账务系统初始化及日常处理课件

账务系统初始化及日常处理账务系统初始化及日常处理1内容内容1 账务系统概述2 账务系统初始化3 日常业务处理4 期末处理内容1 账务系统概述21账务系统概述 一、账务处理系统的业务流程1.根据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证2.登记日记账3.登记各种明细账4.根据记账凭证编制科目汇总表并登记总分类账编制会计报表1账务系统概述 一、账务处理系统的业务流程3二、账务处理系统特点1.时序性强2.数据量大3.数据接口多4.通用性强二、账务处理系统特点4总账初始化初始化凭凭证管理管理出出纳管理管理账簿管理簿管理辅助核算管理助核算管理月末月末处理理三、账务处理系统功能总账初始化三、账务处理系统功能5四、总账管理系统与其他系统的数据关系工工资管理管理固定固定资产资金管理金管理应收收应付付记账凭凭证记账凭凭证记账凭凭证记账凭凭证总账存存货核算核算成本管理成本管理记账凭凭证记账凭凭证其他其他费用用账证余余额表表决策支持决策支持会会计报表表财务分析分析四、总账管理系统与其他系统的数据关系工资管理固定资产资金管62账务系统的初始化一、选项设置1.必要性为了最大范围地满足不同企业用户的信息化应用需求，总账作为通用商品化软件的核心子系统，是通过内置大量的选项参数提供面向不同企业应用的解决方案。企业可以根据自身的实际情况进行选择，以确定符合个性特点的应用模式。软件越通用，意味着系统内置的参数越多，系统参数的设置决定了企业的应用模式和应用流程。2账务系统的初始化一、选项设置7一、选项设置2.选项设置-凭证一、选项设置8一、选项设置2.选项设置-凭证制单控制制单序时控制：该类凭证最后一张凭证日期=凭证日期=系统日期支票控制两个前提：使用银行科目制单；选用的结算方式设置了票据管理达成目的：对录入的支票号提供登记或报销的功能赤字控制控制对象：资金及往来科目或全部科目达成目的：填制凭证时，相关科目的最新余额出现负数时，系统给予提示可以使用应收受控科目即在总账中也可以使用设置了客户往来的科目制单一、选项设置9一、选项设置2.选项设置-凭证凭证控制现金流量科目必录现金流量项目填制凭证时使用了“在指定科目中被指定为现金流量的科目”系统要求指定现金流量项目及金额自动填补凭证断号新增凭证时，系统自动查找本月的第一个断号作为该凭证的凭证号凭证录入时结算方式及票据号必录在填制凭证时如果使用了银行科目，则必须录入结算方式及票据号。一、选项设置2.选项设置-凭证10一、选项设置3.选项设置-凭证打印合并凭证显示、打印选择此项，在填制凭证、查询凭证、出纳签字和凭证审核时，凭证按照“按科目、摘要相同方式合并”或“按科目相同方式合并”合并显示，在明细账显示界面提供是否“合并显示”的选项。凭证录入时结算方式及票据号必录打印凭证页脚姓名决定在打印凭证时，是否自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名。一、选项设置3.选项设置-凭证打印11一、选项设置3.选项设置-权限制单权限控制到科目单位有多个制单人，张三负责费用报销，限制张三可以使用的科目为费用类科目和现金科目制单权限控制到凭证类别限制某个操作员只能填制某个类别的凭证操作员进行金额权限控制系统可以对不同级别的人员进行制单金额大小的控制，例如财务主管可以对10万元以上的经济业务制单，一般财务人员只能对5万元以下的经济业务制单，这样可以减少由于不必要的责任事故带来的经济损失。一、选项设置12二、总账期初余额录入注意:末级科目的余额可以直接输入。非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数据逐级向上汇总而得。科目有数量外币核算时，在输入完本位币金额后，还要输入相应的数量和外币信息。科目有辅助核算时，不能直接输入该账户的期初余额，而是必须输入辅助账的期初余额。辅助账余额输入完毕后，自动带回总账。累计发生额可以直接输入。二、总账期初余额录入注意:13二、总账期初余额录入总账与辅助账的关系科目名称科目名称方向方向币别/计量量年初余年初余额1-启用月累启用月累计借方借方发生生额1-启用月累启用月累计贷方方发生生额期初余期初余额现金金(1001)借借7,256,157.397,254,000.0014,1989应收收账款款(1131)借借60,000.0020,000.00157,600.00日日期期凭证号凭证号客客户户摘摘要要方向方向金额金额业务员业务员票票号号票据日期票据日期2006-06-25华 宏宏 公公司司期期 初初 数数据据借借99600孙健健2006-07-10昌新昌新贸易公司易公司期期 初初 数数据据借借58000孙健健二、总账期初余额录入总账与辅助账的关系科目名称方向币别/计量14二、总账期初余额录入期初试算平衡期初数据输入完毕后应进行试算平衡。如果期初余额试算不平衡，可以填制、审核凭证，但不能进行记账处理。因为企业信息化时，初始设置工作量大，占用时间比较长，为了不影响日常业务的正常进行，故允许在初始化工作未完成的情况下进行凭证的填制。凭证一经记账，期初数据便不能再修改。二、总账期初余额录入期初试算平衡153总账管理系统日常业务处理凭证管理填制凭证凭证复核凭证记帐修改凭证作废凭证冲销凭证凭证查询凭证汇总v出纳管理出纳签字现金/银行日记账查询资金日报支票登记簿银行对账3总账管理系统日常业务处理凭证管理出纳管理16一、凭证管理1.凭证管理-填制凭证表头凭证类别：满足设置凭证时的限制类型凭证编号：按凭证类别按月自动顺序编号凭证日期：默认登录系统时的业务日期附单据数：该记账凭证后所附的原始单据数表体摘要：每个记录行都要有摘要会计科目：必须选择末级科目金额：保持借贷平衡，红字金额输入负数一、凭证管理1.凭证管理-填制凭证17一、凭证管理1.凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-银行账要求输入辅助核算：结算方式票号一、凭证管理1.凭证管理-填制凭证要求输入辅助核算：18一、凭证管理1.凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-银行账如果该结算方式设置了“票据管理”标志，需要进行“票号登记”一、凭证管理1.凭证管理-填制凭证如果该结算方式设置了“票据19一、凭证管理1.凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-外币系统自动带出汇率输入外币金额系统自动计算人民币一、凭证管理1.凭证管理-填制凭证系统自动带出汇率20一、凭证管理1.凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-数量输入数量和单价，系统自动计算金额一、凭证管理1.凭证管理-填制凭证输入数量和单价，系统自动计21一、凭证管理1.凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-客户往来输入客户相关信息一、凭证管理1.凭证管理-填制凭证输入客户相关信息22一、凭证管理1.凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-供应商往来输入供应商相关信息一、凭证管理1.凭证管理-填制凭证输入供应商相关信息23一、凭证管理1.凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-部门输入部门信息一、凭证管理1.凭证管理-填制凭证输入部门信息24一、凭证管理1.凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-个人往来输入个人信息一、凭证管理1.凭证管理-填制凭证输入个人信息25一、凭证管理1.凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-项目核算输入项目信息一、凭证管理1.凭证管理-填制凭证输入项目信息26一、凭证管理2.凭证管理-凭证复核出纳签字前提：在总账系统选项中选择了“出纳凭证必须由出纳签字”在会计科目指定科目中制定了现金总账科目和银行总账科目出纳签字可以在审核凭证之前，也可以在其之后主管签字前提：在总账系统选项中选择了“凭证必须由主管签字”审核凭证是必须环节制单人与审核人不能为同一人可以单张审核也可以成批审核一、凭证管理2.凭证管理-凭证复核27一、凭证管理3.凭证管理-凭证记账前提期初余额试算平衡凭证已审核上月已经结账过程选择记账范围显示记账报告自动记账记账过程一旦中断系统可自动恢复一、凭证管理3.凭证管理-凭证记账28一、凭证管理4.凭证管理-恢复记账激活“恢复记账前状态”在对账界面Ctrl+H取消记账“凭证”-“恢复记账前状态”恢复最近一次记账前状态恢复到月初状态（只有主管有权）注意事项己结账月份的数据不能取消记账一、凭证管理4.凭证管理-恢复记账29一、凭证管理凭证管理-修改凭证修改方式无痕迹修改对象：尚未审核和签字的凭证（已审核、签字的凭证需要取消审核、签字）在填制凭证中找到要修改的凭证直接修改有痕迹修改对象：已记账凭证红字冲销法或补充更正法修改内容凭证类别和凭证号不能修改能否修改他人填制的凭证取决于系统选项设置一、凭证管理凭证管理-修改凭证30一、凭证管理6.凭证管理-作废/删除凭证对象未审核未签字凭证规定作废凭证不能修改、不能审核应参与记账，否则月末无法结账删除凭证对作废凭证进行“整理”即可删除一、凭证管理6.凭证管理-作废/删除凭证31一、凭证管理7.凭证管理-冲销凭证对象已记账凭证方式手工编制系统自动编制一、凭证管理7.凭证管理-冲销凭证32一、凭证管理8.凭证管理-查询凭证丰富的查询条件一、凭证管理8.凭证管理-查询凭证丰富的查询条件33二、出纳管理1.出纳管理现金/银行日记账/资金日报支票登记簿前提设置了银行账将结算方式设置为票据管理支票领用支票报销二、出纳管理1.出纳管理34二、出纳管理2.出纳管理-现金日记账二、出纳管理2.出纳管理-现金日记账35二、出纳管理3.出纳管理-支票登记簿二、出纳管理3.出纳管理-支票登记簿36二、出纳管理出纳管理银行对账录入银行对账期初数据录入银行对账单银行对账自动对账手工对账查询银行存款余额调节表核销银行账长期未达账审计二、出纳管理出纳管理37三、账簿查询1.基本会计账簿查询总账发生额余额表采用计算机记账的单位，可用发生额余额表代替总账明细账序时账日记账现金日记账和银行日记账在出纳管理中查询多栏账先定义，再查询三、账簿查询1.基本会计账簿查询38三、账簿查询2.账簿查询-发生额余额表三、账簿查询2.账簿查询-发生额余额表39三、账簿查询3.账簿查询-原材料明细账三、账簿查询3.账簿查询-原材料明细账40三、账簿查询4.账簿查询-管理费用多栏账三、账簿查询4.账簿查询-管理费用多栏账41三、账簿查询账簿查询辅助核算账簿查询个人核算个人核算主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。个人核算可以提供个人往来明细账、催款单、余额表、账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能。部门核算部门核算主要为了考核部门收支的发生情况，及时地反映控制部门费用的支出，对各部门的收支情况加以比较分析，便于部门考核。部门核算可以提供各级部门的总账、明细账，以及对各部门收入与费用进行部门收支分析等功能。三、账簿查询账簿查询42三、账簿查询6.账簿查询-个人往来两清三、账簿查询6.账簿查询-个人往来两清43三、账簿查询7.账簿查询-部门收支分析三、账簿查询7.账簿查询-部门收支分析44三、账簿查询8.账簿查询辅助核算账簿查询项目核算项目核算用于收入、成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为使用者提供各项目的成本、费用、收入、往来等汇总与明细信息，以及项目计划执行报告等。客户核算和供应商核算客户核算和供应商核算主要进行客户和供应商往来款项的发生、清欠管理工作，及时掌握往来款项的最新情况。可以提供往来款的总账、明细账、催款单、对账单、往来账清理、账龄分析报告等功能。如果用户启用了应收款管理系统和应付款管理系统的话，可以分别在这两个系统中对客户往来款和供应商往来款进行更为详细地核算与管理。三、账簿查询8.账簿查询45三、账簿查询9.账簿查询-客户往来账龄分析三、账簿查询9.账簿查询-客户往来账龄分析464总账管理系统期末处理一、自动转账1外部转账：其他系统向总账系统传递的凭证工资：工资费用分配，相关费用计提固定资产：固定资产增减变动、计提折旧应收款管理：应收款发生、收回、坏账准备应付款管理：应付款发生、支付存货核算：采购入库、销售出库2内部转账：在总账系统内部通过设置凭证模板自动生成的凭证费用的分配、分摊和计提税金的计算成本费用的结转期间损益的结转4总账管理系统期末处理一、自动转账47一、自动转账3.定义转账凭证定义内容凭证类别摘要会计科目金额来源公式4.生成转账凭证自动转账凭证的生成顺序相关凭证已经全部登记入账自动转账生成的凭证仍需审核记账一、自动转账3.定义转账凭证48三、对账总账与明细账核对总账与辅助账核对四、结账结账前检查本月业务是否已全部记账，有未记账凭证时不能结账。检查上月是否已结账，上月未结账，则本月不能结账。实际上，上月未结账的话，本月也不能记账，只能填制、复核凭证。核对总账与明细账、总账与辅助账，账账不符不能结账。对科目余额进行试算平衡，试算结果不平衡将不能结账。损益类账户是否已结转至本年利润。当各子系统集成应用时，总账系统必须在其他各子系统结账后才能最后结账。结账后当月不能再填制凭证将当月各账户发生额及余额转到下月作为期初余额三、对账49