血站业务档案管理课件

血站业务档案管理韩海年档案的定义中华人民共和国档案法第一章“总则”第二条“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”血站业务档案及其重要性血站业务档案及其重要性血站业务档案指血站在采供血过程中形成的一系列按规定需要归档的文件。它真实地记录了血液质量控制和质量保证的全过程，包括从献血者筛选、登记到血液采集、检测、制备、储存、发放和运输的整个过程，保证其可追溯性。是维护献血者及受血者和采供血机构、医疗机构公正的重要依据。随着无偿献血工作的不断深入开展,医学科学的不断发展和社会法制化进程的加快,国家对采供血机构的管理越来越规范，如何管理好档案并充分应用档案进一步推动无偿献血事业的发展,提高血液质量,开展输血科学研究和处理因输血引起的医疗纠纷甚为重要。血站业务档案及其重要性血站业务档案及其重要性1、维权的重要依据、维权的重要依据1998年献血法颁布实施，标志着我国的无偿献血走上了法制化轨道，血站也成为对法制性要求较高的单位。随着人们法制和自我保护意识的增强，以及医疗纠纷和法律诉讼中举证倒置的实施，血站业务档案必将成为分辨涉血各方责任的重要依据。血站业务档案及其重要性血站业务档案及其重要性2、有利于无偿献血制度的推广和实施、有利于无偿献血制度的推广和实施根据献血法规定的无偿献血、免费用血的原则，各地均制定了有关无偿献血者免费用血的具体规定，以鼓励和调动社会公众积极参与无偿献血。采供血业务档案记载了献血者的姓名、年龄、性别、献血时间、献血量，从而为献血法的顺利实施提供可靠的保证，并可通过对业务档案资料的分析，使有关部门对采血数量及献血者分布等情况有较客观的了解，进而合理制定无偿献血者招募工作目标,推动辖区无偿献血工作的开展。血站业务档案及其重要性血站业务档案及其重要性3、社会服务性、社会服务性比如有突发性事件的发生，血源紧缺或当出现稀有血型患者时，可立即从血源档案中找到合格供血者，采取就近原则，从而能在最短时间内提供血源，为患者和社会服务提供有力保障。档案管理符合国家的有关规定相关法规中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法实施办法医药卫生档案管理暂行办法医药卫生档案管理暂行办法血站管理办法血站质量管理规范中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法第二条本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第十条对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。第二十五条：“携运禁止出境的档案或者其复制件出境的，由海关予以没收，可以并处罚款；并将没收的档案或者其复制件移交档案行政管理部门；构成犯罪的，依法追究刑事责任。”法律责任（档案法）有下列行为之一的，对直接负责的主管人员或者有下列行为之一的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：的，依法追究刑事责任：（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；（三）涂改、伪造档案的；（三）涂改、伪造档案的；（四）擅自出卖或者转让档案的；（四）擅自出卖或者转让档案的；（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；（六）不按规定归档或者不按期移交档案的；（六）不按规定归档或者不按期移交档案的；（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；损失的；（八）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。（八）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。中华人民共和国档案法实施办法中华人民共和国档案法实施办法第九条机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构依照档案法第七条的规定，履行下列职责：(一)贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度；（二）指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；（三）统一管理本单位的档案，并依照规定向有关档案馆移交档案；（四）监督、指导所属机构的档案工作。中华人民共和国档案法实施办法中华人民共和国档案法实施办法第十五条各级国家档案馆应当对所保管的档案采取下列管理措施：（一）建立科学的管理制度，逐步实现保管的规范化、标准化；（二）配置适宜安全保存档案的专门库房，配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施；（三）根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管理；（四）根据需要和可能，配备适应档案现代化管理需要的技术设备。机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案保管，根据需要，参照前款规定办理。血站管理办法第二十八条血站管理办法第二十八条记录的保存记录的保存献血、检测和供血的原始记录应当至少献血、检测和供血的原始记录应当至少保存十年，法律、行政法规和卫生部另有保存十年，法律、行政法规和卫生部另有规定的，依照有关规定执行。规定的，依照有关规定执行。血站质量管理规范血站质量管理规范的要求的要求11.记录（记录（5条）条）11.1记录和档案管理程序11.2记录体系的完整性（全过程、可追溯性）记录体系的完整性（全过程、可追溯性）11.3记录档案的保存（安全、期限、检索）记录档案的保存（安全、期限、检索）11.4电子记录与电子签名（可靠、完整、有效、电子记录与电子签名（可靠、完整、有效、机密）机密）11.5保密（授权、防止泄密）保密（授权、防止泄密）11.1记录和档案管理程序记录和档案管理程序应建立、实施应建立、实施记录管理记录管理程序和程序和档档案管理案管理程序，记录并保存采供血过程程序，记录并保存采供血过程所产生的结果和数据，使其具有可追所产生的结果和数据，使其具有可追溯性，以证实质量体系有效运行并满溯性，以证实质量体系有效运行并满足特定的质量标准。足特定的质量标准。血站实验室管理规范血站实验室管理规范的要求的要求11.实验室质量及技术记录（实验室质量及技术记录（3条）条）11.1遵循的原则和需要建立的工作程序11.2明确记录的种类11.3文件和记录的归档管理血站业务档案特点血站业务档案特点1、种类多、数量大、种类多、数量大主要产生于血液的采集、检验、成分分离、储存运输等环节。记录量大面宽、种类繁多，包括献血者个人资料记录，献血者健康征询、体检记录，采血情况记录，血液初检、复检记录，血液成分分离制备记录，血液入库、发放记录、血液保存记录、血液制品质控抽检记录，采供血工作环境消毒记录，采供血工作环境工艺卫生质控抽检记录，储血冰箱、离心机等重点设备质控监测记录，采血袋等一次性医疗用品及试剂等的生产厂家资质证明材料及质量检测记录，报废血、医疗废物的处理记录等记录。血站业务档案特点血站业务档案特点2、环节多、形成分散、环节多、形成分散每份血液或血液成分都要经过多个部门，工作流程长、流动速率高，每个部门只负责其中一项工作，交接环节多，难以自然形成某位献血者的系统性档案，就决定了业务档案具有文件材料形成分散、量大，且利用频繁等特点，因此该特点对档案的及时归档、定期检查等提出了更高的要求。业务档案的收集整理业务档案的收集整理分类分类按年度分类：按文件记录形成年度分类按保管期限分类：按划定的保管期限分类整理整理相关联的可以放一起；说明一个问题的可以放一起；如储血发血科在批放行时产生的记录单，从“采血至待检库交接单”、“待检库至成分交接单”、“成分至待检交接单”、血液当天批放行记录单可以放到一起。在形成数量较少时，在保管期限相同的情况下，可以将同类别或相近类别放到一起；如工作场所消毒记录可以和紫外线灯消毒记录放到一起。业务档案的收集整理业务档案的收集整理编号：文件中有图文的页面为一页，见字编号（右上角）移交：各部门移交档案材料时，填写业务档案交接记录，应指定专人办理交接手续，经双方签字以备查证。移交记录要求认真逐项填写清楚，包括保存年限、份数、归档日期，档案管理员在核对无误后方可归档。业务档案的收集整理业务档案的收集整理装订、编制案卷号录入：尽量细化，以便于提供利用排列：按记录形成科室分区排列，每区又按保管期限不同分类排放业务档案的收集整理业务档案的收集整理原则：原则：月份能不分开的尽量不要分开注意档案之间的有机联系注意档案的完整齐全，编号准确档案归档时，要做到字迹清晰，纸张完整，应使用炭素笔填写，以便长期保存和利用业务档案的保管业务档案的保管1、档案室保存档案必须有专门库房和专用资、档案室保存档案必须有专门库房和专用资料柜。库房内应经常保持清洁，禁止乱放料柜。库房内应经常保持清洁，禁止乱放杂物；库房温、湿度要适宜。杂物；库房温、湿度要适宜。2、业务档案要由专人负责管理，要采取切实、业务档案要由专人负责管理，要采取切实可行的可行的“八防八防”措施措施(防火、防水、防尘、防火、防水、防尘、防盗、防光、防腐、防虫、防污染防盗、防光、防腐、防虫、防污染)。3、档案柜排列要自左至右，并便于管理和通、档案柜排列要自左至右，并便于管理和通风，并应编制顺序号。案卷排列要自左至风，并应编制顺序号。案卷排列要自左至右、从上而下地顺序进行，排列要整齐、右、从上而下地顺序进行，排列要整齐、美观。美观。业务档案的保管业务档案的保管4、档案员要定期对档案进行清理核对，做到、档案员要定期对档案进行清理核对，做到帐物相符；对破损或变质的档案，应及时帐物相符；对破损或变质的档案，应及时进行修补或复制；对发生褪变的档案要采进行修补或复制；对发生褪变的档案要采取补救措施，确保档案的完整与安全。取补救措施，确保档案的完整与安全。5、档案室对业务档案要做到妥善保管，存放、档案室对业务档案要做到妥善保管，存放有序，查找方便，严格执行保密制度，不有序，查找方便，严格执行保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。业务档案的保管业务档案的保管6、需要查询或借阅档案时，须经档案管理部门负责人的书面审批，否则不得查询和借阅。外单位需要查询时，须经过主管领导的书面审批。借出的档案不得拆散卷册，要保持完整，并按期归还。档案管理人员应对档案的查询、借阅及归还时间等进行详细记录。7、每月对档案室档案保管状况进行一次全面检查，并做好检查记录，发现问题及时解决。8、各科室应按照归档要求，先由科室整理、编号、保管，按照归档时间移交中心档案室进行归档。档案的鉴定与销毁档案的鉴定与销毁1、根据国家有关法律法规和本制度规定，对已超过保管期限的档案，应进行定期鉴定。鉴定档案必须在分管领导主持下，档案管理科室负责人及相关人员参加。2、对已超过保管期限的档案，经鉴定确无保存价值，应登记造册，经分管领导批准后，予以销毁，并做好销毁、调整档案的卷数和文件份数的登记。3、销毁档案时应有两人以上进行，防止档案的遗失和泄密，监销人要在销毁登记清册上签字，留存归档。档案的鉴定与销毁档案的鉴定与销毁1、为确保档案的安全，档案管理人员要提高警惕，并配合有关保卫人员做好安全保卫工作；非档案管理部门（人员）许可，其他人一律不得进入档案室内。2、档案管理人员调动工作时，必须将所保存的档案数量、状况详细交待清楚，办好交接手续后，方可离职。档案的鉴定与销毁档案的鉴定与销毁3、档案管理人员要严格遵守中华人民共和国保密法及中心保密的相关规定，对保存的档案资料信息进行严格保密，保证档案信息的完整和安全。4、档案资料的收进和移出必须随时进行登记。全宗和案卷数量要每年年底汇总、核对一次，统计数据要真实、准确、齐全、及时；档案管理人员应及时准确地掌握并记录档案资料的利用情况。档案的销毁方法档案的销毁方法1、化为碎纸或溶为纸浆。、化为碎纸或溶为纸浆。2、焚化。、焚化。3、击碎至档案内容无法辨识。、击碎至档案内容无法辨识。4、化为粉末。、化为粉末。5、消磁。、消磁。6、消除电子文件或重新格式化。、消除电子文件或重新格式化。7、其它足以完全消除或毁灭档案内容之方法。、其它足以完全消除或毁灭档案内容之方法。8、前项方法，必要时得并用之。、前项方法，必要时得并用之。血站业务档案管理存在的问题血站业务档案管理存在的问题1、法律意识缺乏个别工作人员重视专业操作，忽视记录的及时完整，对记录具有的法律效力缺乏认识，对自己在采供血业务工作中应承担的责任和未履行职责所面临的处罚认识不清，缺乏规范记录和自我保护意识，主要表现在记录敷衍简单，随意涂改和漏填漏记，甚至于或者提前记录，或者事后补记等。血站业务档案管理存在的问题血站业务档案管理存在的问题2、缺乏统一的规范标准血站业务工作的特殊性决定了血站业务档案的独特性，由于国家行政尚无统一的规范标准，使血站对档案的范围、书写、质控、收集整理、归档等工作，很难做到规范化、标准化。血站业务档案管理存在的问题血站业务档案管理存在的问题3、归档管理制度、体系不健全归档管理制度、体系不健全目前，多数血站的业务档案由业务或行政人员兼管，他们缺乏系统的档案管理知识，所以在归档时很难对档案准确地整理立卷，影响档案的完整性、准确性。同时，很多血站的档案是年末一次性清理上交，既容易出现档案在归档前分散保管时丢失，又会因为集中交档时的工作量集中，使得档案的分类立卷质量下降和出现漏交现象。如何做好血站业务档案管理如何做好血站业务档案管理1、进一步加强单位进一步加强单位领导领导、档案管理人员和各业务、档案管理人员和各业务科室兼职档案员对业务档案管理工作重要性的认科室兼职档案员对业务档案管理工作重要性的认识识鉴于目前有关部门还没有针对血站业务档案管理方面的标准，因此，血站业务档案管理普遍存在重视不足、管理不规范、归档文件不齐全等现象，甚至造成因档案管理不善，在输血引起的诉讼中不能举证而导致败诉的案例也时有发生。血站业务档案种类繁多，涉及面广，只有单位领导充分重视，各科室认真抓好档案资料的收集、整理、归档等每一环节，形成人人重视，齐抓共管，才能保证业务档案的完整归档，安全管理，有效地提供利用。如何做好血站业务档案管理如何做好血站业务档案管理2、完善档案制度和检查标准完善档案制度和检查标准血站制定了相应制度和规定，建立记录书写规范，建立记录质量检查标准，建立自查、互查、质控抽查制度，将记录的质量管理纳入工作业绩和质量的评价体系，保证记录真实、及时、准确、完整。同时，在进行采供血业务工作质控监督的同时，加强记录形成的过程控制。各科室认真抓好档案资料的收集、整理、归档等每一环节，由血站业务管理部门和质量管理部门共同制定各按目录逐一清点，既保证记录质量，又防止少交、漏交。在保证业务工作的同时，尽量缩短记录形成到移交归档的时间，防止记录在各部门分散保管的毁损丢失，保持记录的完整性。如何做好血站业务档案管理如何做好血站业务档案管理3、做好业务档案的信息化管理、做好业务档案的信息化管理要提高档案管理工作水平，充分发挥业务档案在血站管理中的作用，必须借助血站计算机信息化、网络化管理的优势，注重电子档案的管理使用，使档案信息能够被更好的利用，以提高档案信息化和自动化管理水平，为血站管理和采供血工作提供优质高效的服务。如何做好血站业务档案管理如何做好血站业务档案管理4、加强档案专、加强档案专(兼兼)职人员的培训职人员的培训应建立有效的血站档案管理网络，成立档案管理领导小组，各业务科室要有分管档案工作负责人并配备兼职档案员，具体负责所在科室的档案收集、整理、编目、移交等工作，以保证各类档案资料的完整性。在工作实践中加强对兼职档案员的培训，定期进行业务指导和监督，组织学习档案管理工作的基本知识和要求，掌握业务档案的收集、整理、归档的具体操作程序和步骤，使档案人员的业务素质得到提高。欢迎批评指正！谢谢！