文件整理与归档课件

第四章第四章 文件整理与归档文件整理与归档6/25/20241 第四章 文件整理与归档7/29/20231&学习目的和要求：学习目的和要求：掌握归档文件的整理原则与要求，理解并掌握文件的归档鉴定，正确划分立卷范围与归档文件的保管期限，掌握立卷的基本方法和操作技能、了解各种具体立卷方法的一般情况。认识文件平时归卷、清退，销毁和暂存工作；掌握编制归卷类目方法。了解案卷系统化整理与编目的具体要求与方法，掌握拟写案卷题名和各项编目工作的技能，理解文件立卷工作的组织与管理。认识并掌握以件为单位整理归档文件的方法。6/25/20242学习目的和要求：7/29/20232第一节第一节 归档文件的整理原则和要求归档文件的整理原则和要求 6/25/20243第一节 归档文件的整理原则和要求 7/29/20233归档文件归档文件整理方法整理方法立卷立卷以以“件件”为单为单位整位整理理通过立卷，形成案卷，通过立卷，形成案卷，以案卷作为基本保管单以案卷作为基本保管单位，是目前归档文件的位，是目前归档文件的主要整理方法。主要整理方法。适应机关办公自动化环境下适应机关办公自动化环境下文件归档整理工作的需要，文件归档整理工作的需要，国家档案局推荐采用的新的国家档案局推荐采用的新的整理方法。整理方法。6/25/20244归档文件立卷以“件”为单位整理通过立卷，形成案卷，以案卷作为整理原则 质量要求质量要求 整理原则整理原则6/25/20245整理原则 质量要求 整理原则7/29/20235 1 1、遵循文件材料的形成规律和特点；、遵循文件材料的形成规律和特点；2 2、保持文件之间的有机联系；、保持文件之间的有机联系；方法：将一个问题、人物、案件、会议等文件；将请示与批复、问文与复文、批转文件的正件与附件、定稿与存本等组合在一起。3 3、区别不同价值；、区别不同价值；意义：便于期满鉴定；便于重点保护与管理永久档案。4 4、便于保管和利用。、便于保管和利用。最终目的表现：文件的内容和性质；文件的形成时间反映自身客观状况满足档案工作需要文件整理坚持做到兼顾四个原则整理原则整理原则6/25/20246 1、遵循文件材料的形成规律和特点；2、保持文件之整理原则 质量要求质量要求 质量要求质量要求6/25/20247整理原则 质量要求 质量要求7/29/20237质量要求质量要求1 1、应归、应归档的文件档的文件材料必须材料必须齐全完整齐全完整 2 2、必须注、必须注意保持文意保持文件之间的件之间的有机联系有机联系3 3、归档、归档文件整理文件整理必须符合必须符合规范，便规范，便于保管与于保管与检索利用检索利用 是保证案卷是保证案卷质量最基本质量最基本的要求的要求 6/25/20248质量要求1、应归档的文件材料必须齐全完整 2、必须注意保持归档归档文件文件材料材料应当应当齐全齐全完整完整将归档文件范围与文件登记簿相结合将归档文件范围与文件登记簿相结合检查已收集齐全的归档文件的完整状况检查已收集齐全的归档文件的完整状况 1 1、检查步骤、检查步骤2 2、检查归档文件完整状况的内容、检查归档文件完整状况的内容加强法制建设，健全规章制度加强法制建设，健全规章制度加强加强检查检查 （1 1）正本与附件）正本与附件（2 2）正本与不同稿本）正本与不同稿本（3 3）文件与文件处理单）文件与文件处理单（4 4）批转（转发）的通知与被批转（转发）的文件）批转（转发）的通知与被批转（转发）的文件（5 5）内容上有直接联系的文件）内容上有直接联系的文件（5 5）页面完整）页面完整6/25/20249归档文件材料应当齐全完整将归档文件范围与文件登记簿相结合1、保持保持文件文件之间之间的有的有机联机联系系形成规律管理要求单位工作的规律和联系单位工作的规律和联系文件的形成程序和内容、性质上的联系文件的形成程序和内容、性质上的联系 绝密级的归档文电单独整理保管绝密级的归档文电单独整理保管特别重要或珍贵的归档文件单独保管特别重要或珍贵的归档文件单独保管按进馆与否和保管期限排列归档文件按进馆与否和保管期限排列归档文件按不同制成材料整理归档文件按不同制成材料整理归档文件一个问题、一个人物、一个案件、一次会议等正件和附件、各种文字本、问文与复文、存本与稿本有多种联系或难于判断的，置于所有归档文件中，系统考虑防止失密重点保管避免重复劳动利于鉴定销毁区别措施，妥善保管6/25/202410保持文件之间的有机联系形成规律管理要求单位工作的规律和联系绝规范规范整理，整理，便于便于保管、保管、检索检索利用利用外形整理保管利用修整不符合规格的文件材料修整不符合规格的文件材料归档文件材料的排列归档文件材料的排列归档文件的编号归档文件的编号归档文件目录的填写归档文件目录的填写备考表的填写备考表的填写归档文件的装订归档文件的装订案卷封皮与案卷盒的填写案卷封皮与案卷盒的填写规范组合案卷或装案卷盒规范组合案卷或装案卷盒形成归档文件的目录和备考表形成归档文件的目录和备考表 根据机关档案工作业根据机关档案工作业务建设规范或归档务建设规范或归档文件整理规则进行文件整理规则进行根据文书档案案卷格根据文书档案案卷格式或归档文件整理式或归档文件整理规则进行规则进行6/25/202411规范整理，便于保管、检索利用外形整理保管利用修整不符合规格的第二节第二节 文件归档鉴定文件归档鉴定6/25/202412第二节 文件归档鉴定7/29/202312归档鉴定概述 确定归档范围 确定保管期限确定保管期限 归档鉴定概述归档鉴定概述6/25/202413归档鉴定概述 确定归档范围 确定保管期限 归档鉴定概述7/2一、定一、定 义义 文件的归档鉴定是指文件归档时确定其归档范围与保管期限的工作。归档范围决定了文件的决定了文件的存留与否存留与否保管期限决定了文件留决定了文件留存时间的长短存时间的长短6/25/202414一、定 义 文件的归档鉴定是指文件归档时归档范围决定了二、意义二、意义1 1、关系到档案、关系到档案室室藏档案结构室室藏档案结构的质量优劣的质量优劣 2 2、关系到准确划、关系到准确划定档案期限的长定档案期限的长短短3 3、关系到、关系到档案整理、档案整理、编目、鉴编目、鉴定、开放、定、开放、利用等工利用等工作的质量作的质量和效率和效率 4 4、关系到档案、关系到档案保管费用的高低保管费用的高低文件质量方面：保证完整、精炼文件管理方面：提高效率、节约成本6/25/202415二、意义1、关系到档案室室藏档案结构的质量优劣 2、关系到准三、原则三、原则文件的归档鉴定必文件的归档鉴定必须从本单位与国家须从本单位与国家的长远利益出发的长远利益出发 文件的归档鉴定必须以单文件的归档鉴定必须以单位的地位与职能、文件的位的地位与职能、文件的内容为基本要素确定其是内容为基本要素确定其是否归档及保管期限否归档及保管期限文件的内容文件的内容是决定文件是决定文件价值的主要价值的主要因素，它是因素，它是进行文件归进行文件归档鉴定的又档鉴定的又一主要依据一主要依据6/25/202416三、原则文件的归档鉴定必须从本单位与国家的长远利益出发 文件四、要四、要 求求保证档案保管期限划分的准确性保证归档文件的有效性保证归档文件的完整性6/25/202417四、要 求保证档案保管期限划分的准确性保证归档文件的有效归档鉴定概述 确定归档范围 确定保管期限确定保管期限 确定归档范围确定归档范围6/25/202418归档鉴定概述 确定归档范围 确定保管期限 确定归档范围7/2一、定义与意义是指在归档前根据单位存史与实际工作的需要和根是指在归档前根据单位存史与实际工作的需要和根据文件的来源、性质、作用及价值划定必须归档的据文件的来源、性质、作用及价值划定必须归档的文件。文件。列出了必须归档的各类、各种文件，列出了必须归档的各类、各种文件，它是文件归档的主要依据。它是文件归档的主要依据。文件的归文件的归档范围档范围能避免具有保存价值的文件漏能避免具有保存价值的文件漏归，保证档案的齐全完整；归，保证档案的齐全完整；能避免无价值的文件转化档案，能避免无价值的文件转化档案，保证档案的精炼；保证档案的精炼；简化了归档工作，提高立卷归简化了归档工作，提高立卷归档工作的质量与效率；档工作的质量与效率；6/25/202419一、定义与意义是指在归档前根据单位存史与实际工作的需要和根据二、归档范围与重点机关文件机关文件材料归档与材料归档与不归档范围不归档范围 19871987年年1212月月4 4日日国家档案局印发国家档案局印发 上级机关的文件材料上级机关的文件材料本机关的文件材料本机关的文件材料同级机关和非隶属机关的文件材料同级机关和非隶属机关的文件材料下级机关的文件材料下级机关的文件材料上级机关转发本机关的文件（包括报纸、上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）刊物转载）本机关的请示和上级机关的批复文件本机关的请示和上级机关的批复文件本机关及其内设部门计划、总结、报告本机关及其内设部门计划、总结、报告本机关业务活动和科学技术管理文件本机关业务活动和科学技术管理文件检查下级机关工作、调查研究文件检查下级机关工作、调查研究文件本机关或本机关汇总的统计类文件本机关或本机关汇总的统计类文件本机关形成的会计文件本机关形成的会计文件 文件归档的重点文件归档的重点 对于一个具体单位而言，其文件归档的重点应是对于一个具体单位而言，其文件归档的重点应是反映本机关主要职能职能活动和基本历史面貌的反映本机关主要职能职能活动和基本历史面貌的文件材料，即围绕主管业务开展的一些主要与重文件材料，即围绕主管业务开展的一些主要与重要的活动和反映本单位机关的组织沿革与规模演要的活动和反映本单位机关的组织沿革与规模演变的文件材料。变的文件材料。6/25/202420二、归档范围与重点机关文件材料归档与不归档范围 1987三、不归档范围机关文件机关文件材料归档与材料归档与不归档范围不归档范围 1 1、上级机关的文件材料、上级机关的文件材料2 2、本机关的文件材料、本机关的文件材料3 3、同级机关和非隶属机关的、同级机关和非隶属机关的文件材料文件材料4 4、下级机关的文件材料、下级机关的文件材料6/25/202421三、不归档范围机关文件材料归档与不归档范围 1、上级机关四、应注意的问题考虑档考虑档案进馆案进馆与否的与否的因素。因素。以与本单位以与本单位工作活动的工作活动的联系和作用联系和作用为出发点，为出发点，辩证地对待辩证地对待各类文件。各类文件。本单位本单位档案结档案结构完整构完整与门类与门类齐全。齐全。6/25/202422四、应注意的问题考虑档以与本单位本单位7/29/202322归档鉴定概述 确定归档范围 确定保管期限确定保管期限 确定保管期限确定保管期限6/25/202423归档鉴定概述 确定归档范围 确定保管期限 确定保管期限7/2一、归档文件的一、归档文件的保管期限保管期限 归档文件的归档文件的保管期限保管期限，是指档案保，是指档案保管的最长时（年）限。管的最长时（年）限。19871987年国家档案局发布的机关年国家档案局发布的机关档案保管期限的规定明确的文档案保管期限的规定明确的文书档案的保管期限：书档案的保管期限：长期为长期为1616年至年至5050年年 短期为短期为1515年以下年以下 6/25/202424一、归档文件的保管期限 归档文件的保管期限，是指档案保二、各种保管期限二、各种保管期限及其得失及其得失目前我国档案目前我国档案界有界有3 3种意见种意见三分法三分法两分法两分法分段标时法分段标时法即划为永久、长期和短期三种。由于长期和短期保管的时间跨即划为永久、长期和短期三种。由于长期和短期保管的时间跨度过长，档案包容量过大，带来种种弊端。度过长，档案包容量过大，带来种种弊端。即划为进馆和不进馆二种，主要是用于划分进馆档案范围的，即划为进馆和不进馆二种，主要是用于划分进馆档案范围的，它对于档案必须进国家馆的机关档案室有一定的适用性，因它对于档案必须进国家馆的机关档案室有一定的适用性，因而档案馆的工作人员多倾向于这种划分方法。而档案馆的工作人员多倾向于这种划分方法。即划分永久与定期，定期档案再按价值不同分为即划分永久与定期，定期档案再按价值不同分为5050年、年、3030年、年、1515年、年、5 5年四个档次。这种划分方法对于无进馆任务的档案年四个档次。这种划分方法对于无进馆任务的档案室一适用，优势明显。室一适用，优势明显。弊端弊端1 1：收交档案双方总有一方必须：收交档案双方总有一方必须对档案进行二次划分。对档案进行二次划分。弊端弊端2 2：对无须进馆的机关档案室毫：对无须进馆的机关档案室毫无疑义。无疑义。弊端弊端1 1：妨碍鉴定和销毁工作的及时进：妨碍鉴定和销毁工作的及时进行，毫无意义的延长大量档案的生命。行，毫无意义的延长大量档案的生命。弊端弊端2 2：大量无实际保存价值的档案造：大量无实际保存价值的档案造成馆藏结构质量低下。成馆藏结构质量低下。弊端弊端3 3：大量无实际保存价值档案造成：大量无实际保存价值档案造成后续工作量增加，影响工作质量和效率。后续工作量增加，影响工作质量和效率。优点优点1 1：保证国家档案馆档案的质量，又减少：保证国家档案馆档案的质量，又减少县级档案馆的库房和管理压力并节省保管费用。县级档案馆的库房和管理压力并节省保管费用。优点优点2 2：能较为准确地划分保管期限。：能较为准确地划分保管期限。优点优点3 3：具有明显的可操作性，使鉴定工作更：具有明显的可操作性，使鉴定工作更为简便、准确，包括期满和销毁鉴定。为简便、准确，包括期满和销毁鉴定。6/25/202425二、各种保管期限及其得失目前我国档案界有3种意见三分法两分法三、划定保管期限三、划定保管期限的依据与步骤的依据与步骤划定文件保管期限的依据划定文件保管期限的依据依据其在单位存史与实际工作需要中的地位与作用。划定文件保管期限的步骤划定文件保管期限的步骤阅读文件；按保管期限表划定期限；核查、调整。建立本单位永久保管档案的基本比例建立本单位永久保管档案的基本比例注重确定永久保管档案的比例，作为划定单位全部归档文件保管期限的参数。6/25/202426三、划定保管期限的依据与步骤划定文件保管期限的依据依据其在单四、文件保管期限四、文件保管期限的划定的划定永久保管永久保管（略）定期保管中分段标时法的运用定期保管中分段标时法的运用（略）长期保管长期保管（略）短期档案短期档案（略）6/25/202427四、文件保管期限的划定永久保管（略）定期保管中分段标时法的第三节第三节 办结文件的处置办结文件的处置6/25/202428第三节 办结文件的处置7/29/202328 办结文件的处置是指对办理完毕的文件按机关工作的需要、文件与档案工作的有关规定及文件本身的保存价值等因素进行归类、管理和处理。概念办理完毕的文件 归类、管理和处理归归卷卷清清退退销销毁毁暂暂存存有利于日常工作中对办结文件的有利于日常工作中对办结文件的调阅与利用；调阅与利用；有利于保护机密；有利于保护机密；有利于排除无用信息的干扰。有利于排除无用信息的干扰。6/25/202429 办结文件的处置是指对办理完毕的文件概念办理完毕平时归卷 清退 销毁销毁 平时归卷平时归卷暂存暂存 6/25/202430平时归卷 清退 销毁 平时归卷暂存 7/29/202330一、定一、定 义义 平时归卷是指文件办结后文件管理人员按一定的原则与方法将具有查考保存价值的文件归入有关卷夹妥善保管的工作。意味着意味着文件由办理文件由办理阶段进入管理阶段。阶段进入管理阶段。实质是实质是对文件初步的分类与对文件初步的分类与整理，归档前有符合科学分整理，归档前有符合科学分类的、相对固定的位置。类的、相对固定的位置。意义：意义：1 1、有利于加强对办结文件的日常管理；、有利于加强对办结文件的日常管理；2 2、有利于保证文件材料的齐全完整；有利于保证文件材料的齐全完整；3 3、有利于单位、有利于单位日常工作中的调阅与利用；日常工作中的调阅与利用；4 4、有利于防止文件丢、有利于防止文件丢失与泄密；失与泄密；5 5、为立卷归档工作奠定了基础。、为立卷归档工作奠定了基础。6/25/202431一、定 义 平时归卷是指文件办结后文件管理人二、步骤二、步骤 1、编制归卷类目 归卷类目，也称立卷类目、案卷类目或立卷分类方案等，是单位预先为办结文件编制的分类、归卷条目，其结构一般由类别、条目（条款）和条目（条款）顺序号组成。6/25/202432二、步骤 1、编制归卷类目7/29/202332 上海市区教育局归卷类目 上海市区教育局归卷类目一、办公室11.本局2003年度局办公会议记录 永久12.本局召开学校校长会议记录 永久 13.二、中教科21.本局关于调整中学布局、新设、撤并、改名等请示和上级的批复 永久22.本局关于中学招生工作的计划总结 永久23.三、幼小教科31.本局关于小学视导工作情况报告 永久32.本局关于小学招生工作计划和总结 永久33.四、总务科41.2003年度教育经费预算决算表 永久42.2003年各类学校核定年度预算表 长期43.类别条目类、条目编号类别设置：按组织机构和按问题设类两种，可设置属类。设置要求：与档案室档案分类保持一致。条目是归卷类目的主体。设置要求：1、不遗漏归档范围内的文件，还应略宽于归档范围；2、区别价值；3、结合职能、文件数量设置相应的条目。注意的问题：1、类按照本单位档案类别排列；2、类内条目按文件内容重要程度分主次；3、保持历史联系，内容相近的条目排列在一起；3、排列完毕，编号时一般采用分类小流水号，方便根据实际情况随时增加或拆分条目。6/25/202433 类别条目类、条目编号类别设置：按组织机构和按问题设三、要求三、要求 1、对文件管理人员平时归卷工作的要求&加强催办或催退，促使文件尽快办理完毕并退回。&未办理完毕的应退承办部门或承办人，责其办结 再退回。&及时整理退回的办结文件，归卷并在登记簿上登 录条目。&及时做好调整工作。2、平时立卷&为减轻年终集中立卷的压力，可以将阶段性工作 形成的文件先行立卷，但仍需统一编目归档。6/25/202434三、要求 1、对文件管理人员平时归卷工作的要求 未办平时归卷 清退 销毁销毁 清退清退暂存暂存 6/25/202435平时归卷 清退 销毁 清退暂存 7/29/202335定义定义按照有关规定或要求将文件退还原发文机关或由其指定按照有关规定或要求将文件退还原发文机关或由其指定的其它机关的工作。的其它机关的工作。清清 退退范围范围（略）。（略）。做法做法（略）。（略）。步骤步骤（略）。（略）。6/25/202436定义按照有关规定或要求将文件退还原发文机关或由其指定的其它机平时归卷 清退 销毁销毁 销毁销毁暂存暂存 6/25/202437平时归卷 清退 销毁 销毁暂存 7/29/202337定义定义按照有关规定以各种手段对失去留存价值的文件做毁灭按照有关规定以各种手段对失去留存价值的文件做毁灭性处置的工作。性处置的工作。销销 毁毁范围范围（略）。（略）。方法方法（略）。（略）。程序与要求程序与要求（略）。（略）。6/25/202438定义按照有关规定以各种手段对失去留存价值的文件做毁灭性处置的平时归卷 清退 销毁销毁 暂存暂存 暂存暂存6/25/202439平时归卷 清退 销毁 暂存 暂存7/29/202339定义定义对既不应立卷归档或清退，又暂不宜销毁，而需再留存对既不应立卷归档或清退，又暂不宜销毁，而需再留存一定时期备查、备用的文件。一定时期备查、备用的文件。暂暂 存存范围范围（略）。（略）。管理管理（略）。（略）。利用利用（略）。（略）。6/25/202440定义对既不应立卷归档或清退，又暂不宜销毁，而需再留存一定时期第四节第四节 归档文件的整理方法与移交归档文件的整理方法与移交6/25/202441第四节 归档文件的整理方法与移交7/29/2023文件的组卷与编目文件的组卷与编目 以以“件件”为单位整理为单位整理 文件归档文件归档 文件的组卷与编目文件的组卷与编目6/25/202442文件的组卷与编目 以“件”为单位整理 文件归档 文件的组卷与概念 文件组卷，也称文件立卷，是指将办理完毕的、具有查考价值的文件，按其形成规律、特点、价值和有机联系，经整理、组合成案卷的工作。通过对归档文件的分类和组通过对归档文件的分类和组合，将单份文件组合成符合合，将单份文件组合成符合档案质量要求的档案质量要求的 案卷案卷是组卷是组卷（立卷）的实质（立卷）的实质。6/25/202443概念 文件组卷，也称文件立卷，是指将办理完毕通过一、归档文件的分类一、归档文件的分类按年按年度分度分类类年度类型自然年度，每年自然年度，每年1 1月月1 1日至日至1212月月3131日日专门年度，教学年度、会计年度等专门年度，教学年度、会计年度等 请示与批复，放在复文年请示与批复，放在复文年规划放在针对的第一年规划放在针对的第一年总结、决算、报表，放在针对的最后一年总结、决算、报表，放在针对的最后一年会议文件，放在开幕年会议文件，放在开幕年两个内容文件，归入主要内容针对的年度两个内容文件，归入主要内容针对的年度跨年度处理指根据文件形成指根据文件形成(或处或处理）年度将其区分开来理）年度将其区分开来最基本的分类最基本的分类6/25/202444一、归档文件的分类按年度分类年度类型自然年度，每年1月1日至一、归档文件的分类一、归档文件的分类按组织按组织机构分机构分类类一般做法按机关内部组织机构将归档文件分类按机关内部组织机构将归档文件分类组织机构按党、政、工、团顺序排列组织机构按党、政、工、团顺序排列综合性机构在前，专业职能部门列后综合性机构在前，专业职能部门列后 业务部门起草机关名义发文，归综合部门业务部门起草机关名义发文，归综合部门联合办理文件，归主办部门联合办理文件，归主办部门机关名义召开综合性会议文件，归综合部门机关名义召开综合性会议文件，归综合部门参加上级会议文件，全局性归办公部门，业务参加上级会议文件，全局性归办公部门，业务性归业务部门性归业务部门领导人兼任职务文件，分别归有关部门或机关领导人兼任职务文件，分别归有关部门或机关跨部门处理指将文件按其形成、处理指将文件按其形成、处理或承办部门将其区分开来或承办部门将其区分开来适合大、中机关适合大、中机关6/25/202445一、归档文件的分类按组织机构分类一般做法按机关内部组织机构将一、归档文件的分类一、归档文件的分类按问按问题分题分类类注意问题不能或不合适采用按组织机构的分类方不能或不合适采用按组织机构的分类方法时采用法时采用类名要明确，不可交叉或包含类名要明确，不可交叉或包含排列上，先综合后具体，先主要后次要排列上，先综合后具体，先主要后次要 突出单位主要工作问题突出单位主要工作问题使内容性质相同的文件相对集中，保持同类问使内容性质相同的文件相对集中，保持同类问题文件之间的联系，便于历史检索题文件之间的联系，便于历史检索优 点指按单位文件内容所反映指按单位文件内容所反映的各类问题将其区分开来的各类问题将其区分开来适合小机关适合小机关6/25/202446一、归档文件的分类按问题分类注意问题不能或不合适采用按组织机一、归档文件的分类一、归档文件的分类按保管按保管期限分期限分类类指按归档文件不同的保存价值，指按归档文件不同的保存价值，将其归入不同的保管期限将其归入不同的保管期限归档文件按保管期限分类往往与归档文件按保管期限分类往往与文件的归档鉴定结合起来进行文件的归档鉴定结合起来进行6/25/202447一、归档文件的分类按保管期限分类指按归档文件不同的保存价值，二、文件的组合二、文件的组合 文件的组合即文件组卷，亦称文件立卷，是指在上述分类基础上将同类文件中的单份文件按其共同特征和主要联系组合成案卷的工作。六个特征立卷法一事一卷立卷法四分四注意立卷法适当分级立卷法文件类型立卷法我国最基本我国最基本的组卷方法的组卷方法6/25/202448二、文件的组合 文件的组合即文件组卷，亦称文件立作作者者特特征征（一）（一）“六个特征六个特征”立卷法立卷法即将即将同一作者同一作者制发的制发的文件组合成一个案卷。文件组合成一个案卷。优点：优点：便于了解文件来源；便于了解文件来源；适用：适用：本单位制发的命令、指示、决议、本单位制发的命令、指示、决议、决定等重要文件；内部的会议记录、规决定等重要文件；内部的会议记录、规章制度等。有时将上级机关、平级机关、章制度等。有时将上级机关、平级机关、下级机关的文件分别立卷。下级机关的文件分别立卷。6/25/202449作者特征（一）“六个特征”立卷法即将同一作者制发的文件组合成问问题题特特征征即将即将内容为反映同一事件、内容为反映同一事件、问题、人物、工作活动、案问题、人物、工作活动、案件等件等文件组合成一个案卷。文件组合成一个案卷。优点：优点：保持了文件之间的有机联系；便保持了文件之间的有机联系；便于历史检索。于历史检索。注意：注意：1 1、使用频率虽最高，但并不是、使用频率虽最高，但并不是任何文件都能使用（如综合性文件）；任何文件都能使用（如综合性文件）；2 2、应准确划分、应准确划分“问题问题”。使用最频繁使用最频繁的立卷特征的立卷特征 问题要适度。例：业务督导，可分为文书档案、科技档案，文书档案又可以分机关文书档案、企事业文书档案、重要活动档案，科技档案又分为重大工程项目档案、重大科研项目档案等。（一）（一）“六个特征六个特征”立卷法立卷法6/25/202450问题特征即将内容为反映同一事件、问题、人物、工作活动、案件等名名称称特特征征即将即将相同名称相同名称的的文件组合成文件组合成一个案卷。一个案卷。优点：优点：由于不同名称的文件反映了文件由于不同名称的文件反映了文件在形成者的地位、用途、性质、价值等在形成者的地位、用途、性质、价值等方面的不同，因此按名称特征立卷，能方面的不同，因此按名称特征立卷，能反映案卷重要程度和价值。反映案卷重要程度和价值。适用：适用：会议记录、计划、报告、总结、会议记录、计划、报告、总结、情况简报等综合性文件；命令、指示、情况简报等综合性文件；命令、指示、决定、决议等领导指导性文件；合同、决定、决议等领导指导性文件；合同、协议书、统计表等专业性很强的文件。协议书、统计表等专业性很强的文件。名称即文种名称即文种（一）（一）“六个特征六个特征”立卷法立卷法6/25/202451名称特征即将相同名称的文件组合成一个案卷。优点：由于不同名称时时间间特特征征即将即将针对同一年度或同一针对同一年度或同一时期（相同时间段）的时期（相同时间段）的文文件组合成一个案卷。件组合成一个案卷。优点：优点：保持文件在时间上的联系；反映保持文件在时间上的联系；反映特定时间范围内的工作情况与特点。特定时间范围内的工作情况与特点。注意：注意：跨年度的文件形成年度与文件内跨年度的文件形成年度与文件内容所针对的年度不同的文件。容所针对的年度不同的文件。指文件针对时间指文件针对时间（一）（一）“六个特征六个特征”立卷法立卷法6/25/202452时间特征即将针对同一年度或同一时期（相同时间段）的文件组合成通讯通讯者特者特征征即将即将本单位与某一单位之间就一定本单位与某一单位之间就一定问题进行工作联系而形成的问复性问题进行工作联系而形成的问复性函件函件组合成一个案卷。组合成一个案卷。构成条件：构成条件：作者：本单位与某一单位；作者：本单位与某一单位；内容：同一问题；文件：问复性函件。内容：同一问题；文件：问复性函件。注意：注意：1 1、不能将本机关与某一机关互、不能将本机关与某一机关互发的其它文件按此特征组卷；发的其它文件按此特征组卷；2 2、不能、不能将本机关与上下级机关的请示与批复按将本机关与上下级机关的请示与批复按此方法组卷。此方法组卷。优点：优点：有利于了解两个单位就解决某一有利于了解两个单位就解决某一具体问题的要求与态度具体问题的要求与态度（一）（一）“六个特征六个特征”立卷法立卷法6/25/202453通讯者特征即将本单位与某一单位之间就一定问题进行工作联系而形地地区区特特征征即将即将内容反映同一内容反映同一地区的某些文件地区的某些文件组组合成一个案卷。合成一个案卷。优点：优点：便于反映地区工作情况。便于反映地区工作情况。适用：适用：多用于上级机关针对下属机关的多用于上级机关针对下属机关的来文、调查统计资料和某些专门文件的来文、调查统计资料和某些专门文件的立卷。立卷。可以是行政区域、可以是行政区域、也可以是地理区域也可以是地理区域注意：注意：不能和作者特征混淆。不能和作者特征混淆。（一）（一）“六个特征六个特征”立卷法立卷法6/25/202454地区特征即将内容反映同一地区的某些文件组合成一个案卷。优点：（二）文件组卷应注意的问题（二）文件组卷应注意的问题结合运用两个或两个以上特征组卷结合运用两个或两个以上特征组卷除通讯者特征外，结合特除通讯者特征外，结合特征越多，形成案卷的专指性越强。征越多，形成案卷的专指性越强。针对文件具体情况，保持文件间针对文件具体情况，保持文件间的有机联系，灵活选用立卷特征的有机联系，灵活选用立卷特征1 1、保持文件之间固、保持文件之间固有的不可分散性；有的不可分散性；2 2、区分不同价值区分不同价值的文件。的文件。6/25/202455（二）文件组卷应注意的问题结合运用两个或两个以上特征组卷除通（三）其它组卷方法（三）其它组卷方法“一事一卷一事一卷”立卷法立卷法（略）“四分四注意四分四注意”立卷法立卷法（略）“适当分级适当分级”立卷法立卷法（略）“文件类型文件类型”立卷法立卷法（略）6/25/202456（三）其它组卷方法“一事一卷”立卷法（略）“四分四注意”立三、案卷的规范化整理与编目三、案卷的规范化整理与编目调整定卷卷内文件排列拟写案卷题名卷内文件编号填写文件目录填卷内备考表填写案卷封面装订案卷编制案卷目录6/25/202457三、案卷的规范化整理与编目调整卷内拟写卷内填写填卷填写装订编调整调整定卷定卷1 1、归档文件是否齐全完整；、归档文件是否齐全完整；2 2、检查案卷质量，是否正确运用立卷、检查案卷质量，是否正确运用立卷特征，保持文件之间的联系；特征，保持文件之间的联系；指立卷部门（人员）在档案部门（人员）的指指立卷部门（人员）在档案部门（人员）的指导与帮助下，将平时已归的文件，作全面的检导与帮助下，将平时已归的文件，作全面的检查、调整与必要的修补，最后正式组卷的工作。查、调整与必要的修补，最后正式组卷的工作。3 3、检查卷内文件数量，适当分卷或并、检查卷内文件数量，适当分卷或并卷。卷。6/25/202458调整1、归档文件是否齐全完整；2、检查案卷质量，是否正确运用卷内卷内文件文件排列排列按重要程度排列：按重要程度排列：重要排前，次要排后；重要排前，次要排后；上级单位来文排前，下级单位来文排后；上级单位来文排前，下级单位来文排后；综合性排前，专题性排后；方针、政策综合性排前，专题性排后；方针、政策性排前，业务、事务性排后。性排前，业务、事务性排后。指对卷内文件进行系列化排列，固定每份指对卷内文件进行系列化排列，固定每份文件的位置，使其排列有序，方便检索。文件的位置，使其排列有序，方便检索。密不可分的文件材料应依序排列：密不可分的文件材料应依序排列：批复批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，被印件在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后。转发件在后。6/25/202459卷内文件排列按重要程度排列：重要排前，次要排后；上级单位来文拟写拟写案卷案卷题名题名题名基本结构：题名基本结构：责任者（通讯者）责任者（通讯者）（时间）（地区）问题名称。（时间）（地区）问题名称。题名拟写要求：题名拟写要求：责任者必须用全称或通责任者必须用全称或通用简称；问题要概括准确、文字简练；用简称；问题要概括准确、文字简练；名称按文种的重要程度顺序标注二三个，名称按文种的重要程度顺序标注二三个，兼顾不同性质的文种。兼顾不同性质的文种。案卷题名是揭示卷内文件主要内容与成分的案卷题名是揭示卷内文件主要内容与成分的案卷名称，是重要的文件检索信息，也是案案卷名称，是重要的文件检索信息，也是案卷编目和编制各种检索工具的主要依据。卷编目和编制各种检索工具的主要依据。专门术语用法：专门术语用法：案卷，限于某个案卷、案卷，限于某个案卷、事件或对某人的某方面问题的调查处理事件或对某人的某方面问题的调查处理形成的所有文件材料；来往文书，限于形成的所有文件材料；来往文书，限于机关之间一般工作问题的来文与复文；机关之间一般工作问题的来文与复文；时间，题名中的时间是文件内容针对时时间，题名中的时间是文件内容针对时间。间。6/25/202460拟写案卷题名题名基本结构：责任者（通讯者）（时间）（地区）卷内卷内文件文件编号编号装订的案卷编页号：装订的案卷编页号：位置在每页有文字位置在每页有文字文件正面的右上角、背面的左上角。文件正面的右上角、背面的左上角。不装订的案卷编件号：不装订的案卷编件号：先在每一份文件先在每一份文件首页上方加盖档号章，并逐件编件号。首页上方加盖档号章，并逐件编件号。指卷内文件系列化排列后通过逐页（件）编号，指卷内文件系列化排列后通过逐页（件）编号，固定排列顺序，以便文件的保护、统计和检索。固定排列顺序，以便文件的保护、统计和检索。图表和声像材料：图表和声像材料：在装具上或材料背面在装具上或材料背面逐件编号。逐件编号。全宗号目录号案卷号件号6/25/202461卷内文件编号装订的案卷编页号：位置在每页有文字文件正面的右上填写填写文件文件目录目录卷内文件目录揭示了卷内文件的卷内文件目录揭示了卷内文件的来源、内容、形成时间和成分等，来源、内容、形成时间和成分等，便于对归档文件的查阅和统计。便于对归档文件的查阅和统计。卷内文件目录位置：卷内文件目录位置：案卷首页。案卷首页。顺序号顺序号文号文号责任者责任者题名题名日期日期页号页号备注备注1、沪档20043号上海市关于2004.1.1110、沪档200420号上海市关于2004.12.3120/125卷内文件目录卷内文件目录一个文号占一个文号占一个顺序号一个顺序号无发文号可无发文号可注收文号注收文号联合发文一联合发文一般同时标出般同时标出作者部分作者部分可以省略可以省略最后一份文件填写最后一份文件填写起始与终止页号起始与终止页号一式数份，其余一式数份，其余编制全引目录编制全引目录6/25/202462填写文件目录卷内文件目录揭示了卷内文件的来源、内容、形成时间填卷填卷内备内备考表考表卷内备考表是注明卷内文件状况和立卷卷内备考表是注明卷内文件状况和立卷的时间、人员情况以备查考的记录。的时间、人员情况以备查考的记录。卷内备考表位置：卷内备考表位置：卷尾。卷尾。页面大小：页面大小：与卷内文件一致。与卷内文件一致。卷内备考表卷内备考表本卷情况说明：立卷人：检查人：立卷时间：填需要加以说明与解释的情况，填需要加以说明与解释的情况，如文件是否完整，有无破损，如文件是否完整，有无破损，是否有重要价值或特别意义等。是否有重要价值或特别意义等。6/25/202463填卷内备考表卷内备考表是注明卷内文件状况和立卷的时间、人员情填写填写案卷案卷封面封面档号，机关档案室统一编制，由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号由档案馆赋予；目录号是案卷目录的编号；案卷号是案卷顺序编号。全宗名称，即立档单位全宗名称，即立档单位名称，全称或简称名称，全称或简称类目名称，全宗内第一级类目名称，全宗内第一级类目名称，机构或问题类目名称，机构或问题案卷题名案卷题名文件所属的文件所属的起止时间起止时间保管期限保管期限卷内文件总页数卷内文件总页数归档号，文书处理部门归档号，文书处理部门编制的案卷顺序号编制的案卷顺序号6/25/202464填写案卷封面档号，机关档案室统一编制，由全宗号、目录号、案卷装装订订案案卷卷三孔一线三孔一线左齐左齐右齐右齐下齐下齐装订前去掉金属物，装订前去掉金属物，对存在问题的文件对存在问题的文件做好补齐页面、修做好补齐页面、修复、折叠等工作。复、折叠等工作。6/25/202465装订案卷三孔一线左齐右齐下齐装订前去掉金属物，对存在问题的文J.1.1-1J.1.1-2J.1.1-3J.1.1-4J.1.1-5J.1.2-1J.1.2-2J.1.2-3J.1.2-4J.1.2-5J.1.2-6J.1.3-1J.1.3-2J.1.3-3.J.2.1-1J.2.1-2J.2.1-3J.2.1-4J.2.1-5J.2.2-1J.2.2-2J.2.2-3J.2.2-4J.2.2-5J.2.2-6J.3.1-1J.3.1-2J.3.1-3J.3.1-4J.3.1-5J.3.2-1J.3.2-2J.3.2-3J.3.2-4J.3.2-5J.3.2-6J.3.3-1J.3.3-2S.1.1-1S.1.1-2S.1.1-3S.1.1-4S.1.1-5S.1.2-1S.1.2-2S.1.2-3S.1.2-4S.1.2-5S.1.2-6S.1.3-1S.1.3-2K.1.1-1K.1.1-2K.1.1-3K.1.1-4K.1.1-5K.1.2-1K.1.2-2K.1.2-3K.1.2-4K.1.2-5K.1.2-6K.1.3-1K.1.3-2案案卷卷排排列列一般先按保管期限、再按机构或一般先按保管期限、再按机构或问题排列，具体根据分类方案。问题排列，具体根据分类方案。6/25/202466J.1.1-1J.1.1-2J.1.1-3J.1.1-4J.编制编制案卷案卷目录目录由目录说明、案卷条目、封皮、备考由目录说明、案卷条目、封皮、备考表构成。一式三份，一份留文件管理表构成。一式三份，一份留文件管理部门备查，二份随档案移交档案室。部门备查，二份随档案移交档案室。备注备注保管保管期限期限页数页数年度年度题名题名档号档号归档号归档号编制方法根据具体情况而定。编制方法根据具体情况而定。6/25/202467编制案卷目录由目录说明、案卷条目、封皮、备考表构成。一式三份文件的组卷与编目文件的组卷与编目 以以“件件”为单位整理为单位整理 文件归档文件归档 以以“件件”为单位整理为单位整理6/25/202468文件的组卷与编目 以“件”为单位整理 文件归档 以“件”为单归归档文档文件整件整理规理规则则即将归档文件以即将归档文件以“件件”为单为单位进行装订、分类、排列、位进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化的编号、装盒，使之有序化的过程。过程。是是20012001年年1 1月月1 1日施行的国家档案局日施行的国家档案局推荐性行业标准，规定了以推荐性行业标准，规定了以“件件”为单位整理归档文件的方法。为单位整理归档文件的方法。6/25/202469归档文件整理规则即将归档文件以“件”为单位进行装订、分类一、特点简化了整理工作的步骤和内容简化了整理工作的步骤和内容适用于计算机和手工两种整理方式适用于计算机和手工两种整理方式省略了组卷步骤省略了组卷步骤简化了归档文件的排列简化了归档文件的排列简化了检索项目的填写简化了检索项目的填写简化了装订简化了装订6/25/202470一、特点7/29/202370二、意义提高整理工作的效率并节约费用提高整理工作的效率并节约费用有利于档案利用工作开展有利于档案利用工作开展推动文档一体化进程推动文档一体化进程减少检索层次，提高检索效率与可靠性减少检索层次，提高检索效率与可靠性解决了利用与保密需求的矛盾解决了利用与保密需求的矛盾有利于档案原件保护有利于档案原件保护便于鉴定工作的开展便于鉴定工作的开展6/25/202471二、意义7/29/202371三、整理原则遵循文件的形成规律，在最低一级类目中强调遵循文件的形成规律，在最低一级类目中强调“事由原则事由原则”对不同价值的文件提出不同整理要求对不同价值的文件提出不同整理要求强调强调“事由原则事由原则”等都是为了实现便于保管利用的目的等都是为了实现便于保管利用的目的与组卷基本一致。侧重与组卷基本一致。侧重点有所不同。点有所不同。6/25/202472三、整理原则与组卷基本一致。侧重点有所不同。7/29/20四、整理步骤与要求前期也必须进行划分归档范围、确前期也必须进行划分归档范围、确定保管期限、文件分类等工作定保管期限、文件分类等工作。“件件”的的划分划分一件，是指在实体一件，是指在实体上装订在一起，编上装订在一起，编目时也只体现为一目时也只体现为一条条目。条条目。一般做法：一般做法：1 1、一般每份文件、一般每份文件为一件；为一件；2 2、正本与不同稿本；、正本与不同稿本；3 3、正文与附件；、正文与附件；4 4、正文与文、正文与文件处理单；件处理单；5 5、原件与复制件；、原件与复制件；6 6、转发文与被转发文；、转发文与被转发文；7 7、来、来文与复文；文与复文；8 8、报表、名册等。、报表、名册等。6/25/202473四、整理步骤与要求前期也必须进行划分归档范围、确定保管期限、四、整理步骤与要求用符合档案保护要求的材料将用符合档案保护要求的材料将“件件”固定和确定下来。固定和确定下来。“件件”的的装订装订“件件”内文件排序，同组卷。内文件排序，同组卷。文件对齐，左上角装订，左上对齐；左文件对齐，左上角装订，左上对齐；左侧装订，左下对齐。侧装订，左下对齐。文件装订方法，线装、无酸纸封套等。文件装订方法，线装、无酸纸封套等。6/25/202474四、整理步骤与要求用符合档案保护要求的材料将“件”固定和确定四、整理步骤与要求是指在分类方案的最低一级类目内，根是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序。据一定的方法确定归档文件先后次序。“件件”的的排列排列强调事由原则，按事由结合时间、重要强调事由原则，按事由结合时间、重要程度等排列，体现文件之间的有机联系，程度等排列，体现文件之间的有机联系，方便检索利用。方便检索利用。实际操作：实际操作：1 1、同一事由，时间先后排、同一事由，时间先后排序或重要程度排序；序或重要程度排序；2 2、不同事由间，、不同事由间，按时间、重要程度、事由具有的共同属按时间、重要程度、事由具有的共同属性等排列。性等排列。6/25/202475四、整理步骤与要求是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的四、整理步骤与要求件号是反映归档文件在全宗中的位置和固件号是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。定归档文件的排列先后顺序的重要标识。“件件”的的编号编号按序逐件编号，在文件首页上端的空白按序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。位置加盖归档章并填写相关内容。分室编件号、馆编件号两种。分室编件号、馆编件号两种。6/25/202476四、整理步骤与要求件号是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档四、整理步骤与要求以归档章的形式将件号标识以归档章的形式将件号标识在每一件归档文件上。在每一件归档文件上。盖归盖归档章档章形成年度形成年度使用符合档案保护要使用符合档案保护要求的字迹材料求的字迹材料位置：文件首页上端居中空白处位置：文件首页上端居中空白处或其它空白处，以上端为宜。或其它空白处，以上端为宜。6/25/202477四、整理步骤与要求以归档章的形式将件号标识在每一件归档文件上四、整理步骤与要求编文编文件目件目录录520041203上海市关于沪档200420号上海市10、120040101上海市关于沪档20043号上海市1、备注备注页数页数日期日期题名题名文号文号责任者责任者件号件号归档文件目录归档文件目录室编件号室编件号同组卷同组卷同组卷同组卷一般为文件标题，全面反映文一般为文件标题，全面反映文件内容，具有检索意义件内容，具有检索意义6/25/202478四、整理步骤与要求编文件目录520041203上海市关于四、整理步骤与要求必须装盒，并填写封面、盒脊及备考表项必须装盒，并填写封面、盒脊及备考表项目。目。作用：作用：保护档案；方便检索保护档案；方便检索装盒装盒档案盒的格式见档案盒的格式见P321P321。盒脊式样、项目见盒脊式样、项目见P322P322。档案盒盒面及项目见档案盒盒面及项目见P321P321。6/25/202479四、整理步骤与要求必须装盒，并填写封面、盒脊及备考表项目。作文件的组卷与编目文件的组卷与编目 以以“件件”为单位整理为单位整理 文件归档文件归档 文件归档文件归档6/25/202480文件的组卷与编目 以“件”为单位整理 文件归档 文件归档7/按机按机关档案关档案工作业工作业务建设务建设规范规范文件归档制度，主要包括归档范围、文件归档制度，主要包括归档范围、归档时间、归档要求。归档时间一般归档时间、归档要求。归档时间一般在第二年上半年。在第二年上半年。档案部门对接受的案卷质量、数量进档案部门对接受的案卷质量、数量进行严格的检查。符合质量要求、核对行严格的检查。符合质量要求、核对无误，在案卷移交目录的备考表上履无误，在案卷移交目录的备考表上履行签字盖章手续并填明交接日期。行签字盖章手续并填明交接日期。6/25/202481按机关档案工作业务建设规范文件归档制度，主要包括归档范围第四章 考核要求识记文件归档鉴定的定义与意义；文件归档鉴定的要求；平时归卷的定义；清退的定义；销毁的定义；文件暂存的定义。6/25/202482第四章 考核要求识记文件归档鉴定的定义与意义；7/29第四章 考核要求领会归档文件的整理原则与要求；文件归档鉴定的原则；文件的归档重点与单位确定归档范围时应注意的问题；归档文件的保管期限及确定原则；平时归卷的意义要求；清退的意义；销毁的意义与销毁的程序、要求；文件暂存的意义、暂存文件的管理、暂存文件的利用与鉴定；以件为单位整理归档文件的特点与意义；以件为单位整理归档文件的整理要则。6/25/202483第四章 考核要求领会归档文件的整理原则与要求；文件归第四章 考核要求简单应用文件的归档范围；不归档文件的范围；平时立卷；清退的范围；清退的做法与步骤；销毁的方法；销毁的范围；文件暂存的范围；以件为单位整理归档文件的整理要求；文件归档手续。6/25/202484第四章 考核要求简单应用文件的归档范围；不归档文件的第四章 考核要求综合应用归档文件保管期限的划定方法；归卷类目及其编制；归档文件的分类与组合；案卷的规范化整理与编目；以件为单位整理归档文件的整理步骤。6/25/202485第四章 考核要求综合应用归档文件保管期限的划定方法；7