采购业务处理(-)课件

2024/7/26第二部分第二部分采购业务处理2024/7/26物流业务处理物流业务处理-采购采购采购资料采购业务采购发票采购报表供货信息物料对应表收（退）料通知单采购订单采购申请单普通发票费用发票报表分析查询分析库存查询增值税发票外购入库单流程设计（一）采购系统功能模块（一）采购系统功能模块2024/7/26采购资料设置采购资料设置l案例：上海电线厂对电源订货在100以内（含100个），报价为10元；100以上，报价为9元，为了控制采购成本，绿色原野公司要求电源采购价格不得高于12元。l步骤：l选择系统设置基础资料采购管理采购价格管理，进入价格管理窗口。2024/7/262024/7/262024/7/26（二）采购业务处理1.采购一般流程采购申请单采购申请单采购订单采购订单收货通知单收货通知单外购入库单外购入库单采购发票采购发票各部门申请采购部门采购通知仓库收货仓库收货财务收到发票2024/7/262.采购三个核心单据采购订单采购订单采购发票采购发票外购入库单外购入库单采购部门仓库部门财务部门2024/7/26采购申请单采购申请单 采购申请单是各业务部门或计划部门根据主生产计划、物料需求计划、库存管理需要、销售订货、或零星需求等实际情况，向采购部门提请购货申请、并可批准采购的业务单据。采购申请也可以由采购部门统一汇总输入或系统自动合并。2024/7/26采购订单 采购订单是企业采购部门根据各种采购申请单制定，并交给供应商作为订货依据的单据。采购订单是采购订货业务工作中非常重要的一个管理方式，通过采购订单可以直接向供应商订货并可查询采购订单的收料情况和订单执行状况。2024/7/26收料通知单收料通知单n收料通知单是采购部门在物料到达企业后，登记由谁验收、由那个仓库入库等情况的详细单据，便于物料的跟踪与查询n一般来说，收料通知单可以通过手工录入、订单确认、采购发票关联、由销售出库单自动生成等多途径生成。2024/7/26外购入库单 外购入库单，又称收货单、验收入库单等，是确认货物入库的书面证明，外购入库单也是财务人员据以记账、核算成本的重要原始凭证。2024/7/26采购发票 采购发票是企业采购物料时供应商开据的发票，是财务上非常重要的一种原始单据。采购发票在形式上分为专用和普通两种，它们的区别在于专用发票涉及增值税，而普通发票不涉及，具体选择可以按用户实际情况选择。不管是专用发票还是普通发票也分两种，即蓝字、红字发票，它们的生成方式也有所不同。蓝字发票是真正的采购发票，而红字采购发票则是指退货发票。普通发票在格式上只比专用发票少了几个与增值税有关的项目其他操作相同。2024/7/26l费用发票是运输单位开给购货单位、加工单位开给来料单位等，据以付款、记账、纳税的依据l多张入库单可对应一张开票，一张入库单也可拆单对应多张发票l如果是采购退货，则在采购发票单据中选择红字2024/7/26钩稽 钩稽即是将入库单的数量与发票进行核对，是核算入库成本的依据。在企业的采购业务开展过程中，并不是一张发票严格地对应一张入库单，经常可能是一笔采购业务，企业分多次收货入库，而供应商汇总开出一张发票，为了正确核算出每一次采购的成本，需要将每次的采购发票和外购入库单进行钩对。或者运输途中发生的运费需要由企业承担，也需要将运费发票和入库单进行钩对。2024/7/26钩稽n采购发票和外购入库单钩稽的条件是：1、两者供应商相同 2、两者单据状态必须是已审核、尚未完全钩稽（即钩稽状态是部分钩稽或未钩稽）3、对于受托入库采购方式的单据钩稽时，两者的采购方式必须一致 4、对于委外加工类型的入库单进行钩稽时，两者的业务类型必须一致 5、两者都必须是以前期间或当期的单据 6、两者的物料、辅助属性、本次钩稽数量必须一致n一张发票可以与多张入库单钩稽，多张发票也可以与一张入库单钩稽，同样，多张发票可以与多张入库单钩稽。2024/7/263.采购典型业务流程（1）票到货到（2）票到货未到（3）货到票未到（暂估入库）（4)票到货部分到（5）货到票部分到（6）退货业务2024/7/26普通采购业务流程图普通采购业务流程图l采购部崔小燕：采购部崔小燕：l 1、5日拟采购电源日拟采购电源100个，拟采购单价为个，拟采购单价为10元。元。l 2、经过几轮询价，、经过几轮询价，8日和石家庄电子厂签定协议，日和石家庄电子厂签定协议，采购电源采购电源100个，采购单价为个，采购单价为10元，并约定元，并约定12日到货。日到货。l 3、通知仓管人员准备收货。仓库管理员何佳、通知仓管人员准备收货。仓库管理员何佳12日收日收到石家庄电子厂送来的到石家庄电子厂送来的100个电源，当日入原料仓。个电源，当日入原料仓。l会计满军会计满军13日收到石家庄电子厂开来的增值税发票，金额日收到石家庄电子厂开来的增值税发票，金额1000元，税额元，税额170元。同时还有代垫的运费发票元。同时还有代垫的运费发票200元。元。l主管人员各业务主管人员负责审核所负责业务的所有单据。主管人员各业务主管人员负责审核所负责业务的所有单据。2024/7/26普通采购业务流程图普通采购业务流程图l其中，蓝色单据在采购系统处理，也是最基本的业务流程。采购申请单、收料通知单可以根据企业需要选择是否使用。l 该流程体现的实际业务是：货先到，发票后到，最后付款，同时入库单和发票都在同一个期间入账，处理相对简单。l 需要注意的是：如果发票和入库单不在同一个期间入账，则仓库账和财务账可以存在不一致的情况，为了保证账实相符，此时需要财务根据入库单进行估价入账。采购申请单采购申请单采购订单采购订单收料通知单收料通知单外购入库单外购入库单采购发票采购发票付款单付款单2024/7/26采购申请单采购申请单l供应链采购管理采购申请手工录入，单击进入采购申请单新增窗口。填制单据内容，保存后，由主管人员审核。2024/7/262024/7/26采购订单采购订单l供应链采购管理订单处理采购订单-录入，单击进入采购订单新增窗口。填制单据内容，保存后，由主管人员审核。2024/7/262024/7/26收料通知单收料通知单l供应链采购管理收料通知收料通知单-录入，单击进入收料通知单新增窗口。填制单据内容，保存后，由主管人员审核。2024/7/262024/7/26外购入库单外购入库单l供应链采购管理入库外购入库单-录入，单击进入外购入库单新增窗口。填制单据内容，保存后，由主管人员审核。2024/7/262024/7/26采购发票采购发票l供应链采购管理结算采购发票-录入，单击进入采购发票新增窗口。填制单据内容，保存后，由主管人员审核。2024/7/262024/7/26费用发票费用发票l供应链采购管理费用发票费用发票-录入，单击进入费用发票新增窗口。填制单据内容，保存后，由主管人员审核。2024/7/262024/7/26采购发票钩稽采购发票钩稽l供应链采购管理结算采购发票-钩稽/补充钩稽，单击进入采购发票过滤窗口。选择全部发票，单击确定，进入采购发票序时簿。选择一张还没有钩稽的发票，单击钩稽。选择对应钩稽的采购发票、费用发票、外购入库单，单击钩稽，系统提示成功。2024/7/262024/7/26采购业务案例介绍采购业务案例介绍-暂估入库暂估入库 案例：案例：采购部崔小燕于采购部崔小燕于4 4月月2020日向石家庄电子厂购买日向石家庄电子厂购买音箱音箱100100个，单价个，单价5050元（不含税）；元（不含税）；4 4月月2525货到，货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员何佳当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员何佳入原料仓，发票本月未到。入原料仓，发票本月未到。采购申请单采购申请单采购订单采购订单收料通知单收料通知单外购入库单外购入库单采购发票采购发票(本月不做本月不做)2024/7/26采购业务案例介绍采购业务案例介绍-单先到货后到单先到货后到 案例：案例：采购部崔小燕于采购部崔小燕于4 4月月2020日向长安高科技公司购买主板日向长安高科技公司购买主板100100个，单价个，单价200200元（不含税）；元（不含税）；4 4月月2525日收到长安高科技公司开出的增值税日收到长安高科技公司开出的增值税发票，发票，4 4月月3030日货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员日货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员何佳入原料仓。何佳入原料仓。采购申请单采购申请单采购订单采购订单收料通知单收料通知单外购入库单外购入库单采购发票采购发票付款单付款单 该流程体现的实际业务是：先收到发票后收到商品，最后付款。该种情况下，企业在没有收到订购的货物时一般不会先付款，只有在商品入库后才会办理付款手续。2024/7/26采购业务案例介绍采购业务案例介绍-退货退货 案例：案例：仓库管理员何佳发现仓库管理员何佳发现 1313日向苏州电子厂购买入库的键盘日向苏州电子厂购买入库的键盘1010个有个有质量问题，采购人员决定于质量问题，采购人员决定于 1313日从材料库退货。日从材料库退货。1414日苏州电子日苏州电子厂开出红字增值税发票。厂开出红字增值税发票。红字外购入库单红字外购入库单红字采购发票红字采购发票退款单退款单退料通知单退料通知单原收料通知单原收料通知单2024/7/26退货业务2024/7/26采购业务案例介绍采购业务案例介绍直运业务直运业务案例：采购部门业务员崔小燕应供应商深圳有限公司的订单要求15 日向深圳有限公司订购内存条50个，不含税单价50，不进行入库，直接发送给客户深圳荣普公司。采购订单采购发票2024/7/26采购业务案例介绍采购业务案例介绍-分次收到货物分次收到货物 案例：案例：采购部崔小燕于采购部崔小燕于4 4月月2121日向长安高科技公司购买主板日向长安高科技公司购买主板200200个，单价个，单价190190元（不含元（不含税）；税）；4 4月月2525日收到长安高科技公司发来的主板日收到长安高科技公司发来的主板100100个，同日仓库入库，个，同日仓库入库，4 4月月2828日再次收到长安高科技公司发来的主板日再次收到长安高科技公司发来的主板100100个，同日仓库入库，个，同日仓库入库，4 4月月3030日收到日收到长安高科技公司开来的增值税发票。长安高科技公司开来的增值税发票。采购申请单采购申请单采购订单采购订单收料通知单收料通知单1 1外购入库单外购入库单1 1采购发票采购发票付款单付款单外购入库单外购入库单2 2。收料通知单收料通知单2 2。该流程体现的实际业务是：先分次收货，再根据汇总的发票进行付款。注意单据的多次关联操作。2024/7/26采购业务案例介绍采购业务案例介绍-代管物资代管物资 案例：案例：7 7月月2525日收到广州省电力仪器制造有限公司发来的代管物资日收到广州省电力仪器制造有限公司发来的代管物资CPU 100CPU 100片，片，入代管库。入代管库。收料通知单收料通知单退料通知单退料通知单 该流程一般适用有长期业务关系的商家，代为暂时保管商品。代为保管商品时，一般只核算商品的数量，不关注商品的质量或价格。在系统中则是通过虚仓管理来与正常的商品出入库操作进行区分。2024/7/26采购业务案例介绍采购业务案例介绍-受托代销受托代销 案例：案例：1 1、4 4月月2525日收到受托方广州省电力仪器制造有限公司发来的飞利浦显示器日收到受托方广州省电力仪器制造有限公司发来的飞利浦显示器200200台，单价台，单价10001000元。元。2 2、4 4月月2828日代销给江门电器公司日代销给江门电器公司150150台，单价台，单价15001500元。元。3 3、4 4月月3030日把未销售完的显示器日把未销售完的显示器5050台退回给受托方广州省电力仪器制造有台退回给受托方广州省电力仪器制造有限公司。限公司。收料通知单收料通知单外购入库单外购入库单采购发票采购发票付款单付款单销售出库单销售出库单销售发票销售发票收款单收款单退料通知单退料通知单 该流程体现的实际业务是：收到代销商品时，先放入代管仓。根据实际销售的数量情况，先做同样数量的采购入库，同时再做销售出库，未销售完成的商品退回给受托方。2024/7/26采购单据查询采购单据查询供供应应链链采采购购管管理理单单据据查询查询上查和下查上查和下查 物流业务操作-采购2024/7/26物流业务操作-采购2024/7/26库存查询库存查询l即时库存查询即时库存查询在即时库存查询中，使用者可对某个所关心的物料进行查询现有库存情况，也可查看全部物料全部仓库的现有库存情况，也可查看某个仓库中存在有多少种物料，每种物料的数量。2024/7/26l即时库存数量，系统按【核算参数】中设置的“库存更新控制”来随时更新当前库存数量，库存更新控制分为保存后更新库存和审核后更新库存。l*仓库分类查询l*物料分类查询l*即时库存相关功能2024/7/26l按仓库分类查询按仓库分类查询l即时库存查询按仓库分类查询，主要是实现按仓库进行汇总查询的功能；此时即时库存查询界面是按仓库分级显示。2024/7/26l按物料分类查询按物料分类查询l即时库存查询按物料分类查询，主要是实现按物料进行汇总查询的功能；此时即时库存查询界面是按物料分级显示。2024/7/26即时库存相关功能即时库存相关功能l搜索l排序l过滤l查找查找和过滤的区别：过滤只针对当前的数据，查找针对即时库存中所有的数据；过滤结果的显示是在哪一个节点过滤，则在哪一个节点显示，查找则不管在哪一个节点过滤，查找结果均在根节点显示，即在物料或者仓库处显示。2024/7/26lK/3供应链提供了丰富的统计报表，包括采购订单执行情况明细表、采购订单执行情况汇总表、费用发票汇总表、费用发票明细表、委外加工材料明细表、委外加工材料汇总表、委外加工核销明细表、委外加工核销汇总表等2024/7/26采购订单执行情况汇总表l采购订单执行情况汇总表是按关键字汇总数据、以综合反映订单执行情况的报表。即可以按物料类别、供应商类别等汇总反映根据不同条件所查询到的汇总数据。该报表的生成与采购汇总表生成的操作方式一致。2024/7/26l所谓执行是指采购订单通过直接关联外购入库单、或者通过关联收料通知单、再关联外购入库单的间接关联方式，显示货物的订货数和实际入库数量，进行比较并显示其中差异。如果企业进行分销管理业务操作，还要包括采购订单关联收料通知单、再关联其他入库单这种集团内调拨业务的间接关联方式，l它是订单执行管理功能在报表处理的延续，也是对订单执行结果的综合体现。2024/7/26采购订单执行情况明细表l采购订单执行情况明细表是按供应商反映的每张采购订单的详细执行情况，它与汇总表一起，分别从详细和汇总的角度反映订货的入库情况。该报表的生成与采购明细表生成的操作方式一致。l采购订单执行情况明细表是订单执行管理功能在报表处理的延续，也是对订单执行结果的详细体现，是采购订单执行情况汇总表的有效补充。2024/7/26采购汇总表查询采购汇总表查询采采购购汇汇总总表表是是综综合合反反映映一一定定时时间间物物料料的的汇汇总总购购进进情情况况，是是采采购购发发票票和和外外购购入入库库情情况况的的结结合合查查询询，它它反反映映采采购购基基本本业业务务入入库库情情况况和和购购进进成成本本的的对应情况及差异，也是最常用的报表之一。对应情况及差异，也是最常用的报表之一。供供应应链链采采购购管管理理报报表表分分析析采购汇总表采购汇总表 物流业务操作-采购2024/7/26l采购明细表采购明细表l采购明细表是详细反映一定时间每个物料的购进情况，是对采购发票和外购入库情况的结合查询，它反映采购基本业务入库情况和购进成本的对应情况及差异，也是最常用的报表之一。2024/7/26供应商供货供应商供货ABC分析分析 l供应商供货ABC分析是是确定每一个购货单位某个时段内签订订单金额占总订货金额的比例和供货额占供货总额的比例，并以供货占订货百分比进行ABC排序。在分析报表中统计的订单必须已审核订单。l2024/7/26ABC分析法lABC分析法：分析法：是日常库存管理控制中广泛采用的一种方法，其基本原理是对库存的所有物料，按照全部的货币价值从大到小排序，然后按成本比重高低将各成本项目分为A、B、C三类，对不同类别的成本采取不同控制方法。其划分如表14-1：2024/7/262024/7/26l从上表可以看出，ABC分析的基本点是将企业的全部存货区分为A、B、C三类，属于A类的是少数价值高的最重要项目，品种少、而单位价值却较大。也就是，从品种数看，这类存货的品种数大约只占全部存货总品种数的10左右，而从一定期间库存成本看，这类存货的成本大约要占全部存货总成本的70左右。属于C类的是为数众多的低值的项目，其特点是，从品种数看，这类存货的品种数大约只占全部存货总品种数的70左右，但从一定期间库存成本看，这类存货的成本大约只占全部存货总成本的10左右。而B类存货则介乎二者之间，从品种数和库存成本看，大约都只占全部存货总量的20%左右。2024/7/26采购价格分析l采购价格分析是针对某个时段内每个物料的发票数量和采购金额进行汇总，从而计算出单个物料平均采购价格，以比较供应商之间的供货价格差异以及物料采购的价格变化情况。l采购价格分析是针对采购发票进行分析的报表。2024/7/26物料采购结构ABC分析l物料采购结构ABC分析报表是分析某一时段内某物料或某类物料采购金额占所有物料采购金额的比重，并按ABC分析法排序。l物料采购结构ABC分析和供应商供货ABC分析都是针对采购订货情况的分析，不同的是，后者是针对供应商供货的分析，而前者是针对被采购的物料的订货量分析。l在分析报表中统计的订单必须已审核订单。2024/7/26采购订单ABC分析l采购订单ABC分析是以某个时段内每个采购订单的订货总金额为标准，计算单个采购订单的订货金额占订货总额的比例，并进行ABC分类排序。l供应商供货ABC分析、物料采购ABC分析和采购订单ABC分析都是针对订单进行的分析，但其分析的侧重点不同，前两个分析报表分别针对的是供应商、物料，而采购订单ABC分析则侧重于每张订单自身的订货数据，从而对采购订货业务自身合理性进行分析。l在分析报表中统计的订单必须已审核订单。