会务接待与组织方案课件

1一、会议接待一、会议接待二、会场服务与食宿服务二、会场服务与食宿服务三、会议后勤保障三、会议后勤保障四、送别参会人员代表四、送别参会人员代表五、会场善后工作五、会场善后工作六、会议文件的收集、整理与归档六、会议文件的收集、整理与归档2案例分析：请柬发出之后 某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。得一清二楚。接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知重新通知?一气之下，都回家去了。一气之下，都回家去了。事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。以消除。这个案例告诉我们什么呢？这个案例告诉我们什么呢？3会议要素会议要素会议的要素会议的要素、形式要素：、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。名称、时间、地点、与会人员、会议方式。、内容要素：、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。指导思想、议题、目的、任务、作用。、程序要素：、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的会议决定的贯彻落实。贯彻落实。、财务要素：、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。会议经费、会议设备、会议服务设施。4基本任务基本任务 1 1、组织的工作组织的工作 (1)协助领导确定会议议题；(2)根据议题安排议程、日程；(3)发会议通知，负责会议报到；(4)对与会人员进行编组；(5)布置会场，安排座次；(6)负责会议签到 (7)会中组织和协调；(8)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。(9)会议的结束收尾工作。5 2 2、文秘工作、文秘工作 (1)会议文书、讲话稿的起草；(2)会议文书编写；(3)会议文书印发及管理。（4）会后的文件收集，整理和归档 3 3、生活管理工作、生活管理工作 (1)与会人员的食宿管理；(2)会议的财务管理；(3)会议的交通保障；(4)会议的文化活动；(5)与会人员的医疗保健。4 4、安全保卫工作、安全保卫工作 (1)会议的保密工作；(2)会议的警卫工作；(3)会场内外的安全保卫工作。6会务工作流程图（会前）会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议主题与议题确定会议名称确定会议名称 确定会议时间与会期确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具明确会议所需设备和工具选择会议地点选择会议地点安排会议议程和日程安排会议议程和日程制发会议通知制发会议通知确定会议规模与规确定会议规模与规 格格布置会场布置会场 准备会议文件材料准备会议文件材料安排食住行安排食住行制定会议经费预算方案制定会议经费预算方案 制作会议证件制作会议证件 会场检查会场检查明确会议组织机构明确会议组织机构 确定与会者名单确定与会者名单7会务工作流程图（会中）会务工作流程图（会中）做好会议记录做好会议记录组织签到组织签到会议期间外围的卫生工作会议期间外围的卫生工作 报到及接待工作报到及接待工作 做好后勤保障工作做好后勤保障工作 留存照片资料留存照片资料做好会议保密工作做好会议保密工作 会议信息工作会议信息工作8会务工作流程图（会后）会务工作流程图（会后）撰写会议纪要撰写会议纪要 催办与反馈工催办与反馈工 作作 安排与会人员离会安排与会人员离会 会议总会议总 结结会议文书的立卷归会议文书的立卷归 档档会议的宣传报道会议的宣传报道 9案例分析老黄可算是畅想公司的元老了，自公司成立以来，他就一直从事办公室工作，对于如何做好接待工作，他更是经验丰富。根据多年的实践，他总结出做好接待的一套工作程序：首先搞清领导意图，然后根据领导意图拟订接待方案，最后将方案交给领导。制定方案时至少要考虑以下内容：1、来访客商姓名及其公司名称2、合同项目概况3、客商的目的，要求，人数，性别，身份，生活习惯，到达日期4、工作日程安排及会见，宴会，娱乐活动等的规格，次数，时间，地点。5、由相应哪位身份的高级管理人员负责这次接待6、由谁担任专职陪同人员7、由谁担任对口工程技术的主谈判，其他谈判人员名单，翻译，后勤服务人员名单。10案例结果接待方案是秘书完成接待任务的依据，制定接待方案既要考虑现行规定，领导意图，又要考虑来访者的相关情况及各种主客观条件，因此，必须从实际出发尽量使方案内容周详。11会前准备 “有备无患！”会前准备工作是会议管理的第一步，无论会前准备工作是会议管理的第一步，无论会议大小，如会前准备充分，就能事半功会议大小，如会前准备充分，就能事半功倍。倍。12 会务工作的具体内容会务工作的具体内容3.1 3.1 会前准备工作会前准备工作 1 1、确定会议主题与议题确定会议主题与议题 确定主题的主要方法：一是要有确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。会议主题的细化。132 2、确定会议名称、确定会议名称 会议名称一般由会议名称一般由“单位单位+内容内容+类型类型”构成构成,应根据会议的议题或主题来确定。应根据会议的议题或主题来确定。3 3、确定会议规模与规格、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时主题。同时 本着精简效能的原则。本着精简效能的原则。会议的规模有大型、中型、小型。会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。会议的规格有高档次、中档次和低档次。4 4、确定会议时间、会期、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。145 5、确定会议所需用品和设备确定会议所需用品和设备 （1 1）必备用品是指各类会议都需）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。备、投影和音像设备等。（2 2）特殊用品是指一些特殊类型）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。展览会议等所需的特殊用品和设备。15 6 6、建立会议组织机构、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、交通组、会务组、宣传组、秘书组、交通组、接待组、保卫组。接待组、保卫组。7 7、确定与会人员名单、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。员。8 8、确定会议地点、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。素。169 9、安排会议议程与日程、安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、所会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。其清晰地表达出来。会议日程是指会议在一定时间内的具体会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。安排。171010、制发会议通知、制发会议通知 会议通知的内容包括名称、时间、地点、会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、与会人员、议题及要求等。议题及要求等。会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的发送形式有正式通知和非正会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。式通知。会议通知的方式有书面、口头、电话、会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。邮件。18 1111、准备会议文件资料、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。其他会议材料等。1212、安排食住行、安排食住行会议饮食管理本着会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约适合口味、方便节约”的原则，做好伙食的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作预算和伙食搭配与烹调工作.会议住宿安排，根据实际情况，按照规会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。要求。安排好会议用车，为会议提供完备的交安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。通服务。191313、VIP VIP服务服务会议要求确认会议要求确认设备、物品、音乐设备、物品、音乐喜好确认喜好确认饮食要求、饮水偏好、是否抽烟、是否午休、饮食要求、饮水偏好、是否抽烟、是否午休、航班要求航班要求日程安排日程安排车辆接送、晚餐陪同、出行陪同车辆接送、晚餐陪同、出行陪同房间确认房间确认 是否安静、视野如何、有无异味、设备是是否安静、视野如何、有无异味、设备是否正常、温度是否舒适。否正常、温度是否舒适。20 1414、制定会议预算方案、制定会议预算方案 文件资料费文件资料费、邮电通讯费、会议邮电通讯费、会议设备和用品费、设备和用品费、会议场所租用费会议场所租用费、会议办公费会议办公费、宣传交际费、食宿宣传交际费、食宿费、交通费、其他费用。费、交通费、其他费用。1515、布置会场、布置会场 会场桌上物品摆放会场桌上物品摆放 会议座次先后顺序会议座次先后顺序 21会议室物品摆放整洁、清新、统一、舒适22 1515、检查会场、检查会场 （1 1）方式）方式 现场检查现场检查 （2 2）检查的内容）检查的内容 资料的准备和确认打印文件、PPT等 设备的准备和确认投影、相机、音频线、麦克、白板、笔 其他物品的准备和确认横幅、X展架等宣传品、鲜花、茶歇23 会中服务工作会中服务工作 1 1、报到及接待工作、报到及接待工作 （1 1）与会人员的接送）与会人员的接送;（2 2）会议交通工具的安排）会议交通工具的安排;（3 3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买订及购买;（4 4）会议文娱活动的安排和组织）会议文娱活动的安排和组织;（5 5）其他属于招待方面的工作。）其他属于招待方面的工作。2 2、组织签到、组织签到 24 3 3、会议期间、会议期间（1）时间提醒：发言时间、休息时间、返回时间（2）午餐确认：留位确认、时间确认（3）物品随检：麦克、纸笔、茶水（4）关于参会者反应对内容、对环境（冷热）254 4、宣传工作、宣传工作 照相、摄像、录音照相、摄像、录音5 5、值班保卫工作值班保卫工作 （1 1）值班工作）值班工作 服务人员要坚守值班岗位，以服务人员要坚守值班岗位，以保证会议顺利结束，并随时应付保证会议顺利结束，并随时应付各种突发事件。各种突发事件。26（2 2）保卫工作）保卫工作 重要与会者人身安全保卫重要与会者人身安全保卫 重要文件的保卫重要文件的保卫 会场和驻地的保卫会场和驻地的保卫 会议设备的保卫会议设备的保卫 与会者贵重物品的保卫与会者贵重物品的保卫27会后整理工作1 1、安排与会人员离会、安排与会人员离会2 2、撰写会议纪要、撰写会议纪要3 3、会议的宣传报道、会议的宣传报道 4 4、会议文书的立卷归档、会议文书的立卷归档5 5、会议总结工作、会议总结工作 28案例分析 某企业秘书小胡经常接待来自各方的各类来访者，对迎送来访者，她有自己的一套工作程序，客人提出告辞并起身后，无论接待室的门是否开着，她总是起身相送。当走到电梯门口时，她总是代客人按电梯。临别时不忘说声：“谢谢你的光临，下次再见。”并根据上司的吩咐决定送客路程的远近。问题：上述案例中要注意什么29接待中的注意事项1、不要过分热情2、不可冷漠尴尬3、不可小节失礼4、不可人走茶凉30突发事件预防与处理你曾经遇到过哪些突发事件？31突发事件举例主持人迟到电脑损坏资料缺失突发疾病或意外停电321、提前提前做好任务分工，规定完成时间节点宁可先预定再取消提前做好预案关键点：资料准备、酒店预定、设备调试、交通332、复查自己重复确认换人重复确认关键点：物品准备的重复确认关键信息重复确认：时间、地点343、备份备不足、备意外（原定会议时间的临时增加）人如：多几个接待人员、多几个紧急联系人财留出足够的备用金物留余量，以备人员增加，物品丢失及损坏笔记本电脑35突发事件处理的注意事项充分做好会前准备，避免突发意外事件如发生意外，首先要做的是：镇定！不要抱怨要立即行动利用现有资源就近寻求支持超权限及时请示36谢谢37