办公室工作规范与技巧培训班课件

办公室工作规范与技巧培训班办公室工作规范与技巧培训班6/14/20246/14/20241 1办公室工作规范与技巧培训班8/9/20231培训专题内容培训专题内容第一专题：公文写作基本规则第一专题：公文写作基本规则第二专题：常用公文起草要领第二专题：常用公文起草要领第三专题：办公室建设与管理第三专题：办公室建设与管理 6/14/20246/14/20242 2培训专题内容第一专题：公文写作基本规则8/9/20232第一专题：公文写作基本规则第一专题：公文写作基本规则 一、认识公文写作的特点一、认识公文写作的特点 公文写作的根本特点：规范性强公文写作的根本特点：规范性强 受领导之命，代机关立言。受领导之命，代机关立言。“以文辅政以文辅政”目的：目的：为处理公务服务，排斥个性化写作。为处理公务服务，排斥个性化写作。内容：内容：真实地反映事实，排斥文学手法。真实地反映事实，排斥文学手法。格式：格式：具有规范体式，符合公文格式标准。具有规范体式，符合公文格式标准。表达：表达：采用应用文体，恰当运用公文术语。采用应用文体，恰当运用公文术语。时限：时限：在领导规定的时间内完成任务。在领导规定的时间内完成任务。6/14/20246/14/20243 3第一专题：公文写作基本规则8/9/20233二、遵循公文格式规范二、遵循公文格式规范 依据国家机关公文格式标准（依据国家机关公文格式标准（GB/T9704-1999)GB/T9704-1999)眉首：眉首：发文机关标识；发文字号；密级与保密发文机关标识；发文字号；密级与保密 期限；缓急时限；签发人标识；份号。期限；缓急时限；签发人标识；份号。主体：主体：标题标题；主送机关；正文；附件；生效标；主送机关；正文；附件；生效标 识；成文日期；附注。识；成文日期；附注。版记：版记：主题词主题词；抄送机关；印发机关；印发日；抄送机关；印发机关；印发日 期；印数。期；印数。6/14/20246/14/20244 4二、遵循公文格式规范 依据国家机关公文格式标准（GB/T97三、公文写作基本步骤与方法（一）做好准备工作（一）做好准备工作 思想准备：思想准备：接受拟稿任务后，拟稿人要明确行接受拟稿任务后，拟稿人要明确行 文目的？主题？文种？公文重点？文目的？主题？文种？公文重点？材料准备：材料准备：围绕主题收集围绕主题收集材料材料。方案准备：方案准备：总体构思，确定篇章总体构思，确定篇章形式形式与表达方与表达方 式，拟制提纲，确定各部分的基本式，拟制提纲，确定各部分的基本 框架。框架。6/14/20246/14/20245 5三、公文写作基本步骤与方法（一）做好准备工作8/9/2023三、公文写作基本步骤与方法三、公文写作基本步骤与方法 （二）（二）（二）（二）正式起草阶段（操作要领）正式起草阶段（操作要领）拟写规范标题；拟写规范标题；设计好开头和结尾；设计好开头和结尾；安排主体结构；安排主体结构；确定表达方式。确定表达方式。注意事项：注意事项：（1 1）接受任务后抓紧办理。）接受任务后抓紧办理。（2 2）根据提纲有条理地写作。）根据提纲有条理地写作。（3 3）联合发文做好协商工作。）联合发文做好协商工作。（4 4）处理好材料和观点的关系。）处理好材料和观点的关系。（5 5）遵循公文格式规范。）遵循公文格式规范。（6 6）符合文字表达规范。）符合文字表达规范。6/14/20246/14/20246 6三、公文写作基本步骤与方法（二）正式起草阶段（操作要领）8 三、公文写作基本步骤与方法三、公文写作基本步骤与方法（三）加工修改阶段（三）加工修改阶段作用：作用：保障文稿更加准确、鲜明、简练。保障文稿更加准确、鲜明、简练。范围：范围：审读内容：主题、观点、材料、数据等。审读内容：主题、观点、材料、数据等。推敲文字：字、词、句、段的讹、夺、衍、倒推敲文字：字、词、句、段的讹、夺、衍、倒 方法：方法：拟稿人读改法；拟稿人读改法；请人代改法；请人代改法；集体讨论法；集体讨论法；冷处理法。冷处理法。6/14/20246/14/20247 7 三、公文写作基本步骤与方法（三）加工修改阶段8/9/四、公文写作的基本要求四、公文写作的基本要求 （一）目的明确，行文有据，主旨单一。（一）目的明确，行文有据，主旨单一。1、明确明确“为了为了”；2、明确、明确“根据根据”；3、明确、明确“干什么干什么”。如：请示何事？通知何事？。如：请示何事？通知何事？（二）内容合法、务实、符合领导意图。（二）内容合法、务实、符合领导意图。（二）内容合法、务实、符合领导意图。（二）内容合法、务实、符合领导意图。1 1、符合法律法规、上级规定、本机关既定政策规章，、符合法律法规、上级规定、本机关既定政策规章，、符合法律法规、上级规定、本机关既定政策规章，、符合法律法规、上级规定、本机关既定政策规章，这是制定决策和发文的根据。这是制定决策和发文的根据。这是制定决策和发文的根据。这是制定决策和发文的根据。2 2、从实际出发，注意针对性、真实性、可行性。、从实际出发，注意针对性、真实性、可行性。、从实际出发，注意针对性、真实性、可行性。、从实际出发，注意针对性、真实性、可行性。3 3、符合领导意图。（动笔前、起草中、完稿后）、符合领导意图。（动笔前、起草中、完稿后）、符合领导意图。（动笔前、起草中、完稿后）、符合领导意图。（动笔前、起草中、完稿后）6/14/20246/14/20248 8四、公文写作的基本要求 （一）目的明确，行文有据，主旨单一四、公文写作的基本要求四、公文写作的基本要求（三）（三）文字表达准确、鲜明、简练、得体。文字表达准确、鲜明、简练、得体。准确准确准确准确（概念清楚、讲究分寸、符合语法、要素规范）（概念清楚、讲究分寸、符合语法、要素规范）（概念清楚、讲究分寸、符合语法、要素规范）（概念清楚、讲究分寸、符合语法、要素规范）鲜明鲜明鲜明鲜明（观点明确、用好标题、褒贬得当、段旨撮要）（观点明确、用好标题、褒贬得当、段旨撮要）（观点明确、用好标题、褒贬得当、段旨撮要）（观点明确、用好标题、褒贬得当、段旨撮要）简练简练简练简练（锤炼语言、去除空话、控制篇幅、层次分明）（锤炼语言、去除空话、控制篇幅、层次分明）（锤炼语言、去除空话、控制篇幅、层次分明）（锤炼语言、去除空话、控制篇幅、层次分明）得体得体得体得体（文体要求、书面语言、术语规范）（文体要求、书面语言、术语规范）（文体要求、书面语言、术语规范）（文体要求、书面语言、术语规范）（四）（四）合理组织语言。合理组织语言。表意清晰；合乎事理；搭配合理；表意清晰；合乎事理；搭配合理；成分完整；语序得当。成分完整；语序得当。组织组织组织组织 修改修改修改修改6/14/20246/14/20249 9四、公文写作的基本要求（三）文字表达准确、鲜明、简练、得体。五、把握公文写作的基本规律五、把握公文写作的基本规律 （一）提高逻辑（一）提高逻辑思维水平。常用思维方法如下：常用思维方法如下：模式化思维（从不同文种角度思考）模式化思维（从不同文种角度思考）对象化思维（从收文机关角度思考）对象化思维（从收文机关角度思考）辩证思维（全面、发展、变化地思考）辩证思维（全面、发展、变化地思考）散点思维（多角度地思考）散点思维（多角度地思考）求同存异思维（思维与领导趋同）求同存异思维（思维与领导趋同）6/14/20246/14/20241010五、把握公文写作的基本规律 （一）提高逻辑思维水平。8/9五、把握公文写作的基本规律五、把握公文写作的基本规律 （二）找好角色定位与行文角度（二）找好角色定位与行文角度 总原则：总原则：受领导之命，代机关立言。受领导之命，代机关立言。代拟文稿：要认准领导身份和职位特征；代拟文稿：要认准领导身份和职位特征；对外发文：要考虑收发文机关的地位特征；对外发文：要考虑收发文机关的地位特征；区别文稿应用范围，内外、上下有别。区别文稿应用范围，内外、上下有别。6/14/20246/14/20241111五、把握公文写作的基本规律（二）找好角色定位与行文角度8/五、把握公文写作的基本规律五、把握公文写作的基本规律 （三）符合行文的逻辑（严谨性）要求（三）符合行文的逻辑（严谨性）要求题文题文题文题文相符相符，首尾呼应，前后贯通，首尾呼应，前后贯通，首尾呼应，前后贯通，首尾呼应，前后贯通横向（并列）结构横向（并列）结构横向（并列）结构横向（并列）结构 没有严格的顺序要求，重要内容前排。没有严格的顺序要求，重要内容前排。没有严格的顺序要求，重要内容前排。没有严格的顺序要求，重要内容前排。纵向（递进）结构纵向（递进）结构纵向（递进）结构纵向（递进）结构 务虚到务实务虚到务实务虚到务实务虚到务实 或或或或 务实到务虚务实到务虚务实到务虚务实到务虚 提出问题提出问题提出问题提出问题分析问题分析问题分析问题分析问题解决问题解决问题解决问题解决问题 为什么为什么为什么为什么干什么干什么干什么干什么怎样干怎样干怎样干怎样干纵横结合结构纵横结合结构纵横结合结构纵横结合结构（总结、领导讲话稿）（总结、领导讲话稿）（总结、领导讲话稿）（总结、领导讲话稿）因果结构因果结构因果结构因果结构（查清问题的调查报告）（查清问题的调查报告）（查清问题的调查报告）（查清问题的调查报告）总分结构总分结构总分结构总分结构（外在的表达形式）（外在的表达形式）（外在的表达形式）（外在的表达形式）6/14/20246/14/20241212 五、把握公文写作的基本规律 （三）符合行文的逻辑五、把握公文写作的基本规律五、把握公文写作的基本规律 （四）（四）认真处理好三种关系认真处理好三种关系 作人和作文的关系作人和作文的关系 先作人，后作文。文如其人，人如其文。先作人，后作文。文如其人，人如其文。先作人，后作文。文如其人，人如其文。先作人，后作文。文如其人，人如其文。有定法和无定法的关系有定法和无定法的关系 文有定法：符合公文法规与约定俗成的规则。文有定法：符合公文法规与约定俗成的规则。文有定法：符合公文法规与约定俗成的规则。文有定法：符合公文法规与约定俗成的规则。文无定法：具体问题具体分析，在实践中学习文无定法：具体问题具体分析，在实践中学习文无定法：具体问题具体分析，在实践中学习文无定法：具体问题具体分析，在实践中学习运运运运 用和掌握规则。用和掌握规则。用和掌握规则。用和掌握规则。文中无我和文中有我的关系文中无我和文中有我的关系 代表机关发言，不能有代表机关发言，不能有代表机关发言，不能有代表机关发言，不能有“我我我我”的看法。的看法。的看法。的看法。反映个人修养，有时要突出体现反映个人修养，有时要突出体现反映个人修养，有时要突出体现反映个人修养，有时要突出体现“我我我我”的看法。的看法。的看法。的看法。6/14/20246/14/20241313五、把握公文写作的基本规律 （四）认真处理好三种关系8第二专题：常用公文起草规范第二专题：常用公文起草规范 请示的起草请示的起草 报告的起草报告的起草 通知的起草通知的起草 怎样编写计划怎样编写计划 怎样起草总结怎样起草总结 编写会议纪要的要领编写会议纪要的要领 领导讲话稿的起草领导讲话稿的起草6/14/20246/14/20241414第二专题：常用公文起草规范 请示的起草8/9/202314请示的起草请示的起草（一）应用范围（一）应用范围1 1、对上级的政策、法规及文件不理解或不适应本单位、对上级的政策、法规及文件不理解或不适应本单位、对上级的政策、法规及文件不理解或不适应本单位、对上级的政策、法规及文件不理解或不适应本单位 情况，需要变通处理的问题，请求上级予以解释、情况，需要变通处理的问题，请求上级予以解释、情况，需要变通处理的问题，请求上级予以解释、情况，需要变通处理的问题，请求上级予以解释、指示与认可。指示与认可。指示与认可。指示与认可。2 2、请求审批或批转本机关制定的重要文件。、请求审批或批转本机关制定的重要文件。、请求审批或批转本机关制定的重要文件。、请求审批或批转本机关制定的重要文件。3 3、请求批准人员编制、机构设置、干部任免、经费预、请求批准人员编制、机构设置、干部任免、经费预、请求批准人员编制、机构设置、干部任免、经费预、请求批准人员编制、机构设置、干部任免、经费预 算以及对人员或事故的处理。算以及对人员或事故的处理。算以及对人员或事故的处理。算以及对人员或事故的处理。4 4、请求协调解决本机关无法解决的问题。请求协调解决本机关无法解决的问题。请求协调解决本机关无法解决的问题。请求协调解决本机关无法解决的问题。5 5 5 5、根据规定必须履行审批手续的事项。、根据规定必须履行审批手续的事项。、根据规定必须履行审批手续的事项。、根据规定必须履行审批手续的事项。6/14/20246/14/20241515请示的起草（一）应用范围8/9/202315（二）请示的分类（二）请示的分类1.1.请求指示：请求指示：解决解决“我们请求该怎样做我们请求该怎样做”的问题。的问题。接接接接2.2.请求批准：请求批准：解决解决“请求批准我们这样做请求批准我们这样做”的问题。的问题。接接接接3.3.请求批转：请求批转：解解决决“我我们们请请求求有有关关单单位位这这样样做做”的的问问题题。接接接接6/14/20246/14/20241616（二）请示的分类1.请求指示：8/9/202316（三）请示正文的写作方法（三）请示正文的写作方法 （1 1）开头：）开头：说明请示的根据、目的，需要时明确说明请示的根据、目的，需要时明确说明请示的根据、目的，需要时明确说明请示的根据、目的，需要时明确交代请示事项的背景或理由。交代请示事项的背景或理由。交代请示事项的背景或理由。交代请示事项的背景或理由。（2 2）主体：）主体：明确提出请示事项。针对请示事项提明确提出请示事项。针对请示事项提明确提出请示事项。针对请示事项提明确提出请示事项。针对请示事项提出本单位的意见、建议或方案。如请示事项存在几种出本单位的意见、建议或方案。如请示事项存在几种出本单位的意见、建议或方案。如请示事项存在几种出本单位的意见、建议或方案。如请示事项存在几种可能解决的办法或方案，要提出倾向性意见，积极帮可能解决的办法或方案，要提出倾向性意见，积极帮可能解决的办法或方案，要提出倾向性意见，积极帮可能解决的办法或方案，要提出倾向性意见，积极帮助上级机关出谋献策，不能简单上交矛盾。助上级机关出谋献策，不能简单上交矛盾。助上级机关出谋献策，不能简单上交矛盾。助上级机关出谋献策，不能简单上交矛盾。（3 3）结尾：）结尾：恰当使用结语。“以上请示妥否，请指示。以上请示妥否，请指示。以上请示妥否，请指示。以上请示妥否，请指示。”“以上请示如无不妥，请批准。以上请示如无不妥，请批准。以上请示如无不妥，请批准。以上请示如无不妥，请批准。”“以上请示如无不妥，请批转以上请示如无不妥，请批转以上请示如无不妥，请批转以上请示如无不妥，请批转执行。执行。执行。执行。”6/14/20246/14/20241717（三）请示正文的写作方法 （1）开头：说明请示的根据、目（四）起草请示的注意事项（四）起草请示的注意事项 1 1、行文之前要与主管领导充分沟通；、行文之前要与主管领导充分沟通；2 2、请示理由要充分，要求和建议要具体；、请示理由要充分，要求和建议要具体；3 3、严格执行一文一事制度；、严格执行一文一事制度；4 4、按照隶属关系逐级行文；、按照隶属关系逐级行文；5 5、请示与报告不能混用。、请示与报告不能混用。接范文接范文接范文接范文 接病文接病文接病文接病文6/14/20246/14/20241818（四）起草请示的注意事项 1、行文之前要与主管领导充分沟通；报告的起草报告的起草 （一）报告的用途（一）报告的用途 用来向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。注意：注意：报告与请示的联系与区别。接接 （二）报告的分类（二）报告的分类 按照内容划分：按照内容划分：综合报告；专题报告。综合报告；专题报告。按照目的划分：按照目的划分：工作报告；总结报告；情况报告；调查报告；工作报告；总结报告；情况报告；调查报告；建议报告；检讨报告。建议报告；检讨报告。6/14/20246/14/20241919报告的起草 （一）报告的用途8/9/202319 （三）工作报告正文的写作方法（三）工作报告正文的写作方法 开头：开头：开头：开头：对前一段时间的工作状况作概括性说明。包括：对前一段时间的工作状况作概括性说明。包括：对前一段时间的工作状况作概括性说明。包括：对前一段时间的工作状况作概括性说明。包括：工作针对的时间、主要工作项目、工作进程、总体效工作针对的时间、主要工作项目、工作进程、总体效工作针对的时间、主要工作项目、工作进程、总体效工作针对的时间、主要工作项目、工作进程、总体效果评价等。果评价等。果评价等。果评价等。主体主体主体主体重点回顾工作进展情况和主要成绩；重点回顾工作进展情况和主要成绩；重点回顾工作进展情况和主要成绩；重点回顾工作进展情况和主要成绩；提炼工作中取得的经验和体会；提炼工作中取得的经验和体会；提炼工作中取得的经验和体会；提炼工作中取得的经验和体会；找出工作中存在的主要问题或薄弱环节，分析原因，找出工作中存在的主要问题或薄弱环节，分析原因，找出工作中存在的主要问题或薄弱环节，分析原因，找出工作中存在的主要问题或薄弱环节，分析原因，提出改进意见与办法；提出改进意见与办法；提出改进意见与办法；提出改进意见与办法；提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望。提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望。提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望。提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望。结尾：使用下列公文术语结尾：使用下列公文术语结尾：使用下列公文术语结尾：使用下列公文术语 特此报告，请审阅。特此报告，请审阅。特此报告，请审阅。特此报告，请审阅。以上报告如有不当，请指正。以上报告如有不当，请指正。以上报告如有不当，请指正。以上报告如有不当，请指正。6/14/20246/14/20242020 （三）工作报告正文的写作方法 开头：对前一段时间的工作（四）注意事项（四）注意事项采用记叙为主的表达方式。采用记叙为主的表达方式。按时间顺序、工作过程或问题的逻辑关系，概按时间顺序、工作过程或问题的逻辑关系，概述工作内容及完成情况，避免罗列过多事例。述工作内容及完成情况，避免罗列过多事例。重点突出，点面结合。重点突出，点面结合。突出中心工作进展情况及主要成绩；在重点叙突出中心工作进展情况及主要成绩；在重点叙述的同时，对面上的情况要有概括性叙述，适述的同时，对面上的情况要有概括性叙述，适当引用数据材料，增强说服力。当引用数据材料，增强说服力。实事求是，如实报告成绩和不足。实事求是，如实报告成绩和不足。节俭篇幅。节俭篇幅。报告中不能写请示事项。报告中不能写请示事项。接接接接6/14/20246/14/20242121（四）注意事项采用记叙为主的表达方式。8/9/202321通知的起草通知的起草 （一）一）熟悉用途熟悉用途 用于批转下级机关的公文，转发上级机关和用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（二）把握特点二）把握特点 1.1.内容单纯，行文灵活简便。内容单纯，行文灵活简便。2.2.表述具体，可操作性强。表述具体，可操作性强。3.3.时效性强，需要及时周知或执行。时效性强，需要及时周知或执行。6/14/20246/14/20242222通知的起草 （一）熟悉用途8/9/202322（三）明确分类（三）明确分类 1.指示性通知指示性通知 2.规定性通知规定性通知 3.知照性通知知照性通知 4.事务性通知事务性通知 5.批转、转发、公布性通知批转、转发、公布性通知 6.任免性通知任免性通知6/14/20246/14/20242323（三）明确分类 1.指示性通知8/9/202323 （四）事务性通知（会议通知）（四）事务性通知（会议通知）篇段合一式：篇段合一式：用于小规模、临时性、内部会议用于小规模、临时性、内部会议 要素：要素：时间、地点、参加人、会议名称等。时间、地点、参加人、会议名称等。接接接接分层表达式：分层表达式：用于规格较高、人数较多、较重用于规格较高、人数较多、较重 要会议。要会议。导语部分：导语部分：会议目的、根据、名称等。会议目的、根据、名称等。主体部分：主体部分：分项说明时间、地点、参加人、内分项说明时间、地点、参加人、内 容、注意事项、联系方式等。容、注意事项、联系方式等。结尾部分：结尾部分：提出准时到会的要求，或用结语提出准时到会的要求，或用结语 “特此通知特此通知”。接接接接6/14/20246/14/20242424 （四）事务性通知（会议通知）篇段合一式：用于小规模、临时（五）指示性通知（五）指示性通知（分层表达式）分层表达式）导语部分导语部分 说明指示事项产生的背景、强调发文目的、说明指示事项产生的背景、强调发文目的、依据；或说明问题的现状、严重性与危害性。依据；或说明问题的现状、严重性与危害性。注意：注意：针对性、表述政策与法规依据。针对性、表述政策与法规依据。主体部分主体部分 围绕主题，分项说明要求收文机关领会、知围绕主题，分项说明要求收文机关领会、知晓、执行、承办的事项。晓、执行、承办的事项。通常包括：通常包括：基本原则、指导思想、工作任务、基本原则、指导思想、工作任务、政策措施、方法步骤、注意事项等内容。政策措施、方法步骤、注意事项等内容。6/14/20246/14/20242525（五）指示性通知（分层表达式）导语部分8/9/202325结尾部分结尾部分 1.1.意尽言止。意尽言止。2.2.请认真贯彻执行。请认真贯彻执行。3.3.围绕主题发出号召。围绕主题发出号召。4.4.说明注意事项。说明注意事项。（六）撰写通知的注意事项（六）撰写通知的注意事项（六）撰写通知的注意事项（六）撰写通知的注意事项 1.1.1.1.事务性通知注意要素齐备，事项具体，读者无疑问。事务性通知注意要素齐备，事项具体，读者无疑问。事务性通知注意要素齐备，事项具体，读者无疑问。事务性通知注意要素齐备，事项具体，读者无疑问。讲究政策法规依据，增强发文的权威性。讲究政策法规依据，增强发文的权威性。讲究政策法规依据，增强发文的权威性。讲究政策法规依据，增强发文的权威性。2.2.2.2.指示性通知注意政策措施的可行性，争取好效果。指示性通知注意政策措施的可行性，争取好效果。指示性通知注意政策措施的可行性，争取好效果。指示性通知注意政策措施的可行性，争取好效果。3.3.3.3.讲究条理性与逻辑性，便于阅读领会理解。讲究条理性与逻辑性，便于阅读领会理解。讲究条理性与逻辑性，便于阅读领会理解。讲究条理性与逻辑性，便于阅读领会理解。4.4.4.4.注重发文时限，注重发文时限，注重发文时限，注重发文时限，6/14/20246/14/20242626结尾部分 1.意尽言止。2.请认真贯彻执行怎样编写计划怎样编写计划（一）（一）计划与管理职能密不可分计划与管理职能密不可分 管理有四大基本职能：计划、组织、领导、控制。计划是管理职能中的首要职能。计划的制定与执行的好坏，决定一项工作的成败得失，决定着事业的兴衰存亡。计划的种类、称谓很多。计划的种类、称谓很多。（二）计划的重要功能（二）计划的重要功能 1 1、指明努力方向，协调行动步调。、指明努力方向，协调行动步调。2 2、预测未来变化，减少不利因素影响。、预测未来变化，减少不利因素影响。3 3、减少浪费现象，避免利益损失。、减少浪费现象，避免利益损失。4 4、加强行为控制，避免无序状态。、加强行为控制，避免无序状态。6/14/20246/14/20242727怎样编写计划（一）计划与管理职能密不可分8/9/20232（三）计划的编写方法（三）计划的编写方法1 1、标题：、标题：单位名称、适用期限、内容事项、文种单位名称、适用期限、内容事项、文种 例如：例如：区人事局区人事局20022002年军队转业干部培训工作计划年军队转业干部培训工作计划6/14/20246/14/20242828（三）计划的编写方法1、标题：单位名称、适用期限、内容事项、2 2、正文写法（、正文写法（5 W5 W，1 H1 H）做什么？为何做？何时做？做什么？为何做？何时做？何地做？谁去做？如何做？何地做？谁去做？如何做？开头：开头：阐明计划的依据（指导思想；现状分析；计阐明计划的依据（指导思想；现状分析；计划的总任务；做好工作的意义）划的总任务；做好工作的意义）主体：主体：制定计划的制定计划的“三要素三要素”。目标（做什么：具体工作内容）目标（做什么：具体工作内容）措施（怎么做：工作方式方法）措施（怎么做：工作方式方法）步骤（何时做：工作时间安排）步骤（何时做：工作时间安排）结尾：结尾：说明注意事项或检查落实方法。说明注意事项或检查落实方法。描绘前景，鼓舞士气。描绘前景，鼓舞士气。6/14/20246/14/202429292、正文写法（5 W，1 H）做什么？为何做？何时做（四）主体内容表述方式（四）主体内容表述方式开列式：开列式：把工作事项逐项列出，分项编写。把工作事项逐项列出，分项编写。（适合于大型综合性计划）（适合于大型综合性计划）展开式：展开式：围绕中心工作，将具体目标、措施要围绕中心工作，将具体目标、措施要 求、实施步骤、依次展开编写。求、实施步骤、依次展开编写。（适合于单项计划）（适合于单项计划）接接阶段式：阶段式：按工作阶段或时间顺序编写。按工作阶段或时间顺序编写。（适合于阶段性明显的工作）（适合于阶段性明显的工作）接接图表式：图表式：将计划内容列成图表的主要项目，依将计划内容列成图表的主要项目，依 次填写。次填写。（单独或作为附件均可）（单独或作为附件均可）6/14/20246/14/20243030（四）主体内容表述方式开列式：把工作事项逐项列出，分项编写。（五）如何增强计划的操作性（五）如何增强计划的操作性内容方面：内容方面：制定科学合理的目标和指标。制定科学合理的目标和指标。总目标明确、具体、合法、方向正确。总目标明确、具体、合法、方向正确。任务的数量和质量要求要合理；任务的数量和质量要求要合理；任务的指标要能够考核和控制；任务的指标要能够考核和控制；任务指标要相对稳定，可以衡量；任务指标要相对稳定，可以衡量；任务指标要符合实际，可以实现；任务指标要符合实际，可以实现；任务指标要有明确的时间限制。任务指标要有明确的时间限制。6/14/20246/14/20243131（五）如何增强计划的操作性内容方面：制定科学合理的目标和指标（五）如何增强计划的操作性（五）如何增强计划的操作性形式方面：形式方面：要做到表达简要、条理清晰、要素完整要做到表达简要、条理清晰、要素完整程序方面：程序方面：坚持民主集中制原则，自下而上，自上而坚持民主集中制原则，自下而上，自上而下相结合，要发挥上下两方面的积极性；下相结合，要发挥上下两方面的积极性；善于听取专家意见。善于听取专家意见。注意制定预案，以防不测。注意制定预案，以防不测。6/14/20246/14/20243232（五）如何增强计划的操作性形式方面：8/9/202332怎样起草总结怎样起草总结（一）含义目的与实质（一）含义目的与实质（一）含义目的与实质（一）含义目的与实质 总结是对以往一段工作的回顾与反思总结是对以往一段工作的回顾与反思总结是对以往一段工作的回顾与反思总结是对以往一段工作的回顾与反思,并以书面并以书面并以书面并以书面形式表达的事务性文件。形式表达的事务性文件。形式表达的事务性文件。形式表达的事务性文件。目的：目的：摸索事物发展规律，做好今后工作。摸索事物发展规律，做好今后工作。摸索事物发展规律，做好今后工作。摸索事物发展规律，做好今后工作。实质：实质：对人类社会实践的再认识。对人类社会实践的再认识。对人类社会实践的再认识。对人类社会实践的再认识。（二）功能（二）功能（二）功能（二）功能 1.1.1.1.认识事物发展规律，制定切实的方针政策；认识事物发展规律，制定切实的方针政策；认识事物发展规律，制定切实的方针政策；认识事物发展规律，制定切实的方针政策；2.2.2.2.有助于推广先进经验，提高管理水平。有助于推广先进经验，提高管理水平。有助于推广先进经验，提高管理水平。有助于推广先进经验，提高管理水平。3.3.3.3.有助于上级机关对本单位工作的针对性指导。有助于上级机关对本单位工作的针对性指导。有助于上级机关对本单位工作的针对性指导。有助于上级机关对本单位工作的针对性指导。6/14/20246/14/20243333怎样起草总结（一）含义目的与实质8/9/202333怎样写总结怎样写总结 一、含义目的与实质一、含义目的与实质 总结是对以往一段工作的回顾与反思总结是对以往一段工作的回顾与反思,并以并以 书面形式表达的事务性文件。书面形式表达的事务性文件。目的：摸索事物发展规律，做好今后工作。摸索事物发展规律，做好今后工作。实质：对人类社会实践的再认识。对人类社会实践的再认识。二、功能二、功能 1.1.认识事物发展规律，制定切实的方针政策；认识事物发展规律，制定切实的方针政策；2.2.有助于推广先进经验，提高管理水平。有助于推广先进经验，提高管理水平。3.3.有助于上级机关对本单位工作的针对性指导有助于上级机关对本单位工作的针对性指导6/14/20246/14/20243434怎样写总结 一、含义目的与实质8/9/202334（三）总结写作要领（三）总结写作要领做好写前准备做好写前准备 1.1.调查研究，占有资料；调查研究，占有资料；2.2.归纳整理，筛选材料；归纳整理，筛选材料；3.3.学习理论，掌握政策；学习理论，掌握政策；4.4.总体构思，拟制提纲。总体构思，拟制提纲。6/14/20246/14/20243535（三）总结写作要领做好写前准备8/9/202335 总结正文的起草要领总结正文的起草要领前言：前言：概括工作的基本情况，交代总结针对的背概括工作的基本情况，交代总结针对的背景、时间、工作事项、点明中心思想。景、时间、工作事项、点明中心思想。主体内容主体内容回顾完成工作情况：内容、措施、方法、成绩回顾完成工作情况：内容、措施、方法、成绩提炼工作中的经验体会。提炼工作中的经验体会。指出存在的不足之处。指出存在的不足之处。今后的努力方向。今后的努力方向。结尾：结尾：简要说明今后工作的意见。简要说明今后工作的意见。6/14/20246/14/20243636 总结正文的起草要领前言：8/9/202336（四）主体内容表述方式（四）主体内容表述方式1.1.两段式写法（采用叙述议论方式两段式写法（采用叙述议论方式)2.2.概述式写法（情况概述式写法（情况成绩成绩经验经验问题问题意见）意见）3.3.阶段式写法（分阶段总结，注意各阶段特点）阶段式写法（分阶段总结，注意各阶段特点）4.4.经验式写法（略写工作内容，重点论述工作经验，经验式写法（略写工作内容，重点论述工作经验，以便发挥总结的指导作用）以便发挥总结的指导作用）6/14/20246/14/20243737（四）主体内容表述方式1.两段式写法（采用叙述议论方式)8（五）如何发挥总结的指导作用（五）如何发挥总结的指导作用 1、避免为了总结而总结的做法。、避免为了总结而总结的做法。2、明确重点，即工作中的成功做法与体会，取、明确重点，即工作中的成功做法与体会，取 得成绩的主观因素。这是总结的重点。得成绩的主观因素。这是总结的重点。3、在反应新思想、新做法、新材料上下功夫。、在反应新思想、新做法、新材料上下功夫。4、领导机关的总结应当少写干了什么工作，多、领导机关的总结应当少写干了什么工作，多 写工作中的理性思考。写工作中的理性思考。5、加强总结交流工作。、加强总结交流工作。6、从群众中来，到群众中去，资源信息共享。、从群众中来，到群众中去，资源信息共享。7、注重经验的传播、注重经验的传播，不能以归档为目的。，不能以归档为目的。6/14/20246/14/20243838（五）如何发挥总结的指导作用 1、避免为了总结而总结的做（六）写好总结的注意事项（六）写好总结的注意事项 1 1、真正重视总结工作。、真正重视总结工作。克服克服“例行公事例行公事”思想，自下而上与自上而下相结合。只有上思想，自下而上与自上而下相结合。只有上级认真读，才有下级认真写。级认真读，才有下级认真写。2 2、运用辩证分析的方法。、运用辩证分析的方法。坚持两点论，反坚持两点论，反对绝对化，要对绝对化，要实事求是实事求是地总结机关工作。地总结机关工作。3 3、努力做好材料工作，做到观点和材料的、努力做好材料工作，做到观点和材料的统一。统一。既要有丰富材料，又要发现工作中的既要有丰富材料，又要发现工作中的闪光点，善于运用新材料，掌握全面情况和闪光点，善于运用新材料，掌握全面情况和整个工作进程。堆砌材料是失败的总结。整个工作进程。堆砌材料是失败的总结。4 4、注重理性分析。、注重理性分析。抓住重点问题，注意提抓住重点问题，注意提炼规律性认识。炼规律性认识。6/14/20246/14/20243939（六）写好总结的注意事项 1、真正重视总结工作。克服“例行编写会议纪要的要领编写会议纪要的要领（一）会议纪要的用途与类型（一）会议纪要的用途与类型 用途：用途：会议纪要用于记载和传达会议的基本情况、会议纪要用于记载和传达会议的基本情况、主要精神和决定事项，作为会后传达贯彻执主要精神和决定事项，作为会后传达贯彻执行的依据。行的依据。类型：类型：按照会议纪要性质分：按照会议纪要性质分：1 1、决议性纪要；、决议性纪要；2 2、部署性纪要；、部署性纪要；3 3、学术性纪要；、学术性纪要；4 4、消息性纪要。、消息性纪要。6/14/20246/14/20244040编写会议纪要的要领（一）会议纪要的用途与类型8/9/2023按照会议纪要内容划分按照会议纪要内容划分 1 1、综合性会议纪要、综合性会议纪要 2 2、专题性会议纪要、专题性会议纪要（二）会议纪要的格式要素（二）会议纪要的格式要素文头部分：文头部分：纪要名称、编制单位名称、编制日期。纪要名称、编制单位名称、编制日期。主体部分：主体部分：标题、正文。标题、正文。文尾部分：文尾部分：主题词、报送单位、印制部门、印发日期。主题词、报送单位、印制部门、印发日期。6/14/20246/14/20244141按照会议纪要内容划分 1、综合性会议纪要8/9/202341（三）衡量会议纪要质量的基本标准（三）衡量会议纪要质量的基本标准 1 1、会议基本概况交代得清楚；、会议基本概况交代得清楚；2 2、会议主要精神传达得完整。、会议主要精神传达得完整。抓住领导人和权威人士的发言。抓住领导人和权威人士的发言。注意听取主持人的总结性意见。注意听取主持人的总结性意见。区分讨论性意见和表态性意见。区分讨论性意见和表态性意见。以多数人意见为结论性意见。以多数人意见为结论性意见。学术性纪要，要写清一致意见和重要不同意见。学术性纪要，要写清一致意见和重要不同意见。3 3、会议决定事项记载得准确。、会议决定事项记载得准确。6/14/20246/14/20244242（三）衡量会议纪要质量的基本标准 1、会议基本概况交代得清楚（四）会议纪要正文写作要领（四）会议纪要正文写作要领 开头：开头：说明会议概况：时间、地点、主持人、说明会议概况：时间、地点、主持人、参加人、议题等。参加人、议题等。（概述或分项式）（概述或分项式）主体：主体：介绍会议主要精神和决定事项：介绍会议主要精神和决定事项：包括会议研讨的主要问题、会议意见、包括会议研讨的主要问题、会议意见、会议取得的成果、决定事项等。会议取得的成果、决定事项等。结尾：结尾：1 1、号召干部群众落实会议精神；、号召干部群众落实会议精神；2 2、强调落实会议精神的关键问题；、强调落实会议精神的关键问题；3 3、对会议作简要说明。、对会议作简要说明。6/14/20246/14/20244343（四）会议纪要正文写作要领 开头：说明会议概况：时间、地点、（五）正文主体部分表述方式五）正文主体部分表述方式概述式概述式：将会议主要精神归纳为几个部分概述。将会议主要精神归纳为几个部分概述。适合内容较简单的办公会议。适合内容较简单的办公会议。条款式：条款式：将会议决定事项用条款方式简要说明，将会议决定事项用条款方式简要说明，以便会后检查落实，明确责任。以便会后检查落实，明确责任。适合现场办公会和协调会。适合现场办公会和协调会。归纳分类式：归纳分类式：根据会议讨论内容进行归纳集中，根据会议讨论内容进行归纳集中，分列标题。分列标题。适合专题会议或理论研讨会。适合专题会议或理论研讨会。发言记录式：发言记录式：根据发言记录整理而成，较多保根据发言记录整理而成，较多保 留发言原貌，以备查考。留发言原貌，以备查考。适合日常办公会、例会。适合日常办公会、例会。6/14/20246/14/20244444 （五）正文主体部分表述方式概述式：将会议主要精神归纳为（六）编写会议纪要的注意事项（六）编写会议纪要的注意事项1 1、写作之前做好必要的准备工作。、写作之前做好必要的准备工作。2 2、忠实于会议内容，准确反映会议决定事、忠实于会议内容，准确反映会议决定事 项和主要精神。项和主要精神。3 3、抓住要点，体现、抓住要点，体现“要要”字。字。4 4、语言简明，讲究逻辑性和条理性。、语言简明，讲究逻辑性和条理性。接接接接6/14/20246/14/20244545（六）编写会议纪要的注意事项1、写作之前做好必要的准备工作。领导讲话稿的起草领导讲话稿的起草 （一）讲话稿的性质与文体特征（一）讲话稿的性质与文体特征 讲话稿是领导人在会议或相关公务活动讲话稿是领导人在会议或相关公务活动中，发表正式讲话的直接依据，是为了集中中，发表正式讲话的直接依据，是为了集中而有条理地表达思想、传达信息、部署工作、而有条理地表达思想、传达信息、部署工作、阐明观点、增进友谊等目的，事先撰制的具阐明观点、增进友谊等目的，事先撰制的具有特定效用的讲话文稿。有特定效用的讲话文稿。6/14/20246/14/20244646领导讲话稿的起草 （一）讲话稿的性质与文体特征8/9/领导讲话稿的起草领导讲话稿的起草（一）起草讲话稿的几个重点问题（一）起草讲话稿的几个重点问题 1、准确把握领导意图是关键、准确把握领导意图是关键领导意图是秘书思维的原点和立意根据。领导意图是秘书思维的原点和立意根据。把握领导意图，主要包括几个方面的内容：把握领导意图，主要包括几个方面的内容：（1 1）领导的整体工作思路及基本的思想观）领导的整体工作思路及基本的思想观 点和意见。点和意见。（2 2）讲话所要达到的基本目的。）讲话所要达到的基本目的。（3 3）领导者对行文的具体要求。）领导者对行文的具体要求。6/14/20246/14/20244747领导讲话稿的起草（一）起草讲话稿的几个重点问题8/9/202（一）起草讲话稿的几个重点问题（一）起草讲话稿的几个重点问题 2 2、做好资料收集工作是基础、做好资料收集工作是基础、做好资料收集工作是基础、做好资料收集工作是基础 收集资料应注意的几点：收集资料应注意的几点：收集资料应注意的几点：收集资料应注意的几点：（1 1 1 1）勤于收集）勤于收集）勤于收集）勤于收集 （2 2 2 2）善于收集（重点突出、分门别类）善于收集（重点突出、分门别类）善于收集（重点突出、分门别类）善于收集（重点突出、分门别类）（3 3 3 3）及时整理）及时整理）及时整理）及时整理 收集整理资料范围包括以下几个方面：收集整理资料范围包括以下几个方面：收集整理资料范围包括以下几个方面：收集整理资料范围包括以下几个方面：（1 1 1 1）国内外、本行业本地区经济社会发展情况。）国内外、本行业本地区经济社会发展情况。）国内外、本行业本地区经济社会发展情况。）国内外、本行业本地区经济社会发展情况。（2 2 2 2）有关领导人的重要讲话。）有关领导人的重要讲话。）有关领导人的重要讲话。）有关领导人的重要讲话。（3 3 3 3）有关会议重要信息和相关网络信息。）有关会议重要信息和相关网络信息。）有关会议重要信息和相关网络信息。）有关会议重要信息和相关网络信息。（4 4 4 4）图书报刊上的重要理论文章及其有关资料。）图书报刊上的重要理论文章及其有关资料。）图书报刊上的重要理论文章及其有关资料。）图书报刊上的重要理论文章及其有关资料。6/14/20246/14/20244848（一）起草讲话稿的几个重点问题 2、做好资料收集工作是做好资料收集工作是基础做好资料收集工作是基础要力争要力争“全全”，包括以下七点要求：，包括以下七点要求：（1 1）客观与主观材料相结合）客观与主观材料相结合 （2 2）感性与理性材料相结合）感性与理性材料相结合 （3 3）正面与反面材料相结合）正面与反面材料相结合 （4 4）内部与外部材料相结合）内部与外部材料相结合 （5 5）直接与间接材料相结合）直接与间接材料相结合 （6 6）全局与局部材料相结合）全局与局部材料相结合 （7 7）纵向与横向材料相结合）纵向与横向材料相结合 6/14/20246/14/20244949做好资料收集工作是基础要力争“全”，包括以下七点要求：8/（一）起草讲话稿的几个重点问题（一）起草讲话稿的几个重点问题3、加强个人修养是必要条件、加强个人修养是必要条件（1 1）注重理论学习和政策学习。）注重理论学习和政策学习。（2 2）既要博览群书，又要针对工作需要，突）既要博览群书，又要针对工作需要，突出学习重点，不断开拓视野，作到厚积薄发、出学习重点，不断开拓视野，作到厚积薄发、运用自如。运用自如。（3 3）注重广泛涉猎各种知识。）注重广泛涉猎各种知识。（4 4）注重积累工作阅历。）注重积累工作阅历。6/14/20246/14/20245050（一）起草讲话稿的几个重点问题3、加强个人修养是必要条件（二）掌握写作要求与技巧（二）掌握写作要求与技巧 1、全面正确地把握领导意图，明确讲话的背景，务必求得与领导意图的一致性。2、主动丰富和完善领导意图，体现参谋助手 价值。3、认真构思和锤炼提纲，征询领导意见。4、努力增强措施和要求的可操作性，突出体 现现行效用。5、站在领导角度考虑问题，主动换位思考。6/14/20246/14/20245151（二）掌握写作要求与技巧8/9/202351 如何站在领导角度考虑问题如何站在领导角度考虑问题从现实的角度看问题。（当前存在的主要问题）从现实的角度看问题。（当前存在的主要问题）从全局的角度看问题。（与其他单位的差距）从全局的角度看问题。（与其他单位的差距）从未来的角度看问题。（今后发展的独到见解）从未来的角度看问题。（今后发展的独到见解）从实践的角度看问题。（目前可以立即解决的问从实践的角度看问题。（目前可以立即解决的问题，怎样解决问题）题，怎样解决问题）从上下结合的角度看问题。（与上级要求相衔接，从上下结合的角度看问题。（与上级要求相衔接，明确主要差距）明确主要差距）6/14/20246/14/20245252 如何站在领导角度考虑问题从现实的角度看问题。（当前存在的（三）讲话稿的格式规范与文体特征（三）讲话稿的格式规范与文体特征五大要素五大要素五大要素五大要素1 1 1 1、讲话标题、讲话标题、讲话标题、讲话标题2 2 2 2、讲话日期、讲话日期、讲话日期、讲话日期3 3 3 3、讲话人姓名、讲话人姓名、讲话人姓名、讲话人姓名4 4 4 4、称谓、称谓、称谓、称谓5 5 5 5、正文（前言、主体、结尾）、正文（前言、主体、结尾）、正文（前言、主体、结尾）、正文（前言、主体、结尾）符合讲话稿的文体特征符合讲话稿的文体特征符合讲话稿的文体特征符合讲话稿的文体特征 明显的口语化特征明显的口语化特征 饱满的感情化特征饱满的感情化特征 多彩的艺术化特征多彩的艺术化特征符合不同场合讲话需要符合不同场合讲话需要符合不同场合讲话需要符合不同场合讲话需要 6/14/20246/14/20245353（三）讲话稿的格式规范与文体特征五大要素8/9/202353第三专题第三专题 加强办公室建设与管理加强办公室建设与管理 一、办公室人员岗位认知与基本职责一、办公室人员岗位认知与基本职责二、加强办公室建设二、加强办公室建设三、办公室办会工作基本规范三、办公室办会工作基本规范四、加强办公室的日常管理四、加强办公室的日常管理6/14/20246/14/20245454第三专题 加强办公室建设与管理 8/9/202354一、办公室人员岗位认知与基本职责一、办公室人员岗位认知与基本职责（一）办公室的地位与职能（一）办公室的地位与职能重要地位：重要地位：中心：中心：中心：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。联结各职能部门的纽带。联结各职能部门的纽带。联结各职能部门的纽带。联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作 人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表表表表 社会组织的形象。社会组织的形象。社会组织的形象。社会组织的形象。职能定位：职能定位：行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。6/14/20246/14/20245555一、办公室人员岗位认知与基本职责（一）办公室的地位与职能8/一、办公室人员岗位认知与基本职责一、办公室人员岗位认知与基本职责（二）办公室工作内容与特点（二）办公室工作内容与特点工作内容：工作内容：按性质分：程序性工作；智囊性工作；临时性工作。按内容分：办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：工作特点：综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。6/14/20246/14/20245656一、办公室人员岗位认知与基本职责（二）办公室工作内容与特点8一、办公室人员岗位认知与基本职责一、办公室人员岗位认知与基本职责（三）办公室人员角色定位（三）办公室人员角色定位 办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊（四）办公室工作对人员的要求（四）办公室工作对人员的要求 2003200320032003年年年年2 2 2 2月月月月6 6 6 6月在中央办公厅工作会议上，王月在中央办公厅工作会议上，王月在中央办公厅工作会议上，王月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：一、要讲事业心和责任感；一、要讲事业心和责任感；一、要讲事业心和责任感；一、要讲事业心和责任感；二、要认真细致；二、要认真细致；二、要认真细致；二、要认真细致；三、要讲究程序三、要讲究程序三、要讲究程序三、要讲究程序(不要打乱仗不要打乱仗不要打乱仗不要打乱仗)；四、要讲工作效率。四、要讲工作效率。四、要讲工作效率。四、要讲工作效率。6