数据表视图应用-课件

第4章 Access 2007数据表视图应用本章学习目标：本章学习目标：学习Access 2007数据表视图中的各项操作方法掌握在数据表视图中进行各项数据编辑的操作方法理解关于数据排序、数据筛选等操作的含义了解冻结数据列、取消冻结列的操作方法了解数据导入、导出的操作方法完成“零售商店管理信息系统”中六个数据表的基础数据输入操作 在数据库中创建完成相关的数据表对象以后，就可以在这些数据表中进行插入数据、修改数据、删除数据、计算数据等一系列的操作，这些操作统称为针对表中数据的操作。针对表中数据的操作将是任何一个数据库中最经常的操作，可以在Access 2007数据表视图中实施。第第4章章 Access 2007数据表视图应用数据表视图应用4.1 数据表视图应用基础对表中数据所进行的所有操作都在数据表视图中进行。进入数据表视图的方法是：在数据库设计视图的导航窗格内选中准备对其数据进行操作的表对象，然后双击鼠标。例如，在“零售商店管理信息系统”数据库设计视图中，在导航窗格内选定“库存数据记录”表对象，双击鼠标，即进入“库存数据记录”表对象的数据表视图，如图4-1-1所示。图4-1-1中所示数据可以作为需要添加到“库存数据记录”表中数据的参考。4.1 数据表视图应用基础数据表视图应用基础图图4-1-1 “库存数据记录库存数据记录”数据表视图数据表视图 进入数据表视图后，进入数据表视图后，Access 2007将自动设置窗口功能区中将自动设置窗口功能区中的的“开始开始”选项卡为当前选项卡。实际上，在数据表视图中进选项卡为当前选项卡。实际上，在数据表视图中进行数据操作时所可能需要使用到的功能按钮均被置于行数据操作时所可能需要使用到的功能按钮均被置于“开始开始”选项卡中。选项卡中。“开始开始”选项卡中包含有选项卡中包含有9个逻辑组，从左至右它们分别为：个逻辑组，从左至右它们分别为：1、“视图视图”逻辑组逻辑组2、“剪贴板剪贴板”逻辑组逻辑组3、“字体字体”逻辑组逻辑组4、“格式文本格式文本”5、“记录记录”逻辑组逻辑组6、“排序和筛选排序和筛选”逻辑组逻辑组7、“窗口窗口”逻辑组逻辑组8、“查找查找”逻辑组逻辑组9、“中文简繁转换中文简繁转换”逻辑组逻辑组4.1 数据表视图应用基础数据表视图应用基础4.1 数据表视图应用基础数据表视图应用基础1“视图”逻辑组 “视图视图”逻辑组由上下逻辑组由上下2个部分组成：个部分组成：单击位于上半部分的功能按钮，即可直接转换为该数单击位于上半部分的功能按钮，即可直接转换为该数据表对象的设计视图；据表对象的设计视图；单击位于下半部分的下拉按钮，即可得到一个下拉菜单击位于下半部分的下拉按钮，即可得到一个下拉菜单，其中包含单，其中包含4个菜单项个菜单项“数据表视图数据表视图”、“数据透视表数据透视表视图视图”、“数据透视图视图数据透视图视图”和和“设计视图设计视图”，允许单击，允许单击其中一个菜单项进入指定的视图。其中一个菜单项进入指定的视图。4.1 数据表视图应用基础数据表视图应用基础2“剪贴板”逻辑组 “剪贴板剪贴板”逻辑组内包含逻辑组内包含“剪切剪切”、“复制复制”、“格格式刷式刷”和和“粘贴粘贴”等命令按钮，主要用于等命令按钮，主要用于Access 2007数据数据表对象编辑时的复制粘贴或格式调整等操作。表对象编辑时的复制粘贴或格式调整等操作。其中，其中，“粘贴粘贴”命令按钮分为上下命令按钮分为上下2个部分：个部分：单击位于上半部分的单击位于上半部分的“粘贴粘贴”按钮，即可直接将位于按钮，即可直接将位于Windows剪贴板上的内容粘贴到当前位置；剪贴板上的内容粘贴到当前位置；单击位于下半部分的下拉按钮，即可得到一个下拉菜单击位于下半部分的下拉按钮，即可得到一个下拉菜单，其中包含单，其中包含3个菜单项个菜单项“粘贴粘贴”、“选择性粘贴选择性粘贴”和和“追加粘贴追加粘贴”，允许单击其中一个菜单项实施制定方式的粘，允许单击其中一个菜单项实施制定方式的粘贴操作。贴操作。4.1 数据表视图应用基础数据表视图应用基础3“字体”逻辑组 “字体字体”逻辑组内主要包括针对数据表对象文字显示逻辑组内主要包括针对数据表对象文字显示时的字体、字型、字号和颜色的设置命令。时的字体、字型、字号和颜色的设置命令。4“格式文本”逻辑组 “格式文本格式文本”逻辑组内主要包括针对数据表对象文字逻辑组内主要包括针对数据表对象文字显示时的排列格式设置命令。显示时的排列格式设置命令。4.1 数据表视图应用基础数据表视图应用基础5“记录”逻辑组 “记录记录”逻辑组内主要包括逻辑组内主要包括7个功能按钮，如表所示。个功能按钮，如表所示。4.1 数据表视图应用基础数据表视图应用基础6“排序和筛选”逻辑组“排序和筛选排序和筛选”逻辑组内主要包括逻辑组内主要包括7个功能按钮，如表所示。个功能按钮，如表所示。4.1 数据表视图应用基础数据表视图应用基础7“窗口”逻辑组 “窗口窗口”逻辑组内逻辑组内2个命令按钮，个命令按钮，“调整至窗体大小调整至窗体大小”按按钮用于调整钮用于调整Access 2007数据库窗口内的指定对象窗口的尺寸，数据库窗口内的指定对象窗口的尺寸，“切换窗口切换窗口”按钮用于在按钮用于在Access 2007数据库窗口内指定当前数据库窗口内指定当前对象窗口。对象窗口。4.1 数据表视图应用基础数据表视图应用基础8“查找”逻辑组“查找查找”逻辑组内主要包括逻辑组内主要包括4个功能按钮，如表所示。个功能按钮，如表所示。4.1 数据表视图应用基础数据表视图应用基础9“中文简繁转换”逻辑组 “中文简繁转换中文简繁转换”逻辑组内包含逻辑组内包含“繁转简繁转简”、“简转简转繁繁”和和“简繁转换简繁转换”3条命令。条命令。4.2 编辑数据 数据编辑主要包括添加数据、修改数据、删除数据、查找数据编辑主要包括添加数据、修改数据、删除数据、查找数据、数据排序与数据筛选等操作，这些都是在数据表视图中数据、数据排序与数据筛选等操作，这些都是在数据表视图中可以进行的最基本的数据操作。可以进行的最基本的数据操作。通过这些操作，应该在通过这些操作，应该在“零售商店管理信息系统零售商店管理信息系统”数据库数据库的各个数据表中填入一些基础数据，以便在学习下一章的查询的各个数据表中填入一些基础数据，以便在学习下一章的查询对象设计时作为检验数据。对象设计时作为检验数据。在Access 2007数据表中添加新记录，可以采用的操作方法有3种。1直接添加直接添加直接用鼠标将光标点到表的最后一行上，然后在当前记录中键入所需添加的数据，即完成了增加一个新记录的操作。2应用应用“记录指示器记录指示器”按钮按钮单击“记录指示器”上的“增加新记录”按钮，光标自动跳到表的最后一行上，即可键入所需添加的数据。3应用窗口功能区按钮应用窗口功能区按钮单击窗口功能区中“开始”选项卡上“记录”逻辑组内的“新建”功能按钮，光标也会自动跳到表的最后一行上，即可键入所需添加的数据。4.2.1 添加新记录当数据表中的一些数据记录不再有用时，可以从当数据表中的一些数据记录不再有用时，可以从表中删除它们，这称为删除记录。首先，必须选中需要删除表中删除它们，这称为删除记录。首先，必须选中需要删除的那些记录（这些记录必须是连续的，否则，只能分为几次的那些记录（这些记录必须是连续的，否则，只能分为几次删除）。被选中的欲删除记录将呈一片反白色。删除）。被选中的欲删除记录将呈一片反白色。接着可以有三种不同的方法删除被选中的记录：接着可以有三种不同的方法删除被选中的记录：（1）单击窗口功能区中）单击窗口功能区中“开始开始”选项卡上选项卡上“记录记录”逻逻辑组内的辑组内的“删除删除”功能按钮；功能按钮；（2）在欲删除记录的记录标志区内单击鼠标右键，在）在欲删除记录的记录标志区内单击鼠标右键，在随着出现的快捷菜单中单击随着出现的快捷菜单中单击【删除记录删除记录】菜单项；菜单项；（3）按下键盘上的）按下键盘上的Delete键。键。4.2.2 删除记录不论采用哪一种删除记录的方法，不论采用哪一种删除记录的方法，Access 2007都会弹出一个删除确认对话框，如图所示。都会弹出一个删除确认对话框，如图所示。在删除确认对话框中单击在删除确认对话框中单击“是是”按钮，即可完成记录按钮，即可完成记录数据的删除操作。数据的删除操作。4.2.2 删除记录删除记录1一般字段中的数据修改一般字段中的数据修改 Access 2007数据表视图是一个全屏幕编辑器，只需将光标移动到所需修改的数据处就可以修改光标所在处的数据。在任一个表格单元中，修改数据的操作如同在文本编辑器中编辑字符的操作。2显示控件设置为组合框的字段数据修改显示控件设置为组合框的字段数据修改在数据表对象中，可能会有一些字段的“显示控件”属性设置成为“组合框”，这是为了输入数据时的便捷与准确。在修改这样的字段数据时，不应该直接输入数据，而应该在组合框中选取数据，以保证数据的完整性。4.2.3 修改数据图4-2-3 修改具有组合框属性的字段数据4.2.3 修改数据修改数据4.2.4 复制与粘贴数据如同在如同在Excel电子表格软件中一样，电子表格软件中一样，Access 2007可以在数据表视图中复制或移动字段数据。可以在数据表视图中复制或移动字段数据。为了复制字段数据，首先选中需要复制的连续记录为了复制字段数据，首先选中需要复制的连续记录中的连续字段中的数据，使之形成一块反白色的矩形区域中的连续字段中的数据，使之形成一块反白色的矩形区域，再单击窗口功能区中，再单击窗口功能区中“开始开始”选项卡上选项卡上“剪贴板剪贴板”逻辑逻辑组内的组内的“复制复制”功能按钮；然后选中需要得到复制品的相功能按钮；然后选中需要得到复制品的相同大小的区域；最后单击窗口功能区中同大小的区域；最后单击窗口功能区中“开始开始”选项卡上选项卡上“剪贴板剪贴板”逻辑组内的逻辑组内的“粘贴粘贴”功能按钮，即完成了字段功能按钮，即完成了字段数据的复制操作。数据的复制操作。对于移动字段数据，其差别仅在于第二步操作：应对于移动字段数据，其差别仅在于第二步操作：应单击窗口功能区中单击窗口功能区中“开始开始”选项卡上选项卡上“剪贴板剪贴板”逻辑组内逻辑组内的的“剪切剪切”功能按钮功能按钮“”。4.2.5 查找、查找并替换数据1查找字段数据数据表中存储着大量的数据，在如此庞大的数据集合中查找某一特定数据记录，没有合适的方法是行不通的。Access 2007提供了字段数据查找功能，可以借助Access 2007提供的查找功能来实现快速查找，从而避免靠操纵数据表在屏幕上下滚动来实现数据查找操作。在数据表视图中，首先选取需要查找的数据所在的字段，然后单击菜单栏上的【编辑】|【查找】，或单击工具栏上的查找工具按钮，即可弹出“查找和替换”对话框。图4-2-4 “查找和替换”对话框（“查找”选项卡）4.2.5 查找、查找并替换数据查找、查找并替换数据2查找并替换字段数据查找并替换字段数据时常会有这样的需要，表中的某一字段下的很多数据都需要改为同一个数据。这时就可以使用“查找并替换字段数据”功能。单击窗口功能区中“开始”选项卡上“查找”逻辑组内的“替换”功能按钮，或在如图所示的“查找和替换”对话框中单击“替换”选项卡。4.2.5 查找、查找并替换数据查找、查找并替换数据4.2.6 在“零售商店管理信息系统”数据库填写模拟数据“零售商店管理信息系统”数据库中的六个表都是相互关联的，三个辅助表“供货商名单”、“收货人员名单”、“售货人员名单”中的数据分别构成三个基础数据表中“供货商”字段、“收货人员”字段、“上柜人”字段和“营业员”字段、“销售人员”字段的数据源。因此，需先填写三个辅助表中的数据，然后填写三个基础表中的数据。图4-2-6 “销售数据记录”数据表视图4.2.6 在在“零售商店管理信息系统零售商店管理信息系统”数据库填写模拟数据数据库填写模拟数据4.3 设置数据表视图的格式 上节所述数据表视图的格式是上节所述数据表视图的格式是Access 2007的默的默认格式。认格式。实际上，可以根据操作者的个人喜好或工作上实际上，可以根据操作者的个人喜好或工作上的实际需求，自行修改设定数据表视图的格式。包的实际需求，自行修改设定数据表视图的格式。包括数据表的行高和列宽、字体、样式等格式的修改括数据表的行高和列宽、字体、样式等格式的修改与设定。与设定。4.3.1 设置行高和列宽1数据表视图中的行高设置 可以有两种不同的方式设定数据表行高。可以有两种不同的方式设定数据表行高。（1）手动调节行高 将鼠标移至表中两个记录的交界处，鼠标就会将鼠标移至表中两个记录的交界处，鼠标就会变成变成“”形式，按住鼠标左键不放上下拖曳，形式，按住鼠标左键不放上下拖曳，即可改变表的行高。即可改变表的行高。（2）设定行高参数在“行高”对话框中，输入一个行高参数可得到对应的行高，或选定“标准高度”得到Access 2007默认的行高参数（13.5像素）。即可设定本数据表指定的行高。4.3 设置数据表视图的格式设置数据表视图的格式2数据表视图中的列宽设置（1）手动调节列宽将鼠标移至表中两个字段名的交界处，鼠标就会变成“”形式，按住鼠标左键不放左右拖曳，即可改变表的列宽。（2）设定列宽参数在“列宽”对话框中，输入一个列宽参数可得到对应的列宽，或选定“标准宽度”得到Access 2007默认的列宽参数（12像素），或单击“最佳匹配”按钮得到与该字段宽度相匹配的列宽。4.3 设置数据表视图的格式设置数据表视图的格式数据表视图中的所有字体（包括字段数据和字段名），其默认值均为宋体、11号字、黑色、无加粗、无斜体、无下划线。若需要更改字体设置，可以在窗口功能区中“开始”选项卡上的“字体”逻辑组内按需设置。注意，如此设定的字体、字型、字号及其颜色对整个数据表视图有效。在窗口功能区中“开始”选项卡上的“字体”逻辑组内，还可以逐列设定数据对齐方式，包括左对齐、居中、右对齐3种。只需将光标置于需要设定对齐方式的列内，然后单击三种对齐方式中的一种所对应的按钮，则该列数据即按照设定的对齐方式调整了。如此设置的效果等同于在数据设计视图中设置字段的“文本对齐”属性值。4.3.2 数据字体及其对齐方式的设定4.3.3 隐藏列的含义及其操作 如果数据表具有很多字段，以致屏幕宽度不够显示其全部字段，当然可以通过拖动水平滚动条的方式左右移动来观察各个字段的数据。但是如果有些字段根本就不需要显示，就可以将这些字段设置为隐藏列。隐藏列的含义是令数据表中的某一列数据不可视，可以采用两种方式操作实现。（1）设置列宽为零）设置列宽为零 （2）设定隐藏列）设定隐藏列1设置列宽为零将那些需要隐藏的字段宽度设置为0，这些字段列就成为隐藏列了。设置字段宽度的操作，参见3.3.1节。2设定隐藏列首先在数据表设计视图中置光标于需要隐藏的列中任一行处，然后在窗口功能区中“开始”选项卡上的“记录”逻辑组内，单击“其他”功能按钮，并在其显示的菜单中单击“隐藏列”菜单项，即可将光标当前所在列隐藏起来。如果需要令已经隐藏的列重新可见，可以在窗口功能区中“开始”选项卡上的“记录”逻辑组内，单击“其他”功能按钮，并在其显示的菜单中单击“取消隐藏列”菜单项，即出现一个“取消隐藏列”对话框，其中列出当前数据表的所有字段，并在字段名右侧标记出该字段是否显示。4.3.3 隐藏列的含义及其操作隐藏列的含义及其操作4.3.4 冻结列的含义及其操作 若遇到一个很宽的数据表，屏幕上无法显示其全部字段，若遇到一个很宽的数据表，屏幕上无法显示其全部字段，就会给输入或查看数据带来一些困难。就会给输入或查看数据带来一些困难。例如，图例如，图4-3-3所示的所示的“工资单工资单”数据表对象包含数据表对象包含12个字个字段，分别为段，分别为“工号工号”、“姓名姓名”、“基本工资基本工资”、“职务工资职务工资”、“岗位津贴岗位津贴”、“住房补贴住房补贴”、“特殊补助特殊补助”、“公积金公积金”、“养老保险养老保险”、“失业保险失业保险”、“医疗保险医疗保险”和和“工会会工会会费费”。在数据表视图中输入数据时，往往会希望在输入表中右端在数据表视图中输入数据时，往往会希望在输入表中右端数据时，其最左端的数据时，其最左端的“工号工号”和和“姓名姓名”两列能够固定在屏幕两列能够固定在屏幕的左端不移动。这样的需求可以通过冻结列操作来实现。的左端不移动。这样的需求可以通过冻结列操作来实现。冻结列的操作方法是，在数据表视图中，在第一个需冻结列的字段名上点中并拖曳鼠标至最后一个需冻结列的字段名上（这些字段必须是连续排列的），即选定了所有需要冻结的列。然后在窗口功能区中“开始”选项卡上的“记录”逻辑组内，单击“其他”功能按钮，并在其显示的菜单中单击“冻结”菜单项，即可将选定的列设置为冻结列。图4-3-3 冻结“工号”和“姓名”两列后的数据表视图4.3.4 冻结列的含义及其操作冻结列的含义及其操作4.3.5 子数据表 子数据表是Access 2007这一类高版本软件所具备的新增功能，通过它可以在一个数据表视图中查阅与之相关联的其他数据表中的数据。数据表的关联已在第3章中介绍过了。图4-3-4所示为在“柜存数据记录”数据表视图中看到的某一种商品在“销售数据记录”作为子数据表中的数据。注意，子数据表的存在依赖于预先定义的数据表间的关联。在Access 2007的默认形式下，所有子数据表都是折叠着的。展开子数据表的操作有两种不同的方法。其中之一为单击主数据表记录行最左端的“+”号，展开与该行关联字段相同的子数据表记录（单记录子数据表展开）。图4-3-4 在“柜存数据记录”表中展开一个子数据表4.3.5 子数据表子数据表图4-3-5 在“柜存数据记录”表中展开全部子数据表4.3.5 子数据表子数据表4.4 数据排序与筛选数据检索可在数据表视图中进行，包括：（1）数据排序 （2）数据筛选在数据表视图中查看数据时，通常都会希望数据记录是按照某种顺序排列，以便于查看浏览。设定数据排序可以达到所需要的排列顺序。在不特别设定排序的情况下，数据表视图中的数据总是依照数据表中的关键字段按照升序排列来显示的。若需数据记录按照另外一种顺序排列显示，可以有以下四种方式。4.4.1 数据排序令光标停在该字段中的任一行处，再单击令光标停在该字段中的任一行处，再单击窗口功能区中窗口功能区中“开始开始”选项卡上选项卡上“排序与筛选排序与筛选”逻辑组逻辑组内内“升序升序”或或“降序降序”按钮，得到该字段数据的升序或按钮，得到该字段数据的升序或降序排列显示。降序排列显示。例如，为了查看最近的进货情况，可以先例如，为了查看最近的进货情况，可以先进入进入“库存数据记录库存数据记录”数据表视图，再在数据表视图，再在“进货日期进货日期”字段上单击鼠标使光标停在这个字段上，然后单击字段上单击鼠标使光标停在这个字段上，然后单击“降降序序”按钮，即出现图按钮，即出现图4-4-1所示的所示的“库存数据记录库存数据记录”表，表，其中记录按照其中记录按照“进货日期进货日期”数据降序排列显示。数据降序排列显示。1希望某一个字段的数据有序希望某一个字段的数据有序图4-4-1 “库存数据记录”表中记录按“进货日期”数据降序排列1希望某一个字段的数据有序希望某一个字段的数据有序仔细观察仔细观察Access 2007数据表视图，可以看数据表视图，可以看到在数据表每一个字段名的右侧，均设置有一个下拉式菜到在数据表每一个字段名的右侧，均设置有一个下拉式菜单按钮，称为字段菜单。单击这个字段菜单按钮，可以调单按钮，称为字段菜单。单击这个字段菜单按钮，可以调用字段菜单。这个字段菜单中设置有排序菜单项用字段菜单。这个字段菜单中设置有排序菜单项“升序升序”和和“降序降序”，还有必要的筛选菜单项。，还有必要的筛选菜单项。因此，我们可以利用字段菜单实现本列数据因此，我们可以利用字段菜单实现本列数据的有序显示。例如，单击的有序显示。例如，单击“库存数据记录库存数据记录”表的表的“进货日进货日期期”字段菜单按钮，并在其字段菜单中单击字段菜单按钮，并在其字段菜单中单击“降序降序”菜单菜单项，也可得到如图项，也可得到如图4-4-1所示的排序显示效果。所示的排序显示效果。2利用字段菜单实现本列数据的有序显示利用字段菜单实现本列数据的有序显示在该字段上单击鼠标右键，即可弹出一个在该字段上单击鼠标右键，即可弹出一个快捷菜单，此菜单中包含快捷菜单，此菜单中包含“升序升序”和和“降序降序”菜单项，菜单项，在这个快捷菜单中单击在这个快捷菜单中单击【升序升序】（或（或【降序降序】），也），也可得到该字段数据的升序（或降序）排列显示。可得到该字段数据的升序（或降序）排列显示。例如，在例如，在“库存数据记录库存数据记录”表的表的“进货日期进货日期”字字段上右击，在随之弹出的快捷菜单中单击段上右击，在随之弹出的快捷菜单中单击【降序降序】，同样可以得到如图同样可以得到如图4-4-1所示的排序显示效果。所示的排序显示效果。3利用快捷菜单命令实现某一个字段的数据有序显示利用快捷菜单命令实现某一个字段的数据有序显示在排序查看完数据之后，一般都期望原来的数在排序查看完数据之后，一般都期望原来的数据显示顺序。为此，只需在窗口功能区中据显示顺序。为此，只需在窗口功能区中“开始开始”选项卡选项卡上的上的“排序与筛选排序与筛选”逻辑组内，单击逻辑组内，单击“清除所有排序清除所有排序”按按钮，即可恢复到最初的记录顺序，即以主关键字段数据升钮，即可恢复到最初的记录顺序，即以主关键字段数据升序排列的记录顺序。序排列的记录顺序。4取消已设定的数据排序取消已设定的数据排序4.4.2 数据筛选数据筛选的意义是，在众多的数据记录中只显示那些满足某种条件的数据记录。例如，在“销售数据记录”表中，需要查阅某几个销售人员的销售业绩一览，就需要在全部数据记录中筛选出“销售人员”字段中的数据为该销售人员姓名的记录。只显示这些数据记录，就满足了上述的查阅需求。可以有以下六种筛选方式。令光标停留在该特定数据所在的单元格中，在窗口功能区中“开始”选项卡上的“排序与筛选”逻辑组内，单击“选择”按钮，并在其对应菜单中单击“等于该特定数据”菜单项，就只显示在该字段中具有这个特定数据的记录。例如，若需显示“销售数据记录”表中“钟舒宁”的销售数据一览，可在“销售数据记录”数据表视图中，令光标停留在“钟舒宁”所在的单元格中，在窗口功能区中“开始”选项卡上的“排序与筛选”逻辑组内，单击“选择”按钮，并在其对应菜单中单击“等于钟舒宁”菜单项，即可得到如图4-4-2所示仅有“钟舒宁”销售记录的数据一览。1筛选含有某一个特定数据的记录筛选含有某一个特定数据的记录图4-4-2 仅有“钟舒宁”销售记录的数据一览1筛选含有某一个特定数据的记录筛选含有某一个特定数据的记录在上一小节，我们已经看到字段菜单中含有必要的数据筛选项。因此，可以利用字段菜单实现本字段记录中包含某些特定数据的筛选显示。参见图4-4-3所示例如，在“销售数据记录”数据表视图中，单击“销售数据记录”表的“销售人员”字段菜单按钮，并在其字段菜单中的“文本筛选器”中仅勾上“钟舒宁”一项，如图4-4-3所示，也可得到如图4-4-2所示的筛选数据显示效果。2利用字段菜单实现含有某一些特定数据记录的筛选利用字段菜单实现含有某一些特定数据记录的筛选图4-4-3 利用字段菜单进行筛选的操作2利用字段菜单实现含有某一些特定数据记录的筛选利用字段菜单实现含有某一些特定数据记录的筛选令光标停留在该特定数据所在的单元格中，单击鼠标右键，在随之弹出的快捷菜单中单击“等于特定数据”菜单项，即可得到所需的记录筛选表。如图4-4-4所示。例如，在“销售数据记录”数据表视图中，在“销售人员”字段中的“钟舒宁”记录处右击，在随即弹出的快捷菜单中单击“等于钟舒宁”菜单项，同样可得到如图4-4-2所示的筛选数据显示效果。3利用快捷菜单实现含有某一个特定数据记录的筛选利用快捷菜单实现含有某一个特定数据记录的筛选图4-4-4 利用快捷菜单进行筛选的操作3利用快捷菜单实现含有某一个特定数据记录的筛选利用快捷菜单实现含有某一个特定数据记录的筛选所谓排除某一个特定数据的筛选，指的是筛选不含有某一特定数据的筛选操作。例如，我们希望看到除了“钟舒宁”以外其他销售人员的销售数据，就属于这种情况。例如，为了筛选出除了“钟舒宁”以外其他销售人员的销售数据：（1）即可以在如图4-4-2所示的“选择”按钮菜单中单击“不包含钟舒宁”菜单项或者单击“不等于钟舒宁”菜单项，（2）也可以在如图4-4-3所示的“销售人员”字段菜单中的“文本筛选器”中勾上除了“钟舒宁”以外的所有销售人员姓名，（3）还可以在如图4-4-4所示的快捷菜单中单击“不包含钟舒宁”菜单项或者单击“不等于钟舒宁”菜单项，都可以实现筛选数据的要求。4筛选排除某一个特定数据的记录筛选排除某一个特定数据的记录上述4节一直是在针对文本型数据讲述如何进行数据筛选，这些方法也都适用于其他数据类的记录筛选操作，只是针对文本数据类型数据筛选的文本筛选器有所不同。针对数字型数据的筛选器被称为数字筛选器。当应用上述方法中的某一种方法，针对数字型数据实施筛选操作时，就可以在相应的菜单中看到数字型筛选器菜单项。例如，在一个Access 2007表对象的数据表视图中，将鼠标定位于某一个数字型字段的数据单元格内，单击鼠标右键弹出的快捷菜单中即包含有一个“数字筛选器”菜单项，“数字筛选器”菜单项还包含一个具有5个菜单项的子菜单。参见图4-4-5所示。可见，这个菜单上列出的功能可以帮助我们实施多种筛选操作。5关于数字筛选器的应用关于数字筛选器的应用图4-4-5 应用数字筛选器进行筛选的操作5关于数字筛选器的应用关于数字筛选器的应用实际上，Access 2007不仅为文本型数据提供文本筛选器、为数字型数据提供数字筛选器，它还为日期型数据提供了日期筛选器。模仿着数据筛选器的应用，应该可以实施“销售日期处于2011年5月12日至2011年5月14日之间的销售数据记录”的筛选操作任务。6关于日期筛选器的应用关于日期筛选器的应用通过筛选操作，操作者可以根据应用的需要选择一部分数据记录查看。这样的操作并未修改数据，知识改变了数据的显示。如果在筛选操作完成以后，需要恢复原来的全部数据显示状态，就需要实施取消筛选操作。为此，只需在窗口功能区中“开始”选项卡上的“排序与筛选”逻辑组内，单击“取消筛选”按钮“”。即可取消筛选，并恢复数据表全部数据的显示。7取消筛选取消筛选4.5 数据表中数据的打印及打印预览 在数据表视图中调整好合适的显示格式以后，即可在打印在数据表视图中调整好合适的显示格式以后，即可在打印机上打印出来。打印获得的效果与数据表视图中的显示效果基机上打印出来。打印获得的效果与数据表视图中的显示效果基本相同，因此可以得到美观的输出表格。单击位于本相同，因此可以得到美观的输出表格。单击位于Access 2007窗口左上角的窗口左上角的Microsoft Office按钮，在随之出现的按钮，在随之出现的Office菜单栏菜单栏上依次单击上依次单击【打印打印】|【快速打印快速打印】菜单项，即可实施数据表的菜单项，即可实施数据表的打印操作。也可在打印操作。也可在Office菜单栏上依次单击菜单栏上依次单击【打印打印】|【打印打印】菜单项，进行打印机设置后，再实施打印操作。菜单项，进行打印机设置后，再实施打印操作。在正式打印之前，一般都希望在屏幕上预览一下打印格式在正式打印之前，一般都希望在屏幕上预览一下打印格式是否美观合适，打印数据是否正确，这个操作称为打印预览。是否美观合适，打印数据是否正确，这个操作称为打印预览。为此，需要单击为此，需要单击Microsoft Office按钮，在随之出现的按钮，在随之出现的Office菜单菜单栏上依次单击栏上依次单击【打印打印】|【打印预览打印预览】菜单项，即可实施数据表菜单项，即可实施数据表的打印预览操作。图的打印预览操作。图4-5-1所示为所示为“销售数据记录销售数据记录”表的打印预表的打印预览效果。览效果。图4-5-1 打印预览效果4.5 数据表中数据的打印及打印预览数据表中数据的打印及打印预览4.6 导出Access 2007数据库数据 在数据库中保存的数据是非常宝贵的资源，不仅可以供在数据库中保存的数据是非常宝贵的资源，不仅可以供数据库系统本身使用，也应该允许其他的应用项目共享。数据库系统本身使用，也应该允许其他的应用项目共享。我们可以应用我们可以应用Access 2007数据库管理系统提供的数据导数据库管理系统提供的数据导出功能，按照外部应用项目所需要的格式及其数据形式导出数出功能，按照外部应用项目所需要的格式及其数据形式导出数据，从而实现数据的共享。据，从而实现数据的共享。Access 2007的数据导出操作一般应该在数据表视图中实的数据导出操作一般应该在数据表视图中实施。因此，为了实施数据表数据的导出操作，首先须在数据表施。因此，为了实施数据表数据的导出操作，首先须在数据表视图打开需要导出的表对象。然后，选定视图打开需要导出的表对象。然后，选定Access 2007窗口功窗口功能区中的能区中的“外部数据外部数据”选项卡。在这个选项卡上有一个选项卡。在这个选项卡上有一个“导出导出”逻辑组，其中包含有逻辑组，其中包含有6个功能按钮，可以应用这些功能按钮个功能按钮，可以应用这些功能按钮实施数据到处操作。实施数据到处操作。将将Access 2007数据表导出为数据表导出为Excel 2007电子电子表格的操作是很有意义的，经常会遇到这样的需求。为了将表格的操作是很有意义的，经常会遇到这样的需求。为了将一个一个Access 2007数据表导出为一个数据表导出为一个Excel 2007电子表格：电子表格：首先需要在首先需要在Access 2007数据表视图中打开这个数据表视图中打开这个Access 2007表对象。表对象。然后，选定功能区中的然后，选定功能区中的“外部数据外部数据”选项卡，并选项卡，并单击其中的单击其中的“导出导出”逻辑组内的逻辑组内的“导出到导出到Excel电子表格电子表格”按钮。按钮。接着，接着，Access 2007将提供一个将提供一个“导出导出Excel电电子表格子表格”对话框，操作者可以在这个对话框中为导出数据设对话框，操作者可以在这个对话框中为导出数据设定相关参数。定相关参数。最后，单击最后，单击“导出导出Excel电子表格电子表格”对话框上的对话框上的“确定确定”按钮。即完成了将一个按钮。即完成了将一个Access 2007数据表导出为数据表导出为一个一个Excel 2007电子表格的操作。电子表格的操作。4.6.1 导出为Excel 2007电子表格图4-6-1 “柜存数据记录”数据表视图及其“外部数据”选项卡4.6.1 导出为导出为Excel 2007电子表格电子表格图4-6-2 “导出Excel电子表格”对话框中的参数设置4.6.1 导出为导出为Excel 2007电子表格电子表格图4-6-3 导出形成的“柜存数据记录.xlsx”4.6.1 导出为导出为Excel 2007电子表格电子表格文本文件通常是各类型应用软件之间交换数据的文本文件通常是各类型应用软件之间交换数据的必备文件格式，即各类应用软件一般都提供文本文件的导入必备文件格式，即各类应用软件一般都提供文本文件的导入/导出功能。这是因为文本文件是所有文本编辑软件都支持的导出功能。这是因为文本文件是所有文本编辑软件都支持的文件格式。文件格式。为了将一个为了将一个Access 2007数据表导出为一个文本数据表导出为一个文本文件，同样需要在文件，同样需要在Access 2007数据表视图中打开这个数据表视图中打开这个Access 2007表对象。然后，选定功能区中的表对象。然后，选定功能区中的“外部数据外部数据”选项卡，并单击其中的选项卡，并单击其中的“导出导出”逻辑组内的逻辑组内的“导出到文本文导出到文本文件件”按钮。接着，按钮。接着，Access 2007将提供一个将提供一个“导出文本文件导出文本文件”对话框，操作者可以在这个对话框中为导出数据设定相关对话框，操作者可以在这个对话框中为导出数据设定相关参数。最后，单击参数。最后，单击“导出文本文件导出文本文件”对话框上的对话框上的“确定确定”按按钮。即完成了将一个钮。即完成了将一个Access 2007数据表导出为一个文本文数据表导出为一个文本文件的操作。件的操作。4.6.2 导出为文本文件4.6.3 导出为dBASE文件Access 2007所指的所指的dBASE文件实际上就是文件实际上就是DBF文件，属于文件，属于xBase、FoxPro等一类数据库管理系统等一类数据库管理系统的数据表文件格式，是一种应用较广泛的关系型数据库系的数据表文件格式，是一种应用较广泛的关系型数据库系统。将统。将Access 2007数据表导出为数据表导出为dBASE文件，就可以文件，就可以为利用为利用xBase、FoxPro这一类数据库管理系统开发的信这一类数据库管理系统开发的信息系统提供共享数据。息系统提供共享数据。因此，将因此，将Access 2007数据表导出为数据表导出为dBASE文件时常会成为需要。其操作方法与导出为文件时常会成为需要。其操作方法与导出为Excel 2007电电子表格的方法相似，只需在子表格的方法相似，只需在“导出导出dBASE文件文件”对话框对话框中的中的“文件格式文件格式”组合框中选择合适的组合框中选择合适的dBASE版本，以版本，以便适应不同版本的便适应不同版本的xBase、FoxPro数据库管理系统需求。数据库管理系统需求。例如，如果需要将例如，如果需要将Access 2007数据表导出为数据表导出为Visual FoxPro 6.0数据表，可以在数据表，可以在“导出导出dBASE文件文件”对话框对话框中的中的“文件格式文件格式”组合框中选定组合框中选定“dBASE 5（*.dbf）”。4.6.4 导出为HTML文档将将Access 2007数据表导出为数据表导出为HTML文档的操文档的操作须在数据表视图中实施。在作须在数据表视图中实施。在Access 2007窗口功能区中窗口功能区中的的“外部数据外部数据”选项卡上，单击位于选项卡上，单击位于“导出导出”逻辑组内的逻辑组内的“其他其他”按钮。接着，在其对应的菜单中单击按钮。接着，在其对应的菜单中单击“HTML文档文档”菜单项，菜单项，Access 2007将提供一个将提供一个“导出导出HTNL文档文档”对话框。在这个对话框。在这个“导出导出HTNL文档文档”对话框中为导出数据对话框中为导出数据设定相关参数后，单击设定相关参数后，单击“导出导出HTNL文档文档”对话框上的对话框上的“确定确定”按钮。即完成了将一个按钮。即完成了将一个Access 2007数据表导出为数据表导出为一个一个HTNL文档的操作。文档的操作。4.6.5 导出为XML文件当前，当前，W3C颁布的颁布的XML标准已经成为计算机标准已经成为计算机应用系统之间交换或共享数据的基础，一些大型数据库管应用系统之间交换或共享数据的基础，一些大型数据库管理系统都已经直接支持理系统都已经直接支持XML数据库。但是，数据库。但是，Access 2007作为一种小型数据库管理系统，对于作为一种小型数据库管理系统，对于XML的支持依然停留的支持依然停留在针对在针对XML文件的数据导入和导出上。文件的数据导入和导出上。将将Access 2007数据表导出为数据表导出为XML文件的操文件的操作须在数据表视图中实施。在作须在数据表视图中实施。在Access 2007窗口功能区中窗口功能区中的的“外部数据外部数据”选项卡上，单击位于选项卡上，单击位于“导出导出”逻辑组内的逻辑组内的“其他其他”按钮。接着，在其对应的菜单中单击按钮。接着，在其对应的菜单中单击“XML文件文件”菜单项，菜单项，Access 2007将提供一个将提供一个“导出导出XML文件文件”对对话框。操作者必须在这个话框。操作者必须在这个“XML文件文件”对话框中设定对话框中设定XML文件名称与存储路径，然后单击文件名称与存储路径，然后单击“确定确定”按钮。按钮。4.7 获取外部数据 从外部获取从外部获取Access 2007数据库所需数据有两个不同的概念。数据库所需数据有两个不同的概念。1从外部导入数据从外部导入数据 从外部导入数据即从外部获取数据后形成本Access 2007数据库中的数据表对象，并与外部数据源断绝联结.这意味着当导入操作完成以后，即使外部数据源的数据发生了变化，也不会再影响已经导入的数据。2从外部链入数据从外部链入数据 从外部链入数据即在本Access 2007数据库中形成一个链接表对象，这意味着链入的数据将随时随着外部数据源数据的变动而变动。何时应该应用何种方式获取外部数据，需根据具体应用的何时应该应用何种方式获取外部数据，需根据具体应用的实际需求而定。实际需求而定。4.7.1 从外部Access数据库获取数据 一个一个Access数据库中包含有表、查询、窗体、数据库中包含有表、查询、窗体、报表、宏、模块等报表、宏、模块等6类对象，从中获取数据指的是类对象，从中获取数据指的是获取这获取这6类对象。为此，需要在获取对象的数据库类对象。为此，需要在获取对象的数据库视图中，单击窗口功能区中视图中，单击窗口功能区中“外部数据外部数据”选项卡内选项卡内的的“导入导入”逻辑组里单击逻辑组里单击“导入导入Access数据库数据库”按按钮，并在随之出现的钮，并在随之出现的“获取外部数据获取外部数据Access数据库数据库”对话框中设定参数，再依照对话框中设定参数，再依照Access 2007操作提示操作提示逐步进行，即可实现所需要的操作。逐步进行，即可实现所需要的操作。图4-7-1 在“获取外部数据Access数据库”对话框中设定参数4.7.1 从外部从外部Access数据库获取数据数据库获取数据图4-7-2 在“导入对象”对话框中选定数据表对象4.7.1 从外部从外部Access数据库获取数据数据库获取数据3.7.2 链入数据从外部数据源链入数据的操作与上述的导入数据操作非常相似，同样是在向导的引导下完成。而且链入向导的形式与操作也都与导入向导非常相似，但是一定要理解链入数据表对象与导入形成的数据表对象是完全不同的。导入形成的数据表对象就如同在Access 2003数据库设计视图中新建的数据表对象一样，是一个与外部数据源没有任何联系的Access 2003表对象。也就是说，导入表在其导入过程中是从外部数据源获取数据的过程，而一旦导入操作完成，这个表就不再与外部数据源继续存在任何联系了。4.7.2 从Excel电子表格中获取数据为了从一个Excel电子表格中获取数据，需要在Access 2007数据库视图中的窗口功能区内选定“外部数据”选项卡，并单击“导入”逻辑组内的“导入Excel电子表格”按钮。接着，在随之出现的“获取外部数据Excel电子表格”对话框设定必要的参数，参见图4-7-3所示。下面分2种情况讲述。（1）从从Excel电子表格中导入数据电子表格中导入数据（2）从从Excel电子表格中链接数据电子表格中链接数据例如，我们可以将在例如，我们可以将在4.6.1节导出的节导出的“柜存柜存数据记录数据记录.xlsx”作为外部数据导入为作为外部数据导入为“零售商店管理信息零售商店管理信息系统系统”数据库中的数据库中的“柜存数据记录（导入）柜存数据记录（导入）”数据表对象。数据表对象。为此，需要在为此，需要在“零售商店管理信息系统零售商店管理信息系统”数据库视图中的窗口功能区内选定数据库视图中的窗口功能区内选定“外部数据外部数据”选项卡，选项卡，并单击并单击“导入导入”逻辑组内的逻辑组内的“导入导入Excel电子表格电子表格”按钮。按钮。然后，在然后，在“获取外部数据获取外部数据Excel电子表格电子表格”对话框中设定对话框中设定导入对象导入对象“D:2011grocer柜存数据记录柜存数据记录.xlsx”，并在，并在3个单选框中勾选个单选框中勾选“将源数据导入当前数据库的新表中将源数据导入当前数据库的新表中”单单选项。选项。1从从Excel电子表格中导入数据电子表格中导入数据图4-7-3 在“获取外部数据Access数据库”对话框中设定“导入”参数1从从Excel电子表格中导入数据电子表格中导入数据图4-7-4 “导入数据表向导1”对话框1从从Excel电子表格中导入数据电子表格中导入数据图4-7-5 “导入数据表向导2”对话框1从从Excel电子表格中导入数据电子表格中导入数据图4-7-6 “导入数据表向导3”对话框1从从Excel电子表格中导入数据电子表格中导入数据图4-7-7 “导入数据表向导4”对话框1从从Excel电子表格中导入数据电子表格中导入数据图4-7-8 “导入数据表向导5”对话框1从从Excel电子表格中导入数据电子表格中导入数据从Excel电子表格链入数据的操作与上述的导入数据操作非常相似，唯一的不同之处在于，必须在如图4-7-3所示的“获取外部数据Access数据库”对话框中勾选“通过创建链接表来链接到数据源”单选项。接下来的操作是在“链接数据表向导”的引导下进行。“链接数据表向导”的形式与操作与“导入数据表向导”非常相似，只是不能选择链接字段而只能链接全部字段，且不需指定主关键字段。需要强调的是，一定要理解链入数据表对象与导入形成的数据表对象是完全不同的。2从从Excel电子表格中链接数据电子表格中链接数据4.7.3 从XML文件中获取数据当前，XML文件作为共享数据的通用交换格式得到越来越广泛地应用。因此，在Access数据库应用中也将遇到从XML文件中获取数据的需求。为了从一个XML文件中获取数据，需要在Access 2007数据库视图中的窗口功能区内选定“外部数据”选项卡，并单击“导入”逻辑组内的“导入XML文件”按钮。接着，在随之出现的“获取外部数据XML文件”对话框设定必要的参数。图4-7-10 在“获取外部数据XML文件”对话框中设定参数4.7.3 从从XML文件中获取数据文件中获取数据图4-7-11 在“导入XML”对话框中设定参数4.7.3 从从XML文件中获取数据文件中获取数据本章实践按照示例完成“零售商店管理信息系统”数据库中各表的数据记录输入。复习思考题1请简述Access 2007数据表视图的作用、组成形式以及窗口功能区中的“开始”选项卡上各个逻辑组内的按钮功能。2如何在Access 2007数据表视图中进行添加数据、修改数据、删除数据、查找数据、数据排序与数据筛选的操作？3请在如图4-1-1所示的“库存数据记录”表中将所有“收货人”字段为空的数据更改为“赵楠欣”，并写出操作步骤。4请在如图4-2-3所示的“柜存数据记录”表中将所有“上柜人”字段数据为“赵楠欣”的数据记录筛选出来，并写出操作步骤。5Access 2007数据表视图的格式可以修改吗？在什么样的情况下需要进行数据表视图格式的修改？如何实现你所期望的格式修改效果？请结合一个实例写出操作步骤。6请说明子数据表的数据显示规则。