文件管理-课件

文件控制程序主讲人-LOGO1文件控制程序主讲人-LOGO1目录第2 页目录页1、文件控制目的及编号原则2、文件的控制流程3、外来文件管理4、文件的保存LOGO2目录第 2 页目录页1、文件控制目的及编号原则2、文件的控制第3 页过渡页第一章文件控制目的及文件控制目的及编号原号原则LOGO3第 3 页过渡页第一章文件控制目的及编号原则LOGO3正文.第一章第4 页文文件件控控制制目目的的及及编号号原原则文文件件控控制制目目的的目的：目的：规范文件的管理流程，确保各部范文件的管理流程，确保各部门所使用的文件所使用的文件为适用版本，适用版本，以及防止作以及防止作废文件被文件被误用用。适用范适用范围：文件的：文件的编写、写、评审、批准、批准、发放、更改、保留和放、更改、保留和处置，包括管理手册、置，包括管理手册、程序文件、操作指程序文件、操作指导书、作、作业标准、外来准、外来文件。文件。LOGO4正文.第一章第 4 页文件控制目的及编号原则文件控制目正文.第一章第*页一级文件：公司纲领性文件管理手册；二级文件：公司主要的运作流程即程序文件；三级文件：公司细部流程和各类技术性操作流程，包括作业指导书、工艺规程、检验标准等。什么是程序文件：程序是为完成某项活动所规定的方法，描述程序的文件称为程序文件。2015年ISO9001管理体系改版，取消了“程序文件”及三级文件的要求，但是我公司为了方便管理，依然沿用以前的分类。三级文件文文件件控控制制目目的的及及编号号原原则文文件件分分级LOGO5正文.第一章第*页一级文件：公司纲领性文件管理手册正文.第一章第*页编号号规则文件文件编号号规则管理手册管理手册编号：号：程序文件程序文件编号号文文件件控控制制目目的的及及编号号原原则作业指导书、管理制度编号部部门代代码注：外来文件不执行编号规则，仅保持发放和回收的记录。LOGO6正文.第一章第*页编号规则文件编号规则管理手册编号第*页过渡页第二章文件的控制流程LOGO7第*页过渡页第二章文件的控制流程LOGO7正文.第二章第*页文文件件的的发行行时机机a）新文件首版发行；b）因工作程序改变或技术工艺更改或内外管理环境发生变化要求文件相应变更时；c）因工作或业务上需要而增加相关文件时。在文件发行需求产生时，各主要职责部门负责起草文件，并按审核批准的权限递交审批。新增的文件回顾的文件审核提出修改的文件其他公司成立时的文件文文件件的的控控制制流流程程第一节车间领料及线边库管理规定菲林验收标准冲杯机维护保养作业指导书内涂料采购标准LOGO8正文.第二章第*页文件的发行时机a）新文件首版发行正文.第二章第*页为确保文件的适宜性、充分性、有效性，文件在发布前应得到审核和批准。不同文件的批准权限明确如下：1、QEHFMS手册、程序文件由质量管理部组织编写，管理者代表审核，总经理批准。2、规范性文件（如各部门三级文件）由各职能部门负责编写，部门主管审核，该文件起草部门的上一级主要负责人或管理者代表批准，最高至总经理。如果文件由管理者代表审核,则需要总经理进行批准。3、除另有明确规定（如其它文件具体规定）外，外来文件的发放由管理者代表批准。4、文件批准完成后，制订部门将文件送交体系管理员进行文件的管理，包括归档、发放、变更和修订的记录等。文文件件的的审批批权限限文文件件的的控控制制流流程程第二节LOGO9正文.第二章第*页为确保文件的适宜性、充分性、有效正文.第二章第*页文件的编写遵循的通常格式：1.目的2.范围3.定义4.职责5.文件流程（可根据需要进行增减）6.相关文件（可不附带文件编号，以免相关文件更改造成的修改不方便）7.相关记录（本文件中涉及到的记录）8.附件文文件件的的编写写文文件件的的控控制制流流程程第三节文件编写时应遵循公司文件的统一格式，如宋体、正文小四、页边距（上1.5下1.5左2右2）、页眉页脚距两端0.5厘米，使用统一格式的页眉页脚及首页等。LOGO10正文.第二章第*页文件的编写遵循的通常格式：文件的正文.第二章第*页文文件件的的发放放文文件件的的控控制制流流程程第四节完成发放编写部门明确文件发放清单体系员打印审批后的文件，盖“受控章”体系员发放到使用部门，填写文件发放/回收记录表各部门负责更新本部门文件清单体系员负责保存文件原件不在发放名单中的部门必要时可以到质量管理部借阅.体系管理员做好借阅登记，填写文件借阅管制表文件毁损、遗失时，可填写文件申领单(须注明原因)向体系管理员申请。各部门填写的文件申领单须由总经理或管理者代表签字后方为有效。LOGO11正文.第二章第*页文件的发放文件的控制流程第四节完正文.第二章第*页1 12 23 3变更或修订后的新版文件发行时，体系管理员负责收回旧版本，加盖蓝色“作废”章。文件变更时由相关部门负责填写文件修改/废止申请单,与修改后的文件一起，经相关部门评审会签，并由规定的人员签字审核批准后,交体系管理员具体操作。体系文件的修订，文件号不必更改，但必须更改修订次数(版本号)。版本号A0代表首版第0次修改；A1代表首版第一次修改；B0代表第二版第0次修改；B1代表第二版第一次修改。每一版本修订次数不超过4次，如再修改需变更为下个版号。文件封面注明生效日期。文文件件的的变更更和和修修订文文件件的的控控制制流流程程第五节相关部门对执行文件有异议时，可向制定部门提出文件变更要求，修改时制订部门可召集相关人员研讨变更事项，以提高适用性。LOGO12正文.第二章第*页123变更或修订后的新版文件发行正文.第二章第*页文文件件的的废止止和和销毁文文件件的的控控制制流流程程第六节文件的文件的废止：止：1、文件完全不适用或不符合实际业务程序时，由该文件主管部门召集相关人员评议后，由原制订单位依文件修改废止申请单办理相关作业，并经核准后方可废止。2、体系管理员负责回收废止文件并加盖蓝色“作废”章后，记录于文件发放/回收记录中。文件文件的的销毁：1、需销毁的文件包括经批准废止的文件、经批准修改后的旧版文件以及不适用的外来文件等。2、体系管理员负责回收所有需销毁文件中由其发放的文件（包括体系管理员负责发放的外来文件），加盖蓝色“作废”章，原件再加盖蓝色“保留”章保存1年，其余销毁。LOGO13正文.第二章第*页文件的废止和销毁文件的控制流程第正文.第二章第*页1、客户或有关部门需要的体系文件，由其业务接洽部门负责填写文件申领单，在申领说明栏注明客户或部门名称及注明不作回收管制，经管代批准方为有效。2、体系管理员将此类不需作回收或版本变更管制的文件，列为非管制文件，且在文件上盖上“非管制”章。非管制文件的管理非非管管制制文文件件文文件件的的控控制制流流程程第七节LOGO14正文.第二章第*页1、客户或有关部门需要的体系文件正文.第二章第*页回回顾先先请各位思考一下？各位思考一下？某文件需要修改某文件需要修改应经过哪些哪些程序？程序？如如-？文文件件的的控控制制流流程程LOGO15正文.第二章第*页回顾先请各位思考一下？某文件需要第*页过渡页第三章外来文件的管理LOGO16第*页过渡页第三章外来文件的管理LOGO16正文.第三章第*页外来文件有哪些1 12 23 34 45 56 6外外来来文文件件的的分分类外外来来文文件件的的管管理理第一节本公司因物资采购、生产及检验所需要而购买、收集的国家标准、行业标准、专业资料等技术书公司接收到的和本公司生产经营活动有关的国家、国际法规及条例等；本公司因购置生产设备或检测设备而由设备制造厂商附属的书面说明资料；由客户/供应商发到我公司的产品标准或其他文件类要求；集团文件；其它重要外来资料。LOGO17正文.第三章第*页外来文件123456外来文件的分正文.第三章第*页外外来来文文件件的的管管理理职责外外来来文文件件的的管管理理第二节国家法规：统一由人事行政部负责管理并按法规要求检查工厂实施情况；国家标准、行业标准：由质量管理部进行收集管理；设备资料说明书：由工厂部统一收集并指派专人进行管理；客户标准及其他类文件要求：由销售部收集、整理。外来文件发放：1、各部门文件管理人员负责将本部门的外来文件详细登录于外来文件登记表，包括电子档类文件；2、国家法律法规文件的发放需由使用部门填写文件申领单，行政主管审核，管理者代表批准后发放；3、评审后的集团文件、客户标准要求、国家标准、行业标准现场使用由体系管理员进行发放并记录在文件分发/回收记录表中；4、设备资料复印件申领由申请人填写文件申领单，申请部门主管审核，管理者代表批准，文件管理人员保持发放和回收记录；5、其他类外来文件的发放需由使用部门填写文件申领单，文件管理部门主管审核，管理者代表批准。LOGO18正文.第三章第*页外来文件的管理职责外来文件的管理第*页过渡页第四章文件的保存LOGO19第*页过渡页第四章文件的保存LOGO19正文.第四章第*页 各部门指定专门的文件管理人员，所有使用的文件需妥善保管，文件分类整理放于文件夹或档案盒中，有适宜的储存环境保证文件不遗失、不损坏，建立文件清单外来文件登记表记录、管控本部门所有文件，包括程序文件、部门三级文件及接受的外来文件等。文件整齐存放，易于查找。文文件件的的保保存存LOGO20正文.第四章第*页 各部门指定专门的文件管理人员，正文.第四章第*页文文件件的的保保存存LOGO文件保存图片示例21正文.第四章第*页文件的保存LOGO文件保存图片示谢谢观看看22谢谢观看22