第九章--发文处理课件

第九章第九章 发文处理发文处理发文处理 机构为履行职能制发公文的过程 酝酿酝酿 拟稿拟稿 审核审核 签发签发 复核复核 校对校对 缮印缮印 用印用印 登记登记 发出或公布等程序发出或公布等程序第一节 酝酿、草拟 酝酿和草拟是发文流程中的基础或起始性工作。酝酿文稿又是草拟文稿的基础，酝酿充分、成熟，是草拟出逻辑严密、语言流畅的文稿的前提。由于酝酿和草拟各自的原则与内容有所不同，在处理方法上也会呈现出不同的特点。一、酝酿 酝酿，指文稿撰写者根据写作目标和意图，广泛收集、阅读、选择材料，设计表达文稿主旨的一系列思维活动的过程。领会领导意图 收集材料 思维结构 二、拟稿 草拟是按照构思或者写作提纲撰写文件草稿的活动。如果说酝酿还是一个思维活动过程的话，那么，草拟文稿就是写作活动的第一个具体行动环节。（一）草拟文稿的要求 1.撰写者应站在发文机关的立场，从法定作者的角度起草文稿2.按照构思或写作提纲撰拟文稿（二）草拟文稿的注意事项 1.体现领导意图，依法制文 2.反映现实工作需要和实际情况 3.符合文件写作规范4.树立时间观念，及时成文 草拟而成的文稿仍然是草稿，还不是一份具有法定效用的正式文件。文稿是否符合行文的目的和要求，是否真正体现了领导的意图，是否满足现实工作的需要，还必须经过有关部门或人员的审核和签发，以确认文件的规范性和合法性，保证行文目的的顺利实现。第二节第二节 审核、签发审核、签发 一、审核 审核，又称核稿，指由机构综合办公部门对文稿质量进行全面系统地检查、修正的活动。通常由机构综合办公部门的负责人或专职核稿人统筹组织或负责公文的审核工作。（一）审核的主要内容 1.明确是否有发文的必要 2.确定文稿内容是否符合要求3.核查文稿文面是否符合规范数据项目 排版格式 法定约定 4.检查文稿是否符合行文规则 内设机构不得自名发文（二）审核文稿的方法 一般情况下，除综合办公部门的秘书负责综合性文稿的撰写工作外，各业务部门应自行拟稿，之后转送部门负责人核稿。核稿顺序拟稿 业务部门（负责人）核稿 综合办公部门核稿（秘书长或负责人或专职核稿人）会商 主板为主 其他依次n n审核中出现修正n n小问题 n n大问题n n专业性较强的文稿二、签发 签发，是发文机关领导人对已经审核的文稿进行核查并签注意见的活动。签发工作是机关领导人行使职权、履行职责的重要手段，是对核查无误的文稿赋予法定效用的必要环节。签发人通常是负有法定职责的领导人或部门负责人。各守其责 不得越权（一）签发的作用 1.再次全面核查文稿 2.正式赋予文件法定效用 3.为印制正式文本提供依据（二）签发的种类 1.正签：法定职权范围内签发文件2.代签 3.核签 加签 下级重要文件对上级领导人4.会签 联合行文 主签 组织（三）签发的原则（三）签发的原则 n n分层签发：签发人必须根据其职权范围的规定，签发属于自身法定权限内的文件。越权签发不具法定效用分层签发原则的主要内容主要有第一，以机关名义制发的文件，由机关领导人签发，其中内容重要或涉及面广的文件由正职领导人或主持日常工作的副职领导人签发，部分文件也可由机关办公厅（室）秘书长或主任根据机关领导人的授权代签。第二，以机关内设部门名义发文时，由部门领导人签发，重要文件也可由本 机关领导人核签。第三，会议讨论通过的决议、会议纪要等，由会议主持人签发。第四，联合行文时应先由主办单位签发，后由各协办单位签发，并实行“对等”签发，即主办单位由哪一级领导签发，其他协办单位也由相应级别的领导会签。（四）签发的要求 1.正确选用签发类型，明确签发责任 2.坚持先核稿后签发，有助于经济、高效地制发公文3.保证签发的有效性与合法性 4.规范签发意见的位置 国家行政机关公文处理办法规定:发文审核应分两次进行：核稿、复核，目的在于确保发文质量。经过复核、校对确认无误后，方可继续流转。第三节第三节 复核、校对复核、校对一、复核 复核是指由文秘部门对制作文件正本之前对文件定稿及其生成过程再次进行核查。复核是对文件质量全程控制的重要环节，可以避免文件在印制中或印制后，甚至发出后出现问题。n n复核除了对前期审核内容进行核查，还要对签发复核除了对前期审核内容进行核查，还要对签发环节和后续的印制准备工作复查核准环节和后续的印制准备工作复查核准n n签发手续是否完备：文稿审核人、签发人是否合签发手续是否完备：文稿审核人、签发人是否合法，有无越权；签发是否规范法，有无越权；签发是否规范n n文件管理信息是否准确：发送范围、主送抄送范文件管理信息是否准确：发送范围、主送抄送范围、紧急程度和保密登记，印制份数、发文号围、紧急程度和保密登记，印制份数、发文号n n附件材料是否齐全附件材料是否齐全n n格式是否规范统一格式是否规范统一n n对比初核和复核276n n时间 机构 内容n n初核 公文送负责人之前 办公厅室是否需要行文 行文方式 行文规则 行文格式复核 公文印制之前 文秘部门审批 签发手续 附件材料 格式 规范二、校对 校对，指以定稿和规范格式为基准，对排版后的印版校样所做的全面核对检查，旨在发现并纠正各种错漏，确保文件质量的活动。（一）校对的内容 1.校正与定稿不符的各种字符 2.校正与定稿不符的语句、行段 3.校正标点符号、公式、图表方面的错漏 4.纠正排版格式方面的差错（二）校对的方法 1.对校法 2.折校法 3.读校法 n n校对的负责部门 综合办公部门或承办部门n n次数2-3 n n人数2上 印章，代表一个机关的权力，是文件生效的标志。用印（或签署）的目的是赋予文件法律效力，保障文件的真实性和凭证性。用印或签署后，文件不能直接发出，还需履行登记手续等。第四节第四节 用印、登记用印、登记 一、用印 用印，指为了表明对文件承担法律责任和对文件法律效力的认可，由发文机关在文件上加盖机关印章的活动。我国 最常用的文件生效方式是用印 签署也是文件生效的标识 用印和签署的区别用印和签署的区别278n n适用范围机构名义发文 盖印；以法定机构领导人名义发文，正本签名 加注时间n n职权层级n n用印机关部分正副职权 正职 副职无权签署与签发签署与签发n n签发人不同层级的领导人，签署 法定单位正职n n签发 发文稿纸签发栏 签署公文正本（一）用印的原则 为了顺利实现发文的目的、保障文件的效用，用印时，应遵循分层、分职用印的原则，以保证用印的规范性和有效性。分层 各层级 使用自身印信分职 工作职能 公章 业务专用章 签名章 钢印（二）用印的方法 根据发文机关的情况不同，印章应加盖在文件的不同位置。以国家行政机关为例，一般文件的用印位置在正文后的落款处，联合下行文每个机关都应加盖印章，联合上行文，只需加盖主办单位的印章即联合上行文，只需加盖主办单位的印章即可可。（三）用印的要求 1.指定专人保管 印章档案 开玩笑2.监管用印过程 3.印迹必须端正、清晰、完整 二、登记 发文登记，指将拟发出的文件正本中的信息和发送对象、发送范围等情况登录在案的活动。为了有效传递信息，文件的正本通常要借助于一定的传递方式发送到收文机关，或者通过一定的渠道向一定范围公布，这是文件真正发挥现行执行效用的重要途径。第五节第五节 发出、公布发出、公布 一、发出 发出，指通过一定的方式将文件信息传递给受文者的活动。文件发送的方式要保证文件信息能够经济、高效的传送。n n纸质文件发出n n机要邮递 文件交换 快递 传真n n机要邮递：秘密、机密；借助于国家邮政系统的特种机要通信业务传递文件n n文件交换 城市的文件交换站n n快递 大中城市传真 快 保密二、公布二、公布 在在OAOA平台上的文件公布子系统一般都应该具平台上的文件公布子系统一般都应该具有如下功能有如下功能:系统将自动发送邮件通知有关人员并系统将自动发送邮件通知有关人员并将本文件相关工作执行情况反馈回来将本文件相关工作执行情况反馈回来;文件发布与文件发布与查阅的每一项操作，系统在工作日志管理中均有详查阅的每一项操作，系统在工作日志管理中均有详细的记录，在文件发布系统中，针对非公布性文件，细的记录，在文件发布系统中，针对非公布性文件，应严格控制文件的阅读权限，除单位规定的特权用应严格控制文件的阅读权限，除单位规定的特权用户和允许的人员外，其他人不能阅读文件内容。户和允许的人员外，其他人不能阅读文件内容。【考考你考考你】1.1.草拟公文应注意哪些问题草拟公文应注意哪些问题?2.2.为了保证公文的准确性和有效性，应从哪些方面为了保证公文的准确性和有效性，应从哪些方面做好审核、签发工作做好审核、签发工作?3.3.为什么要坚持为什么要坚持“先核后签先核后签”的原则的原则?4.4.签发有哪些种类签发有哪些种类?5.5.如何使用和管理印章如何使用和管理印章?6.6.文件有哪些主要传递渠道文件有哪些主要传递渠道?7.7.请根据下述公文的实际发文办理过程，指出办文环节请根据下述公文的实际发文办理过程，指出办文环节的错漏之处，并说的错漏之处，并说 明理由或提出改进意见。明理由或提出改进意见。市部分企业生产的市部分企业生产的“颗粒硫酸镁颗粒硫酸镁”化肥被不法分子化肥被不法分子倒换包装后，冒充成倒换包装后，冒充成“进口磷酸二铵进口磷酸二铵”流向全国各流向全国各地。为了严厉打击制造、销售假化肥坑农的不法行地。为了严厉打击制造、销售假化肥坑农的不法行为，市质检局专门发函，请求各地质检局和工商局为，市质检局专门发函，请求各地质检局和工商局协助查处。秘书卢晓在文稿起草完毕后，交由局办协助查处。秘书卢晓在文稿起草完毕后，交由局办公室刘主任对拟好的文稿进行审核。秦局长随即也公室刘主任对拟好的文稿进行审核。秦局长随即也在在“发文稿纸发文稿纸”的签发栏内签批的签发栏内签批:“:“拟同意发出。秦拟同意发出。秦”。文稿交付文印室打印。校对文稿时，刘主任突。文稿交付文印室打印。校对文稿时，刘主任突然发现遗漏了重要事项，于是又对文稿作了相应补然发现遗漏了重要事项，于是又对文稿作了相应补充后重新缮印，校对、盖印、发出。充后重新缮印，校对、盖印、发出。