秘书实务之会务工作课件

1 1 1 1 会议概述会议概述2 2 2 2 会务工作流程会务工作流程3 3 3 3 会务工作具体内容会务工作具体内容4 4 4 4 常用会议的组织程序常用会议的组织程序5 5 5 5 会见与会谈会见与会谈6 6 6 6 技能训练技能训练1 11 会议概述 会务工作1 教 学 目 的 通过本模块的学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。2 2 教 学 目 的 2教学重点与难点1、教学重点n n会议筹备工作；n n会议方案的制作；n n会见与会谈的操作程序与方法；n n案例分析。2、教学难点n n会议方案的制作；n n会场的布置；n n案例分析；n n技能训练。3 3教学重点与难点1、教学重点3案例分析：请柬发出之后 某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。点写得一清二楚。接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知了为什么不重新通知?一气之下，都回家去了。一气之下，都回家去了。事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。造成的不良影响也难以消除。n n这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？4 4案例分析：请柬发出之后 某机关定于某月某日在单位礼堂召 1.1 1.1 会议的涵义 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。沟通信息、表达意愿的行为过程。1.2 1.2 会议的要素、形式要素：、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会名称、时间、地点、与会人员、会议方式。议方式。、内容要素：、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作指导思想、议题、目的、任务、作用。用。、程序要素：、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。会议结束、会议决定的贯彻落实。、财务要素：、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设会议经费、会议设备、会议服务设施。施。1 1 会议概述5 5 1.1 会议的涵义 1 会议概述5 1.3 1.3 会议的作用及缺陷1 1会议作用 （）交流信息，互通情报（）交流信息，互通情报 （）发扬民主，科学决策（）发扬民主，科学决策 （）组织领导，推动工作（）组织领导，推动工作 （）带动消费，促进经济（）带动消费，促进经济 （）联络感情，塑造形象（）联络感情，塑造形象 2.2.会议缺陷（）造成时间、精力的浪费（）造成时间、精力的浪费（）造成经济的浪费（）造成经济的浪费（）造成信息的重复、浪费（）造成信息的重复、浪费（）滋长不正之风（）滋长不正之风 6 6 1.3 会议的作用及缺陷61.4 1.4 会议的种类1.1.1.1.按规模分：按规模分：特大型（万人以上）、特大型（万人以上）、大型（上千人）、大型（上千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。2.2.2.2.按性质分：按性质分：法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、外事性外事性 、专题性、综合性。、专题性、综合性。3 3 3 3、按时间分：、按时间分：定期和非定期。定期和非定期。4 4 4 4、按出席对象分：、按出席对象分：联席会、内部会、代表会、群众会联席会、内部会、代表会、群众会.5 5 5 5、按召开方式分：、按召开方式分：电话会、电视会、广播会、网络会。电话会、电视会、广播会、网络会。7 71.4 会议的种类7 6 6、公司常见会议类型 经理例会与特别会议、员工大会、公司经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、年会、股东大会和董事会、客户咨询会、展览股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、新产品新闻发布会、联谊会、表彰会。联谊会、表彰会。8 8 6、公司常见会议类型8 大家谈n n 你参加过一些什么样的会议？你喜欢参加哪种会议？为什么？9 9 大家谈 你参加过一些什么样的会议？你喜欢参加哪种会议？1.4 1.4 会议的申报与审批 1 1 1 1、申报与审批的形式、申报与审批的形式 口头申报、书面申报、会议申报。口头申报、书面申报、会议申报。2 2 2 2、会议申批的原则、会议申批的原则 精简从严原则、精简从严原则、“一枝笔一枝笔”原则。原则。1.5 1.5 会议成本意识 会议成本会议成本=2ABT=2ABT=2ABT=2ABT 式中式中 A A A A 与会者平均工资的与会者平均工资的3 3 3 3倍（以小时计）倍（以小时计）;B B B B 参加会议的人数参加会议的人数;T T T T 会议的时间（以小时为单位）。会议的时间（以小时为单位）。10101.4 会议的申报与审批 101.6 1.6 会议秘书工作的基本任务 1 1 1 1、组织的工作、组织的工作 (1)(1)(1)(1)协助领导确定会议议题；协助领导确定会议议题；(2)(2)(2)(2)根据议题安排议程、日程；根据议题安排议程、日程；(3)(3)(3)(3)发会议通知，负责会议报到；发会议通知，负责会议报到；(4)(4)(4)(4)对与会人员进行编组；对与会人员进行编组；(5)(5)(5)(5)布置会场，安排座次；布置会场，安排座次；(6)(6)(6)(6)印发会议证件印发会议证件(出席证、列席证、工作证等出席证、列席证、工作证等)；(7)(7)(7)(7)负责会议签到；负责会议签到；(8)(8)(8)(8)会中组织和协调；会中组织和协调；(9)(9)(9)(9)会场其他组织和管理；会场其他组织和管理；(10)(10)(10)(10)会外的联络和协调会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织联系和组织)。(11)(11)(11)(11)会议的结束收尾工作。会议的结束收尾工作。11111.6 会议秘书工作的基本任务11 2 2文书工作 (1)(1)(1)(1)会议文书的起草；会议文书的起草；(2)(2)(2)(2)会议文书编写；会议文书编写；(3)(3)(3)(3)会议文书印发及管理。会议文书印发及管理。3 3生活管理工作 (1)(1)(1)(1)与会人员的食宿管理；与会人员的食宿管理；(2)(2)(2)(2)会议的财务管理；会议的财务管理；(3)(3)(3)(3)会议的交通保障；会议的交通保障；(4)(4)(4)(4)会议的文化活动；会议的文化活动；(5)(5)(5)(5)与会人员的医疗保健。与会人员的医疗保健。4 4安全保卫工作 (1)(1)(1)(1)会议的保密工作；会议的保密工作；(2)(2)(2)(2)会议的警卫工作；会议的警卫工作；(3)(3)(3)(3)会场内外的安全保卫工作会场内外的安全保卫工作。1212 2文书工作1212.2 12.2 会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议名称 确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知确定会议规模与规 格布置会场 准备会议文件材料安排食住行制定会议经费预算方案 制作会议证件 会场检查明确会议组织机构 确定与会者名单131312.2 会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议12.2 12.2 会务工作流程图（会中）做好会议记录组织签到做好会议值班保卫工作 报到及接待工作 做好后勤保障工作 编写会议简报或快报做好会议保密工作 会议信息工作141412.2 会务工作流程图（会中）做好会议记录组织签到做好会12.2 12.2 会务工作流程图（会后）撰写会议纪要 催办与反馈工 作 安排与会人员离会 会议总 结会议文书的立卷归 档会议的宣传报道 151512.2 会务工作流程图（会后）撰写会议纪要 催办与反馈工12.3 12.3 会务工作的具体内容12.3.1 12.3.1 指导会务工作的原则 1 1、准备充分；、组织严密；、服务周到；、确保安全。12.3.2 12.3.2 会前准备工作 1 1 1 1、确定会议主题与议题确定会议主题与议题 确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。161612.3 会务工作的具体内容12.3.1 指导会务工作的2 2 2 2、确定会议名称、确定会议名称 会议名称一般由会议名称一般由“单位单位+内容内容+类型类型”构成构成,应根据会议的议题或主题来确定。应根据会议的议题或主题来确定。3 3 3 3、确定会议规模与规格、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时主题。同时 本着精简效能的原则。本着精简效能的原则。会议的规模有大型、中型、小型。会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。会议的规格有高档次、中档次和低档次。4 4 4 4、确定会议时间、会期、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。17172、确定会议名称175 5、确定会议所需用品和设备 （1 1 1 1）必备用品是指各类会议都需要的用）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。照明设备、空调设备、投影和音像设备等。（2 2 2 2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。殊用品和设备。18185、确定会议所需用品和设备 18 6 6 6 6、建立会议组织机构、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。接待组、保卫组。7 7 7 7、确定与会人员名单、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。员。8 8 8 8、确定会议地点、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。素。1919 6、建立会议组织机构199 9、安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。某公司销售会议议程表某公司销售会议议程表 1 1 1 1、推选销售部经理的人选。、推选销售部经理的人选。2 2 2 2、年度销售活动的总结。、年度销售活动的总结。3 3 3 3、有关销售问题的发言。、有关销售问题的发言。4 4 4 4、下年度销售目标。、下年度销售目标。5 5 5 5、销售人员的招聘和重组。、销售人员的招聘和重组。20209、安排会议议程与日程20某股份有限责任公司股东大会日程安排日期日期 时间时间 内容安排内容安排 地点地点 主主持持参加参加人人备备 注注 3 3 3 3、9 9 9 9上午上午9 9 9 9：00000000报报 到到花园酒店大花园酒店大会议厅会议厅李李总总XXXXXXXXXXXXXXXX9 9 9 9：30303030会议开始会议开始 ，张董致开，张董致开幕词幕词 大会议厅大会议厅张张董董全体全体股民股民9 9 9 9：40404040李总：年度经营报告李总：年度经营报告大会议厅大会议厅张张董董全体全体股民股民11111111：00000000年度决算表年度决算表大会议厅大会议厅总总会会计计师师全体全体股民股民 11 11 11 11：30303030大会结束大会结束2121某股份有限责任公司股东大会日程安排日期 时间 内1010、制发会议通知 会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。222210、制发会议通知22 11111111、制作会议证件、制作会议证件 代表证代表证 出席证出席证 会议正式证件会议正式证件 列席证列席证 来宾证来宾证会议证件会议证件 旁听证旁听证 工作证工作证 会议工作证件会议工作证件 记者证记者证 出入证出入证 会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。加盖印章。2323 11、制作会议证件23 1212、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。其他会议材料等。1313、安排食住行n n会议饮食管理本着会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约适合口味、方便节约”的原则，做好伙食的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作预算和伙食搭配与烹调工作.n n 会议住宿安排，根据实际情况，按照规会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。要求。n n 安排好会议用车，为会议提供完备的交安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。通服务。2424 12、准备会议文件资料24 1414、制定会议预算方案 文件资料费文件资料费 、邮电通讯费、会议设备邮电通讯费、会议设备和用品费、和用品费、会议场所租用费会议场所租用费 、会议办公会议办公费费 、宣传交际费宣传交际费 、食宿费、食宿费、交通费、交通费、其他费用。其他费用。1515、布置会场 （1 1 1 1）会场的风格特点）会场的风格特点 庄严。肃穆。轻松、简洁。庄严。肃穆。轻松、简洁。喜庆。儒雅。简单朴素。喜庆。儒雅。简单朴素。2525 14、制定会议预算方案25 （2 2）会场的类型及布局 小型会议室。小型会议室。椭圆形、回字形、椭圆形、回字形、T T T T 字形、字形、“马蹄马蹄”型、长方型、长方形。形。2626 （2）会场的类型及布局26 中型会议室。中型会议室。“而而”字型、半圆型、课堂型。字型、半圆型、课堂型。大型会议室。大型会议室。礼堂型、众星拱月型。礼堂型、众星拱月型。（3 3 3 3）会场的布置）会场的布置 主席台主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。主席台的布置一是对称；二是要简化。主席台的座次一般是职务最高的居第一排主席台的座次一般是职务最高的居第一排正正 中，然后先左后右，由前至后的顺序依次中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。排列。场内其他人员的座次安排场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。横排法。竖排法。左右排列法。2727 中型会议室。27主席台坐次2828主席台坐次28礼堂型2929礼堂型29教室型会场3030教室型会场30 会场内外的布置：会场内外的布置：会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉。调、灯光、气味、旗帜、花卉。3131 会场内外的布置：31 会标会徽3232 会标会徽32 1616、检查会场 （1 1 1 1）.方式方式 一种是听取会议筹备人的汇报，一种一种是听取会议筹备人的汇报，一种是现场检查。是现场检查。（2 2 2 2）检查的内容）检查的内容 A.A.A.A.文件的材料准备情况。文件的材料准备情况。B.B.B.B.会场布置情况。会场布置情况。C.C.C.C.会议保卫工作情况。会议保卫工作情况。D.D.D.D.其他内容。其他内容。3333 16、检查会场33问题讨论 1 1会议议程与日程的区别。2 2简述拟订会议议程与日程表的方法。3 3选择会议地点应综合考虑哪些因素?4 4、应如何做好会场的布置工作？5 5、怎样制定会议筹备方案？6 6、怎样发放会议通知？7 7、怎样才能做好会议的食宿工作？8 8、会前检查工作包括哪些内容？3434问题讨论 1会议议程与日程的区别。34 12.2.3 12.2.3 会中服务工作 1 1 1 1、报到及接待工作、报到及接待工作 （1 1）与会人员的接送与会人员的接送;（2 2 2 2）会议交通工具的安排）会议交通工具的安排;（3 3 3 3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买买;（4 4 4 4）会议文娱活动的安排和组织）会议文娱活动的安排和组织;（5 5 5 5）其他属于招待方面的工作。）其他属于招待方面的工作。2 2 2 2、组织签到、组织签到 （1 1 1 1）秘书人员代签到。）秘书人员代签到。（2 2 2 2）簿式签到。）簿式签到。（3 3 3 3）电子计算机签到。）电子计算机签到。3535 12.2.3 会中服务工作 353 3、做好会议记录（1 1）、）、会议记录的格式会议记录的格式 ：记录头、记录主体、记录头、记录主体、记录尾部记录尾部 1)1)1)1)记录头记录头:会议名称；会议名称；会议时间；会议时间；会议地点；会议地点；会议主席（主持人）会议主席（主持人）会议出席、列席和缺席情况；会议出席、列席和缺席情况；会议记录人、会议记录人、会议主要议题。会议主要议题。36363、做好会议记录（1）、会议记录的格式：36 2 2 2 2）记录主体）记录主体 与会者的发言。议定事项。与会者的发言。议定事项。3 3 3 3）记录尾部）记录尾部 散会。主持人、记录人签字。散会。主持人、记录人签字。（2 2 2 2）、会议记录的要求）、会议记录的要求 准确、完整、简洁、明确。准确、完整、简洁、明确。（3 3 3 3）、会议记录的重点）、会议记录的重点 n n 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；n n 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；n n 权威人士或代表人物的言论；权威人士或代表人物的言论；n n 会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；n n 会议已议决的或议而未决的事项；会议已议决的或议而未决的事项；n n 对会议产生较大影响的其他言论或活动。对会议产生较大影响的其他言论或活动。3737 2）记录主体37（4 4）会议记录方法 1 1 1 1）记录的重点是将主要讨论的观点、）记录的重点是将主要讨论的观点、决议、决定，重要声明、修正案内容、结论全记决议、决定，重要声明、修正案内容、结论全记下来，下来，其他的可简要记录其他的可简要记录.2 2 2 2）漏记的内容先作记号，然后对照录音）漏记的内容先作记号，然后对照录音带修改，或请发言者重复。带修改，或请发言者重复。3 3 3 3）与会者提的意见、建议，要记人名。）与会者提的意见、建议，要记人名。（5 5）会议记录的修改 1 1 1 1）定稿打印前，请主席签字批准。）定稿打印前，请主席签字批准。2 2 2 2）与会者指出错误，主席或秘书可改。）与会者指出错误，主席或秘书可改。3 3 3 3）会议记录一经签名，不能再改动。）会议记录一经签名，不能再改动。3838（4）会议记录方法384 4、确保会议期间信息的沟通 1 1 1 1）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作作.（1 1 1 1）秘书要多听、多记、多想、多算、多）秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，全面搜集信息。跑，全面搜集信息。（2 2 2 2）深入会议，掌握第一手资料。）深入会议，掌握第一手资料。（3 3 3 3）注重对会议信息加工提炼，方便各方）注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。利用。（4 4 4 4）注重实效，并收集反馈信息。）注重实效，并收集反馈信息。39394、确保会议期间信息的沟通392 2）会议期间的对外宣传 （1 1 1 1）妥善处理与新闻媒体的关系。）妥善处理与新闻媒体的关系。（2 2 2 2）注意内外有别，严守单位秘密。）注意内外有别，严守单位秘密。（3 3 3 3）选择宣传内容应坚持对象、效）选择宣传内容应坚持对象、效 果、果、时效、费用的原则。时效、费用的原则。(4)(4)(4)(4)收集媒体对会议的报道提供给收集媒体对会议的报道提供给领导领导.（5 5 5 5）为领导召开记者招待会提供资料。）为领导召开记者招待会提供资料。40402）会议期间的对外宣传 （1）妥善处理与新闻媒体的关系。5 5、编发会议简报 （1 1 1 1）类型）类型 综合型、专题型、实录型。综合型、专题型、实录型。（2 2 2 2）格式）格式 报头、报核、报尾。报头、报核、报尾。（3 3 3 3）要求）要求 简练、快捷、准确。简练、快捷、准确。6 6、值班保卫工作 （1 1 1 1）值班工作）值班工作 秘书人员要坚守值班岗位，以秘书人员要坚守值班岗位，以保证会议顺利结束，并随时应付各种突发保证会议顺利结束，并随时应付各种突发事件。事件。41415、编发会议简报41 （2 2）保卫工作 重要与会者人身安全保卫 重要文件的保卫 会场和驻地的保卫 会议设备的保卫 与会者贵重物品的保卫4242 （2）保卫工作42 7 7、会议保密工作 1)1)1)1)会前保密工作会前保密工作 （1 1 1 1）涉及秘密的会议，严格确定出席、）涉及秘密的会议，严格确定出席、列席人员及会议服务人员。列席人员及会议服务人员。(2)(2)(2)(2)召开比较大型的或秘密性较强的会召开比较大型的或秘密性较强的会议，秘书部议，秘书部 门要与保卫、保密部门取得联系，门要与保卫、保密部门取得联系，共同采取保密措施。共同采取保密措施。(3)(3)(3)(3)根据实际需要，确定会议印发的文根据实际需要，确定会议印发的文件及其数量，文件要标明密级，统一编号，按照件及其数量，文件要标明密级，统一编号，按照规定的范围印发。规定的范围印发。(4)(4)(4)(4)选择会址要注意保密，会前对会场选择会址要注意保密，会前对会场环境及会场设施包括扩音、录音设施、电话进行环境及会场设施包括扩音、录音设施、电话进行防窃密、泄密检测。防窃密、泄密检测。4343 7、会议保密工作43 2)2)会中保密工作 (1)(1)加强保密教育。(2)(2)加强文件管理。(3)(3)加强重要涉密会议管理。3)3)会后保密工作 (1)(1)做好保密文件的回收工作。(2)(2)秘密文件通过机要通信部门递送。(3)(3)对会议驻地、房间、会议室进行保 密检查。4444 2)会中保密工作44 8 8、会议的后勤保障工作 (1)(1)(1)(1)做好食宿管理工作。做好食宿管理工作。(2)(2)(2)(2)做好迎送交通工作。做好迎送交通工作。(3)(3)(3)(3)做好会议车辆管理工作。做好会议车辆管理工作。(4)(4)(4)(4)做好财务管理工作。做好财务管理工作。(5)(5)(5)(5)安排好会议的文化生活。安排好会议的文化生活。(6)(6)(6)(6)做好会议医疗卫生工作。做好会议医疗卫生工作。4545 8、会议的后勤保障工作45 问题讨论 1 1、会议记录的内容有哪些？2 2、如何做好会议记录？3 3、如何做好会议期间的信息沟通？4 4、会议期间值班、保卫工作有哪些 内容？5 5、会议后勤保障 工作包括哪些？4646 问题讨论 46 12.3.3 12.3.3 会后整理工作 1 1 1 1、安排与会人员离会、安排与会人员离会 2 2 2 2、撰写会议纪要、撰写会议纪要 3 3 3 3、会议的宣传报道、会议的宣传报道 4 4 4 4、会议文书的立卷归、会议文书的立卷归档档 5 5 5 5、会会议议总总结结工工作作 6 6 6 6、会会后后催催办办和和反反馈馈工工作作 4747 12.3.3 会后整理工作 1、安排与会人员离会相关知识 发通知应注意的事项发通知应注意的事项 一般的会议只发一次正式通知，有些会议需要发预备一般的会议只发一次正式通知，有些会议需要发预备性通知，然后再发正式通知，其常用于与会人需做大量会性通知，然后再发正式通知，其常用于与会人需做大量会前准备工作，如：准备发言材料或方案的会议前准备工作，如：准备发言材料或方案的会议;对于一些区域性、全国性乃至国际性会议，需要安排对于一些区域性、全国性乃至国际性会议，需要安排与会人员食宿和回程的，还要在发送会议通知的同时附上与会人员食宿和回程的，还要在发送会议通知的同时附上会议通知回执，以便会务人员安排接站和订购车、机票会议通知回执，以便会务人员安排接站和订购车、机票;发会议邀请函和请柬的方法，与发送会议通知基本相同。发会议邀请函和请柬的方法，与发送会议通知基本相同。4848相关知识4812.4 12.4 常用会议的组织程序12.4.112.4.1行政办公会议 是各级领导为研究和处理日常工作、协是各级领导为研究和处理日常工作、协调矛盾而召开的会议，在企业中也称领导（厂调矛盾而召开的会议，在企业中也称领导（厂长）办公会。长）办公会。议题安排议题安排发送会议通知发送会议通知做好会议记录做好会议记录撰写办公会议纪要撰写办公会议纪要议定事项的贯彻执行议定事项的贯彻执行 搜搜集信息，进行反馈集信息，进行反馈 494912.4 常用会议的组织程序12.4.1行政办公会议4912.4.2 12.4.2 职工代表大会 职工代表大会是企事业单位依据职工代表大会条例召开的具有法律效力的会议。其组织程序如下:1.1.筹备会议 确定大会议题 做好宣传发动工作 征集和处理提案 准备会议文件 准备会议文件 505012.4.2 职工代表大会 职工代表大会是企事业单位 2.2.预备会议 （1 1 1 1）由工会向全体职工代表报告大会的筹备）由工会向全体职工代表报告大会的筹备工作情况。工作情况。（2 2 2 2）酝酿大会主席团人选，民主选举主席团成）酝酿大会主席团人选，民主选举主席团成员。员。（3 3 3 3）确定大会议程，主席团审议通过大会议）确定大会议程，主席团审议通过大会议程，然后向程，然后向 全体职工代表宣布。全体职工代表宣布。（4 4 4 4）酝酿职工代表大会专门小组的设置及组成）酝酿职工代表大会专门小组的设置及组成人选名单人选名单.（5 5 5 5）听取代表资格审查小组关于代表资格的审）听取代表资格审查小组关于代表资格的审查报告。查报告。5151 51 3.3.召开会议 （1 1 1 1）听取主要行政领导工作报告，组织讨论，提）听取主要行政领导工作报告，组织讨论，提出意见，在修改和补充的基础上，大会通过。出意见，在修改和补充的基础上，大会通过。（2 2 2 2）听取各专门小组的报告。）听取各专门小组的报告。（3 3 3 3）民主评议行政领导。）民主评议行政领导。（4 4 4 4）选举通过各专门小组人员名单。）选举通过各专门小组人员名单。（5 5 5 5）讨论职工代表大会自身建议的有关规定和）讨论职工代表大会自身建议的有关规定和制度。制度。（6 6 6 6）通过大会决议。）通过大会决议。5252 3.召开会议 524.4.会后整理及大会决议事项的落实 （1 1）整理现场，欢送代表离会。（2 2）整理会议文件，搞好立卷归档。（3 3）落实大会决定协议，督办落实情况。53534.会后整理及大会决议事项的落实 5312.5 会见与会谈12.5.1 12.5.1 会见与会谈准备1 1、收集对方的相关资料对方求见的目的对方的求见对象对方相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪等特征对方参加会见的人数、姓名、职务等。主要求见人的详细资料545412.5 会见与会谈12.5.1 会见与会谈准备54 2 2、通知主方参加会见和会谈的人员 通知主方接见人 通知主方陪同人员 通知主谈人 通知其他会谈人员12.5 会见与会谈5555 2、通知主方参加会见和会谈的人员12.5 会见与会 3 3、了解会见与会谈的地点和时间（1 1 1 1）会见的地点和时间）会见的地点和时间 会见的地点一般安排在主人的办公室、会会见的地点一般安排在主人的办公室、会客室或小型会议室，也可在客人的住所进行。客室或小型会议室，也可在客人的住所进行。会见的时间根据会见的性质来定。会见的时间根据会见的性质来定。（2 2 2 2）会谈的地点和时间）会谈的地点和时间 会谈的地点一般安排在客人所住的宾馆会议会谈的地点一般安排在客人所住的宾馆会议室。室。会谈的时间安排应先征求对方的意见。会谈的时间安排应先征求对方的意见。12.5 会见与会谈5656 3、了解会见与会谈的地点和时间14 4、通知对方 会见与会谈的名单、地点、时间一旦确定，应及时通知对方。了解客人抵达方式，以便告知主方的接送方式及接送人员。如果是重要的会见和会谈，事先应由秘书或其他工作人员进行预备性磋商，确定会见、会谈的具体日程。12.5 会见与会谈57574、通知对方12.5 会见与会谈575 5、场所的布置及座位安排（1 1）场所的布置 会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等物品。所有摆放的家俱，应保证干净、清洁、大方。会谈桌上有时需放置双方标志旗帜(如果是涉外谈判，应摆放两国国旗)，现场可放置双方主要人员座位卡，以便与会者对号入座。12.5 会见与会谈58585、场所的布置及座位安排12.5 会见与会谈58（2 2）会见与会谈的座次安排 会见的座次安排会见的座次安排 会见时应遵循会见时应遵循“主左客右主左客右”的原则，即客的原则，即客人坐在主人的右边。涉外会见还应有译员。如人坐在主人的右边。涉外会见还应有译员。如下图所示：下图所示：记录译员主客主人客方人员主方人员译员主客 主人客方人员主方人员12.5 会见与会谈5959（2）会见与会谈的座次安排记录译员主客主人客方人员主方人员译会谈的座次安排n n双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐一边，主方位于背门一侧如图一边，主方位于背门一侧如图(一一)，或进门后，或进门后的左侧如图的左侧如图(二二)，双方主谈人位于各方长排中，双方主谈人位于各方长排中央，其他人员按右高左低排列。央，其他人员按右高左低排列。n n桌上应放置中文座位卡，涉外会谈，要同时放桌上应放置中文座位卡，涉外会谈，要同时放置对方语种的座位卡。如图所示。置对方语种的座位卡。如图所示。n n多边会谈的座位可摆成圆形或方形。多边会谈的座位可摆成圆形或方形。8.5 会见与会谈6060会谈的座次安排8.5 会见与会谈60正门客方主方13576421246753 译员 主宾 译员 主人（一）（二）6161正门客方主方13576421246753译员 主宾课堂讨论 一天下午，天地公司要与外地某企业举行会谈，一天下午，天地公司要与外地某企业举行会谈，会上欲就双方技术合作事项达成协议。初萌作为会上欲就双方技术合作事项达成协议。初萌作为该公司的秘书事前做了大量准备工作。但就在这该公司的秘书事前做了大量准备工作。但就在这天临近中午时，初萌发现有关质量监督管理方面天临近中午时，初萌发现有关质量监督管理方面的资料没有准备。她急忙通过各种方式查找这类的资料没有准备。她急忙通过各种方式查找这类资料。资料终于找到了，可会谈也开始了，初萌资料。资料终于找到了，可会谈也开始了，初萌只好提心吊胆地等待会谈结果。会谈开始后，双只好提心吊胆地等待会谈结果。会谈开始后，双方就事先准备好的协议草案展开了充分的讨论。方就事先准备好的协议草案展开了充分的讨论。最后，外地某企业代表提出了质量监督管理方面最后，外地某企业代表提出了质量监督管理方面的问题，因为这对于合作项目的成功有着重大的的问题，因为这对于合作项目的成功有着重大的意义。然而，由于初萌所在公司的代表手中缺乏意义。然而，由于初萌所在公司的代表手中缺乏此方面材料，无法给对方以满意的答复，会议没此方面材料，无法给对方以满意的答复，会议没有做出任何决定，只得暂时休会。有做出任何决定，只得暂时休会。n n为什么会谈没有取得结果？秘书能否采取一些应急措施？6262课堂讨论 一天下午，天地公司要与外地某企业举行会谈相关知识n n会见n n会见，国际上一般称接见或拜会，凡身份会见，国际上一般称接见或拜会，凡身份较高的人士会见身份较低者，或是主人会较高的人士会见身份较低者，或是主人会见客人，一般都称为会见。凡身份较低的见客人，一般都称为会见。凡身份较低的人士会见身份较高者，或是客人会见主人，人士会见身份较高者，或是客人会见主人，一般称为拜会或拜见。拜见君主，又称谒一般称为拜会或拜见。拜见君主，又称谒见、觐见。我国不作上述区分，一律统称见、觐见。我国不作上述区分，一律统称会见，接见和拜见后的回访称回拜。会见，接见和拜见后的回访称回拜。n n会见分为礼节性、事务性和政治性三种。会见分为礼节性、事务性和政治性三种。企业常用的会见主要是社交上的礼节性会企业常用的会见主要是社交上的礼节性会见和涉及业务商谈、经贸洽谈等内容的事见和涉及业务商谈、经贸洽谈等内容的事务性会见。政治性会见一般涉及双边关系务性会见。政治性会见一般涉及双边关系及重大国际事务等。及重大国际事务等。6363相关知识会见63相关知识n n会谈n n 会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见，会谈也可以指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。n n会谈的内容较为正式，专业性较强，在企业中主要指商务谈判和业务会商。6464相关知识会谈64相关知识n n会见、会谈的区别 1 1、内容不同：会见的内容礼节性、事务性较强，会谈的内容经济性、利益性较强。2 2、功能不同：会见主要是为了加强双方的关系，处理事务。会谈就是指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见，为了谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程。6565相关知识会见、会谈的区别 6512.5 会见与会谈12.5.2 12.5.2 会见与会谈的基本程序 迎接致辞、赠礼、合影会见或会谈记录结束666612.5 会见与会谈12.5.2 会见与会谈的基本程序迎合影图5 54 44 44 45 55 54 44 44 44 44 45 55 54 44 44 42 21 13 34 44 44 45 561-主人 2-主宾 3-第二主宾 4-客方人员（或主客插排）5-主方人员 6-摄影师6767合影图5444554444455444213444561-12.6 技能训练【训练目标】通过训练，学生应熟悉会议组织通过训练，学生应熟悉会议组织的工作环节，掌握会议筹备方案制作要领。的工作环节，掌握会议筹备方案制作要领。一、案例分析 案例案例1 1 1 1：一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘负一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作。小刘将无，线话筒和录音机责会议的录音工作。小刘将无，线话筒和录音机磁带安放好以后，还事先调试了一番，觉得效果磁带安放好以后，还事先调试了一番，觉得效果不错，开会时小刘放心地做其他的事情去了。会不错，开会时小刘放心地做其他的事情去了。会议结束后，主任要小刘把录音整理出来。小刘打议结束后，主任要小刘把录音整理出来。小刘打开录音机，前几分钟听起来还不错，但越听越不开录音机，前几分钟听起来还不错，但越听越不清晰了，到后来竟然是一片噪声。报告自然是没清晰了，到后来竟然是一片噪声。报告自然是没有整理出来，有整理出来，小刘应怎样总结教训呢小刘应怎样总结教训呢?686812.6 技能训练【训练目标】通过训练，学生应熟悉案例2 2：一次重要的国际会议，十多个国家的领导人在一起聚会。因为组织者的疏忽，在集体摄影中竟将两位女性领导人安排在了后排，结果在这一重要国际会议的“全家福中，竞找不到这两位女性领导人的影像，引起两国舆论的指责。从此案例中说明会议组织应注意哪些问题？6969案例2：69p经常不断地学习,你就什么都知道。你知道得越多,你就越有力量pStudyConstantly,AndYouWillKnowEverything.TheMoreYouKnow,TheMorePowerfulYouWillBe写在最后经常不断地学习,你就什么都知道。你知道得越多,你就越有力量写Thank You在别人的演说中思考，在自己的故事里成长Thinking In Other PeopleS Speeches，Growing Up In Your Own Story讲师：XXXXXX XX年XX月XX日Thank You