新员工职业化训练资料课件

企业新晋员工职业化训练教程培训部制作课程目标v克服各种各样的焦虑、疑惑的心理，完成从新晋员工到职业人士的角色转换；v能认识企业，了解了解新晋人员应具备的职业素质；v掌握科学的工作方式及解决问题的基本方法；v掌握人际关系、沟通、时间管理等职业技巧；v学会如何保持专业形象及商务礼仪。课程内容介绍第一讲积极的心态1第二讲认识企业2第三讲科学的工作方法3第四讲如何完成您的工作4第五讲企业内的人际关系5第六将有效沟通的技巧6第七讲时间管理的技巧7第八讲专业形象（一）8第九讲专业形象（二）9第十讲商务礼仪10课程要求课程要求lOpen开放的心态，开放的心态，积极参与、勇于发问积极参与、勇于发问lClose封闭的环境，封闭的环境，不要受外界干扰，请把手不要受外界干扰，请把手机调至静音状态机调至静音状态OOC C谁敢喝马桶里的水？请在此输入您的文本。请在此输入您的文本。请在此输入您的文本。请在此输入您的文本。请在此输入您的文本。积极的心态能给人生带来什么好处？消极的心态会给人生带来什么坏处？分组讨论积极心态的好处积极心态的好处优点优点1 积极心态能够激发热情积极心态能够激发热情 优点优点2 积极心态能够增强创造力积极心态能够增强创造力优点优点3 积极心态的人总是相信天生积极心态的人总是相信天生 好运气会促使好事情发生好运气会促使好事情发生 导致消极心态的八个原因导致消极心态的八个原因 v1、缺乏目标v2、害怕失败v3、害怕被拒绝v4、埋怨与责怪v5、否定现实v6、做事半途而废v7、对未来悲观v8、好高骛远消极心态的坏处v令我们丧失机会v令我们的希望破灭v限制我们潜能的发挥v消耗掉我们90%的精力v令我们失道寡助v令我们不能充分享受人生集思广益集思广益程序：请在“口”字上加两笔，变成另外一个字，在一分钟内，大家先独自做，时间到后，报出各自的字数（不要报具体是那些字），再在一分钟内，各小组集体讨论，报出小组的字数并写出得出的字，应该是比个人做的结果多。最多的那组进行奖励。田田，甲甲，由由，目目，召召，只只，叭叭，叻叻，号号，叶叶，叽叽，可可，旧旧，另另，古古，右右，叮叮，史史，兄兄，句句，叱叱，台台，叹叹，叨叨，叼叼，司司，叩叩，叵叵，石石，电电，囚，巴，占，申囚，巴，占，申“口口”字游戏答案字游戏答案口墨非定律墨非定律“墨非定律”产生于美国，事情发生在1949年。一位名叫墨非的空军上尉工程师，认为他的一位同事是个倒霉蛋，不经意地说了句笑话：“如果一件事情有可能被弄糟，让他去做就一定会弄糟。”这句笑话在美国迅速流传，并扩散到世界各地，最后演变成如下墨非定律：“如果事情可能向坏的方向发展，它一定会这样。”可见，消极心态的破坏力是巨大的。作为企业新晋员工应该作为企业新晋员工应该具备的四种心态具备的四种心态我有必定成功公式；我有必定成功公式；做事先做人；做事先做人；过去不等于未来过去不等于未来;是的我准备好了；是的我准备好了；第一种心态：第一种心态：我有必定成功公式我有必定成功公式大部分新晋员工走上工作岗位时的一种心态：担心或疑虑担心或疑虑。如：我不知道我会做什么？我不知道能否胜任公司的工作？我的英文不好，万一要用英文和客户商谈，怎么办？美国现代成功学代表人物安东尼.罗宾在总结经验时写道：“知道目标，知道目标，找出好的方法，起身去做，观察每找出好的方法，起身去做，观察每个步骤的结果，不断修正调整，以个步骤的结果，不断修正调整，以达到目标为止。达到目标为止。”请大家常常保持这样的心态：请大家常常保持这样的心态：我有必定成功公式我有必定成功公式安东尼安东尼.罗宾说：罗宾说：第二种心态：做事先做人第二种心态：做事先做人勇于承担责任勇于承担责任具有团队精神具有团队精神善于学习善于学习有向心力有向心力了了解解组组织织与与他他人人的的需需要要新晋员工在步如社会时还会有这样的一种心态：我只要把自己的工作我只要把自己的工作做好就行了，不用理会其做好就行了，不用理会其他人。他人。但是，根据对国际100家大公司的调查：他们在用人时考虑的不仅仅是做事的能力，他们考量的标准绝大部分集中在以下几点：第三种心态：过去不等于未来第三种心态：过去不等于未来企业新晋员工还会有另一种极端极端的心态我是大学生，是天之娇子，没有什么是我干不了的，企业得满足我的要求。其实，过去的你很成功，是天之娇子，也并不代表你在未来就一定成功；同样，过去的你如果失败了，并不表示你将来不会成功。过去的他（她）过去的他（她）成功的他（她）成功的他（她）海伦海伦看不见听不见的残疾人看不见听不见的残疾人作家作家吕蒙吕蒙被人叽为吴下阿蒙被人叽为吴下阿蒙白衣过江，打败关羽的名白衣过江，打败关羽的名将将 勾践勾践亡国的国君亡国的国君 成功的复仇者成功的复仇者里根里根二流演员二流演员美国总统美国总统吴士宏吴士宏护士护士TCL集团副总裁集团副总裁第三种心态：过去不等于未来第三种心态：过去不等于未来第四种心态：是的，我已经准备好了第四种心态：是的，我已经准备好了l企业新人常常还会有这样的心态在心理上认为自在心理上认为自己是一个新人己是一个新人，一切都毫无经验，公司应该给予更多公司应该给予更多的照顾与宽容的照顾与宽容。“是的，我已经准备好了是的，我已经准备好了”意味着：意味着：“我虚心地接受公司主管的指示，全力以赴我虚心地接受公司主管的指示，全力以赴”“我已准备好要全心全力地学习完成工作的技巧我已准备好要全心全力地学习完成工作的技巧”“我已准备好将挫折和失败当作价值无穷的经验我已准备好将挫折和失败当作价值无穷的经验”“我已准备好接受各项挑战，以增长我的能力我已准备好接受各项挑战，以增长我的能力”“我已准备好要全心全力地服务我的客户我已准备好要全心全力地服务我的客户”“我已准备好以积极进取的态度迎接每一天我已准备好以积极进取的态度迎接每一天”“我已准备好在某一个领域要成为专家我已准备好在某一个领域要成为专家”“不以新人、弱者的姿态自居不以新人、弱者的姿态自居”第二讲第二讲 认识企业认识企业 企业是什么？企业是什么？企业五要素企业五要素一个企业，它包含以下五个要素：员工员工顾客顾客利润利润竞争竞争社会关联社会关联 员工员工 员工与企业应该是怎样的一种关系呢？员工与企业应该是怎样的一种关系呢？柳柳传传志志说得好：“一位好的员工首先在德方面应该有很高的要求，要有很强的责任心，强烈的上进心，并能逐渐地把上进心转化为事业心；上进心是员工为了自身发展，而事业心则是为了民族和集体的发展，在工作中做到胜不骄，败不馁，说话要算数。顾客顾客 顾客可以说是企业的衣食父母。连IBM这样的大公司，面对顾客也不敢掉以轻心。利润利润 华为总裁任任正正非非在在“北北国国之之春春”里写到：“我我们们的的价价值值评评价价体体系系不不可可能能做做到到绝绝对对公公平平。如如果果用用曹曹冲冲称称象象的的方方法法来来进进行行任任职职资资格格评评价价的的话话，那那肯肯定定是是公公平平的的。但但如如果果用用精精密密天天平平来来评评价价，那那肯肯定定公公平平不不了了。我我们们要要想想做做到到绝绝对对公公平平是是不不可可能能的的。”做做为为员员工工的的你你又又是是如如何何看待公司的利润分配呢？看待公司的利润分配呢？竞争竞争 l营销大师科特勒科特勒有一句名言：“顾客是没心没肺的，没有什么顾客忠诚度之类的东西，只要你的竞争对手比你做得好一点，价钱比你便宜一点，他们就会马上离你而去，投入竞争对手的怀抱。”其实，科特勒是非常尊重顾客的，他的这句话从一个侧面放应了竞争的激烈。做做为员工的你在如此激烈的竞争中又能为企业做点什么呢为员工的你在如此激烈的竞争中又能为企业做点什么呢？社会关联社会关联 l松下松下公司的七项精神的第一条就是：产业报国精神。l海尔海尔公司定义它的海尔精神是：敬业报国，追求卓越。l惠普惠普公司在“惠普之道”里定义道：我们尊重我们对社会所承担的义务，我们要成为我们经营所在的每一个国家和每一个地区的一项经济、智力和社会财富。企业的组织 作为一名新晋员工，需要尽快了解本企业的组织架构，了解企业组织的目的，才能融入这个企业，尽快完成从新晋员工到职业人士的角色转换。组织框架图范例董 事 长总 经 理 副 总行 政 部人事经理培 训客 服营运总监营销总监营运经理营销经理财务经理营运一部营运二部营运三部营运四部营销一部营销二部营销三部营销四部讨论讨论 l分两组讨论工作场所是什么？总结总结 l1、学习的场所l 2、个性、能力发挥的场所l3、人际关系的场所l4、竞争的场所l5、获得生活费用的场所 新晋人员的职业化素质新晋人员的职业化素质 l敬业l协作l规范l创新精神l服务意识 敬业敬业 l敬业是职场从业者最基本的素质 协作协作 l大雁有一种合作的本能，它们飞行时都呈“人”字型或“一”字型。这些雁飞行时定期变换领导者，因为为首的雁在前面开路，能帮助它后面的雁形成局部的真空。科学家发现，雁以这种形式飞行，要比单独飞行节省12%的力气。l同样，协作在现代企业中也是非常重要。规范规范 l行为方式的规范化是跨国公司、大型国企、新兴民企行为方式的规范化是跨国公司、大型国企、新兴民企一贯倡导的方向和原则，行为不规范意味着不懂规矩一贯倡导的方向和原则，行为不规范意味着不懂规矩或不守规矩，是公司不能接受的行为。或不守规矩，是公司不能接受的行为。创新创新 l3M公司副总裁哈斯特哈斯特说：“自从本公司推出透明胶带自从本公司推出透明胶带之后，之后，20多年来，没有一项产品那么简单，用途却那多年来，没有一项产品那么简单，用途却那么广。么广。”l只有变化才是不变的。对企业而言，能否创新是生死存亡的大事。对个人而言，没有创新意味着职业价值的沦落和职业生涯的终结。服务意识服务意识 l服务意识包括两方面，一是服务顾客，一是服务你的同事，是否具有服务意识，将是你是否职业化的一个是否具有服务意识，将是你是否职业化的一个标签标签。第三讲第三讲 科学的工作方法科学的工作方法P、D、C、A工作法工作法 PDCAP(Plan)：制定计划：制定计划D(Do)：立即行动：立即行动C(Check)：检查：检查A(Action)：修正：修正制作计划的工具制作计划的工具甘特表甘特表 l亦称甘特进度表或条形进度表，是以美国企亦称甘特进度表或条形进度表，是以美国企业管理学家甘特（业管理学家甘特（Henry Gantt）的名字而命名的，）的名字而命名的，常用于策划和编排工作。常用于策划和编排工作。运用甘特表应注意的三原则运用甘特表应注意的三原则 l清楚指明所需完成的工作项目或数量，以及所需时间清楚指明所需完成的工作项目或数量，以及所需时间 l注重工作的进度和时间、生产力的变化和指令的传达注重工作的进度和时间、生产力的变化和指令的传达 l管理人员须尽可能依照预定的时间去完成工作管理人员须尽可能依照预定的时间去完成工作 D：立刻行动：立刻行动 l你是你是“寒号鸟寒号鸟”吗？吗？C：检查：检查 l很多新晋员工在制定目标后就埋头苦干，不去检查：有没有偏离目标，或者随着情况的变化，原定的目标本身要不要调整？这是很容易忽视的一个步骤。A：修正：修正 l修正不管用的行动，直至达成目标为止。团队的科学工作方法团队的科学工作方法 一个人应该具备的职业素一个人应该具备的职业素质之一是团队协作精神，那么，质之一是团队协作精神，那么，他在团队中应该扮演什么样的他在团队中应该扮演什么样的角色呢？他在团队中的职责又角色呢？他在团队中的职责又是什么呢？是什么呢？下面我们将介绍一下面我们将介绍一些有效的团队工作方法或工具。些有效的团队工作方法或工具。您是称职的队员吗？您是称职的队员吗？l具备训练有素的专业能力。l擅长解决问题，具有作出清楚且明智决定的能力。l具有团队工作技巧，善于处理人际关系。团队队员的风格团队队员的风格l献策者献策者 l协调者协调者 l联络者联络者 l挑战者挑战者 团队成员的工作职责团队成员的工作职责 l团队在达到它的任务的过程中，需要完成各种各样的事务，团队成员如何分担这些事务实际上就是他们的工作职责的分工。团队成员工作职责分析的团队成员工作职责分析的两个工具两个工具 l职责讨论会职责讨论会 l期望值谈论会期望值谈论会 职责讨论会职责讨论会可以用来分析团队的任务，分配任务责任，并且搞清每个人应该承担的职责。而当您们已经明确职责，想更清楚地了解怎样才能更好地互相支持时，期望值谈论会期望值谈论会则更有效。第四讲第四讲 如何完成您的工作如何完成您的工作 一、一、接受命令的三个步骤接受命令的三个步骤l步骤1 主管呼叫您的名字时 l步骤2 记下主管交办事项的重点l步骤3 理解命令的内容和含义步骤1 主管呼叫您的名字时 l注意点1 用有朝气的声音立刻回答。l注意点2 不要闷声不响地走向主管。l注意点3 不要用“做什么”“什么事”等同辈的用语回答。l注意点4 带着您的记事本，以便随时记下主管的指示。步骤2 记下主管交办事项的重点l1 具有核对的功能，当主管指示完后，您可参考您的记录重复指示的重点，以核对您听到的和主管有无差距。l2 日后工作进行中，可根据备忘录检查您的工作状况是否正确。l3 可避免日后如“有没有交待”“有没有听到”之类的纠纷。步骤3 理解命令的内容和含义l注意点1 不清楚的地方，询问清楚为止。这一步叫确认确认。l注意点2 尽量以具体化方式，向主管确认命令的内容。这一步叫检验理解检验理解。l注意点3 要让主管把话说完后，再提出意见或疑问。科学的记录方法6W3H lWHAT指要做的是什么及描述达成命令事项后的状态 lWHEN指全部工作完成的时间及各步骤完成的时间 lWHERE泛指各项活动发生的场所 lWHO指与命令有关联的对象 lWHY指理由、目的、根据 lWHICH根据前面5个W，做出各种备选方案 lHOW指方法、手段，也就是如何做 lHOW MANY指需要多大、多少，以计量的方式让事情更具体化 lHOW MUCH指预算、费用 解决问题的九个步骤解决问题的九个步骤 期望目标期望目标实际情况实际情况差距差距所谓所谓“问题问题”是是指指“期望目标期望目标”与与“实际情况实际情况”间的差距间的差距 步骤1界定问题。l首先要找出真正的问题及原因。在决策之前须诊断，清楚界定问题是否存在。l问题的原因何在，不应只注重应付问题的表面症状，而忽略了问题的真正所在。步骤2分析问题并搜集有关资料。l掌握到问题的真正所在后，便可着手搜集资料，妥善地分析，整理数据。l这里给大家介绍一种科学的分析工具：因果图（或叫这里给大家介绍一种科学的分析工具：因果图（或叫鱼骨图、石川图）鱼骨图、石川图）因果图使用步骤 l1：集合有关人员。l2：挂一张大白纸，准备23支色笔。l3：由集合的人员就影响问题的要因发言，发言内容记入图上，中途不可批评或质问。l4：时间大约1小时，搜集2030个原因则可结束。l5：就所搜集的原因，何者影响最大，再由大家轮流发言，经大家磋商后，认为影响较大的予圈上红色圈。l6：与步骤5一样，针对已圈上一个红圈的若认为最重要的可以再圈上两圈、三圈。l7：重新画一张要因图，未上圈的予去除，圈数愈多的列为最优先处理。范例：施乐公司客户不满意的因果图范例：施乐公司客户不满意的因果图 机械人力客户不 满其他方法材料电话信息未经处理非专业管理报告不令人满意未回电话故障频繁塞纸复印质量供应不足延期交货定货问题帐单错误发票问题信用延误电话服务问题交货太慢没有修理步骤3列举可作选择的解决办法 l 在了解了问题的原因及搜集足够的资料后，必须列举所有可供选择的解决办法。l 一一种种有有效效的的寻寻找找解解决决方方法法的的方方法法：“脑脑力力激激荡荡”法法（又叫头脑风暴法）（又叫头脑风暴法）（Brain Storming）。）。“脑力激荡”法四原则 l（1）与会者有意识注意的应是大量的观点，而不是观点的质量 l（2）不能批评别人的设想，以防止阻碍创造性设想的出现 l（3）自由发言，畅所欲言，主意越新、越怪越好，因为它们一定能够推导出好的观点 l（4）不要过分强调个人的成绩，应以小组的整体利益为重，注意和理解其他小组成员的贡献，这样在民主的环境里激发出更多更好的主意 解决问题的九个步骤（续）解决问题的九个步骤（续）l步骤4比较各项备选办法的优劣。l步骤5选出最佳解决问题的办法。l步骤6计划如何实行。l步骤7付诸行动。l步骤8评估整个解决问题的过程。l步骤9下一步。总结：解决问题的九个步骤总结：解决问题的九个步骤界定问题界定问题分析问题并搜集有关资料分析问题并搜集有关资料列举可作选择的解决办法列举可作选择的解决办法比较各备选办法的优劣比较各备选办法的优劣选出最佳解决问题的办法选出最佳解决问题的办法计划如何实行计划如何实行付诸行动付诸行动评估整个解决问题的过程评估整个解决问题的过程下一步下一步企业新人工作的基本守则企业新人工作的基本守则 守则1永远永远比上司期待的工作成果做得更好更好。守则2懂得提升工作效果效果和效率效率的方法。守则3一定在指定的期限完成工作。守则4工作时间，集中精神，专心工作。守则5任何工作都要用心去做。守则6要有防止错误的警惕心。守则7做好整理整顿。守则8秉持工作的改善意识。守则9养成节省费用的习惯。第五讲第五讲 企业内的人际关系企业内的人际关系 l企业内的人际关系是彼此合作彼此合作的关系 与下属相处之道与下属相处之道 以身作则平等待人礼遇下属关心下属信任下属接近下属与同事相处之道与同事相处之道 真诚合作同甘共苦公平竞争宽容待人讨论案例：讨论案例：慧的烦恼 背背景景：白领丽人慧在进这间公司工程部之前，同事已从人事部门获得不少她的个人履历。在这个阳性过重的部门里，有这么一个才女与己共事，大家是感到非常之荣幸的。刚来的那些日子里，慧自己的也感觉棒极了，她很庆幸自己选择了这家公司并能与这么一群热情洋溢的小伙子们共事。可是，这样的日子很快就一去不复返。几件事情发生后，慧在办公事几乎被同事们给孤立了起来。我们尝试剖析慧与同事间发生的几个小插曲，看能否对如何处理同事之间的关系有所裨益。听不听黄段子听不听黄段子 点评：点评：听到有人在办公室里讲黄段子，未婚女性最好的办法是要么耳朵有选择性地耳聋，要么就面带微笑安静地走开。如果是已婚女性，更要显得大方。不提倡，不反对，顺其自然就是了。如果你是个具有幽默感的女士，偶尔参与也无妨，但要注意，你所讲的，一定不能低级下流，要有一定的艺术品味和足够的生活智慧，这样才不会影响你的身份地位。真若不堪入耳的话，也不必疾言厉色，委婉地提醒他们尊重他人就是了好胜心？好胜心？l点评：点评：人人都有自尊心，人人都有好胜心，自尊心强者，常忽略别人的自尊之存在。若要联络感情，应处处重视对方的自尊心。无理争三分，得理不让人，什么事都争个赢输的人，最易伤害彼此之间的感情。迁就，就是丧失个性吗？迁就，就是丧失个性吗？l点评：点评：并不是受同事欢迎的人，就注定了要以丧失个性为代价。聪明的人善于保护自己，她知道在人群中时她的表现应如何，并不是非要个性张扬才能说明了自己的存在。所以与任何人交往，她（他）从不会有什么吃力感，“游刃有余”、“如鱼得水”，这就是其最大的体会。专家的意见l某某人人力力资资源源部部经经理理：我们招聘人才时，非常注重个人的团队精神。清高孤傲的人，即使他有再高的能力，一般我们不会要。因为我们不想成日做救火的队员或调解员。我们公司就曾炒过一个不合群的女性，虽然很可惜，但也没办法。l某某企企业业老老总总：企业是讲求经济效益的，谁更能干，我当然要用谁。曾有下属向我投诉，说他和谁谁合不来，“要么他走，要么我走”。我知道确实是那人的不是，但我还是不想炒他，毕竟我还需要他。所以我只能这样跟我那个下属说：“我也想没有人能和他相处。他就是这样稀有。但这样的人每一处地方的，每一个公司或机构里你一样可遇到。躲得了初五，躲不过十五，不如自己放大度点。”与上司相处之道与上司相处之道 l理解上司的立场 l有事情要先向上司报告 l工作到了一个段落，需向上司报告 l向上司提出自己的意见 l向上司提供情报 l依上司的指示行事 l不要在背地说上层主管的闲话 讨论案例：讨论案例：有人在背后说上司的闲话，您该怎么办？l在职场兵法中有一条就是：永远不要在背后说上司的坏话。你说好话，他不一定听得到，但如果你说上司的坏话，他一定能听到。不信，大家回去可以试一试。同样，也不要在背后说你的下属或同事的坏话。第六讲第六讲 有效沟通的技巧有效沟通的技巧沟 通 的 定 义两 个 或 者 两 个 以 上 的 人，互 相 通 过 任 何 途 径 达 致 信 息 传 递 的 过 程。沟 通 的 过 程传传 送送 者者产产 生生 意意 念念化化 成成 表表 达达 方方 式式传传 送送信信 息息接接 收收 者者接接 收收领领 悟悟接接 受受行行 动动 反反 馈馈沟 通 的 六大要素l信 息 传 送 者l信 息l表 达 方 式l信 息 接 收 者l反 馈l跟 进有 效 沟 通 的 要 诀l推 敲 意 念、知 己l认 清 对 象、知 彼l争 取 天 时 地 利l为 对 方 处 境 设 想l细 心 聆 听 回 应l取 得 对 方 承 诺l跟 进 成 效语 言 使 用 原 则l不 要 使 用 术 语l避 免 使 用“但 是”l积 极 语 言l从 对 方 的 立 场 出 发l避 免 将 个 人 意 见 权 威 化身 体 语 言 比 语 言 更 可 信营 造 良 好 的 沟 通 气 氛l点 头 与 微 笑l身 体 前 倾l和 对 方 目 光 接 触l不 要 胸 前 叉 手积 极 聆 听 者他 们 不 但 听 对 方 讲 些 什 么，而 且 更 能 体 察 对 方 想 说 些 什 么，他 们 从 不 打 断 对 方 的 发 言，在 聆 听 时 控 制 自 己 的 主 观 意 见 和 想 法，并 且 能 够 切 身 处 地 地 从 对 方 的 角度出发，为对方着想。积 极 聆 听 者 具 备 的 能 力l感 觉l专 注l回 应有 效 聆 听 原 则l不 要 轻 易 下 结 论l善 于 发 掘 言 外 之 意l即 使 不 同 意，也 不 要 立 即 打 断 对 方l边 聆 听 边 作 记 录l支 持l发 问 l总 结l反 映l重 复有 效 聆 听 技 巧给 予 反 馈 的 成 因l表 示 已 经 收 到 信 息l确 认 信 息l给 予 激 励 和 赞 许l给 予 修 正 性 意 见给 予 有 效 的 反 馈l对 定 义 取 得 一 致 的 理 解l反 馈 要 具 体l反 馈 的 时 机沟通禁忌l不良的口头禅l用过多的专业术语l只顾表达自己的看法l用威胁的语言l易受干扰的环境l忽略了确认不了的信息l只听自己想听的l被第一印象及身份、地位左右l过度自我为中心l不信任对方沟通定律l沟通的黄金定律你想怎样被对待，你就怎样对待别人你想怎样被对待，你就怎样对待别人l沟通的白金定律以别人喜欢的方式去对待他们以别人喜欢的方式去对待他们 企业内的沟通准则及方式l企业内常用的沟通方式：l口头、文书、视听l沟通三要点：l从整体、大方向开始沟通l一面沟通一面要确认对方是否理解l完整无遗漏亲爱的先生/女士：我已间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装电脑。不管我公司在贵公司业务方面经验有限，曾为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是一个非常热请的人，对于与您洽谈的时间，除非另行通知，我在周一、周二和周五不能拜访您。这是因为应注明联系人语义含糊有错别字提供了无关信息超过一页一封失败的信一封成功的信亲爱的玛丽女士:继我们上周的电话交谈之后,我很高兴再邮给您一本我公司的最新宣传手册.您曾表示过贵公司对安装新型软件感兴趣,我相信我们的服务定会令您满意.期待您的回音,并希望在不久的将来能同您会面.此致敬礼 签名清楚的收信人表明积极 的态度暗示下一步的行动信只写一页第七讲 时间管理的技巧时间管理的技巧 l供给毫无弹性l无法蓄积l无法替代l无法失而复得 一、认识时间1、时间的特性2 如何对待时间如何对待时间不善于利用时间的三种观念不善于利用时间的三种观念l视时间为主宰视时间为主宰 l视时间为敌人视时间为敌人 l视时间为奴隶视时间为奴隶 二二.时间管理的陷阱时间管理的陷阱 1.猪八戒踩西瓜皮猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里滑到哪里是哪里2.不好意思拒绝别人不好意思拒绝别人 3.“反正时间还早反正时间还早”拖延拖延 4.不速之客不速之客 5.会议病会议病 6.文件满桌病文件满桌病 7.事必躬亲事必躬亲 1.猪八戒踩西瓜皮猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里滑到哪里是哪里 l没时间做计划l工作是程序化，规律化，根本没必要做计划l计划常常被打断 l不喜欢被计划束缚l“船到桥头自然直”2.不好意思拒绝别人不好意思拒绝别人 接受请托比拒绝更容易拒绝请托会触怒请托从而导致请托者报复我想做一个广受爱戴的人我不懂得如何拒绝 3“反正时间还早反正时间还早”拖延拖延 l帕金森定律工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。时间管理陷隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。4不速之客不速之客 没有预约的客人，无端的申诉，往往会使你难以专心致志的工作。5会议病会议病 l基于合群的愿望而聚会倾谈l为符合传统l为推卸责任l没有勇气，逃避指出个别员工之错误l无效的会议不断重复 6文件满桌病文件满桌病 l安全感l犹豫的个性l半途而废的工作习惯l个人的喜好 7事必躬亲事必躬亲 l担心部属做错l安全感l不愿放弃得心应手的工作l找不到可授权的下属 三.如何跨越时间陷井如何跨越时间陷井 1.要事第一要事第一 2.以最终的结果来开始行动（以终为始）以最终的结果来开始行动（以终为始）3.学会说学会说“NO！”4.如何对付不速之客如何对付不速之客5.如何减少冗长会议如何减少冗长会议 6.办公桌上的办公桌上的“5 S”运动运动 1.要事第一要事第一l“大石头大石头”理论与理论与“二八二八”定律定律 lABC法则法则 l办事的优先次序办事的优先次序 2.以终为始以终为始 l是必须要做的吗？l不完成会怎样？l是自己想要的吗？l和目标直接相关吗？l回报及收益高吗？3.学会说学会说“NO！”1.耐心倾听2.如无法当场决定则要告诉他你要考虑多长3显示慎重.4.表情应和颜悦色5.态度坚定3.学会说学会说“NO！”（续）（续）6.指出拒绝的理由7.拒绝的是请托而不是他8.如有可能为他提供其他可行途径9.切忌透过第三者来拒绝4.如何对付不速之客如何对付不速之客 1.不要采行无条件的门户开放政策2.授权秘书对约会事宜作初步之安排3.授权秘书甄别并拦截来客。4.规定接见部属之时间。5.移樽就教。4.如何对付不速之客（续）如何对付不速之客（续）6.在办公室外接见外界不速之客。7.站立会客。8.让秘书控制会谈时间。9.限时面谈。10.宁可提早上班，但不要延迟下班。11.定期与部属会面。5如何减少冗长会议如何减少冗长会议 l会议前会议前 l会议中会议中 l会议后会议后 6办公桌上的办公桌上的“5 S”运动运动 l整理废纸篓的作用l文件存档系统l“各就各位”的摆置l集中精力做一件事l不要总是重复处理同一文件l不要为了表面的整洁而塞入一处l下班前的清理l整理 整顿 清扫 清洁 修养 四、时间管理矩阵图四、时间管理矩阵图 危机紧急的问题有限期的任务、会议准备事项 准备事项预防工作价值观的澄清计划 关系的建立真正的休闲充电授能自主管理 干扰，一些电话一些信件、报告许多紧急事件许多凑热闹的活动 细琐、忙碌的工作一些电话浪费时间的事“逃避性”活动无关紧要的信件看太多的电视 紧急不紧急重要不重要五、时间管理的工具五、时间管理的工具 1月历2 行事历与甘特表3 效率手册4 商务通与订房卡5 闹钟6.其它工具 人有了知识，就会具备各种分析能力，明辨是非的能力。所以我们要勤恳读书，广泛阅读，古人说“书中自有黄金屋。”通过阅读科技书籍，我们能丰富知识，培养逻辑思维能力；通过阅读文学作品，我们能提高文学鉴赏水平，培养文学情趣；通过阅读报刊，我们能增长见识，扩大自己的知识面。有许多书籍还能培养我们的道德情操，给我们巨大的精神力量，鼓舞我们前进。