销售业务与应收账款管理课件

销售业务与应收账款管理及销售内控漏洞分析及解决方式销售业务一般流程概述2024/7/282销售部门生产部门采购部门财务部门死循环2024/7/283 谁的责任?2024/7/284销售管理目标扩大销售降低经营费用及时收回货款加速周转增加盈利防范坏账2024/7/285销售业务存在的主要风险销售政策和策略不当，市场预测不准确，销售渠道管理不当等，导致销售不畅，库存积压，企业经营难以为继。客户信用管理不到位，结算方式选择不当，账款回收不力等，造成销售款项不能收回或遭受欺诈，导致企业财务困难。销售过程中存在操纵价格等舞弊行为，导致企业利益受损。2024/7/286销售内控的目标一、保证销售收入的真实性和合理性及时、准确记录业务，完整地反映销售全过程，防止少记、不记、漏记或虚增收入，防止货款被挪用或贪污。二、保证产品的安全、完整核对交付的货物与订单或合同要求一致，保证产品在运输途中安全，保证质量不变，数量完整。三、保证销售折扣的适度性 合理把握销售折扣的“度”，使销售折扣政策达到促进销售，及时收回货款的目的，防止销售折扣中以权谋私行为的发生。四、保证销售折让和退回的合理性与正确性加强对销售折让或货物退回的管理，检查其理由是否恰当，金额是否正确，保证折让和退回的手续完备，并在相关会计资料上予以体现。五、保证货款及时足额地收回加强对货款结算的控制，做好事前客户的信用调查和事后应收账款的催收工作，保证货款及时足额的收回。2024/7/287漏洞一：销售职责/权限设置不合理不相容职责未分离销售谈判、签订授权程序不完备销售合同审核审批分级授权不合理权限设置模糊不清销售谈判、合同签订无必要的专业人员审核无相应责任追究机制2024/7/288销售内控要点：职责分工建立销售与收款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理销售与收款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。销售与收款不相容岗位至少应当包括：1、客户信用管理、与销售合同协议的审批、签订。2、销售合同协议的审批、签订与办理发货。3、销售货款的确认、回收与相关会计记录。4、销售退回货品的验收、处置与相关会计记录。5、销售业务经办与发票开具、管理。6、坏账准备的计提与审批、坏账的核销与审批。2024/7/289销售内控要点：人员管理人人员员招聘：招聘：是否仅由销售主管负责？有无背景调查？入入职协议职协议与培与培训训：是否提供必要培训，告知公司相关政策并签订协议或承诺？人人员员日常管理：日常管理：销售日志Vs柔性管理？手机号码及Email邮箱是否公司配置？考核指考核指标标：销售收入？销售回款？销售利润？是否符合SMART原则、与公司经营目标是否背离？离离职职管理：管理：是否办理必要交接？“告告诉我您将怎我您将怎样衡量我，我就告衡量我，我就告诉您我将怎您我将怎样行事行事”2024/7/2810SMART原则S=Specific（明确性）（明确性）M=Measurable（可衡量性）（可衡量性）A=Attainable（可达成性）（可达成性）R=Relevant（相关性）（相关性）T=Time-bound（时限性）限性）同时，SMART原则还有另一种变体SMARTER，前五个字母与上述原则相同，而后两个字母“E”和“R”则分别对应了单词Evaluate（评估）和Reevaluate（再评估）。2024/7/2811漏洞二：销售计划未编制或不合理典型问题：未编制有效的销售计划销售计划编制未充分搜集信息销售计划未经内部恰当沟通/讨论/审核后果:整体经营/采购等计划缺乏基本前提2024/7/2812销售内控要点：销售计划管理高质量销售计划特征：基于充分有效的市场调研销售计划经过内部部门恰当沟通；销售计划恰当分解；具备销售计划调整沟通机制。2024/7/2813漏洞三：销售价格管理缺失未制定严谨的销售政策/销售价格体系销售政策/销售价格体系执行不力价格体系的制定缺少与财务部门的沟通销售定价权缺乏有效管理价格折扣/折让实施缺乏控制2024/7/2814销售内控要点：销售价格管理销售预算一旦确定，企业就需要有统一的市场定价政策企业应当制定出较为详细的折扣政策。任何折扣政策必需得到最高管理当局的认可；一项给予客户的折扣应经过销售部门经理的签字认可；折让行为偶尔发生，要有更多的授权控制价格标准的制定应与财务部门充分沟通价格政策应与销售人员、代理商充分沟通建立价格执行的检查、监督机制2024/7/2815漏洞四：信用管理缺失未设置销售信用审核程序信用审核所依据的基础信息粗糙未对客户建立持续更新的信用档案2024/7/2816销售内控要点：信用管理p应制定合理的信用政策和信用评价标准p应当加强市场调查，合理确定信用方式 p应当健全客户信用档案，根据对客户的调查，针对每个客户制定信用额度，关注重要客户资信变动情况p加强信用数据的搜集、整合、分析工作，并建立连续的信用记录p对于境外客户和新开发客户，应当建立严格的信用保证制度p应建立适当的专业分工，确保不相容职责有效分离，确保审核人员的专业性：销售业务与信用检查、信用额度确定是不相容业务，不能由同一人负责。p应建立适当的分级授权信用审核机制应分级设置批准赊销信用的权限，并在程序中设置操作权限，不同信用额度的赊销由不同层次的管理人员审批。2024/7/2817客客户档案管理档案管理所有客户均应提供客户档案 客户档案变更 客户全称、简称、公司地址、发货地址、电话、传真、开户行、税号、账号、法人 客户更名 客户更改其它档案 须提供新旧公司同时盖公章的更名通知、新名称营业执照、税务登记证、股东构成，并出具由新公司承担原公司债务的申明 必须提供书面通知 客户档案的更新存档 客户档案信息的录入及保管 营业执照、纳税登记证每年更新存档一次，时间要求与客户的年协议同步有关客户的所有档案信息、客户函证、对账调节表、其他档案，全部由应收账款会计及时录入微机，档案文本整理完毕统一装订保管 2024/7/2818公司信用政策主要内容2024/7/2819客户资信等级2024/7/2820审批程序业务员审核客户申请业务员申请信用分析员审核信用经理批准主管副总批准否否否否业务人员在审核客户的信用状况时，要全面收集客户信息。业务人员有权根据客户过去的表现拒绝客户的申请。核准的信用额度须经信用经理或总裁批准，信用分析人员有权拒绝申请，当业务人员有异议时，可要求信用经理或总裁进行复议。2024/7/2821漏洞五：销售一般流程中的控制缺失销售订单缺乏审核/审批销售条件未经确认销售合同签订缺乏审核/审批销售发货缺乏计划和审核/审批销售收款管理不及时、不规范销售过程中的检查核对机制缺失2024/7/2822销售合同管理售合同管理 销售代表整本领用 一次最多2本，交旧领新，对合同的使用负全责，遗失合同需主管经理签字确认.合同内容必须填写齐全、清晰，结算价格、结算方式，回款时间，不得涂改，销售人员不得替代客户签字、盖章 销售代表发生变动时 已领用合同要办理移交手续或退回，否则，给公司造成的经济损失由其直接主管经理负全责，并对责任人予以处罚 对发货、开票或有其他特殊要求的 由业务人员在合同空白处醒目加注 对发货、开票或有其他特殊要求的 由业务人员在合同空白处醒目加注 合同存根交会计部核对 合同存根件与传真件不符并给公司造成损失的由销售代表负责。检查后分办事处或分省装订存档备查 2024/7/2823 合同控制草拟合同合同存档合同审核财务备份订立合同履行登记纠纷解决合同款催收2024/7/2824合同与公章管理合同的审核、归档和执行跟踪公章的保管、使用和风险防范2024/7/2825票据流转n 销售业务发生必须开具销售单据，发货必须是货票同行。n 对办事处要货，原则上须办事处负责人提出来要货申请。n 无论现销还是赊销，都应由财务部销售组专职开票员用电脑开具销售出库单，再由库管发货给物流经手人，以加强内部控制。2024/7/2826销售内控要点：销售与发货1、销售谈判。在销售合同协议订立前，应当指定专门人员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判。对谈判中涉及的重要事项，应当有完整的书面记录。2、合同协议审批。审批人员应当对销售合同协议草案中提出的销售价格、信用政策、发货及收款方式、合同的合法性、严密性等严格审查并建立客户信息档案。重要的销售合同协议，应当征询法律顾问或专家的意见。3、合同协议订立。销售合同协议草案经审批同意后，企业应当授权有关人员与客户签订正式销售合同协议。2024/7/2827销售内控要点：销售与发货（续）4、组织销售。销售部门按照经批准的销售合同协议编制销售计划，向预算部门（技术部）、生产部门、发货部门下达销售通知单。销售部根据客户订单、销售合同协议、客户签收回执等相关单据设置销售台账，及时反映销售开单、发货、收款、开票情况，并由相关人员对销售合同协议执行情况进行定期跟踪审阅。5、组织发货。生产完工后，发货部门应当对销售发货单据进行审核，严格按照销售通知单所列的发货品种和规格、发货数量、发货时间、发货方式、接货地点组织发货，并建立货物出库、发运等环节的岗位责任制，确保货物的安全发运。2024/7/2828依据退货申请、内部退货转账凭证 退退货管理管理 客户提出退货 退货入库 客户退货一律由仓储总库办理验收入库，并按退货管理流程转移原始凭整 经管销售人员要索取当地税务局出具的退税证明，并按税后退货总额的20%处罚。若在退货30天内不能取得退税证明，税款全部由经管人员负担，半年内取回退税证明，销售人员签呈，销售经理核准后，财务部门将所扣税额返还 需要换货 由营销综合办负责按规定办理，业务员在事先未经任何领导书面同意，私自以任何方式换货，处于额度的罚款，造成损失的全额赔偿。属非质量原因退货 由业务人员在合同空白处醒目加注理、销售经理平均负担罚款的百分之二十 销售代表提出退货申请 销售经理批准 会计部处理账务2024/7/2829退货管理品控部门检验入成品库重新配送生产副总审批检验报告判断废料处理财务部进行账务处理综合处理不合格合格次品管理要点:维护信誉总结原因严格出入库管理2024/7/2830销售内控要点：销售退回控制企业的销售退回必须经销售主管审批后方可执行。要求退货的批准、退货货物的接收和开具贷项通知单、应收账款的冲减应分别由不同人员负责，并确保与此业务有关的部门和人员各司其职，分别控制实物流和会计处理。销售退回的货物应当由质检部门检验和仓储部门清点后方可入库。质检部门应当对客户退回的货物进行检验并出具检验证明；仓储部门应当在清点货物、注明退回货物的品种和数量后填制退货接收报告。2024/7/2831销售内控要点：销售退回控制（续）财会部门应当对检验证明、退货接收报告以及退货方出具的退货凭证等进行审核后办理相应的退款事宜；企业应对退货原因进行分析并明确有关部门和人员的责任。（1）验收客户退回的货物。（2）填制退货接收报告。（3）调查退货索赔。（4）核准退货。（5）填制和邮寄贷项通知单。2024/7/2832向客户索取原票或返销发票或经财务盖章确认的无税扣款证明，不能取得上述资料时，调出货物的税款由经管人员负担 调货管理管理 从客户处调货 调出货物直接销售 经管业务员必须提供该客户收货回执和合同及时开票。未经主管经理审批而私自做主调货，调货人员负全责 呈报主管经理审批 调出货物时 2024/7/2833 应收账款管理n 核算管理在财务部。n回收管理在营销中心的销售部和各办事处n财务部和营销中心应当紧紧配合2024/7/2834应收账款管理定期编报应收账款旬（月）报表每周或每季度进行一次账龄分析，填写账龄分析表，提请营销中心催收。加强坏账管理，在清理往来账的基础上，编报呆坏账核销汇总表，经批准后核销，并对核销后的坏账登记备查，以防资产流失。监督营销人员的工作，确保收入及时入账，确保应收账款及时回笼。配合营销中心做好客户信用分析评价，对收款政策提出意见。2024/7/2835应收账款旬(月)报表制表日期:债务人上旬(月)末应收账款余额本旬(月)赊销本旬(月)收款本旬(月)末应收账款余额本旬(月)比上旬(月)末增(减)率复核:制表:2024/7/2836债务人金额账龄1个月以内 3个月以内 6个月以内 1年以内2年以内复核:制表:应收账款账龄分析表2024/7/2837应收账款呆坏账核销汇总报表年 月 日债务人坏账金额坏账原因核销批准人是否备查登记合计账龄复核:制表:2024/7/2838应收收账款款对账管理管理 会计部 销售人员对各自经管客户的应收账款负全责。负责与客户日常对账是经管销售人员的责任 销售代表发生变动时 依据半年一次的函证结合对方余额、盖章情况、回款迹象、历史情况、销售代表的反馈等综合情况确定需对账的客户 主管经理监交 有质疑如果不履行接交手续，所发生的一切损失由接管人员和主管经理负责会计部对账销售人员必须陪同，对帐结果双方加盖财务专用章，也可盖业务章或公章，但必须加以备注原因，陪同的销售人员、对帐会计签字，事后要上级经理、销售经理签字确认。2024/7/2839销售内控要点：收款管理明确收款程序和收款职责分工，指定收款账户。建立应收账款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度。销售部门负责应收账款的催收，催收记录（包括往来函电）要妥善保存，财会部门督促销售部门加紧催收。对催收无效的逾期应收账款可通过法律程序予以解决。按客户设置应收账款台账，及时登记并评估每一客户应收账款余额增减变动情况和信用额度使用情况，分类管理，针对不同性质的应收款项，采取不同方法和程序。为保证企业营运资产的周转效率，应严格区分并明确收款责任，建立科学、合理的清收奖励制度以及责任追究和处罚制度，及时清理催收欠款。2024/7/2840销售内控要点：收款管理（续）为确保应收账款账户数据的真实性、及时做好应收账款清账记录，同时记录客户资信情况、调整客户赊销额度。对于确实无法收回的坏账，应获取货款无法收回的确凿证据，经适当审批后再及时注销。对应收未收回的应收客户，制定针对该客户的信用政策和坏账预期。为应对坏账风险的冲击，分别对客户制定坏账准备提取方案，提高坏账准备提取的准确性。加强商业票据管理，明确商业票据的受理范围，严格审查商业票据的真实性和合法性，防止票据欺诈。2024/7/2841销售内控要点：收款管理（续）定期抽查、核对销售业务记录、销售收款会计记录、商品出库记录和库存商品实物记录，及时发现并处理销售与收款中存在的问题；同时，还应定期对库存商品进行盘点。定期与往来客户通过函证等方式,核对应收账款、应收票据、预收账款等往来款项。如有不符，应当查明原因，及时处理。2024/7/2842销售循环财务职能监督控制要点归纳：p严格把控资金往来，做好事项、单据、金额以及审批手续的复核确认工作p熟悉业务，对重大的业务事项应充分了解业务背景（如熟悉合同，了解合同履行进度）p做好未达账项的核对确认工作，应做到定期检查核对，并重点关注重大金额和重要客户。p与业务部门和客户都应充分沟通p充分运用财务分析工具p严格遵循财务规章制度p严格遵守不相容职责分离原则2024/7/2843内控问题万能公式一定三控定义风险和控制目标p事前控制：明职权(职责分离、授权审批)，定流程，做计划p事中控制：定标准，有检查，留记录p事后控制：去印证（对账、盘点、反馈），析数据，有审计2024/7/2844小结：如何称得上优良的管控设计n在整个组织范围内，核心业务活动具有明晰的流程设计；n各类重大的风险已被充分识别，其应对策略在流程中得到体现；n针对关键管理活动，设置清晰的授权体系；n针对各类授权，实现权责对等、权力受必要牵制与监督；n各类主要经营活动有痕迹、可复核、可审计；n存在强有力的独立监督体系；n整体上，企业尊重制度、尊重规则、崇尚健康向上的行为方式。2024/7/2845感谢聆听！Thanks for your time！谢谢！