秘书实务-课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,第二章 日常事务工作,第1节 办公室环境管理,第2节 管理自己与上司的时间,第3节 上司日程安排,第4节 接电话与处理邮件,第5节 印信管理与保密工作,6节 办公室领用现金管理,与商务费用报销,第二章 日常事务工作第1节 办公室环境管理,1,办公室环境管理,秘书实务-课件,2,通过秘书办公室管理工作的学习和训练,掌握办公室环境的设计和布置能力；妥善管理办公用品的能力。,3,1,办公环境,构,成,4,办公用品管理,2,办公环境,布置,3,办公环境,维护,1 办公环境构成4 办公用品管理2 办公环境布置3,4,项目1 办公环境管理,一、办公环境的含义:,是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。,主要分,硬环境,和,软环境,，,包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境,、社会环境、文化氛围等,。,项目1 办公环境管理一、办公环境的含义:,5,二、办公,室布置,的,三大,原则,1、便于沟通,2、利于监督,3、协调舒适,二、办公室布置的三大原则,6,办公室环境,的构成及,布置,要求：,1、,办公室布局及绿化,2、,空气环境：,空气清新，无异味，有流动；,温度,适中,；,湿度,合理；,气味芬芳。,办公室环境的构成及布置要求：,7,3,、,办公室声音,：安静，无噪音,避免户外声音干扰；,避免办公室内声音干扰；,避免办公设备声音干扰。,4,、空间环境：无障碍,桌椅摆放合理，便于行走：,没有私拉乱扯电线或电话线；,常用档案柜及其设备应就近摆放；,公共走道或安全出口不能摆放其他物品；,秘书座位与上司座位临近，便于沟通。,3、办公室声音：安静，无噪音,8,办公桌面整洁有序。,桌椅配套舒适。办公桌多以平面转交电脑办公桌为好，办公椅以有轮子有靠背能升降为佳。,电脑电话放在左手边，便于使用和接听，也便于读写。,办公必需品齐备。,私人用品及个性化的物品不要放置桌面。,适当美化：办公室美化应与单位性质和企业文化适应。可用盆景、挂画等，但应该高档而有品位。,办公桌面整洁有序。,9,5,、视觉,（光线）,环境：,办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物和,光线,。,办公室内覆盖物:,(1)有效地使用颜色。,(2)地面覆盖物的颜色和类型应与墙壁、天花板的颜色协调一致，以保证一个统一的、和谐的环境。,5、视觉（光线）环境：办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物和光,10,照明：指为完成办公室的指定工作而提供适当的光线系统。,光亮,宜遵循以下原则设计：减少光源的强度，避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光源强度，避免集束光而用匀散光；窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光；光源宜置高处，并从后方或左侧射入。,（,自然采光；照明光,）,照明：指为完成办公室的指定工作而提供适当的光线系统。,11,6,、办公室的安全环境管理,识别办公室安全隐患,办公建筑隐患：这主要指地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、锁门等。,办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当。,办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。,6、办公室的安全环境管理 识别办公室安全隐患,12,办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露，拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反光，复印机的辐射，违规操作等。,工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举放物品，女士的长头发卷进有关的机器设备，复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上，在办公室里抽烟，不能识别有关的安全标识。,消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过时，灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等。,办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露，拖曳电话线或电线，电,13,案例分析：,“,如果是你，你会怎么办呢？,”,秘书实务-课件,14,（二）办公室的设备设施管理,随着物质的丰富和办公条件的改善，办公,室的设备设施也日益复杂，设备设施管理成为,办公室管理中一项重要的内容。,办公房间、桌椅、文具柜和文具的管理,办公房间自然以朝向好、通风、采光好为,宜，但秘书选择办公房间还要照顾,到许多便于工作的因素。,1,（二）办公室的设备设施管理 随着物质的丰富和,15,秘书办公室的配置要根据单位的普遍情况,来设计。值得注意的是秘书伏案工作时间长，,办公桌椅最讲究久坐舒适的要求。桌和椅的高,度既要适合秘书的身高需要，又要搭配起来适,宜伏案。文具柜的选择要考虑工作中存放文书,材料的需要。为方便不同文书资料的存取，文,具柜可以不同的式样搭配配置，,但要总体风格一致。,秘书办公室的配置要根据单位的普遍情况,16,办公机械设备和电器设备的管理科学合理,地使用做好资产登记,不同的办公室，设备配置不一，配置的依,据应当是秘书工作的需要。目前秘书办公室比,较普遍的办公机械设备和电器设备包括电话机、,移动通讯终端（手机）、寻呼机、传真机、复,印机、裁纸机、装订机、碎纸机、号码打制器、,打孔器、计算机、扫描仪、打印机、电扇、空,调、饮水机等等。有的办公室还配有桌面印刷,系统和过塑设备、摄影摄像设备、投影设备和,笔记本电脑。,2,办公机械设备和电器设备的管理科学合理2,17,秘书部门对办公机械设备和电器设备的管理,主要应有三个方面。,对办公机械设备和电器设备的管理,做好资产登记,定时定人负责维护保养,科学合理地使用,对设备的管理,秘书部门对办公机械设备和电器设备的管理 对办公机械设备和电器,18,（三）办公室的环境管理,秘书的办公室环境是指秘书在工作中所处,的场所和氛围，因此包括,物质环境,，也包括,人文环境,。,办公室环境安排,是指办公房间、桌椅、文具柜的安排和秘,书人员相对固定的办公座位格局。,1,（三）办公室的环境管理 秘书的办公室环境是指秘书,19,秘书,有两种办公形式,：,办公的形式,办公的形式,封闭式办公,一两名秘书在一间,办公室,开放式办公,若干秘书同在一间办公室,秘书有两种办公形式：办公的形式办公的形式封闭式办公一两名秘,20,开放式办公室,掌握不同类型办公室的优缺点,开放式办公室掌握不同类型办公室的优缺点,21,封闭式办公室,优点：相对独立、可集中注意力，保护资料的隐 密性,缺点：成本高、不易于监督,开放式办公室,优点：成本低、便于相互交流,缺点：室内空气质,量差、电器多导致强辐射,封闭式办公室,22,不同的办公室环境安排不仅是由秘书的工,作内容决定的，也和办公室的管理理念、管理,水平有关。开放式办公室中几十人办公，各自,默默忙碌，低声言语，领导可以一目了然井然,有序的办公状态。,不同的办公室环境安排不仅是由秘书的工,23,办公室环境布置,是指办公室桌上物品的摆放，窗帘、灯具、,墙上装饰品等的布置。秘书的办公室是一扇体,现机关整体水平的窗口，办公室环境的布置应,当和机关的整体风格和格调一致，,应当使办公物品烘托环境的庄重、,整洁和雅致。,2,办公室环境布置2,24,灯具,：办公室灯具应选择样式朴素、光照明亮的。,窗帘,：窗帘应选择颜色柔和且便于保洁的材料。,布料窗帘应便于洗涤，百叶窗尽量选择不易落尘的竖,条式。办公环境的窗帘不选择幕布式样，不加配任何,流苏。,物品的摆放,：秘书的办公桌上物件的摆放应简单,有序，一些常用的小件文具要盛放在文具盒或抽屉中，,避免给人凌乱的感觉。电话机应放在比较固定的位置，,一般放在秘书办公桌左前方，要保证电话机的洁净。,办公桌如果配备玻璃板，下面应放置电话联络表、机,构示意图等和工作有关的东西。过于生活化的物件，,像玩具、正在织的毛线之类不宜出现在办公室。,灯具：办公室灯具应选择样式朴素、光照明亮的。,25,办公室环境是秘书工作中形成的布置，人,们很容易由办公室环境风格认识秘书的工作风,格、工作作风，因此必须加以注意。,办公室氛围的营造,指办公室秘书人员的素质、彼此之间的人,际关系和工作氛围，特别是在工作中体现出的,办公室的工作作风和工作风格。秘书的工作和,在工作中体现的风格作风，是最能,表现办公室管理水平的。,3,办公室环境是秘书工作中形成的布置，人3,26,主要应注意以下三点,：,营造办公室氛围注意事项,注意事项,注意培养秘书人员宽容开朗的性格,形成秘书间的合作精神和团队精神,保持办公室健康文明的氛围,主要应注意以下三点：营造办公室氛围注意事项注意事项注,27,办公室，说到底是秘书工作的场所，有别,于家庭亲友的环境，在任何时候保持同事间的,互尊、互敬和礼貌有利于营造良好的秘书工作,氛围。,办公室，说到底是秘书工作的场所，有别,28,三、办公环境的维护,1、工作方法,经常清理责任区,a.个人区域,b.公共区域,c.上司办公区域,设备物品放置适当，取用有序,a.本人,b.公共,三、办公环境的维护1、工作方法,29,四、办公用品的管理,1、办公用品的计划,a.分类；b.计划与采购,2、办公用品的发放,a.专人负责；b.定时发放；c.填写物品申请表,3、节约使用的措施,a.复印；b.传真；c.计算机、打印机、因特网；d.电话、移动电话；e.办公资源的调配,四、办公用品的管理1、办公用品的计划,30,