文书档案整理-榆次区档案局课件

文件材料的整理文件材料的整理榆次区档案局榆次区档案局 张琳张琳文书档案整理工作一、定义文书档案整理工作，是指将处于零乱状态的和需要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与编目，达到系统化的过程。是一项重要的基础工作。文书档案整理方法：新的整理方法以件件为管理单位 传统整理方法以卷卷为管理单位二、一般程序从文书档案整理工作的全过程来看，主要包括区分全宗-全宗内档案分类-立卷（或按件装订）-案卷（或件）的排列与编号-编目-排架等。全宗全宗指一个独立的机关、组织和个人在社会活动中形成等的档案有机整体，它的基本涵义有三点：有机整体，在社会活动中形成，以一定的社会单位为基础。1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起，反映了各单位历史发展的面貌。v2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同分类。也就是分年度，分级别，分问题或机构。v2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同分类。也就是分年度，分级别，分问题或机构。注意：特殊情况v跨年度的总结放内容针对的年度。上级的批复放本单位。档案整理工作的原则档案整理工作的原则已办理完毕的，有保存价值的遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系区分不同价值便于档案的保管和利用v办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。比如请示与批复，在复文发出或收到以后，在文书处理上就算已办理完毕；一份通知收到后经相关人员传阅，也算是办理完毕；本机关的发文，文件印发后也算是办理完毕。有的文件，如计划、规划、指示、规定等，在贯彻执行上需要很长时间，但印发或收到传阅后，其文书处理程序已经完成，也算办理完毕。保持文件之间的有机联系保持文件之间的有机联系是指文件在产生和处理过程中所形成的固有关系，主要表现在文件在来源、时间、内容和形式等方面的联系。如：一个单位及其内部机构 一定的历史阶段、一个年度 一项特定的活动、处理一项业务、进行一次调查、承办一个案件、召开一次会议 不同的文种、载体材料等区分不同价值区分不同价值依照2006年12月18日，国家档案局8号令，机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定。国家档案局第8号令国家档案局令 第8号 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。局长 杨冬权 二六年十二月十八日 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 第一条第一条 为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法，制定本规定。第二条第二条 本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。第三条第三条 机关文件材料归档范围是：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。第四条第四条 机关文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄等；（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。第五条第五条 凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。第六条第六条 机关文书档案的保管期限定为永久永久、定期定期两种。定期一般分为3030年、年、1010年年。第七条第七条 永久保管的文书档案主要包括：(一)本机关制定的法规政策性文件材料；(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。第八条第八条 定期保管的文书档案主要包括：（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本机关一般性事务管理文件材料；（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件料；（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。第九条第九条 机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。第十条第十条 机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。第十一条第十一条 机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。第十二条第十二条 各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。第十三条第十三条 在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。第十四条第十四条 本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。第十五条第十五条 本规定自颁布之日起施行，1987年颁发的国家档案局关于机关档案保管期限的规定和机关文件材料归档和不归档的范围同时废止。v 附件：文书档案保管期限表 榆次2006年榆次档案局下发文件，要求各机关单位制定和报送本单位的归档范围和保管期限进行审批，开始对76个机关保管期限审批的工作，2009年开始执行新的保管期限的规定。便于档案的保管和利用便于档案的保管和利用是档案整理工作的基本出发点和根本目的当与保持文件之间的历史联系发生矛盾时，应充分考虑档案保管和利用的方便新的整理方法新的整理方法以以件件为管理单位为管理单位依据2002年3月18日山西省归档文件整理规则实施细则。一、基本概念一、基本概念v归档文件 立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。v归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。v件件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件；文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；正文与文件处理单等为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文可各为一件。二、文件修整二、文件修整一般包括：v对破损文件进行修校；v对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；v去除文件上易锈蚀的金属物；v对过大的文件进行折叠。三、文件装订三、文件装订v归档文件应按“件”装订v“件”内排序 正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。v对齐方式 1、装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。2、采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。3、采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。v装订方式和用品：常用的有三种1、线装：缝纫机轧线2、粘接式：包角3、变形材料：不锈钢夹、燕尾夹、塑料夹符合档案保护要求，降低成本、简便易行符合档案保护要求，降低成本、简便易行四、归档文件的分类四、归档文件的分类（一）分类方法：年度分类法、机构/问题分类法、保管期限分类法。（二）分类方案：1、年度机构（问题）保管期限（例1、2）2、年度保管期限（例3）3、保管期限年度机构（问题）（例4）4、保管期限年度年度年度-机构机构-保管期限保管期限例1：2009年：办公室永久 30年 10年 人事处永久 30年 10年 管理处永久 30年 10年 年度年度-问题问题-保管期限保管期限例2：2009年：党群类永久 30年 10年 业务类永久 30年 10年 行政类永久 30年 10年 年度年度-保管期限保管期限例3：2009年：永久 30年 10年 2010年：保管期限-年度-机构例4：永久：2009年 办公室 人事处 管理处 30年：2009年 办公室 人事处 管理处 10年：六、归档文件的编号六、归档文件的编号v归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。全宗号全宗号类目号类目号 件号件号页数页数保管保管期限期限馆编室编15mm15mm30mm15mm15mm10mm15mm五、归档文件的排列每年从1开始如 2009年 永久 1 2 3 4 5 6 30年 1 2 3 10年 1 2 3 2010年 永久 1 2 3 30年 1 2 3 10年 1 2 3（一）同一事由内的归档文件排列 按文件形成时间的先后顺序；按文件的重要程度排列。（二）不同事由间的归档文件排列 按不同事由形成时间的先后顺序排列；按事由的重要程度排列；按事由具有的共同属性分别集中排列。七、归档文件的编目七、归档文件的编目 归档文件目录由两部分构成：归档文件目录 归档文件目录封面 归档文件目录归档文件目录 30年件号件号 责任者责任者 文号文号题题 名名日期日期页页数数备备注注1 1 榆次榆次计生计生局局计计办办2020101088号号榆次计生榆次计生局关于加强局关于加强计生工作计生工作的通知的通知20201010030503052 22 2 榆次榆次档案局档案局榆榆档档2020101055号号榆次榆次档案局关于转发档案局关于转发 国家档案国家档案局关于加强汛期档案安全管理局关于加强汛期档案安全管理的几点意见的几点意见 的通知的通知20201010061006103 3 国家国家档案局档案局 国档国档20201010 3 3号号关关于加强汛期档案安全管理的于加强汛期档案安全管理的几点意见的通知几点意见的通知20102010031003108 8v归档文件应逐件编目，目录中一件只体现一条条目。如：来文与复文件为一件时，只对复文进行编目。v归档文件目录各项目应体现归档文件的内容和形式 特征，方便检索和利用。v归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。注注 意意v归档文件目录用纸采用国际标准A4型纸横排或竖排v归档文件目录应打印装订成册并编制封面 归档文件目录封面设置包括：v 全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目归档文件目录封面 归档文件目录 全宗名称：榆次档案局 年 度：2010 年 保管期限：30年/10年 八、归档文件的装盒八、归档文件的装盒v装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。v装盒的要求：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。档案盒盒脊(馆馆)(室室)全宗号全宗号年年 度度保管期限保管期限机构机构(问题问题)起起止止件件号号盒号盒号 备备 考考 表表 卷内情况说明：卷内情况说明：立卷立卷人：人：审核审核人：人：立卷时间：立卷时间：1.1.盒内文件齐全完整程度；盒内文件齐全完整程度；2.2.盒内文件缺损、修改、补充、盒内文件缺损、修改、补充、销毁等情况；销毁等情况；传统整理方法以卷卷为管理单位v案卷是有密切联系的若干文件的组合体v立卷就是把已办理完毕并具有查考保存价值的文件，根据其固有的特征和内部联系，分门别类地有序地组合成案卷，也即是将互有联系的文件进行分类、组合、编目的一个过程v立卷工作是文书工作的重要组成部分一、全宗内档案分类（一）分类的常用方法1、年度分类法 将文件按其形成和处理的年度进行分门别类。一般文件归入文件形成年度，对跨年度或专门年度的文件根据具体情况区分年度。2、组织机构分类法 将文件按其形成或承办的机构进行分门别类。3、问题分类法 将文件按其内容所反映的问题进行分门别类。（二）常用的复式分类方法（二）常用的复式分类方法v1 1）年度与组织机构分类法）年度与组织机构分类法v如：2000年 办公室 2001年 办公室 人事处 人事处 业务处 业务处 v 办公室 2000年 人事处 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 v2 2）年度与问题分类法）年度与问题分类法v如：2000年 党群类 2001年 党群类 行政类 行政类 教学类 教学类 外事类 外事类 v 综合类 2000年 业务类 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 立卷“六个特征”：问题、作者、名称（文种）、时间、通讯者、地区特征组卷二、立卷组合方法二、立卷组合方法 1 1、按问题组卷、按问题组卷 将文件内容涉及的同一事件、问题或同一类性质的问题组成案卷 2 2、按作者组卷、按作者组卷 将同一作者的一些文件组成案卷 3 3、按文种（名称）组卷、按文种（名称）组卷 将文件种类或名称相同的文件组成案卷 4 4、按时间组卷、按时间组卷 按文件形成的时间或文件内容针对时间，将属于同一时期的文件组成案卷5 5、按通讯者组卷、按通讯者组卷 将本单位与某单位针对某一问题或几个问题的来往文件组成案卷 6 6、按地区组卷、按地区组卷 将来自同一地区或内容涉及同一地区的文件组成案卷 实际工作中，一般是运用两个以上的特征来组成一个案卷 如如“市委党委会市委党委会19991999年会议记录年会议记录”就运用了就运用了作者、时间和名称三个立卷特征作者、时间和名称三个立卷特征三、卷内文件整理三、卷内文件整理(一一)检查调整组卷检查调整组卷1、检查已归卷的文件是否齐全完整，是否保持了文件之间的有联系；2、检查卷内是否有不需要归档的或应转入一年度立卷的文件；3、检查卷内文件的保管期限是否一致和卷内文件的数量多少；4、检查卷内文件是否有破损、纸张过大过小、有无金属物等，及时进行修整。(二二)卷内文件的排列和编号卷内文件的排列和编号1、卷内文件排列 按重要程度或时间顺序排列、注意文件间的联系，保持来文与复文、正文与附件、同一文件的各种不同稿本（正本、定稿等）之间不可分离的联系。一般情况下是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；案件的结论性文件在前，依据性材料在后。2、卷内文件编号 文件页码用页码机打印在正面右上角、反面左上角，从001开始编起。一般每卷不超过2公分（200张）。不装订的案卷应在卷内每份文件的右上方加盖档案号章，并逐件编序号。（三）编制卷内文件目录（三）编制卷内文件目录序号责任者发文号题 名日期页号备注1榆次档案局 榆发200420号关于农委系统2003年通过档案工作目标管理省级认定的通报2004020512榆次档案局 榆发200436号关于2003年度全区政府系统通过档案管理省级认定单位的通报2004021033榆次档案局 榆发200412号关于公布全区文化系统档案工作目标管理省级认定单位名单的通知200402207（四）填写备考表（四）填写备考表 备考表放在案卷最后，用来登记卷内文件的基本情况，便于档案管理人员和利用者了解案卷的有关情况。（五）案卷的装订（五）案卷的装订 采用三孔一线 孔间距8厘米案卷标题的拟写案卷标题的拟写 结构为 责任者责任者+问题问题+名称名称（3030字左右）字左右）例：榆次卫生局关于医疗卫生制度改革问题的决定 山西省、晋中市卫生局关于医疗卫生制度改革问题的决定 山西省、晋中市卫生局关于医疗卫生制度改革、提高医务人员待遇问题的决定、通知 （全全 宗宗 名名 称称 ）（类类 目目 名名 称称 ）（案卷标题）（案卷标题）自自 年年 月至月至 年年 月月保管期限保管期限本卷共本卷共 件件 页页归档号归档号全宗号全宗号目录号目录号案卷号案卷号（六六）填填写写档档案案案案卷卷封封面面目录号的认识：文书档案 1 永久 1 定期 2目录号目录号 11 12 文书档案 1 办公室1 人事科2 劳资科3 永久 30年 10年 目录号 121 122 123四、案卷排列v基本方法有：如2001年 永久 1 2 3 4 2002年 永久 5 6 7 8 2003年 永久 2001年 30年 1 2 3 4 2002年 30年 5 6 7 8 2003年 30年 2001年 10年 1 2 3 4 2002年 10年 五、五、填写填写案卷目录案卷目录 案卷号案卷号题名题名年度年度件件数数页页数数保管保管期限期限备注备注室编馆编1榆次区档案局、党支部关于党的廉政建设、反腐倡廉工作、民主生活的计划总结、制度、办法20072186永久