沟通与组织课件

第二章 沟通与组织第一节 沟通是组织系统的生命线第二节 沟通氛围对组织的影响第三节 沟通与团队1.第一节 沟通是组织系统的生命线一、管理沟通的基本原则1、组织是一个系统，其中任一部分的变化都会导致系统的变化。2、沟通是指组织中被理解的信息；而非发出的信息；3、组织中的人们不可能不沟通。沉默也是态度；4、沟通是一个包括状况假设、意图、听众、过程产物、评价和反馈的修辞过程。2.5、沟通是一个涉及思想、信息、情感、态度、或印象的互动过程。6、沟通是一个涉及个体、组织和外部社会多层面的过程；7、沟通是组织的生命线，传递组织的发展方向、期望、过程、产物和态度；8、组织的沟通氛围将促成鼓励性沟通或防御性沟通。3.9、鼓励性沟通是与个体进行开放式交流，促进组织隔阂个人发展；防御性沟通是与个体进行封闭式沟通，对个体是威胁，会降低组织效率。10、管理者对组织内沟通氛围有重要影响，通过了解沟通过程和沟通氛围，管理者可以促进有效沟通，提高管理的有效性。4.二、组织是一个系统 反馈 投入整合产出 基本的系统沟通是指组织中被理解的信息；而非发出的信息；反馈是系统的核心。反馈是系统的核心。5.三、组织系统的复杂性1、大量多层面的投入：社会的；市场状况、环境、社会热点，技术组织的；设备、原料、厂房、资本、工人个人的；背景、教育、培训、需要、目标、欲望不同规模、不同性质的组织投入各有不同。不同的管理方式和目标影响产出。6.2、“整合”导致系统的变化组织的发展过程取决于组织的产品或服务沟通和反馈在投入和产出的转化中发挥难以估量的作用。7.3、产出范围广泛：社会的：市场份额、形象、声誉、规范、产品组织的：效率、效益、质量、数量、投资回报个人的：个人发展、报酬、满足、目标实现8.四、沟通遵循系统原则组织是系统，是由人组成的。需要沟通。沟通是有目的的，必须遵循系统原则。生产技术和管理技术产生于系统思维；而技术产生、使用、发展都需要沟通来支持，处处与沟通相关联。9.沟通的一般过程模型 投入投入 整合整合 产出产出 反馈 控制 反馈 主观的假设 目的目的 评价 意图 听众 具体化具体化 过程 方式 客观的状况 方法方法 产物 反馈 10.沟通的一般要素状况假设意图听众方式过程产物评价反馈11.五、沟通是组织的生命线沟通是组织的生命线，传递组织的发展方沟通是组织的生命线，传递组织的发展方向、期望、过程、产物和态度。向、期望、过程、产物和态度。1、沟通是组织的血液周流于全身，带来氧气和营养、带走废物和二氧化碳，双向交流。当然，也可能带来有害的东西。假信息、坏信息的传播有如病毒的传播12.2、沟通是组织发挥功能管理者确定员工获得的信息与自己发出的信息相符；倾听下属的真实声音；鼓励反面信息；鼓励发现错误者。13.3、组织与外界的沟通组织必须建立与外界有效的沟通渠道，即使处理好公共关系。包括各种关系：政府社区供货商或购买商竞争对手14.六、管理者必须创建沟通生命线沟通可以确保组织的生存和发展；沟通不畅会使组织无效率，不赢利，发生组织紊乱；完全没有沟通，组织会瘫痪。要创建鼓励性的沟通氛围要创建鼓励性的沟通氛围管理沟通的管理沟通的最终原则。最终原则。无论组织规模大小，不受任何限制的、开无论组织规模大小，不受任何限制的、开放的沟通，可以促进管理的有效性。放的沟通，可以促进管理的有效性。15.给管理者的建议1、沟通意味着交流，而不只是信息的传递；2、发出信息后，要知道对方是否理解；3、沟通都发生在具体的个体之间；4、变革前确定别个在组织中的连带反映；5、鼓励沟通生命线畅通无阻。16.第二节 沟通氛围对组织的影响沟通是指组织中被理解的信息；而非发出的信息；一、组织文化文化是指人们无意识表现出来的处理事情的行为模式。只有与其他文化发生冲突时，才能意识到自己的文化。组织文化是指组织占主导地位的理念、价值观、用来解决问题和实现目标的思维模式和行为模式。刚开始有意识，久成习惯17.二、沟通氛围组织的沟通氛围（无论是个体之间还是个组织的沟通氛围（无论是个体之间还是个体与组织之间）将促成鼓励性沟通或防御体与组织之间）将促成鼓励性沟通或防御性沟通性沟通。当然，两者是交叉的。防御性沟通氛围封闭式的沟通氛围评价性、控制性、中立性、战略性、优越感、确定性鼓励性沟通氛围开放式的沟通氛围描述性、问题导向、理解性、自发性、平等性、临时性18.管理者制造沟通氛围的特点：（一）评价性与描述性评价性是指通过判断、责备、对标准提出异议、价值趋向和激励别人来建立防御；评价导致不去做以避免失败；描述性是指通过询问信息，表达感受与认知，参加无须听众改变行为的过程来鼓励个人的行为。尽量避免责备，鼓励交流。19.（二）控制性与问题导向控制导致防御，“以我的方式去做”问题导向则由管理者和员工共同研究“如何去做”。提倡个性20.（三）中立性和理解性中立性是一种客观的，冷静的，科学的立场，没有同情；容易产生评价性防御；理解性是一种人性的立场，为对方设想。可以鼓励沟通。21.（四）战略性和自发性战略常常和目标、任务相连，不容质疑，容易产生防御；自发则和理解性直接相连。谈成交换意见，导致鼓励交流。22.（五）优越感和平等性管理者容易什么都懂，贬低下属，不经意间流露出“我是老板”，“我是领导”，成为监工；促进平等，管理者必须诚恳认知“大家是一起的”。各有短长。23.（六）确定性和临时性什么都是确定的，就不需要创造力。确定性就是永久不变；实际上任何事物都具有临时性，变化和发展是永恒的。24.（七）管理原则和沟通氛围管理职能 防御性沟通 鼓励性沟通 计划 战略性 自发性 组织 优越感 平等态度 指挥 确定性 临时性 控制 控制 问题导向 分析 评价 描述 客观 中立 理解25.三、管理风格、权利和沟通氛围风格 权利 氛围 特征独裁式 强迫威胁 防御性 控制监督监管式 操纵，利益 防御性 计划、中立参与式 专门知识、鼓励性 临时性、个性 问题导向共事式 专门知识、鼓励性 平等态度、个性 描述性26.鼓励性沟通氛围下的管理 投入 整合 产出 反馈 控制 反馈 主观的假设 目的目的 描述性分析 平等 专业计划 激励理解 互动沟通互动沟通 自发同事 临时组织 指挥 个性 客观的状况 方法方法 生产 正式角色 问题导向 27.在鼓励性氛围中的管理职能 1、采用专业知识，概括性制定计划。2、在了解员工的基础上进行激励3、有个性地，临时性地进行组织4、以同事身份自发地进行指导5、保持沟通的开放性28.官僚主义防御性沟通氛围中行为评价：指责下属或同事控制：不是主动修正错误中立：只做分内之事战略性：死守规定优越感：没有我，什么也作不好确定性：我们不会错29.第三节 沟通与团队一、团队简述团队的性质：团队是有共同目标，遵守达成的行为准则一群人。他们可以组织是指定的；可以是自愿形成，也可以是偶然形成的。团队的特征：有统一的愿景；目的是为了工作；成员间互相了解；约定并遵守行为规范；团队的类型：特别小组、跨职能工作组、产品开发小组、自治工作小组、纵向团队30.二、团队的发展阶段1、初创阶段：不稳定、无规范、缺少认同和归属和忠诚，表现谨慎、保持个性；低效2、见成效阶段：确定愿景和使命，尚缺团队文化；成员竞争、挑战、争夺领导权；如不协调，可能陷于困境；3、持续发展阶段：确定并接受规则；形成整体，互相认可；4、成熟期的团队：出现领袖；形成团队文化，互相融合，有向心力、自豪感；可能僵化31.阶段 效率 工作关系1、初创期 低 戒备、谨慎、不担责任2、见效期 低-中 好争辩、定位、竞争 （失调）无-低 陷于困境3、发展期 中-高 合作、支持、沟通4、成熟期 高 协作、整体化、高标准5、僵化期 中 常规、拒绝外部观点32.三、对团队利弊的衡量团队的好处和不利因素好处：增强自主控制，调动员工积极性和创造力；可以完成艰难的任务，实行目标不利：过度的怀疑、竞争可能使团队失效、夭折；常时间的团队可能走向僵化。有关团队的错误观点：1、缺少沟通和整合，盲目承认、服从；2、认为团队不须领导，无须管理，只要授权，就可自动发挥作用。33.四、团队发展的一般模式状况：团队成员、管理层的支持、成员培训；假设：价值观、自信、期望；意图：团队目标、个人目标；必须相容；听众：服务对象、其他成员都为听众，交流适应方式：小组讨论、电话、电邮，成员间随时回应过程：交流式合作，承认差异，鼓励暴露；产物：降低成本、提高效率、凝聚力；评价：组织评价、外人评价、自我评价，反馈：组织任务，成本、竞争力、个人期望34.指导团队发展的一般过程模型 投入投入 整合整合 产出产出 可信度 主观的自信 目的目的 评价 期望 共同 关注 个人满意度 目标 成员 项目有效性 具体化具体化 客观的正式 认识 信息 产物 或非 差异差异 方法方法 交流 任务完成 团队和谐 可信度 35.五、团队的互动互动层面 个体 团队战术的：语言和想法 选择语言 或非语言 倾听、采纳他人意见 评价 理解、联想选观点 理解、寻找新思想战略的：改变目的 调整目标 考察团队运做过程 目标和听众 阐明主次目标 决定是否放松 改变方法 换沟通工具 思考运做过程 过程和方式 核实准确性 头脑风暴法、检查整体层面：36.层面 个体 团队整体层面：改变假设 运做的灵活性，阐明成员的义务 足够的培训 质疑团队的开放程度 改变状况 管理层的支持 阐明团队对组织的适 应程度 扩大团队的 运做方式多样化 决策权限37.给管理者的建议状况：如何适应环境、得到管理层的支持、一定自主权假设：确定团队的可行性，成员培训；明确成员职责义务意图：阐明组织任务，确定团队目标、建立团队自身目标听众：给机会互相了解，了解团队成员目标、观点、背 景；建立团队更广泛联系；方式：有效的会议方式、提供支持网络，多方式培训成员过程：开放沟通，发挥群体力量，尊重不同观点，求一致产物：高质量、高伦理、低成本、高效率，凝聚力；评价：产品质量，运做效率，团队是否满足个体目标；反馈：寻求更广泛组织的反馈，以检测产品或服务质量，检测团队运做过程和效率38.练习题1、举出你参加过的团队，谈谈感受2、考察一个面临复杂任务的团队，分析其成员的动力和个人目标3、你认为什么状况下适合组建团队去完成企业目标？39.个人观点供参考，欢迎讨论！