劳，他们都很赏识她的,工作能力和效劳热情。今天，玛丽非常快乐，因为格罗乌在口述,给前任经理约翰的复信中，再次感谢他留下了这么一位好秘书。,比方，纳桑国际公司的秘书打来 ，对公司会议的安排提出,五点特殊要求：一位发言者要8毫米规格的幻灯机；9号的会议要,用录像设备；主席的夫人需要特殊的食谱；宴会上首席的女士们,需要鲜花；宴会前要找一个摄影师拍照。玛丽把这些要求记录在,案，留交经理明天处理。,虽然这是一个外国饭店经理秘书工作的案例，但它对我国饭,店经理秘书的工作仍有借鉴意义。,1.饭店经理秘书必须具有良好的记忆力。从本案例可以看,出，饭店经理秘书的工作是繁杂而琐碎的。其根本任务是：处理,来往信件、应答 与来访、听取经理指示、草拟文书与信件、,安排约会与客人住宿、文件和信件的存档管理，以及协调办公室,各种事务。此外，秘书还要完成经理临时交办的其他事项。所有,这些，光靠脑子记是不行的，因主再好的记忆力也会有失误，而,秘书小小的失误，就可能导致一场灾难。有经验的秘书决不仅仅,相信自己的记忆，而总是随身带一个记事本，把各种事项随时记,下来。随着科技的开展，现在有“商务通、“文曲星、“小,秘书之类的电子记忆工具，秘书更要学会使用，以弥补自己记,忆力的缺乏。,分析,2.饭店经理秘书必须提高办事效率。从本案例可以看出，饭店经,理秘书的工作头绪繁多，如果不注意统筹安排、科学运筹，就可,能降低办事效率，造成误时误事。聪明的秘书，总是根据事情的,轻重缓急，把它们分成A、B、C三类，先完成最紧急、最重要的,A类事项，再完成比较急、比较重要的B类事项，最后完成一般性,的C类事项。这样，就可以防止遗忘和延误重要而紧急的事项，,大大提高工作效率。,饭店经理秘书必须善于运筹时间。对于秘书来说，时间是她的,惟一资本。如果能够合理地利用时间，哪怕从每一小时中挤出几,分钟，累积起来，就能从一星期中挤出可观的几小时。将它用来,学习，扩展自己的知识和才能，就能不断提高自己的工作效率。,下面提几点节约时间的建议：一是有效地利用你的桌子和抽,屉。除了手头正做的工作之外，决不要在桌子上乱堆放各种材料。,最好用一些分类的活页夹存放你暂时不处理的文件，依次放在抽,屉里备用。二是有条不紊地工作。尽量把一些准备工作做好，以,免几件事情挤在一起，造成手忙脚乱。,同时，要熟悉本单位各部门的情况，以便于归口办理。,三是安排方案要考虑到实际情况，并留不余地，准备好应急,措施。,四是善于和同事合作。如果你的同事为了一件限期完成的工,作在加班，要尽量去帮助，决不能一下班就不管别人。这样，当,你遇到难处时就一定会得到别人的帮助与合作从而提高工作效率。,华盛顿与秘书的对话,乔治.华盛顿是北美独立战争和组织者、领导者，大陆军的,总司令，后来成为美国的第一任总统，并在第二届总统竞选中获,得连任，是美国妇孺皆知的人物，素有“国父之称。,在1789年华盛顿刚刚中选为美国联邦政府总统时，美国的,国家机构还不健全，白宫办公厅是后来才组建的。一位总统如果,需要帮手只能自己支付薪金，而国会是不会为总统的私人秘书提,供起码的经费的。,因为国会认为内阁成员们可以向总统提供他所需要的全部意,见，其他的助手总统是不必要的，面对繁杂的事务工作，华盛顿,不得不自费雇请了一位秘书。但是这个秘书却经常上班迟到。而,且每次迟到都会为自己找出理由。有一次，这个秘书上班又来晚,了，他解释说他的手表慢了。华盛顿非常严厉地说：“要么你换,一块手表，要么我换一名秘书。,秘书工作的好坏要以是否让领导人满意为标准.什么时候领导人需要,什么时候秘书就要开始工作.在为领导工作效劳的过程中，既有琐碎的日常事务，又有繁重的突击性任务，而且事事都与领导工作有关，都领导工作作风的表达。,因此秘书人员一定要有勤奋的工作作风，具体表达在四个方面：一是腿勤。要多深入基层，了解情况。在秘书岗位上，看得多，听得多，见识广，但往往容易眼高手低。因此多到基层了解情况，不但可以广泛接触群众，而且还可以克服眼高手低的“秘书职业病。要大胆地问，直到弄清楚为止，不能有所顾虑。多问是为了多了解信息，有利于工作。三是手勤。要勤记录，勤整理，勤写作。秘书要养成随手做记录的习惯。四是眼勤。这里包括两层意思：一要多看文件、资料、书、杂志，接受各种信息；,【,分析,】,二是要在待人接物、参加会议、倾听别人发言时，多观察周,围情况，注意会场动态、群众情绪等等，只有这样才能获取大量,的、有用的信息。华盛顿的秘书与勤奋相反，而是懒散。他连起,码的按时上下班都不能坚持，更谈不上有勤奋的工作作风了。这,样的秘书被领导人“炒鱿鱼是毫不奇怪的。,历经四代的辅政元老,古代秘书,古代用人，历来都是一朝天子一朝臣,.,但三国时的刘放和孙资却,历经四代而不衰，当权者不疑，同事者不妒，终其一生而未离权,臣之位。这在中国历史上不能不说是一个例外。,汉末政治污浊，民不堪命。外有黄巾之起，内有董卓之乱。,董卓诛后，朝政仍然擅乱，矜功争权，互相攻击，不可一日。曹,操挟天子以令诸侯，置秘书令，典尚书奏事。秘书一词由此而起。,公元,205,年，曹操任刘放为主簿记室，后与孙资俱为中秘书郎,.,曹操死后，魏文帝曹丕于公元,220,年即位，改秘书为中书，,任刘放为中书监，孙资为中书令，并加级晋爵，赐爵刘放关内侯；,三年后又晋爵刘放魏寿亭侯，孙资关内侯。文帝死后，明帝明帝,曹睿于公元,227,年即位，尤见宠任。故同加散骑常侍，晋爵刘放,西乡侯，孙资乐阳亭侯。明帝死后齐王曹芳于公元,240,年即位，,以刘放、孙资决定大谋，加官晋爵几近于一身。直到嘉平二、三,年，刘放、孙资相继逝世，分别谥敬侯、贞侯。,刘放、孙资在辅政工作中有“四不：,一是能力高超而不狂。在汉末群雄并起，胜负难分之际，刘放,纵观天下，便已看出“废兴不理明确“去就之分。刘放善写,文章，朝中诏命，多为刘放所为。明帝青龙元年公元233年，,孙吴遣将招诱公孙渊，明帝欲檄讨之，满朝大臣多以为不可，独,有孙资胸有成竹，主张檄讨，果获全胜。刘放、孙资文韬武略，,可谓全才，每每加功晋爵。但他们深知古之至戒；“大臣太重者,国危，左右太亲者身蔽，故从不以此为荣，始终以常人自诩。,二是品行卓越而不显。刘放孙资既为中书监、令，“内图御,冠之计，外观庙胜之划，往往都出自刘放、孙资二人。一般踞,此参政大业者，往往多借此作为进身之阶，窃为“专利，甚至,忘乎所以，飞扬跋扈，以示显赫。而刘、孙二人却从大局出发，,“功高而居之以让，势尊而守之以卑，提出“动群众，举大事，,宜与群下共之；既以示明，且于探求为广谅是每逢朝臣会议，刘,放、孙资也很少先谈自己的见解，多半都让其他同僚各抒己见，,然后择其善者推成之，终不显已之德。不表现自己，不哗众,取宠。,三是处事宽容而不偏。在一个群体之中，上至朝廷，下至黎,庶，总有一些问题认识不一，或发生分歧，或意见不合，甚至互,相攻讦，导致成见。刘放、孙资从不偏执一端，亦不介入此类争,持之中。在他们的调解之下，很多矛盾都得到化解。,四是待人以诚而不虚。刘放、孙资既在朝中日进，毁誉之声,亦日有所闻。有的无端妒害，有的构造谤端，怨隙甚重。但他,们从不计较，亦终无恨意。终使敌对者渐服，主动求释宿憾。,刘、孙二人认为，倘使针锋相对，陷入无聊的人事纠纷中，即,使不两败俱伤，也会无端消耗精力。这种以诚待人的作法，不,仅化解了许多矛盾，也增进了人与人之间的友谊。,【,分析,】,刘放、孙资历经四帝，从武帝曹操、文帝曹丕、明帝曹睿到,齐王曹芳，这些帝王不独文韬武略各异，其性格气质也迥然不同。,处在这样一个多事之秋，而不失做人之道，又能适应不同的环,境，保全自己，诚为难能可贵。他们所以能立住脚跟，最根本的,就是对上忠贞不渝，对下克己让人，居高位而不为上，在下位而,不为低；居宠思危。得意时不忘形；聪明洞察，处逆境不自馁。在众说众纭、是非混淆之中，能保持清醒的头脑，博辩宏大，,忘 得失于身后；胸有成府，知成败之因由。只有如此明智、忘,我，才能大彻大悟，历经四朝而终无毁誉。,研究刘芳、孙资成功的秘书之道，对照现实生活中人与人,之间的新关系，不能不使人感到开阔、自由、超越。倘能像刘放、,孙资一样不快的一些琐事，就一定能减轻潜伏在内心深处的块,垒，在社会历史这个大舞台上扮演好秘书的角色,.,“总统的化身,外国秘书,美国白宫办公厅前副主任迪弗，以其聪明才智博得了里根总,统的赏识，里根长期以来把他作为知心人。迪弗对里根非常了解，,甚至不亚于里根的夫人南希。他可以过目总统批阅的每一人份文,件并提出自己的意见，可以在总统面前随心所欲地对任何一件事,发表自己的观点，最终，总统往往采纳他的意见。他可以左右里,根总统作出重大人决定或其他方面的政策。例如在选择共和党代,表大会基调发言人的问题上，他力排众议，使自己意见占了上风。,再如贝克被任命为白宫办公厅主任、前国务卿黑格的下台和国家,平安参谋的人选，均也出自迪弗的主意。在重要国际问题上，他,同样可以对总统施加影响。迪弗为维护和改善里根总统的形象立,下了汗马功绩，因此被人形象地称作“总统的化身,这位影响力如此之大的美国办公厅前主任，身份是政府官员，,实际上也是一名“官员秘书。从事秘书工作的同志从其辅政工,作中也能受到一些启发。,首先，要取得领导的信任，成为领导的知心人。领导与秘书,既是上下级关系，又是同志关系。秘书工作者一方面对领导的一,言一行要用心领会，要根据领导的意图和要求出色地完成交办的,各项任务；另一方面，对领导的工作作风、工作习惯以及兴趣爱,好等也必须了如指掌。要经常征求领导对自己工作的意见，取得,支持和指导。要同领导交心通气，让领导了解自己，使自己与领,导亲密无间。只有这样，才能赢得领导的信任，成为领导的知心,人，才有可能当上一名称职的秘书。,【,分析,】,其次，要注重信息的收集并提出切实可行的方案，为领导决,策效劳。美国总统里根在一些重大的人事决定方面最终往往采纳,了迪弗的意见，一个很重要的原因，就是迪弗收集了各方面的信,息和情况，权衡利弊，所以言之成理，持之有故。当前，随着高,新技术的开展，各行各业都在深化改革，信息无所不在，无时不,有。领导个人不可能对纷繁复杂的事物全都有所了解，也不可能,详尽地掌握变化多端的各种信息，因而有时决策缺乏科学性和准,确性。面对这浩瀚而又瞬息万变的信息海洋，秘书必须及时地选,择、收集、积累和传递，并提出可行性方案供领导参考，使领导,决策尽量建立于科学、准确根底之上。秘书收集的信息，提供的,方案越多，领导决策失误就越少，秘书工作的效率就随之提高了。,第三，要大胆地、创造性地进行工作，做一名“智能型秘,书。秘书既然是领导的助手和诤友，就要善于开动脑筋，多想办,法，出谋献策，敢于向领导提建议和意见，替领导解忧排难，让,领导尽心大事尽心国事，尽量少犯错误，这是秘书最难能可贵的。,阅读每一份文件，处理每件公务，参与每一次讨论，秘书都要有,自己的主见，能在自己职权范围内处理的事情，就要全权负责处,理好，不必再去请示领导。,工作要有新意，要富于开拓精神，富于创造性。但这决不是,说，秘书可以任意撇开领导，甚至凌驾于领导之上，自以为是，,胡作主张，乱用权力。相反，领导的工作经历一般较长，经验丰,富，无论政策理论水平，还是文化修养、工作能力、工作方法，,都值得秘书很好地学习。我们应努力使自己成为一名现代的、具,有知识、精力、能力等素质的“智囊型秘书，像迪弗一样，成,为“领导的化身。,诸葛亮?隆中对?的启示,古代秘书,important,一代名相诸葛亮以其足智多谋成为中华民族千古传颂的智慧,化身。他一生致力于匡扶汉室大业，为实现魏吴蜀三足鼎立付出,了全部心血，是蜀汉领导集团的砥柱人物。诸葛亮为刘备提出和,实施过无数条建议方略，而其中有名的“隆中对那么是他从战略,角度提出的安邦定国之计，可以说影响了整整一个时代的历史进,程。高卧隆中、躬耕陇亩的诸葛亮，为什么能提出如此重大的建,设性决策建议呢？,首先，诸葛亮所处的时代环境和政治地理环境为他观察局势,变化，认识时局潮流提供了条件。资料说明，在诸葛亮出山之,前，曹魏、孙吴政权已相对强大，中华大地已较为明显地呈现出,“北曹南孙的政治军事格局，只是刘备尚处于兵弱势孤之中，这,一大局诸葛亮是比较清楚的，这是政治环境。同时，诸葛亮当时,所居的隆中接近兵家必争的荆襄之地，离长江和汉水不远，客观,上为诸葛亮熟悉军事谋略及其战略战术提供了地理上的条件，,为他日后得心应手地运用“草船借箭、“巧借东风等计做好,了天文地理方面的铺垫。隆中除了是政治、经济、军事交合点,外，还是文化、思想交流之地，云集着诸多贤人志士，如孔明交,往的崔洲平、石广元、孟公威、徐庶、司徽等人，都是很有思想,见地的人物，他们经常“击桌而歌议论天下大事，交流各自的思,想，这些对孔明密切观察局势变化，等待“匡扶挤世起到了不可,无视的作用。,其次，“隆中对的产生与诸葛亮躬耕十年，苦心积累，磨砺,自己关系极大。当时隐居的诸葛亮，不同于陶渊明，阮藉等隐,士，他不是逃避现实，而是在时刻静观时势变化的同时，刻苦攻,读兵书、历史，细心钻研经国之道，不断充实和丰富自己，“以待,天时，是一个“面壁十年图破壁的有心人，他当时的“高卧,正是为以后“出山厚积“内功。,其三，“隆中对的问世与诸葛亮收集大量而确凿的社会信,息，并实事求事地分析研究有着重大的关系。?隆中对?约500,字，其中前300字是对当时天下形势的概括和分析。诸葛亮广泛,收集了包括北方的曹操、江东的孙权、荆州的刘表、益州的刘璋、,汉中的张鲁等各个势力的情况，认真分析了寄身新野、壮志不减,的刘备所面临的各个对手及其刘备自身的开展可能性，运用他平,时研究历史、兵法及文化地理等各方面的广博知识，向刘备提出,了“避开强大的曹操和孙权，向力量薄弱的中西部开展，然后积,蓄力量，乘虚进兵中原的战略，以后的实践证明，诸葛亮的兴,国战略是完全正确的，这种天才的预见性根植于诸葛亮的十年研,究、厚积薄发之中。,历史是一面镜子。一些常苦于提不出高质量建议的秘书不妨,从“隆中对中吸取有益的启示。,启示之一：秘书所处的环境和位置为广泛了解政治、经济、,文化等各方面的的情况提供了有利的条件：秘书跟随各级领导，,随时随地可以领略和学习到领导的工作艺术、决策规律及处理各,种事务的方法；秘书广泛接触各个职能部门及社会各界贤能，可,以请教和学习各方面知识，这些便利的条件是秘书人员积累知识、,增长才干得天独厚的优势。身在“宝山，眼到手到，勤于学习，,一定以能够到达“广猎知识的目的。,【,分析,】,启示之二：秘书要办文办事，就必须乐于搜集和积累包括历,史、现实等方面的知识和情况，这是工作上的需要，要求秘书人,员必须积累“；秘书要接受领导的咨询，随时为领导决策提供,参考依据和建议等，就必须搞好调查研究，了解真实情况，分析,问题的来龙去脉，做到吃透情况，心中有数，这是效劳上的特点，,要求必须“积累。搞好知识上的积累和情况上的积累，就能达,到“厚积的目的。,启示之三：把握全局，客观分析，学会寻找事物开展的规律，,善于提出符合事态开展方向，有利于解决问题的具体途径，注意,从事物开展的方向处着眼，从决策操作的细致处入手，并充分运,用“广猎和“厚积的知识与情况，就一定能够提出高质量、,高水平的决策建议。总之，只要有效利用自身的周围条件，把建,议和意见箴言就一定能够变为领导实践的决策。,陈毅市长换秘书,据?人民政协报?载，解放初期，陈毅担任上海市市长，他,身边有两个秘书。每当陈毅在批文件、作决策时，很想知道秘书,的意见和看法。但这两个秘书总是说：“你的决定太英明,了。“你的批示太正确了。对这种现象，陈毅起初只是皱眉,头，可事后检查工作时，他发现这段时间里做了不少错事，心里,很不好受。他说，秘书恭维我虽然不是坏心，更不是有意害自己，,但一个人听不到不同意见，总是听一些悦耳的恭维话，就难免要,犯错误。于是，陈毅决定换秘书。他要求新调来的秘书，在敢干,向他反映真实情况，的提出不同意见，不要只是唱赞歌。秘书们,按照陈毅市长的要求努力去做，果然，后一段时间的工作比以前,好多了。,【,分析,】,陈毅市长换秘书的故事，对秘书人员至少有以下几点启示：,启示一：领导需要听取不同的意见。中国有句古话：“智者,千虑，必有一失；愚者千虑，必有一得。任何人在考虑问题,时，不可能总是正确的领导者也不例外。大凡事业有成的领导,者，无一不是广泛听取意见，并择其善者而从之。否那么，就会像,陈毅所说的：“一个人听不到不同意见，总是听一些悦耳 的恭维,话，就难免要犯错误。秘书人员一定要懂得领导者的这种心,理，积极提出各种意见和建议，充分发挥参谋作用。,启示二：秘书人员要敢于向领导者提出不同意见。有些秘书,人员担忧提意见会得罪领导，不敢向领导者提不同意见，对领导,者唯唯诺诺；即使有不同意见，也只是闷在心里，这种做法是不,可取的。秘书人员如果发现领导者对某个文件批示不妥、某项决,策不周或决策在执行中有误，应当及时提出来，同时拿出解决的,方法和建议。绝对不能惟领导意见是从，或为取得领导者一时欢,心而成心恭维领导，这于工作、于领导、于自己，都没有好处。,启示三：秘书向领导提建议时，应当讲究方式方法。尽管领,导者内心希望秘书人员帮助自己多出主意、多提建议；但是，领,导者同时又希望不要因此而损害自己的领导威信。如果两者之间,发生了矛盾领导者往往会选择维护领导威信，而不采纳正确意见。,懂得了领导者的这种心理，秘书人员在向领导者提出参谋建议,时，一定要讲究方式方法，从维护领导者的威信出发，选择恰当,的时机和场合，运用恰当的表达方式和语言，使领导者在愉快的,心境中接纳自己的意见，到达动机与效果的高度统一。,在现实生活中，秘书人员大致有四种：第一种是坚持原那么，,光明磊落。对领导正确的决策认真执行，不折不扣，对领导者的,错误主张也敢于提出不同意见，同时很注意提意见的策略。这些,秘书人员是领导者真正的好助手和好参谋。,第二种是惟命是从，随波逐流。他们工作勤勤恳恳，但过于,谨小慎微，对领导者的决策或意见不辨是非曲直，不管正确与,否，一味地执行与盲从，有时明知领导有错，也不进行争辩。这,些同志尽管没有坏心，但与助手、参谋的要求相去甚远。,第三种是阿谀奉承，哗众取宠。有些秘书人员对领导的意见,看眼色行事，领导说好，他们就大唱颂歌；领导说孬，他们马上,就来个一百八十度大转弯。这类秘书人员的用心显而易见，就是,希望博得领导者的欢心，到达向上爬的目的。,第四种是助纣为虐，同流合污。有极少数品质恶劣的秘书人,员，不是为领导人出好主意、提好建议，而是出歪点子、坏主,意，帮倒倒忙。他们为了谋求一已之私利，不惜将领导者拉下,水，或与某些领导者同流合污。这类秘书人员“成事缺乏，败事,有余，是领导身边的危险分子。这四种人中，只有第一种是可,取的；秘书人员应当为此而努力。,收集档案不及时 损失 土地五十亩,某区直属机关在职干部80年代初期，将一块面积近五十亩的,土地借给西安市某肉联厂。随着事业的开展和员工 的增加。90,年代初，该机关想收回该厂所借去土地，但找遍了全机关的档案,材料，就是找不到有关当时办理集借地的手续的文件材料。据机,关干部的几位老同志回忆，当时将土地付借给肉联厂时，有关材,料保管在老局长手中。时隔不久，老局长就调离了机关。由于当,时机关档案室的工作人员没有及时收集这些文件材