全方位秘书工作入门指南课件

全方位秘书工作入门指南全方位秘书工作入门指南全方位秘书工作入门指南1目录秘书定义秘书的工作机能秘书的特点如何成为一名全方位秘书做职业化的秘书目录秘书定义2一秘书定义讨论：什么是秘书？形象态度谈吐表情一 秘书定义讨论：什么是秘书？形象态度谈吐表情3一秘书定义形象态度谈吐表情大方、得体、亲切、自然温和不失热情，亲和不失分寸清晰流利、掌握节奏、有幽默感不夸张、不做作、略带微笑一 秘书定义形象态度谈吐表情大方、得体、亲切、自然温和不4一秘书定义秘书可以说是主管的助理，她：具有娴熟的办公技能无需旁人指挥而能负责完成任务，善于有序安排工作表现积极主动，运用判断力行事是公司的服务平台，公司管理的交叉点，起着信息桥、润滑剂的作用，协助管理层做工作是沟通、协调及合作的中枢，使大家能合力为达成公司目标努力我司秘书：为公司各部门及主管提供例行辅助管理和综合业务服务的人员。她作为部门的管家和主管的助手，拥有强烈的责任心、敬业献身精神和团队合作精神，不懈地为部门达到工作目标和公司达到总目标提供优质服务。一 秘书定义秘书可以说是主管的助理，她：我司秘书：5二秘书的工作机能二 秘书的工作机能6三秘书的特点三 秘书的特点7三秘书的特点特点一：服务性p员工后勤的保障p上传下达的枢纽p一切为员工着想要做到：要做到：1.领会公司及上级部门的政策意图，准确传达给员工；2.了解部门运作，熟悉部门工作，能够准确深刻地领会每项工作的目的和意义；3.明确服务对象，增加管理意识；4.站在客户的角度，设身处地为他人着想，脚踏实地地做好本职工作。三 秘书的特点特点一：服务性 员工后勤的保障要做到：8三秘书的特点特点二：综合性p全局意识p信息库p对外窗口要做到：要做到：1.全局意识：需对部门的情况有透彻的了解才能很好地发挥辅助、协调、督查作用；2.信息库：具备较全面的信息预收集、信息筛选、信息分类归档、信息搜索等处理能力；3.对外窗口：是桥梁、是枢纽；是上传下达、迎来送往的中间人；是对外联系的窗口，对下沟通的咽喉。三 秘书的特点特点二：综合性 全局意识要做到：9三秘书的特点特点三：辅助性p是介于领导决策和部门实施间的不可或缺的辅助性工作，是协助领导做好决策的制定执行和反馈的工作，是领导的左右手要做到：要做到：1.快刀手：日常工作、事无俱细都要想在主管前头、处理得有条不紊、干净利落；2.敏感：能够最快了解近期部门工作的重点，把握主管近期的工作重心，主动参与服务；3.数据库：能够及时有效地提供给主管各类必要、准确的信息；4.沟通协调：与主管经常沟通，了解主管的工作方式和生活习惯；很好的亲和力，良好的协调能力。三 秘书的特点特点三：辅助性 是介于领导决策和部门实施10四如何成为一名全方位秘书塑造良好的个人形象具备全面的工作技能具备完善的工作知识具备专业的秘书特质四 如何成为一名全方位秘书 塑造良好的个人形象11四如何成为一名全方位秘书塑造良好的个人形象（一）衣着打扮要注意分寸，适应场合：个人喜好应与兼顾工作环境及工作需要看看以下哪些衣着适合秘看看以下哪些衣着适合秘书岗位穿着？位穿着？四 如何成为一名全方位秘书 塑造良好的个人形象（一12四如何成为一名全方位秘书塑造良好的个人形象（二）举止优雅得体并体现修养：站、坐、蹲、走站：站：女士只要体现出柔和和轻盈，丁字步站立。谈话时，要面对对方，保持一定的距离。尽量保持身体的挺直，不可歪斜。依靠着墙壁、桌椅而站；双腿分开的距离过大、交叉，都是不雅观和失礼的行为。手中也不要玩弄物品，那样显得心不在焉，是不礼貌的行为。坐：坐：上体自然垂直，两腿自然弯曲，正放或侧放，双脚平落地上并拢或交叠，双膝自然收拢，臀部坐在椅面的中央，两手分别放在膝上（女士双手叠放在左或右膝上），双目平视，下颌微收，面带微笑。蹲：蹲：使用下蹲和屈膝的动作，避免弯下身或翘臀部。走：走：靠道路的右侧行走，遇到同事、主管要主动问好。在行走的过程中，应避免吃东西、整理衣服、发型等行为。上下楼梯时，应尊者、女士先行。多人行走时，注意不要因并排行走而占据过多的路面。四 如何成为一名全方位秘书 塑造良好的个人形象（二13四如何成为一名全方位秘书塑造良好的个人形象（三）保持良好心态，工作热情，精神饱满，不卑不亢：具有良好的心态，平等对人对己具有高昂的热情，积极工作生活注意保持心情舒畅，学会自我放松自我放松五法：自我放松五法：I.以正确的心态去面对工作，胜不骄，败不馁；II.注意家庭关系的处理，使家成为自己下班后休息放松的港湾；III.多与朋友们保持联系，有空参加一些有益的外交活动；IV.业余时间多参加一些体育或其他室外活动；V.注重心理的自我调节。四 如何成为一名全方位秘书 塑造良好的个人形象（三14四如何成为一名全方位秘书塑造良好的个人形象（四）说话清楚流利，语言表达能力强：说话风格明快，注意掌握节奏学会倾听思路有条理培养说话的幽默感四 如何成为一名全方位秘书 塑造良好的个人形象（四15四如何成为一名全方位秘书具备全面的工作技能 电脑电脑 人际关系（主管、同事）人际关系（主管、同事）沟通技巧沟通技巧 时间管理技巧时间管理技巧 计划与总结能力计划与总结能力 观察、分析、应变能力观察、分析、应变能力 资讯搜寻整理资讯搜寻整理 客户服务公关技巧客户服务公关技巧四 如何成为一名全方位秘书 具备全面的工作技能 16四如何成为一名全方位秘书具备全面的工作技能（一）人际关系（主管、同事）1与主管共事需知：尊重主管 和主管保持良好的沟通，多主动沟通 了解并适应主管的工作方式、作事风格 熟悉主管的说话方式，能够抓住主管说话的重点 主管的关注重点 理解主管的工作压力四 如何成为一名全方位秘书 具备全面的工作技能（一17四如何成为一名全方位秘书具备全面的工作技能（一）人际关系（主管、同事）2与主管共事需知：我的主管是哪一型？低反应性高反应性高果断性低果断性驾驭型型表表现型型分析型分析型亲切型切型四 如何成为一名全方位秘书 具备全面的工作技能（一18四如何成为一名全方位秘书具备全面的工作技能（一）人际关系（主管、同事）3与同事相处之道：记住每个员工的名字 不以自我为中心，多从他人角度思考 妒嫉是办公室和谐的隐形杀手 不要有优越感，一视同仁 学习控制个人情绪 远离纠纷，做个受欢迎的人 融入团队，积极参与公司内的各种活动 关心员工，但不打探隐私，为员工保密 善解人意，在员工需要时给予帮助 懂得感激，学会赞赏四 如何成为一名全方位秘书 具备全面的工作技能（一19四如何成为一名全方位秘书具备全面的工作技能（二）沟通技巧有效的沟通技巧：沟通最重要的是态度诚恳，言语得体，并掌握时机 姓名对任何人而言都是最悦耳的声音 积极的倾听，并有所回馈 善用肢体语言，经常微笑 以提出问题代替命令如何解决冲突：有冲突并不是件坏事，一定要面对它，使问题能够尽快解决 了解冲突的起因 掌握自己的情绪 面对问题，换位思考 真心诚意的沟通，找出解决之道 退一步海阔天空四 如何成为一名全方位秘书 具备全面的工作技能（二20四如何成为一名全方位秘书具备全面的工作技能（三）时间管理技巧1什么是时间管理？鲁讯不吃鱼；鲁讯不吃鱼；陈景润挨批时也能作自己的事；陈景润挨批时也能作自己的事；拿破仑不睡觉；拿破仑不睡觉；四 如何成为一名全方位秘书 具备全面的工作技能（三21四如何成为一名全方位秘书具备全面的工作技能（三）时间管理技巧2什么是时间管理？什么是时间管理？“时间管理”所探索的是如何避免时间浪费，以便有效地完成既定目标。时间的浪费，是指对实现目标毫无贡献的时间消耗。“时间管理”不是指以时间为对象而进行的管理，它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”，如工作任务、工作习惯和生活习惯、生活方式等，加上自我约束、持之以恒才可能提高效率，事半功倍。四 如何成为一名全方位秘书 具备全面的工作技能（三22四如何成为一名全方位秘书具备全面的工作技能（三）时间管理技巧3时间管理的误区时间管理的误区1.工作缺乏计划2.组织工作不当3.时间控制不够4.整理整顿不足5.进取意识不强看看自己属于哪一种？1.先做喜欢做的事，再做不喜欢做的事2.先做熟悉的事，再做不熟悉的事3.先做容易的事，再做不容易的事4.先做只需花少量时间即可做好的事，再做需要花费大量时间才能做好的事5.先处理资料齐全的事，再处理资料不全的事6.先做已排定时间的事，再做未经排定时间的事7.先做经过筹划的事，再做未经筹划的事8.先做别人的事，再做自己的事9.先做紧要的事，再做不紧要的事10.先做有趣的事，再做枯燥的事11.先做易于完成的事件事或易于告一段落的事，再做难以完成的事件事或难以告一段落的事12.先做自己所尊敬的人或与自己关系密切的利害关系的人所拜托的事，再做他人所拜托的事四 如何成为一名全方位秘书 具备全面的工作技能（三23四如何成为一名全方位秘书具备全面的工作技能（三）时间管理技巧4时间管理的方法和技巧时间管理的方法和技巧1.了解自己使用时间的方式和状况2.做好工作计划3.缩短别人干扰的时间4.不要拖延5.第一次就把事情做好6.例外事务例行化，例行事务规范化7.时间的判断应有弹性四 如何成为一名全方位秘书 具备全面的工作技能（三24四如何成为一名全方位秘书具备全面的工作技能（三）时间管理技巧5时间管理四象限原则时间管理四象限原则：紧急不紧急不重要重要第象限：状况紧急迫切的问题限期完成的会议或工作第象限：准备工作预防措施 计划 人际关系的建立 真正的再创造力 提升自己的能力第象限：造成干扰的事、电话信件、报告 会议 许多迫在眉睫的事 符合别人期望的事第象限：忙碌琐碎的事广告函件 电话 浪费时间 逃避性活动四 如何成为一名全方位秘书 具备全面的工作技能（三25四如何成为一名全方位秘书具备全面的工作技能（四）计划与总结能力1误区：车到山前必有路不做计划也能获得实效计划不如变化快计划是预测与构想，即预先进行的行动安排总结是回顾与检视，是行动之后的经验累积四 如何成为一名全方位秘书 具备全面的工作技能（四26四如何成为一名全方位秘书具备全面的工作技能（四）计划与总结能力2四 如何成为一名全方位秘书 具备全面的工作技能（四27四如何成为一名全方位秘书具备全面的工作技能（四）计划与总结能力3PDSCPDSC守则守则注意：可操作性监控点总结改进四 如何成为一名全方位秘书 具备全面的工作技能（四28四如何成为一名全方位秘书具备全面的工作技能（四）计划与总结能力4总结：总结：是对计划执行情况的回顾，是对量化的衡量是对计划执行情况的回顾，是对量化的衡量 是对计划以外工作的总结是对计划以外工作的总结 是对过程的分析是对过程的分析 通过总结寻找问题的根源通过总结寻找问题的根源四 如何成为一名全方位秘书 具备全面的工作技能（四29四如何成为一名全方位秘书具备全面的工作技能（五）观察、分析、应变能力观察：观察：要留心日常的各种资讯，随时跟踪，并要注意有所记录；分析：分析：求导法则，找出问题的最根本原因；根据不同的情景与环境做出不同的判断与选择。应变能力：应变能力：这是秘书最为突出的特点之一，要有好应变能力的关键在于：事先考虑周全，准备充分，拥有完善的信息库。四 如何成为一名全方位秘书 具备全面的工作技能（五30四如何成为一名全方位秘书具备全面的工作技能（六）资讯搜寻整理秘书是部门信息中枢秘书是部门信息中枢1.获取的信息量广，被咨询各类信息2.信息上传（客观、全面，重点突出）信息下达（及时、筛选，针对性强）信息获取的方式：信息获取的方式：1.被动：别人授受2.被动+主动3.主动做个有心人，留意可能与自己或部门相关的有关信息，做个有心人，留意可能与自己或部门相关的有关信息，提炼总结，必要时能及时提供。提炼总结，必要时能及时提供。四 如何成为一名全方位秘书 具备全面的工作技能（六31四如何成为一名全方位秘书具备全面的工作技能（七）客户服务公关技巧1什么是客户什么是客户下一道流程是我们的客户主管是我们的客户同事是我们的客户树立主动服务的意识：服务目标树立主动服务的意识：服务目标满足客户的要求满足客户的要求对外部客户：时刻接触，提前思考，直接服务对内部客户：直接服务+间接服务四 如何成为一名全方位秘书 具备全面的工作技能（七32四如何成为一名全方位秘书具备全面的工作技能（七）客户服务公关技巧2 把每个人都当成客户（窗口、枢纽）把每个人都当成客户（窗口、枢纽）心平气和，笑脸迎人；有耐心，不要把喜怒哀乐反应在脸上，不要急躁，不要情绪化，乱发脾气，使小性子 “有求必应有求必应”（部门管家角色）（部门管家角色）使用技巧使人觉得你愿意为每个人服务，态度委婉 己所不欲，勿施于人己所不欲，勿施于人 多从别人角度想一想，做一个善解人意的可人儿 以双赢的思想设立流程以双赢的思想设立流程 只有适合双方的流程才是易执行的流程四 如何成为一名全方位秘书 具备全面的工作技能（七33四如何成为一名全方位秘书具备完善的工作知识 公司组织、人事、项目、产业公司组织、人事、项目、产业 公司、部门、主管及个人之工作目标公司、部门、主管及个人之工作目标 公司制度、流程、惯例、规定操作程序公司制度、流程、惯例、规定操作程序 基本管理知识基本管理知识 电脑及网络知识电脑及网络知识 一般秘书实务一般秘书实务四 如何成为一名全方位秘书 具备完善的工作知识 公34四如何成为一名全方位秘书具备专业的秘书特质人际敏锐资讯敏锐正面影响客户导向主动守秘密合群友善客观机智富弹性周全准确负责认真积极高品质高效率做一个心理健康的秘书做一个心理健康的秘书 有自信心，不断自我充实 保持积极的心态 有耐心不浮躁 重承诺、守信用 具有同理心 具有主动性、多沟通 有开阔的胸襟，适应力，自我调整力四 如何成为一名全方位秘书 具备专业的秘书特质人际35五做职业化的秘书职业化的五种素质：主动、沟通、服务、平衡、磨练眼到、心到、手到 从他人角度出发想问题 找到适合的工作方法 会利用工具 保持一个乐观、平和的心态五 做职业化的秘书职业化的五种素质：眼到、心到、36五做职业化的秘书五个“切忌”忠告切忌好高骛远 充分了解自己承担的职责，脚踏实地地做本职工作 切忌推诿、扯皮、讨价还价 当别人工作需要求助，要求你提供方便或服务时，若无急事，不要找借口推脱，不能以工作来交换领导或他人的让步 切忌以牙还牙 心里承受力要好，主管骂你时，可能是指导别人，要会理解；学会给别人台阶下；控制自己的情绪，你的情绪能影响办公室的情绪 切忌不论大事小事，手足无措地请示领导 根据自己对主管思维方式和工作思路、习惯的了解，经过思考，事先准备好资料，甚至提出建设性方案，再向主管请示 切忌脸难看、话难听、事难办 保持心平气和，心情大度的工作面貌，有礼有节，保持内心平衡，学会引导别人说话；工作中不耐烦的态度会造成很大影响，事也办了，但以后别人可能不会让你办事五 做职业化的秘书五个“切忌”忠告 切忌好高骛远375、世上最美好的事是：我已经长大，父母还未老;我有能力报答，父母仍然健康。6、没什么可怕的，大家都一样，在试探中不断前行。7、时间就像一张网，你撒在哪里，你的收获就在哪里。纽扣第一颗就扣错了，可你扣到最后一颗才发现。有些事一开始就是错的，可只有到最后才不得不承认。8、世上的事，只要肯用心去学，没有一件是太晚的。要始终保持敬畏之心，对阳光，对美，对痛楚。9、别再去抱怨身边人善变，多懂一些道理，明白一些事理，毕竟每个人都是越活越现实。10、山有封顶，还有彼岸，慢慢长途，终有回转，余味苦涩，终有回甘。11、人生就像是一个马尔可夫链，你的未来取决于你当下正在做的事，而无关于过去做完的事。12、女人，要么有美貌，要么有智慧，如果两者你都不占绝对优势，那你就选择善良。13、时间，抓住了就是黄金，虚度了就是流水。理想，努力了才叫梦想，放弃了那只是妄想。努力，虽然未必会收获，但放弃，就一定一无所获。14、一个人的知识，通过学习可以得到;一个人的成长，就必须通过磨练。若是自己没有尽力，就没有资格批评别人不用心。开口抱怨很容易，但是闭嘴努力的人更加值得尊敬。15、如果没有人为你遮风挡雨，那就学会自己披荆斩棘，面对一切，用倔强的骄傲，活出无人能及的精彩。5、人生每天都要笑，生活的下一秒发生什么，我们谁也不知道。所以，放下心里的纠结，放下脑中的烦恼，放下生活的不愉快，活在当下。人生喜怒哀乐，百般形态，不如在心里全部淡然处之，轻轻一笑，让心更自在，生命更恒久。积极者相信只有推动自己才能推动世界，只要推动自己就能推动世界。6、人性本善，纯如清溪流水凝露莹烁。欲望与情绪如风沙袭扰，把原本如天空旷蔚蓝的心蒙蔽。但我知道，每个人的心灵深处，不管乌云密布还是阴淤苍茫，但依然有一道彩虹，亮丽于心中某处。7、每个人的心里，都藏着一个了不起的自己，只要你不颓废，不消极，一直悄悄酝酿着乐观，培养着豁达，坚持着善良，只要在路上，就没有到达不了的远方！8、不要活在别人眼中，更不要活在别人嘴中。世界不会因为你的抱怨不满而为你改变，你能做到的只有改变你自己！9、欲戴王冠，必承其重。哪有什么好命天赐，不都是一路披荆斩棘才换来的。10、放手如拔牙。牙被拔掉的那一刻，你会觉得解脱。但舌头总会不由自主地往那个空空的牙洞里舔，一天数次。不痛了不代表你能完全无视，留下的那个空缺永远都在，偶尔甚至会异常挂念。适应是需要时间的，但牙总是要拔，因为太痛，所以终归还是要放手，随它去。11、这个世界其实很公平，你想要比别人强，你就必须去做别人不想做的事，你想要过更好的生活，你就必须去承受更多的困难，承受别人不能承受的压力。12、逆境给人宝贵的磨炼机会。只有经得起环境考验的人，才能算是真正的强者。自古以来的伟人，大多是抱着不屈不挠的精神，从逆境中挣扎奋斗过来的。13、不同的人生，有不同的幸福。去发现你所拥有幸运，少抱怨上苍的不公，把握属于自己的幸福。你，我，我们大家都可以经历幸福的人生。14、给自己一份坚强，擦干眼泪；给自己一份自信，不卑不亢；给自己一份洒脱，悠然前行。轻轻品，静静藏。为了看阳光，我来到这世上；为了与阳光同行，我笑对忧伤。15、总不能流血就喊痛，怕黑就开灯，想念就联系，疲惫就放空，被孤立就讨好，脆弱就想家，不要被现在而蒙蔽双眼，终究是要长大，最漆黑的那段路终要自己走完。5、从来不跌倒不算光彩，每次跌倒后能再站起来，才是最大的荣耀。6、这个世界到处充满着不公平，我们能做的不仅仅是接受，还要试着做一些反抗。7、一个最困苦、最卑贱、最为命运所屈辱的人，只要还抱有希望，便无所怨惧。8、有些人，因为陪你走的时间长了，你便淡然了，其实是他们给你撑起了生命的天空；有些人，分开了，就忘了吧，残缺是一种大美。9、照自己的意思去理解自己，不要小看自己，被别人的意见引入歧途。10、没人能让我输，除非我不想赢！11、花开不是为了花落，而是为了开的更加灿烂。12、随随便便浪费的时间，再也不能赢回来。13、不管从什么时候开始，重要的是开始以后不要停止；不管在什么时候结束，重要的是结束以后不要后悔。14、当你决定坚持一件事情，全世界都会为你让路。15、只有在开水里，茶叶才能展开生命浓郁的香气。5、世上最美好的事是：我已经长大，父母还未老;我有能力报答，38