办公文档基本操作课件

第二章：办公中的文第二章：办公中的文档的基本操作档的基本操作本章主要通过实例来介绍办公中文档处理的操作流程和基本规范。第二章：办公中的文档的基本操作本章主要通过实例来介绍办公中文本章主要内容n n本章主要内容n n简单的文档处理n n图文混排的文档处理n n办公公文的制作方法n n公式和图形的制作n n本章重点n n图文混排的文档处理n n公式和图形的制作本章主要内容本章主要内容第一讲、简单的文档处理n n办公中文档处理的基本流程是：n n文档录入文档录入文本编辑文本编辑 格式排版格式排版页面页面设置设置打印预览打印预览打印输出。打印输出。n n其中，打印其中，打印输出中，文档最出中，文档最终输出有两出有两个方向：一个是打印到个方向：一个是打印到纸张上，另一个上，另一个是制作网是制作网页或或电子文档用来通子文档用来通过网网络发布。布。n n下面利用一个实例的具体操作步骤来说明!第一讲、简单的文档处理办公中文档处理的基本流程是：实例在这一节中我们用一个“大学校园篮球比赛”的实例来具体讨论一个简单文档的操作流程。实例效果图如下：实例在这一节中我们用一个“大学校园篮球比赛”的实例来具体讨论办公文档基本操作课件主要解决的问题n n如何录入文本内容n n如何修改文本字体和段落格式n n如何为文本添加编号具体操作步骤如下:主要解决的问题如何录入文本内容一、新建一个Word文档并保存1.1.启动word软件，打开一个空白文档2.2.单击“文件”“保存”，打开“另存为”对话框。3.3.修改文件名，确定即可。一、新建一个Word文档并保存启动word软件，打开一个空白1 1、设置置输入方法入方法2 2、录入文本内容入文本内容不要随便地输入空格和换行符！不要随便地输入空格和换行符！不要随便地输入空格和换行符！不要随便地输入空格和换行符！3 3、特殊符号的、特殊符号的录入入段落标记和编辑标记的显示段落标记和编辑标记的显示段落标记和编辑标记的显示段落标记和编辑标记的显示/隐藏隐藏隐藏隐藏4、通知文本的、通知文本的编辑（见主要知主要知识点）点）二、通知文本的录入与编辑二、通知文本的录入与编辑1、设置输入方法二、通知文本的录入与编辑1.1.1.1.字体格式的字体格式的设置置可以打开可以打开可以打开可以打开“字体格式字体格式字体格式字体格式”对话框进行设置，也可对话框进行设置，也可对话框进行设置，也可对话框进行设置，也可以使用以使用以使用以使用“格式格式格式格式”工具栏进行设置。工具栏进行设置。工具栏进行设置。工具栏进行设置。三、字体和段落格式设置三、字体和段落格式设置字体格式的设置三、字体和段落格式设置2.2.2.2.段落格式的段落格式的设置置左、右缩进，段前、后距、特殊格式和行距的左、右缩进，段前、后距、特殊格式和行距的左、右缩进，段前、后距、特殊格式和行距的左、右缩进，段前、后距、特殊格式和行距的使用使用使用使用段落格式的设置四、通知中的编号设置n n先选中需要添加编号的行。n n选择“格式”“项目符号和编号”，打开“项目符号和编号”对话框。n n在“编号”选项卡中选择，或者选择“自定义”。四、通知中的编号设置先选中需要添加编号的行。五、页面设置五、页面设置1.1.设置纸张大小和方设置纸张大小和方向向2.2.调整页边距调整页边距3.3.设置页眉、页脚不设置页眉、页脚不同以及垂直对齐方同以及垂直对齐方式式4.4.确定每页中的行数确定每页中的行数和每行的字符数和每行的字符数五、页面设置六、打印六、打印预览1.1.1.1.单页预览和多和多页预览2.2.2.2.可以直接打印可以直接打印输出出七、打印七、打印输出与网上出与网上发布布1.1.1.1.打印操作的基本步打印操作的基本步骤2.2.2.2.打印操作的其它方式打印操作的其它方式3.3.3.3.文档打印操作文档打印操作时的相关的相关问题4.4.4.4.办公文档的网上公文档的网上发布布六、打印预览主要知识点一、文档的基本操作1.1.文档的自动保存设置自动保存的时间设置自动保存的时间2.2.文档的保护1 1）设置打开密码）设置打开密码2 2）设置修改密码）设置修改密码3 3）删除打开）删除打开/修改密码修改密码主要知识点一、文档的基本操作3.3.文档的基本编辑1）选择文本（多种方法）文本（多种方法）使用快捷键和看不见的选择栏使用快捷键和看不见的选择栏使用快捷键和看不见的选择栏使用快捷键和看不见的选择栏2）修改文本技巧（使用）修改文本技巧（使用“改写改写”）3）复制、移）复制、移动、删除文本除文本键盘法与快捷键。键盘法与快捷键。键盘法与快捷键。键盘法与快捷键。4）“选择性性”粘粘贴的作用的作用可以有选择地粘帖文本、格式等。可以有选择地粘帖文本、格式等。可以有选择地粘帖文本、格式等。可以有选择地粘帖文本、格式等。5）撤消和恢复操作）撤消和恢复操作文档的基本编辑3.3.自动更正可以添加自动更正。4.4.拼写和语法可以全部忽略！也可以让系统更正。5.5.查找和替换可以全文查找，也可以全文或部分替换。自动更正6、项目符号和目符号和编号的号的设置置1.1.1.1.项目符号的目符号的设置置自动添加自动添加自动添加自动添加删除项目符号删除项目符号删除项目符号删除项目符号2.2.2.2.编号的号的设置置连续编号连续编号连续编号连续编号不连续编号不连续编号不连续编号不连续编号修改编号的样式修改编号的样式修改编号的样式修改编号的样式6、项目符号和编号的设置二、根据模板创建公文一、一、一、一、办办公公文的行文公公文的行文公公文的行文公公文的行文规规范范范范1 1 1 1、公文种类：命令、议案、决定、意见、公告与通、公文种类：命令、议案、决定、意见、公告与通、公文种类：命令、议案、决定、意见、公告与通、公文种类：命令、议案、决定、意见、公告与通告、通知、通报、报告、请示、批复、函和会议纪告、通知、通报、报告、请示、批复、函和会议纪告、通知、通报、报告、请示、批复、函和会议纪告、通知、通报、报告、请示、批复、函和会议纪要等。要等。要等。要等。2 2 2 2、公文格式：是指公文的组成项目及其区域划分、公文格式：是指公文的组成项目及其区域划分、公文格式：是指公文的组成项目及其区域划分、公文格式：是指公文的组成项目及其区域划分、公文的书写、字体字号、用纸规格和样式。公文的书写、字体字号、用纸规格和样式。公文的书写、字体字号、用纸规格和样式。公文的书写、字体字号、用纸规格和样式。公文格式是公文具有权威性和约束力的具体表现。公文格式是公文具有权威性和约束力的具体表现。公文格式是公文具有权威性和约束力的具体表现。公文格式是公文具有权威性和约束力的具体表现。公文的组成项目分为指定项目和选择项目公文的组成项目分为指定项目和选择项目公文的组成项目分为指定项目和选择项目公文的组成项目分为指定项目和选择项目 从外观结构看：文头、正文、文尾从外观结构看：文头、正文、文尾从外观结构看：文头、正文、文尾从外观结构看：文头、正文、文尾二、根据模板创建公文一、办公公文的行文规范文头文头正文正文文尾文尾文头正文文尾3 3 3 3、公文用纸：一般为单页、公文用纸：一般为单页、公文用纸：一般为单页、公文用纸：一般为单页1616开型开型开型开型 ，也可以，也可以，也可以，也可以采用国标标准采用国标标准采用国标标准采用国标标准A4A4型型型型 。4 4 4 4、公文书写：文字一律采用从左到右横排。、公文书写：文字一律采用从左到右横排。、公文书写：文字一律采用从左到右横排。、公文书写：文字一律采用从左到右横排。在左侧装订。在左侧装订。在左侧装订。在左侧装订。二、利用公文向二、利用公文向导制作公文制作公文所谓模板，是指其中定义了标题格式、背景图所谓模板，是指其中定义了标题格式、背景图所谓模板，是指其中定义了标题格式、背景图所谓模板，是指其中定义了标题格式、背景图案、表格项，甚至某些通用文字的一类文件。案、表格项，甚至某些通用文字的一类文件。案、表格项，甚至某些通用文字的一类文件。案、表格项，甚至某些通用文字的一类文件。所谓向导，是指通过逐步提示用户输入标题文所谓向导，是指通过逐步提示用户输入标题文所谓向导，是指通过逐步提示用户输入标题文所谓向导，是指通过逐步提示用户输入标题文字和设置文档格式来辅助创建文档的一类文字和设置文档格式来辅助创建文档的一类文字和设置文档格式来辅助创建文档的一类文字和设置文档格式来辅助创建文档的一类文件。件。件。件。3、公文用纸：一般为单页16开型，也可以采用国标标准A4型三、自行三、自行创建常用建常用办公文档模板公文档模板办公人员还可以根据需要自行创建自己的办公办公人员还可以根据需要自行创建自己的办公办公人员还可以根据需要自行创建自己的办公办公人员还可以根据需要自行创建自己的办公模板。模板。模板。模板。创建文档模板的方式创建文档模板的方式(1)(1)根据原来的文档创建文档模板。根据原来的文档创建文档模板。根据原来的文档创建文档模板。根据原来的文档创建文档模板。(2)(2)根据原有模板创建文档模板。根据原有模板创建文档模板。根据原有模板创建文档模板。根据原有模板创建文档模板。(3)(3)根据原有向导创建文档模板。根据原有向导创建文档模板。根据原有向导创建文档模板。根据原有向导创建文档模板。(4)(4)从头开始利用空白文档创建文档模板。从头开始利用空白文档创建文档模板。从头开始利用空白文档创建文档模板。从头开始利用空白文档创建文档模板。三、自行创建常用办公文档模板制作名片n n使用名片向使用名片向导制作名片制作名片n n可以在向可以在向导中中选择名片的名片的样式式制作名片使用名片向导制作名片三、制表位的使用n n制表位的使用方法n nword中的制表位是在一行内实现多种对齐方式的工具。n n制作一个试卷样例三、制表位的使用制表位的使用方法上机任务n n制作一份的招聘启事。n n利用向导制作一份下行公文和一张自己的名片。n n制作一份菜单上机任务制作一份的招聘启事。第二讲、图文混排的文档制作n n在这一讲中我们以一篇“荷塘月色”散文的实例来具体讨论word中“图文混排”的制作方法。n n实例效果如下：第二讲、图文混排的文档制作在这一讲中我们以一篇“荷塘月色”散办公文档基本操作课件操作步骤n n一、录入文档并进行基本排版n n二、设置首字下沉n n首字下沉是指段落的第一个字占多行的位置。n n首字下沉可让第一个字下沉，也可以悬挂。如图所示：操作步骤一、录入文档并进行基本排版首字下沉首字下沉首字悬挂首字悬挂首字下沉首字悬挂三、设置边框和底纹1、设置边框和底纹n n文字边框和底纹n n段落边框和底纹2、插入横线3、页面边框三、设置边框和底纹1、设置边框和底纹2、插入横线四、为段落分栏1.1.设置分栏2.2.删除分栏3.3.调整栏宽4.4.强制分栏四、为段落分栏设置分栏1 1、插入剪、插入剪贴画或画或图片片2 2、设置置图片格式片格式注意图片大小和版式的问题。注意图片大小和版式的问题。注意图片大小和版式的问题。注意图片大小和版式的问题。3 3、插入、插入艺术字字4 4、艺术字属性的字属性的设置置艺术字的形状和颜色可以任意变化。艺术字的形状和颜色可以任意变化。艺术字的形状和颜色可以任意变化。艺术字的形状和颜色可以任意变化。五、插入图片和艺术字五、插入图片和艺术字1、插入剪贴画或图片五、插入图片和艺术字六、插入文本框n n文本框的插入方法有两种，一种是菜单法，一种是工具栏法。n n横排文本框n n竖排文本框n n文本框的格式设置：文本的位置n n文本框之间的超链接n n利用文本框工具栏（如下图）六、插入文本框文本框的插入方法有两种，一种是菜单法，一种是工第一个文本框的第一个文本框的内容显示在第二内容显示在第二个文本框内。个文本框内。第一个文本框的内容显示在第二个文本框内。七、设置页眉页脚1.1.页眉和页脚分别是在正文的上方和下方。2.2.一般情况下，同一节的页眉和页脚是相同的3.3.可以设置奇偶页不同和首页不同。n n在“页面设置”里进行设置！七、设置页眉页脚页眉和页脚分别是在正文的上方和下方。主要知识点n n一、图片和图形n n图片的格式片的格式设置置n n图形的形的绘制制n n科研科研论文中流程文中流程图的的绘制制n n效果图如下：主要知识点一、图片和图形流程图流程图操作步骤1绘制框制框图：利用：利用“绘图”工具工具栏2输入文字：入文字：“添加添加”文本文本3框框图的分布的分布：利用：利用“对齐或分或分布布”4绘制制线条条：利用：利用“自自选图形形”中的中的线条条操作步骤1绘制框图：利用“绘图”工具栏5输入入“是是”、“否否”分支文字分支文字：使用文本框。：使用文本框。6填充效果：利用填充效果：利用渐变色色 7对象象组合合 利用利用“选择对象象”按按钮拖拖动选择全部全部对象，然后象，然后单击鼠鼠标右右键，执行行“组合合”项中的中的“组合合”命令。命令。5输入“是”、“否”分支文字：使用文本框。制作一些特殊的制作一些特殊的图片如：印章、片如：印章、红旗、旗、计算机网算机网络图等。等。二、其它图形的绘制制作一些特殊的图片如：印章、红旗、计算机网络图等。二、其它注意事项绘制复制复杂的的图形的形的时候，候，应该分批分批进行行组合，多次合，多次组合。合。注意事项绘制复杂的图形的时候，应该分批进行组合，多次组合。三、插入组织结构图n n在文档中，组织结构图有时也是很必要的。三、插入组织结构图在文档中，组织结构图有时也是很必要的。