2013公文新规范与公文写作(最简版)

文文文文 件件件件 管管管管 理理理理*大学公共管理学院大学公共管理学院大学公共管理学院大学公共管理学院 公文写作与处理公文写作与处理新新 规规 范范本讲座主要内容本讲座主要内容nn公文新规范与国家标准公文新规范与国家标准公文新规范与国家标准公文新规范与国家标准简介简介简介简介nn公文特点（行文方式、行文关系）公文特点（行文方式、行文关系）公文特点（行文方式、行文关系）公文特点（行文方式、行文关系）nn常用公文文种与写作规范常用公文文种与写作规范常用公文文种与写作规范常用公文文种与写作规范nn公文格式规范公文格式规范公文格式规范公文格式规范nn草拟审核公文应注意的几个规则草拟审核公文应注意的几个规则草拟审核公文应注意的几个规则草拟审核公文应注意的几个规则nn行文规则行文规则行文规则行文规则 一、公文新规范一、公文新规范一、公文新规范一、公文新规范 与国家标准简介与国家标准简介与国家标准简介与国家标准简介1党政党政机关公文机关公文处理工作条例处理工作条例（中办发（中办发201220121414号）号）20122012年年4 4月月1616日由中共中央、国务院同意，日由中共中央、国务院同意，由中办和国办联合印发，并将从由中办和国办联合印发，并将从20122012年年7 7月月1 1日起正式施行，日起正式施行，本课简称为本课简称为“新新条例条例”。企业可参照执行。）。企业可参照执行。）2.2.党党政机关公文格式（政机关公文格式（GB/T 9704-GB/T 9704-20122012，20122012年年7 7月月1 1日日起施行，其他机关单位可参照执行日日起施行，其他机关单位可参照执行）3.3.标点符号用法（标点符号用法（GB/T 15834GB/T 1583420112011）4.4.出版物上出版物上数字数字用法的规定（用法的规定（GB/T 15835GB/T 15835 20112011）二、公文特点二、公文特点二、公文特点二、公文特点 行文方式行文方式行文方式行文方式 行文关系行文关系行文关系行文关系(一一)具有法定作者具有法定作者 依法成立并能以自己的名义行使依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的企业及其法定代表权利和承担义务的企业及其法定代表人可制发人可制发正式公文正式公文。1.1.正式行文正式行文包括三种形式：包括三种形式：n企业名义企业名义n企业所属的组织单位名义企业所属的组织单位名义n法法定定代代表表人人名名义义以以公公司司董董事事长长、总总经经理理的的名名义签署行文义签署行文2.2.作者的多元化产生不同作者的多元化产生不同主要行文形式主要行文形式n正式行文正式行文非正式行文非正式行文n内部行文内部行文对对外行文外行文n直接行文直接行文间接行文间接行文n单独行文单独行文联合行文联合行文n职权行文职权行文授权行文授权行文3.3.按行文（传递）方向分为上行文、平行文按行文（传递）方向分为上行文、平行文按行文（传递）方向分为上行文、平行文按行文（传递）方向分为上行文、平行文 和下行文。和下行文。和下行文。和下行文。n上行文上行文下级组织向上级组织报送的公文。下级组织向上级组织报送的公文。n平行文平行文平级组织或不相隶属组织之间的公文。平级组织或不相隶属组织之间的公文。n下行文下行文上级组织向下级组织下发的公文。上级组织向下级组织下发的公文。社会组织之间工作关系的划分：社会组织之间工作关系的划分：社会组织之间工作关系的划分：社会组织之间工作关系的划分：同一系统的机关同一系统的机关 同级机关同级机关下级机关下级机关业务指导与被指导业务指导与被指导上级业务上级业务主管部门主管部门下级业务部门下级业务部门领导与被领导领导与被领导上级机关上级机关同级机关同级机关平行关系平行关系(1)(2)(3)非同一系统的机关非同一系统的机关 此机关此机关彼机关彼机关不相隶属关系不相隶属关系(4)n根据工作关系产生的行文关系根据工作关系产生的行文关系 1 1、2 2 是上行文或是上行文或下行文关系；下行文关系；3 3、4 4是平行文关系。是平行文关系。除此之外，社会组织之间有时还需要按照除此之外，社会组织之间有时还需要按照综合管理与被管理、统管与被统管、监督与被监综合管理与被管理、统管与被统管、监督与被监督、行政法律关系以及其他法律关系如合同关系督、行政法律关系以及其他法律关系如合同关系等行文等行文。(二二)具有法定的权威和效用具有法定的权威和效用 1.1.公文的现实执行效用、现行效用、时效公文的现实执行效用、现行效用、时效 2.2.空间（地域、职权）效力范围空间（地域、职权）效力范围 超越职权范围行文的几种情况：超越职权范围行文的几种情况：n 一一是是制制发发者者超超出出职职权权范范围围行行文文:内内设设机机构构对对外正式行文外正式行文 n 二二是是公公文文内内容容超超出出职职权权范范围围:下下级级越越权权制制定定实施细则实施细则 3.3.时间效力范围时间效力范围 （1 1）公文生效时间）公文生效时间 n 即时生效（一般公文、内容敏感的规范性文件）即时生效（一般公文、内容敏感的规范性文件）n 定时生效（一般规范性文件）定时生效（一般规范性文件）（2 2）公文终止生效时间及条件）公文终止生效时间及条件 n 内容已经执行（有效期届满，明示废止）内容已经执行（有效期届满，明示废止）n 内容过时，新文件代替旧文件（默示废止）内容过时，新文件代替旧文件（默示废止）n 被调整的社会关系或制发机关不复存在（且无新机关接替被调整的社会关系或制发机关不复存在（且无新机关接替其职能）其职能）4 4.公文的溯及力公文的溯及力n一般公文可以规定溯及力一般公文可以规定溯及力n规范性文件比照规范性文件比照 “法律不溯及既往法律不溯及既往”原则不应该规定溯及力。原则不应该规定溯及力。(三三)具备特定体式具备特定体式体式体式文体文体 ：文件的表达形式：文件的表达形式格式格式约定俗成的格式约定俗成的格式法定的标准格式法定的标准格式企业企业公文格式公文格式样本全套样本全套公文体现程式性l惯用格式：法定或约定俗成的格式，正文的写作模版）l写作层次：指公文篇章结构上一系列技术性要求。如标题摘由、篇前撮要、段头显旨、分项标号、分层列段等。l转述来文的方式：批转、转发、印发l语言表达习惯：000001机密机密一年一年特特 急急XX公司文件公司文件川川X X发发20123 号号公司公司关于关于问题的通知问题的通知：。标题文头示意下行文、下行文、平行文平行文格式格式 1000000秘密1年 特特 急急XXXX公司文件公司文件川川X X发发201220123 3号号关于关于问题的请示问题的请示：。签发人：李大为签发人：李大为签发人上行文上行文上行文上行文格式格式格式格式。附件：1 22012年年7月月8日日（注释：（注释：）抄送：抄送：，。办公室办公室 2012年年7月月8日印发日印发（共印份）发文机关署名发文机关署名n函件格式函件格式四川省四川省集团有限公司集团有限公司川川函函201220121010号号关于在上海建立驻沪联络处的函关于在上海建立驻沪联络处的函 上海市人民政府上海市人民政府办公室：办公室：n公文的特定格式之二公文的特定格式之二办公会纪要格式办公会纪要格式公司办公会纪要公司办公会纪要第第 10 10 号号公司办公室公司办公室 20122012年年7 7月月1010日日收收文文发发文文登登记记初初审审、退退文文签签收收分分发发、加加工工拟拟办办批批办办承承办办注注办办答答复复起起草草会会商商审审核核签签发发复复核核登登记记用用印印签签署署印印制制核核发发 传传 阅阅对内催办对内催办查办、查办、对外催办对外催办信信息息反反馈馈办毕办毕文件文件处置处置归归档档清清退退暂暂存存销销毁毁(四四)经过特定的处理程序经过特定的处理程序 三、常用公文文种三、常用公文文种三、常用公文文种三、常用公文文种 与写作规范与写作规范与写作规范与写作规范（一）公文文种及其选用规则一）公文文种及其选用规则1.1.什么是文种什么是文种 2.2.2.2.正确使用公文文种的依据正确使用公文文种的依据正确使用公文文种的依据正确使用公文文种的依据n行文目的和要求；行文目的和要求；n作者（发文机关）的权限；作者（发文机关）的权限；n作者与主要受文者的工作关系；作者与主要受文者的工作关系；n依据国家有关部门现有的统一规定依据国家有关部门现有的统一规定 三、企业公文文种使用三、企业公文文种使用三、企业公文文种使用三、企业公文文种使用 及写作规范及写作规范及写作规范及写作规范5.请示、批复请示、批复用于请求指示或批准，答复请示事用于请求指示或批准，答复请示事项。项。6.通报通报用于表彰、批评和情况通报用于表彰、批评和情况通报7.函函用于企业与不相隶属的社会组织之间联系、用于企业与不相隶属的社会组织之间联系、商洽工作，询问答复问题，请求审批。商洽工作，询问答复问题，请求审批。8.纪要纪要用于记载和传达会议重要情况和议定事项用于记载和传达会议重要情况和议定事项.（三）主要公文写作模版分析三）主要公文写作模版分析三）主要公文写作模版分析三）主要公文写作模版分析分为分为5 5种种n一般公文模版一般公文模版n表彰批评性通报模版表彰批评性通报模版n答复性公文模版答复性公文模版n纪要模版纪要模版n规范性公文模版规范性公文模版公文正文写作模版公文正文写作模版（决定、通告、通知、请示、报告、函（决定、通告、通知、请示、报告、函）原原 由由 （主旨、行文目的、（主旨、行文目的、依据）依据）事事 项（分条列项项（分条列项 结结 语语 （公文专用语）（公文专用语）1 1一般公文模版一般公文模版2 2 2 2 通报类公文模版通报类公文模版通报类公文模版通报类公文模版 通报当事人、事项（通报当事人、事项（5W1H 5W1H：何时、何地、何：何时、何地、何人、何事、何因、结果）人、何事、何因、结果）分析、结论分析、结论通报决定（要处揭旨：为了通报决定（要处揭旨：为了依据依据，对对）希望、号召、警戒希望、号召、警戒3 3 3 3决定、纪要类公文模版决定、纪要类公文模版决定、纪要类公文模版决定、纪要类公文模版 会议概况会议概况 （会议时间、地点、主持人、（会议时间、地点、主持人、出席人、缺席人、会议主题）出席人、缺席人、会议主题）“现将会议情况和会议议定事项纪要如下：现将会议情况和会议议定事项纪要如下：”会议议定事项（分条列项，利用条首句、或会议议定事项（分条列项，利用条首句、或小标题）小标题）一、关于一、关于XXXXXXXXXX问题。（写明承办人、时限、要求）问题。（写明承办人、时限、要求）二、关于二、关于XXXXXXXXXXXXXXXXXX问题。问题。4 4 4 4答复性公文模版（批复、复函、答复性报告）答复性公文模版（批复、复函、答复性报告）答复性公文模版（批复、复函、答复性报告）答复性公文模版（批复、复函、答复性报告）答复对象答复对象 你公司你公司关于关于的请示的请示 （发发200220028 8号）收悉。号）收悉。答复事项答复事项 （可以分条列项、不同意的应（可以分条列项、不同意的应 说明理由，采用直接引用）说明理由，采用直接引用）答复结语答复结语 “专此批复专此批复”、“专此函复专此函复”、“特此报告特此报告”“”“此复此复”等等。等等。5.5.规范类公文模版规范类公文模版总则总则 制发目的、依据、适用范围和对制发目的、依据、适用范围和对 象、原则、名词术语等）象、原则、名词术语等）“为了为了，根据，根据，制定本办法，制定本办法 （规定）（规定）”分则分则 条条款款项项目目 从具体到抽象、直接到间接、由从具体到抽象、直接到间接、由 近到远近到远 的顺序来排列；采用递进式、平的顺序来排列；采用递进式、平 行式结构行式结构附则附则 (补充性内容、术语解释、施行日期、补充性内容、术语解释、施行日期、与相关规范性文件的关系）与相关规范性文件的关系）适用范围适用范围 写作要点写作要点 正误点评正误点评 （四）主要公文写作（四）主要公文写作（1 1）适用范围）适用范围 在一定范围内公布应当遵守或者在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。周知的事项。(2)(2)分类分类n规定性通告规定性通告市人民政府关于限期拆除违法违市人民政府关于限期拆除违法违章建筑的通告章建筑的通告n周知性通告周知性通告市人民商场开业酬宾通告市人民商场开业酬宾通告 总公司关于本公司驻京办事处总公司关于本公司驻京办事处 迁迁址办公的通告址办公的通告1.1.通告通告n标题、正文、印章、成文日期和署名标题、正文、印章、成文日期和署名n正文结构：原由（目的、依据；正文结构：原由（目的、依据；“特此通特此通告如下告如下”）事项（分条列项、按序事项（分条列项、按序排列）排列）结语结语(3 3）通告的写作）通告的写作（4 4）写作通告的注意事项）写作通告的注意事项（5 5 5 5）通告与公开性社会事务性文书）通告与公开性社会事务性文书）通告与公开性社会事务性文书）通告与公开性社会事务性文书通告通告法定公文法定公文 启事启事事务文书事务文书 随意亲和，简洁便利随意亲和，简洁便利广告广告经济文书经济文书 发布商品、服务信息发布商品、服务信息海报海报宣传文书宣传文书 发布教科文卫体及会发布教科文卫体及会 展信息展信息声明声明事务文书事务文书 声明立场，保护合法声明立场，保护合法 权益权益2.2.通知通知（1 1）适用范围）适用范围n印发规范性文件印发规范性文件n转发上级机关和不相隶属机关的公文转发上级机关和不相隶属机关的公文n批转下级机关的公文批转下级机关的公文n传达要求下级机关办理的公务事项传达要求下级机关办理的公务事项n告知需要有关单位周知或执行的事项告知需要有关单位周知或执行的事项n任免人员任免人员n事务性通知：沟通、会议通知、启事性通知事务性通知：沟通、会议通知、启事性通知 （2 2 2 2）分类与写作）分类与写作）分类与写作）分类与写作n指示性、工作性通知：指示性、工作性通知：通知原由通知原由通知事项通知事项结语结语n发布（印发）性通知发布（印发）性通知发布（印发）性通知发布（印发）性通知 一是认可印发对象；一是认可印发对象；二是直接赋予印发对象以执行效力。二是直接赋予印发对象以执行效力。n批转性通知批转性通知 主动批转或被动批转，通常是主动批转或被动批转，通常是“同意同意，现转发给你们，请遵照（参照）执行现转发给你们，请遵照（参照）执行”。n转发性通知转发性通知 通常是通常是“现将现将转发给你们，请（望）转发给你们，请（望）执行（参阅）执行（参阅）”；n任免通知任免通知 任免根据任免根据任免内容（对象姓名、时间、待遇）任免内容（对象姓名、时间、待遇）例例1 “1 “经经20012001年年5 5月月2121日日公司公司会议研究决会议研究决定：定：同志任同志任部部长，免去部部长，免去”例例2 “2 “经经20012001年年5 5月月2121日日公司公司会议研究决会议研究决定，现将定，现将等等9 9人的任免事项通知如下：人的任免事项通知如下：（可以列成表格）（可以列成表格）”n会议类通知会议类通知 召开会议的根据、原因召开会议的根据、原因会议名称会议名称会议会议主持单位（主持人）主持单位（主持人）会议主题、任务会议主题、任务会议起止时间会议起止时间与会人员与会人员会议地点、报会议地点、报到日期及具体报到地点到日期及具体报到地点对与会人员的具体对与会人员的具体要求（文件、生活用品、接待、交通）要求（文件、生活用品、接待、交通）联联系人（单位）、电话等系人（单位）、电话等3.3.通报通报（1 1）适用范围）适用范围n表彰先进表彰先进n批评错误批评错误n传达重要精神或情况（一般不具备指挥性）传达重要精神或情况（一般不具备指挥性）n通通报报往往往往用用于于印印发发会会议议文文件件、调调研研材材料料、领导重要讲话等内部文件领导重要讲话等内部文件。（2 2）通报的分类）通报的分类n从内容，分为表彰性、批评性和情况通报；从内容，分为表彰性、批评性和情况通报；n从表述方法，分为直述式和转述式通报。从表述方法，分为直述式和转述式通报。（3 3）正文的写作）正文的写作n结结构构：通通报报的的人人和和事事实实对对事事件件的的分分析析、认认定定处处理意见理意见希望、号召、警戒等。希望、号召、警戒等。（4 4）写作通报的注意事项）写作通报的注意事项n通报事实：不要随意拔高；（通报事实：不要随意拔高；（5W1H5W1H）n通通报报事事实实的的分分析析认认定定：可可以以分分析析性性质质、原原因因、影影响响和和后后果，各有侧重点。果，各有侧重点。n处理意见：要写明处理或处分的法定依据。处理意见：要写明处理或处分的法定依据。4.4.报告报告（1 1）适用范围）适用范围n向上级机关汇报工作（例行向上级机关汇报工作（例行 专此报告）专此报告）n反映情况（偶发反映情况（偶发 专此报告）专此报告）n答复上级机关的询问答复上级机关的询问（2 2）分类）分类 工作报告、情况报告（专题报告）工作报告、情况报告（专题报告）调查报告、报送报告、答复报告调查报告、报送报告、答复报告（3 3）报告的写作）报告的写作n正文：报告原由正文：报告原由报告事项（根据不同报报告事项（根据不同报告有不同写作重点）告有不同写作重点）结语（结语（“特此报告特此报告”、“以上报告，请审阅以上报告，请审阅”）n工作报告事项：包括主要过程、措施、结果、工作报告事项：包括主要过程、措施、结果、存在问题存在问题n情况报告事项：事情发生原因、经过、性质、情况报告事项：事情发生原因、经过、性质、看法和处理意见等。看法和处理意见等。5.5.5.5.请示请示请示请示（1 1）适用范围）适用范围n向上级机关请求指示（当否，请指示）向上级机关请求指示（当否，请指示）n向上级机关请求批准（请审核批准；向上级机关请求批准（请审核批准；妥否，妥否，请批复）请批复）（2 2）请示的分类与写作）请示的分类与写作n请求指示：请求指示：对上级公文有不明了、不清楚的请求对上级公文有不明了、不清楚的请求解释和指示。解释和指示。n请求批准：根据有关规定和管理权限，有些公文需请求批准：根据有关规定和管理权限，有些公文需要经过上级机关批准以后才能发布。要经过上级机关批准以后才能发布。如涉及人、财、如涉及人、财、物方面困难需上级机关审核、备案、批拨或物方面困难需上级机关审核、备案、批拨或调配使用调配使用（立项、贷款、编制）（立项、贷款、编制）（3 3 3 3）请示的写作）请示的写作）请示的写作）请示的写作n正文结构：原由（理论依据、事实依据。正文结构：原由（理论依据、事实依据。理由要充分，一是必要，二是可能）理由要充分，一是必要，二是可能）请示事项请示事项结语（以上事项，请明示；结语（以上事项，请明示；特此报请核批；以上请示，请予审核批准；特此报请核批；以上请示，请予审核批准；妥否，请批复）妥否，请批复）n例：请求一个建设项目，一要说明必要性，例：请求一个建设项目，一要说明必要性，以及建成后会带来怎样的经济效益和社会以及建成后会带来怎样的经济效益和社会效益；二要说明上项目的可能性，包括地效益；二要说明上项目的可能性，包括地理、资源及社会条件和资金来源等。理、资源及社会条件和资金来源等。（4 4 4 4）写作）写作）写作）写作“请示请示请示请示”的注意事项（行文规则）的注意事项（行文规则）的注意事项（行文规则）的注意事项（行文规则）n不与报告混用；不与报告混用；n不相隶属不行请示；不相隶属不行请示；n不越级；不越级；n不多头主送；不多头主送；n不得以机关名义向上级负责人报送（报告、意见）；不得以机关名义向上级负责人报送（报告、意见）；n一文一事；一文一事；n不同时抄送下级。不同时抄送下级。6.6.6.6.批复批复批复批复(1)(1)适用范围适用范围 答复下级机关的请示事项。答复下级机关的请示事项。(2)(2)批复的特点批复的特点 针对性强，体现在针对性强，体现在n主送机关：请示机关（少数可以抄送有关机关）主送机关：请示机关（少数可以抄送有关机关）n标题：可以写出收文者标题：可以写出收文者n开头：写出答复对象（文件标题和发文字号）开头：写出答复对象（文件标题和发文字号）n用用语语：不不用用“似似属属可可行行”“酌酌情情办办理理”、“最最好去做好去做”（3 3 3 3）批复的写作）批复的写作）批复的写作）批复的写作n正文结构：批复对象正文结构：批复对象批复事项批复事项结语结语n一文一批、态度鲜明、有依据、篇幅短。一文一批、态度鲜明、有依据、篇幅短。n有有时时要要简简述述批批复复的的理理由由和和依依据据、重重复复重重要要批批复复意意见。见。n开开头头：“你你公公司司关关于于的的请请示示（发发200220021818号）收悉，经研究号）收悉，经研究”（1 1）适适用用范范围围于于不不相相隶隶属属机机关关之之间间商商洽洽工工作作、询询问问和和答答复复问题，请求批准和答复审批。问题，请求批准和答复审批。（2 2）分类）分类n商商洽洽函函 社社会会组组织织之之间间使使用用最最多多，特特别别是是有有关关商商洽洽人人事事调调转转、清清偿偿债债务务、商商品品买买卖卖、产产权权交交易易等等方方面面的的函函还还要要受受法法律律的的严严格格保保护护，可可视视作作合合同同、协协议议的的补补充充，一一经经双双方方承诺或认可，即产生权利、义务关系，必须遵照执行。承诺或认可，即产生权利、义务关系，必须遵照执行。7.7.函函n问复函（询答函）问复函（询答函）一般用于不相隶属机关；上级一般用于不相隶属机关；上级对下级可以用，但下级答复上级要用报告对下级可以用，但下级答复上级要用报告 。n请批函（审批函）请批函（审批函）向不相隶属机关要求增加经费、向不相隶属机关要求增加经费、调整人员编制、减免税收、申办营业执照等调整人员编制、减免税收、申办营业执照等 。（4 4 4 4）请示与函的标题的区别）请示与函的标题的区别）请示与函的标题的区别）请示与函的标题的区别n公司关于增拨消防器材经费的请示公司关于增拨消防器材经费的请示n 局局关关于于请请求求批批准准录录用用等等五五人人为为国国家公务员的家公务员的函函n 局局关关于于批批准准录录用用等等五五人人为为国国家家公公务员的务员的复函复函n学学院院关关于于申申请请在在河河段段开开挖挖人人工工河河道的道的函函（5 5 5 5）答复性公文文种的异同）答复性公文文种的异同）答复性公文文种的异同）答复性公文文种的异同文种文种针对对象针对对象 特点特点结语结语批复批复下级机关请下级机关请示示具有针对性具有针对性 （体现在标（体现在标题、主送机关、题、主送机关、正文开头、用正文开头、用语、结语）语、结语）特此批复特此批复复函复函问函、请批问函、请批函、函、商洽函商洽函特此函复、函告）特此函复、函告）报告报告上级机关的上级机关的询问询问专此报告专此报告（6 6 6 6）函的写作）函的写作）函的写作）函的写作n格式：使用信函式格式：使用信函式n结构：正文结构固定结构：正文结构固定 ，分成三部分：开头、主要内容和结尾。分成三部分：开头、主要内容和结尾。开头：写明目的或提出问题。开头：写明目的或提出问题。中间：内容解释或回复询问。中间：内容解释或回复询问。结尾：告诉收文者做什么或表示感谢。结尾：告诉收文者做什么或表示感谢。n用语：谦敬、简洁、清楚，尤其是请批函和审批函更要注意用肯定和用语：谦敬、简洁、清楚，尤其是请批函和审批函更要注意用肯定和为对方考虑的语气，可用一些致意性语言为对方考虑的语气，可用一些致意性语言 不知贵方意见如何，请函告不知贵方意见如何，请函告 恳请贵方大力协助，不胜感激恳请贵方大力协助，不胜感激 请予以接洽是荷请予以接洽是荷 8.8.纪要纪要（1 1）适适用用范范围围 记记载载、传传达达会会议议精精神神和和议定事项。议定事项。（2 2）特点）特点 n行文方向不固定行文方向不固定 可上行、下行、平行。可上行、下行、平行。n法定效力受到一定限制。法定效力受到一定限制。n具有提要性和指导性。具有提要性和指导性。（3 3）一般写作模式）一般写作模式n标题：会议名称标题：会议名称纪要纪要n文头：标明会议纪要的发文日期文头：标明会议纪要的发文日期n正文结构：会议概况正文结构：会议概况会议决定事会议决定事项（精神）项（精神）（4 4 4 4）撰写纪要的措施及需要注意的问题）撰写纪要的措施及需要注意的问题）撰写纪要的措施及需要注意的问题）撰写纪要的措施及需要注意的问题措施一：明确目的，做好写作前的准备工作。措施一：明确目的，做好写作前的准备工作。措施二：集中大多数人的意见，反映会议最终决措施二：集中大多数人的意见，反映会议最终决议。议。措施三：参考会议记录，围绕会议主持者的总结措施三：参考会议记录，围绕会议主持者的总结写作纪要。写作纪要。措施四：掌握提炼和概括要点的方法，使之条理措施四：掌握提炼和概括要点的方法，使之条理化。化。撰写纪要应该注意的问题撰写纪要应该注意的问题n突出突出“要要”。舍弃与议题无关的内容、琐碎的、枝节的问题。舍弃与议题无关的内容、琐碎的、枝节的问题。n利用会议记录，忠实会议实际内容，不可随意增减或更改内容，利用会议记录，忠实会议实际内容，不可随意增减或更改内容，但不被动记述和照搬。对会议内容和讨论意见尽力概括要点，但不被动记述和照搬。对会议内容和讨论意见尽力概括要点，突出拟写者的理性。突出拟写者的理性。n分歧意见一般不写。倘若一定要写，应当有会议主持机关的倾分歧意见一般不写。倘若一定要写，应当有会议主持机关的倾向性意见。向性意见。n重要纪要一般要交会议讨论修改后（有的还要与会成员签字认重要纪要一般要交会议讨论修改后（有的还要与会成员签字认可）由主持人签发定稿。可）由主持人签发定稿。四、公文格式规范四、公文格式规范四、公文格式规范四、公文格式规范（一）公文格式的涵义及分类（一）公文格式的涵义及分类1.1.公文格式公文格式指组成公文的各部分文字符号指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。在载体（纸张等）上排列的规定。2.2.公文文面格式分类公文文面格式分类n公文式文面格式：按国家标准分为公文式文面格式：按国家标准分为（1 1）公文一般格式）公文一般格式 （2 2）公文特定格式）公文特定格式 n专业规范文本式文面格式：如合同示范文本格专业规范文本式文面格式：如合同示范文本格式、保险文书、司法文书等的格式式、保险文书、司法文书等的格式 n一般文章文面格式一般文章文面格式（二）公文格式组成部分（二）公文格式组成部分n公文用纸主要技术指标公文用纸主要技术指标n公文用纸幅面尺寸及版面要求公文用纸幅面尺寸及版面要求n印制装订要求印制装订要求n公文格式各要素编排规则公文格式各要素编排规则n公文中的横排表格公文中的横排表格n公文中的计量单位、标点符号和数字的用法公文中的计量单位、标点符号和数字的用法n公文的特定格式（信函格式、纪要格式）公文的特定格式（信函格式、纪要格式）n公文式样公文式样(三三)格式项目的规范标注格式项目的规范标注版头部分版头部分1 1份号份号 绝密、机密公文应标明份号。绝密、机密公文应标明份号。2 2密密级级 涉涉及及国国家家秘秘密密的的公公文文标标注注绝绝密密、机机密密、秘秘密密；公司内部一律标注商业机密、商业秘密。公司内部一律标注商业机密、商业秘密。3 3紧紧急急程程度度 紧紧急急公公文文标标注注特特急急、加加急急件件；紧紧急急电电报报分别标明特提、特急、加急、平急。分别标明特提、特急、加急、平急。4 4 4 4发文机关标志发文机关标志发文机关标志发文机关标志n大版头大版头 机关全称或规范性简称机关全称或规范性简称-文件文件n中版头中版头 机关机关n小版头小版头 函件版头函件版头n联联合合行行文文，主主办办单单位位排排列列在在前前。（党党政政联联合合行文版头）行文版头）n首页必须显示正文。首页必须显示正文。5 5 5 5发文字号发文字号发文字号发文字号n包括发文机关代字、年份、发文顺序号包括发文机关代字、年份、发文顺序号n发文机关代字（含地域代字、单位代字、职能代字、文类代字等）发文机关代字（含地域代字、单位代字、职能代字、文类代字等）n联合行文，应标主办机关发文字号。联合行文，应标主办机关发文字号。n标注位置（上行文、下行文平行文、函件）标注位置（上行文、下行文平行文、函件）6.6.签发人签发人 上上行行文文须须标标明明签签发发人人或或会会签签人人姓姓名名，并并在在附附注注处处标标明明联联系系人人和和电电话。话。主体部分主体部分主体部分主体部分7 7标题标题 （1 1）公文式标题）公文式标题 发文机关发文机关事由事由文种文种n除法规规章名称加书名号外，一般不用标点符号。除法规规章名称加书名号外，一般不用标点符号。n“关于关于”：（）四四川川省省人人民民政政府府办办公公厅厅按按时时足足额额发发放放行行政政事事业单位职工工资的通知业单位职工工资的通知 （2 2 2 2）新闻式标题新闻式标题新闻式标题新闻式标题n单标题单标题药品销售中回扣现象严重药品销售中回扣现象严重n双双标标题题艰艰苦苦的的拼拼搏搏 丰丰硕硕的的成成果果XXXX公公司司20112011年工作总结年工作总结（3 3）四项式标题：发文机关四项式标题：发文机关时限时限事由事由文种文种nXXXX保险公司保险公司20122012年宣传工作要点年宣传工作要点nXXXX集团公司集团公司20122012年内训工作总结年内训工作总结（4 4 4 4）规范性文件标题规范性文件标题规范性文件标题规范性文件标题 适用范围（对象）适用范围（对象）事由事由文种文种n国家行政机关国家行政机关公文处理公文处理办法办法n某大学网络学院某大学网络学院20132013年秋季年秋季招生招生简章简章n上海上海XXXX股份有限公司董事会股份有限公司董事会章程章程n某省工业企业某省工业企业劳动卫生管理劳动卫生管理条例条例 8.8.8.8.正文正文正文正文 撰写简洁明了的公文的要点撰写简洁明了的公文的要点撰写简洁明了的公文的要点撰写简洁明了的公文的要点（1 1）主主语语与与宾宾语语分分明明：二二者者之之间间的的距距离离越越近近，文文章越简洁有力。（单句）章越简洁有力。（单句）（2 2）呈呈现现具具有有视视觉觉效效果果的的内内容容（人人工工语语言言：图图表表类、照片、插图）。类、照片、插图）。（3 3）以以文文献献作作为为说说服服他他人人的的依依据据（引引用用方方式式，简简化注释方式用夹注；充分利用附件）。化注释方式用夹注；充分利用附件）。（4 4）条条列列式式撰撰写写：不不仅仅是是美美观观，而而是是简简明明的的公公文文的的最最佳佳表表现现方方式式，将将重重点点逐逐一一列列出出，注注意意作作好好归纳工作。注意序号规范归纳工作。注意序号规范:一、一、(一一)1.(1)1.(1)（5 5）避避免免摸摸棱棱两两可可的的措措辞辞：如如“住住在在市市中中心心的的职职员以及特约人员务必提出报告员以及特约人员务必提出报告”可有几种理解。可有几种理解。（6 6）避避免免错错误误的的表表现现方方式式：“以以后后后后悔悔也也来来不不及及了了”重重复复措措辞辞“3030分分钟钟以以内内时时”，“我我的的公公司司是是位在城东的公司位在城东的公司”“我的公司位在城东我的公司位在城东”。（7 7）正确使用标点符号）正确使用标点符号有国家标准。有国家标准。（8 8）有有效效使使用用连连接接词词：越越少少越越好好，是是撰撰写写文文章章的的基本原则。基本原则。（9 9）先先从从结结论论写写起起。（理理由由：上上司司忙忙、工工商商行行为为最最重重要要的的是是结结论论而而非非过过程程；人人类类通通常常对对第第一一印印象象特别深）特别深）（10.10.事实与个人意见要划分清楚。事实与个人意见要划分清楚。（1111）正正确确使使用用表表示示区区间间的的用用语语（界界限限阈阈）（未未满满、超超过过、以以外外、以以上上、以以下下、之之前前、之之后后表表示示时时间间/年年龄龄段段落落的的用用语语）必必须须于于1414日日之之前前提提出出申申请请（1414日日可可提提出出）；3131日日以以后后拒拒绝绝受受理理（3131日拒绝）日拒绝）（1212）准准确确使使用用公公文文用用语语，如如“遗遗憾憾的的是是，尽尽管管也也无无法法达达到到本本公公司司的的要要求求”（一一开开始始就就能能让让人推测到结论。人推测到结论。“很难得、如蒙很难得、如蒙9.9.9.9.主送机关主送机关主送机关主送机关n公文主要受理单位公文主要受理单位n用全称或规范化简称、统称用全称或规范化简称、统称n分普发文件和专发文件分普发文件和专发文件n上行文不多头主送上行文不多头主送n公布性文件不标主送机关公布性文件不标主送机关n 10.10.附件说明附件说明 主体性附件、补充说明性附件、支撑性附件主体性附件、补充说明性附件、支撑性附件 由附件和附件说明组成由附件和附件说明组成11.11.11.11.成文日期成文日期成文日期成文日期n以负责人签发日期为准以负责人签发日期为准n联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准n会议批准文件以批准通过日期为准会议批准文件以批准通过日期为准n电报以发出日期为准电报以发出日期为准n用阿拉伯数字将年、月、日标全。用阿拉伯数字将年、月、日标全。12121212发文机关署名、发文机关署名、发文机关署名、发文机关署名、13.13.13.13.印章、签署印章、签署印章、签署印章、签署n n发文机关署名与文头发文机关一致发文机关署名与文头发文机关一致发文机关署名与文头发文机关一致发文机关署名与文头发文机关一致n印印章章包包括括生生效效章章、校校正正章章、鉴鉴证证章章、密密封封章章、骑骑边边（缝缝）章章、钢钢印印n公文除纪要、电报、党内普发文件外均须盖印章。公文除纪要、电报、党内普发文件外均须盖印章。n联合上行文，由主办单位盖章；联合下行文，发文机关都应盖章。联合上行文，由主办单位盖章；联合下行文，发文机关都应盖章。n印章须与正文同在一页。印章须与正文同在一页。n签署人为制发主体正职领导人的职务和姓名（签名章）。签署人为制发主体正职领导人的职务和姓名（签名章）。14141414附注附注附注附注n成文日期的下一行加括号标注成文日期的下一行加括号标注n阅读范围阅读范围n请示文件的联系人姓名和电话请示文件的联系人姓名和电话n其他需要注明的内容其他需要注明的内容15.15.附件附件一般在版记前面。一般在版记前面。版记部分版记部分版记部分版记部分1616抄抄送送机机关关 除除主主送送机机关关之之外外需需要要执执行行或或知知晓晓公公文文内内容容的的其其他他机关。机关。n不抄送本单位，不标不抄送本单位，不标“存档存档”n一般不指名道姓抄送领导人个人一般不指名道姓抄送领导人个人n遵守行文规则规定的抄送条件遵守行文规则规定的抄送条件1717印发机关和印发时间印发机关和印发时间n一般不标打印者、校对者姓名一般不标打印者、校对者姓名n印发日期的数字用阿拉伯数码印发日期的数字用阿拉伯数码18.18.页码页码 五、五、草拟审核公文草拟审核公文应注意的几个应注意的几个规则规则写作准备写作准备写作准备写作准备 拟制文稿拟制文稿 修改定稿修改定稿交交 拟拟 安排结构安排结构 审审 核核确立主旨确立主旨 起草文稿起草文稿 签发（会议批准）签发（会议批准）确定文种确定文种 复复 核核选择材料选择材料 公文语言公文语言 缮缮 印印 盖印、签署发出盖印、签署发出 确定表达方式确定表达方式第一个规则：引用公文的规则第一个规则：引用公文的规则l规定：引用公文应当先引标题，后引发文字号。规定：引用公文应当先引标题，后引发文字号。作用作用 -引用标题，可以让读者掌握公文的主要内容或引用标题，可以让读者掌握公文的主要内容或主题；主题；-引用发文字号：便于读者查询。引用发文字号：便于读者查询。l 如在一份公文中多次引用同份公文，先完整引用，如在一份公文中多次引用同份公文，先完整引用，并注明简称）并注明简称）看下面引用的问题看下面引用的问题根据国务院的通知精神根据国务院的通知精神根据根据国务院关于国务院关于通知通知精神精神根据（国发根据（国发20062006号）精神号）精神根据根据国务院关于国务院关于的通知的通知（国发（国发20062006号）精神号）精神根据根据国务院关于国务院关于的通知的通知（国发（国发20062006号，以下简称号，以下简称通知通知）精神）精神第二个规则：附件标注的规则第二个规则：附件标注的规则l公文内正文中的一些内容，如图表、名单、公文内正文中的一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便，公文前后意思的联系而造成阅读上的不便，这时需要将其从公文正文中抽出而作为公这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述。文的附件单独表述。l公文附件是公文正文内容的组成部分，与公公文附件是公文正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。文正文一样具有同等效力。l公文附件分为公文附件分为:主体性主体性补充说明性补充说明性支撑性支撑性附件标注应规范附件标注应规范l附件的序号和名称前后标识要一致。如果正文之附件的序号和名称前后标识要一致。如果正文之后的附件序号和名称与附件的序号和名称不一致，后的附件序号和名称与附件的序号和名称不一致，在法律意义上讲，在法律意义上讲，可以不承认该附件是正文的材可以不承认该附件是正文的材料，附件便失去了其本应有的与正文同等的效力。料，附件便失去了其本应有的与正文同等的效力。l如附件与公文正文不能一起装订，则在附件左上如附件与公文正文不能一起装订，则在附件左上角第角第1 1行顶格处标注公文的发文字号并在其后标识行顶格处标注公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）附件（或带序号）l附件标注存在的问题：一是不了解附件的内容，附件标注存在的问题：一是不了解附件的内容，二是附件提供不齐全，三是不按附件的规定标注。二是附件提供不齐全，三是不按附件的规定标注。如：如：规范举例：规范举例：妥否，请批示。（正文结束语）妥否，请批示。（正文结束语）（空一行）（空一行）附件附件:1.XXXXXXXX集团有限公司对外并购集团有限公司对外并购情况统计表情况统计表2.XXXXXXXX团公司自查报告团公司自查报告第三个规则：联系方式的标注规则第三个规则：联系方式的标注规则问题：问题：一、不提供联系方式；一、不提供联系方式；二、联系方式标注不规则。二、联系方式标注不规则。联系方式的提供既方便发文单位的工作，更联系方式的提供既方便发文单位的工作，更是给读者提供方便。是给读者提供方便。标注的要求是：标注的要求是：条例条例规定：请示应当在附注处注明联系人规定：请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话；的姓名和电话；通知、函等公文，联系方式书写的位置通知、函等公文，联系方式书写的位置办法办法无规定，可灵活。无规定，可灵活。第四个规则：数字运用的规则第四个规则：数字运用的规则问题：问题：一、汉字和阿拉伯数字混用；一、汉字和阿拉伯数字混用；二、不了解数字运用的规则。如：二、不了解数字运用的规则。如：例一：会议定于十月六日例一：会议定于十月六日,上午上午8:30-128:30-12时时,下午下午2:30-52:30-5时召开。时召开。例二：一、会议议题：例二：一、会议议题：1 1、宣传、宣传决定决定精神；精神；2 2、领会市委、市政府提出的各项奋斗目标、领会市委、市政府提出的各项奋斗目标和发展蓝图；和发展蓝图；数字的运用数字的运用l层次序数：一、层次序数：一、（一）（一）1.1.（1 1）；）；l农历：用汉字；农历：用汉字；l惯用语、缩略语、具修辞色彩的数字：用汉字，如：第三、惯用语、缩略语、具修辞色彩的数字：用汉字，如：第三、星期一、九三学社、八五计划、七上八下等星期一、九三学社、八五计划、七上八下等l临近两个数字连用表示概数用汉字，如：五六十人；临近两个数字连用表示概数用汉字，如：五六十人；l用带用带“几几”的方法表示概数用汉字：五十几个人；的方法表示概数用汉字：五十几个人；l个位数可选择，但应照顾上下文，求得局部体例上的一致，个位数可选择，但应照顾上下文，求得局部体例上的一致，如：如：关于社会治安问题，本月我局在网上搜集到了（六）条关于社会治安问题，本月我局在网上搜集到了（六）条意见意见关于社会治安问题，上个月，我局在网上搜集到条意关于社会治安问题，上个月，我局在网上搜集到条意见，这个月的第一个星期，我局在网上搜集到条意见。见，这个月的第一个星期，我局在网上搜集到条意见。数字的运用数字的运用l阿拉伯数字一般不与单位阿拉伯数字一般不与单位“百、千百、千”连用，但尽连用，但尽量使用单位量使用单位“万、亿万、亿”。如：。如：l 5 5百元、百元、5 5千元，最好写成千元，最好写成500500元，元，50005000元；元；5000050000元，元，500000000500000000元元最好写成最好写成5 5万元，万元，5050万元，万元，5 5亿。亿。l党政公文成文时间的写法要求一致。党政公文成文时间的写法要求一致。l成文时间位于发文机关署名的右下方，用阿拉伯成文时间位于发文机关署名的右下方，用阿拉伯数字。数字。数字的运用数字的运用l关于间隔号的问题：关于间隔号的问题：n以日月表示事件、节日等的简称，有些一定要以日月表示事件、节日等的简称，有些一定要用间隔号，以避免歧义，否则可以不用：用间隔号，以避免歧义，否则可以不用：n凡涉及一月、十一月、十二月，应当将月和日凡涉及一月、十一月、十二月，应当将月和日的数字用间隔号隔开，如：的数字用间隔号隔开，如：一一一八事件一一一八事件一一九案件一二九案件一二九运动九运动五一二地震九一三事件十一国庆节五一二地震九一三事件十一国庆节第五个规则：标题制作的规则第五个规则：标题制作的规则对标题的规定是：对标题的规定是：一、一、准确、简要准确、简要地概括公文的主要内容；地概括公文的主要内容；二、应当准确选择公文二、应当准确选择公文文种文种 三、标明发文机关三、标明发文机关 四、标题中除法规规章名称加书名号外，一般不四、标题中除法规规章名称加书名号外，一般不用标点符号。用标点符号。规范性文件的文种：法、条例、规定、办法、细规范性文件的文种：法、条例、规定、办法、细则、章程、规则、制度等则、章程、规则、制度等标题制作的规则标题制作的规则公文标题的形式较固定，常见的有这几种：公文标题的形式较固定，常见的有这几种：一、发文机关一、发文机关 事由事由 文种文种国务院国务院 关于同意设立某某开发区的关于同意设立某某开发区的 批复批复二、二、事由事由 文种文种三、发文机关三、发文机关 文种（不提倡）文种（不提倡）四、四、文种（不提倡）文种（不提倡）六、行文规则六、行文规则六、行文规则六、行文规则1 11 1行行行行文文文文应应应应当当当当确确确确有有有有必必必必要要要要。建建建建章章章章立立立立制制制制严严严严格格格格限限限限制制制制发发发发文文文文范范范范围围围围和和和和数量。数量。数量。数量。2 22 2根根根根据据据据机机机机关关关关单单单单位位位位之之之之间间间间的的的的行行行行文文文文关关关关系系系系准准准准确确确确行行行行文文文文。行行行行文文文文关关关关系系系系 根根根根据据据据机机机机关关关关单单单单位位位位之之之之间间间间的的的的隶隶隶隶属属属属关关关关系系系系和和和和职职职职权权权权范范范范围围围围确确确确立立立立。一一一一 般不准越级行文。般不准越级行文。般不准越级行文。般不准越级行文。3.3.3.3.行行行行文文文文主主主主体体体体应应应应具具具具有有有有合合合合法法法法的的的的资资资资格格格格条条条条件件件件。内内内内设设设设机机机机构构构构不不不不能能能能对对对对外正式行文。外正式行文。外正式行文。外正式行文。4.4.4.4.遵守请示的行文规则。遵守请示的行文规则。遵守请示的行文规则。遵守请示的行文规则。5 55 5选择适宜的行文方式：选择适宜的行文方式：选择适宜的行文方式：选择适宜的行文方式：逐级行文、多级行文、越级行文、逐级行文、多级行文、越级行文、逐级行文、多级行文、越级行文、逐级行文、多级行文、越级行文、直达行文、直接行文直达行文、直接行文直达行文、直接行文直达行文、直接行文6 66 6 6 6正确选择主送机关与抄送机关。正确选择主送机关与抄送机关。正确选择主送机关与抄送机关。正确选择主送机关与抄送机关。正确选择主送机关与抄送机关。正确选择主送机关与抄送机关。7 77 7 7 7同级机关才能联合行文。同级机关才能联合行文。同级机关才能联合行文。同级机关才能联合行文。同级机关才能联合行文。同级机关才能联合行文。8.8.8.8.8.8.行文应当协调一致。行文应当协调一致。行文应当协调一致。行文应当协调一致。行文应当协调一致。行文应当协调一致。讲座内容结束讲座内容结束谢谢谢谢