民营企业档案管理教程课件

民营企业档案管理民营企业档案管理石河子市档案局石河子市档案局 彭新华彭新华2010.61主讲内容主讲内容企业管理档案经济合同管理档案2企业管理档案企业管理档案3企业档案是指企业在日常工作中企业档案是指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销从事企业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动售、经济核算及科学研究等活动中直接形成有保存价值的真实记中直接形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像录。主要包括文字、图表、音像等。等。企业档案的含义企业档案的含义4民营企业档案的分类民营企业档案的分类序号序号内内 容容代号代号0 0党群工作类党群工作类1 1行政管理类行政管理类2 2经营管理类经营管理类3 3生产技术管理类生产技术管理类4 4产品类产品类55 5科学技术研究类科学技术研究类6 6基本建设类基本建设类7 7设备仪器类设备仪器类8 8会计类会计类9 9劳动人事类劳动人事类6n企业档案分类原则：企业档案分类原则：以全部档案为对象以全部档案为对象依据企业管理职能依据企业管理职能 结合档案内容和形成特点结合档案内容和形成特点7生产技术管理类生产技术管理类归档内容：归档内容：指生产准备、组织、调度指生产准备、组织、调度工作、质量管理、检测、控制工作、质量管理、检测、控制工作，能源管理，科技管理、工作，能源管理，科技管理、生产安全生产安全8保持档案材料的内部有机保持档案材料的内部有机联系联系方便管理与利用方便管理与利用协调统一、不随便改动协调统一、不随便改动9二、件的含义二、件的含义单份文件，每份文件为一件；单份文件，每份文件为一件；各种报表、名册、图册、书刊、各种报表、名册、图册、书刊、会议记录等，一册（本）为一件；会议记录等，一册（本）为一件；10正本与定稿为一件；正本与定稿为一件；正件与附件为一件；正件与附件为一件；正文与文件处理单为一件；正文与文件处理单为一件；原件与复制件为一件；原件与复制件为一件；转发件与被转发件为一件；转发件与被转发件为一件；11来文与复文、去文与复文（具体包来文与复文、去文与复文（具体包括请示与批等）可作为组合件，或括请示与批等）可作为组合件，或各为一件。各为一件。“为一件为一件”是指文件实体上装订在一起，是指文件实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。编目时也只体现为一条条目。12归档文件整理原则归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。值，便于保管和利用。民营企业档案分类及归档类目民营企业档案分类及归档类目140 党群工作类党群工作类归档类目归档类目：指党务、党的组织、宣传、纪检指党务、党的组织、宣传、纪检等方面，工会、共青团、职代会、等方面，工会、共青团、职代会、行业协会、学会等群众团体工作中行业协会、学会等群众团体工作中形的各种文件材料。形的各种文件材料。151 行政管理类行政管理类归档类目：归档类目：企业行政事务、安全保卫、法企业行政事务、安全保卫、法律事务、教育培训、医疗卫生、计律事务、教育培训、医疗卫生、计划生育、后勤、房地产、审计、处划生育、后勤、房地产、审计、处理纠纷、信访、外事活动、重要会理纠纷、信访、外事活动、重要会议等工作中形的各种文件材料。议等工作中形的各种文件材料。162 2 经营管理类经营管理类归档类目：归档类目：指企业董事会（或办公会议）对企指企业董事会（或办公会议）对企业生产经营的重要决策、企业发展规划（计业生产经营的重要决策、企业发展规划（计划）、企业改革改制、企业综合统计分析，划）、企业改革改制、企业综合统计分析，产品销售、招商引资、物资供应和管理、财产品销售、招商引资、物资供应和管理、财务管理、考核奖惩、合同管理、房地产及设务管理、考核奖惩、合同管理、房地产及设备租赁、市场信息和预测，企业商标、知识备租赁、市场信息和预测，企业商标、知识产权和商业秘密，企业信用管理、广告及用产权和商业秘密，企业信用管理、广告及用户反映等方面的文件材料。户反映等方面的文件材料。173 生产技术管理类生产技术管理类归档类目：归档类目：生产准备、组织、调度工作，质量生产准备、组织、调度工作，质量管理、检测、控制工作、能源管理，科管理、检测、控制工作、能源管理，科技管理，生产安全，消防工作，环境保技管理，生产安全，消防工作，环境保护、检测与控制，计量工作，标准化工护、检测与控制，计量工作，标准化工作等作等184 产品生产或业务开发类产品生产或业务开发类归档类目：归档类目：产品设计协议书、任务书、合同、设计产品设计协议书、任务书、合同、设计方案、实验数据、产品鉴定书、产品照片、方案、实验数据、产品鉴定书、产品照片、说明书和全套底图、蓝图等；产品制造工艺，说明书和全套底图、蓝图等；产品制造工艺，各种配方、技术诀窍、工艺流程、工装、操各种配方、技术诀窍、工艺流程、工装、操作规程、工时和材料定额等；产品检测和管作规程、工时和材料定额等；产品检测和管理等方面形成的文件材料，名、优、特产品理等方面形成的文件材料，名、优、特产品及获奖产品的有关文件和资料。及获奖产品的有关文件和资料。195 科学技术研究类科学技术研究类归档类目归档类目：科研项目的调研、申报立项、研科研项目的调研、申报立项、研究、实验，总结、鉴定，报奖、推究、实验，总结、鉴定，报奖、推广应用的方面的文件材料。广应用的方面的文件材料。206 基本建设类基本建设类归档类目：归档类目：征用土地、协议及批准文件；工程征用土地、协议及批准文件；工程项目的可行性研究，工程建设合同、计项目的可行性研究，工程建设合同、计划任务书，审批文件；勘测设计、施工、划任务书，审批文件；勘测设计、施工、工程监理、竣工验收及有关维修、改建、工程监理、竣工验收及有关维修、改建、扩建等方面的文件、资料、图纸。扩建等方面的文件、资料、图纸。217 设备仪器管理类设备仪器管理类归档类目：归档类目：设备仪器全套随机文件、资料、开设备仪器全套随机文件、资料、开箱记录；安装调试、检查维修记录及改箱记录；安装调试、检查维修记录及改装、报废的文件材料、工艺工装图纸、装、报废的文件材料、工艺工装图纸、使用说明书及检查维修记录及设备台帐使用说明书及检查维修记录及设备台帐的文件材料。的文件材料。228 会计工作类会计工作类归档类目：归档类目：会计凭证、账簿、报表等。会计凭证、账簿、报表等。239 劳动人事管理类劳动人事管理类归档类目：归档类目：劳动工资、劳保福利、职劳动工资、劳保福利、职称评定、奖惩情况、个人履历等。称评定、奖惩情况、个人履历等。24其它具有保存价值的不同载体的其它具有保存价值的不同载体的文件材料文件材料凡归档的文件材料，应使用碳素凡归档的文件材料，应使用碳素墨水、蓝黑墨水的耐久的书写材墨水、蓝黑墨水的耐久的书写材料书写，做到字迹工整、签字手料书写，做到字迹工整、签字手续完备，不应使用铅笔、圆珠笔、续完备，不应使用铅笔、圆珠笔、复写纸书写。复写纸书写。25文件材料的归档时间文件材料的归档时间党群工作、行政管理、经营管理、生产党群工作、行政管理、经营管理、生产技术、工作形成的文件材料一般应在办技术、工作形成的文件材料一般应在办理完毕后的理完毕后的第二年上半年归档第二年上半年归档；产品生产文件材料一般应在产品研制成产品生产文件材料一般应在产品研制成功，功，通过鉴定后归档通过鉴定后归档；基建档案应在基建档案应在工程竣工验收后归档工程竣工验收后归档；科研文件材料在科研文件材料在科研成果评审、鉴定后科研成果评审、鉴定后归档；归档；26会计档案由财务部门整理立卷，会计档案由财务部门整理立卷，保管一保管一年后向企业档案室移交归档；年后向企业档案室移交归档；职工个人的材料，由形成职工材料的部职工个人的材料，由形成职工材料的部门，在门，在形成正式材料后的一个月内形成正式材料后的一个月内，按按要求把应归档的材料移交职工档案管理要求把应归档的材料移交职工档案管理部门归档。部门归档。27归档文件材料应齐全完整，要能够归档文件材料应齐全完整，要能够完整、准确反映本企业生产、经营、完整、准确反映本企业生产、经营、管理活动的历史面貌。管理活动的历史面貌。归档的电子文件，应与相应的纸质归档的电子文件，应与相应的纸质文件材料一并归档保存。文件材料一并归档保存。28A 企业管理性档案企业管理性档案一、档案与文件的区别一、档案与文件的区别尚未办理完毕的文件不是档案，尚未办理完毕的文件不是档案，凡处在文书处理过程中的文件，凡处在文书处理过程中的文件，都不能归档。都不能归档。对日后没有查考价值的文件不是对日后没有查考价值的文件不是档案档案 。29三、归档的主要步骤和要求三、归档的主要步骤和要求文件材料归档可分为文件材料归档可分为11个步骤：个步骤：1 收集文件收集文件7 文件编号文件编号2 归档与否归档与否8 文件著录文件著录3 区分年度区分年度9 填备考表填备考表4 划分期限划分期限 10 文件装盒文件装盒5 文件装订文件装订 11 打印目录打印目录6 文件排列文件排列 12 入库装箱柜入库装箱柜301、收集文件、收集文件把反映本单位主要活动的，应该归把反映本单位主要活动的，应该归档的文件材料收集齐全、完整。档的文件材料收集齐全、完整。（见归档范围）（见归档范围）31对不需归档的文件要进行剔除。对不需归档的文件要进行剔除。要注意要注意“帐外帐外”文件的收集，特文件的收集，特别是各种上报图表、花名册、本别是各种上报图表、花名册、本单位出版的书刊和外出开会带回单位出版的书刊和外出开会带回的会议文件等。的会议文件等。322、区分年度、区分年度 根据形成和处理文件的年度根据形成和处理文件的年度对归档文件进行区分，即不同对归档文件进行区分，即不同年度形成的文件材料要按年度年度形成的文件材料要按年度具体分开。具体分开。33一般的文件材料，放在其形成一般的文件材料，放在其形成的年度归档。的年度归档。计划、预决算、总结、报告、计划、预决算、总结、报告、统计报表等，放在文件内容针统计报表等，放在文件内容针对的年度。对的年度。34长远规划，放在文件内容针对长远规划，放在文件内容针对的头一年。的头一年。多年的总结、报告，放在文件多年的总结、报告，放在文件针对的最后一年。针对的最后一年。35跨年度的案件，放在结案的一跨年度的案件，放在结案的一年。年。跨年度的会议，放在闭幕年。跨年度的会议，放在闭幕年。363、划分期限、划分期限准确地判定每一份文件和每一准确地判定每一份文件和每一组文件的价值，保管期限分别组文件的价值，保管期限分别定为永久（无限期）、长期定为永久（无限期）、长期（16165050年）、短期（年）、短期（1515年以年以下）。（见保管期限表）下）。（见保管期限表）374、文件装订、文件装订修裱破损或页幅过小的文件修裱破损或页幅过小的文件复制字纸模糊或易褪变的文件，复制字纸模糊或易褪变的文件，对以纯蓝墨水、红墨水、复写对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料及传字迹材料制成的文件材料及传真件等进行复制。真件等进行复制。38超大纸张折叠超大纸张折叠 对报表、图样等纸张幅面大对报表、图样等纸张幅面大于于A4A4规格的文件，需要加以折规格的文件，需要加以折叠。操作是要尽量减少折叠次叠。操作是要尽量减少折叠次数，文件页数较多时，宜整份数，文件页数较多时，宜整份折叠折叠39去除会生锈的金属物（订书钉、去除会生锈的金属物（订书钉、曲别针、大头针等装订用品）。曲别针、大头针等装订用品）。40如果是组合件，按以下顺序进行如果是组合件，按以下顺序进行组合件内的文件排列：组合件内的文件排列：正本在前，定稿在后；正正本在前，定稿在后；正本在前，附件在后；原件在前，本在前，附件在后；原件在前，复制件在后；译文在前，原文在复制件在后；译文在前，原文在后，转发文在前，被转发文在后；后，转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。复文在前，来文在后。41装订：装订：采用左侧、下侧对齐方式采用左侧、下侧对齐方式 对，用不锈钢钉装订或线装订。对，用不锈钢钉装订或线装订。42 不不锈锈钢钢钉钉43 三三点点一一线线装装订订445、文件排列、文件排列由单位档案室集中归档的单位由单位档案室集中归档的单位:先将归档的文件材料按三个先将归档的文件材料按三个保管期限分开，同一保管期限保管期限分开，同一保管期限的文件材料按照的文件材料按照“机构时间机构时间”或时间先后排列。或时间先后排列。45由各部门分别整理归档的单位，由各部门分别整理归档的单位，先将归档文件按机构分开，在将先将归档文件按机构分开，在将同一机构的文件按三个保管期限同一机构的文件按三个保管期限分开，同一保管期限内按时间先分开，同一保管期限内按时间先后排列。后排列。尽可能将关系密切的尽可能将关系密切的同一活动、工作、会议形成的文同一活动、工作、会议形成的文件材料排列在一起。件材料排列在一起。46统计报表、简报、刊物、非诉统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料、来文与复文、讼性案件材料、来文与复文、去文与复文等成套性文件可集去文与复文等成套性文件可集中排列，该套文件内部按文件中排列，该套文件内部按文件形成的时间先后排列。形成的时间先后排列。47同一保管期限文件的排列顺序应同一保管期限文件的排列顺序应保持相对稳定。保持相对稳定。486、文件编号、文件编号归档文件应逐件在首页上方空归档文件应逐件在首页上方空白处用红色印泥或黑色墨水端白处用红色印泥或黑色墨水端正、清晰地盖上档号章，并填正、清晰地盖上档号章，并填写有关栏目的内容。写有关栏目的内容。（全宗号）（全宗号）（年（年 度）度）（件（件 号）号）（类别号或机构）（类别号或机构）（期（期 限）限）（馆编件号）（馆编件号）49全宗号全宗号201015文书文书永久永久全宗号全宗号：通常指国家综合档案：通常指国家综合档案馆给立档单位的代号（企业没馆给立档单位的代号（企业没有全宗号的，可不填写）有全宗号的，可不填写）50全宗号全宗号201015类别号类别号机机 构构永久永久类别号类别号：区别不同门类的档案，：区别不同门类的档案，如管理性档案为文书如管理性档案为文书51全宗号全宗号201015类别号类别号永久永久期限期限：档案的保管期限，分为：档案的保管期限，分为：永久、长期、短期永久、长期、短期52全宗号全宗号201015类别或机构类别或机构永久永久年度年度：以四位阿拉伯数字标注：以四位阿拉伯数字标注文件形成年度的公元纪年。文件形成年度的公元纪年。53机构机构：填写文件形成或承办部：填写文件形成或承办部门的简称或代号（不分机构编门的简称或代号（不分机构编档号的单位此栏可空）。档号的单位此栏可空）。全宗号全宗号201015机构机构永久永久54件号件号：以年度为界限，由档案室集中以年度为界限，由档案室集中整理归档的，一个保管期限编一个大整理归档的，一个保管期限编一个大流水号，由各部门分别整理归档的，流水号，由各部门分别整理归档的，每个部门内按保管期限分别编三个流每个部门内按保管期限分别编三个流水号。件号应做到不重号，不空号。水号。件号应做到不重号，不空号。全宗号全宗号201015类别号类别号永久永久55不分机构编件号不分机构编件号年度年度期期 限限文件数量文件数量件件 号号2005永久永久45145长期长期2501250短期短期28512852005永久永久58158长期长期2101210短期短期280128056分机构编件号分机构编件号年度年度机构机构期期 限限文件数量文件数量件件 号号2005办公室办公室永久永久50150长期长期2001200短期短期28012802005业务科业务科永久永久78178长期长期1851185短期短期2501250.57在每年归档工作结束后，如发在每年归档工作结束后，如发现有其他应归档文件材料未归现有其他应归档文件材料未归档，可将该文件排在相应年度档，可将该文件排在相应年度已归档文件之后编目归档。已归档文件之后编目归档。587、文件著录、文件著录 把归档文件的有关项目把归档文件的有关项目录入档案管理系统。录入档案管理系统。著录项目必须准确、详细，以著录项目必须准确、详细，以提高利用文件的查准率、查全提高利用文件的查准率、查全率。率。59必须著录的项目有：必须著录的项目有：文件题名、文件题名、责任者、文号、成文日期、全责任者、文号、成文日期、全宗号（没有全宗号可留空）、宗号（没有全宗号可留空）、页数、件号、归档年度、保管页数、件号、归档年度、保管期限等。（见图样）期限等。（见图样）60全宗号全宗号2010文书文书短短 期期归档文件目录归档文件目录件件号号责任责任者者文号文号题题 名名日期日期归档归档页数页数文件格文件格式式备备注注1石河石河子市子市政府政府石政发石政发2010X号号 关于关于的通知的通知2010-06-025件号：件号：以年度为界限，一个保管期限以年度为界限，一个保管期限编一个流水号。编一个流水号。61归档文件目录归档文件目录件件号号责任责任者者文号文号题题 名名日期日期归档归档页数页数文件格文件格式式备备注注1石河石河子市子市政府政府石政发石政发2010X号号 关于关于的通知的通知201006-025责任者：责任者：制发文件的组织或个人，即制发文件的组织或个人，即文件的署名者或发文机关；联合发文文件的署名者或发文机关；联合发文的，可只著录第一责任者。的，可只著录第一责任者。全宗号全宗号2010文书文书短短 期期62归档文件目录归档文件目录件件号号责任责任者者文号文号题题 名名日期日期归档归档页数页数文件格文件格式式备备注注1石河石河子市子市人民人民政府政府石政发石政发2010X号号 关于关于的通知的通知201006-025文号：文号：文件的发文字号，如文件的发文字号，如“石政发石政发2010X2010X号号”全宗号全宗号2010文书文书短短 期期63归档文件目录归档文件目录件件号号责任责任者者文号文号题题 名名日期日期归档归档页数页数文件格文件格式式备备注注1石河石河子市子市政府政府石政发石政发2010X号号 关于关于的通知的通知2010-06-025题名：题名：即文件的标题，一般应照实抄录，不做随即文件的标题，一般应照实抄录，不做随意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容，意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容，无法揭示文件的实际内容或成份，应加拟或重拟，无法揭示文件的实际内容或成份，应加拟或重拟，附于原题之后，外加附于原题之后，外加“”号号全宗号全宗号2010文书文书短短 期期64归档文件目录归档文件目录件件号号责任责任者者文号文号题题 名名日期日期归档归档页数页数文件格文件格式式备备注注1石河石河子市子市政府政府石政发石政发2010X号号 关于关于的通知的通知2010-06-025日期：日期：指文件形成日期。指文件形成日期。全宗号全宗号2010文书文书短短 期期65归档文件目录归档文件目录件件号号责任责任者者文号文号题题 名名日期日期归档归档页数页数文件格文件格式式备备注注1石河石河子市子市政府政府石政发石政发2005X号号 关于关于的通知的通知2010-06-025页数：页数：指归档文件的有效页面数，文指归档文件的有效页面数，文件处理单也要统计页数。件处理单也要统计页数。全宗号全宗号2010文书文书短短 期期66归档文件目录归档文件目录件件号号责任责任者者文号文号题题 名名日期日期归档归档页数页数文件格文件格式式备备注注1石河石河子市子市政府政府石政发石政发2010 号号 关于关于的通知的通知2010-06-025备注：备注：用以标注归档文件的变化情况用以标注归档文件的变化情况或参见档号。或参见档号。全宗号全宗号2010文书文书短短 期期678、填写备考表、填写备考表 盒内文件情况说明：盒内文件情况说明：主要用于填写本盒文件缺主要用于填写本盒文件缺损、修改、补充、移出、销毁损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述等需要说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。情况，可暂不填写。68整理人：整理人：由负责本盒文件整理归由负责本盒文件整理归档的人员签名。档的人员签名。检查人：检查人：由负责本盒文件归档质由负责本盒文件归档质量审核的人员签名。量审核的人员签名。日期：日期：填写归档的年、月、日。填写归档的年、月、日。69卷卷 内内 备备 考考 表表盒内文件情况说明:整理人：检查人：年月日卷卷内内备备考考表表样样9、文件装盒、文件装盒将整理好的归档文件按照编号将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案盒，文件松紧要顺序装入档案盒，文件松紧要适当，盒满为限。同一盒内同适当，盒满为限。同一盒内同一年度，同一保管期限。一年度，同一保管期限。71档案盒标准图样档案盒标准图样在档案盒的背脊上填上以下项目：在档案盒的背脊上填上以下项目：全宗名称全宗名称、全宗号全宗号、类别类别、年度年度、保管期限保管期限、机构机构（不分机构的单位（不分机构的单位可空）、可空）、起止件号起止件号。（详见下图）。（详见下图）73全全宗宗名名称称全宗号全宗号类别类别年年 度度机机 构构期期 限限起止件号起止件号档档案案盒盒背背脊脊式式样样公公司司全宗号全宗号类别类别生产管理生产管理年年 度度2010机机 构构期期 限限短短 期期起止件号起止件号 128已已填填好好的的档档案案背背脊脊事事例例7410、打印目录、打印目录按不同的保管期限打印并装订按不同的保管期限打印并装订归档文件目录，一式二份。归档文件目录，一式二份。“档案目录档案目录”由由“归档情况登归档情况登记表记表”、“归档说明归档说明”、“归归档文件目录档文件目录”三部分组成。三部分组成。75（1）目录本封面）目录本封面 案案 卷卷 目目 录录全宗名称全宗名称公司公司全全 宗宗 号号类类 别别文书文书年年 度度2010期期 限限短期短期76（2）目录夹背脊）目录夹背脊全宗号全宗号全宗名称全宗名称类类 别别行政管理行政管理期期 限限短期短期年年 度度201077（3）填写归档情况登记表）填写归档情况登记表年度年度保管期限保管期限件数件数保保 管管接接 收收备注备注单位单位姓名姓名单位单位姓名姓名2002永久永久502003永久永久752004永久永久23.单位名称：单位名称：公司公司归档情况登记表归档情况登记表78（4）拟写归档说明，内容包括：）拟写归档说明，内容包括：l本年度立档单位主要工作概况，本年度立档单位主要工作概况，l本年度内设机构及单位领导人变本年度内设机构及单位领导人变化情况化情况l本年度管理性档案（文书）归档本年度管理性档案（文书）归档情况情况 79公司二公司二三年归档说明三年归档说明一、主要工作概况一、主要工作概况（此部分内容可在本单位年终总结内抽出主要内容填写）（此部分内容可在本单位年终总结内抽出主要内容填写）二、机构、领导人变化情况二、机构、领导人变化情况1、本公司内设、本公司内设5个部门（个部门（、.）共有职工）共有职工人。人。2、领导人变化情况、领导人变化情况 任总经理任总经理 任财务总监任财务总监 任技术总监任技术总监三、本年度文书归档情况三、本年度文书归档情况 本公司本年度企业管理档案归档按照有关规定，收集齐全，本公司本年度企业管理档案归档按照有关规定，收集齐全，严格划分保管期限，及时归档，编制了档案目录，共归档严格划分保管期限，及时归档，编制了档案目录，共归档308件，其中永久件，其中永久108件，编号件，编号1108件；长期件；长期100件，编号件，编号1100件；短期件；短期100件，编号件，编号1100。二二一一年年月月80归档文件目录归档文件目录件件号号责任者责任者文号文号题题 名名日期日期归档归档页数页数文件文件格式格式备注备注1 1石河子石河子市政府市政府石政发石政发20102010 x x号号关于关于的通知的通知2010-2010-06-0206-025 5（4）打印归档文件目录）打印归档文件目录全宗号全宗号2010文书文书短短 期期81装订装订“归档文件目录归档文件目录”如果每年文件数量不多，形如果每年文件数量不多，形成目录页数较少，可将若干年度成目录页数较少，可将若干年度的同一保管期限的归档文件目录的同一保管期限的归档文件目录装入一本目录夹中（每年的归档装入一本目录夹中（每年的归档文件须另起一个流水号）。文件须另起一个流水号）。82具体装订时，先放置具体装订时，先放置“归档情归档情况登记表况登记表”，再按时间先后顺，再按时间先后顺序将若干年的序将若干年的“归档说明归档说明”排排在前面，在按顺序接排相应年在前面，在按顺序接排相应年度的归档文件目录。度的归档文件目录。8311、入库装箱柜 室库内档案箱柜装具应排列有室库内档案箱柜装具应排列有序，统一编号。有利于提供利序，统一编号。有利于提供利用。用。84一般要求采用分保管期限排架一般要求采用分保管期限排架方法，这种方法便于档案按年方法，这种方法便于档案按年度、保管期限进行检索。档案度、保管期限进行检索。档案存放方式采用竖放方式，从上存放方式采用竖放方式，从上到下，从左到右有序排列存放，到下，从左到右有序排列存放，它的优点是便于存放和拿取档它的优点是便于存放和拿取档案。案。85档案排列编号示意图档案排列编号示意图（同一保管期限内跨年度排列（同一保管期限内跨年度排列,件号每年从件号每年从1开始编制）开始编制）20062006年年（11581158件）件）20062006年年20052005年年（12401240件）件）（11501150件）件）20042004年年（189189件）件）G 企业经济合同管理类企业经济合同管理类经济合同档案是本企业对各类企经济合同档案是本企业对各类企业和客户授信活动中形成的，反业和客户授信活动中形成的，反映信用业务工作情况并且有保存映信用业务工作情况并且有保存价值的文件材料的总称。主要指价值的文件材料的总称。主要指企业的生产经营、销售合同及客企业的生产经营、销售合同及客户管理档案。户管理档案。87根据企业的实际情况可设置为经根据企业的实际情况可设置为经济合同、客户管理档案类。济合同、客户管理档案类。88合同材料的分类整理合同材料的分类整理1可按合同形成的地区排列。可按合同形成的地区排列。2可按合同形成的时间顺序进可按合同形成的时间顺序进行排列。行排列。893可按合同形成的内容种类进可按合同形成的内容种类进行排列。行排列。90类目标识编制：类目标识编制：（1）适用中小型企业、合同适用中小型企业、合同材料不多：材料不多：G 1 1 案卷号（顺序号）案卷号（顺序号）目录号（第目录号（第1本目录）本目录）大类代字大类代字 （企业经济合同管理（企业经济合同管理 类）类）91根据本单位的实际工作中产生的根据本单位的实际工作中产生的合同材料而定，类目设置可增可合同材料而定，类目设置可增可减。减。92 4.合同档案保管期限分为长期合同档案保管期限分为长期（16165050年）和短期（年）和短期（1 11515年）。年）。935、合同档案的整理、合同档案的整理（1）单份合同的整理）单份合同的整理（2）以卷的形式整理的方法）以卷的形式整理的方法 a.卷内文件排列卷内文件排列 b.编页码编页码 c.拟写案卷标题拟写案卷标题 94顺顺序序号号文号文号责任者责任者题题 名名 日期日期页号页号备注备注1公公司司 合同合同2002.02.051.卷内文件目录卷内文件目录全宗号全宗号目录号目录号3案卷号案卷号1d.填写卷内目录填写卷内目录95案卷封面案卷封面公司公司经营管理类经营管理类 公司与公司与公司签定公司签定合合同、协议书同、协议书自自 2002年年2月至月至2005年年2月月保管期限保管期限长期长期本卷共本卷共 1件件 23页页归档号归档号全宗号全宗号目录号目录号案卷号案卷号313e.编制封面编制封面9697 f.案卷装订案卷装订 g.入盒入盒 h.编制编制“档案目录档案目录”98卷卷号号归档号归档号题名题名起止起止日期日期卷内卷内页数页数保管保管期限期限备备注注13 公司与公司与公司签定公司签定合同、协议书合同、协议书2002.02.10-2005.02.2023长期长期案卷目录案卷目录案卷目录式样案卷目录式样99全宗名称全宗名称公司公司全全 宗宗 号号保存期限保存期限长期长期目目 录录 号号3起止年度起止年度2002-2005“档案目录档案目录”封面式样封面式样100全宗号全宗号目录号目录号3年年 度度2002-2005案卷号案卷号1-50保管期限保管期限长期长期“档案目档案目录录”背背脊式样脊式样101谢谢 谢谢102主讲内容会计档案员工档案特殊载体档案室库管理103103民营企业民营企业会计档案管理会计档案管理104104一、什么叫会计档案一、什么叫会计档案按照财政部、国家档案局制按照财政部、国家档案局制发的发的会计档案管理办法会计档案管理办法规定，会计档案是指：会计规定，会计档案是指：会计凭证、会计账簿和财务报告凭证、会计账簿和财务报告等会计核算材料。等会计核算材料。105105二、企业会计档案的具体内容二、企业会计档案的具体内容（一）会计凭证类：原始凭证，（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证、其他记账凭证，汇总凭证、其他会计凭证；会计凭证；106106（二）会计账簿类：总账，明（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账片，辅助账簿，其他会计账簿。簿。107107（三）财务报告类：月度、季（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会度、年度财务报告，包括会计表、附表、附注及文字说计表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。明，其他财务报告。108108（四）其他类：银行存款余额（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案计档案保管清册，会计档案销毁清册。销毁清册。109109三、会计档案归档要求三、会计档案归档要求（一）企业每年形成的会计档（一）企业每年形成的会计档案，应当由会计部门负责整案，应当由会计部门负责整理立卷，装订成册，编制会理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册；计档案保管清册；110110（二）会计档案应做到齐全、（二）会计档案应做到齐全、完整。完整。111111四、企业会计档案保管期限表四、企业会计档案保管期限表序号序号归档文件材料名称或类归档文件材料名称或类型型保管期限保管期限1 会计凭证会计凭证15年年2 现金日记账、银行现金日记账、银行日记账日记账25年年 总账、各明细账总账、各明细账15年年1121123 月、季财务报告月、季财务报告3年年 年度财务报告年度财务报告永久永久4 保管、销毁清册保管、销毁清册永久永久 移交清册移交清册15年年113113五、企业会计档案分类五、企业会计档案分类大大大大类类类类一级属类一级属类一级属类一级属类代代代代号号号号二级属类二级属类二级属类二级属类代号代号代号代号会会会会计计计计档档档档案案案案会计凭证会计凭证会计凭证会计凭证1 1会计账簿会计账簿会计账簿会计账簿2 21.1.现金账现金账现金账现金账21212.2.总账、明细账总账、明细账总账、明细账总账、明细账2222财务报告财务报告财务报告财务报告3 31.1.年度财务报告年度财务报告年度财务报告年度财务报告31312.2.月、季财务报告月、季财务报告月、季财务报告月、季财务报告3232其他其他其他其他4 4114114七、企业会计档案整理 参照参照办法办法的规定要的规定要求，各企业每年形成的会计求，各企业每年形成的会计档案，应由会计机构按照归档案，应由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管订成册，编制会计档案保管清册。清册。115115全宗号全宗号目录号目录号案卷号案卷号件件 号号616整理方法：整理方法：1.编页号（年度财务报告）编页号（年度财务报告）2.盖档号章盖档号章1161163.编案卷号（1）年度财务报告 1（2）月季财务报告 1（3）现金账 1（4）总账、明细账 1（5）凭证 1（6）其他 1117117会计档案目录会计档案目录顺序号顺序号类别类别卷（册、袋）标题卷（册、袋）标题起止时间起止时间保管期限保管期限卷类张数卷类张数备考备考2121财务财务报告报告公司公司20032003年财务报表年财务报表自自20032003年年1212月月至至20032003年年1212月月永久永久8 84.填写会计档案卷类目录顺序号：同一本目录内流水编号顺序号：同一本目录内流水编号118118会计档案目录会计档案目录顺序号顺序号类别类别卷（册、袋）标题卷（册、袋）标题起止时间起止时间保管期限保管期限卷类张数卷类张数备考备考2121财务财务报告报告公司公司20032003年财务报表年财务报表自自20032003年年1212月月至至20032003年年1212月月永久永久8 84.填写会计档案卷类目录类别：案卷所属类别类别：案卷所属类别119119会计档案目录会计档案目录顺序号顺序号类别类别卷（册、袋）标题卷（册、袋）标题起止时间起止时间保管期限保管期限卷类张数卷类张数备考备考2121财务财务报告报告公司公司20032003年财务报表年财务报表自自20032003年年1212月月至至20032003年年1212月月永久永久8 84.填写会计档案卷类目录卷（册、袋）标题：概括案卷的卷（册、袋）标题：概括案卷的内容，例：内容，例：公司公司2003年财务报告年财务报告120120会计档案目录会计档案目录顺序号顺序号类别类别卷（册、袋）标题卷（册、袋）标题起止时间起止时间保管期限保管期限卷类张数卷类张数备考备考2121财务财务报告报告公司公司20032003年财务报表年财务报表自自20032003年年1212月月至至20032003年年1212月月永久永久8 84.填写会计档案卷类目录起止时间：起止时间：121121会计档案目录会计档案目录顺序号顺序号类别类别卷（册、袋）标题卷（册、袋）标题起止时间起止时间保管期限保管期限卷类张数卷类张数备考备考2121财务财务报告报告公司公司20032003年财务报表年财务报表自自20032003年年1212月月至至20032003年年1212月月永久永久8 84.填写会计档案卷类目录保管期限：根据会计档案保管期保管期限：根据会计档案保管期限表确定限表确定122122会计档案目录会计档案目录顺序号顺序号类别类别卷（册、袋）标题卷（册、袋）标题起止时间起止时间保管期限保管期限卷类张数卷类张数备考备考2121财务财务报告报告公司公司20032003年财务报表年财务报表自自20032003年年1212月月至至20032003年年1212月月永久永久8 84.填写会计档案卷类目录卷内张数：案卷内的张数卷内张数：案卷内的张数1231235.装盒、排架装盒、排架124124民营企业民营企业员工档案管理员工档案管理125125一、企业员工档案的含义一、企业员工档案的含义 这里的员工档案不是指这里的员工档案不是指一般意义上的企业职工档案，一般意义上的企业职工档案，也不是指流动人员档案，而也不是指流动人员档案，而是民营企业为了管理企业聘是民营企业为了管理企业聘用的员工而建立的有关员工用的员工而建立的有关员工个人情况的档案。个人情况的档案。126126 每一各员工被企业正式每一各员工被企业正式录用后，企业人力资源管理录用后，企业人力资源管理部门应及时建立有关的员工部门应及时建立有关的员工档案。档案。127127二、企业员工档案的归档二、企业员工档案的归档要求要求（一）企业人力资源管理部门（一）企业人力资源管理部门对应反映员工上述方面的材对应反映员工上述方面的材料应及时整理归档；料应及时整理归档；128128（二）归档的材料必须真实，（二）归档的材料必须真实，文字清楚；文字清楚；（三）企业员工档案实行一人（三）企业员工档案实行一人一档的立卷方法。一档的立卷方法。129129三、企业员工档案保管期限三、企业员工档案保管期限 保管期限：保管期限：“定期定期”130130四、企业员工档案收集范四、企业员工档案收集范围围序序号号归档文件材料名称或类归档文件材料名称或类型型保管保管期限期限备注备注1员工录用登记表员工录用登记表定期定期2员工与企业的劳动合同员工与企业的劳动合同等契约性文件等契约性文件定期定期1311313员工身份证明材料（如员工身份证明材料（如身份证复印件等）身份证复印件等）定期定期4员工学历、学位和专业员工学历、学位和专业技术职务证明材料（复技术职务证明材料（复印件）印件）定期定期5员工在本企业工作期间员工在本企业工作期间的考核、考绩、鉴定材的考核、考绩、鉴定材料料定期定期132132序序号号归档文件材料名称或类型归档文件材料名称或类型保管保管期限期限备注备注6 有关员工任免、聘用、待有关员工任免、聘用、待遇、奖惩方面的文件材料遇、奖惩方面的文件材料定期定期员工与员工与本企业本企业合同期合同期满后，满后，企业应企业应将有关将有关材料交材料交员工本员工本人人7 员工在本企业工作期间参员工在本企业工作期间参加各种培训的证书加各种培训的证书定期定期8 员工参加社会保险、医疗员工参加社会保险、医疗保险等方面的文件材料保险等方面的文件材料定期定期9 有关该员工的其他应归档有关该员工的其他应归档文件材料文件材料定期定期133133五、企业员工档案整理方五、企业员工档案整理方法法 按入职先后每一位员工按入职先后每一位员工分开管理，即在大类代号后分开管理，即在大类代号后直接跟案卷号；职工人数多直接跟案卷号；职工人数多的可先区分部门或年度，即的可先区分部门或年度，即大类代号后跟部门或年度代大类代号后跟部门或年度代号，最后加案卷号。号，最后加案卷号。134134企业员工档案目录企业员工档案目录卷卷号号归档号归档号题名题名起止起止日期日期卷内卷内页数页数保管保管期限期限备注备注1 1 员工档案员工档案1010定期定期卷号：卷号：1135135企业员工档案目录企业员工档案目录卷卷号号归档号归档号题名题名起止起止日期日期卷内卷内页数页数保管保管期限期限备注备注1 1 员工档案员工档案1010定期定期题名：题名：员工档案员工档案136136企业员工档案目录企业员工档案目录卷卷号号归档号归档号题名题名起止起止日期日期卷内卷内页数页数保管保管期限期限备注备注1 1 员工档案员工档案1010定期定期卷内页数：卷内页数：10137137企业员工档案目录企业员工档案目录卷卷号号归档号归档号题名题名起止起止日期日期卷内卷内页数页数保管保管期限期限备注备注1 1 员工档案员工档案1010定期定期保管期限：定期保管期限：定期138138民营企业民营企业特殊载体档案管理特殊载体档案管理139139一、特殊载体档案的范围一、特殊载体档案的范围（一）声像档案，包括：（一）声像档案，包括：1 照片照片，2 底片底片，3 录音录音带带，4 录像带，录像带，5 磁盘磁盘 ，6 光盘。光盘。140140（二）实物档案，包括：（二）实物档案，包括：1 奖旗奖旗，2 奖杯奖杯，3 奖状奖状，4 牌匾，牌匾，5 证书等。证书等。二、特殊载体代号二、特殊载体代号“J”141141三、特殊载体保管期限三、特殊载体保管期限序序号号归档文件材料名称或类型归档文件材料名称或类型保管保管期限期限一、声像类一、声像类1 反映本企业主要职能活反映本企业主要职能活动和工作成果的照片、动和工作成果的照片、录音带、录像带、录音带、录像带、VCD、DVD等等永久永久1421422 领导人和著名人物领导人和著名人物参加本企业有关重大活参加本企业有关重大活动的照片、录音带、录动的照片、录音带、录像带、像带、VCDVCD、DVDDVD等等永永久久1431433 本企业组织或参加本企业组织或参加的重要外事活动的照片、的重要外事活动的照片、录音带、录像带、录音带、录像带、VCDVCD、DVDDVD等等永永久久1441444 记录本企业重记录本企业重大事件、重大事故、与大事件、重大事故、与本企业有关的自然灾害本企业有关的自然灾害及异常现象的照片、录及异常现象的照片、录音带、录像带、音带、录像带、VCDVCD、DVDDVD等等永永久久1451455 与其他载体档与其他载体档案有密切联系的照片、案有密切联系的照片、录音带、录像带、录音带、录像带、VCDVCD、DVDDVD等等永永久久146146序序号号归档文件材料名称或类型归档文件材料名称或类型保管保管期限期限二、实物类二、实物类1 反映本企业工反映本企业工作业绩或荣誉的奖作业绩或荣誉的奖旗、奖状、奖章、旗、奖状、奖章、奖杯、奖牌等奖杯、奖牌等永久永久1471472 反映本企业领导反映本企业领导人和著名人物工作业绩人和著名人物工作业绩奖旗、奖状、奖章、奖奖旗、奖状、奖章、奖杯、奖牌等杯、奖牌等永久永久1481483 本企业在对外交往本企业在对外交往中获得的各种纪念品、中获得的各种纪念品、礼品礼品永久永久1491494 反映本企业重大事反映本企业重大事件、重大事故，与本企件、重大事故，与本企业有关的自然灾害及异业有关的自然灾害及异常现象的各种纪念品或常现象的各种纪念品或实物实物永久永久1501505 与其他载体档案与其他载体档案有密切联系的实物有密切联系的实物永久永久151151四、特殊载体的整理四、特殊载体的整理整理一般应用整理一般应用“年度年度问题问题”的方的方法。法。l l照片档案归档时注意填写相照片档案归档时注意填写相关的文字说明，包括摄影时间、关的文字说明，包括摄影时间、地点、人物、背景、拍摄者介地点、人物、背景、拍摄者介绍等等。绍等等。152152l l一组联系紧密的相片应有一一组联系紧密的相片应有一个分组说明，简明扼要地写在个分组说明，简明扼要地写在这组照片的上方，然后在每张这组照片的上方，然后在每张照片的下端写上具体的补充说照片的下端写上具体的补充说明。明。153153l l录音带、录像带档案的整理录音带、录像带档案的整理以自然盒（盘）为一卷，软盘、以自然盒（盘）为一卷，软盘、光盘以每张为一卷，每盒（盘、光盘以每张为一卷，每盒（盘、张）的外套上要贴有标签，注张）的外套上要贴有标签，注明内容、主要任务、形成时间、明内容、主要任务、形成时间、带长（分钟）、编号、型号和带长（分钟）、编号、型号和保管期限等内容。保管期限等内容。154154l l奖旗、奖状、奖品、纪念奖旗、奖状、奖品、纪念品等实物档案按件进行编品等实物档案按件进行编号和编制目录。号和编制目录。155155档案工作用房档案工作用房156156一、档案工作用房要求一、档案工作用房要求（一）（一）“三分开三分开”（库房、阅（库房、阅览室、办公室）各企业应根览室、办公室）各企业应根据本单位情况设置，但库房据本单位情况设置，但库房应尽量独立设置。应尽量独立设置。157157（二）（二）“八防八防”1 防盗，防盗，2 防尘，防尘，3 防光，防光，4 防高温防高温5 防潮防潮，6 防火，防火，7 防虫，防虫，8 防有害气体防有害气体158158（三）（三）“三铁三铁”1 铁门，铁门，2 铁窗，铁窗，3 铁柜铁柜159159二、建立各种规章制度二、建立各种规章制度包括：借阅、管理、保密、保包括：借阅、管理、保密、保管、鉴定销毁、档案员岗位管、鉴定销毁、档案员岗位责任制责任制160160档案的管理制度档案的管理制度1 1、立卷归档制度立卷归档制度，主要包括归，主要包括归档范围、归档时间和归档要求。档范围、归档时间和归档要求。2 2、档案保管制度档案保管制度，主要包括档，主要包括档案的安全保护和库房、设备管理案的安全保护和库房、设备管理措施。措施。3 3、档案保密制度档案保密制度，主要包括档，主要包括档案的保密措施和对档案人员的保案的保密措施和对档案人员的保密要求。密要求。4 4、档案利用制度档案利用制度，主要包括利，主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。用范围、方式、要求、批准手续。5 5、机关档案人员岗位责任制机关档案人员岗位责任制，主要包括每个档案人员的职责、主要包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。权限、任务、考核和奖惩措施。档案的管理制度档案的管理制度谢谢 谢谢163163