档案培训课件

规范档案管理规范档案管理 服务企业发展服务企业发展 -安彩高科综合档案室安彩高科综合档案室规范档案管理 服务企业发展 1档案及企业档案定义档案及企业档案定义档案管理的目的档案管理的目的档案管理原则档案管理原则档案管理流程档案管理流程前 言档案及企业档案定义档案管理的目的档案管理原则档案管理流程前 2 档案：档案：国家机构、社会组织、企事业单位和个人在政治、国家机构、社会组织、企事业单位和个人在政治、经济、科技、文化等社会实践活动中直接形成的具有使用价经济、科技、文化等社会实践活动中直接形成的具有使用价值的历史记录材料。值的历史记录材料。反映社会的科学技术、生产建设和各项工作活动、反映社会的科学技术、生产建设和各项工作活动、民俗活动的历史真实面貌。中国古代有甲骨、金文、石刻、民俗活动的历史真实面貌。中国古代有甲骨、金文、石刻、竹简等的档案。现代档案，按内容和性质，有文书档案、科竹简等的档案。现代档案，按内容和性质，有文书档案、科技档案、人事档案、会计档案和其他各类专门性档案；按形技档案、人事档案、会计档案和其他各类专门性档案；按形式，有文件、电报、书信、手稿、报表、图纸、照片、影片、式，有文件、电报、书信、手稿、报表、图纸、照片、影片、录音带、录像带等。录音带、录像带等。档案定义档案定义 档案：国家机构、社会组织、企事业单位和个人在政治、经3 企业档案：指企业在日常工作中从事企业档案：指企业在日常工作中从事企业管理、企业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动中中直接形成有保存价值的真实记录。主要包括直接形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、文字、图表、音像图表、音像等。等。档案定义档案定义 企业档案：指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营4 档案由文件转化而来，文件办理完毕，经过档案由文件转化而来，文件办理完毕，经过鉴定、整理、归档后形成档案。鉴定、整理、归档后形成档案。文件是档案的前身，档案是文件的归宿。文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案定义档案定义档案与文件的区别 档案定义档案与文件的区别 5 管理和技术经验管理和技术经验的积累的积累 历史记录和依据历史记录和依据 安全保密安全保密 方便查阅，有效方便查阅，有效利用利用 档案管理目的档案管理目的 档案管理目的 6 收集齐全收集齐全 分类合理分类合理 立卷科学立卷科学 归档及时归档及时 保管安全保管安全 使用方便使用方便 档案管理原则档案管理原则 收集齐全 分7 档案管理流程档案管理流程主要环节收集 鉴定分类 归档保管利用 档案管理流程主要环节收鉴分归保利8 必须是办理完毕的或必须是办理完毕的或 工程竣工的材料工程竣工的材料 有参考利用价值的资料有参考利用价值的资料 档案管理流程档案管理流程（一）收集 收集 哪一类 档案管理流程（一）收集 收集9 档案管理流程档案管理流程（一）收集-范围1企业管理文件材料企业管理文件材料2企业其他文件材料企业其他文件材料3企业科技文件材料企业科技文件材料 档案管理流程（一）收集-范围1企业管理文10 企业管理性文件主要是指企业在研发、企业管理性文件主要是指企业在研发、生产、服务、经营和管理过程中形成的具有查考利生产、服务、经营和管理过程中形成的具有查考利用价值的各种门类和载体的记录，包含党群工作、用价值的各种门类和载体的记录，包含党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理方面文件材料。行政管理、经营管理、生产技术管理方面文件材料。档案管理流程档案管理流程（一）收集-企业管理性文件材料的形成 档案管理流程（一）收集-企业管理性文件材111 1、党群工作文件、党群工作文件 党务、组织、宣传、纪检与监察、工会工作、共青团工作及协会工作党务、组织、宣传、纪检与监察、工会工作、共青团工作及协会工作等。等。2 2、行政管理方面、行政管理方面 （1 1）行政事务：企业综合性行政事务，厂务会议，经理办公室工作，文秘）行政事务：企业综合性行政事务，厂务会议，经理办公室工作，文秘工作，机要保密工作等。工作，机要保密工作等。（2 2）治安保卫：厂区安全保卫工作，消防工作记录，刑事案件审理，人防）治安保卫：厂区安全保卫工作，消防工作记录，刑事案件审理，人防工作等。工作等。（3 3）审计工作：年度审计报告，各专项审计工作等。）审计工作：年度审计报告，各专项审计工作等。档案管理流程档案管理流程1、党群工作文件 档案管理流程12（4 4）人事管理：干部管理、工人招聘、录用、调配工作，企业劳务工作等。）人事管理：干部管理、工人招聘、录用、调配工作，企业劳务工作等。（5 5）文化教育与医疗卫生：职工教育、培训计划；卫生监督与管理，职工）文化教育与医疗卫生：职工教育、培训计划；卫生监督与管理，职工防病治病，计划生育工作等。防病治病，计划生育工作等。（6 6）后勤福利：职工生活福利，食堂，商店，职工住房、第三产业等。）后勤福利：职工生活福利，食堂，商店，职工住房、第三产业等。（7 7）外事活动：企业涉外活动，包括出国审批材料、外事接待计划等。）外事活动：企业涉外活动，包括出国审批材料、外事接待计划等。3 3、经营管理方面、经营管理方面（1 1）资产投资经营）资产投资经营 （2 2）经营决策）经营决策 （3 3）计划统计）计划统计 （4 4）物资管）物资管理理（5 5）财务管理）财务管理 （6 6）产品销售）产品销售 （7 7）企业管理）企业管理 （8 8）经）经济纠纷济纠纷 档案管理流程档案管理流程（4）人事管理：干部管理、工人招聘、录用、调配工作，企业劳务134 4、生产技术管理方面、生产技术管理方面（1 1）生产组织）生产组织 （2 2）质量管理）质量管理 （3 3）科技管理）科技管理 （4 4）设备管理）设备管理 （5 5）能源管理）能源管理 （6 6）安全管理）安全管理（7 7）环境保护）环境保护 （8 8）计量工作）计量工作 （9 9）信息化管理）信息化管理 档案管理流程档案管理流程4、生产技术管理方面 档案管理流程14科技文件材料的含义：科技文件材料的含义：科技文件材料是企业在科学研究、技术创科技文件材料是企业在科学研究、技术创新、生产、工程建设、设计施工等科技活动过程中新、生产、工程建设、设计施工等科技活动过程中形成的具有保存价值、查考利用的文字、图纸、图形成的具有保存价值、查考利用的文字、图纸、图表、数据、声像、光盘等各种形式记载的历史记录。表、数据、声像、光盘等各种形式记载的历史记录。内容包括产品类、科学技术研究类、基本建设类、内容包括产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类四类。设备仪器类四类。档案管理流程档案管理流程（一）收集-科技文件材料的形成 档案管理流程（一）收集-科技文件材料的形151 1、产品工艺文件材料、产品工艺文件材料（1 1）产品技术参数、产品规格书、特定技术条件文件）产品技术参数、产品规格书、特定技术条件文件（2 2）产品设计图纸）产品设计图纸（3 3）生产工艺操作文件）生产工艺操作文件（4 4）产品包装箱图纸、操作文件）产品包装箱图纸、操作文件（5 5）模具加工工艺操作，模具维修、保养、测量和整备说明书）模具加工工艺操作，模具维修、保养、测量和整备说明书（6 6）生产线计算机操作工艺文件）生产线计算机操作工艺文件（7 7）产品检验和各种量规技术文件）产品检验和各种量规技术文件（8 8）设备维修文件）设备维修文件 档案管理流程档案管理流程1、产品工艺文件材料 档案管理流程162 2、科研类文件材料、科研类文件材料（1 1）发明创造项目的全部科技文件材料）发明创造项目的全部科技文件材料（2 2）重要科技成果项目的全部科技文件）重要科技成果项目的全部科技文件（3 3）重要技术革新、技术改革项目的全部科技文件）重要技术革新、技术改革项目的全部科技文件（4 4）科研、生产及基建等科学管理总结、论文等方面的技术文件）科研、生产及基建等科学管理总结、论文等方面的技术文件（5 5）研究过程中收集的资料集阶段性研究文件）研究过程中收集的资料集阶段性研究文件（6 6）出国实习人员带回的技术文件和撰写的实习报告）出国实习人员带回的技术文件和撰写的实习报告（7 7）各种技术交流会议具有保存价值的材料）各种技术交流会议具有保存价值的材料 档案管理流程档案管理流程2、科研类文件材料 档案管理流程173 3、基建技术文件材料、基建技术文件材料（1 1）可行性研究报告）可行性研究报告（2 2）设计任务、委托设计合同、协议及有关文件）设计任务、委托设计合同、协议及有关文件（3 3）初步设计、最终设计）初步设计、最终设计（4 4）项目概算、预算和决算等）项目概算、预算和决算等（5 5）施工过程中形成的技术材料（施工方案、设计变更单、施工记录、工）施工过程中形成的技术材料（施工方案、设计变更单、施工记录、工程质量、交工验收报告等）程质量、交工验收报告等）（6 6）工程验收技术文件（工程验收总结报告、工程签订书、竣工图、照片）工程验收技术文件（工程验收总结报告、工程签订书、竣工图、照片等）等）（7 7）工厂新建、改建、扩建的全套技术文件）工厂新建、改建、扩建的全套技术文件 档案管理流程档案管理流程3、基建技术文件材料 档案管理流程184 4、设备仪器类文件材料、设备仪器类文件材料（1 1）设备成套图纸）设备成套图纸（2 2）安装、调试、验收记录、总结报告等文件材料）安装、调试、验收记录、总结报告等文件材料（3 3）设备仪器操作规程、管理标准、条例等）设备仪器操作规程、管理标准、条例等（4 4）设备仪器订购协议、合同等）设备仪器订购协议、合同等（5 5）引进设备仪器谈判记录、纪要等）引进设备仪器谈判记录、纪要等（6 6）设备台账、历次修改补充的图纸、说明及更新、报废材料）设备台账、历次修改补充的图纸、说明及更新、报废材料（7 7）重大事故分析调查处理材料）重大事故分析调查处理材料（8 8）随机文件（装箱单、合格证、配件目录（图册）、使用说明书、维修手册、安）随机文件（装箱单、合格证、配件目录（图册）、使用说明书、维修手册、安装手册、操作规程、基础图、安装图等）装手册、操作规程、基础图、安装图等）（9 9）设备运行、检修记录，年检材料）设备运行、检修记录，年检材料 档案管理流程档案管理流程4、设备仪器类文件材料 档案管理流程191 1、会计文件材料、会计文件材料 企业会计工作产生的文件材料主要有：会计凭证、账薄、财务报表及企业会计工作产生的文件材料主要有：会计凭证、账薄、财务报表及其他财务核算材料。其他财务核算材料。2 2、企业干部职工档案材料、企业干部职工档案材料 职工档案是指企业劳动、人事部门在招用、调配、培训、考核、奖职工档案是指企业劳动、人事部门在招用、调配、培训、考核、奖惩和任用等工作中形成的有关个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现及惩和任用等工作中形成的有关个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现及工作变动等情况的文件材料。主要分为：干部档案、工人档案、离退休职工档案、工作变动等情况的文件材料。主要分为：干部档案、工人档案、离退休职工档案、死亡职工档案四大部分。死亡职工档案四大部分。3 3、企业声像材料、企业声像材料 企业在日常生活中，形成的具有保存价值的照片、录音带、录像带、企业在日常生活中，形成的具有保存价值的照片、录音带、录像带、影片、图片、绘画以及有关的文字说明等载体材料。影片、图片、绘画以及有关的文字说明等载体材料。档案管理流程档案管理流程（一）收集-企业其他文件材料的形成1、会计文件材料 档案管理流程（一）收集-20 收集方法上收集方法上 要注意要注意 两点两点 档案管理流程档案管理流程 21 第一点是注意平时收集，即平时将某次会议或处理某件事、解决某个问题所形成的文字材料收集起来；第二点是注意年终收集，即年终要把本部门记录的、作了登记的全部文件材料收集起来。档案管理流程档案管理流程 档案管理流程22 档案员要重新审查其价值性档案员要重新审查其价值性 确定哪些材料有保存价值，应该归档确定哪些材料有保存价值，应该归档 对不需归档的文件要进行剔除对不需归档的文件要进行剔除 档案管理流程档案管理流程（二）鉴定 档案管理流程（二）鉴定23 1 1、文书档案：、文书档案：公司管理过程中产生的有保存价值的内、外部文公司管理过程中产生的有保存价值的内、外部文件。如会议纪要、董事会文件、通知、管理制度、通报、项目策划与件。如会议纪要、董事会文件、通知、管理制度、通报、项目策划与年度计划文件以及政府机关的批文、文件和专题会议纪要等。年度计划文件以及政府机关的批文、文件和专题会议纪要等。2 2、财务档案：、财务档案：公司经济活动中产生的会计凭证、账簿和财务报公司经济活动中产生的会计凭证、账簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料。告等具有保存价值的会计核算专业材料。3 3、人事档案：、人事档案：公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。4 4、基建档案：、基建档案：以竣工图为核心的在工程建设过程中形成的专业以竣工图为核心的在工程建设过程中形成的专业文件材料。文件材料。档案管理流程档案管理流程（二）鉴定-应当归档的 1、文书档案：公司管理过程中产生的有保存价值的内、外部文件245 5、销售档案：、销售档案：公司经营销售过程中产生的具有保留和存查价值公司经营销售过程中产生的具有保留和存查价值的历史记录，如合同、客户档案、市场调研资料、宣传资料等。的历史记录，如合同、客户档案、市场调研资料、宣传资料等。6 6、技术研发档案：、技术研发档案：设计文件、设备资料、试验的原始记录、技设计文件、设备资料、试验的原始记录、技术鉴定材料、成果验收等。术鉴定材料、成果验收等。7 7、生产类：、生产类：生产、维修记录、年报、原材料资料、检测报告等。生产、维修记录、年报、原材料资料、检测报告等。8 8、声像档案、声像档案9 9、对外业务合同、对外业务合同 档案管理流程档案管理流程5、销售档案：公司经营销售过程中产生的具有保留和存查价值的历25 1 1、上级机关、政府单位的文件材料中，普发性不需、上级机关、政府单位的文件材料中，普发性不需本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位人员的文件本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位人员的文件材料，供工作参考的抄件等。材料，供工作参考的抄件等。2 2、企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事、企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件材料。务性、临时性文件材料。档案管理流程档案管理流程（二）鉴定-不应归档的 1、上级机关、政府单位的文件材料中，普发性不需本单位办26 年度：年度：20092009、20102010、20112011、2012.2012.保管期限：永久、保管期限：永久、3030年、年、1010年年 内容：文书、科研、基建内容：文书、科研、基建.保密程度：秘密、机密、绝密保密程度：秘密、机密、绝密 档案管理流程档案管理流程（三）分类 年度：2009、2010、2011、2027 凡属单位归档范围的文件材料，必须凡属单位归档范围的文件材料，必须按有关规定向本单位负责档案工作的部门移按有关规定向本单位负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。己有或拒绝归档。档案管理流程档案管理流程（四）归档 凡属单位归档范围的文件材料，必须按有关规定向本单位28 归归 档档 时时 间间 档案管理流程档案管理流程 （四）归档归档时间 文书档案一般在形成的次年一季度归档 会计档案在会计年度终了后，延期一年归档 声像档案在洗印、录制完毕后立即归档 产品档案在产品定型鉴定后立即归档 基建档案在工程竣工验收后三个月内归档 设备仪器档案在开箱验收后立即归档 各种案件材料在结案的次年一季度归档 科研档案在科研项目鉴定会立即归档，分阶段进行的可分阶段归档 实物档案锦旗、奖杯、证书等在部门保存一年后向公司综合档案室移交 29 （1 1）归档文件材料要按归档）归档文件材料要按归档 （6 6）移交档案要编）移交档案要编制移交目录一式制移交目录一式 时间及时整理归档时间及时整理归档 ，做到，做到 两份，交接双方两份，交接双方核实后签字，加盖公章，核实后签字，加盖公章，准确、齐全、完整准确、齐全、完整 一份交移一份交移交单位，一份交接收部门交单位，一份交接收部门 归档归档 （2 2）各类文件材料一般）各类文件材料一般 （5 5）归档材料要原件，不能以归档材料要原件，不能以归档一式一份归档一式一份 ，公司，公司 复印件代替；联合办理的文件，复印件代替；联合办理的文件，发文归档两份发文归档两份 ，重，重 原原 件由主办部门整理归档，其他件由主办部门整理归档，其他 大基建项目竣工档案大基建项目竣工档案 单单位保存复制件或其他形式的副本位保存复制件或其他形式的副本归档一式三份归档一式三份 （3 3）照片、底片与文字说明）照片、底片与文字说明 （4 4）归档文件材料要字迹工整、）归档文件材料要字迹工整、一块归档，录音、录像与文字一块归档，录音、录像与文字 色素耐久，禁止用铅笔、圆珠笔、色素耐久，禁止用铅笔、圆珠笔、说明一块归档说明一块归档 彩笔、纯蓝墨彩笔、纯蓝墨水书写水书写 档案管理流程档案管理流程 归档要求归档要求 （1）归档文件材料要按归档 30p经常不断地学习,你就什么都知道。你知道得越多,你就越有力量pStudyConstantly,AndYouWillKnowEverything.TheMoreYouKnow,TheMorePowerfulYouWillBe写在最后经常不断地学习,你就什么都知道。你知道得越多,你就越有力量写31谢谢你的到来学习并没有结束，希望大家继续努力Learning Is Not Over.I Hope You Will Continue To Work Hard演讲人：XXXXXX 时 间：XX年XX月XX日 谢谢你的到来演讲人：XXXXXX 32