药品数据管理规范培训课件

1药品数据管理的前世今生药品数据管理的前世今生2药品数据管理的基本概念药品数据管理的基本概念3药品数据管理的核心内容药品数据管理的核心内容4药品数据管理的基本要求药品数据管理的基本要求目录1 1药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的前世今生药品数据管理的前世今生自自20152015年来，大量关于电子记录的警告信、检查报告横空出世，将电年来，大量关于电子记录的警告信、检查报告横空出世，将电子数据完整性问题推到风口浪尖。感觉似乎是有了电子记录才出现了数子数据完整性问题推到风口浪尖。感觉似乎是有了电子记录才出现了数据完整性的问题，才会有这么多警告信和检查报告，仿佛纸质记录时代据完整性的问题，才会有这么多警告信和检查报告，仿佛纸质记录时代整个行业没有数据完整性问题。整个行业没有数据完整性问题。而事实恰恰相反，数据完整性问题在纸质记录时期更严重，只是而事实恰恰相反，数据完整性问题在纸质记录时期更严重，只是因为造假成本和技术难度又相对较低，在有限的检查时间内更难以发现因为造假成本和技术难度又相对较低，在有限的检查时间内更难以发现问题而已，问题被掩盖着。当前，在新的手段（电子记录方式）下，监问题而已，问题被掩盖着。当前，在新的手段（电子记录方式）下，监管方更容易发现隐藏在数据后面的造假行为而已，且监管方也有意加强管方更容易发现隐藏在数据后面的造假行为而已，且监管方也有意加强这方面的检查，所以问题才一下子被大量集中暴露出来了。这方面的检查，所以问题才一下子被大量集中暴露出来了。药品数据管理的前世今生12 2药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的前世今生数据可靠性的发展历程数据可靠性的发展历程数据可靠性的发展历程数据可靠性的发展历程2016201620162015.01 MHRA（英国药监机构）数据完整性指南2016.06 WHO（世界卫生组织）数据完整性指南要求2016.04 FDA数据完整性指南要求（Draft）18个问题回答2016.08 EMA（欧洲药物管理局）数据完整性问答3 3药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的前世今生中国数据可靠性中国数据可靠性中国数据可靠性中国数据可靠性发展历程发展历程发展历程发展历程2016201720182015.12 计算机化系统附录开始实施，该附录中提出“数据完整性”概念2017.08 食品药品监管总局办公厅公开征求药品数据管理规范（征求意见稿）2016.10 国家食品药品监管总局食品药品审核查验中心组织起草了药品数据管理规范（征求意见稿），意见稿中提出“数据可靠性”概念2018.01 国家食品药品监督管理总局公开征求药品数据管理规范（征求意见稿）意见的通知4 4药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的前世今生数据完整性与数据可靠性数据完整性与数据可靠性数据完整性与数据可靠性数据完整性与数据可靠性TextGMPGMP附录附录计算机化系统：计算机化系统：数据完整性：数据完整性：是指数据的准确性和可靠性，是指数据的准确性和可靠性，用于描述存储的所有数据值均处于客观真实的状态。用于描述存储的所有数据值均处于客观真实的状态。药品数据管理规范药品数据管理规范：数据可靠性：数据可靠性：指在数据生命周期内，数据完指在数据生命周期内，数据完整、一致、准确的程度。应当以安全的方式收集和维护数据，从而保整、一致、准确的程度。应当以安全的方式收集和维护数据，从而保证证数据归属至人、清晰可溯、同步记录、原始一致、准确真实数据归属至人、清晰可溯、同步记录、原始一致、准确真实（国际（国际上，常用缩略词上，常用缩略词“ALCOA”“ALCOA”或或“ALCOA+”“ALCOA+”概括）。概括）。5 5药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的前世今生数据可靠性数据可靠性数据可靠性数据可靠性出现的原因出现的原因出现的原因出现的原因根本原因信息不对称信息不对称诚信缺失诚信缺失直接原因计算机化系统成计算机化系统成为不可或缺的工具为不可或缺的工具与国际接轨与国际接轨6 6药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的前世今生数据可靠性数据可靠性数据可靠性数据可靠性的根本原因的根本原因的根本原因的根本原因Text信息不对称：信息不对称：药品生产研发的一个特性是信息不对称，即监管部门和药品生产研发的一个特性是信息不对称，即监管部门和药品的研制生产者在药品技术信息方面是不对称的，药品的研发和生药品的研制生产者在药品技术信息方面是不对称的，药品的研发和生产机构最清楚药品本身的质量、特性和属性以及风险。而对于监管部产机构最清楚药品本身的质量、特性和属性以及风险。而对于监管部门来说，他们对药品的评价都是基于申请者提交的资料。门来说，他们对药品的评价都是基于申请者提交的资料。监管部门做出的批准与否、上市前许可的检查、上市后的监测，监管部门做出的批准与否、上市前许可的检查、上市后的监测，实际上都是基于申请者提交的这些技术资料。如果申请者提交的资料实际上都是基于申请者提交的这些技术资料。如果申请者提交的资料或者数据不完整、不准确，这对于监管部门包括用药者和患者都存在或者数据不完整、不准确，这对于监管部门包括用药者和患者都存在很大风险和不确定性。很大风险和不确定性。诚信缺失：诚信缺失：从主观上来说企业的利益、员工的利益导致了数据可靠性从主观上来说企业的利益、员工的利益导致了数据可靠性在一定程度上并不那么可靠；从客观上来说工艺的不稳定性和在一定程度上并不那么可靠；从客观上来说工艺的不稳定性和GMPGMP硬件、硬件、软件的不完善导致了数据从根源上就不可能可靠。软件的不完善导致了数据从根源上就不可能可靠。7 7药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的前世今生数据可靠性数据可靠性数据可靠性数据可靠性的直接原因的直接原因的直接原因的直接原因Text计算机化系统成为不可或缺的工具：计算机化系统成为不可或缺的工具：20152015年年1212月月0101日开始实施的日开始实施的GMPGMP附录计算机化系统对计算机化系统的管理、验证、使用等做了附录计算机化系统对计算机化系统的管理、验证、使用等做了全面的要求，药品数据管理规范这一新规出台更多的侧重点就是计算全面的要求，药品数据管理规范这一新规出台更多的侧重点就是计算机化系统所带来的电子数据。而机化系统所带来的电子数据。而计算机化系统使用程度最高的部门就计算机化系统使用程度最高的部门就是质量检验部门，这也是为什么化验室成为了数据可靠性的重灾区。是质量检验部门，这也是为什么化验室成为了数据可靠性的重灾区。与国际接轨与国际接轨：20152015年开始，包括年开始，包括 MHRAMHRA、WHOWHO、FDAFDA、EMAEMA等先后以等先后以指南、要求、问答等形式出台了关于数据完整性的一系列要求。指南、要求、问答等形式出台了关于数据完整性的一系列要求。美国美国FDAFDA针对针对20152015年年3 3月月2 2日至日至7 7日对国内知名药企浙江海正药业台日对国内知名药企浙江海正药业台州工厂的原料药检查出具州工厂的原料药检查出具483 form483 form之后，之后，20152015年年6 6月月1616日，加拿大卫生日，加拿大卫生部要求暂时隔离所有使用浙江海正药业有限公司部要求暂时隔离所有使用浙江海正药业有限公司APIAPI产品。产品。20162016年年1 1月月4 4日，日，FDAFDA由于不满浙江海正的回复又出具了警告信。由于不满浙江海正的回复又出具了警告信。CFDACFDA要求中国药企要求中国药企建立良好的药品数据管理从另一方面来说也是促进企业发展，保护企建立良好的药品数据管理从另一方面来说也是促进企业发展，保护企业利益。业利益。8 8药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的前世今生FDA 483FDA 483报告（缺陷报告）：报告（缺陷报告）：也称现场观察报告（也称现场观察报告（Inspectional Inspectional ObservationObservation），它是），它是FDAFDA检查官根据检查官根据cGMPcGMP规范，对医药企业的质量规范，对医药企业的质量体系进行现场检查过程中所发现的不符合体系进行现场检查过程中所发现的不符合cGMPcGMP之处列出的总结清单。之处列出的总结清单。这份表格编号是这份表格编号是“Form FDA 483”“Form FDA 483”。483483一般是不公开的，只有企业自一般是不公开的，只有企业自己收到。除非己收到。除非FDAFDA认为有必要，会在认为有必要，会在FDAFDA官网公开部分官网公开部分483483。另外根据美。另外根据美国的信息自由法案项国的信息自由法案项FDAFDA要求公开要求公开483483。收到。收到483483后，要确保在后，要确保在1515个工作个工作日内书面回复，如果回复被日内书面回复，如果回复被FDAFDA认可，则不会上升为警告信。认可，则不会上升为警告信。其目的是其目的是正式通知接受检查的企业管理层这些不符合正式通知接受检查的企业管理层这些不符合cGMPcGMP的情况，的情况，FDAFDA鼓励公司鼓励公司采用书面形式，对采用书面形式，对FDA483FDA483中所列缺陷进行逐一的回复。回复的好坏将中所列缺陷进行逐一的回复。回复的好坏将直接影响到直接影响到FDAFDA的最终批准与否，回复不充分，有可能直接导致的最终批准与否，回复不充分，有可能直接导致FDAFDA给给企业签发警告信。企业签发警告信。9 9药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的前世今生警告信：警告信：用以通知被监管在用以通知被监管在FDAFDA的检查中或调查中有被记录在案的的检查中或调查中有被记录在案的违法事实的一种信件。如果违法事实的一种信件。如果FDAFDA认为企业对认为企业对483483的回复不充分，的回复不充分，FDAFDA会开会开警告信。警告信。警告信是公开在警告信是公开在FDAFDA官网的，所有人都可以看到。官网的，所有人都可以看到。收到警告信，收到警告信，对于外国制造商，至少就不能美国市场继续销售产品对于外国制造商，至少就不能美国市场继续销售产品 。警告信是全球都可以看到的，公司的名誉瞬间下滑，还有好多国警告信是全球都可以看到的，公司的名誉瞬间下滑，还有好多国家卫生部门会在看到警告信后，也将这家公司的产品列入禁止进口名家卫生部门会在看到警告信后，也将这家公司的产品列入禁止进口名单。这才是警告信的可怕之处。欧盟与美国单。这才是警告信的可怕之处。欧盟与美国FDAFDA调查报告是共享的。调查报告是共享的。1010药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的前世今生在在FDAFDA即将结束的即将结束的20172017财年（截止至财年（截止至9 9月月2727日）发布的警告信日）发布的警告信5151封封，涉及涉及1313个国家，其中被警告企业在个国家，其中被警告企业在中国的最多为中国的最多为1818次、次、36%36%；其次为印；其次为印度度1515次、次、30%30%。警告信中涉及。警告信中涉及制剂企业制剂企业3131次，其中在印度最多次，其中在印度最多9 9次，次，29%29%；其次为中国；其次为中国8 8次，次，26%26%；警告信中涉及警告信中涉及APIAPI企业企业2222次，其中在中国最次，其中在中国最多多1010次，次，45%45%；其次为印度；其次为印度7 7次，次，32%32%，APIAPI的生产基本已经从西方发达的生产基本已经从西方发达国家转移到了欠发达地区，其中以中国最多，但制剂却是印度最多，国家转移到了欠发达地区，其中以中国最多，但制剂却是印度最多，所以我们的制剂还要继续努力才行。所以我们的制剂还要继续努力才行。1111药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的前世今生法律法律指由全国人民代表大会和全国人民代表大会常务委员会依照宪法、立法法制定的规范性文件，即狭义的法律。如：中华人民共和国药品管理法（主席令第45号）1985年7月1日，人大常委会颁布实施了我国首部中华人民共和国药品管理法，对药品生产企业管理、药品经营企业管理、医疗机构的药剂管理、药品管理、药品包装管理、药品价格和广告管理、药品监督、法律责任等进行了原则规定。2001年2月28日第九届全国人大常委会第二十次会议修订，根据2013年12月28日第十二届全国人大常委会第六次会议第一次修正，根据2015年4月24日第十二届全国人大常委会第十四次会议关于修改的决定第二次修正，成为我国现行药品管理法律体系中的效力层级最高的法律。1212药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的前世今生指国务院根据宪法、立法法和其他法律规定而制定的各类法规的总称。按照国务院2002年1月1日施行的行政法规制定程序条例，行政法规的名称一般称“条例”，也可以称“规定”、“办法”等。如：中华人民共和国药品管理法实施条例（国务院令第360号）2002年9月15日，国务院颁布实施了药品管理法实施条例，对药品管理法的规定进行了详细、具体地解释和补充，成为药品管理法律体系中最重要的行政法规。根据2016年2月6日国务院第666号令国务院关于修改部分行政法规的决定修正。行政法规行政法规1313药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的前世今生指国务院各部门、各委员会等根据宪法、立法法、法律和行政法规以及国务院的决定制定的规范性文件。按照国务院2002年1月1日施行的规章制定程序条例，规章的名称一般称“规定”、“办法”。如：药品生产质量管理规范（2010年修订）（卫生部令第79号）药品不良反应报告和监测管理办法（卫生部令第81号）药品生产监督管理办法（总局令第14号）药品流通监督管理办法(总局令第26号)药品注册管理办法(总局令第28号)通常情况下，绝大多数部门规章都是由国家食品药品监督管理局和卫生部制定发布的，但其他部委也会发布少量药品规章。如，国家发展和改革委员会2011年12月1日发布了药品出厂价格调查办法（试行），2012年1月1日发布了药品差比价规则。部门规章部门规章1414药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的前世今生指政府部门、行业组织、社会团体等制定和发布的旨在规范和约束自然人或法人行为的非立法性文件。如：GMP实施指南（国家食品药品监督管理局药品认证管理中心组织编写）包括质量管理体系、质量控制实验室和物料系统、厂房、设施、设备、口服固体制剂、无菌药品、原料药六个分册，涵盖了新修订药品GMP的背景介绍、法规要求、技术要求、实施指导、实例分析及要点备忘等。药品管理法律体系中包含大量规范性文件，多以各类“通知”、“公告”、“指导意见”和“回复”等形式存在。国家行政机关为履行药品管理职能而制定行政法规和规章以外的行政规范性文件，实际是对药品领域具有普遍约束力的准立法行为，法律上称为抽象行政行为。这些规范性文件数量众多，种类庞杂，但时效性较强，常因专门事项完成或阶段性工作结束而失效或废止。规范文件规范文件1515药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的前世今生药品管理法药品管理法第十条：第十条：除中药饮片的炮制外，药品必须按照国家药品标准和国务院药品监督管理部门批准的生产工艺进行生产，生产记录必须完整准确。数据可靠性数据可靠性数据可靠性数据可靠性的法律法规依据的法律法规依据的法律法规依据的法律法规依据GMPGMP：第十条：第十条 药品生产质量管理的基本要求：药品生产质量管理的基本要求：（六）生产全过程应当有记录，偏差均经过调查并记录；（七）批记录和发运记录应当能够追溯批产品的完整历史，并妥善保存、便于查阅；第十二条第十二条 质量控制的基本要求：质量控制的基本要求：（五）取样、检查、检验应当有记录，偏差应当经过调查并记录；（六）物料、中间产品、待包装产品和成品必须按照质量标准进行检查和检验，并有记录；第二十二条第二十二条 生产管理负责人生产管理负责人（二）主要职责：3.确保批生产记录和批包装记录经过指定人员审核并送交质量管理部门；1616药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的前世今生第二十三条第二十三条 质量管理负责人质量管理负责人（二）主要职责：2.确保在产品放行前完成对批记录的审核；第二十四条第二十四条 生产管理负责人和质量管理负责人通常有下列共同的职责：（八）保存记录；第二十五条第二十五条 质量受权人质量受权人（二）主要职责：3.在产品放行前，质量受权人必须按照上述第2项的要求出具产品放行审核记录，并纳入批记录。第八章第八章 文件管理文件管理第一百五十九条第一百五十九条 与本规范有关的每项活动均应当有记录，以保证产品生产、质量控制和质量保证等活动可以追溯。记录应当留有填写数据的足够空格。记录应当及时填写，内容真实，字迹清晰、易读，不易擦除。数据可靠性数据可靠性数据可靠性数据可靠性的法律法规依据的法律法规依据的法律法规依据的法律法规依据1717药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的基本概念药品数据管理的基本概念GMPWHO指在指在GXPGXP活动期间记录和产生的、活动期间记录和产生的、可完整重现和评估可完整重现和评估GXPGXP活动的所活动的所有原始记录及其真实副本，以有原始记录及其真实副本，以及后续处理产生的信息。及后续处理产生的信息。根据根据数据载体的不同，可分为纸质数据载体的不同，可分为纸质数据和电子数据。数据的来源数据和电子数据。数据的来源包括人工观测记录的数据；仪包括人工观测记录的数据；仪器、设备或计算机化系统产生器、设备或计算机化系统产生的数据；采用摄影、摄像技术的数据；采用摄影、摄像技术获取的客观数据；由原始数据获取的客观数据；由原始数据衍生或取得的信息等。衍生或取得的信息等。数据数据指所有原始记录和经核实无误的原指所有原始记录和经核实无误的原始记录的副本，包括元数据和所有始记录的副本，包括元数据和所有后续转换和报告的数据，这些在实后续转换和报告的数据，这些在实施施GxPGxP活动的同时产生或记录并允活动的同时产生或记录并允许对许对GxPGxP活动进行全面和完整的重活动进行全面和完整的重建和评价。建和评价。数据应该在活动发生的数据应该在活动发生的同时使用永久的方式准确的记录。同时使用永久的方式准确的记录。数据可以包含在纸质记录（比如工数据可以包含在纸质记录（比如工作表和记录本）、电子记录和审计作表和记录本）、电子记录和审计追踪、照片、微缩胶卷或微缩胶片、追踪、照片、微缩胶卷或微缩胶片、音频文件或视频文件或其他媒介中，音频文件或视频文件或其他媒介中，通过这些媒介与通过这些媒介与GxPGxP活动相关的信活动相关的信息被记录下来。息被记录下来。1818药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的基本概念药品数据管理的基本概念GMPWHOFDA指在数据生命周期内，数指在数据生命周期内，数据完整、一致、准确的程据完整、一致、准确的程度。应当以安全的方式收度。应当以安全的方式收集和维护数据，从而保证集和维护数据，从而保证数据归属至人、清晰可溯、数据归属至人、清晰可溯、同步记录、原始一致、准同步记录、原始一致、准确真实（国际上，常用缩确真实（国际上，常用缩略词略词“ALCOA”或或“ALCOA+”概括）。概括）。指数据的完全性、一致性指数据的完全性、一致性和准确性。完全、一致和和准确性。完全、一致和准确的数据应当具有可归准确的数据应当具有可归属性（属性（attributable）、）、清晰可辨性（清晰可辨性（legible）、）、即时性即时性（contemporaneously）被记录、原始性）被记录、原始性（original）或真实有效）或真实有效副本，和准确性副本，和准确性（accurate）（）（ALCOA）。）。数据可靠性数据可靠性是数据的收集在数据生命是数据的收集在数据生命周期内完整、一致、准确、周期内完整、一致、准确、值得信赖和可靠以及数据值得信赖和可靠以及数据特性被维护的程度。数据特性被维护的程度。数据应该以一种安全的方式收应该以一种安全的方式收集和维护以确保它们是可集和维护以确保它们是可追溯的、清晰的、同步记追溯的、清晰的、同步记录的、原始或其真实的副录的、原始或其真实的副本和准确的。保证数据完本和准确的。保证数据完整性需要适当的质量和风整性需要适当的质量和风险管理系统，包括坚持合险管理系统，包括坚持合理的科学原则和良好文件理的科学原则和良好文件规范。（规范。（ALCOA+）1919药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的基本概念药品数据管理的基本概念GMPWHO指数据从产生、记录、处理、指数据从产生、记录、处理、审核、分析、报告、转移、储审核、分析、报告、转移、储存、归档、恢复直至失效、销存、归档、恢复直至失效、销毁的全过程。毁的全过程。数据生命周期数据生命周期是指数据生成和获取、数据传输、是指数据生成和获取、数据传输、数据处理、数据审核、数据报告数据处理、数据审核、数据报告（包括无效和非典型数据的处理）、（包括无效和非典型数据的处理）、数据保存和归档、数据销毁（产生、数据保存和归档、数据销毁（产生、处理、回顾、分析和报告、传递、处理、回顾、分析和报告、传递、储存和恢复及持续监控直至销毁）储存和恢复及持续监控直至销毁）的过程的所有阶段。应该有一个有的过程的所有阶段。应该有一个有计划的方法来评估、监控和管理数计划的方法来评估、监控和管理数据和在某种程度上与患者安全、产据和在某种程度上与患者安全、产品质量的潜在影响和品质量的潜在影响和/或贯穿于数或贯穿于数据生命周期的所有阶段做的决策的据生命周期的所有阶段做的决策的可靠性相适应的那些数据的风险。可靠性相适应的那些数据的风险。2020药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的基本概念药品数据管理的基本概念数据生命周期数据生命周期2121药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的基本概念药品数据管理的基本概念 指含有描述数据一个或多个特征和含义的数据，指含有描述数据一个或多个特征和含义的数据，如数据产生的时间、目的、意义、单位、操作人员及重现如数据产生的时间、目的、意义、单位、操作人员及重现GXPGXP活活动所需的信息等。是了解数据所需的上下文信息，元数据动所需的信息等。是了解数据所需的上下文信息，元数据通常通常被描述为关于数据的数据被描述为关于数据的数据。可能包括活动的时间。可能包括活动的时间/日期标记、执日期标记、执行活动人员的操作者行活动人员的操作者IDID、使用的仪器、使用的仪器IDID、工艺参数、序列文件、工艺参数、序列文件、审计追踪和其他需要理解数据和重现活动的数据。审计追踪和其他需要理解数据和重现活动的数据。指初次或源头采集的、未经处理的、能完整重现指初次或源头采集的、未经处理的、能完整重现GXPGXP活动的数据。活动的数据。元元数数据据原始原始数数据据2222药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的基本概念药品数据管理的基本概念指指经过核实和确认已准确并完整地保留了原始记录全部内容和意经过核实和确认已准确并完整地保留了原始记录全部内容和意义的数据的原始记录副本义的数据的原始记录副本。对于电子数据来说，包括了所有必要。对于电子数据来说，包括了所有必要的元数据和适当的原始记录模板。的元数据和适当的原始记录模板。指采用多种方法平行收集相同数据时，指定的首要记录。当记录指采用多种方法平行收集相同数据时，指定的首要记录。当记录内容之间不一致时，以该记录为判断依据。内容之间不一致时，以该记录为判断依据。如：储罐液位计，仪如：储罐液位计，仪器显示值与器显示值与PLCPLC屏幕显示值。屏幕显示值。真真实实副本副本基准记录基准记录2323药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的基本概念药品数据管理的基本概念指使用动态格式实施的记录，通常是电子记录，指使用动态格式实施的记录，通常是电子记录，可在用户和记可在用户和记录内容之间进行互动录内容之间进行互动。例如，电子液相色谱记录，允许经授权。例如，电子液相色谱记录，允许经授权使用人员重新处理数据和通过放大基线更清楚地查看积分。使用人员重新处理数据和通过放大基线更清楚地查看积分。一个静态的记录格式比如纸质或一个静态的记录格式比如纸质或PDFPDF记录，是一个记录，是一个固定的和在用固定的和在用户和记录内容之间允许少量或没有互动的格式户和记录内容之间允许少量或没有互动的格式。例如，一旦打印。例如，一旦打印或转换成静态或转换成静态PDFPDF，色谱记录就失去再处理或查看更多基线细节，色谱记录就失去再处理或查看更多基线细节信息的能力。信息的能力。动态记录动态记录格式格式静静态记录态记录格式格式2424药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的基本概念药品数据管理的基本概念动动态态记记录录格格式式静静态态记记录录格格式式2525药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的基本概念药品数据管理的基本概念 指为了防止原始数据或系统丢失或者无法使用指为了防止原始数据或系统丢失或者无法使用（如系统崩溃或磁盘损坏）而创建的一个或多个电子副本。（如系统崩溃或磁盘损坏）而创建的一个或多个电子副本。备份备份不同于归档不同于归档，电子记录的备份，电子记录的备份通常只是为了灾难恢复的目的而采通常只是为了灾难恢复的目的而采取的临时存储措施取的临时存储措施，并且可能会被定期覆盖，不得把临时的备份，并且可能会被定期覆盖，不得把临时的备份副本作为归档文件。副本作为归档文件。指在指在规定的数据保存期内，保护数据免于被修改或删除规定的数据保存期内，保护数据免于被修改或删除，并在，并在独立的数据管理人员控制下储存这些记录的过程。归档的记录独立的数据管理人员控制下储存这些记录的过程。归档的记录中应当包括相关的元数据和电子签名等。中应当包括相关的元数据和电子签名等。备备份份归归档档2626药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的基本概念药品数据管理的基本概念指一种元数据，包含与创建、修改和删除指一种元数据，包含与创建、修改和删除GXPGXP记录相关行为的信记录相关行为的信息。在纸质或电子记录中，审计追踪可以安全地记录一些数据的息。在纸质或电子记录中，审计追踪可以安全地记录一些数据的生命周期细节，如在记录中创建，补充，删除或变更信息，却不生命周期细节，如在记录中创建，补充，删除或变更信息，却不必掩盖或覆盖原始记录。审计追踪有助于重现所记录的事件历史必掩盖或覆盖原始记录。审计追踪有助于重现所记录的事件历史，包括某项行动，包括某项行动“由谁做、做了什么、何时做和为什么这样做由谁做、做了什么、何时做和为什么这样做”。应当根据风险评估的结果设置计算机化系统的审计追踪功能，记应当根据风险评估的结果设置计算机化系统的审计追踪功能，记录对系统和数据所进行的操作，至少包括以下内容：录对系统和数据所进行的操作，至少包括以下内容：（一）操作者、操作时间、操作过程、操作原因；（一）操作者、操作时间、操作过程、操作原因；（二）数据的产生、修改、删除、再处理、重新命名、转移；（二）数据的产生、修改、删除、再处理、重新命名、转移；（三）对计算机化系统的设置、配置、参数及时间戳的变更（三）对计算机化系统的设置、配置、参数及时间戳的变更 或修改。或修改。审计审计追踪追踪2727药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的药品数据管理的核心内容核心内容数据规范管理基本原则2828药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024 A：（：（attributable）数据归属至人数据归属至人保证数据和其产生者之间的关系。其最终目的是保证保证数据和其产生者之间的关系。其最终目的是保证数据中的签名就是操作并产生该数据的实际操作人员。数据中的签名就是操作并产生该数据的实际操作人员。要达到这个目的，首先要理解签名和操作者之间的一一对应关系。要达到这个目的，首先要理解签名和操作者之间的一一对应关系。这个一一对应关系可以表现为下图的两层关系：第一层是签名和这个一一对应关系可以表现为下图的两层关系：第一层是签名和员工姓名的一一对应关系；第二层则是该员工姓名和实际操作者员工姓名的一一对应关系；第二层则是该员工姓名和实际操作者的一一对应关系。的一一对应关系。药品数据管理的药品数据管理的核心内容核心内容2929药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/20241.纸质记录员工花名册应将所有员工的相关信息进行登记，包括员工的部门、员工花名册应将所有员工的相关信息进行登记，包括员工的部门、岗位、工号、姓名、签名样本等。岗位、工号、姓名、签名样本等。SOPSOP中应对所有岗位的职责进行详中应对所有岗位的职责进行详细规定，谁该干什么、谁能干什么。细规定，谁该干什么、谁能干什么。2.电子记录计算机化系统清单应对每一个与该计算机化系统相关的人员进行权计算机化系统清单应对每一个与该计算机化系统相关的人员进行权限分配，制定独立的账户及密码。限分配，制定独立的账户及密码。药品数据管理的药品数据管理的核心内容核心内容3030药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024 A：（：（attributable）数据归属至人（数据归属至人（可溯源可溯源）这里要强调两个词：这里要强调两个词：“始终始终”和和“可读可读”。“始终始终”是指数据不随时间的推移而改变或变得不可读；是指数据不随时间的推移而改变或变得不可读；“可读可读”则有两层意思。首先是数据本身是清晰的，能被看得清楚；则有两层意思。首先是数据本身是清晰的，能被看得清楚；其次是数据是可其次是数据是可“被理解被理解”的，即任何时候看了数据都能明白发生了的，即任何时候看了数据都能明白发生了什么事情。什么事情。L:（legible）数据清晰可溯数据清晰可溯数据在其整个生命周期始终是可读的。即数据是数据在其整个生命周期始终是可读的。即数据是“始终可被理解始终可被理解”或其所描述的或其所描述的“事件可重现事件可重现”药品数据管理的药品数据管理的核心内容核心内容第一百六十一条第一百六十一条记录应当保持清洁，不得撕毁和任意涂改。记录填写的任何更改都应当签注姓名和日期，并使原有信息仍清晰可辨，必要时，应当说明更改的理由。记录如需重新誊写，则原有记录不得销毁，应当作为重新誊写记录的附件保存。第一百六十二条第一百六十二条每批药品应当有批记录，包括批生产记录、批包装记录、批检验记录和药品放行审核记录等与本批产品有关的记录。批记录应当由质量管理部门负责管理，至少保存至药品有效期后一年。3131药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/20241.纸质记录不用铅笔和橡皮；不用铅笔和橡皮；不褪色墨水；不褪色墨水；不得使用修正液或涂鸦；不得使用修正液或涂鸦；使用单划线进行记录修改，并记录姓名、日期、原因（相当于审计使用单划线进行记录修改，并记录姓名、日期、原因（相当于审计追踪）；追踪）；记录归档安全可控。记录归档安全可控。2.电子记录禁止数据修改，包括禁止改写初步数据、中间处理数据；禁止数据修改，包括禁止改写初步数据、中间处理数据；备份的数据可读；备份的数据可读；药品数据管理的药品数据管理的核心内容核心内容3232药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024最常见的美国最常见的美国FDA审核发现项之一就是审核发现项之一就是“Your firm failed to ensure that all quality-related activities are recorded at the time they are performed（你公司没能确保所（你公司没能确保所有与质量相关的工作都在其发生时被记录）有与质量相关的工作都在其发生时被记录）”A：（：（attributable）数据归属至人（数据归属至人（可溯源可溯源）C：（：（contemporaneous）数据同步记录数据同步记录指数据生成和获取的动作应与记录指数据生成和获取的动作应与记录/保存保存同步发生。同步发生。“”要解决的问题是保证要解决的问题是保证“记记”或或“存存”数据这个动作的时效性。数据这个动作的时效性。药品数据管理的药品数据管理的核心内容核心内容第一百五十九条第一百五十九条与本规范有关的每项活动均应当有记录，以保证产品生产、质量控制和质量保证等活动可以追溯。记录应当留有填写数据的足够空格。记录应当及时填写，内容真实，字迹清晰、易读，不易擦除。第一百六十条第一百六十条应当尽可能采用生产和检验设备自动打印的记录、图谱和曲线图等，并标明产品或样品的名称、批号和记录设备的信息，操作人应当签注姓名和日期。3333药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/20241.纸质记录不能倒填；不能倒填；不能提前填写记录；不能提前填写记录；记录日期（必要的时候记录时间）；记录日期（必要的时候记录时间）；2.电子记录数据在活动发生时被保存到持久保存的媒介；数据在活动发生时被保存到持久保存的媒介；不能在临时存储器中处理和删除数据；不能在临时存储器中处理和删除数据；系统的日期和时间不能被更改系统的日期和时间不能被更改药品数据管理的药品数据管理的核心内容核心内容3434药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024 A：（：（attributable）数据归属至人（数据归属至人（可溯源可溯源）“O”“O”的要求的要求：确保数据本身的时效性确保数据本身的时效性，即数据本身一旦被记录下来就必须保证随时即数据本身一旦被记录下来就必须保证随时间的推移，即便被改变，原始的数据仍然是始终可读的。如果以前的间的推移，即便被改变，原始的数据仍然是始终可读的。如果以前的数据需要被修改数据需要被修改（比方书写错误比方书写错误），也要保证数据被修改后其之前的，也要保证数据被修改后其之前的数据仍然可读。数据仍然可读。O:（original）数据原始一致数据原始一致指第一次记指第一次记/存下来的数据或信息，包括后续经处理存下来的数据或信息，包括后续经处理产生的报告或结果。产生的报告或结果。药品数据管理的药品数据管理的核心内容核心内容第一百六十三条第一百六十三条如使用电子数据处理系统、照相技术或其他可靠方式记录数据资料，应当有所用系统的操作规程；记录的准确性应当经过核对。使用电子数据处理系统的，只有经授权的人员方可输入或更改数据，更改和删除情况应当有记录；应当使用密码或其他方式来控制系统的登录；关键数据输入后，应当由他人独立进行复核。用电子方法保存的批记录，应当采用磁带、缩微胶卷、纸质副本或其他方法进行备份，以确保记录的安全，且数据资料在保存期内便于查阅。3535药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/20241.纸质记录原始记录应被审核；原始记录应被审核；数据审核应当被记录（纸质记录前面）；数据审核应当被记录（纸质记录前面）；记录日期（必要的时候记录时间）；记录日期（必要的时候记录时间）；2.电子记录电子数据的元数据应当与原始数据一起被审核；电子数据的元数据应当与原始数据一起被审核；数据审核应当被记录在电子记录中；数据审核应当被记录在电子记录中；药品数据管理的药品数据管理的核心内容核心内容3636药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024 A：（：（attributable）数据归属至人（数据归属至人（可溯源可溯源）“A+”“A+”的要求的要求：通常一直被关注的通常一直被关注的:校验、确认、验证、维护校验、确认、验证、维护.等等所要达到的目等等所要达到的目的，包括仪器显示的值准确，计算公式及参与计算的参数正确，设备的，包括仪器显示的值准确，计算公式及参与计算的参数正确，设备或仪器参数正确等等。或仪器参数正确等等。换句话说，这个换句话说，这个“A“A+”就是要解决就是要解决“前面所讲的前面所讲的ALCOALCO都做到了，都做到了，但数据的结果和产品的质量确很糟糕但数据的结果和产品的质量确很糟糕”的尴尬问题。的尴尬问题。A+:（accurate）数据准确真实数据准确真实指数据正确、真实、有效、可靠指数据正确、真实、有效、可靠。确保。确保“所记录的所记录的数据本身接近其真实值的程度及其可靠的程度数据本身接近其真实值的程度及其可靠的程度”药品数据管理的药品数据管理的核心内容核心内容3737药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024确保数据准确确保数据准确确保数据准确的控制措施至少包括：确保数据准确的控制措施至少包括：（一）产生数据的设备应当经过校准、确认和维护；（一）产生数据的设备应当经过校准、确认和维护；（二）产生、储存、分配、维护及归档电子数据的计算机化系（二）产生、储存、分配、维护及归档电子数据的计算机化系统应当经过验证；统应当经过验证；（三）分析方法和生产工艺应当经过验证；（三）分析方法和生产工艺应当经过验证；（四）数据应当经过审核；（四）数据应当经过审核；（五）偏差、异常值、超标结果等应当经过调查；（五）偏差、异常值、超标结果等应当经过调查；（六）应当建立完善的工作流程减少差错的发生。（六）应当建立完善的工作流程减少差错的发生。药品数据管理的药品数据管理的核心内容核心内容3838药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024基于风险，判断重点基于风险，判断重点 深入调查，不蜻蜓点水深入调查，不蜻蜓点水 有疑问的数据一定要证实客观真实性有疑问的数据一定要证实客观真实性 追踪最原始的数据追踪最原始的数据 QCQC实验室，尤其是稳定性试验的数据实验室，尤其是稳定性试验的数据 物料发放流转的数据物料发放流转的数据 各项记录的发放和填写各项记录的发放和填写 企业质量管理体系对数据可靠性的覆盖企业质量管理体系对数据可靠性的覆盖 数据可靠性直接表现企业的质量管理水平数据可靠性直接表现企业的质量管理水平药品数据管理的药品数据管理的基本要求基本要求数据可靠性检查要点数据可靠性检查要点3939药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024如何保证数据的可靠性如何保证数据的可靠性 （一）有经过批准的（一）有经过批准的SOPSOP、操作程序等；、操作程序等；（二）（二）员工经过员工经过操作相关的操作相关的数据可靠性的培训；数据可靠性的培训；（三）（三）仪器设备经过验证处于正常可控的状态；仪器设备经过验证处于正常可控的状态；（四）（四）仪器处于校验有效期内（校准和预防维修）；仪器处于校验有效期内（校准和预防维修）；（五）（五）设备的使用符合既定的用途（量程、精度等）；设备的使用符合既定的用途（量程、精度等）；（六）（六）文件及日常操作不验证状态一致；文件及日常操作不验证状态一致；（七）（七）所有的偏差和发更得到有效的控制；所有的偏差和发更得到有效的控制；药品数据管理的药品数据管理的基本要求基本要求4040药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的药品数据管理的基本要求基本要求管理者对数据可靠性的承诺；管理者对数据可靠性的承诺；管理者对企业数据可靠性应承担的责任；管理者对企业数据可靠性应承担的责任；管理者推动实现数据可靠性的实践；管理者推动实现数据可靠性的实践；管理者应提供相适应的资源保障数据可靠性的实现。管理者应提供相适应的资源保障数据可靠性的实现。数据可靠性的领导要素数据可靠性的领导要素4141药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的药品数据管理的基本要求基本要求用诚实的人做专业的事；用诚实的人做专业的事；鼓励员工主动报告异常；鼓励员工主动报告异常；解决了生产的问题就解决了质量的问题。解决了生产的问题就解决了质量的问题。数据可靠性的公司文化数据可靠性的公司文化4242药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的药品数据管理的基本要求基本要求一、纸质数据基本要求一、纸质数据基本要求 （一）纸质记录的填写（一）纸质记录的填写1.1.书写规范，字迹工整便于阅读；书写规范，字迹工整便于阅读；2.2.填写填写及时，及时，不能倒填或提前填写；不能倒填或提前填写；3.3.记录完整准确，不得漏填单位等在记录中需要填写的内容，小数点后面的记录完整准确，不得漏填单位等在记录中需要填写的内容，小数点后面的 有效数字应据实填写，如遇估读应按照有效数字应据实填写，如遇估读应按照SOPSOP进行取舍；（进行取舍；（1Kg1Kg与与1.0Kg1.0Kg的区别）的区别）4.4.关键数据需第二人复核；关键数据需第二人复核；5.5.使用蓝色使用蓝色/黑色签字笔书写，不得使用铅笔、容易褪色的墨水等不利于长黑色签字笔书写，不得使用铅笔、容易褪色的墨水等不利于长 久保存的记录方式；久保存的记录方式；6.6.不丢弃（符合记录保存要求）；不丢弃（符合记录保存要求）；7.7.原始记录保存的载体应稳定可靠，不得记录在原始记录保存的载体应稳定可靠，不得记录在SOPSOP指定记录以外的任何载指定记录以外的任何载 体（如称量时临时使用的小纸片或者记在手上）；体（如称量时临时使用的小纸片或者记在手上）；8.8.无内容填写时，要用斜杠表示；无内容填写时，要用斜杠表示；9.9.内容与上项相同时，应重复填写，不得填写内容与上项相同时，应重复填写，不得填写“同上同上”；4343药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的药品数据管理的基本要求基本要求一、纸质数据基本要求一、纸质数据基本要求（二）纸质记录的修改（二）纸质记录的修改1.1.不得使用修正液或涂鸦；不得使用修正液或涂鸦；2.2.记录填写的任何更改都应记录填写的任何更改都应使用单划线进行记录修改，并记录姓名、日期、使用单划线进行记录修改，并记录姓名、日期、原因（相当于审计追踪），以保证原因（相当于审计追踪），以保证原有信息仍清晰可辨原有信息仍清晰可辨；3.3.记录如需重新誊写，则原有记录不得销毁或丢弃，应当作为重新誊写记录记录如需重新誊写，则原有记录不得销毁或丢弃，应当作为重新誊写记录 的附件保存。的附件保存。4444药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的药品数据管理的基本要求基本要求一、纸质数据基本要求一、纸质数据基本要求（三）纸质记录的保存（三）纸质记录的保存1.1.纸质记录的归档形式；是以纸质原件、复印件、扫描件中的哪种为准？纸质记录的归档形式；是以纸质原件、复印件、扫描件中的哪种为准？2.2.纸质应适于长期保存；纸质应适于长期保存；3.3.热敏纸不是好的保存材料（建议复印经确认签名后与复印件同时保存）；热敏纸不是好的保存材料（建议复印经确认签名后与复印件同时保存）；4.4.影像资料转化为纸张文件时，应确认其准确性、一致性；影像资料转化为纸张文件时，应确认其准确性、一致性；5.5.应有操作规程规定不同种类记录的保存期限。如：批记录、维护保养记录、应有操作规程规定不同种类记录的保存期限。如：批记录、维护保养记录、设备日志、验证记录等的保存期限。设备日志、验证记录等的保存期限。6.6.记录的归档必须有指定专人负责并定期归档，记录保存的位置应安全，保记录的归档必须有指定专人负责并定期归档，记录保存的位置应安全，保 存位置的理化环境应适宜纸质记录的保存。存位置的理化环境应适宜纸质记录的保存。7.7.借阅归档后的记录需经过授权并及时完整归还，借阅、归还过程应有记录；借阅归档后的记录需经过授权并及时完整归还，借阅、归还过程应有记录；8.8.归档后的记录不得进行任何修改、删除等操作，除经授权后对记录中明显归档后的记录不得进行任何修改、删除等操作，除经授权后对记录中明显 的逻辑错误等原因的修改，修改应按照记录修改的要求进行。的逻辑错误等原因的修改，修改应按照记录修改的要求进行。4545药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的药品数据管理的基本要求基本要求一、纸质数据基本要求一、纸质数据基本要求（四）纸质记录的管理（四）纸质记录的管理1.1.空白记录应受控，可以使用流水号进行控制，确保每张记录的唯一性；空白记录应受控，可以使用流水号进行控制，确保每张记录的唯一性；2.2.记录的版本控制，确保记录及时更新，与文件版本一致；记录的版本控制，确保记录及时更新，与文件版本一致；3.3.记录应有连续性：装订的记录或页码受控；记录应有连续性：装订的记录或页码受控；4.4.记录的发放或打印时间应有记录；记录的发放或打印时间应有记录；5.5.记录的更换应受控；记录的更换应受控；6.6.尽可能使用标准化、预定义、经过签批控制的表格或模板；尽可能使用标准化、预定义、经过签批控制的表格或模板；7.7.记录的完整归档和保存。记录的完整归档和保存。4646药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的药品数据管理的基本要求基本要求一、纸质数据基本要求一、纸质数据基本要求（五）纸质记录的审核（五）纸质记录的审核1.1.审核内容：审核内容：（1 1）签名对照表（核对操作人员的签名、签名样本、打印名的对应性），签）签名对照表（核对操作人员的签名、签名样本、打印名的对应性），签 名必须同时包含签名日期；名必须同时包含签名日期；（2 2）记录的完整性：记录是否填写完整，有无漏填、空白记录；）记录的完整性：记录是否填写完整，有无漏填、空白记录；（3 3）记录的逻辑性：记录时间顺序、物料平衡、收率等；）记录的逻辑性：记录时间顺序、物料平衡、收率等；（4 4）记录的合规性：填写、修改、保存是否符合）记录的合规性：填写、修改、保存是否符合SOPSOP要求，操作过程有无偏差。要求，操作过程有无偏差。2.2.签名的含义：签名的含义：（1 1）记录、文件的完成者：对所签文件的内容完整性负责；）记录、文件的完成者：对所签文件的内容完整性负责；（2 2）审核人：对所负责领域的技术标准、流程负责和执行的正确性负责；）审核人：对所负责领域的技术标准、流程负责和执行的正确性负责；（3 3）批注人：对审批流程和审批人以及法规符合性负责；）批注人：对审批流程和审批人以及法规符合性负责；（4 4）对所应承担的法律责任负责。）对所应承担的法律责任负责。4747药品数据管理规范药品数据管理规范7/20/2024药品数据管理的药品数据管理的基本要求基本要求二、电子数据基本要求二、电子数据基本要求（一）电子数据的采集、储存（一）电子数据的采集、储存1.1.获取数据的方法应可靠性经过验证，获取数据的方法应可靠性经过验证，系统应经过系统应经过CSVCSV（计算机系统验证）；（计算机系统验证）；2.2.数据采集的连续性和合理的采集频率数据采集的连续性和合理的采集频率；3.3.账户管理：所有与该计算机化系统操作有关的人员均应进行权限分配并单账户管理：所有与该计算机化系统操作有关的人员均应进行权限分配并单 独设置账户及密码。账户管理的原则：按需授权、最小特权、职责分离。独设置账户及密码。账户管理的原则：按需授权、最小特权、职责分离。4.4.已经开启已经开启审计追踪功能（一旦启用审计追踪功能（一旦启用不不可关闭）可关闭）；5.5.数据采集的完整性，数据采集的完整性，电子数据的元数据应当与原始数据一起被完整保存电子数据的元数据应当与原始数据一起被完整保存，能完整重现能完整重现GMPGMP活动活动，存储的电子数据应当能够打印成清晰易懂的文件；，存储的电子数据应当能够打印成清晰易懂的文件；6.6.电子方式产生的原始数据采用纸质或电子方式产生的原始数据采用纸质或PDFPDF格式保存应当显示数据的留存过格式保存应当显示数据的留存过 程，应包括所有原始数据信息、相关审计跟踪和结果文件、每一分析运行程，应包括所有原始数据信息、相关审计跟踪和结果文件、每一分析运行 过程中软件过程中软件/系统设置标准；系统设置标准；7.7.应能确保所有产生的电子数据均被完整保存，包括无效数据、错误数据。应能确保所有产生的电子数据均被完整保存，包括